Fast wie auf Schienen - Claudia Blaschke

SCHEMA
Komplexe Dokumente einfach

Fast wie auf Schienen – von der Analyse alter
Gewohnheiten und Regelungen bis zum

eserved
prozessbegleitenden Workflow mit

CHEMA GmbH 20 – all rights re
SCHEMA ST4

011
Tecom Forum 2011, Winterthur

SC
Claudia Blaschke, claudia.blaschke@schema.de

Aufgaben eines Workflow- SCHEMA

Managements
M t
 Workflow-Modellierung
Workflow Modellierung
 Vorbereitende Arbeit bei der Einführung des Systems
 Workflow-Ausführung und Steuerung
 Funktionalität während der Arbeit mit dem System
 Prozesskontrolle
 Kontrolle der Prozesse und Voraussetzung für eventuelle

eserved
Anpassung und Optimierung

SC 011

Vorarbeiten zur Definition von SCHEMA

Workflows
W kfl
 Was wann warum – Funktionen des Workflows
Was, wann,
 Klassifizieren und Festlegen von Arbeitsvorgängen
 Unterteilen der Prozesse in Teilprozesse
 Unterteilen der Teilprozesse in Aufgaben mit
 genauen Start- und Ende-Bedingungen
g g g
 genau definierten Entscheidungskriterien

eserved
 und den verfügbaren Schnittstellen

 Wer, was – Ausführende von Tätigkeiten (Akteure)
 Rollen, Mitarbeiter, Abteilungen

011
 Wie, womit – Werkzeuge zum Ausführen von Aktivitäten
 Werkzeugtypen, deren Funktionsweise, Eignung

SC

Workflows in Schema ST4 SCHEMA

 A f b b ti
Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen
t B t i
 Termine zur Erledigung der Aufgaben setzen
 Benutzer bei bestimmten Ereignissen per E-Mail
automatisch benachrichtigen
 eigene Arbeitsaufgaben anzeigen lassen

eserved
 Status von Arbeitsaufgaben sehen

 Verantwortliche für Teilbereiche und Teilprozesse
festlegen
g

011
 Stellvertreter für Benutzer festlegen

SC

Ein bisschen Schema-Terminologie SCHEMA

 Einfacher Workflow (Task)
 Realisiert eine konkrete Aufgabe
 1 Anwender bekommt eine konkrete Aufgabe mit Start und
Ende ( z.B. Contenterstellung)
 Zusammengesetzter Workflow
 Realisiert Teil- und Gesamtprozesse
Teil
 Zusammengesetzt aus einfachen Workflows

eserved
 z.B. Inhalt Review Freigabe, aber Inhaltserstellung

besteht aus mehreren Schritten (Module anlegen, Text
schreiben, Grafiken referenzieren, Querverweise setzen)

011
 z.B. Review: parallel durch 3 Mitarbeiter
 Automatischer Workflow (durch das System)

SC
 z.B. nach Freigabe des Dokuments wird dieses automatisch
produziert und ins DMS eingestellt

Workflowbeispiele im SCHEMA

ST4 Workflow Designer (1)
Sequenz
q Teilschritt ausführen Verzweigung/
g g
bei Erfüllen einer Bedingung Alternative

eserved
011
z.B. Wenn das z.B. Wenn es ein
Projekt/Dokument > 5 Benutzerhandbuch ist, dann
: Task Review durch Fr Schmidt
Fr. Schmidt,

SC
Kapitel hat dann Review
hat,
durch 2 Personen wenn Wartungshandbuch dann
: Bedingung durch H. Koch

Workflowbeispiele im SCHEMA

ST4 Workflow Designer (2)
Wiederholung bis
g Parallele Ausführung
zum Erfüllen einer
Bedingung (Schleife)

eserved
011
z.B. Review (redaktionelle und
z.B. Review nicht freigegeben, fachliche Freigabe) erfolgen
dann wieder zurück an gleichzeitig oder
Inhaltsersteller (Zweig rechts) z.B. sicherheitsrel.
z B sicherheitsrel und wartungsrel
wartungsrel.

SC
Informationen werden separat aber
parallel erfasst (durch unterschiedl.
User/Gruppen)

Fortgeschrittenere Beispiele für SCHEMA

Aufgaben W kfl
A f b / Workflows
 Auslösen einer Review-Anforderung nach Änderung an
Review Anforderung
einem Modul
 Mitteilen von Informationen über die Fertigstellung von
g g
Projekten bei Status- oder Versionswechsel
 Automatische Information über die Vollständigkeit von
g
Sprachversionen nach Import von Übersetzungen
 Auslösen von Überarbeitungsaufgaben nach Produkt-

eserved
Modifikation
 Eingang einer Änderungsmitteilung zur Produkt-Modifikation

011
 Üb
Überprüfung d I h lt d Mitt il
üf der Inhalte der Mitteilung auf R l
f Relevanz fü I h lt
für Inhalte
im Informationspool und Projektbaum
 Bei Bedarf Auslösen eines Überarbeitungsworkflows

SC

Übersichtliche Darstellung der SCHEMA

Aufgabenliste eines Benutzers

SC 011 eserved

SCHEMA

ST4 DocuManager:
D M
Standard Workflows sind im

eserved
Funktionsumfang bereits enthalten!

SC 011

ST4 Standard: Inhaltserstellung SCHEMA

SC 011 eserved

ST4 Standard: Freigabe SCHEMA

SC 011 eserved

ST4 Standard: Aufgabenanfrage SCHEMA

SC 011 eserved

Fazit SCHEMA

 Workflows
 Helfen bei der Erledigung standortübergreifender Prozesse und
Aufgaben
 Erleichtern Aufgabenzuweisungen in Prozessen, wie z.B. dem
Korrekturlesen ( Ping Pong“ zwischen Inhaltsersteller
(„Ping Pong Inhaltsersteller,
Korrekturlesenden und Freigebenden)
 Helfen, wenn Prozesse lückenlos dokumentiert werden sollen
 Ersetzen aber nicht die menschliche Kommunikation

eserved
 Müssen definiert werden

 Können auch zum Korsett werden, wenn zu restriktiv, z.B.
 Es wurde festgelegt, dass nur aus dem Workflow heraus ein

011
Dokument produziert werden kann (wie kann dann eine Vorabversion
produziert werden?)
 Inhalte müssen freigegeben sein um übersetzt werden zu können
sein,

SC
(keine Vorabübersetzungen, Zeitverzögerungen bei der Auslieferung
in andere Märkte)

SCHEMA

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

claudia.blaschke@schema.de http://www schema de
claudia blaschke@schema de / http://www.schema.de

SC 011 eserved

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