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SCHEMA
                                               Komplexe Dokumente einfach




Fast wie auf Schienen – von der Analyse alter
Gewohnheiten und Regelungen bis zum




                                                                                                         eserved
prozessbegleitenden Workflow mit




                                                                             CHEMA GmbH 20 – all rights re
SCHEMA ST4




                                                                                         011
Tecom Forum 2011, Winterthur




                                                                            SC
Claudia Blaschke, claudia.blaschke@schema.de
Aufgaben eines Workflow-                                    SCHEMA
                                                        Komplexe Dokumente einfach


Managements
M          t
 Workflow-Modellierung
  Workflow Modellierung
    Vorbereitende Arbeit bei der Einführung des Systems
 Workflow-Ausführung und Steuerung
    Funktionalität während der Arbeit mit dem System
 Prozesskontrolle
    Kontrolle der Prozesse und Voraussetzung für eventuelle




                                                                                                                  eserved
     Anpassung und Optimierung




                                                                                      CHEMA GmbH 20 – all rights re
                                                                                     SC           011
Vorarbeiten zur Definition von                           SCHEMA
                                                     Komplexe Dokumente einfach


Workflows
W kfl
 Was wann warum – Funktionen des Workflows
  Was, wann,
    Klassifizieren und Festlegen von Arbeitsvorgängen
    Unterteilen der Prozesse in Teilprozesse
    Unterteilen der Teilprozesse in Aufgaben mit
       genauen Start- und Ende-Bedingungen
        g                            g g
       genau definierten Entscheidungskriterien




                                                                                                               eserved
       und den verfügbaren Schnittstellen




                                                                                   CHEMA GmbH 20 – all rights re
 Wer, was – Ausführende von Tätigkeiten (Akteure)
    Rollen, Mitarbeiter, Abteilungen




                                                                                               011
 Wie, womit – Werkzeuge zum Ausführen von Aktivitäten
    Werkzeugtypen, deren Funktionsweise, Eignung




                                                                                  SC
Workflows in Schema ST4                            SCHEMA
                                               Komplexe Dokumente einfach




 A f b b ti
  Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen
                  t B     t         i
 Termine zur Erledigung der Aufgaben setzen
 Benutzer bei bestimmten Ereignissen per E-Mail
  automatisch benachrichtigen
 eigene Arbeitsaufgaben anzeigen lassen




                                                                                                         eserved
 Status von Arbeitsaufgaben sehen




                                                                             CHEMA GmbH 20 – all rights re
 Verantwortliche für Teilbereiche und Teilprozesse
  festlegen
        g




                                                                                         011
 Stellvertreter für Benutzer festlegen




                                                                            SC
Ein bisschen Schema-Terminologie                           SCHEMA
                                                       Komplexe Dokumente einfach




 Einfacher Workflow (Task)
    Realisiert eine konkrete Aufgabe
    1 Anwender bekommt eine konkrete Aufgabe mit Start und
     Ende ( z.B. Contenterstellung)
 Zusammengesetzter Workflow
    Realisiert Teil- und Gesamtprozesse
                Teil
    Zusammengesetzt aus einfachen Workflows




                                                                                                                 eserved
    z.B. Inhalt  Review      Freigabe, aber Inhaltserstellung




                                                                                     CHEMA GmbH 20 – all rights re
     besteht aus mehreren Schritten (Module anlegen, Text
     schreiben, Grafiken referenzieren, Querverweise setzen)




                                                                                                 011
    z.B. Review: parallel durch 3 Mitarbeiter
 Automatischer Workflow (durch das System)




                                                                                    SC
    z.B. nach Freigabe des Dokuments wird dieses automatisch
     produziert und ins DMS eingestellt
Workflowbeispiele im                                            SCHEMA
                                                            Komplexe Dokumente einfach

ST4 Workflow Designer (1)
Sequenz
  q                     Teilschritt ausführen            Verzweigung/
                                                                 g g
                    bei Erfüllen einer Bedingung          Alternative




                                                                                                                      eserved
                                                                                          CHEMA GmbH 20 – all rights re
                                                                                                      011
                        z.B. Wenn das              z.B. Wenn es ein
                        Projekt/Dokument > 5       Benutzerhandbuch ist, dann
      : Task                                       Review durch Fr Schmidt
                                                                Fr. Schmidt,




                                                                                         SC
                        Kapitel hat dann Review
                                hat,
                        durch 2 Personen           wenn Wartungshandbuch dann
      : Bedingung                                  durch H. Koch
Workflowbeispiele im                                          SCHEMA
                                                          Komplexe Dokumente einfach

ST4 Workflow Designer (2)
   Wiederholung bis
                g                     Parallele Ausführung
   zum Erfüllen einer
  Bedingung (Schleife)




                                                                                                                    eserved
                                                                                        CHEMA GmbH 20 – all rights re
                                                                                                    011
                                    z.B. Review (redaktionelle und
  z.B. Review nicht freigegeben,    fachliche Freigabe) erfolgen
  dann wieder zurück an             gleichzeitig oder
  Inhaltsersteller (Zweig rechts)   z.B. sicherheitsrel.
                                    z B sicherheitsrel und wartungsrel
                                                             wartungsrel.




                                                                                       SC
                                    Informationen werden separat aber
                                    parallel erfasst (durch unterschiedl.
                                    User/Gruppen)
Fortgeschrittenere Beispiele für                            SCHEMA
                                                        Komplexe Dokumente einfach


Aufgaben W kfl
A f b / Workflows
 Auslösen einer Review-Anforderung nach Änderung an
                   Review Anforderung
  einem Modul
 Mitteilen von Informationen über die Fertigstellung von
                                            g       g
  Projekten bei Status- oder Versionswechsel
 Automatische Information über die Vollständigkeit von
                                                g
  Sprachversionen nach Import von Übersetzungen
 Auslösen von Überarbeitungsaufgaben nach Produkt-




                                                                                                                  eserved
                                                                                      CHEMA GmbH 20 – all rights re
  Modifikation
    Eingang einer Änderungsmitteilung zur Produkt-Modifikation




                                                                                                  011
    Üb
     Überprüfung d I h lt d Mitt il
            üf    der Inhalte der Mitteilung auf R l
                                               f Relevanz fü I h lt
                                                          für Inhalte
     im Informationspool und Projektbaum
    Bei Bedarf Auslösen eines Überarbeitungsworkflows




                                                                                     SC
Übersichtliche Darstellung der       SCHEMA
                                 Komplexe Dokumente einfach

Aufgabenliste eines Benutzers




                                                              SC           011             eserved
                                                               CHEMA GmbH 20 – all rights re
SCHEMA
                            Komplexe Dokumente einfach




ST4 DocuManager:
    D    M
Standard Workflows sind im




                                                                                      eserved
                                                          CHEMA GmbH 20 – all rights re
Funktionsumfang bereits enthalten!




                                                         SC           011
ST4 Standard: Inhaltserstellung       SCHEMA
                                  Komplexe Dokumente einfach




                                                               SC           011             eserved
                                                                CHEMA GmbH 20 – all rights re
ST4 Standard: Freigabe       SCHEMA
                         Komplexe Dokumente einfach




                                                      SC           011             eserved
                                                       CHEMA GmbH 20 – all rights re
ST4 Standard: Aufgabenanfrage       SCHEMA
                                Komplexe Dokumente einfach




                                                             SC           011             eserved
                                                              CHEMA GmbH 20 – all rights re
Fazit                                                            SCHEMA
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  Workflows
     Helfen bei der Erledigung standortübergreifender Prozesse und
      Aufgaben
     Erleichtern Aufgabenzuweisungen in Prozessen, wie z.B. dem
      Korrekturlesen ( Ping Pong“ zwischen Inhaltsersteller
                     („Ping Pong           Inhaltsersteller,
      Korrekturlesenden und Freigebenden)
     Helfen, wenn Prozesse lückenlos dokumentiert werden sollen
     Ersetzen aber nicht die menschliche Kommunikation




                                                                                                                       eserved
     Müssen definiert werden




                                                                                           CHEMA GmbH 20 – all rights re
     Können auch zum Korsett werden, wenn zu restriktiv, z.B.
         Es wurde festgelegt, dass nur aus dem Workflow heraus ein




                                                                                                       011
          Dokument produziert werden kann (wie kann dann eine Vorabversion
          produziert werden?)
         Inhalte müssen freigegeben sein um übersetzt werden zu können
                                     sein,




                                                                                          SC
          (keine Vorabübersetzungen, Zeitverzögerungen bei der Auslieferung
          in andere Märkte)
SCHEMA
                                                    Komplexe Dokumente einfach




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                                                                                  CHEMA GmbH 20 – all rights re

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Fast wie auf Schienen - Claudia Blaschke

  • 1. SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Fast wie auf Schienen – von der Analyse alter Gewohnheiten und Regelungen bis zum eserved prozessbegleitenden Workflow mit CHEMA GmbH 20 – all rights re SCHEMA ST4 011 Tecom Forum 2011, Winterthur SC Claudia Blaschke, claudia.blaschke@schema.de
  • 2. Aufgaben eines Workflow- SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Managements M t  Workflow-Modellierung Workflow Modellierung  Vorbereitende Arbeit bei der Einführung des Systems  Workflow-Ausführung und Steuerung  Funktionalität während der Arbeit mit dem System  Prozesskontrolle  Kontrolle der Prozesse und Voraussetzung für eventuelle eserved Anpassung und Optimierung CHEMA GmbH 20 – all rights re SC 011
  • 3. Vorarbeiten zur Definition von SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Workflows W kfl  Was wann warum – Funktionen des Workflows Was, wann,  Klassifizieren und Festlegen von Arbeitsvorgängen  Unterteilen der Prozesse in Teilprozesse  Unterteilen der Teilprozesse in Aufgaben mit  genauen Start- und Ende-Bedingungen g g g  genau definierten Entscheidungskriterien eserved  und den verfügbaren Schnittstellen CHEMA GmbH 20 – all rights re  Wer, was – Ausführende von Tätigkeiten (Akteure)  Rollen, Mitarbeiter, Abteilungen 011  Wie, womit – Werkzeuge zum Ausführen von Aktivitäten  Werkzeugtypen, deren Funktionsweise, Eignung SC
  • 4. Workflows in Schema ST4 SCHEMA Komplexe Dokumente einfach  A f b b ti Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen t B t i  Termine zur Erledigung der Aufgaben setzen  Benutzer bei bestimmten Ereignissen per E-Mail automatisch benachrichtigen  eigene Arbeitsaufgaben anzeigen lassen eserved  Status von Arbeitsaufgaben sehen CHEMA GmbH 20 – all rights re  Verantwortliche für Teilbereiche und Teilprozesse festlegen g 011  Stellvertreter für Benutzer festlegen SC
  • 5. Ein bisschen Schema-Terminologie SCHEMA Komplexe Dokumente einfach  Einfacher Workflow (Task)  Realisiert eine konkrete Aufgabe  1 Anwender bekommt eine konkrete Aufgabe mit Start und Ende ( z.B. Contenterstellung)  Zusammengesetzter Workflow  Realisiert Teil- und Gesamtprozesse Teil  Zusammengesetzt aus einfachen Workflows eserved  z.B. Inhalt Review Freigabe, aber Inhaltserstellung CHEMA GmbH 20 – all rights re besteht aus mehreren Schritten (Module anlegen, Text schreiben, Grafiken referenzieren, Querverweise setzen) 011  z.B. Review: parallel durch 3 Mitarbeiter  Automatischer Workflow (durch das System) SC  z.B. nach Freigabe des Dokuments wird dieses automatisch produziert und ins DMS eingestellt
  • 6. Workflowbeispiele im SCHEMA Komplexe Dokumente einfach ST4 Workflow Designer (1) Sequenz q Teilschritt ausführen Verzweigung/ g g bei Erfüllen einer Bedingung Alternative eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re 011 z.B. Wenn das z.B. Wenn es ein Projekt/Dokument > 5 Benutzerhandbuch ist, dann : Task Review durch Fr Schmidt Fr. Schmidt, SC Kapitel hat dann Review hat, durch 2 Personen wenn Wartungshandbuch dann : Bedingung durch H. Koch
  • 7. Workflowbeispiele im SCHEMA Komplexe Dokumente einfach ST4 Workflow Designer (2) Wiederholung bis g Parallele Ausführung zum Erfüllen einer Bedingung (Schleife) eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re 011 z.B. Review (redaktionelle und z.B. Review nicht freigegeben, fachliche Freigabe) erfolgen dann wieder zurück an gleichzeitig oder Inhaltsersteller (Zweig rechts) z.B. sicherheitsrel. z B sicherheitsrel und wartungsrel wartungsrel. SC Informationen werden separat aber parallel erfasst (durch unterschiedl. User/Gruppen)
  • 8. Fortgeschrittenere Beispiele für SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Aufgaben W kfl A f b / Workflows  Auslösen einer Review-Anforderung nach Änderung an Review Anforderung einem Modul  Mitteilen von Informationen über die Fertigstellung von g g Projekten bei Status- oder Versionswechsel  Automatische Information über die Vollständigkeit von g Sprachversionen nach Import von Übersetzungen  Auslösen von Überarbeitungsaufgaben nach Produkt- eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re Modifikation  Eingang einer Änderungsmitteilung zur Produkt-Modifikation 011  Üb Überprüfung d I h lt d Mitt il üf der Inhalte der Mitteilung auf R l f Relevanz fü I h lt für Inhalte im Informationspool und Projektbaum  Bei Bedarf Auslösen eines Überarbeitungsworkflows SC
  • 9. Übersichtliche Darstellung der SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Aufgabenliste eines Benutzers SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  • 10. SCHEMA Komplexe Dokumente einfach ST4 DocuManager: D M Standard Workflows sind im eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re Funktionsumfang bereits enthalten! SC 011
  • 11. ST4 Standard: Inhaltserstellung SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  • 12. ST4 Standard: Freigabe SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  • 13. ST4 Standard: Aufgabenanfrage SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  • 14. Fazit SCHEMA Komplexe Dokumente einfach  Workflows  Helfen bei der Erledigung standortübergreifender Prozesse und Aufgaben  Erleichtern Aufgabenzuweisungen in Prozessen, wie z.B. dem Korrekturlesen ( Ping Pong“ zwischen Inhaltsersteller („Ping Pong Inhaltsersteller, Korrekturlesenden und Freigebenden)  Helfen, wenn Prozesse lückenlos dokumentiert werden sollen  Ersetzen aber nicht die menschliche Kommunikation eserved  Müssen definiert werden CHEMA GmbH 20 – all rights re  Können auch zum Korsett werden, wenn zu restriktiv, z.B.  Es wurde festgelegt, dass nur aus dem Workflow heraus ein 011 Dokument produziert werden kann (wie kann dann eine Vorabversion produziert werden?)  Inhalte müssen freigegeben sein um übersetzt werden zu können sein, SC (keine Vorabübersetzungen, Zeitverzögerungen bei der Auslieferung in andere Märkte)
  • 15. SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! claudia.blaschke@schema.de http://www schema de claudia blaschke@schema de / http://www.schema.de SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re