Das Dokument beschreibt die Integration von Salesforce und die Optimierung von Dokumentenverwaltung sowie Datenmigration mittels eigener Werkzeugen und Strategien. Es werden verschiedene Ansätze zur Datenreplikation, Prozessauslagerung und Integration in Salesforce vorgestellt, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Dokumenten und der Migration von Daten zu unterstützen. Die Lösungen bieten Vorteile wie Kostenreduktion, verbesserte Datenqualität und eine tiefere Integration in bestehende Unternehmensprozesse.

1. Integrieren Sie Salesforce
Verwalten Sie Ihre Dokumente
Bewegen Sie Ihre Daten
Im Rahmen anderer Salesforce-Projekte haben wir einen
Werkzeugkoffer entwickelt, mit dem die Herausforderun-
gen bei der Salesforce-Einführung leicht gemeistert wer-
den können. Wir setzen dabei auf folgende Maßnahmen:
• Datenreplikation mit Hilfe eines Datenrüssels in unter-
nehmensinterne Datenbanken oder andere Cloud-
Dienste
• Auslagerung komplizierter Prozesse und Implementie-
rung außerhalb von Salesforce.
Alle Themen rund um die Daten-Integration und -Migra-
tion werden mit Hilfe des eigenen Werkzeugs „nag
migrate“ abgewickelt. Im Einzelnen bedeutet das:
• Alle Informationen und Metadaten werden im eigenen
Repository verwaltet, z.B. alle beteiligten Daten-
modelle.
• Daten-Profiling/-Analyse mit Drill-Down auf die Origi-
naldaten als Basis für Datenqualitätsmaßnahmen
Die topfact Dokumentenverwaltung ist eine betriebli-
che Organisationsplattform zur Steuerung von Vorgängen
und Dokumenten. Topfact verfügt über eine tiefe Integra-
tion in die Prozess- und Datenumgebung des Kunden und
bietet in über 40 Branchen Lösungen für:
• Digitale Akten (für Projekt, Auftrag, Artikel, Kunde,
Lieferant)
• Gesetzliche Dokumentenarchivierung
• E-Mail-Transparenz und -Vorverarbeitung, MS-Exchan-
ge-Server-Integration
• Lediglich die Prozess-Ergebnisse werden wieder in der
Cloud abgelegt.
• Erstellung von Testdaten für Akzeptanztests mittels
Java
• Integration weiterer Unternehmensapplikationen in
Salesforce über APIs oder Salesforce Canvas.
• Logische Erfassung aller Transformationsregeln,
basierend auf einem fachobjektorientierten Ansatz
• Generierung des Migrations- bzw. Integrationspro-
gramms; die Einbindung von spezialisierten Berech-
nungsmodulen oder User-Exits ist vorgesehen.
• Es können alle Datenhaltungssysteme bzw. Datenfor-
mate bedient werden.
• Integriertes Fehler- und Projektmanagement.
• Posteingangslösungen
• Rechnungsprüfung mit Formularerkennung
• Beleg- und Organisationsworkflows
• Vorgangsmanagement
• Personalmanagement, Mitarbeiterakten
Salesforce-Integration.
So profitieren Unternehmen durch die Auslagerung von CRM-Teilprozessen.
Stefan Lipowsky | it-economics GmbH | Steinstr. 52 | 81667 München
Fon +49 178 255 08 30 | stefan.lipowsky@it-economics.de
Detlev Eberhardt | pro effectus gmbh | Franz-Kriechbaum-Str. 2
83093 Bad Endorf | Fon +49 177 845 72 26 | vertrieb@topfact.de
Gunter May | nag informatik | Aeschenvorstadt 52 | CH-4051 Basel
Fon +41 79 192 27 21 | gunter.may@nag.ch
Salesforce CRM-Lösungen erlauben den Unternehmen, ihr Beziehungs-
management signifikant zu verbessern. Aber es gibt durchaus noch
Optimierungspotenzial – vor allem hinsichtlich Funktionalität und Kosten.
Als Projektpartner für Salesforce Einführungs- und Integrationsprojekte
stellt sich die it-economics GmbH der Herausforderung, die Integration-
skonzepte auch kostenbewusst umzusetzen.

2. DMS
In Salesforce abgelegte Dokumente werden in das DMS (Doku-
ment-Management-System) übertragen und in Salesforce verlinkt.
So können sie von Salesforce, als auch vom DMS, aus gesucht und
aufgerufen werden.
Vorteile:
- Niedrigere Kosten für Speicherplatz
- Ablage auf firmeninternen Servern
Ablauf:
1. Upload eines Dokuments in Salesforce
2. Übertragung des Dokuments mithilfe der Systemintegration –
Datenrüssel
3. Speicherung in das DMS
4. Aufruf des Dokuments in Salesforce und im DMS möglich
Aus anderen Systemen, etwa aus einem abzulösenden CRM Altsystem
oder aus in Excel gespeicherten Kontaktlisten, sollen Daten
nach Salesforce übernommen werden. Dazu muss die Datenstruktur
transformiert, die Daten bereinigt und validiert werden.
Vorteile:
- Mächtiges Migrationswerkzeug
- Führende Spezialisten für Migration
- Revisionssicheres Vogehen
Ablauf:
1. Einlesen der Daten aus Excel oder aus einem CRM Altsystem
2. Transformation im Migrationswerkzeug
3. Übertragung nach Integrations-Datenbank
4. Upload nach und Aufruf über Salesforce
Geschäftslogik kann in moderner Java-Umgebung professionell und
stabil entwickelt werden. Dabei werden die benötigten Daten aus
Salesforce, den operativen Systemen und ggf. aus weiteren Datenquel-
len mit Hilfe des Datenrüssels in die Integrationsdatenbank geladen.
Hier werden sie mit einer lokalen Applikation (JAVA) verarbeitet. Zuletzt
werden die Ergebnisse nach Salesforce und in die operativen Systeme
übertragen.
Vorteile:
- Keine Limitationen durch Salesforce Beschränkungen (z.B.
Govenor Limits)
- Professionelle und erprobte Entwicklungswerkzeuge und -Vorge
hensweisen
- Lokale Haltung und Sicherung sensibler Daten
Ablauf:
1. Einlesen der Daten aus Salesforce,
operativen Systemen,
weiteren Quellen,
Transformation der Daten
2. Berechnung mit lokaler Geschäftslogik
3. Upload nach und Aufruf über Salesforce oder in operativen Syste-
men
Salesforce CRM
Migration
Datenquellen
Systemlandschaft
Systemintegration – Datenrüssel DMS
Salesforce CRM
Migration
Datenquellen
Systemlandschaft
Systemintegration – Datenrüssel DMS
Salesforce CRM
Migration
Datenquellen
Systemlandschaft
Systemintegration – Datenrüssel
Anwendungsfall 1:
Dokumentenauslagerung
Anwendungsfall 2:
Migration von Daten
Anwendungsfall 3: Auslagerung von Ge-
schäftslogik