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Olympia Project
Einhaltung und Kontrolle von Compliance
Anforderungen mit Evolve bei der Stellantis Financial
Services Group
▪ Stellantis Financial Services (SFS) unterstützt den Hersteller als Captive durch
Kundenfinanzierungen
▪ In 2017 wurde die formals Opel Vauxhall Finance (OVF) Group von damals PSA und der Banque
Paribas (BNP) in Form eines Joint Ventures übernommen. Im Nachgang wurde OVF in die
Stellantis Organisation integriert und neu strukturiert.
▪ Durch diese Form gelten für die SFS die gesamten Bankennormen und
–vorschriften
▪ Im Bereich Finance System Applikationen (SAP) und den Finance Prozessen sind einige dieser
Regelungen umzusetzen
WER SIND WIR
PROBLEM STATEMENT
Manuelle Belegeingabe in das Buchhaltungssystem
Gem. verschiedener Regelungen unseres Shareholders unterliegt die manuelle Belegeingaben besonderen
Anforderungen:
• Speziell autorisierte Mitarbeiter
• Jede Eingabe erfordert einen erklärenden Anlage (Attachment)
• Die Belege müssen von einer autorisierten Person geprüft und genehmigt werden bevor sie gebucht
werden
• Nach der Genehmigung, darf keine Möglichkeit der Änderung bestehen
• Nachhaltiger Audit Trail, z.B. neben den üblichen Daten auch die SAP Belegnummer
Zusätzliche Anforderungen:
• Vorhalten der Anlagen mit dem Belegen in SAP zur Vereinfachung der Datenbereitstellung bei
Steuerprüfungen
• Reduzierung manueller administrativer Aufgaben (archivieren etc) und „papierlos“
VORTEILE DURCH AUTOMATION
▪ Garantiert Compliance der Minimum Control Standards
▪ Bessere Kontrollen: ersetzt papierbasierte Genehmigungsabläufe
▪ Verbesserte Prüfungsnachweise:
▪ Genehmigungen sind systemisch dokumentiert
▪ Erforderliche Zusatzdokumentation ist als Anhang mit der Buchung online im SAP verfügbar
▪ Eindeutige Genehmigungsbevollmächtigung
▪ Erleichtert Abstimmprozesse und „interne“ Kontrollroutinen
▪ Generelle Reduzierung manueller Administrationsaktivitäten
▪ Unterstützung des papierlosen Büros
PROZESS ABLAUF
Manueller Beleg
Ersteller
Genehmiger
Buchung mit User ID
„Ersteller“ inkl
Anlagen
WF & Email
Notification
Beleg
Genehmigung
no
WF
&
Email
Notification
Evolve
Yes
SAP Document Number
SAP Applikation
Email
Notification
VERBUCHUNGSPROZESS ÜBER „FRONTEND“ ZUR SICHERUNG DER DATENQUALITÄT DURCH VALIDIERUNGSMÖGLICHKEITEN
ROADMAP
13
BEDARFSANALYSE
&
Anbieterauswahl
PROJEKT START MIT
EVOLVE
FUNKTIONS-
ERSTELLUNG UND GO
LIVE (PILOT)
6/2020 09/2020
INFRASTRUKTUR
• Neue Anforderung
• Verschiedene Anbieter
analysiert
• Precisely passt am
Besten mit Value Add
• Ursprünglich mit
Foundation gestartet, aber
wegen Umstellung auf
Sharepoint365 wurde auf
Evolve umgestellt
• Mit Evolve unabhängig von
Sharepoint (schlanker)
• Nachdem der Pilot erfolgreich
gestartet ist wurde Evolve
nach und nach in andere EU
Länder eingeführt
• Die Implementierungs-phasen
waren kurz und benötigten
aufgrund harmonisierter
Abläufe nur eine „Gap“
Analyse
10/2020
EU ROLL OUT
• Aufbau einer 3-stufigen Infrastruktur
• Start Funktionsentwicklung mit
Fertigstellung des Entwicklungs-systems
• Paralleler Aufbau der Infrastruktur und der
Lösungen
• Zwei Lösungen (FI/ECCS) mit diversen Sub-
Lösungen
• Besonderheit: Beibehaltung des
bestehenden SAP Access Security Konzepts
incl. Sperrung der T_codes für
Direkteingaben in SAP
IMPLEMENTIERUNGSPHASE
▪ SFS war einer der ersten europäischen Evolve Kunden
▪ Die Implementierung erfolgt mit Precisely inkl Knowledge-Transfer zu SFS
▪ Ermöglicht SFS den Roll Out, die Verwaltung und die Weiterentwicklung weitgehend selbstständig zu
erledigen
▪ Die Lösungen und Sub Lösungen wurden initial bereits so aufgesetzt, dass die „Build“ Phasen beim
Roll Out möglichst kurz sind (Wiederverwendbarkeit)
▪ Dadurch, dass das „SAP Team“ auch Prozessverantwortung hat (Harmonisierung), werden operative
Resourcen (Finance) nur sehr bedingt benötigt
▪ Die Implementierung erfolgt Phasenweise mit einem Pilot AT, danach wurde die Lösung in DE, BE, NL,
UK, IT und FR ausgerollt
▪ Go Live erfolgt in zwei Phasen: soft (parallel) Go Live und Finaler Go Live. Hierdurch kann bei
Problemen weiterhin die SAP Direkteingabe erfolgen. Außerdem ermöglicht es dem User eine
Eingewöhnungsphase
WEITERE LÖSUNG IN EIGEN REGIE
▪ „Der Appetit kommt beim Essen“
▪ Eine weitere Lösung hilft eine SoD (Funktionstrennungs-) Problematik zu lösen und den Ablauf zu
automatisieren
• Die regulativen Anforderungen und Bankinternen Anforderungen (Policies) erfordern manchmal
mehr Personal als zur Verfügung steht
▪ Mit dem gleichen Prinzip der manuellen Belegeingabe wurde ein Ablauf zur Anlage von Lieferanten-
und Kundenstammdaten erstellt.
▪ Hierbei handelt es sich um einen mehrstufigen Ablauf mit Kontrollen und Emailunterstützung
STAMMDATEN LÖSUNG
Benefits:
• Automatic validation of SAP vendor
parameters in Evolve
• Automatic transfer into SAP after
approval in Evolve
• Two independent reviews of the
vendor data prior to activation for
payments in SAP
• 1st approval Evolve
• 2nd SAP (correct transfer)
EVOLVE UPGRADE
▪ Im Laufe der Zeit wurden Funktionslücken über Evolve Patches geschlossen
▪ Basierend auf der Initial Version 20.0 zuletzt sehr aufwendig
▪ Entschluss zum Upgrade auf Version 20.2.4
▪ Größerer Versionssprung erfordert zusätzlichen Aufwand
▪ Diverse Patches („Kinderkrankheiten“) aus 20.0 Lösung nicht verfügbar bzw nicht problemlos
integrierbar
▪ Im Mai 2022 relativ problemloser Übergang zur neuen Version
BESONDERHEIT - BERECHTIGUNGSKONZEPT
▪ Als Bank unterliegt SFS einer sehr strikten Funktionstrennungsregelung welches sich im SAP
Berechtigungskonzept niederschlägt
▪ Dieses Berechtigungskonzept sollte auf gar keinen Fall dupliziert werden müssen und sollte auch für
Evolve führend sein (In Evolve selbst sind die Möglichkeiten einer detaillierten Zugriffsverwaltung
ohnehin vergleichsweise limitiert)
▪ Hierzu wird bei der Belegbuchung in SAP die User ID des Belegerstellers in Evolve benutzt. Dadurch
konnte der User aber weiterhin die Kontrolle durch SAP Direkteingabe umgehen.
▪ Lösung: Manuelle Direkteingaben werden grundsätzlich gesperrt und es werden nur noch Buchungen
über Evolve (RFC) zugelassen. Zusätzlicher Vorteil: Bei Problemen können einzelne User mit ganz
bestimmten Transaktionen zur Direkteingabe zugelassen werden
BISHERIGE ERFAHRUNGEN MIT EVOLVE
▪ „Solutions“ können relativ einfach erstellt werden
(„Recording“) und sind wiederverwendbar
▪ Eliminierung der Sharepoint Problematik
(Foundation)
▪ Es ist vorteilhaft, dass Aktionen mit Emails
unterlegt werden können (Akteure müssen nicht
angemeldet sein)
▪ „Es macht was wir wollen“
▪ Es hat Potential und Flexibilität (z.B., Vendor
Management etc)
▪ Sehr guter Support
▪ Performace Gewinn bei großen Belegen >400
Zeilen/Beleg (bei Frontend-verarbeitung) durch
reduzieren der Eingabefelder
▪ Nicht alle SAP Validierungen werden durch
Evolve automatisch berücksichtigt. Kann
teilweise in Evolve nachgebaut werden
▪ Möglichkeit der automatischen
Aktualisierung z.B. von Stammdaten
▪ Derzeit eingeschränkte Reporting Funktionalität
– Cognos als Ergänzung-
▪ Derzeit kein Archivierungskonzept
▪ Auswirkung auf Performance – „Suchen“
AUSBLICK – BACK TO THE FUTURE
▪ Wegen der Konsolidierung von Infrastrukturen wird Evolve nun in der Stellantis Bank implementiert
▪ Derzeit stehen wir am Anfang und erwarten die Bereitstellung der Infrastruktur
▪ Es ist geplant die jetzigen Lösungen und Abläufe zu kopieren und dann vorhandene „Gaps“ durch
Anpassung der Lösungen zu schließen. Wir erwarten, dass dies effizienter ist, als die Lösungen neu zu
erstellen – „Quod erat demonstrandum“
▪ Es wird weiterhin eine phasenweise Implementierung angestrebt (Pilot/Roll Out), da wir eine größere
Anzahl von neuen Nutzern ausgehen, für die auch die Abläufe neu sein wird.
▪ Für Nutzer stellt sich die Umstellung meist als ineffizient im Vergleich zur Direkteingabe dar. Dies ist
aber nicht die ganze Wahrheit, wenn man bedenkt, dass man im alten Ablauf bestimmte Abläufe wie
z.B. ein ordnungsgemäßes Genehmigungsverfahren außer acht gelassen hat.
21
Kontaktinfo:
Jens Hamza
jens.hamza@precisely.com
Vormerken!
• Inspiration Days
• Konkrete Beispiel aus der Praxis
• Austausch von Ideen und Erfahrungen
mit anderen Anwendern
• Latest News von den Winshuttle/Precisely Experten
• Nächster Termin: 12./13. März in Nürnberg
Danke für Ihre
Aufmerksamkeit!

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Prozesseffizienz im Finanzbereich durch Automatisierung - am Beispiel "Compliance" bei Opel/Stellantis Financial Services

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 4. arma Logistik & Transport Handel Banken & Versicherungen Automobil & Zulieferer Lebensmittel & Getränke Gas & Versorger
  • 5.
  • 6.
  • 7.
  • 8. 8 Olympia Project Einhaltung und Kontrolle von Compliance Anforderungen mit Evolve bei der Stellantis Financial Services Group
  • 9. ▪ Stellantis Financial Services (SFS) unterstützt den Hersteller als Captive durch Kundenfinanzierungen ▪ In 2017 wurde die formals Opel Vauxhall Finance (OVF) Group von damals PSA und der Banque Paribas (BNP) in Form eines Joint Ventures übernommen. Im Nachgang wurde OVF in die Stellantis Organisation integriert und neu strukturiert. ▪ Durch diese Form gelten für die SFS die gesamten Bankennormen und –vorschriften ▪ Im Bereich Finance System Applikationen (SAP) und den Finance Prozessen sind einige dieser Regelungen umzusetzen WER SIND WIR
  • 10. PROBLEM STATEMENT Manuelle Belegeingabe in das Buchhaltungssystem Gem. verschiedener Regelungen unseres Shareholders unterliegt die manuelle Belegeingaben besonderen Anforderungen: • Speziell autorisierte Mitarbeiter • Jede Eingabe erfordert einen erklärenden Anlage (Attachment) • Die Belege müssen von einer autorisierten Person geprüft und genehmigt werden bevor sie gebucht werden • Nach der Genehmigung, darf keine Möglichkeit der Änderung bestehen • Nachhaltiger Audit Trail, z.B. neben den üblichen Daten auch die SAP Belegnummer Zusätzliche Anforderungen: • Vorhalten der Anlagen mit dem Belegen in SAP zur Vereinfachung der Datenbereitstellung bei Steuerprüfungen • Reduzierung manueller administrativer Aufgaben (archivieren etc) und „papierlos“
  • 11. VORTEILE DURCH AUTOMATION ▪ Garantiert Compliance der Minimum Control Standards ▪ Bessere Kontrollen: ersetzt papierbasierte Genehmigungsabläufe ▪ Verbesserte Prüfungsnachweise: ▪ Genehmigungen sind systemisch dokumentiert ▪ Erforderliche Zusatzdokumentation ist als Anhang mit der Buchung online im SAP verfügbar ▪ Eindeutige Genehmigungsbevollmächtigung ▪ Erleichtert Abstimmprozesse und „interne“ Kontrollroutinen ▪ Generelle Reduzierung manueller Administrationsaktivitäten ▪ Unterstützung des papierlosen Büros
  • 12. PROZESS ABLAUF Manueller Beleg Ersteller Genehmiger Buchung mit User ID „Ersteller“ inkl Anlagen WF & Email Notification Beleg Genehmigung no WF & Email Notification Evolve Yes SAP Document Number SAP Applikation Email Notification VERBUCHUNGSPROZESS ÜBER „FRONTEND“ ZUR SICHERUNG DER DATENQUALITÄT DURCH VALIDIERUNGSMÖGLICHKEITEN
  • 13. ROADMAP 13 BEDARFSANALYSE & Anbieterauswahl PROJEKT START MIT EVOLVE FUNKTIONS- ERSTELLUNG UND GO LIVE (PILOT) 6/2020 09/2020 INFRASTRUKTUR • Neue Anforderung • Verschiedene Anbieter analysiert • Precisely passt am Besten mit Value Add • Ursprünglich mit Foundation gestartet, aber wegen Umstellung auf Sharepoint365 wurde auf Evolve umgestellt • Mit Evolve unabhängig von Sharepoint (schlanker) • Nachdem der Pilot erfolgreich gestartet ist wurde Evolve nach und nach in andere EU Länder eingeführt • Die Implementierungs-phasen waren kurz und benötigten aufgrund harmonisierter Abläufe nur eine „Gap“ Analyse 10/2020 EU ROLL OUT • Aufbau einer 3-stufigen Infrastruktur • Start Funktionsentwicklung mit Fertigstellung des Entwicklungs-systems • Paralleler Aufbau der Infrastruktur und der Lösungen • Zwei Lösungen (FI/ECCS) mit diversen Sub- Lösungen • Besonderheit: Beibehaltung des bestehenden SAP Access Security Konzepts incl. Sperrung der T_codes für Direkteingaben in SAP
  • 14. IMPLEMENTIERUNGSPHASE ▪ SFS war einer der ersten europäischen Evolve Kunden ▪ Die Implementierung erfolgt mit Precisely inkl Knowledge-Transfer zu SFS ▪ Ermöglicht SFS den Roll Out, die Verwaltung und die Weiterentwicklung weitgehend selbstständig zu erledigen ▪ Die Lösungen und Sub Lösungen wurden initial bereits so aufgesetzt, dass die „Build“ Phasen beim Roll Out möglichst kurz sind (Wiederverwendbarkeit) ▪ Dadurch, dass das „SAP Team“ auch Prozessverantwortung hat (Harmonisierung), werden operative Resourcen (Finance) nur sehr bedingt benötigt ▪ Die Implementierung erfolgt Phasenweise mit einem Pilot AT, danach wurde die Lösung in DE, BE, NL, UK, IT und FR ausgerollt ▪ Go Live erfolgt in zwei Phasen: soft (parallel) Go Live und Finaler Go Live. Hierdurch kann bei Problemen weiterhin die SAP Direkteingabe erfolgen. Außerdem ermöglicht es dem User eine Eingewöhnungsphase
  • 15. WEITERE LÖSUNG IN EIGEN REGIE ▪ „Der Appetit kommt beim Essen“ ▪ Eine weitere Lösung hilft eine SoD (Funktionstrennungs-) Problematik zu lösen und den Ablauf zu automatisieren • Die regulativen Anforderungen und Bankinternen Anforderungen (Policies) erfordern manchmal mehr Personal als zur Verfügung steht ▪ Mit dem gleichen Prinzip der manuellen Belegeingabe wurde ein Ablauf zur Anlage von Lieferanten- und Kundenstammdaten erstellt. ▪ Hierbei handelt es sich um einen mehrstufigen Ablauf mit Kontrollen und Emailunterstützung
  • 16. STAMMDATEN LÖSUNG Benefits: • Automatic validation of SAP vendor parameters in Evolve • Automatic transfer into SAP after approval in Evolve • Two independent reviews of the vendor data prior to activation for payments in SAP • 1st approval Evolve • 2nd SAP (correct transfer)
  • 17. EVOLVE UPGRADE ▪ Im Laufe der Zeit wurden Funktionslücken über Evolve Patches geschlossen ▪ Basierend auf der Initial Version 20.0 zuletzt sehr aufwendig ▪ Entschluss zum Upgrade auf Version 20.2.4 ▪ Größerer Versionssprung erfordert zusätzlichen Aufwand ▪ Diverse Patches („Kinderkrankheiten“) aus 20.0 Lösung nicht verfügbar bzw nicht problemlos integrierbar ▪ Im Mai 2022 relativ problemloser Übergang zur neuen Version
  • 18. BESONDERHEIT - BERECHTIGUNGSKONZEPT ▪ Als Bank unterliegt SFS einer sehr strikten Funktionstrennungsregelung welches sich im SAP Berechtigungskonzept niederschlägt ▪ Dieses Berechtigungskonzept sollte auf gar keinen Fall dupliziert werden müssen und sollte auch für Evolve führend sein (In Evolve selbst sind die Möglichkeiten einer detaillierten Zugriffsverwaltung ohnehin vergleichsweise limitiert) ▪ Hierzu wird bei der Belegbuchung in SAP die User ID des Belegerstellers in Evolve benutzt. Dadurch konnte der User aber weiterhin die Kontrolle durch SAP Direkteingabe umgehen. ▪ Lösung: Manuelle Direkteingaben werden grundsätzlich gesperrt und es werden nur noch Buchungen über Evolve (RFC) zugelassen. Zusätzlicher Vorteil: Bei Problemen können einzelne User mit ganz bestimmten Transaktionen zur Direkteingabe zugelassen werden
  • 19. BISHERIGE ERFAHRUNGEN MIT EVOLVE ▪ „Solutions“ können relativ einfach erstellt werden („Recording“) und sind wiederverwendbar ▪ Eliminierung der Sharepoint Problematik (Foundation) ▪ Es ist vorteilhaft, dass Aktionen mit Emails unterlegt werden können (Akteure müssen nicht angemeldet sein) ▪ „Es macht was wir wollen“ ▪ Es hat Potential und Flexibilität (z.B., Vendor Management etc) ▪ Sehr guter Support ▪ Performace Gewinn bei großen Belegen >400 Zeilen/Beleg (bei Frontend-verarbeitung) durch reduzieren der Eingabefelder ▪ Nicht alle SAP Validierungen werden durch Evolve automatisch berücksichtigt. Kann teilweise in Evolve nachgebaut werden ▪ Möglichkeit der automatischen Aktualisierung z.B. von Stammdaten ▪ Derzeit eingeschränkte Reporting Funktionalität – Cognos als Ergänzung- ▪ Derzeit kein Archivierungskonzept ▪ Auswirkung auf Performance – „Suchen“
  • 20. AUSBLICK – BACK TO THE FUTURE ▪ Wegen der Konsolidierung von Infrastrukturen wird Evolve nun in der Stellantis Bank implementiert ▪ Derzeit stehen wir am Anfang und erwarten die Bereitstellung der Infrastruktur ▪ Es ist geplant die jetzigen Lösungen und Abläufe zu kopieren und dann vorhandene „Gaps“ durch Anpassung der Lösungen zu schließen. Wir erwarten, dass dies effizienter ist, als die Lösungen neu zu erstellen – „Quod erat demonstrandum“ ▪ Es wird weiterhin eine phasenweise Implementierung angestrebt (Pilot/Roll Out), da wir eine größere Anzahl von neuen Nutzern ausgehen, für die auch die Abläufe neu sein wird. ▪ Für Nutzer stellt sich die Umstellung meist als ineffizient im Vergleich zur Direkteingabe dar. Dies ist aber nicht die ganze Wahrheit, wenn man bedenkt, dass man im alten Ablauf bestimmte Abläufe wie z.B. ein ordnungsgemäßes Genehmigungsverfahren außer acht gelassen hat.
  • 21. 21 Kontaktinfo: Jens Hamza jens.hamza@precisely.com Vormerken! • Inspiration Days • Konkrete Beispiel aus der Praxis • Austausch von Ideen und Erfahrungen mit anderen Anwendern • Latest News von den Winshuttle/Precisely Experten • Nächster Termin: 12./13. März in Nürnberg