SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
Lösung für den automatisierten
Rechnungseingang




                                 Software für Macher.
Begriffserklärung
                  Dokument
                  Einseitig oder mehrseitig, z. B. Brief, Rechnung, Notiz, Formular, Anschreiben


                  Vorgang
                  Ein oder mehrere Dokumente, die einen bestimmten Vorgang im
                  Unternehmen auslösen, z. B. Anschreiben mit Anlagen

                  Trennblatt (optional)
                  • Wird zwischen Dokumenten bzw. Vorgängen eingescannt.
                  • Als Vorgangs-Trenner kann auch ein Dokument dienen, das immer
                    am Anfang eines Vorgangs steht.



Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Wissensbasierte Dokumentanalyse
 Formular                                     Teilstrukturiertes Dokument   Free-Form Dokument




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Traditionelle Rechnungsverarbeitung
Nachteile                                            • Hohe manuelle Erfassungs- und
                                                       Verarbeitungskosten
                                                       (3-12 EUR/Dokument)
                                                     • Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller
                                                       Erfassung
                                                     • Personalintensive manuelle
                                                       Vorbereitungstätigkeiten
                                                     • Keine optimale Prozessdurchgängigkeit
                                                     • Hohe Durchlaufzeiten in der
                                                       Rechnungsbearbeitung
                                                       (Nichteinhaltung von Terminen)




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung
         Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung


                                              • Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung
                                              • Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-Systemen)
           Prozess-Qualität                   • Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung

                                               • Prozessbeschleunigung und Automatisierung
              Prozess-                         • Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen, Ausnutzen von Skonti, ...)
           Geschwindigkeit                     • Cash-Flow-Optimierung

                                              • Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren
                                              • Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren
         Prozess-Flexibilität                 • Flexibilität bzgl. auszulesender Felder


Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Einbettung von OS|CLASSIFY in den Gesamtprozess




                                                       OS|CLASSIFY
                                                     • automatisiert den Klassifikationsprozess und
                                                     • stellt gewünschte Dokumentinformationen
                                                       elektronisch zur Verfügung.
Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
OS|CLASSIFY als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System
                                                           OS|CLASSIFY stellt die
                                                     gewünschten Informationen
                                                      aus Rechnungsdokumenten
                                                                elektronisch zur
                                                                     Verfügung.




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
OS|CLASSIFY
Dokumentverarbeitungsprozess mit OS|CLASSIFY




 •   Komplette ausfallsichere Prozesssteuerung des Dokumentenlaufs bis zur Datenübergabe
 •   Automatisierte Erfassung aller gewünschten Informationen
 •   Deutliche nachgewiesene Reduktion des manuellen Aufwandes
 •   Hohe Datenqualität durch automatisierte Datenbankabgleiche mit logischen und math. Prüfungen
 •   Mehr Zeit für eigentliche Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfung)

Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
OS|CLASSIFY
Informationsextraktion, layout-basierter Ansatz
                                                      Lokalisierung
                                                                       OCR-Resultat    Feldname
                                                     der Datenfelder


                                                                       7929418         Ansprechpartner

                                                                       P e tz, Erwin   Rechnungsnummer

                                                                       94,80           Position 1

                                                                       190,80          Position 2

                                                                       8,16            Betrag Entsorgung

                                                                       44,0 8          Umsatzsteuer

                                                                       337,82          Gesamtbetrag



Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Feldinformationen
Extraktion der Dokumentinhalte
                                                     Extraktion   Feldinformationen

                                                                  Rechnungsempfänger

                                                                  Rechnungsdatum
Felder




                                                                  Rechnungsnummer

                                                                  Kreditor ... etc.
Tabelle




                                                                  Netto-Betrag

                                                                  Brutto-Betrag

                                                                  USt-Satz
Felder




                                                                  Endbetrag ... etc.

Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Tabelleninformationen
Extraktion der Dokumentinhalte
                                                     Extraktion   Tabelleninformationen

                                                                   Artikelnummer

                                                                   Menge
Felder




                                                                   Einzelpreis

                                                                   Positionspreis

                                                                   Rabatt
Tabelle




                                                                   Artikelbezeichnung

                                                                   etc.
Felder




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Klassischer Datenabgleich

                                                       OCR-Resultat        Zuordnung zu           Suche nach dem
                                                                         Datenbank-Feldern      ähnlichsten Datensatz
                                                       Adalf Würth

                                                       14650 Künzolsau




                                                     • Feldpositionen auf den Images
                                                       müssen vor der Extraktion bekannt sein
                                                     • Für jeden Kreditor muss eine separate Dokumentdefinition
                                                       angelegt und gepflegt werden
                                                     • Ungeeignet für Freiform und Rechnungsbelege
Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Top Down-Suche


    Vorname   Nachname    Strasse     PLZ     Ort       BLZ           Konto
    Adolf     Würth      Postfach       74650 Künzelsau     62091800     10681000
    Karl      Napp       Jahnstr. 7     74650 Künzelsau     62091800     21389700
    Andreas   Huber      Gartenstr. 20 70001 Stuttgart      70540660 518378908
    .....     ….         ….                …. …..                 …..          ….
    Albert    Xavier     Hauptstr. 1    90000 Würzburg      64590070 798563584




 • Position der Felder muss nicht bekannt sein
 • Ideal für Freiform und Rechnungsbelege
 • Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und
   Schreibvarianten)
 • Perfekte Ergebnisse ohne Trainingsaufwand


Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
OS|CLASSIFY
Selbstlernende Systemoptimierung während der Produktion
 • Nutzung von Verifikationswissen zur
   Optimierung der Erkennung von
   bislang unbekannten Belegen
 • Jederzeit optimale
   Erkennungsraten
 • Automatische
   Bestätigung auch nicht
   abgleichbarer Informationen
 • Hohe Datensicherheit
   und Datenqualität




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Dokumentanalyse mit OS|CLASSIFY
Steigende Erkennungsraten durch laufende Optimierung


                                                     Optimierung durch:
                                                     •   Stammdatenpflege
                                                     •   Selbstlernmechnismen
                                                     •   Parametrisierung
                                                     •   Programmierung




Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
OS|ECM – branchenübergreifend einsetzbar
Verarbeitung und Integration aller Informationen              Fertigung
                                                              •   Zeichnungen    • Arbeitspläne
                                                              •   Listen         • Prüfanweisungen
 Vertrieb                                                     •   Qualitätsdaten • Qualitätssicherung
 •   Angebote                                                 •   NC-/PPS-Daten
 •   Pflichtenheft
 •   Kundendaten
                                                                                 Marketing
                                                                                 •   Produktinformationen
 •   Studien
                                                                                 •   Presseinformationen
 •   Spezifikationen
                                                                                 •   Präsentationen
                                                                                 •   Prospekte
 Adminstration                                       OS|ECM
 • Belegwesen                                                                    Rechtsabteilung
 • Kalkulationen                                                                 • Verträge
 • Angebote                                                                      • Patentunterlagen
                                                                                 • Produkthaftung
 Forschung und Entwicklung                                         Kundendienst
 • Berechnungsunterlagen • Gesetzesblätter                         • Reparatur-Katalog • Handbücher
 • Versuchsreihen        • Normen und Richtlinien                  • Ersatzteillisten  • Beschreibungen
 • Normteile             • CAE-/CAD-Grafik                         • Anweisungen       • Dokumentation


Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit




                                      Software für Macher.

Weitere ähnliche Inhalte

Andere mochten auch

Etapas de la vida
Etapas de la vidaEtapas de la vida
Etapas de la vida
Jorge Llosa
 
Arbeitskreis Personal Agenda11-12
Arbeitskreis Personal Agenda11-12Arbeitskreis Personal Agenda11-12
Arbeitskreis Personal Agenda11-12
Community MINTsax.de
 
Der Beweisantrag im Strafprozess
Der Beweisantrag im Strafprozess  Der Beweisantrag im Strafprozess
Der Beweisantrag im Strafprozess
Conrad Conrad
 
Filosofia para la edad madura
Filosofia para la edad maduraFilosofia para la edad madura
Filosofia para la edad madura
Jorge Llosa
 
Patios andaluces
Patios andalucesPatios andaluces
Patios andaluces
Jorge Llosa
 
POLITICAS
POLITICASPOLITICAS
POLITICAS
jakemar25
 
Mujeres
MujeresMujeres
Mujeres
Jorge Llosa
 
CLARO DE LUNA
CLARO DE LUNACLARO DE LUNA
CLARO DE LUNA
Jorge Llosa
 
Landako eskola ikasblogak_2010
Landako eskola ikasblogak_2010Landako eskola ikasblogak_2010
Landako eskola ikasblogak_2010
Barakaldoko berritzegunea
 
Caminata por el bosque
Caminata por el bosqueCaminata por el bosque
Caminata por el bosque
Jorge Llosa
 
PROOF OF EMPLOYMENT MB
PROOF OF EMPLOYMENT MBPROOF OF EMPLOYMENT MB
PROOF OF EMPLOYMENT MBMichael Bonett
 
El abogado y la fulana
El abogado y la fulanaEl abogado y la fulana
El abogado y la fulana
Jorge Llosa
 
Shanxi China
Shanxi   ChinaShanxi   China
Shanxi China
Jorge Llosa
 
Modda perfumeria
Modda perfumeriaModda perfumeria
Modda perfumeria
Juan Jose Arredondo Pedraza
 
El libro mas bello del mundo
El libro mas bello del mundoEl libro mas bello del mundo
El libro mas bello del mundo
Jorge Llosa
 
PARA TI
PARA TIPARA TI
PARA TI
Jorge Llosa
 
A mi manera
A mi maneraA mi manera
A mi manera
Jorge Llosa
 
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
Landsmannschaft Vitebergia Halle im CC
 
Pres3
Pres3Pres3
Pres3
andre
 

Andere mochten auch (20)

Etapas de la vida
Etapas de la vidaEtapas de la vida
Etapas de la vida
 
Arbeitskreis Personal Agenda11-12
Arbeitskreis Personal Agenda11-12Arbeitskreis Personal Agenda11-12
Arbeitskreis Personal Agenda11-12
 
Der Beweisantrag im Strafprozess
Der Beweisantrag im Strafprozess  Der Beweisantrag im Strafprozess
Der Beweisantrag im Strafprozess
 
Filosofia para la edad madura
Filosofia para la edad maduraFilosofia para la edad madura
Filosofia para la edad madura
 
Patios andaluces
Patios andalucesPatios andaluces
Patios andaluces
 
POLITICAS
POLITICASPOLITICAS
POLITICAS
 
Mujeres
MujeresMujeres
Mujeres
 
CLARO DE LUNA
CLARO DE LUNACLARO DE LUNA
CLARO DE LUNA
 
Landako eskola ikasblogak_2010
Landako eskola ikasblogak_2010Landako eskola ikasblogak_2010
Landako eskola ikasblogak_2010
 
Caminata por el bosque
Caminata por el bosqueCaminata por el bosque
Caminata por el bosque
 
PROOF OF EMPLOYMENT MB
PROOF OF EMPLOYMENT MBPROOF OF EMPLOYMENT MB
PROOF OF EMPLOYMENT MB
 
El abogado y la fulana
El abogado y la fulanaEl abogado y la fulana
El abogado y la fulana
 
Shanxi China
Shanxi   ChinaShanxi   China
Shanxi China
 
Modda perfumeria
Modda perfumeriaModda perfumeria
Modda perfumeria
 
El libro mas bello del mundo
El libro mas bello del mundoEl libro mas bello del mundo
El libro mas bello del mundo
 
PARA TI
PARA TIPARA TI
PARA TI
 
A mi manera
A mi maneraA mi manera
A mi manera
 
Fhdjsnrhejd
FhdjsnrhejdFhdjsnrhejd
Fhdjsnrhejd
 
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
„Wütend wälzt sich einst im Bette…“ – Wissenschaftliche Erkenntnisse zum alko...
 
Pres3
Pres3Pres3
Pres3
 

Ähnlich wie Effiziente Post- und Rechnungsbearbeitung mit ECM-Sotware

2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
BARC GmbH
 
Allgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
Allgeier Flyer RechnungseingangsverarbeitungAllgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
Allgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
André Schmid
 
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
InboundLabs (ex mon.ki inc)
 
UID-check
UID-checkUID-check
UID-check
NTSprosigma GmbH
 
Workom Präsentation deutsch
Workom Präsentation deutschWorkom Präsentation deutsch
Workom Präsentation deutsch
alphasystems gmbh
 
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAPAutomatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
inPuncto GmbH
 
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspandEnterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
Christian Kiesewetter
 
Digitale Signatur mit eEvolution
Digitale Signatur mit eEvolutionDigitale Signatur mit eEvolution
Digitale Signatur mit eEvolution
eEvolution GmbH & Co. KG
 
Run my accounts one 2012
Run my accounts one 2012Run my accounts one 2012
Run my accounts one 2012
Thomas Brändle
 
Auftragsschnellerfassung in SAP ERP
Auftragsschnellerfassung in SAP ERPAuftragsschnellerfassung in SAP ERP
Auftragsschnellerfassung in SAP ERP
SERKEM GmbH
 
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
softenginegmbh
 
Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2
Adruni Ishan   Digital Mailroom & Workflow V2Adruni Ishan   Digital Mailroom & Workflow V2
Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2Adruni Ishan
 
WeWebU OpenWorkdesk bei transactio
WeWebU OpenWorkdesk bei transactioWeWebU OpenWorkdesk bei transactio
WeWebU OpenWorkdesk bei transactio
WeWebU Software AG
 
Share point konferenz wien ecspand
Share point konferenz wien ecspandShare point konferenz wien ecspand
Share point konferenz wien ecspandFLorian Laumer
 
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
d.velop international
 
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFFMDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
mdefox
 
Diamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
Diamant/3 IQ das clevere RechnungswesenDiamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
Diamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
Diamant Software GmbH & Co. KG
 
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
WeWebU Software AG
 
Geqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
Geqoo CoolChain bei Zur Rose PharmaGeqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
Geqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
ubigrate GmbH
 
Anforderungen an die Verfahrendokumentation
Anforderungen an die VerfahrendokumentationAnforderungen an die Verfahrendokumentation
Anforderungen an die Verfahrendokumentation
Marco Geuer
 

Ähnlich wie Effiziente Post- und Rechnungsbearbeitung mit ECM-Sotware (20)

2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
 
Allgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
Allgeier Flyer RechnungseingangsverarbeitungAllgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
Allgeier Flyer Rechnungseingangsverarbeitung
 
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrech...
 
UID-check
UID-checkUID-check
UID-check
 
Workom Präsentation deutsch
Workom Präsentation deutschWorkom Präsentation deutsch
Workom Präsentation deutsch
 
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAPAutomatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP
 
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspandEnterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
 
Digitale Signatur mit eEvolution
Digitale Signatur mit eEvolutionDigitale Signatur mit eEvolution
Digitale Signatur mit eEvolution
 
Run my accounts one 2012
Run my accounts one 2012Run my accounts one 2012
Run my accounts one 2012
 
Auftragsschnellerfassung in SAP ERP
Auftragsschnellerfassung in SAP ERPAuftragsschnellerfassung in SAP ERP
Auftragsschnellerfassung in SAP ERP
 
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
BüroWARE Tools - Die ERP-Branchenlösung für Werkzeugfertigung, Nachschleifser...
 
Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2
Adruni Ishan   Digital Mailroom & Workflow V2Adruni Ishan   Digital Mailroom & Workflow V2
Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2
 
WeWebU OpenWorkdesk bei transactio
WeWebU OpenWorkdesk bei transactioWeWebU OpenWorkdesk bei transactio
WeWebU OpenWorkdesk bei transactio
 
Share point konferenz wien ecspand
Share point konferenz wien ecspandShare point konferenz wien ecspand
Share point konferenz wien ecspand
 
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
 
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFFMDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
MDEfox Präsentation Maschinendatenerfassung MDE KVP OEE GEFF
 
Diamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
Diamant/3 IQ das clevere RechnungswesenDiamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
Diamant/3 IQ das clevere Rechnungswesen
 
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
 
Geqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
Geqoo CoolChain bei Zur Rose PharmaGeqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
Geqoo CoolChain bei Zur Rose Pharma
 
Anforderungen an die Verfahrendokumentation
Anforderungen an die VerfahrendokumentationAnforderungen an die Verfahrendokumentation
Anforderungen an die Verfahrendokumentation
 

Mehr von OPTIMAL SYSTEMS GmbH

„Regelkonform und auskunftsfähig: E-Mails in der Kundenakte
„Regelkonform und auskunftsfähig:  E-Mails in der Kundenakte„Regelkonform und auskunftsfähig:  E-Mails in der Kundenakte
„Regelkonform und auskunftsfähig: E-Mails in der Kundenakte
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
Wertbeiträge von ECM zur Compliance
Wertbeiträge von ECM zur ComplianceWertbeiträge von ECM zur Compliance
Wertbeiträge von ECM zur Compliance
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
Vertragsmanagement mit OS|"contract"
Vertragsmanagement mit OS|"contract" Vertragsmanagement mit OS|"contract"
Vertragsmanagement mit OS|"contract"
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
Mobiles Arbeiten: das komplette Firmenwissen auf dem Handy
Mobiles Arbeiten:  das komplette Firmenwissen auf dem HandyMobiles Arbeiten:  das komplette Firmenwissen auf dem Handy
Mobiles Arbeiten: das komplette Firmenwissen auf dem Handy
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
ECM im Mittelstand
ECM im Mittelstand ECM im Mittelstand
ECM im Mittelstand
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-SystemsInterview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 
Welchen nutzen hat schon ecm 5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
Welchen nutzen hat schon ecm   5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...Welchen nutzen hat schon ecm   5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
Welchen nutzen hat schon ecm 5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
 

Mehr von OPTIMAL SYSTEMS GmbH (7)

„Regelkonform und auskunftsfähig: E-Mails in der Kundenakte
„Regelkonform und auskunftsfähig:  E-Mails in der Kundenakte„Regelkonform und auskunftsfähig:  E-Mails in der Kundenakte
„Regelkonform und auskunftsfähig: E-Mails in der Kundenakte
 
Wertbeiträge von ECM zur Compliance
Wertbeiträge von ECM zur ComplianceWertbeiträge von ECM zur Compliance
Wertbeiträge von ECM zur Compliance
 
Vertragsmanagement mit OS|"contract"
Vertragsmanagement mit OS|"contract" Vertragsmanagement mit OS|"contract"
Vertragsmanagement mit OS|"contract"
 
Mobiles Arbeiten: das komplette Firmenwissen auf dem Handy
Mobiles Arbeiten:  das komplette Firmenwissen auf dem HandyMobiles Arbeiten:  das komplette Firmenwissen auf dem Handy
Mobiles Arbeiten: das komplette Firmenwissen auf dem Handy
 
ECM im Mittelstand
ECM im Mittelstand ECM im Mittelstand
ECM im Mittelstand
 
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-SystemsInterview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems
 
Welchen nutzen hat schon ecm 5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
Welchen nutzen hat schon ecm   5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...Welchen nutzen hat schon ecm   5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
Welchen nutzen hat schon ecm 5 argumente für den einsatz von ecm-lösungen -...
 

Effiziente Post- und Rechnungsbearbeitung mit ECM-Sotware

  • 1. Lösung für den automatisierten Rechnungseingang Software für Macher.
  • 2. Begriffserklärung Dokument Einseitig oder mehrseitig, z. B. Brief, Rechnung, Notiz, Formular, Anschreiben Vorgang Ein oder mehrere Dokumente, die einen bestimmten Vorgang im Unternehmen auslösen, z. B. Anschreiben mit Anlagen Trennblatt (optional) • Wird zwischen Dokumenten bzw. Vorgängen eingescannt. • Als Vorgangs-Trenner kann auch ein Dokument dienen, das immer am Anfang eines Vorgangs steht. Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 3. Wissensbasierte Dokumentanalyse Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 4. Traditionelle Rechnungsverarbeitung Nachteile • Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten (3-12 EUR/Dokument) • Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung • Personalintensive manuelle Vorbereitungstätigkeiten • Keine optimale Prozessdurchgängigkeit • Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Nichteinhaltung von Terminen) Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 5. Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung • Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung • Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-Systemen) Prozess-Qualität • Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung • Prozessbeschleunigung und Automatisierung Prozess- • Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen, Ausnutzen von Skonti, ...) Geschwindigkeit • Cash-Flow-Optimierung • Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren • Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren Prozess-Flexibilität • Flexibilität bzgl. auszulesender Felder Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 6. Einbettung von OS|CLASSIFY in den Gesamtprozess OS|CLASSIFY • automatisiert den Klassifikationsprozess und • stellt gewünschte Dokumentinformationen elektronisch zur Verfügung. Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 7. OS|CLASSIFY als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System OS|CLASSIFY stellt die gewünschten Informationen aus Rechnungsdokumenten elektronisch zur Verfügung. Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 8. OS|CLASSIFY Dokumentverarbeitungsprozess mit OS|CLASSIFY • Komplette ausfallsichere Prozesssteuerung des Dokumentenlaufs bis zur Datenübergabe • Automatisierte Erfassung aller gewünschten Informationen • Deutliche nachgewiesene Reduktion des manuellen Aufwandes • Hohe Datenqualität durch automatisierte Datenbankabgleiche mit logischen und math. Prüfungen • Mehr Zeit für eigentliche Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfung) Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 9. OS|CLASSIFY Informationsextraktion, layout-basierter Ansatz Lokalisierung OCR-Resultat Feldname der Datenfelder 7929418 Ansprechpartner P e tz, Erwin Rechnungsnummer 94,80 Position 1 190,80 Position 2 8,16 Betrag Entsorgung 44,0 8 Umsatzsteuer 337,82 Gesamtbetrag Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 10. Feldinformationen Extraktion der Dokumentinhalte Extraktion Feldinformationen Rechnungsempfänger Rechnungsdatum Felder Rechnungsnummer Kreditor ... etc. Tabelle Netto-Betrag Brutto-Betrag USt-Satz Felder Endbetrag ... etc. Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 11. Tabelleninformationen Extraktion der Dokumentinhalte Extraktion Tabelleninformationen Artikelnummer Menge Felder Einzelpreis Positionspreis Rabatt Tabelle Artikelbezeichnung etc. Felder Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 12. Klassischer Datenabgleich OCR-Resultat Zuordnung zu Suche nach dem Datenbank-Feldern ähnlichsten Datensatz Adalf Würth 14650 Künzolsau • Feldpositionen auf den Images müssen vor der Extraktion bekannt sein • Für jeden Kreditor muss eine separate Dokumentdefinition angelegt und gepflegt werden • Ungeeignet für Freiform und Rechnungsbelege Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 13. Top Down-Suche Vorname Nachname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Adolf Würth Postfach 74650 Künzelsau 62091800 10681000 Karl Napp Jahnstr. 7 74650 Künzelsau 62091800 21389700 Andreas Huber Gartenstr. 20 70001 Stuttgart 70540660 518378908 ..... …. …. …. ….. ….. …. Albert Xavier Hauptstr. 1 90000 Würzburg 64590070 798563584 • Position der Felder muss nicht bekannt sein • Ideal für Freiform und Rechnungsbelege • Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und Schreibvarianten) • Perfekte Ergebnisse ohne Trainingsaufwand Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 14. OS|CLASSIFY Selbstlernende Systemoptimierung während der Produktion • Nutzung von Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von bislang unbekannten Belegen • Jederzeit optimale Erkennungsraten • Automatische Bestätigung auch nicht abgleichbarer Informationen • Hohe Datensicherheit und Datenqualität Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 15. Dokumentanalyse mit OS|CLASSIFY Steigende Erkennungsraten durch laufende Optimierung Optimierung durch: • Stammdatenpflege • Selbstlernmechnismen • Parametrisierung • Programmierung Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 16. OS|ECM – branchenübergreifend einsetzbar Verarbeitung und Integration aller Informationen Fertigung • Zeichnungen • Arbeitspläne • Listen • Prüfanweisungen Vertrieb • Qualitätsdaten • Qualitätssicherung • Angebote • NC-/PPS-Daten • Pflichtenheft • Kundendaten Marketing • Produktinformationen • Studien • Presseinformationen • Spezifikationen • Präsentationen • Prospekte Adminstration OS|ECM • Belegwesen Rechtsabteilung • Kalkulationen • Verträge • Angebote • Patentunterlagen • Produkthaftung Forschung und Entwicklung Kundendienst • Berechnungsunterlagen • Gesetzesblätter • Reparatur-Katalog • Handbücher • Versuchsreihen • Normen und Richtlinien • Ersatzteillisten • Beschreibungen • Normteile • CAE-/CAD-Grafik • Anweisungen • Dokumentation Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  • 17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Software für Macher.