Steigern Sie die Qualität Ihrer „vorerfassten Belege“ durch den automatisierten Rechnungseingang! Viele Betriebe arbeiten aus der Historie heraus mit „vorerfassten Belegen“ in SAP. Bisher entsteht durch Korrekturen an den Belegen, wie z.B. Änderung der Belegart, ein hoher Aufwand bei Sachbearbeitern (z.B. Stop, Storno, Neuanlage…). Sie können Ihren Rechnungseingang und somit die Qualität der „vorerfassten Belege“ mit der inPuncto Software leicht automatisieren. Anstatt den Rechnungseingang wie gewohnt manuell einzubuchen und manuelle Korrekturen vorzunehmen, wird er mittels Texterkennung via OCR-Technologie, den Stammdatenvergleich im Hintergrund, der Validierung und der „Befüllung“ der entsprechenden Transaktionen automatisch durchgeführt. Der automatisierte Rechnungseingang kann mit allen gängigen Rechnungen durchgeführt werden: Eingangsrechnungen, Kreditorenrechnungen wie z. B. FI-Rechnungen, MM-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderungen, Anlagenbuchungen, Sachkontenbuchungen, u.v.m.

1. 1. Rechnungen unterschied-
lichster Belegart (z.B. mit oder
ohne Bestellbezug, Gutschrif-
ten, Anzahlungsanforderungen,
etc.) werden jeweils auf der
ersten Seite mit einem
Barcode versehen.
2. Der gesamte Stapel wird ein-
gescannt (z.B. via
biz²Scanner). Bei Einsatz eines
Dokumentenscanners besteht
die Möglichkeit zur „hellen“
Qualitätssicherung, d.h. Über-
prüfung der Scanqualität,
Vollständigkeit, Reihenfolge
der Seiten, potentielles Hinzu-
scannen, Seiten löschen etc.
Bei Einsatz von Multi-
funktionsgeräten wird der
gesamte Scanstapel via
Email oder Share an den
biz²ScanServer zur Massen-
verarbeitung übergeben.
3. Der Posteingangs-Verarbeiter
biz²ScanServer- separiert
den Scanstapel und führt in
diesem Szenario eine OCR /
ICR (Freefom, Texterkennung)
durch und liest rechnungs-
spezifische Daten (Kopfdaten,
Rechnungspositionen, etc.)
aus. Die Werte werden mit
SAP-Stammdaten verglichen,
um z.B. den Lieferant und
damit den nächsten Sachbear-
beiter, zu ermitteln.
4. In SAP wird für jede Rech-
nung ein Workflow gestartet –
je nach Dokumentart, je nach
Prozessdefinition erhalten
die Mitarbeiter ihre Aufgaben.
Die separierte Rechnung
wird im Archiv abgelegt (z.B.
biz²Archiver).
5. Der Mitarbeiter öffnet eine
Nachricht in seinem Postein-
gang (Email oder GUI) und
startet somit den userfreund-
lichen biz²DokumentControl.
Das inPuncto Zusatztool für
SAP-Workflow bietet eine
integrierte Sicht von Daten,
Stempelungen, Kommentaren,
Kontierungsinformationen etc.
6. Der Anwender bearbeitet
die Rechnung: z.B. als erster
Schritt erfolgt eine Validierung
/Überprüfung. Nach Beendi-
gung seiner Arbeit wird die
Rechnung via Workflow in die
entsprechende Transaktion
für „vorerfasste Belege“ über-
führt. Ggf. wird die Rechnung
auch noch weitergeleitet bis
alle Informationen sicher und
vollständig sind.
7. Mit dem „vorerfassten Beleg“
(z.B. FV60 / MIR7) in SAP wird
der bereits definierte Standard-
prozess fortgesetzt.
ANWENDUNGSBEREICHE:
- Alle gängigen Rechnun-
gen, Kreditorenrechnungen,
Rechnungseingänge,
wie z. B.:
- MM-Rechnungen: Rechnun-
gen mit Bestellbezug, nach-
trägliche Belastung,
- Anzahlungsrechnungen,
Anzahlungsanforderungen
- Anlagenbuchungen, Sachkon
tenbuchungen,
- ect.
Ihr inPuncto Team
contact@inpuncto.com
+49(0)711 661 885 00
Qualitätsverbesserung von „vorerfassten Belegen“ dank automatisierter Rechnungseingang
Exemplarische Darstellung des Prozesses:
„VORERFASSTE BELEGE“ IN SAP™
einfach, flexibel und sicher
www.inpuncto.com