biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner

SAP-integrierte Capture
Software für Dokumente

Produktpräsentation
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 511
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

biz²BusinessSuite von inPuncto

biz²Viewer
biz²Scanner (einfacher Pixelviewer, Singleprint biz²Validator
(Scan-on-demand Integration, eMailing, Massstab-Print) (ergonomisches Workflow-Add-on))
beliebige SAP Objekte)

biz²OfficeSynchronizer
(Integration von MS-Office in SAP)
biz²Explorer
(Abbildung virtueller Akten direkt in SAP
Strukturen, Thumnails, Formate)

biz²ScanServer biz²ExportServer
(Massenverarbeitung; biz²Archiver (Offline Verfügbarkeit von
Papierbeleg-Erkennung) (SAP-Ablage und opt. Archivierung) SAP Daten und Dokumenten)

Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation

biz²Scanner.ppt Seite 2

biz²Scanner - Überblick

 Bedienoberfläche des biz²Scanner
 biz²Scanner-Integration in SAP (in/outPlace im SAP GUI)
– in SAP DVS (DIS)
– mit ArchivLink
– in den „Generischen Objektdiensten“ von SAP
– als externes Erfassungssystem
– im SAP RecordsManagement

 biz²Scanner für Windows (XP, WIN7)


biz²Scanner - Bedienoberfläche (1)

So könnte Ihr Ergebnis einer
Erfassung aussehen !
Hier jetzt am Beispiel SAP
DVS (inPlace im SAP-GUI)
Easy-to-use steht hier im
Vordergrund! Intuitive
Bedienoberfläche für den
Anwender.



biz²Scanner unterstützt:
 Blättern im mehrseitigen Dokument  Diverse Zoomfunktionen (z.B.
Anpassen an Fenster, Zoomen mit
 Verschieben einzelner Seiten im
Rahmen)
Dokument
 Rotation von einzelnen Seiten
 Ausschneiden/Einfügen an aktueller
Position  Abbruch ist bis zum Schluß möglich
 Löschen aller Seiten  Das Einfügen von Images aus einem
zentralen Verzeichnis
 Einfügen von beliebig vielen Seiten
an die aktuelle Position des  Einfügen digitaler Trennblätter
Dokuments



 Über den Zugriff auf ein zentrales
Verzeichnis wird der Import von
TIFF-Dokumenten ermöglicht.
 Der Inhalt des (gemeinsamen oder
nach SAP-User getrennten)
Verzeichnisses wird als Thumbnails
dargestellt
 Einfache Zoomfunktionalitäten sind
auch hier möglich
 Zur schnellen Auswahl werden von
mehrseitigen TIFF-Dateien nur
jeweils die erste Seite dargestellt,
bei <Einfügen> werden stets alle
Seiten in das Hauptdokument
eingefügt


biz²Scanner -TWAIN-Integration

 biz²Scanner arbeitet mit der zum Hardware-Scanner gehörenden
Erfassungsoberfläche. Damit kann die volle Leistungsfähigkeit des Gerätes
genutzt werden
 Hier ein Beispiel für eine
mögliche Bedienoberfläche mit
Verwendung des Original
Twaintreibers des Herstellers.
 Alternativ kann auch über
Voreinstellungen ein
Schnellzugriff mit Twain-
Einstellungen des biz²Scanners
verwendet werden

Bedienung biz²Scanner


1.) biz²Scanner und DIS

 Ein Original kann zu
einem vorhandenen
DIS oder während der
Erstellung eines
neuen DIS erfasst
werden
 Standardeinstieg zum
erfassen neuer
Dokumente ist die
Taste „Anlegen“

„Anlegen“ einer neuen Original-Datei


Starten des biz²Scanner

„Anlegen“
für die Erzeugung
einer neuen Datei mit
biz²Scanner (Typ ZSC)

Dem Schlüssel der Workstation-Applikation wurde im SAP R/3®*-Standard Customizing
das Programm biz²Scanner zugeordnet. Dieses wird innerhalb des SAP GUI‘s gestartet.


2.) biz²Scanner mit ArchiveLink-Anbindung

 Durch den biz²Scanner kann der Benutzer direkt in das Ablagesystem (z.B.
biz²Archiver) Dokumente optisch erfassen und ablegen.
 Der Einsatz ist mit allen SAP ®*-Objekten möglich.
 Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:
– Erfassung mit der zentralen Erfassungstransaktion OAWD
– Erfassung über die generischen Objektdienste
Als Variante:
– Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung


Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (1)

 Dem Anwender werden sogenannte Voreinstellungen angeboten. Zu den Voreinstellungen
gelangt er über die Transaktion OAWD

 In dieser Transaktionen werden die verschiedenen Ablageszenarien in SAP R/3®*
ausführbar. Hierbei steht jede Voreinstellung für eine bestimmte Kombination von SAP R/3®*
Business-Objekten mit ArchiveLink-Dokumentarten
 Durch Standard Customizing können folgende Ablageszenarien dem Anwender angeboten
werden:
 Ablegen für spätere Erfassung  Ablegen und zuordnen
 Ablegen für spätere Zuordnung  Zuordnen und ablegen
 Ablegen und erfassen


Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (2)

 Beispiel „Zuordnen und ablegen“ für ein Material; hier hat der Benutzer die Materialnummer
eingegeben und betätigt jetzt die Taste „OK Enter“.

Taste
„OK Enter“

 Daraufhin erscheint die Oberfläche des biz²Scanner in einem separaten Fenster.

 Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt.


3.) biz²Scanner in „Generischen Objektdiensten“ von SAP

 Der Anwender ruft aus seiner aktuellen Transaktion die generischen Objektdienste auf.
Diese erlauben den direkten Aufruf des biz²Scanner, welche Erzeugung und Ablage der
Scandatei im Ablagesystem vornimmt und mit dem aktuellen SAP Business Objekt
verknüpft.
 Beispiel Finanzbuchhaltung TA FB03


Generische Objektdienste in SAP

 Die Integration in die generischen Objektdienste analysiert zur Laufzeit das SAP
Customizing und bietet den User (gemäß Berechtigung) die in SAP gepflegten
ArchiveLink Arten für diesen Objekttyp an.
 Die direkte Auswahl öffnet den biz²Scanner.

 Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt (entsprechend
dem SAP Customizing).
 Ihr Vorteil: zentrale Pflege der AL-Arten in SAP, Berücksichtigung Ihres
Berechtigungschemas in SAP


Weitere Beispiele zu den „Generischen Objektdiensten“

 biz²Scanner
eingebunden in die
Dienste zum
Objekt (hier PA)
 Direktes
Einzelscannen auf
das entsprechende
Objekt
 Option: direkte
Aktivierung von
Massenscannen
(z.B. Erfassung
gesamter
Personalakten)


Visualisierung der AL-Dokumentes des Beleges
(via biz²Explorer)

 Hier sind mehrere
Dokumente mit
unterschiedlichen
ArchiveLink-Arten mit
dem Beleg verknüpft
 Transparente
Aktendarstellung


Variante:
Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung

 Diese Art der optischen Belegerfassung an einen DIS ist eine Variante zur Ablage
von Originalen
 Auch ohne KPro-Funktionalität können mehr als zwei Dokumente an einen DIS
angehängt werden

 Die erfassten Dokumente sind keine Originale im Sinne von SAP DVS, sondern
ArchiveLink-Dokumente


4.) biz²Scanner als externes Erfassungssystem

 biz²Scanner als externes
Erfassungssystem (Start
aus Windows/ Start/
Programme): z.B. in
verschiedensten
Szenarien des
Massenscannen
 SAP Legitimation
erforderlich – ermöglicht
Prozeßhistorie vom 1sten
Schritt an!
 Option: mögliche
Zusatzangabe von
Dokumenttypen zur
Steuerung der
nachgelagerten Prozesse
in SAP


5.) biz²Scanner im SAP RecordsManagement

Durch den letzten Klick startet
automatisch der Scanclient des
SAP-Partners inPuncto
(biz2Scanner). Durch Erfassen
starten Sie den Treiber Ihres
jeweiligen Scanners. Bitte klicken
Sie auf den Button „Erfassung“

Die Anzeige könnte auch
integriert im SAP GUI erfolgen.


Option: Auslesen von Dokumentinhalten und…

 biz²Scanner unterstützt
Posteingangsszenarien
(mit biz²ScanServer) mit
zusätzlichen Funktionen
des Auslesen von
Dokument-Inhalten,
Validierung, Workflow
etc.


Übergabe der Werte an SAP


6.) biz²Scanner als Windows-Applikation

 Aufruf via Start/ Programme – Ablage in persönliches Verzeichnis oder Share


Vorteile durch biz²Scanner (1)

 Unkomplizierte Erfassung von Dokumenten (Originalen) direkt am SAP ®*-
Arbeitsplatz durch den Sachbearbeiter (Scan-On-Demand)
 Sensible Dokumente (Datenschutz) werden nur durch den Sachbearbeiter gesehen
(z.B. Personalabteilung)
 Volle Integration in die gewohnte SAP-GUI Oberfläche
 Erfassung an einem DIS in einem Schritt:
– Der Dateiname des erfassten Beleges spielt keine Rolle
– Eine fehlerhafte Zuordnung durch den Anwender wird ausgeschlossen

 Einfach gehaltene Bedienoberfläche welche auch für den gelegentlichen Anwender
geeignet ist
 Die Erfassung kann direkt wiederholt werden, falls das Ergebnis nicht den
Erwartungen entspricht


Vorteile durch biz²Scanner (2)

 Nutzung der Standardformats Multipage TIFF /PDF
 Nutzung der Standardschnittstelle TWAIN
 Nachbearbeitung von vorhandenen Dokumenten ist mit biz²Scanner möglich
(z.B. Änderung der Seiten-Reihenfolge)
 Unterstützung des Standard-Bildformat Multipage TIFF mit automatischer FG4-
Komprimierung für S/W-Seiten
 Direkte PDF-Erzeugung
 Unabhängigkeit vom Ablagesystem
 InPlace Darstellung
 Einbindung in die „Dienste zum Objekt“
 Anbindung von Multifunktionsgeräten
 Unterstützung des Einsatz im Umfeld von Citrix, bzw. TerminalServer
 Berücksichtigung SAP Berechtigungen / SAP-Logiken (z.B. AL-Dok.Arten etc.)


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial
Tel: +49 (0)711 66188 500
Fax: +49 (0)711 75878614
frank.marcial@inpuncto-gmbh.com


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