Automatisierter Rechnungseingang für vorerfasste Belege in SAP (exemplarische...
biz²Scanner Produktpräsentation
1. biz²Scanner
SAP-integrierte Capture
Software für Dokumente
Produktpräsentation
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 511
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
2. biz²BusinessSuite von inPuncto
biz²Viewer
biz²Scanner (einfacher Pixelviewer, Singleprint biz²Validator
(Scan-on-demand Integration, eMailing, Massstab-Print) (ergonomisches Workflow-Add-on))
beliebige SAP Objekte)
biz²OfficeSynchronizer
(Integration von MS-Office in SAP)
biz²Explorer
(Abbildung virtueller Akten direkt in SAP
Strukturen, Thumnails, Formate)
biz²ScanServer biz²ExportServer
(Massenverarbeitung; biz²Archiver (Offline Verfügbarkeit von
Papierbeleg-Erkennung) (SAP-Ablage und opt. Archivierung) SAP Daten und Dokumenten)
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation
biz²Scanner.ppt Seite 2
3. biz²Scanner - Überblick
Bedienoberfläche des biz²Scanner
biz²Scanner-Integration in SAP (in/outPlace im SAP GUI)
– in SAP DVS (DIS)
– mit ArchivLink
– in den „Generischen Objektdiensten“ von SAP
– als externes Erfassungssystem
– im SAP RecordsManagement
biz²Scanner für Windows (XP, WIN7)
biz²Scanner.ppt Seite 3
4. biz²Scanner - Bedienoberfläche (1)
So könnte Ihr Ergebnis einer
Erfassung aussehen !
Hier jetzt am Beispiel SAP
DVS (inPlace im SAP-GUI)
Easy-to-use steht hier im
Vordergrund! Intuitive
Bedienoberfläche für den
Anwender.
biz²Scanner.ppt Seite 4
5. biz²Scanner - Bedienoberfläche (2)
biz²Scanner unterstützt:
Blättern im mehrseitigen Dokument Diverse Zoomfunktionen (z.B.
Anpassen an Fenster, Zoomen mit
Verschieben einzelner Seiten im
Rahmen)
Dokument
Rotation von einzelnen Seiten
Ausschneiden/Einfügen an aktueller
Position Abbruch ist bis zum Schluß möglich
Löschen aller Seiten Das Einfügen von Images aus einem
zentralen Verzeichnis
Einfügen von beliebig vielen Seiten
an die aktuelle Position des Einfügen digitaler Trennblätter
Dokuments
biz²Scanner.ppt Seite 5
6. biz²Scanner - Bedienoberfläche (3)
Über den Zugriff auf ein zentrales
Verzeichnis wird der Import von
TIFF-Dokumenten ermöglicht.
Der Inhalt des (gemeinsamen oder
nach SAP-User getrennten)
Verzeichnisses wird als Thumbnails
dargestellt
Einfache Zoomfunktionalitäten sind
auch hier möglich
Zur schnellen Auswahl werden von
mehrseitigen TIFF-Dateien nur
jeweils die erste Seite dargestellt,
bei <Einfügen> werden stets alle
Seiten in das Hauptdokument
eingefügt
biz²Scanner.ppt Seite 6
7. biz²Scanner -TWAIN-Integration
biz²Scanner arbeitet mit der zum Hardware-Scanner gehörenden
Erfassungsoberfläche. Damit kann die volle Leistungsfähigkeit des Gerätes
genutzt werden
Hier ein Beispiel für eine
mögliche Bedienoberfläche mit
Verwendung des Original
Twaintreibers des Herstellers.
Alternativ kann auch über
Voreinstellungen ein
Schnellzugriff mit Twain-
Einstellungen des biz²Scanners
verwendet werden
Bedienung biz²Scanner
biz²Scanner.ppt Seite 7
8. 1.) biz²Scanner und DIS
Ein Original kann zu
einem vorhandenen
DIS oder während der
Erstellung eines
neuen DIS erfasst
werden
Standardeinstieg zum
erfassen neuer
Dokumente ist die
Taste „Anlegen“
„Anlegen“ einer neuen Original-Datei
biz²Scanner.ppt Seite 8
9. Starten des biz²Scanner
„Anlegen“
für die Erzeugung
einer neuen Datei mit
biz²Scanner (Typ ZSC)
Dem Schlüssel der Workstation-Applikation wurde im SAP R/3®*-Standard Customizing
das Programm biz²Scanner zugeordnet. Dieses wird innerhalb des SAP GUI‘s gestartet.
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
biz²Scanner.ppt Seite 9
10. 2.) biz²Scanner mit ArchiveLink-Anbindung
Durch den biz²Scanner kann der Benutzer direkt in das Ablagesystem (z.B.
biz²Archiver) Dokumente optisch erfassen und ablegen.
Der Einsatz ist mit allen SAP ®*-Objekten möglich.
Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:
– Erfassung mit der zentralen Erfassungstransaktion OAWD
– Erfassung über die generischen Objektdienste
Als Variante:
– Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
biz²Scanner.ppt Seite 10
11. Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (1)
Dem Anwender werden sogenannte Voreinstellungen angeboten. Zu den Voreinstellungen
gelangt er über die Transaktion OAWD
In dieser Transaktionen werden die verschiedenen Ablageszenarien in SAP R/3®*
ausführbar. Hierbei steht jede Voreinstellung für eine bestimmte Kombination von SAP R/3®*
Business-Objekten mit ArchiveLink-Dokumentarten
Durch Standard Customizing können folgende Ablageszenarien dem Anwender angeboten
werden:
Ablegen für spätere Erfassung Ablegen und zuordnen
Ablegen für spätere Zuordnung Zuordnen und ablegen
Ablegen und erfassen
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
biz²Scanner.ppt Seite 11
12. Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (2)
Beispiel „Zuordnen und ablegen“ für ein Material; hier hat der Benutzer die Materialnummer
eingegeben und betätigt jetzt die Taste „OK Enter“.
Taste
„OK Enter“
Daraufhin erscheint die Oberfläche des biz²Scanner in einem separaten Fenster.
Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt.
biz²Scanner.ppt Seite 12
13. 3.) biz²Scanner in „Generischen Objektdiensten“ von SAP
Der Anwender ruft aus seiner aktuellen Transaktion die generischen Objektdienste auf.
Diese erlauben den direkten Aufruf des biz²Scanner, welche Erzeugung und Ablage der
Scandatei im Ablagesystem vornimmt und mit dem aktuellen SAP Business Objekt
verknüpft.
Beispiel Finanzbuchhaltung TA FB03
biz²Scanner.ppt Seite 13
14. Generische Objektdienste in SAP
Die Integration in die generischen Objektdienste analysiert zur Laufzeit das SAP
Customizing und bietet den User (gemäß Berechtigung) die in SAP gepflegten
ArchiveLink Arten für diesen Objekttyp an.
Die direkte Auswahl öffnet den biz²Scanner.
Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt (entsprechend
dem SAP Customizing).
Ihr Vorteil: zentrale Pflege der AL-Arten in SAP, Berücksichtigung Ihres
Berechtigungschemas in SAP
biz²Scanner.ppt Seite 14
15. Weitere Beispiele zu den „Generischen Objektdiensten“
biz²Scanner
eingebunden in die
Dienste zum
Objekt (hier PA)
Direktes
Einzelscannen auf
das entsprechende
Objekt
Option: direkte
Aktivierung von
Massenscannen
(z.B. Erfassung
gesamter
Personalakten)
biz²Scanner.ppt Seite 15
16. Visualisierung der AL-Dokumentes des Beleges
(via biz²Explorer)
Hier sind mehrere
Dokumente mit
unterschiedlichen
ArchiveLink-Arten mit
dem Beleg verknüpft
Transparente
Aktendarstellung
biz²Scanner.ppt Seite 16
17. Variante:
Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung
Diese Art der optischen Belegerfassung an einen DIS ist eine Variante zur Ablage
von Originalen
Auch ohne KPro-Funktionalität können mehr als zwei Dokumente an einen DIS
angehängt werden
Die erfassten Dokumente sind keine Originale im Sinne von SAP DVS, sondern
ArchiveLink-Dokumente
biz²Scanner.ppt Seite 17
18. 4.) biz²Scanner als externes Erfassungssystem
biz²Scanner als externes
Erfassungssystem (Start
aus Windows/ Start/
Programme): z.B. in
verschiedensten
Szenarien des
Massenscannen
SAP Legitimation
erforderlich – ermöglicht
Prozeßhistorie vom 1sten
Schritt an!
Option: mögliche
Zusatzangabe von
Dokumenttypen zur
Steuerung der
nachgelagerten Prozesse
in SAP
biz²Scanner.ppt Seite 18
19. 5.) biz²Scanner im SAP RecordsManagement
Durch den letzten Klick startet
automatisch der Scanclient des
SAP-Partners inPuncto
(biz2Scanner). Durch Erfassen
starten Sie den Treiber Ihres
jeweiligen Scanners. Bitte klicken
Sie auf den Button „Erfassung“
Die Anzeige könnte auch
integriert im SAP GUI erfolgen.
biz²Scanner.ppt Seite 19
20. Option: Auslesen von Dokumentinhalten und…
biz²Scanner unterstützt
Posteingangsszenarien
(mit biz²ScanServer) mit
zusätzlichen Funktionen
des Auslesen von
Dokument-Inhalten,
Validierung, Workflow
etc.
biz²Scanner.ppt Seite 20
22. 6.) biz²Scanner als Windows-Applikation
Aufruf via Start/ Programme – Ablage in persönliches Verzeichnis oder Share
biz²Scanner.ppt Seite 22
23. Vorteile durch biz²Scanner (1)
Unkomplizierte Erfassung von Dokumenten (Originalen) direkt am SAP ®*-
Arbeitsplatz durch den Sachbearbeiter (Scan-On-Demand)
Sensible Dokumente (Datenschutz) werden nur durch den Sachbearbeiter gesehen
(z.B. Personalabteilung)
Volle Integration in die gewohnte SAP-GUI Oberfläche
Erfassung an einem DIS in einem Schritt:
– Der Dateiname des erfassten Beleges spielt keine Rolle
– Eine fehlerhafte Zuordnung durch den Anwender wird ausgeschlossen
Einfach gehaltene Bedienoberfläche welche auch für den gelegentlichen Anwender
geeignet ist
Die Erfassung kann direkt wiederholt werden, falls das Ergebnis nicht den
Erwartungen entspricht
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
biz²Scanner.ppt Seite 23
24. Vorteile durch biz²Scanner (2)
Nutzung der Standardformats Multipage TIFF /PDF
Nutzung der Standardschnittstelle TWAIN
Nachbearbeitung von vorhandenen Dokumenten ist mit biz²Scanner möglich
(z.B. Änderung der Seiten-Reihenfolge)
Unterstützung des Standard-Bildformat Multipage TIFF mit automatischer FG4-
Komprimierung für S/W-Seiten
Direkte PDF-Erzeugung
Unabhängigkeit vom Ablagesystem
InPlace Darstellung
Einbindung in die „Dienste zum Objekt“
Anbindung von Multifunktionsgeräten
Unterstützung des Einsatz im Umfeld von Citrix, bzw. TerminalServer
Berücksichtigung SAP Berechtigungen / SAP-Logiken (z.B. AL-Dok.Arten etc.)
biz²Scanner.ppt Seite 24
25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: +49 (0)711 66188 500
Fax: +49 (0)711 75878614
frank.marcial@inpuncto-gmbh.com
biz²Scanner.ppt Seite 25