Das Dokument beschreibt die Funktionen und Vorteile des ECM-Produkts ScanView® von Allgeier IT Solutions, das die Erfassung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und E-Mails effizient gestaltet. Dazu gehören unter anderem automatische Klassifizierung, revisionssichere E-Mail-Archivierung, nahtlose Integration in Microsoft Office sowie mobile Zugriffe auf Dokumente. ScanView® optimiert auch den Workflow durch einen subjektorientierten Ansatz und ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen.

1. Dokumente und
Prozesse im Blick
®
IT SOLUTIONS
ECM-Produkt von

2. Die klassische Eingangspost, Faxe und eingehende E-Mails
müssen üblicherweise in einem ersten Schritt gelesen, erfasst
und zugeordnet werden, bevor sie durch den zuständigen Mit-
arbeiter weiterverarbeitet werden. Der Einsatz von scanview®
spart bei der Belegerfassung Zeit und legt alle Dateien zentral
und strukturiert ab. Die Ablage der digitalen bzw. digitalisierten
Dokumente erfolgt nach einer manuellen oder automatischen
Indexierung und Klassifizierung.
Durch die integrierte Barcodeerkennung sowie eine optionale,
automatisierte Freiformerkennung werden die Dokumenten-
Informationen automatisch ausgelesen und zur Klassifizierung
des Dokumentes verwendet.
Erfassung
E-Mail-Archivierung
Immer häufiger werden Verträge über E-Mail abgeschlossen
und/oder wichtige Daten per E-Mail übermittelt. Entsprechend
der rechtlichen Aufbewahrungspflichten und Compliance-
Richtlinien archiviert scanview®
alle E-Mails revisionssicher. Die
Archivierung kann sowohl automatisch vom Server als auch
manuell vom Client aus erfolgen. Bei der serverseitigen Archi-
vierung erfolgt eine automatische Indexierung aller eingehen-
den E-Mails anhand der Absender-/ Empfänger- und Betreffin-
formationen.
Eine moderne Verschlüsselungstechnologie und eine digitale
Signatur schützen darüber hinaus alle ein- und ausgehenden
E-Mails und prüfen die Identität des Absenders.
Heute gibt es fast niemanden mehr, der nicht täglich mit Mi-
crosoft Office arbeitet. Auch scanview®
verfügt daher selbst-
verständlich über eine Office-Integration, womit der Benutzer
direkt aus der Office-Anwendung archivieren und recherchieren
kann. Bei der Archivierung werden die Dokumente zentral und
revisionssicher abgelegt und sind damit jederzeit für jeden Be-
rechtigten zugänglich.
Da jedes bearbeitete Dokument als neue Version gespeichert
wird, erkennt der Anwender bei anschließender Recherche
schnell die aktuellste Version. Die Recherche mit scanview®
führt darüber hinaus zu exakteren Ergebnissen als die einfache
Suche nach Dateinamen, da die Dokumente klassifiziert wer-
den können.
Office-Integration
Zeit sparen bei der Belegerfassung
• Leistungsfähige Texterkennung durch
integrierbare OCR, ICR-Lösung
• Automatische und manuelle Klassifizierung von
Dokumenten
• Optionale Freiformerkennung
• Integrierte Volltextdatenbank
Geschützte und revisionssicher archivierte E-Mails
• Revisionssichere E-Mail-Archivierung
• Sicherheit durch Verschlüsselung
• Authentifizierung durch digitale Signatur
• Automatische Indexierung
Komfortable Recherche und Archivierung aus
Office
• Recherche und Archivierung direkt aus
Office heraus
• Zentrale und revisionssichere Archivierung aller
Office-Dokumente
• Keine lokale Datenablage notwendig
• Schnelleres Auffinden von Dateien durch
Indexierung

3. Enterprise Content Management
Langzeitarchivierung
Dokumenten-Management
Für die Langzeitarchivierung wichtiger Dokumente werden
zunehmend digitale Archive eingesetzt. Die digitale Aufbe-
wahrung von Dokumenten spart nicht nur Lagerraum ein und
befreit von Altakten. Sie archiviert auch alle digitalen bzw. di-
gitalisierten Dokumente revisionssicher und erfüllt damit die
Anforderungen der Wirtschaftsprüfer.
Darüber hinaus bietet die Langzeitarchivierung mit scanview®
erweiterte Ablagefunktionen zur Optimierung der Storage-Ka-
pazitäten wie z.B. Zusammenfassung kleiner Dateien in Contai-
nern und Ablage im Single Instance Storage Verfahren (identi-
sche Dateien werden nur ein einziges Mal abgelegt).
scanview®
findet in sekundenschnelle jedes Dokument, das
zuvor zentral auf dem Server abgelegt wurde. Dabei kann die
Recherche entweder durch eine Volltextsuche oder durch eine
indexierte Suche erfolgen. Insbesondere die indexierte Suche
führt zu einer sehr exakten Trefferliste, weil die Suche nach zu-
vor definierten Parametern erfolgt. Die Recherche kann auch
entlang einer festen oder dynamischen Baumstruktur (Akten-
plan, Kunden-Auftragsakte, Schrank/Ordner/Register) erfolgen.
scanview®
regelt darüber hinaus den gleichzeitigen Dokumen-
tenzugriff durch mehrere Personen und vermeidet Mehrfach-
bzw. Wiederholungsarbeiten. Auch Zugriffsberechtigungen kön-
nen definiert werden.
Workflow (metasonic inside)
scanview®
zeichnet sich durch einen innovativen, subjektorien-
tierten Dokumenten-Workflow aus. Hierbei steht das Subjekt
als Akteur im Vordergrund und erlaubt es den Fachabteilung
aktiv und kontinuierlich an der (Weiter-) Entwicklung ihrer
Workflows mitzuwirken. Durch den digitalen Workflow werden
Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt und zu-
verlässig alle notwendigen Genehmigungs- und Freigabepro-
zesse durchlaufen.
Der Workflow lässt sich an vorhandene Fremdsysteme prob-
lemlos anschließen. Dadurch wird beispielsweise die Rech-
nungseingangsverarbeitung direkt mit der Finanzbuchhaltung
verknüpfen.
Lagerplatz einsparen, Dokumente
strukturiert archivieren
• Einsparung von Lagerhaltungskosten
• Revisionssichere Langzeitarchivierung
• Keine Mehrfachablagen, Unterscheidung
von Versionen
• Reduzierung von Fehlablagen
• Optimierung der Storage-Kapazitäten
Schnell suchen & finden, sicher archivieren
• Verkürzte Suchzeiten dank Volltext- und
Indexsuche
• Strukturierte Ablage in einer Baumstruktur
• Regelung von gleichzeitigen
Dokumentenzugriffen
• Vermeidung von Wiederholungs- und
Mehrfacharbeiten
• Regulierung durch Zugriffsberechtigung
Flexibler und anwenderfreundlicher Workflow
• Subjektorientierter Dokumenten-Workflow,
angelehnt an die natürliche Sprache
• Einfache Einbindung der Fachabteilungen auch
ohne IT-Background
• Leicht anwendbarer, grafischer Workflow-Desig-
ner
• Webinterface zur schnellen Teilnahme am Work-
flow z.B. aus dem E-Mail-Client
• Kommunikation mit Fremdsystemen
®

4. ERP-/ CRM-Integration
Die kaufmännischen Prozesse werden in den Abteilungen Ein-
kauf, Verkauf, Rechnungswesen, Personalabrechnung und Kun-
denmanagement überwiegend mittels ERP- und CRM-Systemen
abgewickelt. Um den Informationsfluss zu optimieren, verfügt
scanview®
über eine durchweg offene und höchst skalierbare
Architektur, die mit sämtlichen Systemen kommunizieren kann.
Langjährige und intensive Partnerschaften mit anderen IT-
Unternehmen, wie z.B. mit Microsoft, gewährleisten eine
vollständige und qualitativ hochwertige Integration in weitere
Applikationen. scanview®
wurde von Microsoft sowie SAP er-
folgreich geprüft und zertifiziert.
CAD-/ CAB-/ PDM-Integration
Durch eine Integration in CAD-, CAM und/oder PDM-Systeme
ist scanview®
nicht nur ein leistungsfähiges ECM-System für
kaufmännische, sondern auch für technische Dokumente. So
werden beispielsweise technische Dokumente durch den in
scanview®
integrierten Viewer auch ohne Installation der ent-
sprechenden Softwareanwendung angezeigt.
Weiterhin können die technischen Dokumente mit Kommenta-
ren versehen, in den Workflow integriert oder mit kaufmänni-
schen Dokumenten in einer Mappe zusammengefasst werden.
Mobiler Zugriff
Durch unsere Mobil Lösung stehen Ihnen auch außerhalb des
Büros alle Funktionen des ECM-Systems scanview®
zur Verfü-
gung. Egal ob Sie zu Hause, beim Lieferanten oder beim Kunden
sind - Sie haben durch den Mobil-Connector auf alle Dokumente
Zugriff und können wie gewohnt recherchieren und archivieren.
Um das Dokument während der Bearbeitung zu sperren, stehen
Ihnen Check-In- und Check-Out-Mechanismen zur Verfügung.
Definierte Zugriffsrechte regeln den Dokumentenzugriff auch
für unterwegs.
scanview®
mobil bietet zusätzlich zum klassischen Web-Zugriff
auch die Möglichkeit eines problemlosen Zugangs auf Ihre
Daten über mobile Endgeräte, wie Smartphone und Tablets.
Durchgängige Prozesse, einheitliche Informationen
• Integration zentraler DMS-Funktionen in ERP- und
CRM-Systeme
• Zertifizierte Schnittstellen
• Unabhängiger Zugriff auf komplette Dokumen-
tenbestände und Stammdaten
• Anbindung an einen Workflow
• Anbindung an Microsoft SharePoint
Zusammenführung von kaufmännischen und
technischen Dokumenten
• Integration zentraler DMS-Funktionen in
CAD-/CAM-Systeme
• Leistungsfähiger Viewer ermöglicht Dokumen-
ten-Ansicht ohne entsprechende
Softwareanwendung
• Zusammenführung techn. und kaufm.
Dokumente in einer Akte bzw. Mappe
• Integration der techn. Dokumente
in den Workflow
Arbeiten über Internet, Extranet oder Intranet
• Weltweite Verfügbarkeit der Unternehmensdo-
kumente
• Erfassung und Archivierung über das Web
• Definition von Zugriffsrechten
• Flexible Gestaltung der Benutzeroberfläche
• Check-In-/Check-Out-Mechanismen
• Mobiler Zugriff per Web-App

5. Tiefe Integration, hohe Sicherheit,
mehr Komfort.
• Erhöhter Benutzer-Komfort durch modernisierte und indivi-
duell anpassbare Oberfläche
• Tiefe Integration in Windows und Office
• Erweiterte Möglichkeiten der Rechte-Vergabe
direkt vom Client
• Sichere Geschäftskommunikation per E-Mail dank
digitaler Signatur, Verschlüsselung und
revisionssicherer Archivierung
Benutzerfreundlich und zuverlässig
• Schnelle Übersicht dank neuer Viewer-Technologie, die
Vorschaubilder zur Orientierung nutzt
• Bedarfsgerechte Anpassung der Index-Dialoge durch ver-
besserten Maskendesigner
• Reduzierte Suchzeiten durch hochfunktionale Trefferlisten
in tabellarischer oder hierarchischer Ansicht mit Filter-
und Gruppierungsmöglichkeiten
Übersichtlich und individuell anpassbar
• Intelligente Freiformsuche und –erkennung für eine opti-
mierte Rechnungseingangsverarbeitung
• Komplett integrierte Volltextfunktion mit kombinierbarer
Indexsuche
• SQL-basierte Auswahlliste zur Datenübernahme
• Mögliche Integration einer intelligenten Freiformsuche
und –erkennung für eine optimierte Rechnungseingangs­
verarbeitung
• Optionale vollständige Integration des 3D CAD-Viewers
• Erweiterte Scan-Funktionalitäten
• Office- Lotus Notes Integration und LDAP Anbindung
• Erfüllen der Kriterien für GoBS, GDPdU und PK-DML
• Unterstützung alle Standard-Dateiformate und Metadaten
sowie Anbindung an Speichersysteme, PKI
• SOA-fähig durch Webservices-Schnittstelle
• Neue Viewertechnologie
Integrierte Standards
Die neue Generation scanview®
6

6. Allgeier IT Solutions GmbH
Hans-Bredow-Straße 60
D-28307 Bremen
Telefon: +49 421 43841-0
Telefax: +49 421 4380-81
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