[DE] Enterprise Information Management Maturity Modell | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Seminar "ECM & EIM" | S21 | 2013

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1
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Mai-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Enterprise Information Management
Maturity Modell
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Seminar „ECM & EIM“ | S21 | 2013

Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
Agenda
1. Einführung Maturity Modelle
2. EIM Enterprise Information Management
3. Grundlagen „EIM Maturity Modell“
4. Komponenten „EIM Maturity Modell“
5. Vorgehen „EIM Maturity“

3
Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
1 EINFÜHRUNG MATURITY MODELLE

Maturity Modelle
Beschreibung Maturity Modell:
Maturity Modelle sind tabellarische
Zusammenstellungen von Kriterien zu einem
Sachgebiet, die über unterschiedliche
Eigenschaften und deren Bewertungen einen
Reifegrad oder Zustand beschreiben.
Ergebnisse des Einsatzes:
• Definition Lösungsumfang als „State-of-the-Art“,
• Standortbestimmung,
• Definition von eigenen Zielen,
• Beschreibung des „Deltas“ zwischen Status und Ziel
Bestmöglicher Nutzen:
Zusammen mit fachkundigen Außenstehenden als
unabhängiges Korrektiv durchführen.

MIKE 2.0 und ECM3
• Method for an Integrated Knowledge Environment
• Open Source Methodik für Enterprise Information
Management, die die Rahmenbedingungen für
Informationsentwicklung zur Verfügung stellt
• Die MIKE2.0 Methodik ist Teil des Open Methodology
Framework (http://bit.ly/Mike2zero)
• EMC3 ECM Maturity Model Version 2.0 vom 22.
Juni 2010
• Entwickelt von Alan Pelz-Sharpe, Apoorv Durga,
David Smigiel, Erik Hartman, Tony Byrne und Jarrod
Gingras
• MIKE 2.0 wurde 2010 mit dem EMC3 ECM Maturity
Model zusammengeführt bzw. erweitert, um mehr
Reichweite zu erhalten und das Wissen um die
Wichtigkeit von ECM zu steigern
Quelle: http://mike2.openmethodology.org/blogs/information-development/2010/11/20/ecm3-meets-mike2-0-2/

6
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Enterprise Content Management nach ECM3
Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf

Enterprise Content Management nach ECM3
Levels:
1. Unmanaged
2. Incipient
3. Formative
4. Operational
5. Proactive
Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf

8
Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell

9
Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell

Einsatz von Maturity Modellen
Maturity-Modelle als Standard-Beratungsprodukte von
PROJECT CONSULT
Eigene Modelle
• EIM Enterprise Information Management
Öffentliche Modelle
• EDEN (BPM Business Process Management)
• efQM (Qualitätsmanagement; Unternehmensentwicklung)
• ECM (AIIM, Mike2)
• Records Management: „The Principles“ (ARMA)
• Archiving & Preservation (LoC, NSDA, NARA)
• Information Governance (Mike2, MIS)

11
2 EIM
ENTERPRISE INFORMATION
MANAGEMENT

Inhalt
• EIM ~ “Alle Informationen müssen gleich
behandelt werden”
• EIM ~ Eine selbsterfüllende Prophezeiung
• EIM ~ Definition noch im Fluss
• Von ECM zu EIM ~ Ein funktionales Modell
• EIM ~ Eine Plattform und ein Ökosystem
• Was geht ab bei EIM?

EIM
~
“Alle Informationen
müssen gleich behandelt
werden”*
* zunächst, vor der Bewertung!

EIM ist Vision, Konzept & Methode
Um einen neuen Begriff wie
und ein neues Acronym
EIM,
etablieren zu können müssen eine knappe und
präzise neue Qualität und eine klare Definition in
Verbindung mit Vorteilen und einer
Nutzenvorstellung geschaffen werden.

EIM Enterprise Information Management Definition
• "EIM Enterprise Information Management is
the comprehensive management and utilization
of all information of an enterprise irrespective of
location, user, author, source, application,
platform, use case, format, medium, and time.
• To cover this scope EIM supports, uses and
unifies functional components like Social
Business, Enterprise Search, Business Process
Management, Data Warehousing, Business
Intelligence, Automated Classification, BigData,
Knowledge Management, Cloud, Mobile and
Information Lifecycle Management, which
surround Enterprise Content Management as
the core of EIM."

EIM
~
Eine selbsterfüllende
Prophezeiung

Warum jetzt Enterprise Information Management?
• "Industry terminology based on the technical
type or format of information is no longer useful
because systems today have to be able to
manage and utilize any type of information
objects in a holistic way." (Ulrich Kampffmeyer, 2006)
• "Terms like document or record describe the
business and legal value of an information object.
Format and type do not matter." (Ulrich Kampffmeyer, 2010)
• "ECM functionality is absorbed by other IT solutions
and platforms. ECM becomes infrastructure. Now the
information itself must become the focal point of our
thinking." (Ulrich Kampffmeyer, 2005)
• "Technologies like Social, Web 2.0, Cloud, Mobility,
Tablets etc. change ECM and push it into the
underground of systems and out of the focus of
attention." (Ulrich Kampffmeyer, 2007)

Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003

Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Die Zusammenführung unstrukturierter
Inhalte mit strukturierten Daten und
Prozessen!

Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Eine selbsterfüllende Prophezeiung!

Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Wenn “unstructured content” und
“structured data” zusammengeführt sind,
haben wir …

Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
EIM

EIM
~
Definition
noch im Fluss

EIM Definition 2006
•Iain Kiernan, Data Agility
• “The processes, technologies and tools
needed to turn data into information,
information into knowledge and knowledge
into plans that drive profitable business
action."

EIM Definition 2007
Gartner Conference 2007
“EIM Enterprise Information Management is
the combination and integration of ECM
Enterprise Content Management with BPM
Business Process Management and BI
Business Intelligence.”

EIM Definition 2009
Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
• “Enterprise Information Management
captures, manages, uses, controls,
protects, accesses, presents and preserves
any type of information in a holistic manner,
irrespective of format, media, location,
business case, model of use, user, author,
platform, device, or time.”

EIM Definition 2011
Gartner Glossary
“EIM is an integrative discipline for
structuring, describing and governing
information assets, regardless of
organizational and technological boundaries,
enabling business insight.”

EIM Definition 2012
OpenText Whitepaper
• “Accelerate time to information governance
while mitigating the risk of growing volumes
of content - focus on using information to
drive growth and innovation.”
OpenText EIM Building Blocks
• Enterprise Content Management (ECM)
• Business Process Management (BPM)
• Customer Experience Management (CEM)
• Information Exchange
• Discovery

EIM Definition 2012
•SAP Enterprise Information Management
EIM common use cases
“Operational EIM
Managing on-boarding, use and off-boarding of
all types of information within and outside the
enterprise.
Analytical EIM
Using Business Intelligence and BigData
analytics to leverage information.
Information Governance
Active control of information.“

EIM Definition 2013
VOI Association
Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
"Enterprise Information Management is
a quality concept combining data, information
and knowledge for the improvement of business
processes.“

Von ECM zu EIM
~
Ein funktionales
Modell

32
ECM IST IMMER NOCH DAS
HERZ VON EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM

Vom AIIM ECM Model zu EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003
MANAGE

Vom AIIM ECM Model zu EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Document Management Collaboration
Web Content
Management
Output
Management
Archiving
Input
Management
Information
Lifecycle
Management
Records
Management
Workflow
Business
Process
Management
MANAGE
Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003

35
ECM ist das Herz von EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM
Angereichert um Funktionalität
für Informationsverwaltung
& Informationserschließung
EIM

ECM ist das Herz von EIM
• Zwei Rollen für ECM, zwei Vorteile:
1) ECM stellt für EIM die Infrastruktur bereit, um alle
Arten von Informationen zu verwalten
2) EIM Komponenten und Services erweitern
traditionalles ECM derart, dass es mit neuen
Technologien und neuen Anwendungsfällen
zurecht kommt

37
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
EIM
Enterprise
Search
Social
Business
Multi-Channel
Publishing
Multi-Devices
Mobile
Cloud,
SaaS &
Ubiquitous
Automation
Auto-
Classification
Analytics
(BigData, BI)
Web 2.0
Enterprise 2.0
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM

EIM | Web 2.0 & Enterprise 2.0
• Funktionalität aus dem “Web
2.0“-Umfeld wie Communities,
Foren, Wiki, Feeds, Messaging,
Konferenzen, Tagging und
andere reichern ECM an und
verbinden strukturierte und
unstrukturierte Inhalte in einer
Oberfläche mit intuitiver
Nutzbarkeit.
Web 2.0 liefert die öffentlich
zugängliche Ansicht der Internet
Funktionalitäten, Enterprise 2.0 die
interne Ansicht.
Web 2.0
Enterprise
2.0
ECMEIM

EIM | Social Business
Strukturierte Daten und
Informationen aus Business
Anwendungen wie ERP, CRM,
PLM, etc. werden mit
unstrukturierten Informationen wie
Dokumente, Webseiten, Geo-Daten
und anderen zusammengeführt.
• Sie erlauben übergreifende,
integrierende und personalisierte
Anwendungen im Intra-, Extra-
und Internet.
Social Business verwandelt Social
Media in einen Business Vorgang.
ECM EIM
Social
Business

EIM | Multi-Channel Publishing
Stark automatisiertes und
personalisiertes Output
Management und Bereitstellung
von Informationen durch neue
Technologien und vervollständigte
Channel-Erreichung ergänzen den
OMS Vorgang.
• Jeder Nutzer und Empfänger
erhält die gewünschte
Information zeitnah im richtigen
Format auf jedem Channel und
jedem Medium.
ECM
EIM
Multi-
Channel
Publishing

EIM | Multi-Device & Mobile
EIM bietet und konvertiert
Informationen für die Nutzung auf
mobilen Geräten über verschiedene
Channels - online und offline.
Das sind heutige Tablets,
Notebooks und Smartphones aber
auch zukünftige Technologien wie
Gadgets, Fernseher, Haus-
Management-Technologien, etc.
EIM unterstützt alle Arten von User
Interfaces zur Erfassung, Anzeige
und Nutzung mit starken Kontroll-
und Sicherheitsfeatures.
ECM
EIM
Multi-
Device
Mobile

EIM | Cloud, SaaS & Ubiquitous
EIM unterstützt das Management
von Informationen für die Cloud
ebenso wie die Nutzung der Cloud
selbst als Plattform mit SaaS oder
Hybridlösung.
Die Cloud macht es EIM möglich,
die Informationen ohne örtliche,
systemtechnische oder zeitliche
Einschränkungen bereitzustellen.
Ubiquitous Computing wird die
Erstellung und die Nutzung von
Informationen verbessern.
ECM EIM
Cloud,
SaaS &
Ubiquitous

EIM | Automation & Auto-
Classification
• Automatisierung ist eine
Hauptfunktion von EIM. Mit BPM
und Automatischer Kategorisierung
bei der Erfassung, in Prozessen
und bei der Suche ersetzt die
Automatisierung manuelle Arbeit,
verbessert die Qualität und erlaubt
direkte Weiterverarbeitung von
Informationen.
• Automatisierung krempelt den
Arbeitsplatz und die Vorstellung der
Arbeit des Menschen komplett um.
ECM
EIMAuto-
mation

EIM | Enterprise Search
Enterprise Search erlaubt einfacheres
Retrieval von und Zugang zu allen
Speicher- und Aufbewahrungsorten der
Informationen.
Enterprise Search fordert Records
Management und ordnungsgemäße
Informationsorganisation mit
unbegrenztem Zugriff ohne die
ermüdende Aufgabe des manuellen
Zuordnens der Metadaten heraus.
Sicherheit, Datenschutz und
Vertraulichkeit laufen Gefahr von
Enterprise Search ignoriert zu werden,
wenn sie nicht ordnungsgeäß
implementiert und genutzt werden.
ECM
EIM
Enterprise
Search

EIM | Business Intelligence &
BigData Analytics
Analyse-Tools wie BI und BigData
untersuchen jede verfgbare
Informationsquelle und generieren neue
Informationen von besserer Qualität um
Sie in der Planung, Kontrolle oder bei
Unternehmensentscheidungen zu
verwenden.
EIM sorgt dafür, dass diese Informationen
behalten werden und ist selbst für diese
Analyse-Tools eine Informationsquelle von
hoher Qualität mit Metadaten, Audit Trails,
Prozessen, großen Content Speichern und
Archiven.
BigData fördert die versteckten Schätze im
Informationsbestand zutage.
ECM
EIM
Analytics
(BigData,
BI)

EIM
~
Eine Plattform und
ein Ökosystem

Die ganzheitliche Plattform für EIM
Information
Gover-
nance
Natural
Language Multi-
Channel
Communi-
cation
Universal
Access
Security
&
Safety
STORE
Knowledge
Manage-
ment Semantics
Identity
Manage-
ment

EIM Platform | Natural language
Natural language wird neue User
Interfaces und neue Arten der
Nutzung von Informationssystemen
erzeugen.
Gleichzeitig werden Audio-
Informationen neue Anforderungen
an die Nutzung und Verwaltung von
Informationen wie Videos und
anderen komplexen Medien-
formaten stellen.
bietet eine Umgebung, um diese
Herausforderungen zu bewältigen.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Natural
Language
EIM

EIM Platform | Multi-Channel
Communication
Kommunikation ist notwendig für eine
effektive Informationsnutzung. Sie dient
dem Austausch und der Erstellung von
Informationen, die verwaltet und
bereitgestellt werden müssen.
Sowohl neue Formen und Verhaltens-
weisen in der Kommunikation als auch
Mensch-Computer-Interaktion kommen
zu den aktuellen Herausforderungen
hinzu.
Enterprise Information Management als
Ökosystem macht eine effektive,
kontrollierte Kommunikation möglich.
Multi-
Channel
Communi-
cation
EIM

EIM Platform | Universal
Access
Der Zugriff zu und die Verfügbarkeit
von allen Informationen muss
jeglicher Art von Applikation sowie
verschiedenen Nutzungsarten orts-,
geräte- und zeitunabhängig
ermöglicht werden.
“Adaptive User Interfaces” und
“Access Rights Management” sind
Schlüsselthemen.
stellt ein flexibles Ökosystem zum
Zugriff auf Informationen bereit.
Universal
Access
EIM

EIM Platform | Identity
Management
Identifikation, Autorisierung,
Authentifikation und verwandte “Rights-
Management”-Bereiche sind verknüpfte
und integrierte Komponenten von
Information Management.
Aktualität und and Fehlerfreiheit von
Rechts- und Berechtigungsinforma-
tionen sowie zugehörigen Stammdaten
sind Schlüsselgrößen.
nutzt Identity Management und bietet
eine sichere, transparente Plattform für
Umsetzung des Identitätsmanage-
ments.
Identity
Management
EIM

EIM Platform | Semantics
Das “Semantic Web” ist die Vision,
die semantische Technologien in
nahezu jede Software zur
Organisierung, Strukturierung und
Verknüpfung von Informationen auf
hohem Niveau einbringt.
Komplexitätsreduzierung, Qualität,
Kontexterschließung und Richtigkeit
sind die Hauptthemen.
nutzt semantische Technologien und
bietet eine Plattform zur Verwaltung
der verknüpften Informationen.
Semantics
EIM

Knowledge
Manage-
ment
EIM
EIM Platform | Knowledge
Management
Neue Collaboration-, Nutzungs- und
Organisationstechniken führen zu einer
Renaissance des Wissensmanage-
ments.
Analyse, Verknüpfung und Anreiche-
rung heben Informationen auf eine neue
Ebene nutzbaren Wissens. Informa-
tionsqualität und –nutzbarkeit sind
Hauptthemen.
Enterprise Information Management ist
die Plattform zum Bereitstellen, Inte-
grieren und Verwalten von allen
Ressourcen, um eine Wissensmanage-
ment-Infrastruktur aufzubauen.

EIM Platform | Security & Safety
Schutz, Richtigkeit, Verfügbarkeit,
Sicherheit, Qualität und Zugriffsmög-
lichkeit müssen während des gesamten
Informationslebenszyklusses garantiert
werden - mit verstärkten Kontrollen,
wenn Informationen über offene Netz-
werke und in der Cloud genutzt werden.
Vertrauenswürdigkeit, Datenschutz und
der Schutz des Werts der Information
müssen als eine übergreifende Funk-
tionalität mit EIM ermöglicht werden.
die Plattform für allumfassende Daten-
sicherheit und –schutz.
Security
&
Safety
EIM

EIM Platform | Information
Governance
Die Informationsflut und neue Analyse-
Werkzeuge fordern eine starke Infor-
mation Governance, um die Kontrolle zu
behalten und Risiken abzuschwächen.
Hauptthemen sind das Erfüllen von
Compliance-Pflichten und rechtliche
Anforderungen sowie Vollständigkeit,
Nachvollziehbarkeit, Transparenz,
Prüfung, Steuerung, Kontrolle, Auswahl
und Schutz.
die Plattform für effektive Information
Governance und die Beherrschung der
Information.
Information
Governance
EIM

Was geht ab bei
EIM?

EIM verschafft der ITK eine neue Qualität
Enterprise Information Management überwindet
die bisherigen Grenzen isolierter Systeme für
verschiedene Informationstypen und -formate.
Enterprise Information Management beherrscht
alle Arten von Informationen - nachvollziehbar, in
hoher Qualität und in einer kontrollierten
Umgebung. EIM stellt Informationen für
Geschäftsprozesse und als Wissen für das
Unternehmen und seine Mitarbeiter bereit.
Enterprise Information Management ist der Dreh-
und Angelpunkt, der universelle Lieferant, der
intelligente Gutachter, der Sicherheitsmanager
und der vertrauenswürdige Kontrolleur aller
Informationen im Unternehmen.

Was ist der Kern von EIM?
Enterprise Information Management hat nur wenig mit
Technologie und Systemen zu tun:
Technologie und Systeme sind Services im Backbone
von EIM
Die drei wichtigsten Schwerpunkte von EIM sind:
1. Nutzer von Informatiostechnologien auf eine
angemessene, menschliche Art und Weise zu
unterstützen
2. Mit Informationen auf verantwortungsvolle Weise,
sorgfältig und mit Respekt für den Wert der
Information, umzugehen.
3. Alle Informationen im Unternehmen effektiv
nutzbar zu machen, um die Erfüllung aller
Vorgaben zu unterstützen, gute Dienstleistungen
anzubieten und die Wettbewerbsfähigkeit des
Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Die Zukunft
Brauchen wir überhaupt noch das Wort
“Enterprise” in der Bezeichnung?
Globalisierung, Web und Social Business dehnen und
weiten die einstigen Grenzen der Unternehmen aus.
Kunden, Partner, Anbieter, Presse, Behörden und
Öffentlichkeit sind bereits Teil der “Business
Frameworks”.
Das "e" für “Enterprise” (im Sinne von im Unternehmen,
für das Unternehmen, unternehmensweit) muss und
wird zukünftig entfallen.
"Information Management" reicht!

Die Vision
“Alle Informationen müssen
einheitlich und mit Sorgfalt
behandelt werden!”
schützt und erschließt die digitalen
Unternehmenswerte.

61
3 GRUNDLAGEN
MANAGEMENT MATURITY MODELL

Vorgehen
• Die Nutzung des Modells erfolgt in einem
eintägigen Workshop, in dem die Inhalte erklärt
(Zusatzfolien) und die Informationserhebung
durchgeführt wird.
• In der Matrix des Modells wird zunächst immer der
Ist-Zustand festgehalten (rot) und dann der Soll-
Zustand (grün).
• Die Felder zwischen Ist und Soll sind das „Gap“,
das durch neue Lösungen (organisatorisch
und/oder technisch) zu überwinden ist.

Bestandteile des Modells
Das Maturity-Modell hat folgende Komponenten:
• Maturity-Matrix (Excel)
Diese wird im Kundenworkshop mit dem Kunden
ausgefüllt. Die Kriterien werden vom Berater erklärt.
• Analyse-Auswertungsdokument
Dieses Dokument wird nach dem Kundentermin
erstellt.

Ergebnisdokument
• Das Auswertungsdokument hat folgende, im
Template vorgegebene Struktur. Es hat ca.
zusätzlich zur Matrix (mit den beiden Strichen oder
anders grafisch markiert) etwa 3 – bis 4 Seiten A4.
(1) GAP-Analyse
(2) Maturity-Index
(3) Risiken
(4) Maßnahmen-Vorschlag

Ergebnisdokument: (1) GAP Analyse
• Textuell werden die wichtigsten Bereiche zwischen
„Ist“ und „Soll“ zusammenfassend (gegebenenfalls
über mehre Hauptthemen und Oberthemen verteilte
Lücken in einer Lösung, dargestellt.

Ergebnisdokument: (2) Maturity Index
• Über die Obergruppen und anschließend die
Hauptgruppen wird der „Maturity-Index“ gebildet.
Der Index bewegt sich zwischen 0 (Minimum
Bewertungsstufe 1) und 10 (Maximum
Bewertungsstufe 5).
• Der Maturity-Index erhält jeweils zwei
Ausprägungen:
• Maturity gemessen am Soll-Ziel entsprechend
gewünschtem Ergebnis je Thema
• Maturity gemessen am Gesamtpotential je Thema

67
Ergebnisdokument: (2) Maturity Index
Haupt-
gruppe
Obergruppe
Ist | Gewähltes
Soll | Gap
Erfüllung
in %
Ist | Optimales
Soll | Gap
Erfüllung
in %
Nutzbarkeit
Information 12 28 16 43 % 12 50 38 24 %
Mitarbeiter 27 32 5 84 % 27 50 23 57 %
Qualität 22 42 20 52 % 22 50 28 42 %
Gesamt 61 102 41 59 % 61 150 89 41 %
Prozesse
Gesamt

Ergebnisdokument: (3) RisIken
• Hier werden priorisiert die wichtigsten (1) erkannten
Risiken (auch wenn man als Kunde nichts macht)
dargestellt.
• Zusammengehörige Bereiche aus der Matrix, die
eine gleiche oder ähnliche Lösung haben, werden
hier zusammengeführt, um das Ergebnis greifbarer
zu machen.

69
Ergebnisdokument: (3) RisIken
Nr. Risiko Bewertung
1 <Beschreibung> Hoch
2 <Beschreibung> Hoch
3 <Beschreibung> Mittel
4 <Beschreibung> Gering
5 ... …

Ergebnisdokument: (4) Maßnahmen-Vorschlag
• Hier werden Maßnahmen zur Überwindung des
GAP (1.3.1) und zur Überwindung der Risiken
(1.3.3) dargestellt.
• Die Modell-Matrix selbst gibt die Einschätzung des
Kunden wieder.
• Die Abschnitte 1.3.1 bis 1.3.4 geben die
Einschätzung des Beraters wieder.

71
4 KOMPONENTEN

72
Bewertungskriterien
Bezeichnung Punkte Kriterium
voll erfüllt
Punkte Kriterium
halb erfüllt
1 Optimierungsbedarf &
Defizitkundig
0 – 1 1
2 Unvollständig &
Maßnahmenvorbereitung
3 2
3 Teilimplementiert &
Einrichtung
5 4
4 Optimiert &
Produktiv
7 6
5 Ausbaubar &
Zukuftsorientiert
9 - 10 8

Hauptgruppen
Hauptgruppen mit je 3 Untergruppen zu je 5 Themen:
1. Nutzbarkeit
2. Prozesse
3. Information Governance
4. Lösungen

74
Hauptgruppe Nutzbarkeit: Untergruppen
1 Nutzbarkeit
Nutzbarkeit
Information
Mitarbeiter
Qualität

75
Hauptgruppe Prozesse: Untergruppen
2 Prozesse
Prozesse
Eingangsprozesse
Nutzungsprozesse
Ausgangsprozesse

76
Hauptgruppe Information Governance: Untergruppen
3 Information Governance
InformationGovernance
Compliance
Sicherheit
Richtlinien

77
Hauptgruppe Lösungen: Untergruppen
4 Lösungen
Lösungen
Strategie
Systeme
Integration

78
Nutzbarkeit:Untergruppen und Themen
1 Nutzbarkeit
Nutzbarkeit
Information
Zeit- und Orts-Unabhängigkeit
Format-Unabhängigkeit
Wiederverwendbarkeit
Benutzerrechte regeln Zugriffe auf Information
Ergonomie & Benutzerakzeptanz
Mitarbeiter
Know-how und Kompetenz der Mitarbeiter für papierloses Arbeiten
Zufriedenheit der Mitarbeit mit den Anwendungen
Nutzung von Informationsbasen im Unternehmen
Schulung & Qualifizierung
Bereitschaft zur Veränderung und Wissenstransfer
Qualität
Qualität und Aktualität der Information
Findbarkeit der Information
Vollständigkeit benötigter Information
Bereitstellung der Information im Kontext
Geschwindigkeit des Informationszugriffes

79
Prozesse: Untergruppen und Themen
2 Prozesse
Prozesse
Eingangsprozesse
Posteingangssystem mit Postkorb-Weiterleitung
E-Mail-Management und Aufbewahrung
Rechnungseingang
Übernahme Dokumente und Daten aus Ordnerstruktur
Scannen (on Demand)
Nutzungsprozesse
Elektronische Akte
Regel-basierter Workflow
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Social Media & Portal mit Dokumentennutzung
Zentrales Formularmanagement
Ausgangsprozesse
Regelbasiertes Multi-Channel-Outputmanagement
Automatisierter Rechnungsausgang
Zentrales Drucker-Management
Drucken über das Web
Cold Datenarchivierung

80
Information Governance: Untergruppen und Themen
3 Information Governance
InformationGovernance
Compliance
Anforderungen HGB/Steuerrecht/Vertragsrecht
Anforderungen Branchen- und interne Regelungen
Unterstützung des Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Vernichtung
Audit-Trail und automatisches Reporting
Verfahrensdokumentation
Sicherheit
Daten- und Dokumentenspeichersicherheit
Prozesssicherheit
Verschlüsselung in der Kommunikation
Handhabung vertraulicher Dokumente
Single-Logon
Richtlinien
Information Management Policy
Richtlinien für Web & Social Media
Umgang mit E-Mails
Arbeitsanweisungen
Umweltfreundlichkeit

81
Lösungen: Untergruppen und Themen
4 Lösungen
Lösungen
Strategie
ECM-IT-Strategie
Informationslandkarte
Migration
Cloud
Bring your own Device
Systeme
Revisionssichere Infrastruktur mit Ablage/Archiv
Workflow-/BPM-System als Infrastruktur
Einheitliche Capture-Erfassungslösung als Infrastruktur
Output-Management-Lösung als zentrale Infrastruktur
Dokumentenmanagement
Integration
Integrierter Office-Arbeitplatz mit ECM, DMS & Workflow
Integration ECM mit ERP, CRM, PLM etc.
Integration ECM mit Sharepoint
Integration mit speziellen Fachanwendungen
Integration Directory Service für Authentifizierungsmanagement

82
5 VORGEHEN

83
Optimierungsbedarf &
Defizitkundig
Unvollständig &
Teilimplementiert &
Einrichtung
Optimiert &
Produktiv
Ausbaubar &
Zukuftsorientiert
Vorgehen: BlankoProzesse
Nutzungs-
prozesse
Freier adhoc-Workflow
und Collaboration
Die Zusammenarbeit
erfolgt auf Zuruf und auf
Basis der persönlichen
Beziehungen der
Mitarbeiter. Es gibt keine
Vorgaben für die Form der
Zusammenarbeit und
Aufbereitung der
Ergebnisse. Telefon,
Meetings und E-Mail sind
Grundlage der
Collaboration.
Collaboration wird
individuell und adhoc mit
E-Mail organisiert.
Zusammenarbeit findet
fast nur
abteilungsorientiert statt.
Neben gemeinsamen
Dateiverzeichnissen sind
Telefon, Meetings und E-
Mail Grundlage der
Collaboration. Es gibt zwar
Vorgaben, wie die
Ergebnisse der
Collaboration zu nutzen
und zu dokumentieren
sind aber keine zentralen
unterstützenden Systeme.
Das Intranet bietet keine
Möglichkeit, da es nur von
zentral mit Inhalten
gepflegt wird.
Es gibt in einigen
Abteilungen
Collaborations-
Werkzeuge, die
Mitarbietern in der
Abteilung unbd anderen
Berechtigten die
Möglichkeit der
Zusammenarbeit über z.B.
Team-Rooms und
gemeinsame Ablagen
ermöglichen. Prozesse
können zur Laufzeit
erstellt und abgeabreitet
werden. Dies kann z.B.
eine Sharepoint oder
Connections-Lösung sein.
Die Beteiligten an der
Collaboration organisieren
sich selbst.
Collaborations-Werkzeuge
und die wichtigsten
Anwendungen sind in
einem Workplace für alle
Mitarbeiter
zusammengeführt. Alle
für die Zusammenarbeit
notwendigen
Informationen werden
geordnet bereitgestellt.
Zentral vorbereitete
Templates unterstützen
und lenken die
Zusammenarbeit.
Prozesse können einfach
zusammenkonfiguriert,
wiederbenutzt und
anderen Anwendern zur
Verfügung gestellt
werden. Die Collaboration
ist nicht nur auf feste
Arbeitsplätze beschränkt
sondern kann auch von
außen und über mobile
Geräte genutzt werden.
Collaboration und adhoc-
Workflow stehen internen
und externen
Mitarbeitern sowie
authorisierten Partnern
im Unternehmen und
außerhalb zur Verfügung.
Einfach
selbstkonfigurierte adhoc-
Prozesse werden von der
Software analysiert und
bei ähnlichen Ereignissen
für die Verwendung
vorgeschlagen. Das
System analysiert hierfür
das Nutzungsverhalten
und bietet optimierte
Verfahren mit allen
zugehörigen
Informationen
selbstlernend an.

84
Defizitkundig
Unvollständig &
Teilimplementiert &
Einrichtung
Optimiert &
Produktiv
Ausbaubar &
Zukuftsorientiert
Vorgehen: IstProzesse
Nutzungs-
prozesse
und Collaboration
Die Zusammenarbeit
Beziehungen der
Zusammenarbeit und
Aufbereitung der
Grundlage der
Collaboration.
Collaboration wird
E-Mail organisiert.
fast nur
Neben gemeinsamen
Mail Grundlage der
Vorgaben, wie die
Ergebnisse der
gepflegt wird.
Es gibt in einigen
Abteilungen
Collaborations-
Werkzeuge, die
Mitarbeitern in der
Abteilung unbd anderen
Berechtigten die
Möglichkeit der
Team-Rooms und
gemeinsame Ablagen
erstellt und abgearbeitet
sich selbst.
und die wichtigsten
Anwendungen sind in
Mitarbeiter
notwendigen
und lenken die
Zusammenarbeit.
wiederbenutzt und
Verfügung gestellt
und externen
Mitarbeitern sowie
im Unternehmen und
Einfach
für die Verwendung
vorgeschlagen. Das
Verfahren mit allen
zugehörigen
Informationen
selbstlernend an.

85
Defizitkundig
Unvollständig &
Teilimplementiert &
Einrichtung
Optimiert &
Produktiv
Ausbaubar &
Zukuftsorientiert
Vorgehen: SollProzesse
Nutzungs-
prozesse
und Collaboration
Die Zusammenarbeit
Beziehungen der
Zusammenarbeit und
Aufbereitung der
Grundlage der
Collaboration.
Collaboration wird
E-Mail organisiert.
fast nur
Neben gemeinsamen
Mail Grundlage der
Vorgaben, wie die
Ergebnisse der
gepflegt wird.
Es gibt in einigen
Abteilungen
Collaborations-
Werkzeuge, die
Mitarbeitern in der
Abteilung und anderen
Berechtigten die
Möglichkeit der
Team-Rooms und
gemeinsame Ablagen
sich selbst.
und die wichtigsten
Anwendungen sind in
Mitarbeiter
notwendigen
und lenken die
Zusammenarbeit.
wiederbenutzt und
Verfügung gestellt
und externen
Mitarbeitern sowie
im Unternehmen und
Einfach
für die Verwendung
vorgeschlagen. Das
Verfahren mit allen
zugehörigen
Informationen
selbstlernend an.

86
Defizitkundig
Unvollständig &
Teilimplementiert &
Einrichtung
Optimiert &
Produktiv
Ausbaubar &
Zukuftsorientiert
Vorgehen: GapProzesse
Nutzungs-
prozesse
und Collaboration
Die Zusammenarbeit
Beziehungen der
Zusammenarbeit und
Aufbereitung der
Grundlage der
Collaboration.
Collaboration wird
E-Mail organisiert.
fast nur
Neben gemeinsamen
Mail Grundlage der
Vorgaben, wie die
Ergebnisse der
gepflegt wird.
Es gibt in einigen
Abteilungen
Collaborations-
Werkzeuge, die
Mitarbeitern in der
Abteilung und anderen
Berechtigten die
Möglichkeit der
Team-Rooms und
gemeinsame Ablagen
sich selbst.
und die wichtigsten
Anwendungen sind in
Mitarbeiter
notwendigen
und lenken die
Zusammenarbeit.
wiederbenutzt und
Verfügung gestellt
und externen
Mitarbeitern sowie
im Unternehmen und
Einfach
für die Verwendung
vorgeschlagen. Das
Verfahren mit allen
zugehörigen
Informationen
selbstlernend an.

U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g
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[DE] Enterprise Information Management Maturity Modell | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Seminar "ECM & EIM" | S21 | 2013

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