Die erfolgreiche Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) erfordert sorgfältige Vorbereitung und effektives Projektmanagement, wobei sowohl IT-Abteilungen als auch Fachabteilungen aktiv beteiligt sein sollten. Analysen zeigen, dass 83% der Unternehmen mit ihren ECM-Anwendungen zufrieden sind, jedoch häufig die Bedeutung einer umfassenden Anforderungsanalyse und interdisziplinären Zusammenarbeit unterschätzt wird. Missverständnisse in den Anforderungen während der Projektphasen können zu erheblichen Problemen führen, weshalb eine klare Kommunikation und Schulung der Anwender entscheidend sind.

1. Quelle Computerwoche vom 17.05.2010
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Autor StefanUeberhorst [ue]
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Sechs Schritte zum erfolgreichen ECM-Projekt
Die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems steht und fällt mit der
Vorbereitung und dem Projekt-Management. So lautet das Fazit des Expertenrats der ECM-
Initiative. Sie wurde von der computerwoche gestartet.
Das Zeugnis für die installierten Enter- Das sollten nicht nur Hersteller, Berater den. "Jedes ECM-Konzept zieht Verän-
prise-Content-Management-Anwendun- und die beteiligten Systemhäuser beher- derungen im Unternehmen nach sich.
gen (ECM) in den deutschen Unterneh- zigen, sondern auch das Anwenderun- Wer diesen Veränderungsprozess seiner
men fällt gut aus: Die Analysten des ternehmen. "Für einen reibungslosen IT- oder einer einzigen Fachabteilung
Business Application Research Center Ablauf benötigen wir in den Unterneh- überlässt, darf sich nicht wundern, wenn
(Barc) fanden in dem im März 2010 men einen Ansprechpartner, der weiß, der mögliche Erfolg für das Unterneh-
vorgestellten "Enterprise Content Mana- wie man Projekte professionell organi- men ausbleibt", sagt Robert. Das Pro-
gement Survey 2009" heraus, dass siert, der über die notwendige Entschei- jektteam sollte deshalb immer abtei-
immerhin 83 Prozent der 258 befragten dungskompetenz, Fachwissen sowie lungsübergreifend besetzt werden. "Man
Unternehmen mit ihren ECM-Anwen- technisches Verständnis verfügt und muss sich hüten, ausschließlich die IT
dungen zufrieden oder sogar sehr zufrie- daher mit uns auf gleicher Augenhöhe als treibende Kraft agieren zu lassen",
den sind. Angesichts der Komplexität diskutieren kann", mahnt Heiko Robert, fügt Stefan Jamin, Business Develop-
von ECM-Projekten ist das keine Selbst- Senior Consultant beim Systemhaus ment Manager Enterprise Information
verständlichkeit. Allerdings relativier- dmc digital media center. Management bei Cenit, an. "Auch die
ten die Barc-Analysten das gute Ergeb- Dass am Anfang eines Projekts die Fachabteilung, welche den Bedarf gene-
nis, indem sie explizit darauf verwiesen, Initialisierung steht, mag zunächst riert hat, muss aktiv mitgestalten."
dass sich die Aussagen nur auf die ein- genauso banal klingen wie die Forde- Kurzum: Die IT allein wird scheitern,
gesetzten Produkte beziehen, nicht rung nach einem professionellen Pro- die Fachabteilung alleine auch.
jedoch für die Projektphase gelten. Dort jekt-Management. Doch wer hier nicht "Die IT-Governance siedelt solche Pro-
offenbarten sich nämlich viele Pro- aufpasst, versäumt es, die ersten Wei- jekte in einer einzelnen Fachabteilung
bleme. Als Projektärgernisse nannten chen zu stellen, oder er stellt sie falsch. an, die auch die Verantwortung über-
die Befragten unter anderem unvollstän- Zu Beginn sollten die Anwender festhal- nimmt. Daher sollte die IT-Abteilung
dige Anforderungsanalysen, Schnittstel- ten, wer das Projekt aus welchen Grün- nicht die Rolle des Initiators spielen",
lenprobleme, langwierige interne den angestoßen hat, sowie festlegen, sagt Manfred Leisenberg, Hochschulleh-
Abstimmungsprozesse, Widerstände sei- wer für das Projekt verantwortlich rer an der Fachhochschule des Mittel-
tens Mitarbeitern, fehlende Unterstüt- zeichnet. Darüber hinaus ist es in dieser stands in Bielefeld und Unternehmens-
zung durch das Management, überdi- frühen Phase angebracht, bereits einen berater. Bernhard Zöller, Geschäftsfüh-
mensionierte Projekte und unzurei- groben Zeitplan abzustecken. rer der Unternehmensberatung Zöller &
chende Unterstützung durch die Anbie- Die betroffenen Unternehmen müssen Partner, plädiert für ein dual besetztes
ter. klären, ob es sich um eine Fachanwen- Team aus IT und Organisations- oder
Bei der Umsetzung eines ECM-Projekts dung handelt, die nur eine einzelne Stabsabteilung, die das Projekt verant-
lauern wegen der Komplexität und der Fachabteilung betrifft und ein eng worten: "Die einzelnen Fachabteilun-
Vielfalt der möglichen Anwendungen umgrenztes Problem beheben soll, oder gen müssen konsultativ einbezogen wer-
und Lösungen, die man unter dem ob es ein strategisch orientiertes Infra- den." Nicht nur die initiierende Fachab-
Begriff subsumiert, zahlreiche Fall- strukturprojekt ist, das abteilungsüber- teilung, sondern auch andere betroffene
stricke und Stolperfallen. Darüber waren greifende Auswirkungen hat wie bei- Bereiche.
sich die Mitglieder des Expertenrats der spielsweise ein elektronischer Postein- Abhängig vom aktuellen Projektstand
ECM-Initiative der Computerwoche bei gang. Die Art des Projekts wirkt sich sollte das Team variabel erweitert wer-
ihrem letzten Treffen Mitte April in auch auf die Zusammensetzung des den. Dass die Zusammenarbeit nicht
Stuttgart einig. Aus Sicht der ECM- Teams aus. "Selbst wenn es sich ,nur` immer reibungslos funktionieren kann,
Kenner lassen sich die in der Barc-Stu- um ein Infrastrukturprojekt handelt, darf darauf weist Edgar Jager, Vice Presi-
die genannten Probleme bei einer sorg- man ein ECM-Vorhaben keinesfalls der dent Third Party Solutions & Software
fältigen Planung der Projekte in den IT-Abteilung alleine überlassen", warnt Technology Partners bei SAP, hin: "Da
Griff bekommen oder ganz vermeiden. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt entstehen starke Spannungsfelder: Der
"Professionelles Projekt-Management und stellvertretender Leiter des Stein- Einkauf will möglichst preiswert ein-
ist bei der Einführung einer ECM- beis-Transferzentrums pvm. Schließlich kaufen, die IT möchte die Anwendung
Lösung unverzichtbar", sagt Ulrich gehe es bei ECM immer auch um so reibungslos wie möglich installieren.
Kampffmeyer, Geschäftsführer der Geschäftsprozesse, und da müssten die Auch die anderen Fachabteilungen wol-
Unternehmensberatung Project Consult. Fachabteilungen unbedingt gehört wer- len ihre Belange berücksichtigt wissen."

2. Werden die Reibungsverluste schon in hängig von der Bedeutung und Wichtig- Nach Abschluss der Analysephase soll-
diesem Stadium zu hoch, sei es empfeh- keit alles aufschreiben, was ihnen ein- ten alle Daten sauber ausformuliert vor-
lenswert, einen externen Moderator hin- fällt, gilt es, diese Wünsche im näch- liegen, die für ein kontrollierbares,
zuzuziehen. sten Projektschritt einer Analyse zu objektives Auswahlverfahren mit defi-
"Den Ersten beißen die Hunde", fasst unterziehen. nierten Kriterien erforderlich sind. Mög-
Merten Slominsky, Director ECM für Eine fundierte Analyse des Bedarfs und licherweise erkennt man, dass im Unter-
Nordosteuropa bei IBM, das Dilemma seiner betriebswirtschaftlichen Bedeu- nehmen bereits eine Lösung vorhanden
zusammen. "Da es sich bei einer ECM- tung schützt die Unternehmen vor ist, die sich für die konkrete Problem-
Plattform meist um eine langfristige falschen Entscheidungen bei der späte- stellung verwenden lässt.
Infrastrukturentscheidung handelt, die ren Auswahl des Produkts und der Ist eine passende Lösung gefunden, geht
Träger für eine Vielzahl von Anwen- Implementierung der Lösung. "Hier es an die vertraglichen Vereinbarungen
dungen und Lösungen wird, ist es zu muss man filtern, ob der Aufwand zur einschließlich der SLA-Festlegungen.
kurz gesprungen, sämtliche Anforderun- Abdeckung der Anforderungen in einem "Dabei müssen zwei Dinge auf dem
gen und Kosten nur auf das erste Pro- sinnvollen Verhältnis zum Nutzen Tisch liegen: der Projektvertrag und ein
jekt zu beziehen. Man sollte auch keine steht", sagt Zöller. Schließlich ersticke Vertrag über Betrieb, Wartung und Ser-
isolierten IT-Inseln schaffen." Andreas eine Abteilung noch nicht in der Papier- vice, damit man weiß, wie der Anbieter
Nowottka, Vorstand der Easy Software flut, wenn sie pro Quartal einen Ordner den Betrieb und den Support organisiert
AG, gibt an dieser Stelle zu bedenken, anlegen müsse, auch wenn dies subjek- und wie hoch die möglichen Folgeko-
dass insbesondere der Mittelstand tiv als Problem wahrgenommen und so sten sind", rät Hackenberg. Erst nach
schlanke Einstiegslösungen braucht, die kommuniziert werde. Anwender müs- der Auswahl der Lösung kann man,
trotzdem die Basis für eine zukunftssi- sen ihre Probleme deshalb konkretisie- zusammen mit dem Anbieter, das
chere ECM-Infrastruktur bilden. ren und quantifizieren, wenn Anforde- Detailkonzept verfeinern, das die
In der zweiten Projektphase definieren rungen auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft genaue Umsetzung des Projekts
und formulieren die Verantwortlichen werden sollen. beschreibt und festlegt, wie die
die Ziele des Projekts. "An dieser Stelle Um zur richtigen Lösung zu kommen, Geschäftsprozesse implementiert wer-
ist keine Aneinanderreihung techni- gilt es, die fachlich-funktionalen und den.
scher Termini gefragt, sondern eine technisch-architektonischen Anforde- Die Anwenderunternehmen können sich
klare, allgemeinverständliche, ausfor- rungen der Bereiche zu ermitteln. Die aber keinesfalls zurücklehnen, sobald
mulierte Beschreibung des späteren Nut- Anwender sollen beschreiben, wie die die Lösung in Auftrag gegeben ist. Sie
zens der Lösung", sagt Hackenberg. Lösung in den einzelnen Bereichen in sollten auch in dieser Phase aktiv mitar-
Anderenfalls erhalte man eine Aufli- ihren Teilaspekten arbeiten soll. "Außer- beiten. "Die Anwender müssen das Pro-
stung von Schlagwörtern, die viel zu dem ist zu evaluieren, ob die ange- jekt nutzen, um Know-how aufzubauen,
viel Interpretationsspielraum lässt. Nach strebte Lösung sich in die Unterneh- das sie später im Betrieb anwenden kön-
Wochen vermeintlichen Konsenses mensstrategie einbetten lässt und ob sie nen", ergänzt Kampffmeyer. Nur wer
stelle man dann unter Umständen fest, mit den bestehenden Assets verträglich sein Instrument kennt, kann es perfekt
dass jeder unter den genannten Begrif- zu realisieren ist. Auch wenn es sich um beherrschen und steuern.
fen etwas anderes versteht. fachliche Einzellösungen handelt", sagt Als nächster Schritt steht die Überfüh-
Auch bei der Analyse des Anwendungs- Jager. "Man sollte aber an diesem Punkt rung in den Normalbetrieb an. Um die
bedarfs beschreibt der Kunde genau, schon über die bestehende IT-Infrastruk- Mitarbeiter gezielt vorzubereiten, ihre
was der Status quo ist, wo er hinwill, tur hinausdenken und neue Ansätze wie Vorbehalte gegen eine veränderte
was er haben möchte und welche Rah- die Auslagerung der Anwendung in die Anwendungsumgebung zu entkräften
menbedingungen bestehen. "Damit kön- Cloud in Betracht ziehen", ergänzt Lei- und sie mit neuen Prozessabläufen ver-
nen wir beispielsweise schon erkennen, senberg. traut zu machen, ist ein Schulungs- und
ob es ein Unternehmen ist, das an einer "Auf keinen Fall sollten beim Konzept Qualifizierungskonzept nötig.
Lösung arbeitet, die über mehrere Jahre eigene Wege beschritten werden, ohne Dieses sollte die Bedürfnisse der ver-
hinweg Ausbaustufen bieten soll, oder die Fachleute vorher gehört und einbe- schiedenen hierarchischen Ebenen des
ob es sich um eine kurzfristige Problem- zogen zu haben", meint IBM-Manager Unternehmens berücksichtigen und
lösung handelt", erklärt Jamin. Die Fest- Slominsky. ECM ist beliebig komplex, frühzeitig beginnen. So können noch
stellung der Rahmenbedingungen ist ein und die Begrifflichkeiten sind nicht nützliche Rückmeldungen von den
oft unterschätzter Punkt. Gibt es in immer eindeutig oder klar abgegrenzt, Anwendern im Projekt selbst aufgegrif-
Unternehmen klare, unumstößliche IT- insofern sollte man in Bezug auf "Was fen werden. Nach den Tests und der
Vorgaben, dann müssen diese frühzeitig bedeutet Was" unbedingt Klarheit schaf- Abnahme der Lösung sollte das Projekt-
identifiziert und berücksichtigt werden. fen, sonst heißt es hinterher: "Das habe team die sorgfältig vorbereitete Migra-
"Die Kunden müssen es vor allem ich aber anders gemeint oder mir ganz tion vom Test- in den Produktivbetrieb
schaffen, die Ziele und den Nutzen zu anders vorgestellt." umsetzen.
abstrahieren und davon zu trennen, was Obwohl der Analysephase eine hohe Läuft die neue ECM-Lösung stabil und
man tun muss, um das Ziel zu erreichen. Bedeutung für den gesamten Projektver- zuverlässig im Produktivbetrieb, ist es
Dann haben wir eine gute Chance, das lauf zukommt, zeigt die Praxis, dass die Zeit für die abschließende Erfolgskon-
Projekt sauber aufzusetzen", versichert Unternehmen gerade hier sparen. "Ein trolle. Hier muss das Projektteam über-
Hackenberg. großer Fehler", warnt Robert die Unter- prüfen, ob es die vorgegebenen Ziele
Weil die so ausformulierten Bedarfsli- nehmen. "Nach unserer Erfahrung wol- erreicht hat, ob es die Budgetgrenzen
sten aber oft Weihnachtswunschzetteln len 60 Prozent der Unternehmen die und den Zeitplan eingehalten hat und ob
gleichen, in denen die Anwender unab- Analysephase überspringen." die Kollegen in der täglichen Arbeit mit

3. der Anwendung zufrieden sind und die Projekte dank der gemachten Erfahrun- jekt ist vor dem Projekt. (ba/ue)
Prozesse tatsächlich gestrafft wurden. gen zu beschleunigen und zu vereinfa-
Eine ausführliche Dokumentation des chen. Denn auch beim Enterprise-Con-
Projektverlaufs hilft, künftige ECM- tent-Management gilt: Nach dem Pro-
Was Unternehmen vom EnterpriseContent-Management erwarten.

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