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Quelle                Computerwoche vom 17.05.2010
Seite                 0
Autor                 StefanUeberhorst [ue]
Copyright             Copyright IDG Business Media GmbH. All rights
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Sechs Schritte zum erfolgreichen ECM-Projekt
Die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems steht und fällt mit der
Vorbereitung und dem Projekt-Management. So lautet das Fazit des Expertenrats der ECM-
Initiative. Sie wurde von der computerwoche gestartet.
Das Zeugnis für die installierten Enter-    Das sollten nicht nur Hersteller, Berater     den. "Jedes ECM-Konzept zieht Verän-
prise-Content-Management-Anwendun-          und die beteiligten Systemhäuser beher-       derungen im Unternehmen nach sich.
gen (ECM) in den deutschen Unterneh-        zigen, sondern auch das Anwenderun-           Wer diesen Veränderungsprozess seiner
men fällt gut aus: Die Analysten des        ternehmen. "Für einen reibungslosen           IT- oder einer einzigen Fachabteilung
Business Application Research Center        Ablauf benötigen wir in den Unterneh-         überlässt, darf sich nicht wundern, wenn
(Barc) fanden in dem im März 2010           men einen Ansprechpartner, der weiß,          der mögliche Erfolg für das Unterneh-
vorgestellten "Enterprise Content Mana-     wie man Projekte professionell organi-        men ausbleibt", sagt Robert. Das Pro-
gement Survey 2009" heraus, dass            siert, der über die notwendige Entschei-      jektteam sollte deshalb immer abtei-
immerhin 83 Prozent der 258 befragten       dungskompetenz, Fachwissen sowie              lungsübergreifend besetzt werden. "Man
Unternehmen mit ihren ECM-Anwen-            technisches Verständnis verfügt und           muss sich hüten, ausschließlich die IT
dungen zufrieden oder sogar sehr zufrie-    daher mit uns auf gleicher Augenhöhe          als treibende Kraft agieren zu lassen",
den sind. Angesichts der Komplexität        diskutieren kann", mahnt Heiko Robert,        fügt Stefan Jamin, Business Develop-
von ECM-Projekten ist das keine Selbst-     Senior Consultant beim Systemhaus             ment Manager Enterprise Information
verständlichkeit. Allerdings relativier-    dmc digital media center.                     Management bei Cenit, an. "Auch die
ten die Barc-Analysten das gute Ergeb-      Dass am Anfang eines Projekts die             Fachabteilung, welche den Bedarf gene-
nis, indem sie explizit darauf verwiesen,   Initialisierung steht, mag zunächst           riert hat, muss aktiv mitgestalten."
dass sich die Aussagen nur auf die ein-     genauso banal klingen wie die Forde-          Kurzum: Die IT allein wird scheitern,
gesetzten Produkte beziehen, nicht          rung nach einem professionellen Pro-          die Fachabteilung alleine auch.
jedoch für die Projektphase gelten. Dort    jekt-Management. Doch wer hier nicht          "Die IT-Governance siedelt solche Pro-
offenbarten sich nämlich viele Pro-         aufpasst, versäumt es, die ersten Wei-        jekte in einer einzelnen Fachabteilung
bleme. Als Projektärgernisse nannten        chen zu stellen, oder er stellt sie falsch.   an, die auch die Verantwortung über-
die Befragten unter anderem unvollstän-     Zu Beginn sollten die Anwender festhal-       nimmt. Daher sollte die IT-Abteilung
dige Anforderungsanalysen, Schnittstel-     ten, wer das Projekt aus welchen Grün-        nicht die Rolle des Initiators spielen",
lenprobleme, langwierige interne            den angestoßen hat, sowie festlegen,          sagt Manfred Leisenberg, Hochschulleh-
Abstimmungsprozesse, Widerstände sei-       wer für das Projekt verantwortlich            rer an der Fachhochschule des Mittel-
tens Mitarbeitern, fehlende Unterstüt-      zeichnet. Darüber hinaus ist es in dieser     stands in Bielefeld und Unternehmens-
zung durch das Management, überdi-          frühen Phase angebracht, bereits einen        berater. Bernhard Zöller, Geschäftsfüh-
mensionierte Projekte und unzurei-          groben Zeitplan abzustecken.                  rer der Unternehmensberatung Zöller &
chende Unterstützung durch die Anbie-       Die betroffenen Unternehmen müssen            Partner, plädiert für ein dual besetztes
ter.                                        klären, ob es sich um eine Fachanwen-         Team aus IT und Organisations- oder
Bei der Umsetzung eines ECM-Projekts        dung handelt, die nur eine einzelne           Stabsabteilung, die das Projekt verant-
lauern wegen der Komplexität und der        Fachabteilung betrifft und ein eng            worten: "Die einzelnen Fachabteilun-
Vielfalt der möglichen Anwendungen          umgrenztes Problem beheben soll, oder         gen müssen konsultativ einbezogen wer-
und Lösungen, die man unter dem             ob es ein strategisch orientiertes Infra-     den." Nicht nur die initiierende Fachab-
Begriff subsumiert, zahlreiche Fall-        strukturprojekt ist, das abteilungsüber-      teilung, sondern auch andere betroffene
stricke und Stolperfallen. Darüber waren    greifende Auswirkungen hat wie bei-           Bereiche.
sich die Mitglieder des Expertenrats der    spielsweise ein elektronischer Postein-       Abhängig vom aktuellen Projektstand
ECM-Initiative der Computerwoche bei        gang. Die Art des Projekts wirkt sich         sollte das Team variabel erweitert wer-
ihrem letzten Treffen Mitte April in        auch auf die Zusammensetzung des              den. Dass die Zusammenarbeit nicht
Stuttgart einig. Aus Sicht der ECM-         Teams aus. "Selbst wenn es sich ,nur`         immer reibungslos funktionieren kann,
Kenner lassen sich die in der Barc-Stu-     um ein Infrastrukturprojekt handelt, darf     darauf weist Edgar Jager, Vice Presi-
die genannten Probleme bei einer sorg-      man ein ECM-Vorhaben keinesfalls der          dent Third Party Solutions & Software
fältigen Planung der Projekte in den        IT-Abteilung alleine überlassen", warnt       Technology Partners bei SAP, hin: "Da
Griff bekommen oder ganz vermeiden.         Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt             entstehen starke Spannungsfelder: Der
"Professionelles Projekt-Management         und stellvertretender Leiter des Stein-       Einkauf will möglichst preiswert ein-
ist bei der Einführung einer ECM-           beis-Transferzentrums pvm. Schließlich        kaufen, die IT möchte die Anwendung
Lösung unverzichtbar", sagt Ulrich          gehe es bei ECM immer auch um                 so reibungslos wie möglich installieren.
Kampffmeyer, Geschäftsführer der            Geschäftsprozesse, und da müssten die         Auch die anderen Fachabteilungen wol-
Unternehmensberatung Project Consult.       Fachabteilungen unbedingt gehört wer-         len ihre Belange berücksichtigt wissen."
Werden die Reibungsverluste schon in        hängig von der Bedeutung und Wichtig-       Nach Abschluss der Analysephase soll-
diesem Stadium zu hoch, sei es empfeh-      keit alles aufschreiben, was ihnen ein-     ten alle Daten sauber ausformuliert vor-
lenswert, einen externen Moderator hin-     fällt, gilt es, diese Wünsche im näch-      liegen, die für ein kontrollierbares,
zuzuziehen.                                 sten Projektschritt einer Analyse zu        objektives Auswahlverfahren mit defi-
"Den Ersten beißen die Hunde", fasst        unterziehen.                                nierten Kriterien erforderlich sind. Mög-
Merten Slominsky, Director ECM für          Eine fundierte Analyse des Bedarfs und      licherweise erkennt man, dass im Unter-
Nordosteuropa bei IBM, das Dilemma          seiner betriebswirtschaftlichen Bedeu-      nehmen bereits eine Lösung vorhanden
zusammen. "Da es sich bei einer ECM-        tung schützt die Unternehmen vor            ist, die sich für die konkrete Problem-
Plattform meist um eine langfristige        falschen Entscheidungen bei der späte-      stellung verwenden lässt.
Infrastrukturentscheidung handelt, die      ren Auswahl des Produkts und der            Ist eine passende Lösung gefunden, geht
Träger für eine Vielzahl von Anwen-         Implementierung der Lösung. "Hier           es an die vertraglichen Vereinbarungen
dungen und Lösungen wird, ist es zu         muss man filtern, ob der Aufwand zur        einschließlich der SLA-Festlegungen.
kurz gesprungen, sämtliche Anforderun-      Abdeckung der Anforderungen in einem        "Dabei müssen zwei Dinge auf dem
gen und Kosten nur auf das erste Pro-       sinnvollen Verhältnis zum Nutzen            Tisch liegen: der Projektvertrag und ein
jekt zu beziehen. Man sollte auch keine     steht", sagt Zöller. Schließlich ersticke   Vertrag über Betrieb, Wartung und Ser-
isolierten IT-Inseln schaffen." Andreas     eine Abteilung noch nicht in der Papier-    vice, damit man weiß, wie der Anbieter
Nowottka, Vorstand der Easy Software        flut, wenn sie pro Quartal einen Ordner     den Betrieb und den Support organisiert
AG, gibt an dieser Stelle zu bedenken,      anlegen müsse, auch wenn dies subjek-       und wie hoch die möglichen Folgeko-
dass insbesondere der Mittelstand           tiv als Problem wahrgenommen und so         sten sind", rät Hackenberg. Erst nach
schlanke Einstiegslösungen braucht, die     kommuniziert werde. Anwender müs-           der Auswahl der Lösung kann man,
trotzdem die Basis für eine zukunftssi-     sen ihre Probleme deshalb konkretisie-      zusammen mit dem Anbieter, das
chere ECM-Infrastruktur bilden.             ren und quantifizieren, wenn Anforde-       Detailkonzept verfeinern, das die
In der zweiten Projektphase definieren      rungen auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft    genaue Umsetzung des Projekts
und formulieren die Verantwortlichen        werden sollen.                              beschreibt und festlegt, wie die
die Ziele des Projekts. "An dieser Stelle   Um zur richtigen Lösung zu kommen,          Geschäftsprozesse implementiert wer-
ist keine Aneinanderreihung techni-         gilt es, die fachlich-funktionalen und      den.
scher Termini gefragt, sondern eine         technisch-architektonischen Anforde-        Die Anwenderunternehmen können sich
klare, allgemeinverständliche, ausfor-      rungen der Bereiche zu ermitteln. Die       aber keinesfalls zurücklehnen, sobald
mulierte Beschreibung des späteren Nut-     Anwender sollen beschreiben, wie die        die Lösung in Auftrag gegeben ist. Sie
zens der Lösung", sagt Hackenberg.          Lösung in den einzelnen Bereichen in        sollten auch in dieser Phase aktiv mitar-
Anderenfalls erhalte man eine Aufli-        ihren Teilaspekten arbeiten soll. "Außer-   beiten. "Die Anwender müssen das Pro-
stung von Schlagwörtern, die viel zu        dem ist zu evaluieren, ob die ange-         jekt nutzen, um Know-how aufzubauen,
viel Interpretationsspielraum lässt. Nach   strebte Lösung sich in die Unterneh-        das sie später im Betrieb anwenden kön-
Wochen vermeintlichen Konsenses             mensstrategie einbetten lässt und ob sie    nen", ergänzt Kampffmeyer. Nur wer
stelle man dann unter Umständen fest,       mit den bestehenden Assets verträglich      sein Instrument kennt, kann es perfekt
dass jeder unter den genannten Begrif-      zu realisieren ist. Auch wenn es sich um    beherrschen und steuern.
fen etwas anderes versteht.                 fachliche Einzellösungen handelt", sagt     Als nächster Schritt steht die Überfüh-
Auch bei der Analyse des Anwendungs-        Jager. "Man sollte aber an diesem Punkt     rung in den Normalbetrieb an. Um die
bedarfs beschreibt der Kunde genau,         schon über die bestehende IT-Infrastruk-    Mitarbeiter gezielt vorzubereiten, ihre
was der Status quo ist, wo er hinwill,      tur hinausdenken und neue Ansätze wie       Vorbehalte gegen eine veränderte
was er haben möchte und welche Rah-         die Auslagerung der Anwendung in die        Anwendungsumgebung zu entkräften
menbedingungen bestehen. "Damit kön-        Cloud in Betracht ziehen", ergänzt Lei-     und sie mit neuen Prozessabläufen ver-
nen wir beispielsweise schon erkennen,      senberg.                                    traut zu machen, ist ein Schulungs- und
ob es ein Unternehmen ist, das an einer     "Auf keinen Fall sollten beim Konzept       Qualifizierungskonzept nötig.
Lösung arbeitet, die über mehrere Jahre     eigene Wege beschritten werden, ohne        Dieses sollte die Bedürfnisse der ver-
hinweg Ausbaustufen bieten soll, oder       die Fachleute vorher gehört und einbe-      schiedenen hierarchischen Ebenen des
ob es sich um eine kurzfristige Problem-    zogen zu haben", meint IBM-Manager          Unternehmens berücksichtigen und
lösung handelt", erklärt Jamin. Die Fest-   Slominsky. ECM ist beliebig komplex,        frühzeitig beginnen. So können noch
stellung der Rahmenbedingungen ist ein      und die Begrifflichkeiten sind nicht        nützliche Rückmeldungen von den
oft unterschätzter Punkt. Gibt es in        immer eindeutig oder klar abgegrenzt,       Anwendern im Projekt selbst aufgegrif-
Unternehmen klare, unumstößliche IT-        insofern sollte man in Bezug auf "Was       fen werden. Nach den Tests und der
Vorgaben, dann müssen diese frühzeitig      bedeutet Was" unbedingt Klarheit schaf-     Abnahme der Lösung sollte das Projekt-
identifiziert und berücksichtigt werden.    fen, sonst heißt es hinterher: "Das habe    team die sorgfältig vorbereitete Migra-
"Die Kunden müssen es vor allem             ich aber anders gemeint oder mir ganz       tion vom Test- in den Produktivbetrieb
schaffen, die Ziele und den Nutzen zu       anders vorgestellt."                        umsetzen.
abstrahieren und davon zu trennen, was      Obwohl der Analysephase eine hohe           Läuft die neue ECM-Lösung stabil und
man tun muss, um das Ziel zu erreichen.     Bedeutung für den gesamten Projektver-      zuverlässig im Produktivbetrieb, ist es
Dann haben wir eine gute Chance, das        lauf zukommt, zeigt die Praxis, dass die    Zeit für die abschließende Erfolgskon-
Projekt sauber aufzusetzen", versichert     Unternehmen gerade hier sparen. "Ein        trolle. Hier muss das Projektteam über-
Hackenberg.                                 großer Fehler", warnt Robert die Unter-     prüfen, ob es die vorgegebenen Ziele
Weil die so ausformulierten Bedarfsli-      nehmen. "Nach unserer Erfahrung wol-        erreicht hat, ob es die Budgetgrenzen
sten aber oft Weihnachtswunschzetteln       len 60 Prozent der Unternehmen die          und den Zeitplan eingehalten hat und ob
gleichen, in denen die Anwender unab-       Analysephase überspringen."                 die Kollegen in der täglichen Arbeit mit
der Anwendung zufrieden sind und die     Projekte dank der gemachten Erfahrun- jekt ist vor dem Projekt. (ba/ue)
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Eine ausführliche Dokumentation des      chen. Denn auch beim Enterprise-Con-
Projektverlaufs hilft, künftige ECM-     tent-Management gilt: Nach dem Pro-




Was Unternehmen vom EnterpriseContent-Management erwarten.
© 2010 PMG Presse-Monitor GmbH

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100517 cw leisenberg

  • 1. Quelle Computerwoche vom 17.05.2010 Seite 0 Autor StefanUeberhorst [ue] Copyright Copyright IDG Business Media GmbH. All rights reserved. Alle Rechte vorbehalten Sechs Schritte zum erfolgreichen ECM-Projekt Die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems steht und fällt mit der Vorbereitung und dem Projekt-Management. So lautet das Fazit des Expertenrats der ECM- Initiative. Sie wurde von der computerwoche gestartet. Das Zeugnis für die installierten Enter- Das sollten nicht nur Hersteller, Berater den. "Jedes ECM-Konzept zieht Verän- prise-Content-Management-Anwendun- und die beteiligten Systemhäuser beher- derungen im Unternehmen nach sich. gen (ECM) in den deutschen Unterneh- zigen, sondern auch das Anwenderun- Wer diesen Veränderungsprozess seiner men fällt gut aus: Die Analysten des ternehmen. "Für einen reibungslosen IT- oder einer einzigen Fachabteilung Business Application Research Center Ablauf benötigen wir in den Unterneh- überlässt, darf sich nicht wundern, wenn (Barc) fanden in dem im März 2010 men einen Ansprechpartner, der weiß, der mögliche Erfolg für das Unterneh- vorgestellten "Enterprise Content Mana- wie man Projekte professionell organi- men ausbleibt", sagt Robert. Das Pro- gement Survey 2009" heraus, dass siert, der über die notwendige Entschei- jektteam sollte deshalb immer abtei- immerhin 83 Prozent der 258 befragten dungskompetenz, Fachwissen sowie lungsübergreifend besetzt werden. "Man Unternehmen mit ihren ECM-Anwen- technisches Verständnis verfügt und muss sich hüten, ausschließlich die IT dungen zufrieden oder sogar sehr zufrie- daher mit uns auf gleicher Augenhöhe als treibende Kraft agieren zu lassen", den sind. Angesichts der Komplexität diskutieren kann", mahnt Heiko Robert, fügt Stefan Jamin, Business Develop- von ECM-Projekten ist das keine Selbst- Senior Consultant beim Systemhaus ment Manager Enterprise Information verständlichkeit. Allerdings relativier- dmc digital media center. Management bei Cenit, an. "Auch die ten die Barc-Analysten das gute Ergeb- Dass am Anfang eines Projekts die Fachabteilung, welche den Bedarf gene- nis, indem sie explizit darauf verwiesen, Initialisierung steht, mag zunächst riert hat, muss aktiv mitgestalten." dass sich die Aussagen nur auf die ein- genauso banal klingen wie die Forde- Kurzum: Die IT allein wird scheitern, gesetzten Produkte beziehen, nicht rung nach einem professionellen Pro- die Fachabteilung alleine auch. jedoch für die Projektphase gelten. Dort jekt-Management. Doch wer hier nicht "Die IT-Governance siedelt solche Pro- offenbarten sich nämlich viele Pro- aufpasst, versäumt es, die ersten Wei- jekte in einer einzelnen Fachabteilung bleme. Als Projektärgernisse nannten chen zu stellen, oder er stellt sie falsch. an, die auch die Verantwortung über- die Befragten unter anderem unvollstän- Zu Beginn sollten die Anwender festhal- nimmt. Daher sollte die IT-Abteilung dige Anforderungsanalysen, Schnittstel- ten, wer das Projekt aus welchen Grün- nicht die Rolle des Initiators spielen", lenprobleme, langwierige interne den angestoßen hat, sowie festlegen, sagt Manfred Leisenberg, Hochschulleh- Abstimmungsprozesse, Widerstände sei- wer für das Projekt verantwortlich rer an der Fachhochschule des Mittel- tens Mitarbeitern, fehlende Unterstüt- zeichnet. Darüber hinaus ist es in dieser stands in Bielefeld und Unternehmens- zung durch das Management, überdi- frühen Phase angebracht, bereits einen berater. Bernhard Zöller, Geschäftsfüh- mensionierte Projekte und unzurei- groben Zeitplan abzustecken. rer der Unternehmensberatung Zöller & chende Unterstützung durch die Anbie- Die betroffenen Unternehmen müssen Partner, plädiert für ein dual besetztes ter. klären, ob es sich um eine Fachanwen- Team aus IT und Organisations- oder Bei der Umsetzung eines ECM-Projekts dung handelt, die nur eine einzelne Stabsabteilung, die das Projekt verant- lauern wegen der Komplexität und der Fachabteilung betrifft und ein eng worten: "Die einzelnen Fachabteilun- Vielfalt der möglichen Anwendungen umgrenztes Problem beheben soll, oder gen müssen konsultativ einbezogen wer- und Lösungen, die man unter dem ob es ein strategisch orientiertes Infra- den." Nicht nur die initiierende Fachab- Begriff subsumiert, zahlreiche Fall- strukturprojekt ist, das abteilungsüber- teilung, sondern auch andere betroffene stricke und Stolperfallen. Darüber waren greifende Auswirkungen hat wie bei- Bereiche. sich die Mitglieder des Expertenrats der spielsweise ein elektronischer Postein- Abhängig vom aktuellen Projektstand ECM-Initiative der Computerwoche bei gang. Die Art des Projekts wirkt sich sollte das Team variabel erweitert wer- ihrem letzten Treffen Mitte April in auch auf die Zusammensetzung des den. Dass die Zusammenarbeit nicht Stuttgart einig. Aus Sicht der ECM- Teams aus. "Selbst wenn es sich ,nur` immer reibungslos funktionieren kann, Kenner lassen sich die in der Barc-Stu- um ein Infrastrukturprojekt handelt, darf darauf weist Edgar Jager, Vice Presi- die genannten Probleme bei einer sorg- man ein ECM-Vorhaben keinesfalls der dent Third Party Solutions & Software fältigen Planung der Projekte in den IT-Abteilung alleine überlassen", warnt Technology Partners bei SAP, hin: "Da Griff bekommen oder ganz vermeiden. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt entstehen starke Spannungsfelder: Der "Professionelles Projekt-Management und stellvertretender Leiter des Stein- Einkauf will möglichst preiswert ein- ist bei der Einführung einer ECM- beis-Transferzentrums pvm. Schließlich kaufen, die IT möchte die Anwendung Lösung unverzichtbar", sagt Ulrich gehe es bei ECM immer auch um so reibungslos wie möglich installieren. Kampffmeyer, Geschäftsführer der Geschäftsprozesse, und da müssten die Auch die anderen Fachabteilungen wol- Unternehmensberatung Project Consult. Fachabteilungen unbedingt gehört wer- len ihre Belange berücksichtigt wissen."
  • 2. Werden die Reibungsverluste schon in hängig von der Bedeutung und Wichtig- Nach Abschluss der Analysephase soll- diesem Stadium zu hoch, sei es empfeh- keit alles aufschreiben, was ihnen ein- ten alle Daten sauber ausformuliert vor- lenswert, einen externen Moderator hin- fällt, gilt es, diese Wünsche im näch- liegen, die für ein kontrollierbares, zuzuziehen. sten Projektschritt einer Analyse zu objektives Auswahlverfahren mit defi- "Den Ersten beißen die Hunde", fasst unterziehen. nierten Kriterien erforderlich sind. Mög- Merten Slominsky, Director ECM für Eine fundierte Analyse des Bedarfs und licherweise erkennt man, dass im Unter- Nordosteuropa bei IBM, das Dilemma seiner betriebswirtschaftlichen Bedeu- nehmen bereits eine Lösung vorhanden zusammen. "Da es sich bei einer ECM- tung schützt die Unternehmen vor ist, die sich für die konkrete Problem- Plattform meist um eine langfristige falschen Entscheidungen bei der späte- stellung verwenden lässt. Infrastrukturentscheidung handelt, die ren Auswahl des Produkts und der Ist eine passende Lösung gefunden, geht Träger für eine Vielzahl von Anwen- Implementierung der Lösung. "Hier es an die vertraglichen Vereinbarungen dungen und Lösungen wird, ist es zu muss man filtern, ob der Aufwand zur einschließlich der SLA-Festlegungen. kurz gesprungen, sämtliche Anforderun- Abdeckung der Anforderungen in einem "Dabei müssen zwei Dinge auf dem gen und Kosten nur auf das erste Pro- sinnvollen Verhältnis zum Nutzen Tisch liegen: der Projektvertrag und ein jekt zu beziehen. Man sollte auch keine steht", sagt Zöller. Schließlich ersticke Vertrag über Betrieb, Wartung und Ser- isolierten IT-Inseln schaffen." Andreas eine Abteilung noch nicht in der Papier- vice, damit man weiß, wie der Anbieter Nowottka, Vorstand der Easy Software flut, wenn sie pro Quartal einen Ordner den Betrieb und den Support organisiert AG, gibt an dieser Stelle zu bedenken, anlegen müsse, auch wenn dies subjek- und wie hoch die möglichen Folgeko- dass insbesondere der Mittelstand tiv als Problem wahrgenommen und so sten sind", rät Hackenberg. Erst nach schlanke Einstiegslösungen braucht, die kommuniziert werde. Anwender müs- der Auswahl der Lösung kann man, trotzdem die Basis für eine zukunftssi- sen ihre Probleme deshalb konkretisie- zusammen mit dem Anbieter, das chere ECM-Infrastruktur bilden. ren und quantifizieren, wenn Anforde- Detailkonzept verfeinern, das die In der zweiten Projektphase definieren rungen auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft genaue Umsetzung des Projekts und formulieren die Verantwortlichen werden sollen. beschreibt und festlegt, wie die die Ziele des Projekts. "An dieser Stelle Um zur richtigen Lösung zu kommen, Geschäftsprozesse implementiert wer- ist keine Aneinanderreihung techni- gilt es, die fachlich-funktionalen und den. scher Termini gefragt, sondern eine technisch-architektonischen Anforde- Die Anwenderunternehmen können sich klare, allgemeinverständliche, ausfor- rungen der Bereiche zu ermitteln. Die aber keinesfalls zurücklehnen, sobald mulierte Beschreibung des späteren Nut- Anwender sollen beschreiben, wie die die Lösung in Auftrag gegeben ist. Sie zens der Lösung", sagt Hackenberg. Lösung in den einzelnen Bereichen in sollten auch in dieser Phase aktiv mitar- Anderenfalls erhalte man eine Aufli- ihren Teilaspekten arbeiten soll. "Außer- beiten. "Die Anwender müssen das Pro- stung von Schlagwörtern, die viel zu dem ist zu evaluieren, ob die ange- jekt nutzen, um Know-how aufzubauen, viel Interpretationsspielraum lässt. Nach strebte Lösung sich in die Unterneh- das sie später im Betrieb anwenden kön- Wochen vermeintlichen Konsenses mensstrategie einbetten lässt und ob sie nen", ergänzt Kampffmeyer. Nur wer stelle man dann unter Umständen fest, mit den bestehenden Assets verträglich sein Instrument kennt, kann es perfekt dass jeder unter den genannten Begrif- zu realisieren ist. Auch wenn es sich um beherrschen und steuern. fen etwas anderes versteht. fachliche Einzellösungen handelt", sagt Als nächster Schritt steht die Überfüh- Auch bei der Analyse des Anwendungs- Jager. "Man sollte aber an diesem Punkt rung in den Normalbetrieb an. Um die bedarfs beschreibt der Kunde genau, schon über die bestehende IT-Infrastruk- Mitarbeiter gezielt vorzubereiten, ihre was der Status quo ist, wo er hinwill, tur hinausdenken und neue Ansätze wie Vorbehalte gegen eine veränderte was er haben möchte und welche Rah- die Auslagerung der Anwendung in die Anwendungsumgebung zu entkräften menbedingungen bestehen. "Damit kön- Cloud in Betracht ziehen", ergänzt Lei- und sie mit neuen Prozessabläufen ver- nen wir beispielsweise schon erkennen, senberg. traut zu machen, ist ein Schulungs- und ob es ein Unternehmen ist, das an einer "Auf keinen Fall sollten beim Konzept Qualifizierungskonzept nötig. Lösung arbeitet, die über mehrere Jahre eigene Wege beschritten werden, ohne Dieses sollte die Bedürfnisse der ver- hinweg Ausbaustufen bieten soll, oder die Fachleute vorher gehört und einbe- schiedenen hierarchischen Ebenen des ob es sich um eine kurzfristige Problem- zogen zu haben", meint IBM-Manager Unternehmens berücksichtigen und lösung handelt", erklärt Jamin. Die Fest- Slominsky. ECM ist beliebig komplex, frühzeitig beginnen. So können noch stellung der Rahmenbedingungen ist ein und die Begrifflichkeiten sind nicht nützliche Rückmeldungen von den oft unterschätzter Punkt. Gibt es in immer eindeutig oder klar abgegrenzt, Anwendern im Projekt selbst aufgegrif- Unternehmen klare, unumstößliche IT- insofern sollte man in Bezug auf "Was fen werden. Nach den Tests und der Vorgaben, dann müssen diese frühzeitig bedeutet Was" unbedingt Klarheit schaf- Abnahme der Lösung sollte das Projekt- identifiziert und berücksichtigt werden. fen, sonst heißt es hinterher: "Das habe team die sorgfältig vorbereitete Migra- "Die Kunden müssen es vor allem ich aber anders gemeint oder mir ganz tion vom Test- in den Produktivbetrieb schaffen, die Ziele und den Nutzen zu anders vorgestellt." umsetzen. abstrahieren und davon zu trennen, was Obwohl der Analysephase eine hohe Läuft die neue ECM-Lösung stabil und man tun muss, um das Ziel zu erreichen. Bedeutung für den gesamten Projektver- zuverlässig im Produktivbetrieb, ist es Dann haben wir eine gute Chance, das lauf zukommt, zeigt die Praxis, dass die Zeit für die abschließende Erfolgskon- Projekt sauber aufzusetzen", versichert Unternehmen gerade hier sparen. "Ein trolle. Hier muss das Projektteam über- Hackenberg. großer Fehler", warnt Robert die Unter- prüfen, ob es die vorgegebenen Ziele Weil die so ausformulierten Bedarfsli- nehmen. "Nach unserer Erfahrung wol- erreicht hat, ob es die Budgetgrenzen sten aber oft Weihnachtswunschzetteln len 60 Prozent der Unternehmen die und den Zeitplan eingehalten hat und ob gleichen, in denen die Anwender unab- Analysephase überspringen." die Kollegen in der täglichen Arbeit mit
  • 3. der Anwendung zufrieden sind und die Projekte dank der gemachten Erfahrun- jekt ist vor dem Projekt. (ba/ue) Prozesse tatsächlich gestrafft wurden. gen zu beschleunigen und zu vereinfa- Eine ausführliche Dokumentation des chen. Denn auch beim Enterprise-Con- Projektverlaufs hilft, künftige ECM- tent-Management gilt: Nach dem Pro- Was Unternehmen vom EnterpriseContent-Management erwarten.
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