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Stuttgart, 09. Februar 2010
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ECM ist wirtschaftlich!
ECM ist notwendige Infrastruktur!
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Electrochemical
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Management
Electronic
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Measures
Enterprise Content Management
Engine Control
Module
Die Abkürzung ECM
ist nicht eindeutig.
Erythema Chronicum Migrans
Entitlement Control
Message
Espresso
Coffee
Machines
Energiekorrigierte Milchmenge mit einem
Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt
von 3,4 %
Engineering Change
Management
Exceptional Case
Marking
Enterprise Change Management
Error
Correction
Mode
Extra
Cellulare
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Management
Equity Capital Management
Elliptic Curve
Method
Experiment Container
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DELIVER
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STORE WCM
RM
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BPM
DM
Collab
ECM gibt es seit mehr
als 10 Jahren!
ECM besteht aus einer Reihe
definierter Komponenten
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DM
Collab
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& Email Management
Web Content
Management
& Digital Asset
Management
Collaboration
& Web 2.0
Records ManagementBusiness Process Management
& Workflow
Input Management,
Categorisation
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Output Management
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Storage & ILM
Information Lifecycle
Management
Long Term
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Der amerikanische Begriff
muss erst ins Deutsche
übersetzt werden!
Es geht eigentlich um …
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Archivierung
Posteingang Prozessautomation
Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente
Vorgangsbearbeitung
Zusammen-
arbeit
Elektronische
Akte
Erfüllung rechtlicher
Vorgaben
Dokumentenmanagement
E-Mail-Management
Wissens-
erschließung
Schnelles
Finden
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ECM ist
wirtschaftlich!
Sucess
Stories
Workflow beschleunigt Costumer Response
von 2 Tagen auf eine Stunde
ROI bei Electronic Invoice Capturing
in nur drei Monaten
250.000 € jährlich durch die Ablösung
de Papierarchives gespart
25% Zeitersparnis im Case Management
Beispielaussagen
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Workflow beschleunigt Costumer Response
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ROI bei Electronic Invoice Capturing
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250.000 € jährlich durch die Ablösung
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BeispielaussagenNur Milchmädchenrechnungen?
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Milchmädchenrechnungen
helfen nicht weiter
• Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000
Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail
• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr,
macht 1.920.000 Stunden
• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir,
50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr
• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag
(1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das
elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder
2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des
Papierarchivs 200.000 Ersparnis.
• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen
wir einmal, 3.000.000 € (3 Millionen),
… bringt also den ROI nach 1,4 Jahren …
Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.
Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart,
• wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und
• die Kosten für den Betrieb nicht höher als die
übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,
• von den Einführungs- und Übergangsbetriebs-
kosten in einer Organisation mit 1000
Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.
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Nutzenpotentiale Nur den
ROI
im Sinn?
Es geht um die
nachhaltige
Verbesserung
der Leistungen
des Unter-
nehmens
und
nicht um
„Geld zurück“!
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Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist
besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und
qualitativen Faktoren zu unterscheiden.
• Quantifizierbare Faktoren:
Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen
gefasst werden können
• Qualitative Faktoren:
Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich
durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen
oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres
Arbeiten ergeben
Quantitativ & Qualitativ
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Nutzenpotentiale
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unter-
schiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitarchivierung
das weitaus
höhere
Potenzial
Eher gering
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Beispiele für hohe Nutzenpotentiale
Ganzheitlicher Posteingang
Rechnungserfassung mit Verarbeitung
Ortsunabhängiges Arbeiten
Vollständige elektronische Akten
Integration in alle Anwendungen
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Ganzheitlicher Posteingang
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kation
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Post-
eingang
Scannen Erkennung Vali-
dierung
Workflow
Archiv
DM
Kontrolle
(+ Elektro-
nische
Signatur)
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Rechnungserfassung mit Verarbeitung
Papier
Barcode
Verbuchung
Automat.
Indizierung
Scanning
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Archiv
R/3
Client / Server
ABAP/4
FI
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MM
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PM
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Klassifikation
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Elektronische Akte
Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte
nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen.
@akte
Objekte
Register
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Virtuelle Akte
Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und
Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen
und Objekten.
Sicht A
Sicht B
Sicht C
Sicht D
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Ortsunabhängiges Arbeiten
Ziel:
Alle Dokumente und
Daten stehen allen
autorisierten
Mitarbeitern überall
vollständig und
aktuell zur Verfügung.
Notebook
Cloud
Heim-PC
Office-PC
PC
Zentral
Mobile
Heim-PCBrowser
Notebook
Extern
Mit dem
Cloud-Computing
und
SaaS Software
as a Service
kommt eine neue
Dimension
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Integration in alle Anwendungen
Einheitlicher, übergreifend nutzbarer
Speicherort
ECM-
PlugIn
E-Mail
ECM-
PlugIn
File-
system
ECM-
PlugIn
ERP
ECM-
PlugIn
CRM
ECM-
PlugIn
Fach-
anwen-
dung
ECM-
PlugIn
Portal
ECM-
PlugIn
Share-
point
ECM Infrastruktur mit Diensten
Middleware
Services (SOA)
Federated Repository
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Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
ECM
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ECM ist notwendige Infrastruktur!
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Drei Argumente
Unkontrolliertes
Informations-
wachstum
Übergreifendes
Informations-
management
Compliance-
Anforderungen
wirtschaftlich
nutzen
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Informationsüberflutung
Wir leiden an einer
Informationsüberflutung und müssen
die werthaltige, wichtige Information
mühsam suchen.
Die systematische Erschließung der
exponentiell wachsenden Information
muss geplant, umgesetzt und regelmäßig
kontrolliert werden: ECM!
Explosion
der
Unterneh-
mensinfor-
mationen:
In 5 Jahren
das 10-fache
an
Information!
Ist dies für Unternehmen
relevant?
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Informationsüberflutung
Das digitale
Universum:
Compliance
Sicherheit
Langfrist
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Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren
Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten
eines Unternehmens, seiner Organisations-
mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf
alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.
Compliance
Compliance ist die Übereinstimmung mit
und die Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Governance
Compliance
Risk
Management
GRC
vereinigt die
Disziplinen
Corporate
Governance,
Risikomanage-
ment und
Compliance
als
durchgängiges
Vorgehensmodell
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Compliance
Governance
Compliance
Risk
Management
GRC
vereinigt die
Disziplinen
Corporate
Governance,
Risikomanage-
ment und
Compliance
als
durchgängiges
Vorgehensmodell
BDSG HGB ZPO
BetrVerfG ProdHaftG
GAUFZ GoBS AO
GDPdU Verfahrensdokumentation
SigÄndGVwVfGEHUG
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BDSG HGB ZPO
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GAUFZ GoBS AO
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Nicht jede Verordnung
und nicht jedes Gesetz
trifft jeden gleicher-
maßen.
Es ist im Einzelfall
abzuwägen:
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Nicht jede Verordnung
und nicht jedes Gesetz
trifft jeden gleicher-
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Es ist im Einzelfall
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Es ist im Einzelfall
abzuwägen:
Wie kaufmännische Daten
und Belege zu sichern sind
Wie E-Mails zu verwalten
und zu archivieren sind
Wie steuerrelevante Daten
erschließbar gehalten
werden
Welcher wirtschaftliche
Nutzen der reinen
Archivierung gegenüber
steht
Welchen Beweiswert
elektronische Informationen
haben müssen
In jedem Fall gilt:
ECM-Lösungen nur aus
Gründen der „Compliance“
einzuführen, ist
unwirtschaftlich.
Die Informationen müssen
in Prozessen und als
Wissen nutzbar sein!
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Content
Unstructured
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DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
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AIIM International, 2003
ECM
EIM
Übergreifendes
Informationsmanagement
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STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
ECM
EIM
Die Unterschiede zwischen Daten, Content,
Dokumenten, Records etc. verschwinden.
Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet
und erschlossen werden!
Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und
alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant
Messaging, Papier …
Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer
Software für die Handhabung von Dokumenten wie
auch von Prozessen und Workflows.
Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und
Nutzung wieder zu gewinnen.
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STORE
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PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
ECM
EIM
Die Unterschiede zwischen Daten, Content,
Dokumenten, Records etc. verschwinden.
Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet
und erschlossen werden!
Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und
alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant
Messaging, Papier …
Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer
Software für die Handhabung von Dokumenten wie
auch von Prozessen und Workflows.
Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und
Nutzung wieder zu gewinnen.
ECM
Enterprise
Content
Management
bietet die
notwendige
Infrastruktur und
Funktionalität zur
Bewältigung der
Informationsflut.
Die Einführung von
Enterprise
Content
Management
ist heute nicht
mehr eine des
„Ob“, sondern nur
des „Wie“ und
„Wann“.
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CAPTURE
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CAPTURE
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ECM
EIM
ECM hilft, aber die
organisatorische
Herausforderung bleibt!
Enterprise
Change
Management
ECM steht auch für:
Die menschliche
Herausforderung wächst!
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft?
Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch
und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser
Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere
geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn
physisch verändern, vergleichbar nur den
Muskel- und Körperveränderungen der
Menschen im Zeitalter der industriellen
Revolution.
Kein Mensch kann sich diesem Wandel
entziehen. Aber das sind nur
Vorbereitungen auf einen ungleich
größeren Wandel.“
Die Herausforderung für den Menschen
in der Informationsgesellschaft
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Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch
und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser
Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und
unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser
Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur
den Muskel- und Körperveränderungen der
Menschen im Zeitalter der industriellen
Revolution. Kein Mensch kann sich diesem
Wandel entziehen. Aber das sind nur
Vorbereitungen auf einen ungleich größeren
Wandel.“
(Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html)
Herausforderungen für die Informationsgesellschaft
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[DE] ECM & Wirtschaftlichkeit | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Computerwoche ECM Initiative | 2010

  • 1. 1 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 ECM & Wirtschaftlichkeit Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09. Februar 2010 Neuss, 23. Februar 2010 München, 24. Februar 2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Download: http://www.project-consult.net/files/ Handoutversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Handout.pdf Präsentationsversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Show.pps
  • 2. 2 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Agenda Was ist überhaupt ECM? ECM ist wirtschaftlich! ECM ist notwendige Infrastruktur!
  • 3. 3 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Was ist überhaupt ECM?Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.
  • 4. 4 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Edition of Contemporary Music Electrochemical Machining Enterprise Chaos Management Electronic Counter Measures Enterprise Content Management Engine Control Module Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig. Erythema Chronicum Migrans Entitlement Control Message Espresso Coffee Machines Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 % Engineering Change Management Exceptional Case Marking Enterprise Change Management Error Correction Mode Extra Cellulare Matrix European Corporate Management Equity Capital Management Elliptic Curve Method Experiment Container Modules Equity Capital Markets
  • 5. 5 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 CAPTURE PRESERVE DELIVER MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren! ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten
  • 6. 6 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 CAPTURE PRESERVE DELIVER MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management & Email Management Web Content Management & Digital Asset Management Collaboration & Web 2.0 Records ManagementBusiness Process Management & Workflow Input Management, Categorisation & Scanning Output Management & COLD Storage & ILM Information Lifecycle Management Long Term Digital Preservation
  • 7. 7 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden! Es geht eigentlich um …
  • 8. 8 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Sichere Archivierung Posteingang Prozessautomation Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente Vorgangsbearbeitung Zusammen- arbeit Elektronische Akte Erfüllung rechtlicher Vorgaben Dokumentenmanagement E-Mail-Management Wissens- erschließung Schnelles Finden
  • 9. 9 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010
  • 10. 10 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 ECM ist wirtschaftlich! Sucess Stories Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten 250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart 25% Zeitersparnis im Case Management Beispielaussagen
  • 11. 11 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten 250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart 25% Zeitersparnis im Case Management BeispielaussagenNur Milchmädchenrechnungen?
  • 12. 12 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter • Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail • 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden • 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr • Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis. • Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal, 3.000.000 € (3 Millionen), … bringt also den ROI nach 1,4 Jahren … Die Kostenersparnis beträgt nur 4%. Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, • wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind, • von den Einführungs- und Übergangsbetriebs- kosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.
  • 13. 13 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Nutzenpotentiale Nur den ROI im Sinn? Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um „Geld zurück“!
  • 14. 14 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden. • Quantifizierbare Faktoren: Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können • Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben Quantitativ & Qualitativ
  • 15. 15 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Nutzenpotentiale Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen • Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten • kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung das weitaus höhere Potenzial Eher gering
  • 16. 16 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Beispiele für hohe Nutzenpotentiale Ganzheitlicher Posteingang Rechnungserfassung mit Verarbeitung Ortsunabhängiges Arbeiten Vollständige elektronische Akten Integration in alle Anwendungen
  • 17. 17 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Ganzheitlicher Posteingang CRM Büro- kommu- kation ERP Post- eingang Scannen Erkennung Vali- dierung Workflow Archiv DM Kontrolle (+ Elektro- nische Signatur)
  • 18. 18 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Rechnungserfassung mit Verarbeitung Papier Barcode Verbuchung Automat. Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM
  • 19. 19 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Rechnungserfassung mit Verarbeitung Papier Verbuchung Automatische Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM Automatische Klassifikation
  • 20. 20 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Elektronische Akte Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen. @akte Objekte Register
  • 21. 21 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Virtuelle Akte Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen und Objekten. Sicht A Sicht B Sicht C Sicht D
  • 22. 22 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Ortsunabhängiges Arbeiten Ziel: Alle Dokumente und Daten stehen allen autorisierten Mitarbeitern überall vollständig und aktuell zur Verfügung. Notebook Cloud Heim-PC Office-PC PC Zentral Mobile Heim-PCBrowser Notebook Extern Mit dem Cloud-Computing und SaaS Software as a Service kommt eine neue Dimension
  • 23. 23 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Integration in alle Anwendungen Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort ECM- PlugIn E-Mail ECM- PlugIn File- system ECM- PlugIn ERP ECM- PlugIn CRM ECM- PlugIn Fach- anwen- dung ECM- PlugIn Portal ECM- PlugIn Share- point ECM Infrastruktur mit Diensten Middleware Services (SOA) Federated Repository
  • 24. 24 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003 ECM EIM ECM ist notwendige Infrastruktur!
  • 25. 25 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Drei Argumente Unkontrolliertes Informations- wachstum Übergreifendes Informations- management Compliance- Anforderungen wirtschaftlich nutzen
  • 26. 26 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden: ECM! Explosion der Unterneh- mensinfor- mationen: In 5 Jahren das 10-fache an Information! Ist dies für Unternehmen relevant?
  • 27. 27 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Informationsüberflutung Das digitale Universum: Compliance Sicherheit Langfrist
  • 28. 28 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisations- mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. Governance Compliance Risk Management GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage- ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell
  • 29. 29 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Compliance Governance Compliance Risk Management GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage- ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell BDSG HGB ZPO BetrVerfG ProdHaftG GAUFZ GoBS AO GDPdU Verfahrensdokumentation SigÄndGVwVfGEHUG
  • 30. 30 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 BDSG HGB ZPO BetrVerfG ProdHaftG GAUFZ GoBS AO GDPdU Verfahrensdokumentation SigÄndGVwVfGEHUG
  • 31. 31 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher- maßen. Es ist im Einzelfall abzuwägen:
  • 32. 32 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher- maßen. Es ist im Einzelfall abzuwägen:
  • 33. 33 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Es ist im Einzelfall abzuwägen: Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind Wie E-Mails zu verwalten und zu archivieren sind Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden Welcher wirtschaftliche Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen In jedem Fall gilt: ECM-Lösungen nur aus Gründen der „Compliance“ einzuführen, ist unwirtschaftlich. Die Informationen müssen in Prozessen und als Wissen nutzbar sein!
  • 34. 34 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003 ECM EIM Übergreifendes Informationsmanagement
  • 35. 35 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003 ECM EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden! Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.
  • 36. 36 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003 ECM EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden! Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen. ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut. Die Einführung von Enterprise Content Management ist heute nicht mehr eine des „Ob“, sondern nur des „Wie“ und „Wann“.
  • 37. 37 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003 ECM EIM ECM hilft, aber die organisatorische Herausforderung bleibt! Enterprise Change Management ECM steht auch für: Die menschliche Herausforderung wächst! Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ Die Herausforderung für den Menschen in der Informationsgesellschaft
  • 38. 38 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ (Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html) Herausforderungen für die Informationsgesellschaft
  • 39. 39 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com