Die Präsentation von David Schneider auf der SharePoint-Konferenz 2015 in Wien behandelt die Herausforderungen und Lösungen im Dokumentenmanagement-System (DMS) mit SharePoint, einschließlich Fragen zu Usability, Kosten und Compliance. Sie betont die Bedeutung einer klaren Strukturierung und Navigation von Dokumenten sowie die Integration von Metadaten zur Verbesserung der Auffindbarkeit. Abschließend wird festgestellt, dass SharePoint mit entsprechenden Anpassungen als DMS für gängige Anwendungsfälle geeignet ist und die Benutzerfreundlichkeit hoch sein kann.

1. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
New Way of Work
Ein modernes DMS mit SharePoint
David Schneider

2. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Speaker
• David Schneider
• CTO bei isolutions AG (Schweiz)
• Blog: http://www.balkongriller.ch
• Twitter: @fiddi
• E-Mail: david.schneider@isolutions.ch
• SharePointCommunity.ch

3. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Herausforderungen
Bestehende DMS Systeme…
• End-of-Life
• Kosten
• Usability
• Office Integration
• Mobilfähigkeit

4. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
SharePoint als DMS

5. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Ad-hoc
Collaboration
Viele Dokumente,
wenig Strutkur
Office 365 Groups
E-Mail
OneDrive for
Business
Unstrukturierte
Collaboration
einfache Struktur
Projekt- und Team
Sites
Strukturierte
Collaboration
fixe Struktur, z.T.
Compliance
Anforderungen
eDossiers
Generierte
Dokumente
(z.B.ab SAP)
Millionen von
generierten
Rechnungen,
Lieferscheine,
etc.
Verschiedene FormenAnzahlDokumenteproDokumenttyp
Anzahl Dokumente

6. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Aus der Benutzer Sicht
Putability Findability
Wo lege ich ein Dokument ab?
Der Speicherort muss eindeutig sein.
Ich will mich nicht um Metadaten, Archivfristen
und Geheimhaltung kümmern.
Wie kann ich schnell auf meine Dokumente zugreifen?
Informationen, von denen ich weiss, dass
sie existieren.
Informationen, von denen ich vermute, dass
sie existieren.

7. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Aus CIO Sicht
• Compliance
• Moderne Arbeitsumgebung
• Kosteneinsparung

8. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Legen wir los…
• Ohne Plan enden wir im Chaos
• Governance Tools helfen, Ordnung
ins Chaos zu bringen
• Besser: Kein Chaos entstehen lassen

9. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
The Big Picture
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
SharePoint Search
Search based Navigation
Provisioning
Archive

10. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Workspace Typen
Projekte
Teams
Fachgruppe
Dossier
Organisationseinheit
Standort
…
Projekttyp
Projektleiter
…
Thema
…
Prozess
Ordnungssystemposition
…

11. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Content Organisation
• Nur Site Collections, keine Subsites
• skaliert
• einfach reorganisierbar
• keine Gedanken über Navigation innerhalb der Site Collection
• Archivierung en-bloc
• Unique URLs (ohne Semantik)
• Verteilung auf verschiedene Content Databases
Ziel: Simplicity

12. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Metadaten
• Jede Site Collection kriegt Metadaten
• Metadaten Liste mit einem Listitem
• basierend auf Content Type Hierarchie
• Taxonomy Felder
 Semantik
Item
BaseWorkspace
ProjectSite
TeamSite

13. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Navigation
• Search-based Navigation
• ContentTypeId:0x01001234567890ABCDEF*
• Mehrdimensionaler Zugriff dank Refiner
• “Projekte in meiner Abteilung”
• “Teams am Standort Wien”
• “Communities zum Thema DMS”
• “Dossiers zur Prozessschritt XY”
Primärnavigation über
verschiedene
Dimensionen
Sekundärnavigation
über weitere Refiner

14. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Metadaten auf Dokumente
• So wenig wie möglich Z.B. nur Content Type und Title
• Site Collection Metadaten auf Dokumente vererben
• Default Values oder Content Enrichment Service
• Metadaten liegen im Suchindex und können als Refiner genutzt werden

15. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Live Demo
Site Collection Metadaten Mehrdimensionale Navigation

16. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Berechtigungen
• Was sagen die Unternehmens Policies?
• Definition pro Workspace Typ
• Offen: fixe Gruppen für alle Site Collections dieses Typs
• Geschlossen: pro Site Collection drei AD Gruppen
• Einsatz eines IAM Tools
• Idealerweise wird die Berechtigungensvererbung nicht aufgebrochen
• eher weitere Workspaces erstellen (z.B. Team Public, Team Leitung)

17. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Site Collection
Lesen
Mitarbeit
Owner
IAM
Identity & Access
ManagementInformation über
neue Site
Collection
Benutzer mit
Rollen und Funktion
Gruppen werden im AD DS
erstellt
AD Gruppen können für
SharePoint Berechtigungen
Genutzt werden

18. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Archiv
• 3rd Party Archiv System für
• alte, zu archivierende Site Collections
• ggf. freigegeben Dokumente als PDF/A
• Push oder Pull, gemäss vordefinierten Regeln
• Definition in den Metadaten der Site Collection
• Archivwürdigkeit
• Aufbewahrungsfrist
• Kostentreiber

19. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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PDF Renditions
• Custom Code in Event Receiver oder Workflow
• 3rd Party Komponente wie Muhimbi

20. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Ordnungssystem
• Abbilden im Term Store
• Hinterlegen der Archivwürdigkeit

21. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Live Demo
Aktenplan
• Archivwürdigkeit
• Aufbewahrungsfrist

22. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Site Templates
• Eigene Provisioning Engine erstellt Site Collections
• Metadata Liste
• Definieren des Templates mittels SPMeta2

23. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
SPMeta2: Definition des Templates
Model als POCO
- Listen & Document Libs
- Metadata List
- Content Types
- Landing Page
- Navigation
- Security
SharePoint 2010
SharePoint 2013
Office 365
Server Side Object Model
(SSOM)
Client Side Object Model
(CSOM)
Mehr unter http://subpointsolutions.com/spmeta2

24. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Mein DMS auf Office 365
Anforderung Kompatibilität mit Office 365
Site Collection basierte Dossiers
Metadaten pro Site Collection
Flache Site Collection Struktur
Metadaten auf Dokumente vererben Nur mit Default Values
Mehrdimensionale Navigation
Archiv 3rd Party Hersteller
Ordnungssystem
Renditions Remote Event Receiver
Site Provisioning

25. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Wo bleiben Lücken…
• Multi File Documents: Virtual or Compound Documents
• Versionsschema
• Capture
• Security auf Dokumenttypen

26. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Fazit
Vererbte Metadaten
Flache Site Collection
Struktur
3rd Party
Simplicity bei den
Berechtigungen
Ordnungssystem und
PDF Renditions

27. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Schlusswort
• Mit einigen Erweiterungen taugt SharePoint als DMS für die gängigsten Use
Cases.
• Die Usability eines SharePoint DMS kann sehr gut sein.
• Häufig sprechen auch die Kosten für SharePoint.

28. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
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Fragen?

29. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Vielen Dank!Ich freue mich auf Ihr Feedback! David Schneider
david.schneider@isolutions.ch
http://www.balkongriller.ch
@fiddi