Das Dokument behandelt die Struktur und Funktionalitäten von SharePoint 2010 im Kontext des Dokumentenmanagements, einschließlich der Bedeutung von Metadaten und der zentralen Verwaltung von Informationen. Es werden Trends im Dokumentenmanagement sowie spezifische Funktionen wie Berechtigungsverwaltung, Versionierung und automatisches Tagging vorgestellt. Die Präsentation schließt mit der Vorstellung einer intelligenten Datenablage und mobilen Zugriffsmöglichkeiten, die die Effizienz bei der Verwaltung von Dokumenten erhöhen sollen.

1. SharePoint 2010. Struktur. Metadaten.Dokumentenmanagement. Namics.Steffen Engeser. Consultant.29. September 2010

2. Agenda.IntroVon der Theorie zur PraxisSharePoint Basis FunktionalitätenSharePoint meetsMatchPointZusammenfassung und Fragen28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.2

3. Intro.28.09.20103Denken. Präsentieren. Umsetzen.

4. The MASTER Structure28.09.20104Denken. Präsentieren. Umsetzen.

5. The MASTER Minds28.09.20105Denken. Präsentieren. Umsetzen.

6. Einen Schritt zurück...28.09.20106Denken. Präsentieren. Umsetzen.

7. Vogelperspektive28.09.20107Denken. Präsentieren. Umsetzen.ProjektleiterKundeVertragSalesProjektTechie /Designer / ConsultantCEOReferenz

8. Von der Theorie zur Praxis.28.09.20108Denken. Präsentieren. Umsetzen.

9. 5 Trends. Document Management.Centralization of competence and simplification of the application architectureRoles of business and IT users are changingCommunication management requires improvement of customer understandingThe growing importance of outsourcingThe emergence of notepads and smartphones28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.9

10. Filestruktur.Das Design einer Dokumentenmanagementstruktur bietet einen Kontext um Dokumente im System zu speichernZum Beispiel, indem man eine Rechnung an einen Ordner namens «Rechnungen» ablegt …… in einem höheren Ordner namens «Konten»Das Dokument kann durch den Dateipfad und entsprechende Suchkriterien aufgefunden werden28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.10

11. MetadataStruktur.Dokumente umfassen Inhalte und …(Informationen)… dessen Kontext(Metadaten, oder "Informationenüber Informationen")28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.11

12. SharePoint Basis Funktionalitäten.28.09.201012Denken. Präsentieren. Umsetzen.

13. SharePoint 2010. DMS. Basisfunktionen.Berechtigung auf Element EbeneRichtlinien pro InhaltstypWorkflowWebsite EbeneInhaltstyp EbeneGebunden an Listen/BibliothekenPapierkorbCheck-in/outVersionierung anhand von Haupt-/Nebenversion28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.13

14. SharePoint 2010. Document Center.TagFarmübergreifendewiederverwendbareHierarchischeTaxonomien und TypenFindenMetadatenbasierte NavigationQualität der SuchergebnisseanhandBewertungenFinden der aktuellsten Versiondurch Unique Document ID28.09.201014Denken. Präsentieren. Umsetzen.

15. Termsets.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.15

16. Metadaten Manager.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.16

17. SharePoint. Dokumentenbibliotheke.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.17

18. Dokumente können zu Sets zusammengefasst werden und über eine ID lokalisiert werdenSo funktioniert es:Dokumente zu einem Set zusammenfassenMetadaten gemeinsam editierenAls Zip-File herunterladenDas bringt es: Finden von Dokumenten ist möglich, auch wenn das Dokument verschoben wurdeDokumente schneller managen, wenn sie zusammen gehörenHighlights28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.18

19. SharePoint meetsMatchPoint.28.09.201019Denken. Präsentieren. Umsetzen.

20. Build SharePoint Solutions on top of SharePoint.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.20

21. Business Model. Design Processes.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.21

22. Tagging. Infrastructure.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.22

23. Document. Center.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.23

24. Project. Space.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.24

25. Portal. News.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.25

26. Und nun an einem konkreten Beispiel.28.09.201026Denken. Präsentieren. Umsetzen.

27. Wir nennen es die intelligente Datenablage weil….Ein zentraler Zugang für alle Mitarbeiter mitPersonalisierter Sicht («meine Projekte»)Team-Sicht («unsere Kunden», «unsere Projeke»)Starker SuchfunktionMatrix-Suchen ermöglichen die Beantwortung verschiedenster FragestellungenRefinement ermöglicht, die schnelle Filterung der SuchergebnisseAutomatisches TaggingInhalte, Dokumente werden automatisch nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifziert28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.27

28. Die Einstiegsseite28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.28Direkter Zugriff auf die Suche«Meine Projekte»

29. Suche – Allgemein über alles28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.29Verschiedene Suchen / Trefferlisten-ArtenSuchbox mit Type AheadSuchabfragen können gespichert werden («Search Definitions»)Refinement der Suchergebnisse

30. Suche - Referenzen28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.30Suchergebnis in Listenform

31. Suche - Referenzen28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.31Ergebnisliste lässt sich sortieren und filtern! (nachdem bereits gesucht wurde!)

32. Wie funktionierts?Jeder Kunde erhält sein Dossier («Kundendossier»)Zuweisung zu den Team(s) Branchezuweisung etc.Jedes Projekt erhält sein Dossier («Projektdossier»)Zuweisung zu einem KundenKlassfizierung des Projektes (Themen, Technologien etc.)Für jede Referenz wird ein Referenzdossier angelegtZuweisung zu einem KundenKlassifizierung mit den notwendigen InfosWICHTIG: die Klassifizierung erfolgt nur einmalig für das Dossier!28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.32

33. Team-Sicht (Filter Business Unit)28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.33Filter/Suche (aktive/inaktive Kunden)Projekte des Kunden (nur aktive)Kunden des Teams

34. Kundendossier28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.34Filter/Suche (aktive/inaktive Projekte)Die wichtigsten Infos zum Kunden auf einen Blick…Kunden übergreifende Dokumente(z.B.Key-Account-Massnahmen;Organigramme; Rahmenverträge etc.)

35. Projekt-Dossier28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.35Zuletzt geänderte Dokumente im ProjektDokumente, an denen gerade gearbeitet wird (checked out)Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen BlickDefinierte Ordnerstruktur

36. Automatisches TaggingBeim «Upload» von Dokumenten werden diese automatisch aufgrund ihres Kontextes klassifiziert:28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.36Diese Tags werden automatisch vergeben respektive vererbt!

37. MobileiPAD und iPHONE User können mit der APP «SharePlus» einzelne Dossiers offline mitnehmen (zur Zeit noch read-only; künftig wird aber auch die Bearbeitung möglich sein)Windows User können Dossiers ebenfalls offline auf dem Laptop mitnehmen und offline editieren. Dies wird dann automatisch mit der Ablage synchronisiert.28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.37

38. Screens iPAD28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.38Kunde / ProjekteProjekte -> DokumenteProjekte -> Wiki-ContentProjekte -> Kontakte

39. Screens iPHONE28.09.2010Denken. Präsentieren. Umsetzen.39Kunde / ProjekteOffice-DokumenteWiki-Inhalte

40. Haben Sie Fragen zum Thema?28.09.201040Denken. Präsentieren. Umsetzen.

41. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.steffen.engeser@namics.com © Namics28.09.201041Denken. Präsentieren. Umsetzen.

42. 28.09.201042Denken. Präsentieren. Umsetzen.

43. Farbauswahl Titelseite.Anhang.28.09.201043Denken. Präsentieren. Umsetzen.Orange.Namics.Blau.Namics.Violett.Namics.Rot.Namics.Grün.Namics.

44. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.xx. Monat 2009

45. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.xx. Monat 2009

46. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.Vorname Name. Funktion.Vorname Name. Funktion.Vorname Name. Funktion.xx. Monat 2009

47. Kundenname. Projektname.Präsentationsthema. Namics.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.Vorname Nachname. Funktion.xx. Monat 2009