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2010 09 29 10-00 seffen engeser

  • 1. SharePoint 2010. Struktur. Metadaten.Dokumentenmanagement. Namics. Steffen Engeser. Consultant. 29. September 2010
  • 2. Agenda. Intro Von der Theorie zur Praxis SharePoint Basis Funktionalitäten SharePoint meetsMatchPoint Zusammenfassung und Fragen 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 2
  • 3. Intro. 28.09.2010 3 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 4. The MASTER Structure 28.09.2010 4 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 5. The MASTER Minds 28.09.2010 5 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 6. Einen Schritt zurück... 28.09.2010 6 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 7. Vogelperspektive 28.09.2010 7 Denken. Präsentieren. Umsetzen. Projektleiter Kunde Vertrag Sales Projekt Techie /Designer / Consultant CEO Referenz
  • 8. Von der Theorie zur Praxis. 28.09.2010 8 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 9. 5 Trends. Document Management. Centralization of competence and simplification of the application architecture Roles of business and IT users are changing Communication management requires improvement of customer understanding The growing importance of outsourcing The emergence of notepads and smartphones 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 9
  • 10. Filestruktur. Das Design einer Dokumentenmanagementstruktur bietet einen Kontext um Dokumente im System zu speichern Zum Beispiel, indem man eine Rechnung an einen Ordner namens «Rechnungen» ablegt … … in einem höheren Ordner namens «Konten» Das Dokument kann durch den Dateipfad und entsprechende Suchkriterien aufgefunden werden 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 10
  • 11. MetadataStruktur. Dokumente umfassen Inhalte und …(Informationen) … dessen Kontext(Metadaten, oder "Informationenüber Informationen") 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 11
  • 12. SharePoint Basis Funktionalitäten. 28.09.2010 12 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 13. SharePoint 2010. DMS. Basisfunktionen. Berechtigung auf Element Ebene Richtlinien pro Inhaltstyp Workflow Website Ebene Inhaltstyp Ebene Gebunden an Listen/Bibliotheken Papierkorb Check-in/out Versionierung anhand von Haupt-/Nebenversion 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 13
  • 14. SharePoint 2010. Document Center. Tag FarmübergreifendewiederverwendbareHierarchischeTaxonomien und Typen Finden Metadatenbasierte Navigation Qualität der SuchergebnisseanhandBewertungen Finden der aktuellsten Versiondurch Unique Document ID 28.09.2010 14 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 15. Termsets. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 15
  • 16. Metadaten Manager. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 16
  • 17. SharePoint. Dokumentenbibliotheke. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 17
  • 18. Dokumente können zu Sets zusammengefasst werden und über eine ID lokalisiert werden So funktioniert es: Dokumente zu einem Set zusammenfassen Metadaten gemeinsam editieren Als Zip-File herunterladen Das bringt es: Finden von Dokumenten ist möglich, auch wenn das Dokument verschoben wurde Dokumente schneller managen, wenn sie zusammen gehören Highlights 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 18
  • 19. SharePoint meetsMatchPoint. 28.09.2010 19 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 20. Build SharePoint Solutions on top of SharePoint. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 20
  • 21. Business Model. Design Processes. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 21
  • 22. Tagging. Infrastructure. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 22
  • 23. Document. Center. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 23
  • 24. Project. Space. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 24
  • 25. Portal. News. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 25
  • 26. Und nun an einem konkreten Beispiel. 28.09.2010 26 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 27. Wir nennen es die intelligente Datenablage weil…. Ein zentraler Zugang für alle Mitarbeiter mit Personalisierter Sicht («meine Projekte») Team-Sicht («unsere Kunden», «unsere Projeke») Starker Suchfunktion Matrix-Suchen ermöglichen die Beantwortung verschiedenster Fragestellungen Refinement ermöglicht, die schnelle Filterung der Suchergebnisse Automatisches Tagging Inhalte, Dokumente werden automatisch nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifziert 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 27
  • 28. Die Einstiegsseite 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 28 Direkter Zugriff auf die Suche «Meine Projekte»
  • 29. Suche – Allgemein über alles 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 29 Verschiedene Suchen / Trefferlisten-Arten Suchbox mit Type Ahead Suchabfragen können gespichert werden («Search Definitions») Refinement der Suchergebnisse
  • 30. Suche - Referenzen 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 30 Suchergebnis in Listenform
  • 31. Suche - Referenzen 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 31 Ergebnisliste lässt sich sortieren und filtern! (nachdem bereits gesucht wurde!)
  • 32. Wie funktionierts? Jeder Kunde erhält sein Dossier («Kundendossier») Zuweisung zu den Team(s) Branchezuweisung etc. Jedes Projekt erhält sein Dossier («Projektdossier») Zuweisung zu einem Kunden Klassfizierung des Projektes (Themen, Technologien etc.) Für jede Referenz wird ein Referenzdossier angelegt Zuweisung zu einem Kunden Klassifizierung mit den notwendigen Infos WICHTIG: die Klassifizierung erfolgt nur einmalig für das Dossier! 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 32
  • 33. Team-Sicht (Filter Business Unit) 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 33 Filter/Suche (aktive/inaktive Kunden) Projekte des Kunden (nur aktive) Kunden des Teams
  • 34. Kundendossier 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 34 Filter/Suche (aktive/inaktive Projekte) Die wichtigsten Infos zum Kunden auf einen Blick… Kunden übergreifende Dokumente (z.B.Key-Account-Massnahmen;Organigramme; Rahmenverträge etc.)
  • 35. Projekt-Dossier 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 35 Zuletzt geänderte Dokumente im Projekt Dokumente, an denen gerade gearbeitet wird (checked out) Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick Definierte Ordnerstruktur
  • 36. Automatisches Tagging Beim «Upload» von Dokumenten werden diese automatisch aufgrund ihres Kontextes klassifiziert: 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 36 Diese Tags werden automatisch vergeben respektive vererbt!
  • 37. Mobile iPAD und iPHONE User können mit der APP «SharePlus» einzelne Dossiers offline mitnehmen (zur Zeit noch read-only; künftig wird aber auch die Bearbeitung möglich sein) Windows User können Dossiers ebenfalls offline auf dem Laptop mitnehmen und offline editieren. Dies wird dann automatisch mit der Ablage synchronisiert. 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 37
  • 38. Screens iPAD 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 38 Kunde / Projekte Projekte -> Dokumente Projekte -> Wiki-Content Projekte -> Kontakte
  • 39. Screens iPHONE 28.09.2010 Denken. Präsentieren. Umsetzen. 39 Kunde / Projekte Office-Dokumente Wiki-Inhalte
  • 40. Haben Sie Fragen zum Thema? 28.09.2010 40 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 41. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. steffen.engeser@namics.com © Namics 28.09.2010 41 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 42. 28.09.2010 42 Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 43. Farbauswahl Titelseite. Anhang. 28.09.2010 43 Denken. Präsentieren. Umsetzen. Orange. Namics. Blau. Namics. Violett. Namics. Rot. Namics. Grün. Namics.
  • 44. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. xx. Monat 2009
  • 45. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. xx. Monat 2009
  • 46. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics. Vorname Name. Funktion. Vorname Name. Funktion. Vorname Name. Funktion. xx. Monat 2009
  • 47. Kundenname. Projektname.Präsentationsthema. Namics. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. xx. Monat 2009
  • 48. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics. Als Startslide kann auch ein KUNDENBILD verwendet werden. Aber nur beim Startslide, NICHT bei den Zwischenslides. Ein Bild, dafür ein richtig gutes. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. Vorname Nachname. Funktion. xx. Monat 2009

Hinweis der Redaktion

  1. Bild mit riesiger Ordnerstruktur... Screenshot.Evtl anderes Bild?? Noch nichts schlaues gefunden, darum selbst gemalt...Tonspur:- VergangenheitEine Struktur für alleViele wertvolle Informationen gehen verloren! (Branche, Jahr, Technologie, Status, ...)
  2. Bild von EinsteinTonspur:«Schlaue Köpfe» in der Firma überlegen sich eine Struktur, welche für alle gelten sollNach was strukturieren?Kunde? Team? Standort? Projekt? Verträge wo?
  3. Mit heutigen Technologien und Möglichkeiten ist es eigentlich viel einfacher.Schritt zurück:Welche Informationen / Informationstypen sind in meiner Firma relevant?
  4. Informationen und Rollen in KreisenAnimationen einbauenBrillen einbauenTonspur:The Namics Case:Kunden  Projekte  Verträge  ReferenzenCEO  Teamleiter  Projektleiter  Consultant, Techie, DesignerHoX, KAM, Sales