Das Dokument behandelt die Herausforderungen und Lösungsansätze von dezentralen Strukturen in Unternehmen, insbesondere durch den Einsatz von SharePoint 2013 und Nintex. Es beschreibt die Notwendigkeit einer verbesserten Zusammenarbeit, Effizienz und Informationsmanagement sowie die Projektschritte von der Konzeptionsphase bis zur Implementierung. Zudem wird die Förderung einer Kultur der Kreativität und Anpassungsfähigkeit innerhalb des Unternehmens betont.

2. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 2
Wissen, Kommunikation und Prozesse in
dezentralen Strukturen –
SharePoint 2013 und Nintex
SharePoint Solution Day 2015
28. Januar 2015
Stuttgart

3. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 3
Heinrich Schmid – Wer ist das?

4. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 4
Heinrich Schmid – Wer ist das?

5. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 5
Heinrich Schmid – Wer ist das?

6. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 6
Heinrich Schmid – Wer ist das?

7. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 7
Heinrich Schmid – Wer ist das?

8. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 8
Heinrich Schmid – Wer ist das?

9. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 9

10. © Heinrich Schmid® 2014 Folie 10
Heinrich Schmid – Wer ist das?

11. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 11
Zusammenarbeit – Wo ist das Problem?
Workshop zur Problemfindung:
Ø Suchen statt Finden / Informationsflut / E-Mail-Flut
Ø Falsches, doppeltes, veraltetes, irrelevantes Wissen
Ø Abarbeiten statt Verstehen / Fehlendes Prozessdenken
Ø Abhängigkeit statt Selbstständigkeit
Ø Kritik / Unzufriedenheit statt Verbesserungsvorschläge
Effizienz, Sicherheit, Kommunikation, Motivation, Zugang durch:
Ø ein Portal, von überall, von allen Endgeräte, optimales Finden
Ø Ein Verantwortlicher je Thema, Zusammenarbeit in Arbeitsräumen
Ø Verständnis für Gesamtprozess, Automatisierung

12. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 12
System / Partner – Mit was? Mit wem?
Systemsuche:
Ø Systemlandschaft: Microsoft, SAP, Eigenentwicklung in Ablösung
Partnersuche:
Ø Ein Berater je Systemlösung, drei für SharePoint
Ø Vier Systemlösungen, Besuch Referenzunternehmen
Ø SharePoint 2013 + Nintex
Ø Inhaltliche, organisatorische Vorgehensweise
Ø Einfache, übersichtliche, wenig komplexe Lösung mit klarem Nutzen im
Arbeitsalltag – Zug statt Druck
Ø „IT zufriedenstellen, Führung überzeugen, Anwender begeistern“ (O-Ton
Communardo)

13. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 13
Projekt – Wer macht was?
Konzeption:
Ø Was wollen wir im Detail? Reihenfolge? Was ist Pflicht? Was ist Kür?
Ø Zeitplan / Budget
Ø Vorschläge für Struktur, Design und Funktionalitäten
Abstimmung Portal:
Ø Name – Diskussion!
Ø Startseite mit Suchcenter
Ø Arbeitsräume mit Arbeitsraumübersicht – Diskussion!
Ø MySite
Ø Inhalte: Grüne Wiese, keine Migration

14. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 14

15. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 15

16. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 16

17. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 17

18. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 18

19. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 19
Projektalltag – Wie geht es weiter?
Beteiligte:
Ø Administratoren je Arbeitsraum: Personal, Rechnungswesen, Finanzen,
Controlling, Kommunikation, Einkauf, IT, Führungsakademie, Immobilien
Funktionen:
Ø Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit in Arbeitsräumen (Teams,
Projekte, Themen), Expertenprofile
Überführung SharePoint in Office 365
Ø Arbeitsräume: Bereiche, Führungskreis, Assistenzen, Pilotstandorte
Ø Arbeitsräume: Steuerkreise, Boards, Projekte
Ø Arbeitsräume dezentral nach Wunsch: Gebiet, Region, Standort
Ø Genehmigungsprozesse, Formulare, Workflows
Ø Externe Partner: Berater, Lieferanten, Kunden? …

20. © Heinrich Schmid® 2014
Folie 20
Projektalltag – Wie geht es weiter?
Groß denken, klein handeln, fragen, zuhören, Fehler erkennen, flexibel sein
Kultur durch und für Intrapreneure - Kreativität der Mitarbeiter nutzen:
Ø Weiterentwicklung des Portals
Beispiele für Workflows:
Ø Kfz-Bestellung Einkauf, neue Hardware IT, Anzeige Kommunikation
Ø Neuer Mitarbeiter Personal, Kursanmeldung Führungsakademie
Ø Bürgschaftsantrag Rechnungswesen, Strukturänderung Controlling
Ø Compliance, Auslandsbaustelle, Versicherungsfall Finanzen
Ø Integration / Wachstumsereignis übergreifend
Ø Optimierung der Arbeitsabläufe
Ø HS Turbo = prämierte Lösungen für Baustellenabläufe

21. Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Ihr
Stephan Schaufler