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Wie optimiere ich unsere HR
Prozesse?
HR-Prozesse mit SharePoint optimieren
03. April 2014
© Collaboration Days 2014 2
Agenda
Einleitung
• Zum Referenten
• IOZ AG
Praxisbeispiel
• Problemsituation
• Musterlösung
Demo
Weg zur Lösung
• Organisatorisch
• Methodisch
• Technisch
Fragen
© Collaboration Days 2014 3
Referent: Marco Lötscher
SharePoint Projektleiter & Consultant bei IOZ AG seit 2011
http://www.ioz.ch
© Collaboration Days 2014 4
Sitz: Sursee
Anzahl Mitarbeitende: 41
http://www.ioz.ch
© Collaboration Days 2014 5
Collaboration Days 2014
Was meinen wir eigentlich
mit HR Prozessen
optimieren?
© Collaboration Days 2014 6
Praxisbeispiel
Morgen fängt unsere
neue Bereichsleiterin
an.
Ihr neuer Arbeitsplatz
steht hoffentlich bis
dann bereit?
Morgen!?
Könnt ihr das nicht
etwas früher mitteilen?
Ich hab doch das
Eintrittsformular schon
lange ausgefüllt
© Collaboration Days 2014 7
Praxisbeispiel
Da fehlt doch wieder die
Hälfte. Könnt ihr den eure
Arbeit nicht richtig
machen?
© Collaboration Days 2014 8
Praxisbeispiel
Ich hab doch die
Excelliste mit mit den
aktuellen Eintritten an
den Hausdienst
gemailt?
Ich hab von nichts
gewusst!?!
Leider haben es meine
Kollegen verschlafen
ihnen den Notebook
und die Schlüssel
vorzubereiten.
© Collaboration Days 2014 9
Collaboration Days 2014
Was ist hier falsch gelaufen?
© Collaboration Days 2014 10
Praxisbeispiel
Morgen fängt unsere
neue Bereichsleiterin
an.
Ihr neuer Arbeitsplatz
steht hoffentlich bis
dann bereit?
Morgen!?
Könnt ihr das nicht
etwas früher mitteilen?
Ich hab doch das
Eintrittsformular schon
lange ausgefüllt
© Collaboration Days 2014 11
Praxisbeispiel
Da fehlt doch wieder die
Hälfte. Könnt ihr den eure
Arbeit nicht richtig
machen?
© Collaboration Days 2014 12
Praxisbeispiel
Ich hab doch die
Excelliste mit mit den
aktuellen Eintritten an
den Hausdienst
gemailt?
Ich hab von nichts
gewusst!?!
Leider haben es meine
Kollegen verschlafen
ihnen den Notebook
und die Schlüssel
vorzubereiten.
© Collaboration Days 2014 13
Was oft nicht optimal läuft und wie sich das
auswirken kann
Unpräzise, unvollständige Angaben
Viele Systemgrenzen
Redundanzen
Fehleranfällig
Fehlende Transparenz
Ineffizient
Reaktive Dienstleistung
Unnötige Schuldzuweisungen
Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
© Collaboration Days 2014 14
Collaboration Days 2014
Wie könnte das besser
laufen?
© Collaboration Days 2014 15
Musterlösung
1. Personalabteilung füllt ein zentrales elektronisches Formular mit
den Informationen zum Benutzereintritt aus
2. Der Vorgesetzte erhält eine elektronische Aufgabe die noch
fehlenden Informationen zu ergänzen.
3. Die IT und diverse andere Parteien führen ihre Aufgaben aus
(wo möglich natürlich automatisiert)
4. Der Vorgesetzte bestätigt die korrekte Umsetzung aller
Aufgaben.
5. Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter/in alles
schön bereit
© Collaboration Days 2014 16
Demo
© Collaboration Days 2014 17
Demo
© Collaboration Days 2014 18
Demo
Pendente Personalmutationen
Aktuelle Mitarbeiterliste
Aufgabenliste zu den «HR-Prozessen»
Aufgabenliste zu den «Beschaffungen
& Anträgen»
© Collaboration Days 2014 19
Demo
©
Pendente Aufgaben «Meine» Mitarbeiter
Collaboration Days 2014 20
Demo
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Demo
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Demo
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Demo
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Demo
© Collaboration Days 2014 25
Demo
© Collaboration Days 2014 26
Recap
Unpräzise, unvollständige Angaben
Viele Systemgrenzen
Redundanzen
Fehleranfällig
Fehlende Transparenz
Ineffizient
Reaktive Dienstleistung
Unnötige Schuldzuweisungen
Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
Checklisten und Auswahllisten für Formulare
können von betroffenen stellen selber gepflegt
werden
Alle Daten zentral (z.B. keine Excel in Mails)
gewohnte Umgebung mit Outlook, der Rest ist
geführt (Link zu Word & Aufgaben)
Workflow Status, Prozessvisualisierung
Ablauf ist auf maximale Effizient optimiert
© Collaboration Days 2014 27
Collaboration Days 2014
Ganz einfach, oder?
© Collaboration Days 2014 28
Herausforderungen
Projekt Scope definieren
○ Wo fangen wir an?
○ Wo hören wir auf?
○ Mit welchem Detailierungsgrad?
Benutzerakzeptanz
○ Bereitschaft zur Veränderung ist nicht bei allen gleich ausgeprägt
○ Nicht alle Beteiligten freuen sich über Prozesstransparenz
Technisch
○ Abwägen vom Einsatz von Boardmitteln und Standardkonzepten gegenüber von Eigenentwicklungen
© Collaboration Days 2014 29
Herangehensweise
Organisatorisch
○ Ziele setzen
○ Prozessanalyse
○ Anforderungen definieren
○ Benutzerakzeptanz Massnahmen
Technisch
○ Technologie und Tool auswählen
○ Applikationsarchitektur festlegen
○ Rollen- & Berechtigungsmodell implementieren
○ Deployment & Rollout
© Collaboration Days 2014 30
Mögliche Bereiche von Zielsetzungen
Standardisierung
Transparenz
Prozesssicherheit
Reduktion von Medienbrüchen
Senkung der Kosten
Wartbarkeit (auf Änderungsdynamik reagieren können)
© Collaboration Days 2014 31
Prozessanalyse
IST-Analyse
○ Alle Beteiligten festhalten
○ Kritischen Pfad ermitteln
○ Genug Zeit budgetieren
SOLL-Prozesse modellieren
○ Prototyping
○ Parallelisieren von Aufgaben wo immer möglich
○ Information an Beteiligte so früh wie möglich liefern
○ Auf Agilität Rücksicht nehmen
○ Sinnvollen Scope festlegen
© Collaboration Days 2014 32
IST-Aufnahme
© Collaboration Days 2014 33
SOLL-Prozess
© Collaboration Days 2014 34
Anforderungen definieren
Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse
○ Administrative Aufgaben vor dem Eintritt
○ Aufgaben am Eintrittstag
○ Probezeit
○ Einführungstermine koordinieren
○ Informationen
○ Erinnerungen
○ Eskalationen
○ Stellvertretungsregelungen
Beschaffung und Anträge
○ Zutritt zu Gebäuden
○ Berufskleider und Ausrüstungen
○ Fahrzeugbeschaffung
○ Mobiliarbeschaffung
○ Bereitstellung Telefonie
○ IT Hardwarebeschaffung
○ Softwarebereitstellung & Zugriffsrechte &
Accounterstellung
© Collaboration Days 2014 35
Benutzerakzeptanz Massnahmen
Alle Beteiligten Stellen müssen einbezogen werden
Frühzeitig Demo Sessions durchführen
Beteiligte zu Veränderungsentscheiden heranführen
Befragung durchführen
Personalabteilung als Schlüsselrolle
Application Owner festlegen
Einführungsbegleitung
Feedback sammeln
Verbesserungen in Aussichtstellen und umsetzen
© Collaboration Days 2014 36
Collaboration Days 2014
Mit welchen Tools setzen wir
dies um?
© Collaboration Days 2014 37
Kernkomponenten einer SharePoint Workflow Lösung
Site Architektur
Workflow Instanzen
○ Listen Workflows
○ Wiederverwendbare Workflows
Workflow Aufgaben Listen
Workflow Historie Liste
Formulare
InfoPath
Eigenentwicklungen
Workflow Designer Tool
SharePoint Designer
Visual Studio
© Collaboration Days 2014 38
Drittanbieter Produkte
© Collaboration Days 2014 39
Applikationsarchitektur festlegen
Aufgaben
Workflows
Formulare
Benachrichtigungen
Schnittstellen &
Automatisierung
SharePoint Basis
- Portal
- Rollenbezogene Ansichten
- Formularbibliotheken
- Hilfslisten & Stammdaten
Berechtigungs- & Rollenmodell
- Statusabhängige
Ansichten
- Rollenbezogene
Ansichten
- Dynamische Anzeige
nach Abhängigkeiten
- Validierungen
- Aufteilung in Sub-
Workflows
- Wiederverwendbare
Module - Texte
- Übersetzungen
- Web Service
Anbindung
- LDAP
- MS-SQL od. Oracle
- Elektronisches
Personaldossier
- Einfache SharePoint
Aufgabe
- Genehmigungsaufgabe
- Aufgabenformular Design
© Collaboration Days 2014 40
Applikationsarchitektur festlegen
Lösung nicht in die Collaboration- oder Publishing Sites einbauen
Eigenständiges Prozess- oder Applikationsportal bereitstellen
Lösung wie eine eigenständige Applikation managen
SharePoint Limitationen berücksichtigen http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
Dimensionierung und Skalierung der Workflows
Wartung & Pflege muss bereits in der Konzeption berücksichtigt werden
○ Prozess update
○ Prozess Abbruch
○ Ausnahmefälle
○ Administration
© Collaboration Days 2014 41
Rollen- & Berechtigungsmodell
Beschränkungen grundsätzlich nur wo gut begründet
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○ Wenn doch nötig Berechtigungen nur bei laufenden Prozessen «trennen»
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Alle Einschränkungsmöglichkeiten einbeziehen
○ SharePoint Berechtigungen
○ Workflow Aufgaben Berechtigungen
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○ Zielgruppenbeschränkungen (Target Audience)
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Deployment & Rollout
Systematisch Testen
Deploymentprozess definieren und anwenden
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HR-Prozesse mit SharePoint optimieren

  • 1. Wie optimiere ich unsere HR Prozesse? HR-Prozesse mit SharePoint optimieren 03. April 2014
  • 2. © Collaboration Days 2014 2 Agenda Einleitung • Zum Referenten • IOZ AG Praxisbeispiel • Problemsituation • Musterlösung Demo Weg zur Lösung • Organisatorisch • Methodisch • Technisch Fragen
  • 3. © Collaboration Days 2014 3 Referent: Marco Lötscher SharePoint Projektleiter & Consultant bei IOZ AG seit 2011 http://www.ioz.ch
  • 4. © Collaboration Days 2014 4 Sitz: Sursee Anzahl Mitarbeitende: 41 http://www.ioz.ch
  • 5. © Collaboration Days 2014 5 Collaboration Days 2014 Was meinen wir eigentlich mit HR Prozessen optimieren?
  • 6. © Collaboration Days 2014 6 Praxisbeispiel Morgen fängt unsere neue Bereichsleiterin an. Ihr neuer Arbeitsplatz steht hoffentlich bis dann bereit? Morgen!? Könnt ihr das nicht etwas früher mitteilen? Ich hab doch das Eintrittsformular schon lange ausgefüllt
  • 7. © Collaboration Days 2014 7 Praxisbeispiel Da fehlt doch wieder die Hälfte. Könnt ihr den eure Arbeit nicht richtig machen?
  • 8. © Collaboration Days 2014 8 Praxisbeispiel Ich hab doch die Excelliste mit mit den aktuellen Eintritten an den Hausdienst gemailt? Ich hab von nichts gewusst!?! Leider haben es meine Kollegen verschlafen ihnen den Notebook und die Schlüssel vorzubereiten.
  • 9. © Collaboration Days 2014 9 Collaboration Days 2014 Was ist hier falsch gelaufen?
  • 10. © Collaboration Days 2014 10 Praxisbeispiel Morgen fängt unsere neue Bereichsleiterin an. Ihr neuer Arbeitsplatz steht hoffentlich bis dann bereit? Morgen!? Könnt ihr das nicht etwas früher mitteilen? Ich hab doch das Eintrittsformular schon lange ausgefüllt
  • 11. © Collaboration Days 2014 11 Praxisbeispiel Da fehlt doch wieder die Hälfte. Könnt ihr den eure Arbeit nicht richtig machen?
  • 12. © Collaboration Days 2014 12 Praxisbeispiel Ich hab doch die Excelliste mit mit den aktuellen Eintritten an den Hausdienst gemailt? Ich hab von nichts gewusst!?! Leider haben es meine Kollegen verschlafen ihnen den Notebook und die Schlüssel vorzubereiten.
  • 13. © Collaboration Days 2014 13 Was oft nicht optimal läuft und wie sich das auswirken kann Unpräzise, unvollständige Angaben Viele Systemgrenzen Redundanzen Fehleranfällig Fehlende Transparenz Ineffizient Reaktive Dienstleistung Unnötige Schuldzuweisungen Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
  • 14. © Collaboration Days 2014 14 Collaboration Days 2014 Wie könnte das besser laufen?
  • 15. © Collaboration Days 2014 15 Musterlösung 1. Personalabteilung füllt ein zentrales elektronisches Formular mit den Informationen zum Benutzereintritt aus 2. Der Vorgesetzte erhält eine elektronische Aufgabe die noch fehlenden Informationen zu ergänzen. 3. Die IT und diverse andere Parteien führen ihre Aufgaben aus (wo möglich natürlich automatisiert) 4. Der Vorgesetzte bestätigt die korrekte Umsetzung aller Aufgaben. 5. Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter/in alles schön bereit
  • 16. © Collaboration Days 2014 16 Demo
  • 17. © Collaboration Days 2014 17 Demo
  • 18. © Collaboration Days 2014 18 Demo Pendente Personalmutationen Aktuelle Mitarbeiterliste Aufgabenliste zu den «HR-Prozessen» Aufgabenliste zu den «Beschaffungen & Anträgen»
  • 19. © Collaboration Days 2014 19 Demo
  • 20. © Pendente Aufgaben «Meine» Mitarbeiter Collaboration Days 2014 20 Demo
  • 21. © Collaboration Days 2014 21 Demo
  • 22. © Collaboration Days 2014 22 Demo
  • 23. © Collaboration Days 2014 23 Demo
  • 24. © Collaboration Days 2014 24 Demo
  • 25. © Collaboration Days 2014 25 Demo
  • 26. © Collaboration Days 2014 26 Recap Unpräzise, unvollständige Angaben Viele Systemgrenzen Redundanzen Fehleranfällig Fehlende Transparenz Ineffizient Reaktive Dienstleistung Unnötige Schuldzuweisungen Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter Checklisten und Auswahllisten für Formulare können von betroffenen stellen selber gepflegt werden Alle Daten zentral (z.B. keine Excel in Mails) gewohnte Umgebung mit Outlook, der Rest ist geführt (Link zu Word & Aufgaben) Workflow Status, Prozessvisualisierung Ablauf ist auf maximale Effizient optimiert
  • 27. © Collaboration Days 2014 27 Collaboration Days 2014 Ganz einfach, oder?
  • 28. © Collaboration Days 2014 28 Herausforderungen Projekt Scope definieren ○ Wo fangen wir an? ○ Wo hören wir auf? ○ Mit welchem Detailierungsgrad? Benutzerakzeptanz ○ Bereitschaft zur Veränderung ist nicht bei allen gleich ausgeprägt ○ Nicht alle Beteiligten freuen sich über Prozesstransparenz Technisch ○ Abwägen vom Einsatz von Boardmitteln und Standardkonzepten gegenüber von Eigenentwicklungen
  • 29. © Collaboration Days 2014 29 Herangehensweise Organisatorisch ○ Ziele setzen ○ Prozessanalyse ○ Anforderungen definieren ○ Benutzerakzeptanz Massnahmen Technisch ○ Technologie und Tool auswählen ○ Applikationsarchitektur festlegen ○ Rollen- & Berechtigungsmodell implementieren ○ Deployment & Rollout
  • 30. © Collaboration Days 2014 30 Mögliche Bereiche von Zielsetzungen Standardisierung Transparenz Prozesssicherheit Reduktion von Medienbrüchen Senkung der Kosten Wartbarkeit (auf Änderungsdynamik reagieren können)
  • 31. © Collaboration Days 2014 31 Prozessanalyse IST-Analyse ○ Alle Beteiligten festhalten ○ Kritischen Pfad ermitteln ○ Genug Zeit budgetieren SOLL-Prozesse modellieren ○ Prototyping ○ Parallelisieren von Aufgaben wo immer möglich ○ Information an Beteiligte so früh wie möglich liefern ○ Auf Agilität Rücksicht nehmen ○ Sinnvollen Scope festlegen
  • 32. © Collaboration Days 2014 32 IST-Aufnahme
  • 33. © Collaboration Days 2014 33 SOLL-Prozess
  • 34. © Collaboration Days 2014 34 Anforderungen definieren Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse ○ Administrative Aufgaben vor dem Eintritt ○ Aufgaben am Eintrittstag ○ Probezeit ○ Einführungstermine koordinieren ○ Informationen ○ Erinnerungen ○ Eskalationen ○ Stellvertretungsregelungen Beschaffung und Anträge ○ Zutritt zu Gebäuden ○ Berufskleider und Ausrüstungen ○ Fahrzeugbeschaffung ○ Mobiliarbeschaffung ○ Bereitstellung Telefonie ○ IT Hardwarebeschaffung ○ Softwarebereitstellung & Zugriffsrechte & Accounterstellung
  • 35. © Collaboration Days 2014 35 Benutzerakzeptanz Massnahmen Alle Beteiligten Stellen müssen einbezogen werden Frühzeitig Demo Sessions durchführen Beteiligte zu Veränderungsentscheiden heranführen Befragung durchführen Personalabteilung als Schlüsselrolle Application Owner festlegen Einführungsbegleitung Feedback sammeln Verbesserungen in Aussichtstellen und umsetzen
  • 36. © Collaboration Days 2014 36 Collaboration Days 2014 Mit welchen Tools setzen wir dies um?
  • 37. © Collaboration Days 2014 37 Kernkomponenten einer SharePoint Workflow Lösung Site Architektur Workflow Instanzen ○ Listen Workflows ○ Wiederverwendbare Workflows Workflow Aufgaben Listen Workflow Historie Liste Formulare InfoPath Eigenentwicklungen Workflow Designer Tool SharePoint Designer Visual Studio
  • 38. © Collaboration Days 2014 38 Drittanbieter Produkte
  • 39. © Collaboration Days 2014 39 Applikationsarchitektur festlegen Aufgaben Workflows Formulare Benachrichtigungen Schnittstellen & Automatisierung SharePoint Basis - Portal - Rollenbezogene Ansichten - Formularbibliotheken - Hilfslisten & Stammdaten Berechtigungs- & Rollenmodell - Statusabhängige Ansichten - Rollenbezogene Ansichten - Dynamische Anzeige nach Abhängigkeiten - Validierungen - Aufteilung in Sub- Workflows - Wiederverwendbare Module - Texte - Übersetzungen - Web Service Anbindung - LDAP - MS-SQL od. Oracle - Elektronisches Personaldossier - Einfache SharePoint Aufgabe - Genehmigungsaufgabe - Aufgabenformular Design
  • 40. © Collaboration Days 2014 40 Applikationsarchitektur festlegen Lösung nicht in die Collaboration- oder Publishing Sites einbauen Eigenständiges Prozess- oder Applikationsportal bereitstellen Lösung wie eine eigenständige Applikation managen SharePoint Limitationen berücksichtigen http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx Dimensionierung und Skalierung der Workflows Wartung & Pflege muss bereits in der Konzeption berücksichtigt werden ○ Prozess update ○ Prozess Abbruch ○ Ausnahmefälle ○ Administration
  • 41. © Collaboration Days 2014 41 Rollen- & Berechtigungsmodell Beschränkungen grundsätzlich nur wo gut begründet ○ Komplexität reduzieren ○ Performance gewährleisten ○ Wenn doch nötig Berechtigungen nur bei laufenden Prozessen «trennen» Wenn möglich Standardkonzepte anwenden ○ SharePoint Aufgaben verwenden Alle Einschränkungsmöglichkeiten einbeziehen ○ SharePoint Berechtigungen ○ Workflow Aufgaben Berechtigungen ○ Formularansichten ○ Zielgruppenbeschränkungen (Target Audience)
  • 42. © Collaboration Days 2014 42 Deployment & Rollout Systematisch Testen Deploymentprozess definieren und anwenden Dokumentieren Testumgebung nutzen
  • 43. © Collaboration Days 2014 43 Collaboration Days 2014 Fragen?
  • 44. © Collaboration Days 2014 44 Besten Dank