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HERZLICH
               WILLKOMMEN
             BPM MIT SHAREPOINT
             2013 UND VISIO 2013




06.12.2012   © IOZ AG          1
AGENDA

        Begrüssung


        Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013


        Einführung in BPM


        Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013


        Prozessportal mit Office 365


        Prozesse mit SharePoint automatisieren




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IN EIGENER SACHE


 GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN

 Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau
 der Infrastruktur, Schulung und Support:



 Betrieb des Rechenzentrums:



 Zertifizierungen:



 Auszeichnung:


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EINLEITUNG
                BPM




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HERAUSFORDERUNGEN


 KOSTEN
               Kosten
               □   Kürzere Durchlaufzeiten
               □   Ausnutzung Skonto
               □   Bessere Liquiditätsplanung
               □   Ressourcenauslastung
               □   Effizienzgewinn
               □   Entlastung von Routinetätigkeiten
               □   …




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HERAUSFORDERUNGEN


 COMPLIANCE
                Compliance
                □   Unternehmensrichtlinien
                □   Gesetzliche Vorschriften
                □   Rechtliche Rahmenbedingungen
                □   Erkennung von Risiken
                □   Kontrollverfahren
                □   Produkthaftung
                □   Interne Kommunikation
                □   …




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HERAUSFORDERUNGEN


 QUALITÄT
              Qualität
              □   Steigende Kundenanforderungen
              □   Einhaltung von Richtlinien
              □   Definierte Verantwortlichkeiten
              □   Lückenlose Abläufe
              □   Reduzierte Fehlerquellen
              □   Gewinnung von Kennzahlen
              □   Transparenz
              □   Förderung Mitarbeiterkompetenz
              □   Erkennen von Schwachstellen
              □   Ausführungstreue
              □   …




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HERAUSFORDERUNGEN


 WETTBEWERB
                Wettbewerb
                □   Schnellere Innovationszyklen
                □   Kürzere Produktlebensdauer
                □   Time to Market
                □   Servicequalität
                □   Preisdruck
                □   Marktveränderungen
                □   …




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SPANNUNGSFELD


 ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK



         Innovation




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PROZESSE


 STEUERUNG UND OPTIMIERUNG


      Beschaffung   Herstellung        Lieferung         Service




                              WIE                  WAS



                                                         WOMIT
                                      WER


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BISHER


 BPM IN DER VERGANGENHEIT




                                                         don't automate, obliterate!
Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus



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PROBLEME


 TYPISCHE BPM PROBLEME
 •    Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR)
 •    Zu detailliert – zu aufwendig
 •    Zu komplex
 •    Technologie nicht bereit
 •    Zu ehrgeizig im Anspruch




Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus



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ENTWICKLUNG


 BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG   VON   BUSINESS        UND            IT




                                    Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH


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PRODUKTIVITÄT


 WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE




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BPM UMSETZTEN




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BPM KREISLAUF

                                                           Strategisches
                                                        Prozessmanagement
                                                   •Prozessorientierung etablieren
                                                   •Kernprozesse und Ziele festlegen
                                                   •Balanced Scorecard
                                                   •Business Process Outsourcing




                Prozesscontrolling                                                            Prozessentwurf

          •Kennzahlen erheben                                                          •Prozesse modellieren
          •Prozesse planen und steuern                                                 •Prozesse analysieren
          •Business Activity Monitoring                                                •Sollprozesse entwerfen
          •Ständige Verbesserung                                                       •Prozesse dokumentieren



                                                       Prozessimplementierung

                                                    •Change Management
                                                    •Informationssysteme
                                                     implementieren
                                                     ERP, BPMS, SharePoint
                                                    •Informationssysteme integrieren




Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91



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BPM VON MICROSOFT


 PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS




               Create        Collaborate




               Monitor         Deploy




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PROZESSMODELLIERUNG
          STATE OF THE ART




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PROZESSE


 GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS




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PROZESSE


 GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT




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VERSTÄNDNISGRABEN


 BUSINESS VERSUS IT




06.12.2012            © IOZ AG   21
STANDARD-NOTATION


 BPMN
 • Business Process Model and Notation (BPMN)
 • Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse
                       Verkauf




                                       Bestellung
                                    entgegennehmen
                                                                                                                                       Bestellung
                                                                           Nein                                                      fehlgeschlagen
      Bestellprozess

                       Finanzen




                                                                                                                        Rechnung
                                                     Kreditwürdigket
                                                                                                                       verschicken
                                                         prüfen
                                                                                                                                      Bestellung
                                                                        Kreditwürdig                                                 abgeschlssen

                                                                                                       Nein
                       Warenlager




                                                                             Ja
                                                                                        Bestellung
                                                                                                                  Ja
                                                                                       druchführen


                                                                                                     Auf Lager?




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EINFÜHRUNG


 BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE
 • BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich

              Fachbereich, Business

 • BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess-
   Ausführung abbilden.

              IT/Software-Techniker

 • Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen

              Fachbereich und IT



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EINFÜHRUNG


 WARUM BPMN?
 • Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse
 • Fördert gemeinsames Prozessverständnis:
             •   Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…)
             •   Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …)
             •   zwischen Fachbereichen und IT


 • Ein Standard den viele Anbieter verwenden:
             •   Grosse Auswahl an Tools
             •   Günstige Tools
             •   Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich




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PROZESSDIAGRAMM


 HAUPTELEMENTE DER BPMN

        Startereignis                                                                                                                                      Endereignis
          (Event)                                                                                                                                            (Event)
                                                                                                           Sequenzfluss
                              Verkauf




                                              Bestellung
                                           entgegennehmen
                                                                Gateway
                                                                                                                                                  Bestellung
                                                             (Verzweigung)                                                                      fehlgeschlagen
 Pool                                                                            Nein
             Bestellprozess

                              Finanzen




                                                                                                                                   Rechnung
                                                            Kreditwürdigket
                                                                                                                                  verschicken
                                                                prüfen
                                                                                                                                                 Bestellung
                                                                              Kreditwürdig                                                      abgeschlssen

                                                 Task                                                             Nein
                                               (Aufgabe,
                              Warenlager




                                               Aktivität)                          Ja
                                                                                              Bestellung
                                                                                                                             Ja
                                                                                             druchführen


                                                                                                                Auf Lager?



          Lane




06.12.2012                                                                              © IOZ AG                                                                         25
VISIO 2013


 BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013


             Demo
                          Leitstand




                                                          Herstellung
                                                          vorbereiten
                                        Auftrag geplant
             Produktion

                          Herstellung




                                                          Herstellung        Herstellung   Herstellung
                                                          ausführen          rückmelden    abschliessen
                                                                                                          Auftrag abgeschlossen




06.12.2012                                                              © IOZ AG                                                  26
BPMN ANWENDEN


              IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX?
              Leitstand




                                              Herstellung
                                              vorbereiten
                            Auftrag geplant
Produktion

              Herstellung




                                              Herstellung   Herstellung   Herstellung
                                              ausführen     rückmelden    abschliessen
                                                                                         Auftrag abgeschlossen




             06.12.2012                                                                            © IOZ AG            27
ERFOLGREICH ANWENDEN


 BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT?
 Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie:

 •   Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …)
 •   Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung)
 •   Prozessmuster und Best Practices
 •   Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B.
     Microsoft Visio 2013




06.12.2012                        © IOZ AG                              28
FRAGEN




06.12.2012   © IOZ AG        29
PROZESSPORTAL
             MIT VISIO UND SHAREPOINT
                      (ONLINE)




06.12.2012              © IOZ AG        30
PROZESSPORTAL


 KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS
 Inhalt
 • Prozesslandkarte
 • Prozesse
 • Mitgeltende Dokumente
 • Rollen

 Dokumentenlenkung
 • Vorlagendokumente
 • Nachweisdokumente
 • Versionskontrolle
 • Metadaten


06.12.2012                 © IOZ AG         31
PROZESSPORTAL


 MODERN


 •   Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe
 •   Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten
 •   Offline Synchronisierung
 •   Effiziente Suche
 •   Integration von Enterprise Metadaten




06.12.2012                        © IOZ AG                    32
PROZESSPORTAL


 EFFIZIENT


 • Prozessdokumentation nahe am Benutzer
 • Elektronische Unterstützung der Prozesse




06.12.2012                     © IOZ AG         33
KOMPONENTEN
             VON SHAREPOINT




06.12.2012         © IOZ AG   34
BENUTZERERKENNUNG




06.12.2012     © IOZ AG      35
LISTEN




                                  Integration in Office




               Benachrichtigung


   Ansichten




06.12.2012           © IOZ AG                             36
DOKUMENTBIBLIOTHEKEN



                                     Metadaten




                                                 Versionierung

             Suche




06.12.2012                © IOZ AG                           37
WEBPARTS




06.12.2012   © IOZ AG          38
DEMO
                       DOKUMENTENMANAGEMENT



    Vorlagenverwaltung

    Metadaten

    Versionierung

    Archivierung

    WebApps & Co-Authoring

    Document ID

    Offline Synchronisierung

    Co Authoring

    IRM


06.12.2012                     © IOZ AG   39
Q-DOKUMENTATION


 WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013?
 •   Versionierung
 •   Metadaten
 •   Freigabeworkflow
 •   Visualisierung mit WebApps

 • Nahe am Business
 • Abbilden von elektronischen Workflows




06.12.2012                        © IOZ AG   40
ROLLENMODELL




06.12.2012   © IOZ AG              41
DOKUMENTE

                                Prozesse


                          Mitgeltende Dokumente




06.12.2012   © IOZ AG                             42
SHAREPOINT 2013
             IOZ PROZESSVORLAGE




06.12.2012           © IOZ AG     43
PROZESSLANDKARTE


                             Direkte Einbindung
                            der Prozesslandkarte




Lauffähig in Office
       365




                                                     Mehrstufige
                                                   Prozessübersicht




 06.12.2012            © IOZ AG                                       44
ZENTRALE VERWALTUNG


                                                         Zentrale Verwaltung
                                                                 der
             Direkte Ansicht der                          Prozessdiagramme
                 Visio Charts      Zentrale Verwaltung
                                    der mitgeltenden
                                       Dokumente




                                                             Verlinkung über
                                                               Metadaten




06.12.2012                            © IOZ AG                                 45
ZENTRALE VERWALTUNG


                                                         Zentrale Verwaltung
                                                                 der
             Direkte Ansicht der                          Prozessdiagramme
                 Visio Charts      Zentrale Verwaltung
                                    der mitgeltenden
                                       Dokumente




                                                           Verlinkung über
                                                             Metadaten


06.12.2012                            © IOZ AG                                 46
VERSIONIERUNG



 Nachverfolgbarkeit der                 Nur freigegebene Dokumente
 Dokumente...                           sind für die Benutzer sichtbar




                          ... mit Haupt und
                          Nebenversionen



06.12.2012                                © IOZ AG                       47
FRAGEN




06.12.2012   © IOZ AG        48
PROZESSE AUTOMATISIEREN




06.12.2012   © IOZ AG       49
BPM KREISLAUF

                                                           Strategisches
                                                        Prozessmanagement
                                                   •Prozessorientierung etablieren
                                                   •Kernprozesse und Ziele festlegen
                                                   •Balanced Scorecard
                                                   •Business Process Outsourcing




                Prozesscontrolling                                                            Prozessentwurf

          •Kennzahlen erheben                                                          •Prozesse modellieren
          •Prozesse planen und steuern                                                 •Prozesse analysieren
          •Business Activity Monitoring                                                •Sollprozesse entwerfen
          •Ständige Verbesserung                                                       •Prozesse dokumentieren



                                                       Prozessimplementierung

                                                    •Change Management
                                                    •Informationssysteme
                                                     implementieren
                                                     ERP, BPMS, SharePoint
                                                    •Informationssysteme integrieren




Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91



06.12.2012                                                       © IOZ AG                                        50
STRUKTURIERTE PROZESSE


 PRODUKTIONSPROZESSE




             Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html



06.12.2012                                               © IOZ AG                                            51
WISSENSPROZESSE


 PROZESSE, WISSEN, NETZWERKE




Strukturierte Prozesse   Wissensarbeit                                        Netzarbeit
                                Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/


06.12.2012                    © IOZ AG                                                                     52
UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE



 STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE
   Strukturierte Prozesse               Wissensorientierte Prozesse




   •   Effizienz, Produktivität         •    Flexibilität
   •   Nachvollziehbarkeit              •    Individuelle Bearbeitung
   •   Einheitlichkeit                  •    Autonomie der Bearbeitung
   •   Automatisierbarkeit              •    Viele Ausnahmen
   •   Routineaufgabe                   •    Unvorhersehbare Situationen

    Wissen zur Design-Zeit              Wissen zur Laufzeit
06.12.2012                        © IOZ AG                                 53
AUTOMATISIERUNG


 WORKFLOWS MIT SHAREPOINT


             Stage: Mitarbeiterdaten erfassen       Stage: Zutritt zu RZ




                                                                           If any value equals
                                 Update list item                                                Yes   Update list item        Assign a task   Update list item
                                                                                  value




                                                                                                                          No




06.12.2012                                                                              © IOZ AG                                                                  54
BPM PLATTFORM


 INTEGRIERTE BPM PLATTFORM



                          Mitarbeiter



                        BPM Plattform


             Prozesse                   Inhalte



06.12.2012                   © IOZ AG             55
FRAGEN




06.12.2012   © IOZ AG        56
WORKFLOW
               DEMO




06.12.2012      © IOZ AG   57
WORKFLOWS MIT
                  VISIO 2013
                     UND
             SHAREPOINT DESIGNER



06.12.2012            © IOZ AG     58
WERKZEUGE


 VISIO 2013                           SP DESIGNER 2013
 • Neue Vorlage für SharePoint        • Hinterlegen von Logik
   Designer 2013 Workflows



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   Prozesse
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 • Aufrufen von verschiedenen            Funktionen
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 Was es braucht
 • Windows Azure Workflow              Was es braucht
   Manager Client Server               • SharePoint 2010 / 2013
 • SharePoint 2013                     • SharePoint Designer 2010 /
 • SharePoint Designer                   2013

 • SPList / SPWeb                      • SPList / SPWeb / SPContenttype


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AZURE WORKFLOW
                         GRUNDLAGEN
PLATTFORM ARCHITEKTUR




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AZURE WORKFLOW
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INTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL




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AZURE WORKFLOW


 WAS IST NEU?
 •   Grafische Oberfläche im SharePoint Designer
 •   19 neue Activities
        • Davon sind 5 für den Microsoft Project Server

 •   Workflow Stages
 •   Variablentyp Dictionary

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DEMO
             WORKFLOWS




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WORKFLOW 2013


 DEMO
 • Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013
       • Stencils

 • Importieren in SharePoint Designer
 • Prüfen




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FRAGEN




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KONTAKT


             Josua Müller
             Leiter Marketing & Verkauf
             Mitglied der Geschäftsleitung
             josua.mueller@ioz.ch
             Twitter: @JosuaMueller




             Andreas Naef
             Leiter Projektmanagement
             Mitglied der Geschäftsleitung
             andreas.naef@ioz.ch
             Twitter: @AndreasNaef




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  • 1. HERZLICH WILLKOMMEN BPM MIT SHAREPOINT 2013 UND VISIO 2013 06.12.2012 © IOZ AG 1
  • 2. AGENDA Begrüssung Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013 Einführung in BPM Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013 Prozessportal mit Office 365 Prozesse mit SharePoint automatisieren 06.12.2012 © IOZ AG 2
  • 3. IN EIGENER SACHE GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau der Infrastruktur, Schulung und Support: Betrieb des Rechenzentrums: Zertifizierungen: Auszeichnung: 06.12.2012 © IOZ AG 3
  • 4. EINLEITUNG BPM 06.12.2012 © IOZ AG 4
  • 5. HERAUSFORDERUNGEN KOSTEN Kosten □ Kürzere Durchlaufzeiten □ Ausnutzung Skonto □ Bessere Liquiditätsplanung □ Ressourcenauslastung □ Effizienzgewinn □ Entlastung von Routinetätigkeiten □ … 06.12.2012 © IOZ AG 5
  • 6. HERAUSFORDERUNGEN COMPLIANCE Compliance □ Unternehmensrichtlinien □ Gesetzliche Vorschriften □ Rechtliche Rahmenbedingungen □ Erkennung von Risiken □ Kontrollverfahren □ Produkthaftung □ Interne Kommunikation □ … 06.12.2012 © IOZ AG 6
  • 7. HERAUSFORDERUNGEN QUALITÄT Qualität □ Steigende Kundenanforderungen □ Einhaltung von Richtlinien □ Definierte Verantwortlichkeiten □ Lückenlose Abläufe □ Reduzierte Fehlerquellen □ Gewinnung von Kennzahlen □ Transparenz □ Förderung Mitarbeiterkompetenz □ Erkennen von Schwachstellen □ Ausführungstreue □ … 06.12.2012 © IOZ AG 7
  • 8. HERAUSFORDERUNGEN WETTBEWERB Wettbewerb □ Schnellere Innovationszyklen □ Kürzere Produktlebensdauer □ Time to Market □ Servicequalität □ Preisdruck □ Marktveränderungen □ … 06.12.2012 © IOZ AG 8
  • 9. SPANNUNGSFELD ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK Innovation 06.12.2012 © IOZ AG 9
  • 10. PROZESSE STEUERUNG UND OPTIMIERUNG Beschaffung Herstellung Lieferung Service WIE WAS WOMIT WER 06.12.2012 © IOZ AG 10
  • 11. BISHER BPM IN DER VERGANGENHEIT don't automate, obliterate! Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus 06.12.2012 © IOZ AG 11
  • 12. PROBLEME TYPISCHE BPM PROBLEME • Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR) • Zu detailliert – zu aufwendig • Zu komplex • Technologie nicht bereit • Zu ehrgeizig im Anspruch Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus 06.12.2012 © IOZ AG 12
  • 13. ENTWICKLUNG BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG VON BUSINESS UND IT Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH 06.12.2012 © IOZ AG 13
  • 14. PRODUKTIVITÄT WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE 06.12.2012 © IOZ AG 14
  • 15. BPM UMSETZTEN 06.12.2012 © IOZ AG 15
  • 16. BPM KREISLAUF Strategisches Prozessmanagement •Prozessorientierung etablieren •Kernprozesse und Ziele festlegen •Balanced Scorecard •Business Process Outsourcing Prozesscontrolling Prozessentwurf •Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren •Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren •Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen •Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren Prozessimplementierung •Change Management •Informationssysteme implementieren ERP, BPMS, SharePoint •Informationssysteme integrieren Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91 06.12.2012 © IOZ AG 16
  • 17. BPM VON MICROSOFT PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS Create Collaborate Monitor Deploy 06.12.2012 © IOZ AG 17
  • 18. PROZESSMODELLIERUNG STATE OF THE ART 06.12.2012 © IOZ AG 18
  • 19. PROZESSE GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS 06.12.2012 © IOZ AG 19
  • 20. PROZESSE GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT 06.12.2012 © IOZ AG 20
  • 21. VERSTÄNDNISGRABEN BUSINESS VERSUS IT 06.12.2012 © IOZ AG 21
  • 22. STANDARD-NOTATION BPMN • Business Process Model and Notation (BPMN) • Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse Verkauf Bestellung entgegennehmen Bestellung Nein fehlgeschlagen Bestellprozess Finanzen Rechnung Kreditwürdigket verschicken prüfen Bestellung Kreditwürdig abgeschlssen Nein Warenlager Ja Bestellung Ja druchführen Auf Lager? 06.12.2012 © IOZ AG 22
  • 23. EINFÜHRUNG BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE • BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich  Fachbereich, Business • BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess- Ausführung abbilden.  IT/Software-Techniker • Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen  Fachbereich und IT 06.12.2012 © IOZ AG 23
  • 24. EINFÜHRUNG WARUM BPMN? • Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse • Fördert gemeinsames Prozessverständnis: • Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…) • Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …) • zwischen Fachbereichen und IT • Ein Standard den viele Anbieter verwenden: • Grosse Auswahl an Tools • Günstige Tools • Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich 06.12.2012 © IOZ AG 24
  • 25. PROZESSDIAGRAMM HAUPTELEMENTE DER BPMN Startereignis Endereignis (Event) (Event) Sequenzfluss Verkauf Bestellung entgegennehmen Gateway Bestellung (Verzweigung) fehlgeschlagen Pool Nein Bestellprozess Finanzen Rechnung Kreditwürdigket verschicken prüfen Bestellung Kreditwürdig abgeschlssen Task Nein (Aufgabe, Warenlager Aktivität) Ja Bestellung Ja druchführen Auf Lager? Lane 06.12.2012 © IOZ AG 25
  • 26. VISIO 2013 BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013 Demo Leitstand Herstellung vorbereiten Auftrag geplant Produktion Herstellung Herstellung Herstellung Herstellung ausführen rückmelden abschliessen Auftrag abgeschlossen 06.12.2012 © IOZ AG 26
  • 27. BPMN ANWENDEN IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX? Leitstand Herstellung vorbereiten Auftrag geplant Produktion Herstellung Herstellung Herstellung Herstellung ausführen rückmelden abschliessen Auftrag abgeschlossen 06.12.2012 © IOZ AG 27
  • 28. ERFOLGREICH ANWENDEN BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT? Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie: • Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …) • Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung) • Prozessmuster und Best Practices • Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B. Microsoft Visio 2013 06.12.2012 © IOZ AG 28
  • 29. FRAGEN 06.12.2012 © IOZ AG 29
  • 30. PROZESSPORTAL MIT VISIO UND SHAREPOINT (ONLINE) 06.12.2012 © IOZ AG 30
  • 31. PROZESSPORTAL KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS Inhalt • Prozesslandkarte • Prozesse • Mitgeltende Dokumente • Rollen Dokumentenlenkung • Vorlagendokumente • Nachweisdokumente • Versionskontrolle • Metadaten 06.12.2012 © IOZ AG 31
  • 32. PROZESSPORTAL MODERN • Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe • Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten • Offline Synchronisierung • Effiziente Suche • Integration von Enterprise Metadaten 06.12.2012 © IOZ AG 32
  • 33. PROZESSPORTAL EFFIZIENT • Prozessdokumentation nahe am Benutzer • Elektronische Unterstützung der Prozesse 06.12.2012 © IOZ AG 33
  • 34. KOMPONENTEN VON SHAREPOINT 06.12.2012 © IOZ AG 34
  • 36. LISTEN Integration in Office Benachrichtigung Ansichten 06.12.2012 © IOZ AG 36
  • 37. DOKUMENTBIBLIOTHEKEN Metadaten Versionierung Suche 06.12.2012 © IOZ AG 37
  • 38. WEBPARTS 06.12.2012 © IOZ AG 38
  • 39. DEMO DOKUMENTENMANAGEMENT Vorlagenverwaltung Metadaten Versionierung Archivierung WebApps & Co-Authoring Document ID Offline Synchronisierung Co Authoring IRM 06.12.2012 © IOZ AG 39
  • 40. Q-DOKUMENTATION WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013? • Versionierung • Metadaten • Freigabeworkflow • Visualisierung mit WebApps • Nahe am Business • Abbilden von elektronischen Workflows 06.12.2012 © IOZ AG 40
  • 41. ROLLENMODELL 06.12.2012 © IOZ AG 41
  • 42. DOKUMENTE Prozesse Mitgeltende Dokumente 06.12.2012 © IOZ AG 42
  • 43. SHAREPOINT 2013 IOZ PROZESSVORLAGE 06.12.2012 © IOZ AG 43
  • 44. PROZESSLANDKARTE Direkte Einbindung der Prozesslandkarte Lauffähig in Office 365 Mehrstufige Prozessübersicht 06.12.2012 © IOZ AG 44
  • 45. ZENTRALE VERWALTUNG Zentrale Verwaltung der Direkte Ansicht der Prozessdiagramme Visio Charts Zentrale Verwaltung der mitgeltenden Dokumente Verlinkung über Metadaten 06.12.2012 © IOZ AG 45
  • 46. ZENTRALE VERWALTUNG Zentrale Verwaltung der Direkte Ansicht der Prozessdiagramme Visio Charts Zentrale Verwaltung der mitgeltenden Dokumente Verlinkung über Metadaten 06.12.2012 © IOZ AG 46
  • 47. VERSIONIERUNG Nachverfolgbarkeit der Nur freigegebene Dokumente Dokumente... sind für die Benutzer sichtbar ... mit Haupt und Nebenversionen 06.12.2012 © IOZ AG 47
  • 48. FRAGEN 06.12.2012 © IOZ AG 48
  • 50. BPM KREISLAUF Strategisches Prozessmanagement •Prozessorientierung etablieren •Kernprozesse und Ziele festlegen •Balanced Scorecard •Business Process Outsourcing Prozesscontrolling Prozessentwurf •Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren •Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren •Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen •Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren Prozessimplementierung •Change Management •Informationssysteme implementieren ERP, BPMS, SharePoint •Informationssysteme integrieren Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91 06.12.2012 © IOZ AG 50
  • 51. STRUKTURIERTE PROZESSE PRODUKTIONSPROZESSE Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html 06.12.2012 © IOZ AG 51
  • 52. WISSENSPROZESSE PROZESSE, WISSEN, NETZWERKE Strukturierte Prozesse Wissensarbeit Netzarbeit Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/ 06.12.2012 © IOZ AG 52
  • 53. UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE Strukturierte Prozesse Wissensorientierte Prozesse • Effizienz, Produktivität • Flexibilität • Nachvollziehbarkeit • Individuelle Bearbeitung • Einheitlichkeit • Autonomie der Bearbeitung • Automatisierbarkeit • Viele Ausnahmen • Routineaufgabe • Unvorhersehbare Situationen  Wissen zur Design-Zeit  Wissen zur Laufzeit 06.12.2012 © IOZ AG 53
  • 54. AUTOMATISIERUNG WORKFLOWS MIT SHAREPOINT Stage: Mitarbeiterdaten erfassen Stage: Zutritt zu RZ If any value equals Update list item Yes Update list item Assign a task Update list item value No 06.12.2012 © IOZ AG 54
  • 55. BPM PLATTFORM INTEGRIERTE BPM PLATTFORM Mitarbeiter BPM Plattform Prozesse Inhalte 06.12.2012 © IOZ AG 55
  • 56. FRAGEN 06.12.2012 © IOZ AG 56
  • 57. WORKFLOW DEMO 06.12.2012 © IOZ AG 57
  • 58. WORKFLOWS MIT VISIO 2013 UND SHAREPOINT DESIGNER 06.12.2012 © IOZ AG 58
  • 59. WERKZEUGE VISIO 2013 SP DESIGNER 2013 • Neue Vorlage für SharePoint • Hinterlegen von Logik Designer 2013 Workflows VISUAL STUDIO • Hinterlegen von Logik • WF Templates • WF in Apps • Debugging 06.12.2012 © IOZ AG 59
  • 60. VERGLEICH WERKZEUGE SP Designer Visual Studio Reusability Create reusable WF Create templates Include in SP App Custom Code Custom Actions Consume, not Yes; activities create Visio Integration Debugging 06.12.2012 © IOZ AG 60
  • 61. VERGLEICH WORKFLOW SHAREPOINT 2013 SHAREPOINT 2010 • Basierend auf WF 4.0 und WCF • Basierend auf WF 3.0 • Set von Aktivitäten für Business • Set von SharePoint Aktivitäten Prozesse • Direktes Aufrufen der • Aufrufen von verschiedenen Funktionen Web services Was es braucht • Windows Azure Workflow Was es braucht Manager Client Server • SharePoint 2010 / 2013 • SharePoint 2013 • SharePoint Designer 2010 / • SharePoint Designer 2013 • SPList / SPWeb • SPList / SPWeb / SPContenttype 06.12.2012 © IOZ AG 61
  • 62. AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN PLATTFORM ARCHITEKTUR 06.12.2012 © IOZ AG 62
  • 63. AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN INTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL 06.12.2012 © IOZ AG 63
  • 64. AZURE WORKFLOW WAS IST NEU? • Grafische Oberfläche im SharePoint Designer • 19 neue Activities • Davon sind 5 für den Microsoft Project Server • Workflow Stages • Variablentyp Dictionary • Custom Code via Webservice 06.12.2012 © IOZ AG 64
  • 65. DEMO WORKFLOWS 06.12.2012 © IOZ AG 65
  • 66. WORKFLOW 2013 DEMO • Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013 • Stencils • Importieren in SharePoint Designer • Prüfen 06.12.2012 © IOZ AG 66
  • 67. FRAGEN 06.12.2012 © IOZ AG 67
  • 68. KONTAKT Josua Müller Leiter Marketing & Verkauf Mitglied der Geschäftsleitung josua.mueller@ioz.ch Twitter: @JosuaMueller Andreas Naef Leiter Projektmanagement Mitglied der Geschäftsleitung andreas.naef@ioz.ch Twitter: @AndreasNaef 06.12.2012 © IOZ AG 68

Hinweis der Redaktion

  1. Zeit:Lieferzeiten verbessernDurchlaufzeiten reduzierenReaktionszeiten verbessernEntscheidungswege verkürzenEntwicklungszeit reduzierenKosten:Produktionskosten senkenVerschwendung vermeidenBestände reduzierenTransportkosten senkenQualität:Produktqualität verbessernUmweltqualität verbessern (ISO 14001)Dienstleistungsqualität verbessern (ISO 9001, ISO 20’000)
  2. WIEist der ProzessablaufWER ist für die Bearbeitung von Aufgaben zuständig, Wer ist für was verantwortlich (Prozessverantwortung, Aufgabenverantwortung, …)WAS wird gemacht (einzelner Task, Aufgabenbeschreibung und Hilfsmittel)WOMIT Daten, Ressourcen, Informationen -> mit welchen Ressourcen (z.B. Informatik-Systeme, Maschinen, Personal-Ressourcen) wird der Prozess bearbeitet, welche Informationen sind nötig
  3. ÜbersetzungNicht automatisieren sondern ausmerzenQuellenArtikel von M.Hammer(1990):"Reengineering Work: Don'tautomate, obliterate«Kommentar:Es geht dabei um das so genannte Business Process Reengineering (BPR), bei dem Prozesse im Unternehmen gebrochen und neu implementiert werden. Also nicht einfach den Prozess automatisieren und hoffen das alles besser wird, sondern eben den Prozess komplett neu aufsetzen. Im Gegensatz dazu steht das ContinuousProcessImprovement (CPI), bei dem Prozesse über einen langen Zeitraum schrittweise optimiert werden.
  4. Das Informationszeitalter war die Zeit der Wissensarbeiter: Erstellen und managen von Informationen, die sie anderen zur Verfügung stellen.Im neuen Zeitalter der Netzwerke hingegen agiert der Netzarbeiter (Web Worker): Erstellen und managen von Beziehungen zwischen Wissen, Hardware und Menschen.
  5. Grundlagen 10’Demo Visio Template 5’Import im SP Designer 5’Workflow 2010 in Action 5’
  6. MitarbeitereintrittFormularausfüllenSchlüsselquittungabgeben HRMitarbeiter RZ?  Wennja Badge abgebenDemo Visio Template 5’Import im SP Designer 5’Workflow 2010 in Action 5’