Das Dokument behandelt die Integration von Business Process Management (BPM) mit Microsoft SharePoint 2013 und Visio 2013, einschließlich der Herausforderungen und Chancen in den Bereichen Kosten, Compliance, Qualität und Wettbewerb. Es bietet eine Einführung in BPMN (Business Process Model and Notation) als gemeinsame Sprache zur Prozessmodellierung sowie Anleitungen zur Automatisierung von Prozessen und zur Nutzung von SharePoint für Prozessportale. Zudem werden Methoden und Werkzeuge vorgestellt, die für die erfolgreiche Implementierung von BPM erforderlich sind.

1. HERZLICH
WILLKOMMEN
BPM MIT SHAREPOINT
2013 UND VISIO 2013
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2. AGENDA
Begrüssung
Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013
Einführung in BPM
Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013
Prozessportal mit Office 365
Prozesse mit SharePoint automatisieren
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3. IN EIGENER SACHE
GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN
Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau
der Infrastruktur, Schulung und Support:
Betrieb des Rechenzentrums:
Zertifizierungen:
Auszeichnung:
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4. EINLEITUNG
BPM
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5. HERAUSFORDERUNGEN
KOSTEN
Kosten
□ Kürzere Durchlaufzeiten
□ Ausnutzung Skonto
□ Bessere Liquiditätsplanung
□ Ressourcenauslastung
□ Effizienzgewinn
□ Entlastung von Routinetätigkeiten
□ …
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6. HERAUSFORDERUNGEN
COMPLIANCE
Compliance
□ Unternehmensrichtlinien
□ Gesetzliche Vorschriften
□ Rechtliche Rahmenbedingungen
□ Erkennung von Risiken
□ Kontrollverfahren
□ Produkthaftung
□ Interne Kommunikation
□ …
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7. HERAUSFORDERUNGEN
QUALITÄT
Qualität
□ Steigende Kundenanforderungen
□ Einhaltung von Richtlinien
□ Definierte Verantwortlichkeiten
□ Lückenlose Abläufe
□ Reduzierte Fehlerquellen
□ Gewinnung von Kennzahlen
□ Transparenz
□ Förderung Mitarbeiterkompetenz
□ Erkennen von Schwachstellen
□ Ausführungstreue
□ …
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8. HERAUSFORDERUNGEN
WETTBEWERB
Wettbewerb
□ Schnellere Innovationszyklen
□ Kürzere Produktlebensdauer
□ Time to Market
□ Servicequalität
□ Preisdruck
□ Marktveränderungen
□ …
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9. SPANNUNGSFELD
ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK
Innovation
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10. PROZESSE
STEUERUNG UND OPTIMIERUNG
Beschaffung Herstellung Lieferung Service
WIE WAS
WOMIT
WER
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11. BISHER
BPM IN DER VERGANGENHEIT
don't automate, obliterate!
Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus
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12. PROBLEME
TYPISCHE BPM PROBLEME
• Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR)
• Zu detailliert – zu aufwendig
• Zu komplex
• Technologie nicht bereit
• Zu ehrgeizig im Anspruch
Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus
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13. ENTWICKLUNG
BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG VON BUSINESS UND IT
Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH
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14. PRODUKTIVITÄT
WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE
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15. BPM UMSETZTEN
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16. BPM KREISLAUF
Strategisches
Prozessmanagement
•Prozessorientierung etablieren
•Kernprozesse und Ziele festlegen
•Balanced Scorecard
•Business Process Outsourcing
Prozesscontrolling Prozessentwurf
•Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren
•Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren
•Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen
•Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren
Prozessimplementierung
•Change Management
•Informationssysteme
implementieren
ERP, BPMS, SharePoint
•Informationssysteme integrieren
Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91
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17. BPM VON MICROSOFT
PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS
Create Collaborate
Monitor Deploy
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18. PROZESSMODELLIERUNG
STATE OF THE ART
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19. PROZESSE
GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS
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20. PROZESSE
GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT
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21. VERSTÄNDNISGRABEN
BUSINESS VERSUS IT
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22. STANDARD-NOTATION
BPMN
• Business Process Model and Notation (BPMN)
• Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse
Verkauf
Bestellung
entgegennehmen
Bestellung
Nein fehlgeschlagen
Bestellprozess
Finanzen
Rechnung
Kreditwürdigket
verschicken
prüfen
Bestellung
Kreditwürdig abgeschlssen
Nein
Warenlager
Ja
Bestellung
Ja
druchführen
Auf Lager?
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23. EINFÜHRUNG
BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE
• BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich
 Fachbereich, Business
• BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess-
Ausführung abbilden.
 IT/Software-Techniker
• Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen
 Fachbereich und IT
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24. EINFÜHRUNG
WARUM BPMN?
• Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse
• Fördert gemeinsames Prozessverständnis:
• Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…)
• Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …)
• zwischen Fachbereichen und IT
• Ein Standard den viele Anbieter verwenden:
• Grosse Auswahl an Tools
• Günstige Tools
• Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich
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25. PROZESSDIAGRAMM
HAUPTELEMENTE DER BPMN
Startereignis Endereignis
(Event) (Event)
Sequenzfluss
Verkauf
Bestellung
entgegennehmen
Gateway
Bestellung
(Verzweigung) fehlgeschlagen
Pool Nein
Bestellprozess
Finanzen
Rechnung
Kreditwürdigket
verschicken
prüfen
Bestellung
Kreditwürdig abgeschlssen
Task Nein
(Aufgabe,
Warenlager
Aktivität) Ja
Bestellung
Ja
druchführen
Auf Lager?
Lane
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26. VISIO 2013
BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013
Demo
Leitstand
Herstellung
vorbereiten
Auftrag geplant
Produktion
Herstellung
Herstellung Herstellung Herstellung
ausführen rückmelden abschliessen
Auftrag abgeschlossen
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27. BPMN ANWENDEN
IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX?
Leitstand
Herstellung
vorbereiten
Auftrag geplant
Produktion
Herstellung
Herstellung Herstellung Herstellung
ausführen rückmelden abschliessen
Auftrag abgeschlossen
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28. ERFOLGREICH ANWENDEN
BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT?
Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie:
• Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …)
• Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung)
• Prozessmuster und Best Practices
• Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B.
Microsoft Visio 2013
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29. FRAGEN
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30. PROZESSPORTAL
MIT VISIO UND SHAREPOINT
(ONLINE)
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31. PROZESSPORTAL
KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS
Inhalt
• Prozesslandkarte
• Prozesse
• Mitgeltende Dokumente
• Rollen
Dokumentenlenkung
• Vorlagendokumente
• Nachweisdokumente
• Versionskontrolle
• Metadaten
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32. PROZESSPORTAL
MODERN
• Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe
• Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten
• Offline Synchronisierung
• Effiziente Suche
• Integration von Enterprise Metadaten
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33. PROZESSPORTAL
EFFIZIENT
• Prozessdokumentation nahe am Benutzer
• Elektronische Unterstützung der Prozesse
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34. KOMPONENTEN
VON SHAREPOINT
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35. BENUTZERERKENNUNG
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36. LISTEN
Integration in Office
Benachrichtigung
Ansichten
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37. DOKUMENTBIBLIOTHEKEN
Metadaten
Versionierung
Suche
06.12.2012 © IOZ AG 37

38. WEBPARTS
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39. DEMO
DOKUMENTENMANAGEMENT
Vorlagenverwaltung
Metadaten
Versionierung
Archivierung
WebApps & Co-Authoring
Document ID
Offline Synchronisierung
Co Authoring
IRM
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40. Q-DOKUMENTATION
WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013?
• Versionierung
• Metadaten
• Freigabeworkflow
• Visualisierung mit WebApps
• Nahe am Business
• Abbilden von elektronischen Workflows
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41. ROLLENMODELL
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42. DOKUMENTE
Prozesse
Mitgeltende Dokumente
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43. SHAREPOINT 2013
IOZ PROZESSVORLAGE
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44. PROZESSLANDKARTE
Direkte Einbindung
der Prozesslandkarte
Lauffähig in Office
365
Mehrstufige
Prozessübersicht
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45. ZENTRALE VERWALTUNG
Zentrale Verwaltung
der
Direkte Ansicht der Prozessdiagramme
Visio Charts Zentrale Verwaltung
der mitgeltenden
Dokumente
Verlinkung über
Metadaten
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46. ZENTRALE VERWALTUNG
Zentrale Verwaltung
der
Direkte Ansicht der Prozessdiagramme
Visio Charts Zentrale Verwaltung
der mitgeltenden
Dokumente
Verlinkung über
Metadaten
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47. VERSIONIERUNG
Nachverfolgbarkeit der Nur freigegebene Dokumente
Dokumente... sind für die Benutzer sichtbar
... mit Haupt und
Nebenversionen
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48. FRAGEN
06.12.2012 © IOZ AG 48

49. PROZESSE AUTOMATISIEREN
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50. BPM KREISLAUF
Strategisches
Prozessmanagement
•Prozessorientierung etablieren
•Kernprozesse und Ziele festlegen
•Balanced Scorecard
•Business Process Outsourcing
Prozesscontrolling Prozessentwurf
•Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren
•Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren
•Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen
•Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren
Prozessimplementierung
•Change Management
•Informationssysteme
implementieren
ERP, BPMS, SharePoint
•Informationssysteme integrieren
Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91
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51. STRUKTURIERTE PROZESSE
PRODUKTIONSPROZESSE
Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html
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52. WISSENSPROZESSE
PROZESSE, WISSEN, NETZWERKE
Strukturierte Prozesse Wissensarbeit Netzarbeit
Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/
06.12.2012 © IOZ AG 52

53. UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE
STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE
Strukturierte Prozesse Wissensorientierte Prozesse
• Effizienz, Produktivität • Flexibilität
• Nachvollziehbarkeit • Individuelle Bearbeitung
• Einheitlichkeit • Autonomie der Bearbeitung
• Automatisierbarkeit • Viele Ausnahmen
• Routineaufgabe • Unvorhersehbare Situationen
 Wissen zur Design-Zeit  Wissen zur Laufzeit
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54. AUTOMATISIERUNG
WORKFLOWS MIT SHAREPOINT
Stage: Mitarbeiterdaten erfassen Stage: Zutritt zu RZ
If any value equals
Update list item Yes Update list item Assign a task Update list item
value
No
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55. BPM PLATTFORM
INTEGRIERTE BPM PLATTFORM
Mitarbeiter
BPM Plattform
Prozesse Inhalte
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56. FRAGEN
06.12.2012 © IOZ AG 56

57. WORKFLOW
DEMO
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58. WORKFLOWS MIT
VISIO 2013
UND
SHAREPOINT DESIGNER
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59. WERKZEUGE
VISIO 2013 SP DESIGNER 2013
• Neue Vorlage für SharePoint • Hinterlegen von Logik
Designer 2013 Workflows
VISUAL STUDIO
• Hinterlegen von Logik
• WF Templates
• WF in Apps
• Debugging
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60. VERGLEICH WERKZEUGE
SP Designer Visual Studio
Reusability Create reusable WF Create templates
Include in SP App
Custom Code
Custom Actions Consume, not Yes; activities
create
Visio Integration
Debugging
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61. VERGLEICH WORKFLOW
SHAREPOINT 2013 SHAREPOINT 2010
• Basierend auf WF 4.0 und WCF • Basierend auf WF 3.0
• Set von Aktivitäten für Business • Set von SharePoint Aktivitäten
Prozesse
• Direktes Aufrufen der
• Aufrufen von verschiedenen Funktionen
Web services
Was es braucht
• Windows Azure Workflow Was es braucht
Manager Client Server • SharePoint 2010 / 2013
• SharePoint 2013 • SharePoint Designer 2010 /
• SharePoint Designer 2013
• SPList / SPWeb • SPList / SPWeb / SPContenttype
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62. AZURE WORKFLOW
GRUNDLAGEN
PLATTFORM ARCHITEKTUR
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63. AZURE WORKFLOW
GRUNDLAGEN
INTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL
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64. AZURE WORKFLOW
WAS IST NEU?
• Grafische Oberfläche im SharePoint Designer
• 19 neue Activities
• Davon sind 5 für den Microsoft Project Server
• Workflow Stages
• Variablentyp Dictionary
• Custom Code via Webservice
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65. DEMO
WORKFLOWS
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66. WORKFLOW 2013
DEMO
• Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013
• Stencils
• Importieren in SharePoint Designer
• Prüfen
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67. FRAGEN
06.12.2012 © IOZ AG 67

68. KONTAKT
Josua Müller
Leiter Marketing & Verkauf
Mitglied der Geschäftsleitung
josua.mueller@ioz.ch
Twitter: @JosuaMueller
Andreas Naef
Leiter Projektmanagement
Mitglied der Geschäftsleitung
andreas.naef@ioz.ch
Twitter: @AndreasNaef
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