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BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe
Vortrag beim BPM-Club am 17.05.2017
SWK: Thorsten Speil, Leiter Organisation
Stuttgart, Gastgeber intellior AG
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
Wiese Garten
FeldSumpf
► „Sumpf zu Wiese“
oder ohne „Sumpf zu Wiese“?
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
3
Vor gut einem Jahr (Vortrag bei AK BPM@EVU)...
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
4
Agenda
► Kurze Vorstellung (im BPM System)
► Stadtwerke Karlsruhe / Aufgaben Servicebereich Organisation / Thorsten Speil
► Stand BPM bei SWK nach 2 Jahren
► Erfahrungen im Projekt und Aufnahme Betrieb
► Stand und Ausblick
► Austausch zu Prozessmanagement
► Kommunikation & Schulung (im Wiki)
► Ebenen-Modell und Prozessrollen bei SWK
► Diskussionsteil
► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?
► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in der Praxis gestalten?
► Audits & Managemntsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM statt Speziallösungen?
► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
5
Projektlaufzeit BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe
2015
2016
2017
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Vorphase &
Beraterauswahl Projekt
Ende
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 Grobkonzept
Anforderungen
 Berater
ausgesucht
 IST Stand
analysiert
Urspr. Plan
System-Pilot
Urspr. Plan:
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BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
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„Kein Plan überlebt die ersten Minuten…“
• Steckbriefe 2. Prozessebene waren geplant  unvollständig
• Priorisierung aller Prozesse 2. Ebene  nicht stattgefunden
• Wellenplanung Prozessdoku  nicht stattgefunden
• Prozessrolle „Prozessverantwortlicher“ fest etablieren
 noch sehr „weich“
BPM BPM
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
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Unübersichtlich, unvollständig, nicht aktuell, widersprüchlich, pflegeaufwändig …
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BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
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„Bücherei“-Analogie Prozessmodell
Analogie – Weisungssystem SWK heute Weisungssystem mit Prozessmanagement
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
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Vereinheitlichung/Integration durch BPM
mittelfristig: Ziel eines prozessorientierten integrierten Management Systems (pIMS)
TSM
ISMS
AuS
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OHB
BHB
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Bezug Mgmt.-Systeme
zur SWK/Netzservice
Prozesslandkarte
prozessorientiertes
Integriertes
Management
System (pIMS)
BPM als Rahmen
• aktuell
• aussagekräftig
• aufwandsarm
Nutzen:
Rechtssicherheit 
Umsetzung Kontrollpflicht

Organisationsverschulden

schrittweise
3–5 Jahre
Heute
Einzel-
systeme
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
11
Nutzenabfrage in Geschäftsleitungsrunde
1 (13)
3 (9)
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7 (4)
8 (2)
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
12
Kernteam als „Resonanzgruppe“
Prozessorientiertes Integriertes Management System als Mittelfristziel
Umweltmanagement
Energiemanagement
Interne Revision
Trinkwasser (TSM)
Betriebsrat
IT (auch ISMS)
Vertrieb
Netze
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
13
initial zu Freischaltung 21. März 2017
Prozesslandkarte (bisheriger Stand)
Organigramm SWK und SWKN
Telefonbuch (SWK/N)
Gelenkte Dokumente/Anweisungen (derzeit: Handbücher, Dienstanweisungen)
Rollen (derzeit namentlich: Beauftragte)
Wesentliche Inhalte im BPM-Portal
14
Voraussetzungen sind geschaffen
• System läuft
• Ca. 20 dezentrale „BPM-Experten“
sind geschult
• Landkartenebene E2 bei TT, TP
und TI erarbeitet
Einheitliche Rollen werden erstellt
• Benannte/Beauftragte Personen etc.
• Gleiche Systematik für alle Prozess-
rollen
Ab ~ Q4/17: Systematik Management-
Systeme geplant
Unterstützende Initiativen
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Servicebereiche
• Erarbeitung Strategieprozess
• Laufende Projekte (z. B. MSBG)
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E2 bei NL, NW und VV
Stand und Ausblick
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
15
Referenzbesuch bei Stadtwerke Düsseldorf schon im
Einführungs-Projekt (mit Kernteam)
Arbeitskreis „BPM@EVU“ mit BPM&O gegründet
BPM-Club Treffen
Kongresse (bspw. BPM&O CPO Jahreskongress)
Energieforen Leipzig: User Group Organisation & Prozessmanagement
Smartility Arbeitsgruppe (Offis Institut Univ. Oldenburg & mettenmeier)
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Austausch zu Prozessmanagement
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16
„Projektsäulen“ – eine Idee unserer Unternehmenskommunikation
(inzwischen ist die Säule für das BPM-Projekt voll = abgeschlossen)
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
17
Prozessorientierte Regelungshierarchie SWK/N
Strategie
Leitbild
Rollen/
Kompetenzen
Prozessübergreifende
Weisungen
Prozesse (Prozessvorgaben)
Bereichsanweisungen
Arbeits-/Betriebsanweisungen
• Freigabe durch zuständige GL
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Gültigkeitsbereich
Bezugsebene Prozess
Bezugsebene Prozesslandkarte
• Freigabe durch Gesamtprozess-
Verantwortlichen (GPV)
• Gilt für alle Prozess-Beteiligten
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18
Ebenenmodell SWK/N
Diagramme Ebenen
• Freihanddiagramm Ebene 0
• Pfeil = E1 Prozess
Landkarte E0 enthält E1 Prozesse
Prozesslandkarte
SWK
• Freihanddiagramm Ebene 1
• Pfeil = E2 Prozess
Landkarte E1 enthält E2 Prozesse
E1 Gesamtprozess
• Freihanddiagramm Ebene 2
• Pfeil = E3 Prozess
Landkarte E2 enthält E3 Prozesse
E2 Prozess
• BPMN-Diagramm Ebene 3
• Shape = E4 Prozess-Schritt
E3 Prozess enthält E4 Prozess-Schritte
E3 Prozess
• BPMN-Swimlane Diagramm E 4
• Shape= E5 Aktivität
E4 Prozess enthält E5 Aktivitäten
E4 Prozess-Schritte
• BPMN-Swimlane Diagr. E5
• Shape= E6 Sub.-Aktivität
E5 Prozess enthält E6 Sub-Aktivitäten
E5 Aktivitätenoptional
optional
optional
+
+
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
19
Die Prozessrollen sind mit einem Steckbrief grundsätzlich beschrieben
Definierte Prozessrollen
Rollenname Zweck
Gesamtprozess-
Verantwortlicher (GPV)
Ableitung von Prozesszielen aus Unternehmensstrategie, Steuerung der wirtschaftlich/
qualitativen Verbesserungen des Gesamtprozesses, Ressourcenbedarfe abstimmen u.
Eskalationen managen.
Linien-Verantwortlicher (LV) Weiterhin/Wie bisher: Ergebnis-/Kosten- und Disziplinarverantwortung,
operative Durchführung des Prozesses in der eigenen Organisationseinheit entsprechend der
mit dem GPV vereinbarten Ziele und Verantwortlichkeiten.
Prozess-Verantwortlicher (PV) Prozess operativ managen: Prozess nach festgelegten Zielen und Messgrößen bzw.
Kennzahlen gestalten, steuern und verbessern.  PV nach Bedarf für Prozesse festlegen
Prozess-Berater (PB) GPV/PV/BPE bei der Anwendung der Prozessmanagement-Standards unterstützen, mitwirken
an der Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Standards.  Mitarbeiter TO
BPM-Experte (BPE) Abbilden von Prozessen/Änderungen im BPM-System (im Auftrag des jeweiligen PV), Starten
des Freigabeprozesses, Aufnahme von Prozessen (Durchführung von Interviews, Workshops)
„Prozess-Team“ (PT) Dies sind einfach alle an einem Prozess Beteiligten. Sie führen die festgelegten Ziele /
Aufgaben aus und wirken/gestalten im Verbesserungsprozess mit.
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
20
Diskussionsteil
► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?
► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in
der Praxis gestaltet werden?
► Audits & Managementsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM
statt Speziallösungen?
► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
21
Kontakt gerne
Blog: uber work www.uberwork.wordpress.com
 Thorsten Speil
Leiter Organisation
Projektmanagement, PMO, Prozesse
Moderator/Trainer, Amateur-Blogger
thorsten.speil@stadtwerke-karlsruhe.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Fragen & Diskussion

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  • 8. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 8 „Bücherei“-Analogie Prozessmodell Analogie – Weisungssystem SWK heute Weisungssystem mit Prozessmanagement
  • 9. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 9 Vereinheitlichung/Integration durch BPM mittelfristig: Ziel eines prozessorientierten integrierten Management Systems (pIMS) TSM ISMS AuS EMAS EnMS OHB BHB QS … Bezug Mgmt.-Systeme zur SWK/Netzservice Prozesslandkarte prozessorientiertes Integriertes Management System (pIMS) BPM als Rahmen • aktuell • aussagekräftig • aufwandsarm Nutzen: Rechtssicherheit  Umsetzung Kontrollpflicht  Organisationsverschulden  schrittweise 3–5 Jahre Heute Einzel- systeme
  • 10. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 11 Nutzenabfrage in Geschäftsleitungsrunde 1 (13) 3 (9) 4 (8) 2 (10) 6 (6) 5 (7) 6 (6) 7 (4) 8 (2)
  • 11. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 12 Kernteam als „Resonanzgruppe“ Prozessorientiertes Integriertes Management System als Mittelfristziel Umweltmanagement Energiemanagement Interne Revision Trinkwasser (TSM) Betriebsrat IT (auch ISMS) Vertrieb Netze
  • 12. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 13 initial zu Freischaltung 21. März 2017 Prozesslandkarte (bisheriger Stand) Organigramm SWK und SWKN Telefonbuch (SWK/N) Gelenkte Dokumente/Anweisungen (derzeit: Handbücher, Dienstanweisungen) Rollen (derzeit namentlich: Beauftragte) Wesentliche Inhalte im BPM-Portal
  • 13. 14 Voraussetzungen sind geschaffen • System läuft • Ca. 20 dezentrale „BPM-Experten“ sind geschult • Landkartenebene E2 bei TT, TP und TI erarbeitet Einheitliche Rollen werden erstellt • Benannte/Beauftragte Personen etc. • Gleiche Systematik für alle Prozess- rollen Ab ~ Q4/17: Systematik Management- Systeme geplant Unterstützende Initiativen • Erstellung Leistungskataloge der Servicebereiche • Erarbeitung Strategieprozess • Laufende Projekte (z. B. MSBG) • Kaizen-Workshops • Aktuell Erarbeitung Landkartenebene E2 bei NL, NW und VV Stand und Ausblick BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
  • 14. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 15 Referenzbesuch bei Stadtwerke Düsseldorf schon im Einführungs-Projekt (mit Kernteam) Arbeitskreis „BPM@EVU“ mit BPM&O gegründet BPM-Club Treffen Kongresse (bspw. BPM&O CPO Jahreskongress) Energieforen Leipzig: User Group Organisation & Prozessmanagement Smartility Arbeitsgruppe (Offis Institut Univ. Oldenburg & mettenmeier) Intellior: Aeneis Anwenderkreis, Intellior Kundentag Austausch zu Prozessmanagement
  • 15. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 16 „Projektsäulen“ – eine Idee unserer Unternehmenskommunikation (inzwischen ist die Säule für das BPM-Projekt voll = abgeschlossen)
  • 16. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 17 Prozessorientierte Regelungshierarchie SWK/N Strategie Leitbild Rollen/ Kompetenzen Prozessübergreifende Weisungen Prozesse (Prozessvorgaben) Bereichsanweisungen Arbeits-/Betriebsanweisungen • Freigabe durch zuständige GL • Gilt für alle Mitarbeiter im Gültigkeitsbereich Bezugsebene Prozess Bezugsebene Prozesslandkarte • Freigabe durch Gesamtprozess- Verantwortlichen (GPV) • Gilt für alle Prozess-Beteiligten
  • 17. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 18 Ebenenmodell SWK/N Diagramme Ebenen • Freihanddiagramm Ebene 0 • Pfeil = E1 Prozess Landkarte E0 enthält E1 Prozesse Prozesslandkarte SWK • Freihanddiagramm Ebene 1 • Pfeil = E2 Prozess Landkarte E1 enthält E2 Prozesse E1 Gesamtprozess • Freihanddiagramm Ebene 2 • Pfeil = E3 Prozess Landkarte E2 enthält E3 Prozesse E2 Prozess • BPMN-Diagramm Ebene 3 • Shape = E4 Prozess-Schritt E3 Prozess enthält E4 Prozess-Schritte E3 Prozess • BPMN-Swimlane Diagramm E 4 • Shape= E5 Aktivität E4 Prozess enthält E5 Aktivitäten E4 Prozess-Schritte • BPMN-Swimlane Diagr. E5 • Shape= E6 Sub.-Aktivität E5 Prozess enthält E6 Sub-Aktivitäten E5 Aktivitätenoptional optional optional + +
  • 18. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 19 Die Prozessrollen sind mit einem Steckbrief grundsätzlich beschrieben Definierte Prozessrollen Rollenname Zweck Gesamtprozess- Verantwortlicher (GPV) Ableitung von Prozesszielen aus Unternehmensstrategie, Steuerung der wirtschaftlich/ qualitativen Verbesserungen des Gesamtprozesses, Ressourcenbedarfe abstimmen u. Eskalationen managen. Linien-Verantwortlicher (LV) Weiterhin/Wie bisher: Ergebnis-/Kosten- und Disziplinarverantwortung, operative Durchführung des Prozesses in der eigenen Organisationseinheit entsprechend der mit dem GPV vereinbarten Ziele und Verantwortlichkeiten. Prozess-Verantwortlicher (PV) Prozess operativ managen: Prozess nach festgelegten Zielen und Messgrößen bzw. Kennzahlen gestalten, steuern und verbessern.  PV nach Bedarf für Prozesse festlegen Prozess-Berater (PB) GPV/PV/BPE bei der Anwendung der Prozessmanagement-Standards unterstützen, mitwirken an der Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Standards.  Mitarbeiter TO BPM-Experte (BPE) Abbilden von Prozessen/Änderungen im BPM-System (im Auftrag des jeweiligen PV), Starten des Freigabeprozesses, Aufnahme von Prozessen (Durchführung von Interviews, Workshops) „Prozess-Team“ (PT) Dies sind einfach alle an einem Prozess Beteiligten. Sie führen die festgelegten Ziele / Aufgaben aus und wirken/gestalten im Verbesserungsprozess mit.
  • 19. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 20 Diskussionsteil ► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert? ► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in der Praxis gestaltet werden? ► Audits & Managementsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM statt Speziallösungen? ► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
  • 20. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 21 Kontakt gerne Blog: uber work www.uberwork.wordpress.com  Thorsten Speil Leiter Organisation Projektmanagement, PMO, Prozesse Moderator/Trainer, Amateur-Blogger thorsten.speil@stadtwerke-karlsruhe.de
  • 21. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen & Diskussion