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Webinar
Die 3 Wege zur individuell passenden
Projekt-, Portfolio- und Ressourcen-
management-Umgebung
von Johann Strasser
Das passende Video zum Thema
bei YouTube:
VISIT US:
Agenda • Einführung
• Warum ein PPM-System einführen
• Warum PPM-Einführungen scheitern
• Voraussetzungen zum Erfolg
• 3 Einführungsvarianten
• Ausbau mit Terminplanung
• Einstieg mit Ressourcenmanagement
• Einstieg mit Portfoliomanagement
• Ihre Fragen
Einführung
• Warum nehmen Sie heute teil?
• Sie haben schon ein PPM-System eingeführt, aber es wird kaum genutzt?
• Sie wollen ein PPM-System einführen und dabei keine Fehler machen?
• Sie wollen ein PPM-System erweitern und suchen den nächsten Schritt?
• Wir zeigen was alles dazu gehört und welche Wege Sie gehen können
• Es geht nicht nur um Software, sondern auch um Prozesse und Personen
• Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers
• Es geht um die verschiedenen Möglichkeiten des Einstiegs und der Erweiterung
Webinarreihe
09.02 heute 02.03 09/11.03
11 Argumente für
ein PPM System
3 Wege zur Einführung
eines PPM-Systems
23.03
Nutzen eines PMOs
30.03
10 Schritte zum Aufbau
eines PMOs
Warum
ein PPM-System einführen?
Warum ein PPM-System einführen?
• Sie brauchen das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.
• Dazu müssen …
• im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden,
• die relevanten Daten aktuell vorliegen,
• geeignete Tools betrieben werden,
• passende Prozesse definiert sein,
• und alle Beteiligten mitmachen.
Controlling
Projektliste
„The PPM-Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?
„The PPM-Paradise“
Alles auf einmal funktioniert nicht
Lieber klein anfangen, als groß scheitern
Warum
PPM-Einführungen scheitern
Zuviel Politik
Die Einführung von PPM-Systemen ist immer internen
politischen Strömungen und starken persönlichen
Interessen ausgesetzt, die oft nicht zielführend sind.
An den Tools scheitern die wenigsten,
manche aber doch!
Controlling
Projektliste
Unbekannte Stakeholder
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
€ € €
Zuwenig Individualität
viele ähnliche Projekte?
unterschiedliche Projekte?
Kundenaufträge?
interne Projekte zur Produktentwicklung
interne Projekte zur Organisationsentwicklung?
IT-Projekte?
Bau-Projekte?
Softwareentwicklung?
Instandhaltungsprojekte von Anlagen?
Forschungsanteil? Entwicklungsanteil?
Zusammenstellen/Zusammenbauen?
Lange laufende Projekte über jahre?
Kurze Projekte über Wochen?
Arbeiten die selben Menschen in verschieden Rollen?
Wieviel Support?
Linientätigkeiten vs. Projekt?
Matrixorganisation?
Agile Methoden?
Diverse Gründe
• Fehlendes gemeinsames Verständnis des Nutzens des PPM-Systems
• Erwartung von zu viel Nutzen durch das PPM-System in zu kurzer Zeit
• Falsche Priorisierung der einzelnen Elemente des PPM-Systems
• Mangelnde Unterstützung für Transparenz aus dem Management
• Keine abgestimmten Prozesse für die beteiligten Rollen
• Zu komplizierte Methoden mit zu wenig Eigennutzen
• Kein nutzbringendes oder gar kein PMO
• Keine Begleitung der Beteiligten durch Change Management
• …
Voraussetzungen
für die erfolgreiche Einführung
Wieviele Projekt haben Sie?
• Einzelprojektmanagement im Vordergrund
• holen Sie drei gute Projektleiter
• Individuelle Tools (MS-Project + Office / Jira …)
• Das Ziel ist, die Abnahme zu schaffen
• Budget in Zeit und Kosten einhalten
• Regelmeetings pro Projekt
• Wenig Investition in Standards
• Besser individuell und persönlich drum kümmern
• Multiprojektmanagement im Vordergrund
• Ausbildungsprogramm für Projektleiter
• Zentrales Tool
• Projektliste und Projekttypen
• Standardisierte Prozesse und Methoden
• Portfoliomeetings
• Projektübergreifende Ressourcenplanung
• PMO
Das PMO als Garant für den Erfolg
PMO
Strategische
Unterstützung
Prozesse
Methoden
Tools
Multi-PM &
Ressourcen-
Management
Ausbildung
Betreuung
Projekt
Durchführung
Controlling
Projektliste
Die Minimalvariante als erster Schritt
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Projektliste
Die Minimalvariante als erster Schritt
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status
Projekt
Status
Auftrag
 TPG QuickStart Lösung
https://www.theprojectgroup.com/quickstart
Prozess zur Aktualisierung
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !
+
Projekte
Strategie
Störungen
Lieferungen
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Berichte
Zustände ?
PMO
Vorbereitung
Portfoliomeeting
PMO
Sicherstellung der
Datenqualität
Voraussetzungen zum Erfolg
People Process Tools
+ +
Schritte zur Einführung
Ist – Analyse &
Grobkonzept
Vorbereitung &
Spezifikation
Implementierung Regelbetrieb
Change Management – Erklären, statt befehlen
Ankündigen
Schulung
?
Project Management vs Change Management
Change Management
Project Management
Kümmern um eine
passende Lösungsfindung
sowie effiziente
Implementierung im
Rahmen der gesteckten
Ziele, Termine und Kosten.
Kümmern um die
betroffenen Personen,
sodass die geschaffene
Lösung auch angenommen
und nutzbringend
eingesetzt wird.
3 Wege zum erfolgreichen Ausbau
Weiterer Ausbau mit
Termin- und Aufgabenplanung
Projektliste
PPM mit Termin- und Aufgabenplanung
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt
Status
Auftrag
Status
Projektliste
PPM mit Termin- und Aufgabenplanung
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt
Status
Auftrag
Status
Aufgaben
Programme
Pipeline
Anleitung zum Erfolg
• Geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen
• Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc.
• Sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten
• Vollständige Verknüpfung der Vorgänge, automatische Berechnung
• Basispläne um Änderungen sichtbar zu machen
• Meilenstein Trendanalyse um weiter Entwicklungen abzuleiten
• Verbindung mit detaillierter Aufgabenplanung aus agilem Umfeld
Standardisierte Projektstruktur und Basisplan
Webinar zum Thema Projektstrukturplan auf YouTube
Meilenstein - Trendanalyse
1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes
3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ...
4 | man wurde doch von der Realität eingeholt...
2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können
Wie aus 8 Monaten mehr
als 17 wurden...
1
2
3
4
1
2
3
4
Statusberichte
Projektlaufzeit
Kostenlose Version für MS Project
Projektübergreifende Abhängigkeiten
PROJEKT A
Vorgang 1
Vorgang 2
MST 1
Vorgang 3
MST 2
TPG ProjectLink
PROJEKT B
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
PROGRAMM X
PROJEKT A
MST 1
MST 2
PROJEKT B
MST 1
MST 2
Projektübergreifende Abhängigkeiten
Projektzeitraum Berichtszeitraum
Programm
PROJEKT A
MST 1
MST 2
PROJEKT B
MST 1
MST 2
PROJEKT A
Vorgang 1
Vorgang 2
MST 1
Vorgang 3
MST 2
Meilenstein
Vorgabe
Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung
Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme
Statusmeetings
Meilensteine
Phasen (extern)
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FEIN (agil)
GROB (klassisch)
Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung
Team(s)
Projektleiter
Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung
Teammitglieder
Webinar zum Thema Zusammenarbeit auf YouTube
Weiterer Ausbau mit
Ressourcenmanagement
Projektliste
PPM mit Ressourcenmanagement
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt
Status
Auftrag
Status
Projektliste
PPM mit Ressourcenmanagement
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Ressourcen
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Controlling
Anleitung zum Erfolg
• Einigung mit dem Betriebsrat bezüglich Planungsgranularität und Zugriff
• Planen Sie vollständig und gut genug – beginnen Sie auf Projektebene
• Lassen Sie die Ausführenden selbst schätzen und sorgen Sie für das Teilen von Wissen
• Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug
• Lassen Sie Teamleiter Abwesenheiten und ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden planen
• Geben Sie für Projekte Zusicherungen nur auf Projektebene
• Verbessern Sie die Detailplanung der Projekte im Laufe der Zeit
Abstimmung zwischen Teamleiter und Projektleiter
Abwesenheiten
Individuelle Linientätigkeiten
Ressourcen
Kapazität
Projekt
Verfügbarkeit
Projekt A
Projekt C
Projektleiter Teamleiter
Allgemeine Linientätigkeiten
Projekt A
Projekt B Projekt B
Projekt C
Anfrage? Zusage!
Teamplanung
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
Vorgang 5
Vorgang 6
Vorgang 7
Team A
Team B
Team A
Team B
Team A
Team A
Team A
TPG TeamManager
Team A Jan Feb Mar Apr Mai
Jim Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h
Projekt A, B, C, D,...
Jack Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h
Projekt X Anfrage 200h 230h 250h 210h 100h
Zusage
120h 160h 160h 120h 160h
Abwesenheit 40h 40h
90h 110h 140h 110h 130h
40h 40h
Linientät. 30h 50h 20h 10h 30h
90h 110h 80h 60h 150h
40h 40h
30h 50h 20h 10h 10h
Projekt A 60h 50h
-10h 10h -20h -40h 50h
40h 40h
30h 50h 20h 10h 10h
60h 50h
Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h
200h 230h 250h 210h 150h
200h 200h 200h 200h 150h
20h 0h -20h 0h 50h
Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h
Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h
Team B Jan Feb Mar Apr Mai
Projekt X Anfrage 20h 250h 30h
Zusage 40h 240h 30h
Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai
Team A 200h 230h 250h 210h 150h
Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h
Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h
Team B Anfrage 20h 250h 30h
Jim
Team B
Jim
Team B
Jack
Jack
Jim
Teamleiter
Projektleiter
Teamleiter
Realistisch planen kann nur das Team selbst
• Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspakete war anfangs unklar
• Die generelle Machbarkeit musste noch geklärt werden
• Das Team musste noch fehlendes Wissen aufbauen
• Die Teammitglieder haben parallele andere Aufgaben und brauchen länger
• Das Team musste sich erst kennenlernen und einspielen
• …
Durchführung
Eigene
Schätzung
Durchführung Nacharbeit
Fremde
Schätzung
Nach
arbeit
Teilen von Wissen
Wissensteilung = Flow
Guru = Engpass
Mit der Gesamtplanung der Teamleiter
In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit
Einführungszeitraum
Verfügbarkeit für Projekte
Kapazität der Ressourcen
100%
80%
Auslastung
Vollständige Ressourcenplanung mit den Teamleitern
Projektleiter
(Genau?)
Teamleiter (vollständig!)
Webinare zum Thema Ressourcenmanagement auf YouTube
Weiterer Ausbau mit
Portfoliomanagement
Projektliste
PPM mit Portfoliomanagement
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt
Status
Auftrag
Status
Projektliste
PPM mit Portfoliomanagement
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko
Strategie
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Anleitung zum Erfolg
• Prozessdefinition für die Projektinitiierung
• Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss
• Strategische Treiber für die Priorisierung
• Vollständige Übersicht der laufenden Projekte
• Vergleich der Aufwands- (und Kosten-) Planung der neuen Projekte mit den
verfügbaren Kapazitäten (und Budgets)
• Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert
Strategische Ausrichtung
Strategie
- Richtung festlegen
-Ziele vorgeben
Strategische Planung
- Umsetzungsszenarien
erarbeiten und prüfen
- Prioritäten setzen
- Entscheidungen treffen
Ausführung
- Genehmigte Projekte
durchführen
- Strategiebeiträge erzeugen
und messen
Die richtigen
Projekte machen
Die Projekte
richtig machen
Projektportfolios
Sales
Pipeline
Auftrags-
projekte
Interner
Bedarf
Organisations-
projekte
Produkt
Roadmap
Entwicklungs-
projekte
100 70 50 30 25 … Ideen
Ideen…
Festlegung von Prioritäten
95 80 55 27 23 … Angebote
Angebote
Kunde 1
Kunde 2
Kunde 3
…
Ideen…
100 70 50 30 25 … Ideen
Festlegung von Prioritäten
Schätzen von Wahrscheinlichkeiten
Priorität
• Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit
• Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert
Wichtigkeit
Dringlichkeit
A
C
B
X
Strategische Treiber
Wichtigkeit
Aufwand
Treiber A
Treiber B
Treiber C
Rang
Strategie-
beitrag
Treiber
A
(3)
Treiber
B
(2)
Treiber
C
(1)
Projekt A 1 10 3 1
Projekt B 2 10 2 2
Projekt C 3 8 3 2
Projekt D 4 8 1 2 1
Projekt E 5 7 1 2
Projekt F 6 4 1 2
Meist reicht aber die Einstufung von z.B. 50 Projekten in 10 A, 20 B, und 30 C Projekte.
Wichtiger ist, dass Entscheider erreichbar sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben.
Portfoliomanagement
Linie
Vorschläge
(Ideen,
Kundenaufträge,
Gesetze
usw.)
Schritt 1
Projektbeantragung
Schritt 2
Projektwürdigkeitsanalyse
Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5
Muss-
Projekte
Kann-Projekte
Strategiebeitrag
Schritt 6
Budget
&
Ressourcen
(Rest)
Budget
&
Ressourcen
Verabschiedetes,
strategisches
Portfolio
Schritt 7
Projekt A
Projekt B
Projekt C
Projekt D
Projekt E
Priorität
nach
Dringlichkeit
Projektwürdigkeitsanalyse
Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl
Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich
bis zu 3
Bereiche
mehr als 3
Bereiche
bis zu 3 Bereiche
Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen
Personalaufwand 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT
Investitionen <10.000 €
10.000 –
50.000 €
> 50.000 € 10.000 - 50.000 €
Dauer
1 Monat - 3
Monate
4 Monate - 10
Monate
> 10 Monate 4 Monate - 10 Monate
Inhaltliche Komplexität gering mittel hoch hoch
Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering
Qualitätsrisiko gering mittel hoch mittel
Außenwirkung gering mittel hoch gering
Empfehlung Kleinprojekt
Diese Excel - Vorlage können Sie von uns haben
Strategische Kapazitätsplanung
Laufende Projekte
Projekt A
Projekt B
TEAM A
Skill A
Neue Projekte
Project C
Project D
TEAM A
Skill B
TPG PortfolioManager
Neue Projekte
Laufende Projekte
MS Project, Jira, SAP,
TPG CoRePlanner, etc.
Kapazitäten
Abwesenheiten
Grundlasten
MS Project, Jira, SAP,
TPG TeamManager, etc.
Umfrage
Mit welchem Schwerpunkt wollen Sie
weitermachen?
- Termin- und Aufgabenplanung
- Ressourcenmanagement
- Portfoliomanagement
Unterstützung durch TPG
Weitere Informationen im Blog
Seminar PMO Aufbau und Optimierung
10.-11.04.2022 online
05.-06.07.2022 online/München?
Firmenseminare auf Anfrage
bei Ihnen, bei TPG oder Online
Seminar Ressourcenmanagement
17.05.2021 Online
07.07.2021 Online/München?
Firmenseminare auf Anfrage
bei Ihnen, bei TPG oder Online
Nutzen Sie die PMO-Studie 2020
zur Leistungssteigerung Ihres
Projektmanagements!
„Die Studie verstärkt den Anspruch des Top-
Managements zu den Top-Performern zählen zu
wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO
einzutreten.“
Joachim Braun, Lenzing AG
50% Rabatt für Teilnehmende des Webinars
?
?
Ihre Fragen …

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  • 1. Webinar Die 3 Wege zur individuell passenden Projekt-, Portfolio- und Ressourcen- management-Umgebung von Johann Strasser
  • 2. Das passende Video zum Thema bei YouTube: VISIT US:
  • 3. Agenda • Einführung • Warum ein PPM-System einführen • Warum PPM-Einführungen scheitern • Voraussetzungen zum Erfolg • 3 Einführungsvarianten • Ausbau mit Terminplanung • Einstieg mit Ressourcenmanagement • Einstieg mit Portfoliomanagement • Ihre Fragen
  • 4. Einführung • Warum nehmen Sie heute teil? • Sie haben schon ein PPM-System eingeführt, aber es wird kaum genutzt? • Sie wollen ein PPM-System einführen und dabei keine Fehler machen? • Sie wollen ein PPM-System erweitern und suchen den nächsten Schritt? • Wir zeigen was alles dazu gehört und welche Wege Sie gehen können • Es geht nicht nur um Software, sondern auch um Prozesse und Personen • Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers • Es geht um die verschiedenen Möglichkeiten des Einstiegs und der Erweiterung
  • 5. Webinarreihe 09.02 heute 02.03 09/11.03 11 Argumente für ein PPM System 3 Wege zur Einführung eines PPM-Systems 23.03 Nutzen eines PMOs 30.03 10 Schritte zum Aufbau eines PMOs
  • 7. Warum ein PPM-System einführen? • Sie brauchen das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben. • Dazu müssen … • im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden, • die relevanten Daten aktuell vorliegen, • geeignete Tools betrieben werden, • passende Prozesse definiert sein, • und alle Beteiligten mitmachen.
  • 8. Controlling Projektliste „The PPM-Paradise“ Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme ?
  • 9. „The PPM-Paradise“ Alles auf einmal funktioniert nicht Lieber klein anfangen, als groß scheitern
  • 11. Zuviel Politik Die Einführung von PPM-Systemen ist immer internen politischen Strömungen und starken persönlichen Interessen ausgesetzt, die oft nicht zielführend sind. An den Tools scheitern die wenigsten, manche aber doch!
  • 12. Controlling Projektliste Unbekannte Stakeholder Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme € € €
  • 13. Zuwenig Individualität viele ähnliche Projekte? unterschiedliche Projekte? Kundenaufträge? interne Projekte zur Produktentwicklung interne Projekte zur Organisationsentwicklung? IT-Projekte? Bau-Projekte? Softwareentwicklung? Instandhaltungsprojekte von Anlagen? Forschungsanteil? Entwicklungsanteil? Zusammenstellen/Zusammenbauen? Lange laufende Projekte über jahre? Kurze Projekte über Wochen? Arbeiten die selben Menschen in verschieden Rollen? Wieviel Support? Linientätigkeiten vs. Projekt? Matrixorganisation? Agile Methoden?
  • 14. Diverse Gründe • Fehlendes gemeinsames Verständnis des Nutzens des PPM-Systems • Erwartung von zu viel Nutzen durch das PPM-System in zu kurzer Zeit • Falsche Priorisierung der einzelnen Elemente des PPM-Systems • Mangelnde Unterstützung für Transparenz aus dem Management • Keine abgestimmten Prozesse für die beteiligten Rollen • Zu komplizierte Methoden mit zu wenig Eigennutzen • Kein nutzbringendes oder gar kein PMO • Keine Begleitung der Beteiligten durch Change Management • …
  • 16. Wieviele Projekt haben Sie? • Einzelprojektmanagement im Vordergrund • holen Sie drei gute Projektleiter • Individuelle Tools (MS-Project + Office / Jira …) • Das Ziel ist, die Abnahme zu schaffen • Budget in Zeit und Kosten einhalten • Regelmeetings pro Projekt • Wenig Investition in Standards • Besser individuell und persönlich drum kümmern • Multiprojektmanagement im Vordergrund • Ausbildungsprogramm für Projektleiter • Zentrales Tool • Projektliste und Projekttypen • Standardisierte Prozesse und Methoden • Portfoliomeetings • Projektübergreifende Ressourcenplanung • PMO
  • 17. Das PMO als Garant für den Erfolg PMO Strategische Unterstützung Prozesse Methoden Tools Multi-PM & Ressourcen- Management Ausbildung Betreuung Projekt Durchführung
  • 18. Controlling Projektliste Die Minimalvariante als erster Schritt Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme
  • 19. Projektliste Die Minimalvariante als erster Schritt Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Projekt Status Auftrag  TPG QuickStart Lösung https://www.theprojectgroup.com/quickstart
  • 20. Prozess zur Aktualisierung Projektarbeit: Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Portfoliomeeting Abweichungen ? Entscheidungen ! + Projekte Strategie Störungen Lieferungen Projektarbeit: Ergebnisse … Projektarbeit Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Berichte Zustände ? PMO Vorbereitung Portfoliomeeting PMO Sicherstellung der Datenqualität
  • 22. Schritte zur Einführung Ist – Analyse & Grobkonzept Vorbereitung & Spezifikation Implementierung Regelbetrieb Change Management – Erklären, statt befehlen Ankündigen Schulung ?
  • 23. Project Management vs Change Management Change Management Project Management Kümmern um eine passende Lösungsfindung sowie effiziente Implementierung im Rahmen der gesteckten Ziele, Termine und Kosten. Kümmern um die betroffenen Personen, sodass die geschaffene Lösung auch angenommen und nutzbringend eingesetzt wird.
  • 24. 3 Wege zum erfolgreichen Ausbau
  • 25. Weiterer Ausbau mit Termin- und Aufgabenplanung
  • 26. Projektliste PPM mit Termin- und Aufgabenplanung Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt Status Auftrag Status
  • 27. Projektliste PPM mit Termin- und Aufgabenplanung Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt Status Auftrag Status Aufgaben Programme Pipeline
  • 28. Anleitung zum Erfolg • Geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen • Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc. • Sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten • Vollständige Verknüpfung der Vorgänge, automatische Berechnung • Basispläne um Änderungen sichtbar zu machen • Meilenstein Trendanalyse um weiter Entwicklungen abzuleiten • Verbindung mit detaillierter Aufgabenplanung aus agilem Umfeld
  • 30. Webinar zum Thema Projektstrukturplan auf YouTube
  • 31. Meilenstein - Trendanalyse 1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes 3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ... 4 | man wurde doch von der Realität eingeholt... 2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können Wie aus 8 Monaten mehr als 17 wurden... 1 2 3 4 1 2 3 4 Statusberichte Projektlaufzeit Kostenlose Version für MS Project
  • 32. Projektübergreifende Abhängigkeiten PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 TPG ProjectLink PROJEKT B Vorgang 1 MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 PROGRAMM X PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2
  • 33. Projektübergreifende Abhängigkeiten Projektzeitraum Berichtszeitraum Programm PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2 PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 Meilenstein Vorgabe
  • 34. Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Statusmeetings Meilensteine Phasen (extern) Iterationen (intern)
  • 35. FEIN (agil) GROB (klassisch) Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung
  • 36. Team(s) Projektleiter Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung Teammitglieder
  • 37. Webinar zum Thema Zusammenarbeit auf YouTube
  • 39. Projektliste PPM mit Ressourcenmanagement Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt Status Auftrag Status
  • 40. Projektliste PPM mit Ressourcenmanagement Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Ressourcen Team A Team B Laufend Neu Szenario Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Controlling
  • 41. Anleitung zum Erfolg • Einigung mit dem Betriebsrat bezüglich Planungsgranularität und Zugriff • Planen Sie vollständig und gut genug – beginnen Sie auf Projektebene • Lassen Sie die Ausführenden selbst schätzen und sorgen Sie für das Teilen von Wissen • Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug • Lassen Sie Teamleiter Abwesenheiten und ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden planen • Geben Sie für Projekte Zusicherungen nur auf Projektebene • Verbessern Sie die Detailplanung der Projekte im Laufe der Zeit
  • 42. Abstimmung zwischen Teamleiter und Projektleiter Abwesenheiten Individuelle Linientätigkeiten Ressourcen Kapazität Projekt Verfügbarkeit Projekt A Projekt C Projektleiter Teamleiter Allgemeine Linientätigkeiten Projekt A Projekt B Projekt B Projekt C Anfrage? Zusage!
  • 43. Teamplanung Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Vorgang 6 Vorgang 7 Team A Team B Team A Team B Team A Team A Team A TPG TeamManager Team A Jan Feb Mar Apr Mai Jim Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h Projekt A, B, C, D,... Jack Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h Projekt X Anfrage 200h 230h 250h 210h 100h Zusage 120h 160h 160h 120h 160h Abwesenheit 40h 40h 90h 110h 140h 110h 130h 40h 40h Linientät. 30h 50h 20h 10h 30h 90h 110h 80h 60h 150h 40h 40h 30h 50h 20h 10h 10h Projekt A 60h 50h -10h 10h -20h -40h 50h 40h 40h 30h 50h 20h 10h 10h 60h 50h Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h 200h 230h 250h 210h 150h 200h 200h 200h 200h 150h 20h 0h -20h 0h 50h Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h Team B Jan Feb Mar Apr Mai Projekt X Anfrage 20h 250h 30h Zusage 40h 240h 30h Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai Team A 200h 230h 250h 210h 150h Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h Team B Anfrage 20h 250h 30h Jim Team B Jim Team B Jack Jack Jim Teamleiter Projektleiter Teamleiter
  • 44. Realistisch planen kann nur das Team selbst • Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspakete war anfangs unklar • Die generelle Machbarkeit musste noch geklärt werden • Das Team musste noch fehlendes Wissen aufbauen • Die Teammitglieder haben parallele andere Aufgaben und brauchen länger • Das Team musste sich erst kennenlernen und einspielen • … Durchführung Eigene Schätzung Durchführung Nacharbeit Fremde Schätzung Nach arbeit
  • 45. Teilen von Wissen Wissensteilung = Flow Guru = Engpass
  • 46. Mit der Gesamtplanung der Teamleiter In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit Einführungszeitraum Verfügbarkeit für Projekte Kapazität der Ressourcen 100% 80% Auslastung Vollständige Ressourcenplanung mit den Teamleitern Projektleiter (Genau?) Teamleiter (vollständig!)
  • 47. Webinare zum Thema Ressourcenmanagement auf YouTube
  • 49. Projektliste PPM mit Portfoliomanagement Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt Status Auftrag Status
  • 50. Projektliste PPM mit Portfoliomanagement Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Strategie Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Team A Team B Laufend Neu Szenario
  • 51. Anleitung zum Erfolg • Prozessdefinition für die Projektinitiierung • Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss • Strategische Treiber für die Priorisierung • Vollständige Übersicht der laufenden Projekte • Vergleich der Aufwands- (und Kosten-) Planung der neuen Projekte mit den verfügbaren Kapazitäten (und Budgets) • Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert
  • 52. Strategische Ausrichtung Strategie - Richtung festlegen -Ziele vorgeben Strategische Planung - Umsetzungsszenarien erarbeiten und prüfen - Prioritäten setzen - Entscheidungen treffen Ausführung - Genehmigte Projekte durchführen - Strategiebeiträge erzeugen und messen Die richtigen Projekte machen Die Projekte richtig machen
  • 53. Projektportfolios Sales Pipeline Auftrags- projekte Interner Bedarf Organisations- projekte Produkt Roadmap Entwicklungs- projekte 100 70 50 30 25 … Ideen Ideen… Festlegung von Prioritäten 95 80 55 27 23 … Angebote Angebote Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 … Ideen… 100 70 50 30 25 … Ideen Festlegung von Prioritäten Schätzen von Wahrscheinlichkeiten
  • 54. Priorität • Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit • Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert Wichtigkeit Dringlichkeit A C B X
  • 55. Strategische Treiber Wichtigkeit Aufwand Treiber A Treiber B Treiber C Rang Strategie- beitrag Treiber A (3) Treiber B (2) Treiber C (1) Projekt A 1 10 3 1 Projekt B 2 10 2 2 Projekt C 3 8 3 2 Projekt D 4 8 1 2 1 Projekt E 5 7 1 2 Projekt F 6 4 1 2 Meist reicht aber die Einstufung von z.B. 50 Projekten in 10 A, 20 B, und 30 C Projekte. Wichtiger ist, dass Entscheider erreichbar sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben.
  • 56. Portfoliomanagement Linie Vorschläge (Ideen, Kundenaufträge, Gesetze usw.) Schritt 1 Projektbeantragung Schritt 2 Projektwürdigkeitsanalyse Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Muss- Projekte Kann-Projekte Strategiebeitrag Schritt 6 Budget & Ressourcen (Rest) Budget & Ressourcen Verabschiedetes, strategisches Portfolio Schritt 7 Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D Projekt E Priorität nach Dringlichkeit
  • 57. Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen Personalaufwand 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT Investitionen <10.000 € 10.000 – 50.000 € > 50.000 € 10.000 - 50.000 € Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate Inhaltliche Komplexität gering mittel hoch hoch Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering Qualitätsrisiko gering mittel hoch mittel Außenwirkung gering mittel hoch gering Empfehlung Kleinprojekt Diese Excel - Vorlage können Sie von uns haben
  • 58. Strategische Kapazitätsplanung Laufende Projekte Projekt A Projekt B TEAM A Skill A Neue Projekte Project C Project D TEAM A Skill B TPG PortfolioManager Neue Projekte Laufende Projekte MS Project, Jira, SAP, TPG CoRePlanner, etc. Kapazitäten Abwesenheiten Grundlasten MS Project, Jira, SAP, TPG TeamManager, etc.
  • 59. Umfrage Mit welchem Schwerpunkt wollen Sie weitermachen? - Termin- und Aufgabenplanung - Ressourcenmanagement - Portfoliomanagement
  • 62. Seminar PMO Aufbau und Optimierung 10.-11.04.2022 online 05.-06.07.2022 online/München? Firmenseminare auf Anfrage bei Ihnen, bei TPG oder Online
  • 63. Seminar Ressourcenmanagement 17.05.2021 Online 07.07.2021 Online/München? Firmenseminare auf Anfrage bei Ihnen, bei TPG oder Online
  • 64. Nutzen Sie die PMO-Studie 2020 zur Leistungssteigerung Ihres Projektmanagements! „Die Studie verstärkt den Anspruch des Top- Managements zu den Top-Performern zählen zu wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO einzutreten.“ Joachim Braun, Lenzing AG 50% Rabatt für Teilnehmende des Webinars