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WEBINAR
“The PPM Paradise”
So sollte eine Umgebung für erfolgreiches
Multiprojektmanagement aussehen
(technologie-unabhängige Module)
Johann Strasser & Thomas Henkelmann
Agenda
 Einführung
 11 Module & Argumente
 Das PMO als Taktgeber
 Ihre Fragen
Einführung
 Warum nehmen Sie heute teil?
 Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
 Ist Ihnen die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
 Basieren wichtige Entscheidungen oft auf alten Daten?
 Wir zeigen Argumente für ein passendes System „The PPM Paradise“
 Es geht um den Nutzen für die verschiedenen Rollen …
 Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers
 Es geht um die Komponenten einer integrierten PPM-Lösung …
Nutzen eines PPM-Systems
 Sie haben das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.
 Weil …
… im richtigen
Moment die richtigen
Entscheidungen
getroffen werden
… die relevanten
Daten aktuell und
korrekt vorliegen
… passende Prozesse
definiert sind
… alle Beteiligten
regelmäßig
ordentlich mitmachen
… geeignete Tools für
alle beteiligten Rollen
eingesetzt werden
Controlling
Projektliste
„The PPM-Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?
Voraussetzungen für den Erfolg
People Process Tools
+ +
Personen, die
mitarbeiten
People
Personen im
Controlling
Personen, die
Entscheidungen treffen
Personen, die
Teams leiten
Personen, die
Projekte leiten
Process
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !
+
Projekte
Strategie
Störungen
Lieferungen
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Berichte
Zustände ?
(S) PMO
Vorbereitung
Portfoliomeeting
(S) PMO
Sicherstellung der
Datenqualität
Tools
Team A
Team B
Laufende
Projekte
Neue
Projekte
Projekte
Aufgaben
Entscheider
PMO
Teamleiter
Projektleiter
Teammitglieder
Taktisch
Strategisch
Operativ
Team A
Team B
TPG PortfolioManager
TPG TeamManager
Microsoft Project Server/Online
Microsoft Project for the Web
TPG PPP/CoRePlanner/Scheduler
SAP, Planisware, …
Microsoft Project for the Web
TPG CoRePlanner/TPG Scheduler
Jira, DevOps, …
SAP
TPG
PSLink
Umfrage
Was wollen Sie mit einem
PPM-System verbessern?
 Multiprojekt-Berichte / Historisierung
 Portfolio- / Szenario -Management
 Programme / projektübergreifende Abhängigkeiten
 Ressourcenplanung / Ressourcenzusicherung
 Kostenplanung / Anbindung an ein ERP-System
welchen Nutzen das PPM Paradise bietet
11 Argumente
Vollständiger Überblick über das
Projektportfolio
 Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
 Welche Projekte sind in der „Pipeline“?
 Welche Risiken gibt es?
 Wer ist wie ausgelastet?
 Wie steht es um das Gesamtbudget?
 Passt der Strategiebeitrag?
 Welche Entscheidungen sind zu treffen?
01
02
 Daten sind in der Datenbank statt in verstreuten Dateien
 Nur EINE richtige und aktuelle Version
 Historisierung der Daten
 Individuelle Rechtevergabe
 Basis zur Integration in verschiedene Systeme
Zentrale Projektliste
03
Standardisierte Projektinitiierung
 Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen
 Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
 Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
 Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten
04
Realistische Szenarioplanung
 Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
 Berücksichtigung der Prioritäten
 Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
 Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen
 Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills
05
Professionelle Projektsteuerung
 Alle Unterlagen an einem Ort
 Auftrag, Nachträge
 Stakeholder- und Risikomanagement
 Offene Punkte und Aufgaben
 Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan
 Statusberichte
06
Steuerung von Programmen
 Projektübergreifende Abhängigkeiten
 Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht
 Terminvorgaben aus einem Rahmenplan
 Weiche Abhängigkeiten nur zur Anzeige
 Direkte Abhängigkeiten zur Verschiebung
07
Teammanagement
 Beteiligung der Teamleiter am Planungsprozess
 Vollständige Planung aller Teammitglieder
 Planung von Abwesenheiten
 Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie
 Anfrage und Zusicherung von Personen
Aufgabenmanagement
 Beteiligung aller Personen am Planungsprozess
 Detailplanung aller Teammitglieder
 Schätzungen von Teammitgliedern selbst
 Zustandsmeldung der Aufgaben
08
Zeiterfassung
 Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung
 Prozess zur Erinnerung
 Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung
 Übertragung in andere Systeme
09
Controlling
 Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen
 Prognosewerte aus den Projekten für das Controlling
 Ist-Stunden aus den Projekten für das Accounting
 Ist-Kosten vom Einkauf für die Projektleiter
10
Systemintegration
 Jeder arbeitet mit dem eigenen System
 Aktuelle Daten aus anderen Systemen
 Keine Fehler beim Kopieren
 Höhere Datenqualität
 Mehr Effizienz
11
Taktgeber der Prozesse
Garant für Datenqualität
PMO
Definition PMO
Das Project Management Office ist eine
permanente organisatorische Einheit, die
zentral für die Koordination und das
Management aller Projekte
im Unternehmen oder einem
Unternehmensbereich zuständig ist.
PMO
Strategische
Unterstützung
Prozesse
Methoden
Tools
Multi-PM &
Ressourcen-
Management
Ausbildung
Betreuung
Projekt
Durchführung
Definition PMO
Das PMO sorgt für das gute Gefühl bei den
Stakeholdern, alle Projekte im Griff zu haben
und jeder weiss, was zu tun ist.
Das PMO ist ein Dienstleister für die
Stakeholder, nicht die Projektpolizei!
Vorbereitung Portfoliomeeting
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !
+
Projekte
Strategie
Störungen
Lieferungen
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Projektarbeit
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(S) PMO
Vorbereitung
Portfoliomeeting
(S) PMO
Sicherstellung der
Datenqualität
Taktung
Rolle Aktion Takt ...
Entscheider
Strategiemeeting
(Quartalsweise)
PMO
Portfolio-Meeting
(monatlich)
Teamleiter
Ressourcenabstimmung
(2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeeting / Sprint Review
(1-2 wöchentlich)
Mitarbeiter
Ist-Erfassung
(täglich / wöchentlich)
Setzen der
Prioritäten
Entscheiden
bei Konflikten
Sicherstellung der Datenqualität
Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch
Teamleiter-
Meeting
Portfolio-
Meeting
Redaktionsschluss
Aktualisieren
und
Kontrollieren
Aktualisieren
und
Kontrollieren
Aktualisieren
und
Kontrollieren
Aktualisieren
und
Kontrollieren
Erinnerung PL
Erinnerung MA
Vorbereitung
Teamleiter-
& Portfolio-
Meeting
Fortschritt
und Stunden
melden
Das eBook
zum „PPM-Paradise“
Vielen Dank.
Haben Sie Fragen?
eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine
erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-
Umgebung im Unternehmen.
TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel,
Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies,
PPM-Events, Downloads und Aktionen.
Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte …
Zuerst eBook herunterladen
Dann zum NL anmelden
1
2
Wer ist TPG The Project Group?
Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der
Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption,
Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und
Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt.
BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ
G
 PPM-Strategie
 PPM-Prozesse
 PPM-Lösungen
 Technologie
 Paketierte
PPM-Plattformen
 Individuelle
PPM-Plattformen
 Systemerweiterung
 Systemintegration
 Programmmanagement
 Ressourcenplanung
 Szenarioplanung
 Offene Seminare
 Firmenseminare
 Coaching
 Onboarding
Unsere Mission:
Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.
Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig.
ISO 9001 gilt für TPG Germany
TPG Niederlassungen und Partner
Niederlassung
Partner/
Reichweite
Partner und Reseller in >20 Ländern / Distributor
für Zentral- und Südamerika
Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK
Irland USA Canada MEA
35
TPG United Kingdom
82 High Street, Golborne,
Warrington, WA3 3DA
Tel. +44 844 3350368
UK@theprojectgroup.com
TPG Germany
Destouchesstr. 68
80796 München
Tel. +49 89 615593-30
info@theprojectgroup.com
TPG Switzerland
Christoph Merian-Ring 11
4153 Reinach BL
Tel. +41 61 711 33 11
Switzerland@theprojectgroup.com
TPG MEA (Business Unit)
Destouchesstr. 68
80796 München
Tel. +27 83 254 2963
MEA@theprojectgroup.com
TPG Austria, CEE
Dresdner Straße 68/2/9
1200 Wien
Tel. +43 1 890 58 29
Austria@theprojectgroup.com
TPG North America (USA)
801 International Parkway
Suite 5000
Lake Mary, Florida, 32746
Tel. +1 800 630 2955
USA@theprojectgroup.com
TPG Ireland
North Point House
Old Mallow Road, Cork, T23 AT2P
Tel. +353 89 401 8336
Ireland@theprojectgroup.com
TPG France
Regus – Lyon, Part Dieu Plaza
93 Rue de la Villette
69003 Lyon
Tel. +33 6 32 87 29 22
France@theprojectgroup.com
TPG Spain
C/Major, 5, 1A
17820 Banyoles
Tel. +34 87 255 2320
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Internationale Niederlassungen
TPG North America (Canada)
3055 Saint-Martin Quest
Suite T500
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Tel. +1 800 630 2955
USA@theprojectgroup.com
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“The PPM Paradise”: optimale Tool-Umgebung für Projekt- & Portfoliomanagement – herstellerunabhängig

  • 1. WEBINAR “The PPM Paradise” So sollte eine Umgebung für erfolgreiches Multiprojektmanagement aussehen (technologie-unabhängige Module) Johann Strasser & Thomas Henkelmann
  • 2. Agenda  Einführung  11 Module & Argumente  Das PMO als Taktgeber  Ihre Fragen
  • 3. Einführung  Warum nehmen Sie heute teil?  Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?  Ist Ihnen die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?  Basieren wichtige Entscheidungen oft auf alten Daten?  Wir zeigen Argumente für ein passendes System „The PPM Paradise“  Es geht um den Nutzen für die verschiedenen Rollen …  Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers  Es geht um die Komponenten einer integrierten PPM-Lösung …
  • 4. Nutzen eines PPM-Systems  Sie haben das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.  Weil … … im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden … die relevanten Daten aktuell und korrekt vorliegen … passende Prozesse definiert sind … alle Beteiligten regelmäßig ordentlich mitmachen … geeignete Tools für alle beteiligten Rollen eingesetzt werden
  • 5. Controlling Projektliste „The PPM-Paradise“ Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme ?
  • 6. Voraussetzungen für den Erfolg People Process Tools + +
  • 7. Personen, die mitarbeiten People Personen im Controlling Personen, die Entscheidungen treffen Personen, die Teams leiten Personen, die Projekte leiten
  • 8. Process Projektarbeit: Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Portfoliomeeting Abweichungen ? Entscheidungen ! + Projekte Strategie Störungen Lieferungen Projektarbeit: Ergebnisse … Projektarbeit Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Berichte Zustände ? (S) PMO Vorbereitung Portfoliomeeting (S) PMO Sicherstellung der Datenqualität
  • 9. Tools Team A Team B Laufende Projekte Neue Projekte Projekte Aufgaben Entscheider PMO Teamleiter Projektleiter Teammitglieder Taktisch Strategisch Operativ Team A Team B TPG PortfolioManager TPG TeamManager Microsoft Project Server/Online Microsoft Project for the Web TPG PPP/CoRePlanner/Scheduler SAP, Planisware, … Microsoft Project for the Web TPG CoRePlanner/TPG Scheduler Jira, DevOps, … SAP TPG PSLink
  • 10. Umfrage Was wollen Sie mit einem PPM-System verbessern?  Multiprojekt-Berichte / Historisierung  Portfolio- / Szenario -Management  Programme / projektübergreifende Abhängigkeiten  Ressourcenplanung / Ressourcenzusicherung  Kostenplanung / Anbindung an ein ERP-System
  • 11. welchen Nutzen das PPM Paradise bietet 11 Argumente
  • 12. Vollständiger Überblick über das Projektportfolio  Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios  Welche Projekte sind in der „Pipeline“?  Welche Risiken gibt es?  Wer ist wie ausgelastet?  Wie steht es um das Gesamtbudget?  Passt der Strategiebeitrag?  Welche Entscheidungen sind zu treffen? 01
  • 13. 02  Daten sind in der Datenbank statt in verstreuten Dateien  Nur EINE richtige und aktuelle Version  Historisierung der Daten  Individuelle Rechtevergabe  Basis zur Integration in verschiedene Systeme Zentrale Projektliste
  • 14. 03 Standardisierte Projektinitiierung  Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen  Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows  Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte  Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten
  • 15. 04 Realistische Szenarioplanung  Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten  Berücksichtigung der Prioritäten  Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte  Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen  Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills
  • 16. 05 Professionelle Projektsteuerung  Alle Unterlagen an einem Ort  Auftrag, Nachträge  Stakeholder- und Risikomanagement  Offene Punkte und Aufgaben  Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan  Statusberichte
  • 17. 06 Steuerung von Programmen  Projektübergreifende Abhängigkeiten  Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht  Terminvorgaben aus einem Rahmenplan  Weiche Abhängigkeiten nur zur Anzeige  Direkte Abhängigkeiten zur Verschiebung
  • 18. 07 Teammanagement  Beteiligung der Teamleiter am Planungsprozess  Vollständige Planung aller Teammitglieder  Planung von Abwesenheiten  Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie  Anfrage und Zusicherung von Personen
  • 19. Aufgabenmanagement  Beteiligung aller Personen am Planungsprozess  Detailplanung aller Teammitglieder  Schätzungen von Teammitgliedern selbst  Zustandsmeldung der Aufgaben 08
  • 20. Zeiterfassung  Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung  Prozess zur Erinnerung  Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung  Übertragung in andere Systeme 09
  • 21. Controlling  Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen  Prognosewerte aus den Projekten für das Controlling  Ist-Stunden aus den Projekten für das Accounting  Ist-Kosten vom Einkauf für die Projektleiter 10
  • 22. Systemintegration  Jeder arbeitet mit dem eigenen System  Aktuelle Daten aus anderen Systemen  Keine Fehler beim Kopieren  Höhere Datenqualität  Mehr Effizienz 11
  • 23. Taktgeber der Prozesse Garant für Datenqualität PMO
  • 24. Definition PMO Das Project Management Office ist eine permanente organisatorische Einheit, die zentral für die Koordination und das Management aller Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. PMO Strategische Unterstützung Prozesse Methoden Tools Multi-PM & Ressourcen- Management Ausbildung Betreuung Projekt Durchführung
  • 25. Definition PMO Das PMO sorgt für das gute Gefühl bei den Stakeholdern, alle Projekte im Griff zu haben und jeder weiss, was zu tun ist. Das PMO ist ein Dienstleister für die Stakeholder, nicht die Projektpolizei!
  • 26. Vorbereitung Portfoliomeeting Projektarbeit: Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Portfoliomeeting Abweichungen ? Entscheidungen ! + Projekte Strategie Störungen Lieferungen Projektarbeit: Ergebnisse … Projektarbeit Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Berichte Zustände ? (S) PMO Vorbereitung Portfoliomeeting (S) PMO Sicherstellung der Datenqualität
  • 27. Taktung Rolle Aktion Takt ... Entscheider Strategiemeeting (Quartalsweise) PMO Portfolio-Meeting (monatlich) Teamleiter Ressourcenabstimmung (2-wöchentlich) Projektleiter Statusmeeting / Sprint Review (1-2 wöchentlich) Mitarbeiter Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich) Setzen der Prioritäten Entscheiden bei Konflikten
  • 28. Sicherstellung der Datenqualität Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Teamleiter- Meeting Portfolio- Meeting Redaktionsschluss Aktualisieren und Kontrollieren Aktualisieren und Kontrollieren Aktualisieren und Kontrollieren Aktualisieren und Kontrollieren Erinnerung PL Erinnerung MA Vorbereitung Teamleiter- & Portfolio- Meeting Fortschritt und Stunden melden
  • 30.
  • 32. eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement- Umgebung im Unternehmen. TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel, Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies, PPM-Events, Downloads und Aktionen. Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte … Zuerst eBook herunterladen Dann zum NL anmelden 1 2
  • 33. Wer ist TPG The Project Group? Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption, Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt. BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ G  PPM-Strategie  PPM-Prozesse  PPM-Lösungen  Technologie  Paketierte PPM-Plattformen  Individuelle PPM-Plattformen  Systemerweiterung  Systemintegration  Programmmanagement  Ressourcenplanung  Szenarioplanung  Offene Seminare  Firmenseminare  Coaching  Onboarding Unsere Mission: Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben. Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig. ISO 9001 gilt für TPG Germany
  • 34. TPG Niederlassungen und Partner Niederlassung Partner/ Reichweite Partner und Reseller in >20 Ländern / Distributor für Zentral- und Südamerika Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK Irland USA Canada MEA
  • 35. 35 TPG United Kingdom 82 High Street, Golborne, Warrington, WA3 3DA Tel. +44 844 3350368 UK@theprojectgroup.com TPG Germany Destouchesstr. 68 80796 München Tel. +49 89 615593-30 info@theprojectgroup.com TPG Switzerland Christoph Merian-Ring 11 4153 Reinach BL Tel. +41 61 711 33 11 Switzerland@theprojectgroup.com TPG MEA (Business Unit) Destouchesstr. 68 80796 München Tel. +27 83 254 2963 MEA@theprojectgroup.com TPG Austria, CEE Dresdner Straße 68/2/9 1200 Wien Tel. +43 1 890 58 29 Austria@theprojectgroup.com TPG North America (USA) 801 International Parkway Suite 5000 Lake Mary, Florida, 32746 Tel. +1 800 630 2955 USA@theprojectgroup.com TPG Ireland North Point House Old Mallow Road, Cork, T23 AT2P Tel. +353 89 401 8336 Ireland@theprojectgroup.com TPG France Regus – Lyon, Part Dieu Plaza 93 Rue de la Villette 69003 Lyon Tel. +33 6 32 87 29 22 France@theprojectgroup.com TPG Spain C/Major, 5, 1A 17820 Banyoles Tel. +34 87 255 2320 Spain@theprojectgroup.com Internationale Niederlassungen TPG North America (Canada) 3055 Saint-Martin Quest Suite T500 Laval, Quebec, H7T 0J3 Tel. +1 800 630 2955 USA@theprojectgroup.com ISO 9001 gilt für TPG Germany