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So finden Sie das
Optimum aus Prioritäten
und Kapazitäten in Ihrem
Projektportfolio
Johann Strasser & Dr. Thomas Henkelmann
Agenda
 Einführung
 Prozesse & Methoden
 Demo
 TPG ProjectPowerPack
 TPG CoReSuite
 (Microsoft Project Server/Online)
 Planisware Orchestra
 Planisware Enterprise
 Ihre Fragen
Einführung
Einführung
 Warum nehmen Sie heute teil?
 Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
 Sind Sie vielleicht nicht ganz sicher, ob Sie an den richtigen bzw. wichtigen Projekten arbeiten?
 Sind bei Ihnen auch alle Projekte gleich wichtig?
 Ist Ihnen die langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
 Es geht erst um die Auswahl und Priorisierung von Projekten.
 Mit verschiedenen Szenarien soll das Optimum entsprechend der verfügbaren
Kapazitäten und Budgets gefunden werden.
Controlling
Projektliste
„The PPM Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?
Voraussetzungen für den Erfolg
People Process Tools
+ +
Prozesse & Methoden
Controlling
Projektliste
Portfoliomanagement
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Teams
PMO
Projektleitende
Teamleitende
Mitarbeitende
Projektlebenszyklus
Projekt anlegen Priorisieren &
auswählen
Portfolioübersicht
Grobplanung Detailplanung Anforderung
Fähigkeiten
Planung
Restaufwand
Statusbericht
(Abschlussbericht)
Zusicherung
Personen
Bereitstellung
Kapazitäten
Initiierung Durchführung & Abschluss
Project A
Project B
Project C
Project A 1
Project B 2
Project C 3
Erhebung Ist-Daten
Termine
Kosten
Qualität
Projektportfolios
Sales
Pipeline
Auftrags-
projekte
Interner
Bedarf
Organisations-
projekte
Produkt
Roadmap
Entwicklungs-
projekte
100 70 50 30 25 … Ideen
Ideen…
Festlegung von Prioritäten
95 80 55 27 23 … Angebote
Angebote
Kunde 1
Kunde 2
Kunde 3
…
Ideen…
100 70 50 30 25 … Ideen
Festlegung von Prioritäten
Schätzen von Wahrscheinlichkeiten
Priorität
 Priorität = Wichtigkeit x Dringlichkeit
 Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit
 Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert
Wichtigkeit
Dringlichkeit
A
C
B
X
Priorisierung mit strategischen Treibern und Dringlichkeit
Treiber
A
(3)
Treiber
B
(2)
Treiber
C
(1)
Projekt 3 1
Projekt 2 2
Projekt 1 2 1
Projekt 3 1
Projekt 1 1
Projekt 1 2
Dringlichkeit
Q1 2022
Q2 2022
Q4 2022
Q4 2022
Q3 2022
Q1 2022
Priorität
A
A
B
B
C
C
Wichtigkeit
10
10
8
7
5
4
Strategiebeitrag
Wichtigkeit
Treiber A
Expansion
Treiber B
Zufriedenheit
Treiber C
Einsparung
?
Aufwand
Strategiebeitrag
Neu Aktiv Fertig
Treiber A
Expansion
Neu Aktiv Fertig
Treiber B
Zufriedenheit
Neu Aktiv Fertig
Treiber C
Einsparungen
Kapazitäten und etwas Logik
Noch Fragen ?
Szenarienplanung
Portfolio-
Meeting
Initiativen & Projekte
PRIORISIEREN
Szenario
Szenario
Szenario
Szenario
!
Szenarienplanung
Laufende Projekte
Projekt A
Projekt B
TEAM A
Skill A
Neue Projekte
Project C
Project D
TEAM A
Skill B
TPG PortfolioManager
Neue Projekte
Laufende Projekte
MS Project, Jira, SAP,
TPG CoRePlanner, etc.
Kapazitäten
Abwesenheiten
Grundlasten
MS Project, Jira, SAP,
TPG TeamManager, etc.
Vollständigkeit der Ressourcenplanung
Abwesenheiten
Linientätigkeiten
Ressourcen
Kapazität
Projekt
Verfügbarkeit
Projekt A
Projekt C
Projekt B
Teamleitende
Projektleitende
Es müssen alle Aufgaben aller Personen geplant werden
Ressourcenplanung
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
Vorgang 5
Vorgang 6
Vorgang 7
Team A
Team B
Team A
Team B
Team A
Team A
Team A
Jan Feb Mar Apr Mai
Team A 200h 230h 250h 210h 150h
Jim Projekt A 100h 100h 150h 100h 100h
Jack Projekt A 100h 130h 100h 110h 50h
Team B Projekt A 20h 250h 30h
Jim
Team B
Jim
Team B
Jack
Jack
Jim ?
Ressourcenauslastung pro Person
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep
Müller
Meier
Es werden nicht alle auf den Bildschirm passen …
Ressourcenauslastung pro Team / Skill
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Team/Skill
Team/Skill
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
30-50 Teams / Skills passen auf jeden Bildschirm …
Programmplanung
Entwicklungs-Projekte
Projekt A
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TPG Project PowerPack
Demo
TPG CoReSuite
(PortfolioManager)
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Priorisierung und Auswahl
 Definition von strategischen Treibern
 Paarweiser Vergleich der Treiber
Zuordnung von Projekten zu strategischen Treibern
 Bildung verschiedener Portfolios mit verschiedenen Projekten
 Jedes Projekt eines Portfolios wird jedem Treiber gewichtet zugeordnet
Definition von Abhängigkeiten zwischen Projekten
 Einfache Abhängigkeit: Ein Projekt erfordert andere Projekte
 Einschluss von Projekten: Wenn eines ausgewählt wird, dann alle zugehörigen auch
 Ausschluss von Projekten: Nur eines aus einer definierten Gruppe, die anderen nicht
 Reihenfolge von Projekten: Erst wenn ein Projekt fertig ist, starten die anderen
Auswahl der Projekte
 Automatisch über Priorität
 Automatisch über Abhängigkeiten
 „force in“
 „force out“
 Beschränkung des Budgets
 Beschränkung der Ressourcen
Einschränkung des Budgets
 Budgetanforderung bei 4,6 Mio., Budgetgrenze bei 3,5 Mio
 Ausschluss von 3 Projekten
Prüfung der Ressourcenverfügbarkeit
 Anzeige der
fehlenden
Kapazitäten
pro Skill
 Es können drei zu-
sammenhängende
Projekte nicht
gestartet werden
Aufstockung der Ressourcen
 Genehmigung
neuer
Kapazitäten
 Auswahl von
weiteren
Projekten nach
Priorität und
Abhängigkeiten
Analyse des strategischen Beitrags
 Geben wir für die wichtigsten
Projekte das meiste Geld aus ?
 Wie weit liegen wir
neben dem Optimum ?
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Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
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Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte …
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Wer ist TPG The Project Group?
Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der
Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption,
Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und
Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt.
BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ
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 PPM-Strategie
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 Paketierte
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 Individuelle
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 Systemerweiterung
 Systemintegration
 Programmmanagement
 Ressourcenplanung
 Szenarioplanung
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 Coaching
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Unsere Mission:
Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.
Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig.
ISO 9001 gilt für TPG Germany
TPG Niederlassungen und Partner
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So geht die Auswahl im Projektportfolio anhand von Prioritäten und Kapazitäten (Prozesse und Tools)

  • 1. WEBINAR So finden Sie das Optimum aus Prioritäten und Kapazitäten in Ihrem Projektportfolio Johann Strasser & Dr. Thomas Henkelmann
  • 2. Agenda  Einführung  Prozesse & Methoden  Demo  TPG ProjectPowerPack  TPG CoReSuite  (Microsoft Project Server/Online)  Planisware Orchestra  Planisware Enterprise  Ihre Fragen
  • 4. Einführung  Warum nehmen Sie heute teil?  Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?  Sind Sie vielleicht nicht ganz sicher, ob Sie an den richtigen bzw. wichtigen Projekten arbeiten?  Sind bei Ihnen auch alle Projekte gleich wichtig?  Ist Ihnen die langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?  Es geht erst um die Auswahl und Priorisierung von Projekten.  Mit verschiedenen Szenarien soll das Optimum entsprechend der verfügbaren Kapazitäten und Budgets gefunden werden.
  • 5. Controlling Projektliste „The PPM Paradise“ Pipeline Portfolio Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme ?
  • 6. Voraussetzungen für den Erfolg People Process Tools + +
  • 8. Controlling Projektliste Portfoliomanagement Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Projekt    Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Teams
  • 9. PMO Projektleitende Teamleitende Mitarbeitende Projektlebenszyklus Projekt anlegen Priorisieren & auswählen Portfolioübersicht Grobplanung Detailplanung Anforderung Fähigkeiten Planung Restaufwand Statusbericht (Abschlussbericht) Zusicherung Personen Bereitstellung Kapazitäten Initiierung Durchführung & Abschluss Project A Project B Project C Project A 1 Project B 2 Project C 3 Erhebung Ist-Daten Termine Kosten Qualität
  • 10. Projektportfolios Sales Pipeline Auftrags- projekte Interner Bedarf Organisations- projekte Produkt Roadmap Entwicklungs- projekte 100 70 50 30 25 … Ideen Ideen… Festlegung von Prioritäten 95 80 55 27 23 … Angebote Angebote Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 … Ideen… 100 70 50 30 25 … Ideen Festlegung von Prioritäten Schätzen von Wahrscheinlichkeiten
  • 11. Priorität  Priorität = Wichtigkeit x Dringlichkeit  Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit  Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert Wichtigkeit Dringlichkeit A C B X
  • 12. Priorisierung mit strategischen Treibern und Dringlichkeit Treiber A (3) Treiber B (2) Treiber C (1) Projekt 3 1 Projekt 2 2 Projekt 1 2 1 Projekt 3 1 Projekt 1 1 Projekt 1 2 Dringlichkeit Q1 2022 Q2 2022 Q4 2022 Q4 2022 Q3 2022 Q1 2022 Priorität A A B B C C Wichtigkeit 10 10 8 7 5 4
  • 14. Strategiebeitrag Neu Aktiv Fertig Treiber A Expansion Neu Aktiv Fertig Treiber B Zufriedenheit Neu Aktiv Fertig Treiber C Einsparungen
  • 15. Kapazitäten und etwas Logik Noch Fragen ?
  • 17. Szenarienplanung Laufende Projekte Projekt A Projekt B TEAM A Skill A Neue Projekte Project C Project D TEAM A Skill B TPG PortfolioManager Neue Projekte Laufende Projekte MS Project, Jira, SAP, TPG CoRePlanner, etc. Kapazitäten Abwesenheiten Grundlasten MS Project, Jira, SAP, TPG TeamManager, etc.
  • 18. Vollständigkeit der Ressourcenplanung Abwesenheiten Linientätigkeiten Ressourcen Kapazität Projekt Verfügbarkeit Projekt A Projekt C Projekt B Teamleitende Projektleitende Es müssen alle Aufgaben aller Personen geplant werden
  • 19. Ressourcenplanung Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Vorgang 6 Vorgang 7 Team A Team B Team A Team B Team A Team A Team A Jan Feb Mar Apr Mai Team A 200h 230h 250h 210h 150h Jim Projekt A 100h 100h 150h 100h 100h Jack Projekt A 100h 130h 100h 110h 50h Team B Projekt A 20h 250h 30h Jim Team B Jim Team B Jack Jack Jim ?
  • 20. Ressourcenauslastung pro Person Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep Müller Meier Es werden nicht alle auf den Bildschirm passen …
  • 21. Ressourcenauslastung pro Team / Skill Person Person Person Person … Team / Skill Person Person Person Person … Team / Skill Team/Skill Team/Skill Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul 30-50 Teams / Skills passen auf jeden Bildschirm …
  • 22. Programmplanung Entwicklungs-Projekte Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D Projekt E Projekt F Projekt G Projekt H Bauprojekte Projekt I Projekt J Projekt K Projekt L Projekt M Markteinführungsprojekte Projekt N Projekt O Projekt P Projekt Q Projekt R TPG ProjectPowerPack Project Online Jira Programm Projekt A Projekt F Projekt K Projekt N Projekt P TPG CoReSuite / TPG PortfolioManager TPG PSLink
  • 26. Priorisierung und Auswahl  Definition von strategischen Treibern  Paarweiser Vergleich der Treiber
  • 27. Zuordnung von Projekten zu strategischen Treibern  Bildung verschiedener Portfolios mit verschiedenen Projekten  Jedes Projekt eines Portfolios wird jedem Treiber gewichtet zugeordnet
  • 28. Definition von Abhängigkeiten zwischen Projekten  Einfache Abhängigkeit: Ein Projekt erfordert andere Projekte  Einschluss von Projekten: Wenn eines ausgewählt wird, dann alle zugehörigen auch  Ausschluss von Projekten: Nur eines aus einer definierten Gruppe, die anderen nicht  Reihenfolge von Projekten: Erst wenn ein Projekt fertig ist, starten die anderen
  • 29. Auswahl der Projekte  Automatisch über Priorität  Automatisch über Abhängigkeiten  „force in“  „force out“  Beschränkung des Budgets  Beschränkung der Ressourcen
  • 30. Einschränkung des Budgets  Budgetanforderung bei 4,6 Mio., Budgetgrenze bei 3,5 Mio  Ausschluss von 3 Projekten
  • 31. Prüfung der Ressourcenverfügbarkeit  Anzeige der fehlenden Kapazitäten pro Skill  Es können drei zu- sammenhängende Projekte nicht gestartet werden
  • 32. Aufstockung der Ressourcen  Genehmigung neuer Kapazitäten  Auswahl von weiteren Projekten nach Priorität und Abhängigkeiten
  • 33. Analyse des strategischen Beitrags  Geben wir für die wichtigsten Projekte das meiste Geld aus ?  Wie weit liegen wir neben dem Optimum ?
  • 36. Das eBook zum „The PPM Paradise“
  • 39. eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement- Umgebung im Unternehmen. TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel, Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies, PPM-Events, Downloads und Aktionen. Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte … Zuerst eBook herunterladen Dann zum NL anmelden 1 2
  • 40. Wer ist TPG The Project Group? Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption, Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt. BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ G  PPM-Strategie  PPM-Prozesse  PPM-Lösungen  Technologie  Paketierte PPM-Plattformen  Individuelle PPM-Plattformen  Systemerweiterung  Systemintegration  Programmmanagement  Ressourcenplanung  Szenarioplanung  Offene Seminare  Firmenseminare  Coaching  Onboarding Unsere Mission: Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben. Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig. ISO 9001 gilt für TPG Germany
  • 41. TPG Niederlassungen und Partner Niederlassung Partner/ Reichweite Partner und Reseller in >20 Ländern / Distributor für Zentral- und Südamerika Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK Irland USA Canada MEA
  • 42. 42 TPG United Kingdom 82 High Street, Golborne, Warrington, WA3 3DA Tel. +44 844 3350368 UK@theprojectgroup.com TPG Germany Destouchesstr. 68 80796 München Tel. +49 89 615593-30 info@theprojectgroup.com TPG Switzerland Christoph Merian-Ring 11 4153 Reinach BL Tel. +41 61 711 33 11 Switzerland@theprojectgroup.com TPG MEA (Business Unit) Destouchesstr. 68 80796 München Tel. +27 83 254 2963 MEA@theprojectgroup.com TPG Austria, CEE Dresdner Straße 68/2/9 1200 Wien Tel. +43 1 890 58 29 Austria@theprojectgroup.com TPG North America (USA) 801 International Parkway Suite 5000 Lake Mary, Florida, 32746 Tel. +1 800 630 2955 USA@theprojectgroup.com TPG Ireland North Point House Old Mallow Road, Cork, T23 AT2P Tel. +353 89 401 8336 Ireland@theprojectgroup.com TPG France Regus – Lyon, Part Dieu Plaza 93 Rue de la Villette 69003 Lyon Tel. +33 6 32 87 29 22 France@theprojectgroup.com TPG Spain C/Major, 5, 1A 17820 Banyoles Tel. +34 87 255 2320 Spain@theprojectgroup.com Internationale Niederlassungen TPG North America (Canada) 3055 Saint-Martin Quest Suite T500 Laval, Quebec, H7T 0J3 Tel. +1 800 630 2955 USA@theprojectgroup.com ISO 9001 gilt für TPG Germany