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Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische.

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Learning Factory
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Die Potentiale in der Administration gehen weit über die Verkürzung von Suchzeiten durch aufgeräumte Schreibtische hinaus. Lean Administration ist kein Projekt, sondern ein Führungsprinzip. Wie bei jedem Führungsprinzip geht es auch hier nicht um kurzfristigen Aktionismus, sondern vielmehr um nachhaltiges Veränderungsmanagement: Werte müssen vorgelebt, Mitarbeiter abgeholt und eine Kultur der permanenten Verbesserung verinnerlicht werden.

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Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische Jörg Hattenbach Rödl & Partner Thomas Schlag Rödl & Partner
3© Rödl & Partner 25.02.2016 Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten Schreibtisch und Office Kanban
4© Rödl & Partner 25.02.2016 Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar
5© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in produzierenden Unternehmen
6© Rödl & Partner 25.02.2016 Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion, Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden
7© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt
8© Rödl & Partner 25.02.2016 Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher Form auch im administrativen Bereich
9© Rödl & Partner 25.02.2016 Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf dem Schreibtisch
10© Rödl & Partner 25.02.2016 Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen Medien „transportiert“
11© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung
12© Rödl & Partner 25.02.2016 Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler stellen häufige Schwachstellen dar
13© Rödl & Partner 25.02.2016 Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben. Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden
14© Rödl & Partner 25.02.2016 Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit
15© Rödl & Partner 25.02.2016 Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist
16© Rödl & Partner 25.02.2016 Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren
17© Rödl & Partner 25.02.2016 Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen
18© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen One-Piece-Flow
19© Rödl & Partner 25.02.2016 Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten
20© Rödl & Partner 25.02.2016 Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden
21© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten
22© Rödl & Partner 25.02.2016 Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden
23© Rödl & Partner 25.02.2016 ... und ja, der aufgeräumte Tisch komplettiert das Ganze

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Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische.

  • 1. Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische Jörg Hattenbach Rödl & Partner Thomas Schlag Rödl & Partner
  • 2. 3© Rödl & Partner 25.02.2016 Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten Schreibtisch und Office Kanban
  • 3. 4© Rödl & Partner 25.02.2016 Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar
  • 4. 5© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in produzierenden Unternehmen
  • 5. 6© Rödl & Partner 25.02.2016 Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion, Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden
  • 6. 7© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt
  • 7. 8© Rödl & Partner 25.02.2016 Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher Form auch im administrativen Bereich
  • 8. 9© Rödl & Partner 25.02.2016 Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf dem Schreibtisch
  • 9. 10© Rödl & Partner 25.02.2016 Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen Medien „transportiert“
  • 10. 11© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung
  • 11. 12© Rödl & Partner 25.02.2016 Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler stellen häufige Schwachstellen dar
  • 12. 13© Rödl & Partner 25.02.2016 Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben. Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden
  • 13. 14© Rödl & Partner 25.02.2016 Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit
  • 14. 15© Rödl & Partner 25.02.2016 Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist
  • 15. 16© Rödl & Partner 25.02.2016 Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren
  • 16. 17© Rödl & Partner 25.02.2016 Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen
  • 17. 18© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen One-Piece-Flow
  • 18. 19© Rödl & Partner 25.02.2016 Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten
  • 19. 20© Rödl & Partner 25.02.2016 Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden
  • 20. 21© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten
  • 21. 22© Rödl & Partner 25.02.2016 Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden
  • 22. 23© Rödl & Partner 25.02.2016 ... und ja, der aufgeräumte Tisch komplettiert das Ganze