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WHITEPAPER
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit
Chronos und SAP Business ByDesign
2
Inhalt
Einleitung...........................................................................................................3
Anwendungsszenarien .......................................................................................4
Zeitrückmeldung Anwesenheit / Abwesenheit ..................................................................................4
Zeitrückmeldung Projektzeiten ..........................................................................................................5
Zeitrückmeldung Produktion..............................................................................................................6
SAP Business ByDesign.......................................................................................7
10 Gründe für SAP Business ByDesign................................................................................................7
Funktionen im Überblick ....................................................................................................................8
Zeiterfassung in SAP Business ByDesign...........................................................................................10
Chronos Zeiterfassung für SAP Business ByDesign ...........................................11
Beispielhafte Buchung......................................................................................................................12
Chronos Zeiterfassungsterminals für SAP Business ByDesign ..........................................................12
Zutrittskontrolle ...............................................................................................................................15
SAP Business ByDesign mit Zeiterfassungsterminals verbinden – Technischer Hintergrund............16
Zeiterfassungs-Funktionen in der Übersicht.....................................................18
Beteiligte Unternehmen...................................................................................20
AdaPro GmbH...................................................................................................................................20
Bradler GmbH...................................................................................................................................21
Cobalt Software GmbH.....................................................................................................................22
ABAYOO Business Network GmbH ...................................................................................................23
Disclaimer ........................................................................................................24
3
Einleitung
In diesem Whitepaper wollen wir Ihnen zeigen, wie die Unternehmenssoftware SAP Business
ByDesign optimal durch Chronos Zeiterfassung im Bereich der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
ergänzt werden kann.
Im ersten Teil stellt Ihnen Frank Michael Kraft, Geschäftsführer der AdaPro GmbH, drei mögliche
Anwendungsszenarien vor, welche auf dem perfekten Zusammenspiel von SAP Business ByDesign
und der Chronos Zeiterfassung basieren. Konkret wird es um die Prozesse Zeitrückmeldung für
Projektzeiten, Zeitrückmeldung für die Produktion und Zeitrückmeldung für Anwesenheit/
Abwesenheit gehen.
Daraufhin wird Julian Bradler, Geschäftsführer der Bradler GmbH, SAP Business ByDesign näher
beleuchten. Sie erfahren, um welche Art von Software es sich hierbei handelt, was sie einzigartig
macht und über welche Funktionen sie verfügt.
Last but not least wird Carsten Coenen, Geschäftsführer der Cobalt Software GmbH, die Chronos
Zeiterfassung präsentieren. Er stellt geeignete Zeiterfassungsterminals und Möglichkeiten der
Zutrittskontrolle vor und erläutert technische Details der Anbindung an SAP Business ByDesign.
Im Anschluss finden Sie noch eine Übersicht über die Funktionen, welche Ihnen durch das
Zusammenspiel von SAP Business ByDesign und Chronos Zeiterfassung zur Verfügung stehen.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen!
Frank Michael Kraft Julian Bradler Carsten Coenen
Geschäftsführer, Geschäftsführer, Geschäftsführer,
AdaPro GmbH Bradler GmbH Cobalt Software GmbH
4
Anwendungsszenarien
Autor: Frank Michael Kraft, Geschäftsführer AdaPro GmbH
Die zunehmende Komplexität der Aufgaben in Unternehmen hat dazu geführt, dass der Einsatz von
Software unverzichtbar geworden ist. Die heutzutage eingesetzte Software unterstützt dabei fast alle
Geschäftsbereiche.
Unsere Gesellschaft entwickelt sich mit rasanter Geschwindigkeit und durch neue Geschäftsideen
entstehen neue Prozesse. Aus diesem Grund soll Unternehmenssoftware die Standard-
Geschäftsprozesse effizient unterstützen und gleichzeitig erweiterbar sein, um neue Prozesse
abzudecken.
Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Projektmanagement und weitere Geschäftsbereiche können mit
Hilfe von Software verbunden werden.
Im Folgenden wollen wir Ihnen 3 beispielhafte Prozesse darstellen, welche mit SAP Business
ByDesign und der Chronos Zeiterfassung umgesetzt werden können.
Zeitrückmeldung Anwesenheit / Abwesenheit
Die Zeitrückmeldung für An- und Abwesenheit kann mithilfe eines Smartphones (z.B. iPhone) oder
einem Chronos-Zeiterfassungsterminal von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. Mit dem
Arbeitszeitblatt werden Arbeits-, Abwesenheits-, Urlaubs- und Pausenzeiten erfasst.
Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist, dass Arbeitszeiten automatisch zur Genehmigung
weitergeleitet werden.
5
Zeitrückmeldung Projektzeiten
Die Zeitrückmeldung für Projektzeiten mit dem Datafox Evolution Multifunktionsterminal ermöglicht
dem Mitarbeiter, seine Arbeitszeiten direkt auf Projekte zurückzumelden. Im Gesamtprozess wird
ein Projekt vom Vertriebsmitarbeiter angelegt und vom Projektleiter einem internen Berater
zugeordnet. Der Berater hat nun die Möglichkeit die Arbeitszeit direkt auf das ausgewählte Projekt
zurückzumelden. Im Anschluss wird die geleistete Projektzeit vom Projektleiter geprüft und die
Projektrechnungsanforderung gestellt. Auf dieser Basis kann der Buchhalter eine Kundenrechnung
erstellen.
Der Vorteil der Zeitrückmeldung mit Hilfe des Chronos Zeiterfassungsterminals ist, dass alle
relevanten Informationen von einem Beleg zum anderen automatisch übergeben werden. Dies
entlastet die Sachbearbeiter und sorgt für maximale Transparenz entlang des Prozesses.
Befinden sich die Projektmitarbeiter im Außendienst (z.B. Unternehmensberater), so kann die
„Zeitrückmeldung Projektzeiten“ auch mithilfe eines Smartphones (z.B. iPhone) erfolgen.
6
Zeitrückmeldung Produktion
Im Gesamtprozess „Zeitrückmeldung Produktion“ wird auf Grundlage eines Produktionsvorschlages
ein Produktionsauftrag vom Produktionsplaner angelegt. Alle relevanten Informationen für die
Produktionsaufgabe werden hier eingestellt und angepasst. Hierzu zählen bspw. benötigte
Materialien, Ressourcen und Zeitplan. Vor Beendigung der Produktionsaufgabe kann der
Produktionsmitarbeiter eine Aufgabenrückmeldung ausführen und erhält alle relevanten
Informationen über die Produktionsaufgabe.
Vorteil bei der Nutzung des Chronos Terminals ist, dass durch Abschluss des Fertigungsloses eine
automatische Aktualisierung des Produktionsauftrages ausgelöst wird.
7
SAP Business ByDesign
Autor: Julian Bradler, Bradler GmbH
Mit SAP Business ByDesign wurde eine neuartige Unternehmenssoftware geschaffen, die sämtliche
Geschäftsbereiche mittelständischer Unternehmen und Tochtergesellschaften abdeckt. Angefangen
beim Finanzmanagement, Projektmanagement, Einkauf, CRM, Personalverwaltung bis hin zur
Produktion. Dies führt zu maximaler Transparenz und besserer Kontrolle in allen Bereichen. Somit
wird die Grundlage geschaffen, um umgehend auf Chancen reagieren zu können. Neue
Anforderungen lassen sich mit einem Minimum an Zeit, Aufwand und Kosten umsetzen. Und das
Beste: Betrieb, Administration, Pflege, Wartung und Aktualisierung wird von SAP übernommen – und
das zu minimalen Gesamtkosten.
10 Gründe für SAP Business ByDesign
On-Demand
Bequem, einfach, leistungsstark: Ihre
Unternehmenslösung aus der Cloud.
Flexibel
Klein anfangen - und ganz nach Bedarf
weiter ausbauen.
Zuverlässig
Ihre Software von einem der führenden
Anbieter weltweit.
Sicher
IT ohne Kopfschmerzen: SAP kümmert
sich um Betrieb und Wartung.
Umfassend
Einheitliche Lösung: Alle
Unternehmensbereiche zentral steuern.
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Unternehmen - jederzeit.
Erschwinglich
Zu planbaren, monatlichen Kosten - alles
inklusive.
Weitreichend
SAP Partner vor Ort unterstützen mit
passgenauen Lösungen und
Dienstleistungen.
Anwenderfreundlich
Schnell erlernt, einfach zu bedienen: für
mehr Produktivität bei allen
Mitarbeitern.
International
Von Anfang an weltweit handlungsfähig.
8
Funktionen im Überblick
Startseite: Self-Services
Verwalten Sie zentral Ihre tägliche Arbeit sowie sämtliche administrative Aufgaben. Es können etwa
Tätigkeiten erfasst, neue Spesenabrechnungen angelegt, Arbeitszeiten erfasst oder persönliche
Daten bearbeitet werden.
Finanzmanagement
Sie behalten Forderungen und Verbindlichkeiten, Zahlungsverkehr und Liquidität, Bestand sowie
Anlagen, Steuern und Ausgaben sicher im Auge. Sie beschleunigen Periodenabschlüsse und
entscheiden auf Basis fundierter und tagesaktueller Daten über Ihre nächsten Investitionen. Auch
Berichte für Wirtschaftsprüfer erstellen Sie im Handumdrehen.
Personalmanagement
Erfassen Sie Zeiten minutengenau, rechnen Sie Spesen ab und optimieren Sie Ihre Urlaubsplanung:
SAP Business ByDesign verknüpft Ihren Personalbereich mit dem Projektmanagement, dem
Finanzwesen, der Beschaffung und dem Service. Unterstützt durch die Lösung können Sie außerdem
Ihre Lohnbuchhaltung mühelos auslagern.
9
Projektmanagement
Ihre Mitarbeiter greifen jederzeit und überall auf die gleichen Informationen zu. So schließen Sie
Projekte einfach schneller ab, denn Entscheidungen lassen sich jetzt sofort treffen – nicht erst, wenn
der Projektleiter wieder im Büro ist. Sie erstellen detaillierte Pläne, legen Deadlines fest und finden
die am besten geeigneten Mitarbeiter für jedes Projekt.
Lieferantenbeziehungsmanagement - SRM
Erkennen und wählen Sie die besten Zulieferer für Materialien und Dienstleistungen. Sie haben
Einblick in die Bestellanforderungen, die Bestellabwicklung und die Rechnungsprüfung. Per
Selfservice erledigen Ihre Mitarbeiter bestimmte Einkäufe selbst – einfach und effizient.
Supply Chain Management - SCM
Stärken Sie Ihre Lieferkette: Sie können loslegen, wenn neue Aufträge reinkommen – und Ihren
Materialbedarf jederzeit anpassen, falls sich die Marktsituation verändert. Auch die Nachfrage
kennen Sie jederzeit – und überblicken mit leistungsfähigen Prognosen zuverlässig die weitere
Entwicklung. So stellen Sie sich und Ihre Lieferanten mühelos auf alles Kommende ein und
gewährleisten einen bestmöglichen Material- und Warenfluss.
Kundenbeziehungsmanagement - CRM
Marketing, Vertrieb, Service: Mit SAP Business ByDesign stärken Sie Ihre Kundenbeziehungen in allen
Bereichen. Sie identifizieren schnell die besten Kontakte, qualifizieren diese zu Interessenten,
beschleunigen Ihren Verkaufszyklus und steigern Ihren Umsatz. Nahtlos integriert stehen alle
Informationen unternehmensweit bereit. SAP Business ByDesign hilft Ihnen darüber hinaus, Service
und Support zu optimieren.
10
Zeiterfassung in SAP Business ByDesign
Die Standard-Zeiterfassung in SAP Business ByDesign erfolgt mittels Self-Services entweder im
Browser oder per mobiler App. Die von SAP bereitgestellten Funktionen und Möglichkeiten sind zwar
bereits sehr umfangreich, können aber optimal durch Chronos Zeiterfassung ergänzt werden. Denn
die Chronos Zeiterfassung setzt genau da an, wo SAP Business ByDesign aufhört: Zum einen bietet
die Chronos Zeiterfassung die Möglichkeit, Zeiten über zusätzliche Endgeräte zu erfassen, wie etwa
spezielle Zeiterfassungsterminals oder per iPad, zum anderen kann auch eine Zutrittskontrolle
integriert werden.
Auf den folgenden Seiten sehen Sie, wie SAP Business ByDesign durch die Chronos Zeiterfassung
optimal unterstützt und ergänzt wird.
11
Chronos Zeiterfassung für SAP Business
ByDesign
Autor: Carsten Coenen, Geschäftsführer Cobalt Software GmbH
 Einfach zu bedienen
 Standortübergreifender Terminaleinsatz
 Sehr geringe Ressourcenanforderungen
 Skalierbar
 Anbindung mobiler Geräte
 Gesicherte SAP-Kommunikation
 Problemlose Erweiterung um Kundenwünsche
Die Chronos Zeiterfassung stellt ein umfassendes Softwarepaket dar, das alle Anforderungen an eine
moderne Zeitwirtschaft erfüllt. Unternehmen beliebiger Größe werden dabei unterstützt, sowohl
einfache als auch komplexe Anforderungen wirtschaftlich umzusetzen. Dabei ist es unerheblich, ob
Daten am PC, per Terminal, Tablet oder Smartphone erfasst werden, die Anbindung und Steuerung
erfolgt mit einer einzigen Lösung.
Durch die Verbindung von SAP Business ByDesign mit der Chronos Zeiterfassung ist es nun möglich
Zeiten einfach und komfortabel über spezielle Zeiterfassungsterminals zu erfassen. Die Daten werden
automatisch und in Echtzeit mit dem SAP Business ByDesign System synchronisiert.
12
Beispielhafte Buchung
Nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen die per Terminal erfassten Buchungen vor der Übergabe an SAP
Business ByDesign.
Dieser Screenshot zeigt die gleichen Buchungen nach ihrer Verarbeitung in SAP Business ByDesign.
13
Chronos Zeiterfassungsterminals für SAP Business ByDesign
Die Chronos Zeiterfassung für SAP Business ByDesign kann nicht nur mit dem Client oder Web
Browser, sondern auch mit Zeiterfassungsterminals unterschiedlichster Hersteller genutzt werden. Es
ist unerheblich, ob 50 oder 500 Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen sollen, Chronos übernimmt die
Ansteuerung der Terminals und Verarbeitung aller Buchungen auch weiterhin in Ihrem System.
Neben der Verarbeitung von Kommt/Geht-Buchungen können verschiedene Funktionstasten der
Terminals belegt werden, um bspw. Gleitzeit- und Resturlaubssalden anzuzeigen.
Anwesenheits- und/oder Auftragsdatenerfassung mit dem Datafox Evolution
Multifunktionsterminal
Das Datafox Evolution Multifunktionsterminal bietet Flexibilität
in jeder Hinsicht bei einem ausgezeichneten Preis-Leistungs-
Verhältnis. Es ist sowohl im Bereich der Anwesenheits-
erfassung als auch für die Erfassung von Auftrags- und
Projektzeiten geeignet.
Zeiterfassung mit dem Datafox Evolution Web-Terminal
Das webfähige PC-Terminal mit seinem großen 7 Zoll TFT-Display
und Touch ist optimal in das ergonomische Gehäuse mit
Neigungswinkel integriert. Flexible Technik, hervorragendes Design
und ideale Ergonomie für eine sichere Bedienung durch die
Mitarbeiter.
Zeiterfassung in der Produktion mit dem Datafox AE Master IV
Für den Industrie- und Lagerbereich steht das Datafox AE
Master IV bereit. Personal- und Auftragsdatenerfassung sind
auch mit diesem Gerät möglich.
14
Optionen, Parametrierung und Kommunikation
Am Beispiel des Datafox EVO-Line 4.3 Multifunktionsterminals möchten wir Ihnen einen Überblick
über die verschiedenen Terminalfunktionen und Möglichkeiten in Verbindung mit Chronos geben.
Das Terminal verfügt über folgende Zeiterfassungsvarianten: Personalzeiterfassung (PZE),
Betriebsdatenerfassung (BDE) und Zutrittskontrolle (ZK) sind sowohl mit fertigen Konfigurationen als
auch dem Kundenwunsch entsprechend umsetzbar. Erwähnt werden muss, dass selbst
kundenindividuelle Tastatur- und Designlayouts für diese Geräte erstellt werden können.
Nachfolgende Übersicht zeigt einige Standardvarianten.
Terminals der Serie "EVO-Line", wie auch alle anderen Datafoxgeräte, lassen sich aufgrund Ihrer
modularen Bauweise auf jedem denkbaren Weg in Ihre Umgebung einbinden, bspw. per W-Lan,
UMTS oder USB, um nur einige zu nennen.
Des Weiteren sind alle Gerätetypen sind mit einem Barcodeleser koppelbar, was
die Auftragsdatenerfassung erheblich beschleunigt.
Alle Terminals in Eingangsbereichen sind für Zutrittssteuerung und -kontrolle geeignet. Näheres
hierzu erfahren Sie im Abschnitt „Zutrittskontrolle“.
15
Zutrittskontrolle
Moderne Zutrittskontrollsysteme ermöglichen die zentrale Steuerung des Zugangs zu Gebäuden und
sensiblen Unternehmensbereichen über Mitarbeiterausweise, Transponder oder biometrische
Daten. Solche Kontrollsysteme erhöhen die Sicherheit für Unternehmen enorm und stellen die
einfachste Möglichkeit dar, bspw. Büros, Produktionsstätten und Lager vor unbefugtem Zutritt zu
schützen.
Bei Verlust eines Ausweises oder Transponders oder auch bei Ausscheiden eines Mitarbeiters genügt
das Sperren der zugehörigen Datensätze, was auf Knopfdruck erfolgt und umgehend an alle Systeme
verteilt wird. Ein Austausch von Schließanlagen im Verlustfall wird damit überflüssig.
Zutrittskontrollsysteme sind mit Zeiterfassungslösungen kombinierbar. Ein oder mehrere
Zeiterfassungsterminals übernehmen hierbei die Ansteuerung der Türen und der zugehörigen
Komponenten. Berechtigungen werden durch das Hochladen von Ausweisinformationen verteilt.
16
SAP Business ByDesign mit Zeiterfassungsterminals verbinden –
Technischer Hintergrund
Die Anbindung beliebiger Zeiterfassungsterminals an SAP Business ByDesign erfolgt nach einem
einfachen Schema, das durch den Einsatz zweier Standardmodule möglich wird.
Chronos Terminal Server / Terminalsteuerung
Der Chronos Terminal Server versteht sich als Steuereinheit (Kommunikationssoftware) für den
Betrieb von beliebigen Zeiterfassungsterminals und deren Anbindung an SAP Business ByDesign.
Die Kommunikation mit allen Terminals erfolgt TCP/IP-basiert. Der Terminal Server und jedes
angebunden Terminal wird mit XML-Daten sowohl aktualisiert als auch abgefragt.
Technisch sieht das so aus, dass bspw. Ausweisdaten und Mitarbeitersalden mit XML - Datenpaketen
an den Chronos Terminals Server übertragen werden, dieser wiederum mit den angelieferten
Informationen alle Terminals aktualisiert. Hierbei ist unerheblich, ob das Terminal in Frankfurt,
München oder New York installiert ist.
17
Chronos SAP / Cobalt Data Connector
Anbindung an SAP Business ByDesign
Das Bindeglied zwischen Zeiterfassungsterminals sowie sonstigen Erfassungsgeräten und Ihrer SAP
Business ByDesign - Umgebung ist der Cobalt Data Connector. Die Übergabe von Personalzeiten
erfolgt auf Basis gesicherter Web Services, ebenso das Laden von Salden für die spätere Anzeige am
Terminal und an allen anderen angeschlossenen Geräten.
Ihre ERP-Umgebung bleibt dabei das zentrale und führende System in Ihrem Unternehmen. Die
Chronos - Komponenten liefern alle Zeitinformationen an, die in SAP Business ByDesign für
verschiedenste Berechnungen benötigt werden. Im Gegenzug werden aktualisierte Salden (Gleitzeit-
und Urlaubskonten) sowie aktuelle Mitarbeiterdaten von SAP Business ByDesign an Chronos
zurückgeliefert.
Anbindung an SAP ERP
Auch in klassischen SAP ERP - Umgebungen ist der Cobalt Data Connector die Verbindung zwischen
Zeiterfassungsterminal und ERP. Die technische Anbindung ist auf Basis der SAP PDC – Schnittstelle
realisiert. Alle Zeitereignisse werden per XML-Requess zu SAP ERP hochgeladen. Entsprechende
Downloads liefern in der Umkehrung den aktuellen Stand von Gleitzeit- und Urlaubskonto,
Projektinformationen, Kostenstellen und Personaldaten.
18
Zeiterfassungs-Funktionen in der Übersicht
Folgende Funktionen stehen Ihnen durch das Zusammenspiel von Chronos Zeiterfassung und SAP
Business ByDesign zur Verfügung:
Monats- und Jahresübersicht, Gleitzeitkonto, Resturlaub
Bei Anmeldung am System wird dem Mitarbeiter übersichtlich der aktuelle Gleitzeitsaldo, der
Resturlaub und alle noch in Arbeit befindlichen bzw. unvollständigen Zeitnachweise angezeigt.
Überwachung unvollständiger Arbeitszeitbuchungen
Säumige Mitarbeiter werden automatisch auf fehlende oder unvollständige Arbeitszeiten
hingewiesen. Bis zur Daten-Vervollständigung wird die Sollarbeitszeit vom Gleitzeitsaldo abgezogen,
was zu erhöhter Aufmerksamkeit und Disziplin bei der Erfassung von Arbeitszeiten führt.
Berechnung Urlaubsanspruch
Berechnung des tatsächlichen Urlaubsanspruches bei Teilzeitkräften und unterjährigen Ein- und
Austritten auf Knopfdruck.
Urlaubs-, Gleitzeit-, Dienstreiseanträge
Freigabe von Urlaubsanträgen, die vom Mitarbeiter gestellt wurden unter der Berücksichtigung von
ausreichendem Guthaben und Resturlaub aus dem Vorjahr.
Arbeits- und Gleitzeitmodelle
Egal ob Arbeitszeit oder Gleitzeit - jedes Modell ist frei konfigurierbar, sowohl auf Mitarbeiter- als
auch auf Unternehmensebene.
Buchung von Fehlzeiten, Betriebsferien, etc.
Ein Fehlzeitenformular unterstützt die Personalabteilung bei der Buchung, bspw. von Krankheit für
ausgewählte Mitarbeiter oder Betriebsferien für alle Kollegen.
19
Freigabeworkflow und Vertreterregelungen
Für tägliche Arbeits- und Projektzeiten können optionale Freigabeworkflows aktiviert werden. Für
Urlaub und Überstunden besteht Genehmigungspflicht, von der nur durch die Personalabteilung
konfigurierbare Ausnahmen möglich sind.
Erfassung von Projektzeiten
Arbeitszeiten können direkt auf Projekte und Tätigkeiten verbucht werden.
Reisekostenabrechnung
Informationen zur Reisekosten-Abrechnung können auf Knopfdruck übernommen und anfallende
Verpflegungsmehraufwendungen (Diäten) ohne Doppelerfassung abgerechnet werden.
Abwesenheitskalender
Mit dem Abwesenheitskalender erhalten Sie einen Gesamtüberblick aller Abwesenheiten, sortiert
nach diversen Kriterien wie Standort, Abteilung, Monat, Jahr, etc.
Produktionsrückmeldung
Buchung produktionsbezogener Daten mit übersichtlicher Darstellung aller Rückmeldebelege. Sie
erhalten Informationen zu Ressourcenauslastung, Aktivitätsdauert etc.
Zutrittskontrolle
Zentrale Steuerung des Zugangs zu Gebäuden und sensiblen Unternehmensbereichen über
Mitarbeiterausweise, Transponder oder biometrische Daten.
Buchung von Zeiten mittels Terminals
Erfassung von Zeiten einfach und komfortabel über spezielle Zeiterfassungsterminals. Automatische
Synchronisation aller Daten mit dem SAP Business ByDesign System.
20
Beteiligte Unternehmen
Dieses Whitepaper wurde gemeinschaftlich von Autoren der Unternehmen AdaPro GmbH, Bradler
GmbH und Cobalt Software GmbH verfasst.
Im Folgenden möchten wir Ihnen die drei Unternehmen sowie das ABAYOO Business Network kurz
vorstellen:
AdaPro GmbH
Die AdaPro GmbH ist Spezialist bei der Einführung von erprobten Geschäftsprozessen mit SAP
Business ByDesign und dem SAP Cloud Portfolio in Ihrem Unternehmen. Zentrale Geschäftsprozesse
Ihres Unternehmens werden wirkungsvoll unterstützt und können von überall und jederzeit über
eine einzige Arbeitsoberfläche bearbeitet, analysiert und verknüpft werden.
Mit der eigens entwickelten Prozessbibliothek zu SAP Business ByDesign haben die Berater der
AdaPro GmbH Zugriff auf qualitativ hochwertige Standard-Prozesse, die genau auf Ihren
individuellen Bedarf zusammengestellt und angepasst werden können. Dieses
Alleinstellungsmerkmal steigert Ihren Nutzen, indem die Qualität der Beratung gesteigert und die
Beratungszeit effizient verkürzt wird.
Frank Michael Kraft, Unternehmensgründer und Geschäftsführer der AdaPro GmbH bringt 18 Jahre
SAP Erfahrung mit. Er hat als Prozessexperte maßgeblich die innovative Prozessarchitektur von SAP
Business ByDesign entworfen, die für die effiziente Arbeitsorganisation der Nutzer verantwortlich ist.
Er und sein Team können mit diesem einzigartigen Wissen die Best Practice Prozesse, die SAP
Business ByDesign bietet, in Ihrem Unternehmen einführen.
Die AdaPro GmbH ist Partner des ABAYOO Business Network. ABAYOO ist der in Deutschland
führende SAP Channel Partner für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf SAP Cloud Solutions.
Kontakt
AdaPro GmbH
Donnersbergweg 1
67059 Ludwigshafen
Tel: +49 621 5953130
info@adapro.eu
www.adapro.eu
21
Bradler GmbH
Die Bradler GmbH ist spezialisiert auf Beratungsdienstleistungen, Projektmanagement, Schulung und
Softwareentwicklung mit Fokus auf SAP Business ByDesign. Durch den Einsatz effektiver SAP-
Lösungen helfen wir unseren Kunden, Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten und
dadurch von Wettbewerbsvorteilen zu profitieren.
Die Bradler GmbH zählt mit ihrer 15-jährigen SAP Erfahrung zu führenden Beratungshäusern für SAP
Business ByDesign. Zu unseren Kunden zählen vorwiegend mittelständische Unternehmen und
Tochtergesellschaften.
Die Bradler GmbH ist Partner des ABAYOO Business Network. ABAYOO ist der in Deutschland
führende SAP Channel Partner für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf SAP Cloud Solutions.
Kontakt
Bradler GmbH
Julius-Hatry-Straße 1
68163 Mannheim
Tel: +49 621 4834853-0
info@bradler-gmbh.de
www.bradler-gmbh.de
22
Cobalt Software GmbH
Als Business Partner von Microsoft und IBM optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse mit schlanken,
leicht einführbaren und schnellen Anwendungen und ermöglichen nachhaltige Arbeitserleichterung
und rasche Kostenersparnis.
Wir arbeiten wirtschaftlich, flexibel und effizient. Für Kunden jeder Größe, seit mehr als 15 Jahren
und mit vielen Installationen in ganz Europa.
Unsere Kernkompetenzen liegen in den Bereichen Zeiterfassung, ERP-Anbindung und der
Entwicklung mobiler Anwendungen.
Wir verbinden SAP mit unterschiedlichsten Systemen, z.B. mit Zeiterfassungsterminals verschiedener
Hersteller.
Kontakt
Cobalt Software GmbH
Charlottenstraße 68
10117 Berlin, Germany
Tel: + 49 30 20188566
service@cobalt.de
www.cobalt.de
23
ABAYOO Business Network GmbH
ABAYOO Business Network GmbH ist als Reseller, Netzwerk- und Marktplatzbetreiber für Cloud
Lösungen von SAP und SuccessFactors eine "cloud-born company". Das Business Network besteht
aus erfahrenen Beratungs- und Systemhäusern sowie jungen Cloud-Unternehmen, die es sich
gemeinsam zum Ziel gesetzt haben, Cloud Lösungen und Leistungen schneller, günstiger und
zukunftssicher bei ihren Kunden einzuführen. ABAYOO ist in DACH flächendeckend präsent und
verfügt über starke Mitgliedsunternehmen in vielen Branchen und Regionen. Als Kunde oder Partner
können Sie vom gebündelten Know-How der ABAYOO profitieren und stets die stimmigen Lösungen
und Leistungen gemäß Ihrer Anforderungen beziehen und einsetzen.
ABAYOO zählt - seit 2010 - kontinuierlich zu den erfolgreichsten SAP Business ByDesign / SAP Cloud
Partnern und wurde mit dem Gold-Partner Status, der höchsten Stufe im SAP-Ranking,
ausgezeichnet. Geschäftsführer ist Wolfgang Schmidt, Gründer und langjähriger Vorstand der
itelligence, mit dementsprechend langer Erfahrung im SAP-Lösungs- und Beratungsgeschäft.
Kontakt
ABAYOO Business Network GmbH
Cicerostraße 26
10709 Berlin
Tel.: +49 30 89064340
info@abayoo.com
www.abayoo.de
24
Disclaimer
Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher Genehmigung der o.g. Unternehmen (AdaPro GmbH, Bradler
GmbH, Cobalt Software GmbH). Alle genannten Marken sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.
Irrtümer, Änderungen und Verfügbarkeit bezüglich genannter Produkte, Leistungen, Eigenschaften
und Nutzungsmöglichkeiten vorbehalten. O.g. Unternehmen, übernehmen keine Gewähr für die
Richtigkeit von Angaben Dritter über Eigenschaften, Leistungen und Verfügbarkeit.
Das vorliegende Whitepaper enthält ausschließlich unverbindliche Informationen. Irrtümer bleiben
vorbehalten. O.g. Unternehmen haften nicht für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder
Qualität, der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Haftungsansprüche, welche sich auf
Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der hier
dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen
verursacht werden, sind grundsätzlich ausgeschlossen.
Stand der Dokumentation: Juni 2014

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Whitepaper Zeiterfassung mit SAP Business B

  • 1. WHITEPAPER Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit Chronos und SAP Business ByDesign
  • 2. 2 Inhalt Einleitung...........................................................................................................3 Anwendungsszenarien .......................................................................................4 Zeitrückmeldung Anwesenheit / Abwesenheit ..................................................................................4 Zeitrückmeldung Projektzeiten ..........................................................................................................5 Zeitrückmeldung Produktion..............................................................................................................6 SAP Business ByDesign.......................................................................................7 10 Gründe für SAP Business ByDesign................................................................................................7 Funktionen im Überblick ....................................................................................................................8 Zeiterfassung in SAP Business ByDesign...........................................................................................10 Chronos Zeiterfassung für SAP Business ByDesign ...........................................11 Beispielhafte Buchung......................................................................................................................12 Chronos Zeiterfassungsterminals für SAP Business ByDesign ..........................................................12 Zutrittskontrolle ...............................................................................................................................15 SAP Business ByDesign mit Zeiterfassungsterminals verbinden – Technischer Hintergrund............16 Zeiterfassungs-Funktionen in der Übersicht.....................................................18 Beteiligte Unternehmen...................................................................................20 AdaPro GmbH...................................................................................................................................20 Bradler GmbH...................................................................................................................................21 Cobalt Software GmbH.....................................................................................................................22 ABAYOO Business Network GmbH ...................................................................................................23 Disclaimer ........................................................................................................24
  • 3. 3 Einleitung In diesem Whitepaper wollen wir Ihnen zeigen, wie die Unternehmenssoftware SAP Business ByDesign optimal durch Chronos Zeiterfassung im Bereich der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ergänzt werden kann. Im ersten Teil stellt Ihnen Frank Michael Kraft, Geschäftsführer der AdaPro GmbH, drei mögliche Anwendungsszenarien vor, welche auf dem perfekten Zusammenspiel von SAP Business ByDesign und der Chronos Zeiterfassung basieren. Konkret wird es um die Prozesse Zeitrückmeldung für Projektzeiten, Zeitrückmeldung für die Produktion und Zeitrückmeldung für Anwesenheit/ Abwesenheit gehen. Daraufhin wird Julian Bradler, Geschäftsführer der Bradler GmbH, SAP Business ByDesign näher beleuchten. Sie erfahren, um welche Art von Software es sich hierbei handelt, was sie einzigartig macht und über welche Funktionen sie verfügt. Last but not least wird Carsten Coenen, Geschäftsführer der Cobalt Software GmbH, die Chronos Zeiterfassung präsentieren. Er stellt geeignete Zeiterfassungsterminals und Möglichkeiten der Zutrittskontrolle vor und erläutert technische Details der Anbindung an SAP Business ByDesign. Im Anschluss finden Sie noch eine Übersicht über die Funktionen, welche Ihnen durch das Zusammenspiel von SAP Business ByDesign und Chronos Zeiterfassung zur Verfügung stehen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen! Frank Michael Kraft Julian Bradler Carsten Coenen Geschäftsführer, Geschäftsführer, Geschäftsführer, AdaPro GmbH Bradler GmbH Cobalt Software GmbH
  • 4. 4 Anwendungsszenarien Autor: Frank Michael Kraft, Geschäftsführer AdaPro GmbH Die zunehmende Komplexität der Aufgaben in Unternehmen hat dazu geführt, dass der Einsatz von Software unverzichtbar geworden ist. Die heutzutage eingesetzte Software unterstützt dabei fast alle Geschäftsbereiche. Unsere Gesellschaft entwickelt sich mit rasanter Geschwindigkeit und durch neue Geschäftsideen entstehen neue Prozesse. Aus diesem Grund soll Unternehmenssoftware die Standard- Geschäftsprozesse effizient unterstützen und gleichzeitig erweiterbar sein, um neue Prozesse abzudecken. Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Projektmanagement und weitere Geschäftsbereiche können mit Hilfe von Software verbunden werden. Im Folgenden wollen wir Ihnen 3 beispielhafte Prozesse darstellen, welche mit SAP Business ByDesign und der Chronos Zeiterfassung umgesetzt werden können. Zeitrückmeldung Anwesenheit / Abwesenheit Die Zeitrückmeldung für An- und Abwesenheit kann mithilfe eines Smartphones (z.B. iPhone) oder einem Chronos-Zeiterfassungsterminal von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. Mit dem Arbeitszeitblatt werden Arbeits-, Abwesenheits-, Urlaubs- und Pausenzeiten erfasst. Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist, dass Arbeitszeiten automatisch zur Genehmigung weitergeleitet werden.
  • 5. 5 Zeitrückmeldung Projektzeiten Die Zeitrückmeldung für Projektzeiten mit dem Datafox Evolution Multifunktionsterminal ermöglicht dem Mitarbeiter, seine Arbeitszeiten direkt auf Projekte zurückzumelden. Im Gesamtprozess wird ein Projekt vom Vertriebsmitarbeiter angelegt und vom Projektleiter einem internen Berater zugeordnet. Der Berater hat nun die Möglichkeit die Arbeitszeit direkt auf das ausgewählte Projekt zurückzumelden. Im Anschluss wird die geleistete Projektzeit vom Projektleiter geprüft und die Projektrechnungsanforderung gestellt. Auf dieser Basis kann der Buchhalter eine Kundenrechnung erstellen. Der Vorteil der Zeitrückmeldung mit Hilfe des Chronos Zeiterfassungsterminals ist, dass alle relevanten Informationen von einem Beleg zum anderen automatisch übergeben werden. Dies entlastet die Sachbearbeiter und sorgt für maximale Transparenz entlang des Prozesses. Befinden sich die Projektmitarbeiter im Außendienst (z.B. Unternehmensberater), so kann die „Zeitrückmeldung Projektzeiten“ auch mithilfe eines Smartphones (z.B. iPhone) erfolgen.
  • 6. 6 Zeitrückmeldung Produktion Im Gesamtprozess „Zeitrückmeldung Produktion“ wird auf Grundlage eines Produktionsvorschlages ein Produktionsauftrag vom Produktionsplaner angelegt. Alle relevanten Informationen für die Produktionsaufgabe werden hier eingestellt und angepasst. Hierzu zählen bspw. benötigte Materialien, Ressourcen und Zeitplan. Vor Beendigung der Produktionsaufgabe kann der Produktionsmitarbeiter eine Aufgabenrückmeldung ausführen und erhält alle relevanten Informationen über die Produktionsaufgabe. Vorteil bei der Nutzung des Chronos Terminals ist, dass durch Abschluss des Fertigungsloses eine automatische Aktualisierung des Produktionsauftrages ausgelöst wird.
  • 7. 7 SAP Business ByDesign Autor: Julian Bradler, Bradler GmbH Mit SAP Business ByDesign wurde eine neuartige Unternehmenssoftware geschaffen, die sämtliche Geschäftsbereiche mittelständischer Unternehmen und Tochtergesellschaften abdeckt. Angefangen beim Finanzmanagement, Projektmanagement, Einkauf, CRM, Personalverwaltung bis hin zur Produktion. Dies führt zu maximaler Transparenz und besserer Kontrolle in allen Bereichen. Somit wird die Grundlage geschaffen, um umgehend auf Chancen reagieren zu können. Neue Anforderungen lassen sich mit einem Minimum an Zeit, Aufwand und Kosten umsetzen. Und das Beste: Betrieb, Administration, Pflege, Wartung und Aktualisierung wird von SAP übernommen – und das zu minimalen Gesamtkosten. 10 Gründe für SAP Business ByDesign On-Demand Bequem, einfach, leistungsstark: Ihre Unternehmenslösung aus der Cloud. Flexibel Klein anfangen - und ganz nach Bedarf weiter ausbauen. Zuverlässig Ihre Software von einem der führenden Anbieter weltweit. Sicher IT ohne Kopfschmerzen: SAP kümmert sich um Betrieb und Wartung. Umfassend Einheitliche Lösung: Alle Unternehmensbereiche zentral steuern. Transparent Rundumblick über Ihr gesamtes Unternehmen - jederzeit. Erschwinglich Zu planbaren, monatlichen Kosten - alles inklusive. Weitreichend SAP Partner vor Ort unterstützen mit passgenauen Lösungen und Dienstleistungen. Anwenderfreundlich Schnell erlernt, einfach zu bedienen: für mehr Produktivität bei allen Mitarbeitern. International Von Anfang an weltweit handlungsfähig.
  • 8. 8 Funktionen im Überblick Startseite: Self-Services Verwalten Sie zentral Ihre tägliche Arbeit sowie sämtliche administrative Aufgaben. Es können etwa Tätigkeiten erfasst, neue Spesenabrechnungen angelegt, Arbeitszeiten erfasst oder persönliche Daten bearbeitet werden. Finanzmanagement Sie behalten Forderungen und Verbindlichkeiten, Zahlungsverkehr und Liquidität, Bestand sowie Anlagen, Steuern und Ausgaben sicher im Auge. Sie beschleunigen Periodenabschlüsse und entscheiden auf Basis fundierter und tagesaktueller Daten über Ihre nächsten Investitionen. Auch Berichte für Wirtschaftsprüfer erstellen Sie im Handumdrehen. Personalmanagement Erfassen Sie Zeiten minutengenau, rechnen Sie Spesen ab und optimieren Sie Ihre Urlaubsplanung: SAP Business ByDesign verknüpft Ihren Personalbereich mit dem Projektmanagement, dem Finanzwesen, der Beschaffung und dem Service. Unterstützt durch die Lösung können Sie außerdem Ihre Lohnbuchhaltung mühelos auslagern.
  • 9. 9 Projektmanagement Ihre Mitarbeiter greifen jederzeit und überall auf die gleichen Informationen zu. So schließen Sie Projekte einfach schneller ab, denn Entscheidungen lassen sich jetzt sofort treffen – nicht erst, wenn der Projektleiter wieder im Büro ist. Sie erstellen detaillierte Pläne, legen Deadlines fest und finden die am besten geeigneten Mitarbeiter für jedes Projekt. Lieferantenbeziehungsmanagement - SRM Erkennen und wählen Sie die besten Zulieferer für Materialien und Dienstleistungen. Sie haben Einblick in die Bestellanforderungen, die Bestellabwicklung und die Rechnungsprüfung. Per Selfservice erledigen Ihre Mitarbeiter bestimmte Einkäufe selbst – einfach und effizient. Supply Chain Management - SCM Stärken Sie Ihre Lieferkette: Sie können loslegen, wenn neue Aufträge reinkommen – und Ihren Materialbedarf jederzeit anpassen, falls sich die Marktsituation verändert. Auch die Nachfrage kennen Sie jederzeit – und überblicken mit leistungsfähigen Prognosen zuverlässig die weitere Entwicklung. So stellen Sie sich und Ihre Lieferanten mühelos auf alles Kommende ein und gewährleisten einen bestmöglichen Material- und Warenfluss. Kundenbeziehungsmanagement - CRM Marketing, Vertrieb, Service: Mit SAP Business ByDesign stärken Sie Ihre Kundenbeziehungen in allen Bereichen. Sie identifizieren schnell die besten Kontakte, qualifizieren diese zu Interessenten, beschleunigen Ihren Verkaufszyklus und steigern Ihren Umsatz. Nahtlos integriert stehen alle Informationen unternehmensweit bereit. SAP Business ByDesign hilft Ihnen darüber hinaus, Service und Support zu optimieren.
  • 10. 10 Zeiterfassung in SAP Business ByDesign Die Standard-Zeiterfassung in SAP Business ByDesign erfolgt mittels Self-Services entweder im Browser oder per mobiler App. Die von SAP bereitgestellten Funktionen und Möglichkeiten sind zwar bereits sehr umfangreich, können aber optimal durch Chronos Zeiterfassung ergänzt werden. Denn die Chronos Zeiterfassung setzt genau da an, wo SAP Business ByDesign aufhört: Zum einen bietet die Chronos Zeiterfassung die Möglichkeit, Zeiten über zusätzliche Endgeräte zu erfassen, wie etwa spezielle Zeiterfassungsterminals oder per iPad, zum anderen kann auch eine Zutrittskontrolle integriert werden. Auf den folgenden Seiten sehen Sie, wie SAP Business ByDesign durch die Chronos Zeiterfassung optimal unterstützt und ergänzt wird.
  • 11. 11 Chronos Zeiterfassung für SAP Business ByDesign Autor: Carsten Coenen, Geschäftsführer Cobalt Software GmbH  Einfach zu bedienen  Standortübergreifender Terminaleinsatz  Sehr geringe Ressourcenanforderungen  Skalierbar  Anbindung mobiler Geräte  Gesicherte SAP-Kommunikation  Problemlose Erweiterung um Kundenwünsche Die Chronos Zeiterfassung stellt ein umfassendes Softwarepaket dar, das alle Anforderungen an eine moderne Zeitwirtschaft erfüllt. Unternehmen beliebiger Größe werden dabei unterstützt, sowohl einfache als auch komplexe Anforderungen wirtschaftlich umzusetzen. Dabei ist es unerheblich, ob Daten am PC, per Terminal, Tablet oder Smartphone erfasst werden, die Anbindung und Steuerung erfolgt mit einer einzigen Lösung. Durch die Verbindung von SAP Business ByDesign mit der Chronos Zeiterfassung ist es nun möglich Zeiten einfach und komfortabel über spezielle Zeiterfassungsterminals zu erfassen. Die Daten werden automatisch und in Echtzeit mit dem SAP Business ByDesign System synchronisiert.
  • 12. 12 Beispielhafte Buchung Nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen die per Terminal erfassten Buchungen vor der Übergabe an SAP Business ByDesign. Dieser Screenshot zeigt die gleichen Buchungen nach ihrer Verarbeitung in SAP Business ByDesign.
  • 13. 13 Chronos Zeiterfassungsterminals für SAP Business ByDesign Die Chronos Zeiterfassung für SAP Business ByDesign kann nicht nur mit dem Client oder Web Browser, sondern auch mit Zeiterfassungsterminals unterschiedlichster Hersteller genutzt werden. Es ist unerheblich, ob 50 oder 500 Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen sollen, Chronos übernimmt die Ansteuerung der Terminals und Verarbeitung aller Buchungen auch weiterhin in Ihrem System. Neben der Verarbeitung von Kommt/Geht-Buchungen können verschiedene Funktionstasten der Terminals belegt werden, um bspw. Gleitzeit- und Resturlaubssalden anzuzeigen. Anwesenheits- und/oder Auftragsdatenerfassung mit dem Datafox Evolution Multifunktionsterminal Das Datafox Evolution Multifunktionsterminal bietet Flexibilität in jeder Hinsicht bei einem ausgezeichneten Preis-Leistungs- Verhältnis. Es ist sowohl im Bereich der Anwesenheits- erfassung als auch für die Erfassung von Auftrags- und Projektzeiten geeignet. Zeiterfassung mit dem Datafox Evolution Web-Terminal Das webfähige PC-Terminal mit seinem großen 7 Zoll TFT-Display und Touch ist optimal in das ergonomische Gehäuse mit Neigungswinkel integriert. Flexible Technik, hervorragendes Design und ideale Ergonomie für eine sichere Bedienung durch die Mitarbeiter. Zeiterfassung in der Produktion mit dem Datafox AE Master IV Für den Industrie- und Lagerbereich steht das Datafox AE Master IV bereit. Personal- und Auftragsdatenerfassung sind auch mit diesem Gerät möglich.
  • 14. 14 Optionen, Parametrierung und Kommunikation Am Beispiel des Datafox EVO-Line 4.3 Multifunktionsterminals möchten wir Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Terminalfunktionen und Möglichkeiten in Verbindung mit Chronos geben. Das Terminal verfügt über folgende Zeiterfassungsvarianten: Personalzeiterfassung (PZE), Betriebsdatenerfassung (BDE) und Zutrittskontrolle (ZK) sind sowohl mit fertigen Konfigurationen als auch dem Kundenwunsch entsprechend umsetzbar. Erwähnt werden muss, dass selbst kundenindividuelle Tastatur- und Designlayouts für diese Geräte erstellt werden können. Nachfolgende Übersicht zeigt einige Standardvarianten. Terminals der Serie "EVO-Line", wie auch alle anderen Datafoxgeräte, lassen sich aufgrund Ihrer modularen Bauweise auf jedem denkbaren Weg in Ihre Umgebung einbinden, bspw. per W-Lan, UMTS oder USB, um nur einige zu nennen. Des Weiteren sind alle Gerätetypen sind mit einem Barcodeleser koppelbar, was die Auftragsdatenerfassung erheblich beschleunigt. Alle Terminals in Eingangsbereichen sind für Zutrittssteuerung und -kontrolle geeignet. Näheres hierzu erfahren Sie im Abschnitt „Zutrittskontrolle“.
  • 15. 15 Zutrittskontrolle Moderne Zutrittskontrollsysteme ermöglichen die zentrale Steuerung des Zugangs zu Gebäuden und sensiblen Unternehmensbereichen über Mitarbeiterausweise, Transponder oder biometrische Daten. Solche Kontrollsysteme erhöhen die Sicherheit für Unternehmen enorm und stellen die einfachste Möglichkeit dar, bspw. Büros, Produktionsstätten und Lager vor unbefugtem Zutritt zu schützen. Bei Verlust eines Ausweises oder Transponders oder auch bei Ausscheiden eines Mitarbeiters genügt das Sperren der zugehörigen Datensätze, was auf Knopfdruck erfolgt und umgehend an alle Systeme verteilt wird. Ein Austausch von Schließanlagen im Verlustfall wird damit überflüssig. Zutrittskontrollsysteme sind mit Zeiterfassungslösungen kombinierbar. Ein oder mehrere Zeiterfassungsterminals übernehmen hierbei die Ansteuerung der Türen und der zugehörigen Komponenten. Berechtigungen werden durch das Hochladen von Ausweisinformationen verteilt.
  • 16. 16 SAP Business ByDesign mit Zeiterfassungsterminals verbinden – Technischer Hintergrund Die Anbindung beliebiger Zeiterfassungsterminals an SAP Business ByDesign erfolgt nach einem einfachen Schema, das durch den Einsatz zweier Standardmodule möglich wird. Chronos Terminal Server / Terminalsteuerung Der Chronos Terminal Server versteht sich als Steuereinheit (Kommunikationssoftware) für den Betrieb von beliebigen Zeiterfassungsterminals und deren Anbindung an SAP Business ByDesign. Die Kommunikation mit allen Terminals erfolgt TCP/IP-basiert. Der Terminal Server und jedes angebunden Terminal wird mit XML-Daten sowohl aktualisiert als auch abgefragt. Technisch sieht das so aus, dass bspw. Ausweisdaten und Mitarbeitersalden mit XML - Datenpaketen an den Chronos Terminals Server übertragen werden, dieser wiederum mit den angelieferten Informationen alle Terminals aktualisiert. Hierbei ist unerheblich, ob das Terminal in Frankfurt, München oder New York installiert ist.
  • 17. 17 Chronos SAP / Cobalt Data Connector Anbindung an SAP Business ByDesign Das Bindeglied zwischen Zeiterfassungsterminals sowie sonstigen Erfassungsgeräten und Ihrer SAP Business ByDesign - Umgebung ist der Cobalt Data Connector. Die Übergabe von Personalzeiten erfolgt auf Basis gesicherter Web Services, ebenso das Laden von Salden für die spätere Anzeige am Terminal und an allen anderen angeschlossenen Geräten. Ihre ERP-Umgebung bleibt dabei das zentrale und führende System in Ihrem Unternehmen. Die Chronos - Komponenten liefern alle Zeitinformationen an, die in SAP Business ByDesign für verschiedenste Berechnungen benötigt werden. Im Gegenzug werden aktualisierte Salden (Gleitzeit- und Urlaubskonten) sowie aktuelle Mitarbeiterdaten von SAP Business ByDesign an Chronos zurückgeliefert. Anbindung an SAP ERP Auch in klassischen SAP ERP - Umgebungen ist der Cobalt Data Connector die Verbindung zwischen Zeiterfassungsterminal und ERP. Die technische Anbindung ist auf Basis der SAP PDC – Schnittstelle realisiert. Alle Zeitereignisse werden per XML-Requess zu SAP ERP hochgeladen. Entsprechende Downloads liefern in der Umkehrung den aktuellen Stand von Gleitzeit- und Urlaubskonto, Projektinformationen, Kostenstellen und Personaldaten.
  • 18. 18 Zeiterfassungs-Funktionen in der Übersicht Folgende Funktionen stehen Ihnen durch das Zusammenspiel von Chronos Zeiterfassung und SAP Business ByDesign zur Verfügung: Monats- und Jahresübersicht, Gleitzeitkonto, Resturlaub Bei Anmeldung am System wird dem Mitarbeiter übersichtlich der aktuelle Gleitzeitsaldo, der Resturlaub und alle noch in Arbeit befindlichen bzw. unvollständigen Zeitnachweise angezeigt. Überwachung unvollständiger Arbeitszeitbuchungen Säumige Mitarbeiter werden automatisch auf fehlende oder unvollständige Arbeitszeiten hingewiesen. Bis zur Daten-Vervollständigung wird die Sollarbeitszeit vom Gleitzeitsaldo abgezogen, was zu erhöhter Aufmerksamkeit und Disziplin bei der Erfassung von Arbeitszeiten führt. Berechnung Urlaubsanspruch Berechnung des tatsächlichen Urlaubsanspruches bei Teilzeitkräften und unterjährigen Ein- und Austritten auf Knopfdruck. Urlaubs-, Gleitzeit-, Dienstreiseanträge Freigabe von Urlaubsanträgen, die vom Mitarbeiter gestellt wurden unter der Berücksichtigung von ausreichendem Guthaben und Resturlaub aus dem Vorjahr. Arbeits- und Gleitzeitmodelle Egal ob Arbeitszeit oder Gleitzeit - jedes Modell ist frei konfigurierbar, sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Unternehmensebene. Buchung von Fehlzeiten, Betriebsferien, etc. Ein Fehlzeitenformular unterstützt die Personalabteilung bei der Buchung, bspw. von Krankheit für ausgewählte Mitarbeiter oder Betriebsferien für alle Kollegen.
  • 19. 19 Freigabeworkflow und Vertreterregelungen Für tägliche Arbeits- und Projektzeiten können optionale Freigabeworkflows aktiviert werden. Für Urlaub und Überstunden besteht Genehmigungspflicht, von der nur durch die Personalabteilung konfigurierbare Ausnahmen möglich sind. Erfassung von Projektzeiten Arbeitszeiten können direkt auf Projekte und Tätigkeiten verbucht werden. Reisekostenabrechnung Informationen zur Reisekosten-Abrechnung können auf Knopfdruck übernommen und anfallende Verpflegungsmehraufwendungen (Diäten) ohne Doppelerfassung abgerechnet werden. Abwesenheitskalender Mit dem Abwesenheitskalender erhalten Sie einen Gesamtüberblick aller Abwesenheiten, sortiert nach diversen Kriterien wie Standort, Abteilung, Monat, Jahr, etc. Produktionsrückmeldung Buchung produktionsbezogener Daten mit übersichtlicher Darstellung aller Rückmeldebelege. Sie erhalten Informationen zu Ressourcenauslastung, Aktivitätsdauert etc. Zutrittskontrolle Zentrale Steuerung des Zugangs zu Gebäuden und sensiblen Unternehmensbereichen über Mitarbeiterausweise, Transponder oder biometrische Daten. Buchung von Zeiten mittels Terminals Erfassung von Zeiten einfach und komfortabel über spezielle Zeiterfassungsterminals. Automatische Synchronisation aller Daten mit dem SAP Business ByDesign System.
  • 20. 20 Beteiligte Unternehmen Dieses Whitepaper wurde gemeinschaftlich von Autoren der Unternehmen AdaPro GmbH, Bradler GmbH und Cobalt Software GmbH verfasst. Im Folgenden möchten wir Ihnen die drei Unternehmen sowie das ABAYOO Business Network kurz vorstellen: AdaPro GmbH Die AdaPro GmbH ist Spezialist bei der Einführung von erprobten Geschäftsprozessen mit SAP Business ByDesign und dem SAP Cloud Portfolio in Ihrem Unternehmen. Zentrale Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens werden wirkungsvoll unterstützt und können von überall und jederzeit über eine einzige Arbeitsoberfläche bearbeitet, analysiert und verknüpft werden. Mit der eigens entwickelten Prozessbibliothek zu SAP Business ByDesign haben die Berater der AdaPro GmbH Zugriff auf qualitativ hochwertige Standard-Prozesse, die genau auf Ihren individuellen Bedarf zusammengestellt und angepasst werden können. Dieses Alleinstellungsmerkmal steigert Ihren Nutzen, indem die Qualität der Beratung gesteigert und die Beratungszeit effizient verkürzt wird. Frank Michael Kraft, Unternehmensgründer und Geschäftsführer der AdaPro GmbH bringt 18 Jahre SAP Erfahrung mit. Er hat als Prozessexperte maßgeblich die innovative Prozessarchitektur von SAP Business ByDesign entworfen, die für die effiziente Arbeitsorganisation der Nutzer verantwortlich ist. Er und sein Team können mit diesem einzigartigen Wissen die Best Practice Prozesse, die SAP Business ByDesign bietet, in Ihrem Unternehmen einführen. Die AdaPro GmbH ist Partner des ABAYOO Business Network. ABAYOO ist der in Deutschland führende SAP Channel Partner für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf SAP Cloud Solutions. Kontakt AdaPro GmbH Donnersbergweg 1 67059 Ludwigshafen Tel: +49 621 5953130 info@adapro.eu www.adapro.eu
  • 21. 21 Bradler GmbH Die Bradler GmbH ist spezialisiert auf Beratungsdienstleistungen, Projektmanagement, Schulung und Softwareentwicklung mit Fokus auf SAP Business ByDesign. Durch den Einsatz effektiver SAP- Lösungen helfen wir unseren Kunden, Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten und dadurch von Wettbewerbsvorteilen zu profitieren. Die Bradler GmbH zählt mit ihrer 15-jährigen SAP Erfahrung zu führenden Beratungshäusern für SAP Business ByDesign. Zu unseren Kunden zählen vorwiegend mittelständische Unternehmen und Tochtergesellschaften. Die Bradler GmbH ist Partner des ABAYOO Business Network. ABAYOO ist der in Deutschland führende SAP Channel Partner für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf SAP Cloud Solutions. Kontakt Bradler GmbH Julius-Hatry-Straße 1 68163 Mannheim Tel: +49 621 4834853-0 info@bradler-gmbh.de www.bradler-gmbh.de
  • 22. 22 Cobalt Software GmbH Als Business Partner von Microsoft und IBM optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse mit schlanken, leicht einführbaren und schnellen Anwendungen und ermöglichen nachhaltige Arbeitserleichterung und rasche Kostenersparnis. Wir arbeiten wirtschaftlich, flexibel und effizient. Für Kunden jeder Größe, seit mehr als 15 Jahren und mit vielen Installationen in ganz Europa. Unsere Kernkompetenzen liegen in den Bereichen Zeiterfassung, ERP-Anbindung und der Entwicklung mobiler Anwendungen. Wir verbinden SAP mit unterschiedlichsten Systemen, z.B. mit Zeiterfassungsterminals verschiedener Hersteller. Kontakt Cobalt Software GmbH Charlottenstraße 68 10117 Berlin, Germany Tel: + 49 30 20188566 service@cobalt.de www.cobalt.de
  • 23. 23 ABAYOO Business Network GmbH ABAYOO Business Network GmbH ist als Reseller, Netzwerk- und Marktplatzbetreiber für Cloud Lösungen von SAP und SuccessFactors eine "cloud-born company". Das Business Network besteht aus erfahrenen Beratungs- und Systemhäusern sowie jungen Cloud-Unternehmen, die es sich gemeinsam zum Ziel gesetzt haben, Cloud Lösungen und Leistungen schneller, günstiger und zukunftssicher bei ihren Kunden einzuführen. ABAYOO ist in DACH flächendeckend präsent und verfügt über starke Mitgliedsunternehmen in vielen Branchen und Regionen. Als Kunde oder Partner können Sie vom gebündelten Know-How der ABAYOO profitieren und stets die stimmigen Lösungen und Leistungen gemäß Ihrer Anforderungen beziehen und einsetzen. ABAYOO zählt - seit 2010 - kontinuierlich zu den erfolgreichsten SAP Business ByDesign / SAP Cloud Partnern und wurde mit dem Gold-Partner Status, der höchsten Stufe im SAP-Ranking, ausgezeichnet. Geschäftsführer ist Wolfgang Schmidt, Gründer und langjähriger Vorstand der itelligence, mit dementsprechend langer Erfahrung im SAP-Lösungs- und Beratungsgeschäft. Kontakt ABAYOO Business Network GmbH Cicerostraße 26 10709 Berlin Tel.: +49 30 89064340 info@abayoo.com www.abayoo.de
  • 24. 24 Disclaimer Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher Genehmigung der o.g. Unternehmen (AdaPro GmbH, Bradler GmbH, Cobalt Software GmbH). Alle genannten Marken sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Irrtümer, Änderungen und Verfügbarkeit bezüglich genannter Produkte, Leistungen, Eigenschaften und Nutzungsmöglichkeiten vorbehalten. O.g. Unternehmen, übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit von Angaben Dritter über Eigenschaften, Leistungen und Verfügbarkeit. Das vorliegende Whitepaper enthält ausschließlich unverbindliche Informationen. Irrtümer bleiben vorbehalten. O.g. Unternehmen haften nicht für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität, der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Haftungsansprüche, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der hier dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht werden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Stand der Dokumentation: Juni 2014