Communardo SharePoint Solution Day - Social Intranet

SharePoint Solutions Day
2012
Social Intranet

02.02.2012
Robert Schöbel, Christina Schantin

Christina Schantin & Robert Schöbel

Christina Schantin
IT-Consultant. Trainerin (IHK)
Team KMS
Anforderungsaufnahme +
Lösungskonzepterstellung im
Bereich Enterprise 2.0

Robert Schöbel
IT-Consultant
Team Microsoft Enterprise Solutions
Anforderungsaufnahme +
Lösungskonzepterstellung im
Bereich Enterprise 2.0

Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 2

Agenda

• Social Intranet –
• Aktuelle Situation
• Ist eine Veränderung notwendig?
• Was ist Social Intranet?

• Ist der SharePoint Social
• Ecken und Kanten des SharePoint

• Social Software für den SharePoint

• Fazit


Was macht Ihr Unternehmen erfolgreich

• Innovationen

• Motivierte Mitarbeiter

• Hoch ausgebildete Mitarbeiter

• Wenig Fluktuation Ihrer Experten


Aktuelle Situation

• Prozessoptimierung ist in vielen Firmen
abgeschlossen

• Mitarbeiter machen genau das - und nur
das, was sie sollen

• Mitarbeiter sind und fühlen sich als
Ressource
• Dienst nach Vorschrift
• Stadium zur inneren Kündigung


Innere Kündigung

• Erkenntnisse aus dem „Engagement Index
2010" des Beratungsunternehmens Gallup

• Mitarbeiterbindung
• 13 % hohe e motionale Bindung
• 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen
gebunden – Dienst nach Vorschrift
• 21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden

• Innovation kommen hauptsächlich von
Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung


Auswirkungen

• Fehltage (5,4 hochmotiviert; 6,9 Tage wenig
motiviert ohne emotionale Bindung) –
Krankheitstage als Widerstand

• Innere Kündigung = Vorstufe zur Kündigung
(Fluktuationsrate)
• Nur 1/3 der innerlich gekündigten will dem
Unternehmen langfristig treu bleiben
Wissensverlust, Erfahrungsverlust
Verlust der Arbeitskraft

• Unzufriedene Mitarbeiter empfehlen ihr
eigenes Unternehmen nicht weiter


Was wurde vergessen?

• Bedürfnispyramide nach Maslow
Wo lässt sich die
Prozessoptimierung
einordnen?
Selbst-
Selbst-
verwirklichung
Ich Bedürfnisse
Anerkennung / Geltung

Soziale Bedürfnisse
Freundschaft, Liebe, Gruppenzugehörigkeit

Sicherheitsbedürfnisse
Materielle und berufliche Sicherheit

Grundbedürfnisse
Essen Trinken Schlafen


Wie informiert sich der Wissensarbeiter privat?


Warum nutzt dieser Social Software?

• weil sie die Kommunikation verändert und
beschleunigt
• weil sie die Vernetzung mit anderen
ermöglicht
• weil sie ein Informationsmedium ist.
• weil jeder Informationen erstellen und
teilen kann.
• weil Social Software den Austausch und
die Zusammenarbeit fördert.


Social Software Prinzipen für Unternehmen

• Social Business „ …
bedeutet vielmehr die
Konzepte des Web 2.0
und von Social Media
nachzuvollziehen und
zu versuchen, diese
auf die
Zusammenarbeit in
den Unternehmen zu
übertragen.“ (RICHTER UND
KOCH, 2007)


Aktivitäten eines Wissensarbeiters

Mitarbeiter steht

Mittelpunkt ist
der Mensch
im Mittelpunkt und…


Aktivitätsfelder eines Wissensarbeiters im Intranet 2.0?

Teams

Projekte
Kundenkontakt Mitarbeiter steht

Kollegen


Themen
Vorgänge


Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

… arbeitet prozess-, standort-
und organisationsübergreifend … erstellt eigene Inhalte,
in Teams zusammen. bearbeitet und ergänzt
Inhalte direkt selbst.

… kennt die konzernweit
relevanten Aktivitäten und Mitarbeiter steht
… gibt Feedback,
Themen. kommentiert und bringt
sich ein.

… ist mit Kollegen ständig
in Kontakt und tauscht sich … stellt Fragen,
über aktuelle Themen und liefert Lösungen und
Aktivitäten aus. Hilfestellungen.
… ist selbst bekannt und kann
Ansprechpartner ohne Umwege
finden.

Ist Social Intranet notwendig?

• Bedürfnispyramide nach Maslow
Möglichkeit und Mittel der
Kreativitätsentfaltung

Selbst-
Selbst-
verwirklichung

Ich Bedürfnisse
Feedback, Kommentare,
Bewertung, Kritik
Soziale Bedürfnisse
Integration in Gruppen und Themen
Netzwerken
Sicherheitsbedürfnisse
Tätigkeiten aller Mitarbeiter werden transparent –
Mitarbeiter ist keine Nummer
Grundbedürfnisse


Weiterer Nutzen aus Social Intranet

• Optimal informiert und abgestimmte Mitarbeiter.
• Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Teams.
• Schnellere, besser fundierte Entscheidungen.
• Nutzung der Kreativität aller verteilten Mitarbeiter.
• Einbindung vorhandener Kompetenzen quer über
Projekte, Prozesse und Organisationsstrukturen.
• Schnellere Problemlösung, besserer Service und
höherer Qualitätsstandard.

Erhöhung der Kreativität der
Mitarbeiter
= Steigerung der Produktivität


„Social“ Intranet

Wie sind Ihre Erfahrungen mit „Social“ Intranet
(Produkt unabhängig)


Social Intranet - Zielstellung

Schnelle und transparente
Optimal informierte Mitarbeiter
Entscheidungsprozesse

Abstimmungsprozesse,
Einmischen,
Expertenvernetzung
Wissen teilen,
gemeinsames Arbeiten


Social Intranet - Stärken und Schwächen des SharePoints

Social Features des SharePoints 2010


Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

… arbeitet prozess-, standort-
und organisationsübergreifend … erstellt eigene Inhalte,
in Teams zusammen. bearbeitet und ergänzt
Inhalte direkt selbst.

… kennt die konzernweit
relevanten Aktivitäten und Mitarbeiter steht
… gibt Feedback,
Themen. kommentiert und bringt
sich ein.

… ist mit Kollegen ständig
in Kontakt und tauscht sich … stellt Fragen,
über aktuelle Themen und liefert Lösungen und
Aktivitäten aus. Hilfestellungen.
… ist selbst bekannt und kann
Ansprechpartner ohne Umwege
finden.

Stärken

• Gemeinsam Arbeiten (Screen)
• Arbeiten mit Dokumenten
• PowerPoint Bibliotheken
• Wiki Bibliotheken
• Office Dokumenten Bibliotheken
• Arbeiten mit Listen
• Scrum und Kanban möglich
• Arbeiten mit Wikis
• Kommentare Noteboard
• Webparts in der Wiki-Seite

• Taxonomie


Schnelle transparente Entscheidungen (IST)

• Direktadressierte
abgeschottete
Informationskanäle 1:1

• Keine Transparenz des
Nachrichtenverlaufs und der
Entscheidungen

• Fehlender Druck zur
Entscheidungsfindung


Schnelle transparente Entscheidungen (Soll)

Offene Punkte • Diskussion der offenen
Punkte in einer Besprechung

• Nachvollziehbarkeit der
Besprechung und
Zuweisung
Entscheidungen

• Jeder „offene Punkt“ muss zu
Entscheidungen einer „Entscheidung“ oder zu
einem „TODO“ werden

Offener Punkt / TODO / Entscheidung • Transparenz der
Entscheidung


Transparente Entscheidungen


Aufgabe bearbeiten „offener Punkt“


Metadaten auf Entscheidung setzen


Metadaten „Entscheidung“


Beschreibung und Status ändern (Abgeschlossen)


Offener Punkt ist zur Entscheidung geworden


Darstellungsmöglichkeiten


Anwendungsmöglichkeiten

• Teamarbeit
• Todo / Doing / Done
• Projektarbeit

• Projektportfoliomanagement

• Vorgangsbearbeitung


Gemeinsames Arbeiten (Ist)
Qualitätsstatus

• Dokumente auf
unübersichtlichem Fileshare

• Dokumente als Anhang in E-
Mails

• Redundanz der Dateien und
Überfüllte E-Mailpostfächer

Gültige Version?, Wo?,
Wer?, Zugriff? • Bearbeitungsstatus und
Speichern unter?
Versionierung fehlt teilweise


Gemeinsames Arbeiten (SOLL)
Arbeitsraum
• Zentrale Dateiablage

Initialisierung
• Versionierung

Liste mit letzten
Änderungen • Metadaten
• Bearbeitungsstatus
• Bearbeiter
• Kommentare
• Bewertungen

• Zur gleichen Zeit an einem
Dokument


Gemeinsam in Dokumenten arbeiten

… Demonstration


Förderung der Zusammenarbeit

• Letzte Änderungen anzeigen


Social Features am Dokument


Kommentare an Wiki-Seiten


Bewertungen auslesen


MySite – Expertenvernetzung


Persönlicher Platz in der Hierarchie


Persönliche Dokumente


Stärken des SharePoint 2010?

Liefert Inhalte
Bearbeitet Inhalte
Bearbeitet Inhalte von anderen Mitarbeitern

Tauscht offenes, gegenseitiges
Feedback aus
Kommentieren
Netzwerken Anwender Bewerten
steht im
Soziale Netze, Mittelpunkt
Kollegen, Experten

Aktivitäten in Teams / Projekten /
Themen / Gruppen
Kommunizieren im Team / Projekt
Gemeinsames Erstellen, Benutzen,
Transparenz von
Einmischen
Nachrichten
Status


SharePoint 2010

Social Features für den SharePoint


Schwächen

• Kommunikation
• Kein richtiger Activity Stream
• Kein Folgen von Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams möglich
• Kommentarfunktion nicht überall vorhanden
• Microblogging nur in Ansätzen über Statusinformation und Kommentare
möglich

• Usability
• Wiki-Editor für aufwendiges Design erfordert HTML-Kenntnisse
• Dateien verschieben
• Administrative Berechtigungsvergabe, vor allem auf Datei- und
Listenelement-Ebene

• MySite
• Tagging und Notes von anderen Mitarbeitern sehen

NewsGator Widget für SharePoint 2010

Hersteller: NewsGator

Eindruck:
> Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features
• Angepasste Navigation
• Funktionalität der Community zu folgen
• News an die Community senden
• Microblogging
• kommentieren, bewerten (gefällt mir)
• Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
> Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum,
Kalender, Aufgabenliste


Teamraum mit Newsgater

1

2 5

3

4

Quelle Screenshot:
newsgator.com


Herausforderung Teamraum

Angepasste SiteVorlage für eine Community
1 • Angepasste Navigation
1 • Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum,
Kalender, Aufgabenliste
2 • Ergänzt um die Funktionalität der Community zu folgen
3 • Ergänzt um News an die Community senden, kommentieren,
bewerten (gefällt mir)
4 • Ergänzt um Microblogging
5 • Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
• Integration fehlender Social Feature in die SharePoint 2010
MySite


Communote Webpart

DEMO
• Übersicht Communote Widget
• Widget im SharePoint


Communote Widget für SharePoint 2010

Hersteller: Communote GmbH

Eindruck:

• Etabliertes Microblogging-Tool
• Aktuell in der Version 2.0 verfügbar
• Als Standalone mit zahlreichen Clients für verschiedene
Endgeräte
• Integration für SharePoint 2010 und Confluence verfügbar


Communote Integration – Allgemein

Eingabebereich
Der Nutzer kann neue Nachrichten erstellen.

Filterbereich
Der Nutzer kann die unten angezeigten Nachrichten filtern. Es kann
nach Stichworten, Schlagworten, Autoren und Themen gefiltert werden.
.

Nachrichtenbereich
Dem Nutzer werden alle Nachrichten angezeigt, die er lesen darf.
Themen, auf die der Nutzer keine Leseberechtigungen besitzt, werden
nicht angezeigt.

Durch eine Vorkonfiguration des Webparts kann der Nachrichtenbereich
weiter eingeschränkt werden, so dass dem Nutzer gezielt Inhalte
präsentiert werden können.

Following“
„Show: Following“
Dieses Menü über dem Nachrichtenbereich ermöglicht es dem Nutzer
die Sicht auf die Nachrichten so zu ändern, dass alle Nachrichten
angezeigt oder beispielsweise nur Nachrichten über die der Nutzer
benachrichtigt wurde.


SharePoint 2010 mySite (public)

Eingabebereich
Jeder Nutzer kann neue Nachrichten verfassen und diese im Thema der
mySite Besitzers veröffentlichen. Auf dieser Seite ist keine
Themenauswahl möglich, um Nachrichten in anderen Themen zu
veröffentlichen.

Nachrichtenbereich
Jedem Nutzer werden nur Nachrichten aus dem Thema des mySite
Besitzers angezeigt, auf dessen öffentlichen Seite sich der Nutzer
befindet.

Bestehende Nachrichten können von allen Nutzern kommentiert
werden. Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden.


SharePoint 2010: Team und Projekt Räume

Eingabebereich
Der Editor in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so
vorkonfiguriert, dass neue Nachrichten im jeweiligen Thema
veröffentlicht werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.

Nachrichtenbereich
Der Nachrichtenbereich in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist
so vorkonfiguriert, dass alle Nachrichten des jeweiligen Themas gezeigt
werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.

Aktionen wie Löschen, Antworten oder Bearbeiten sind möglich.

Da in diesem Webpart nur ein Thema im Nachrichtenbereich
eingeblendet wird, kann der Nutzer über die Schaltfläche (unten links)
diesem Thema folgen oder das Folgen des Themas wieder beenden.


Breezy

Hersteller: Spenta

Eindruck:

• Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features
• Funktionalität der Anwendern zu folgen
• News an die Community senden
• Microblogging
• kommentieren, bewerten (gefällt mir)
• Integration in Lync
• Integration in Office 2010
• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender,
Aufgabenliste


Breezy


Fazit

• SharePoint bietet wichtige Social Features
im Standard
• gemeinsam Inhalte bearbeiten

• Potential im Bereich Kommunikation

• Änderung der Arbeitsweise (Change)
• offener Kommunizieren
• Wissen teilen
• Prozesse aufbrechen um Innovationen zu gewinnen
• Kommunikation verändern


Ende

Sind die Social Komponenten
in Ihrem Unternehmen
ausbaufähig?

Vielen Dank Ihre Aufmerksamkeit


Ende


Innovationen (2010) nach Grad der emotionalen Bindung


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