Steigerung des Nutzens und der Sicherheit durch Berücksichtigung der drei „C´s“: Collaboration, Consolidation, Compliance“ – Roland Böhme (Solitas)

1. 1. Oktober 2021

2. Steigerung des Nutzens und
der Sicherheit durch
Berücksichtigung der 3 C`s
Collaboration
Consolidation
Compliance
Roland Böhme
Geschäftsführer
Solitas Informatik AG
d.velop (Schweiz) AG
14. November 2007

3. 1. Oktober 2021
Die nächsten 45 Minuten
 Die zentralen Herausforderungen heute und morgen
 Consolidation
 Collaboration
 Compliance
 Wo stehen wir heute?
 Worin liegt der Nutzen- und der Sicherheitsgewinn beim
Einsatz eines ECM-Systems unter Berücksichtigung der 3
C`s?

4. 1. Oktober 2021
Die 3 C`s
 Das Reduzieren der Systemkomplexität
 Consolidation incl. System Integration
Reduzieren der Systemvielfalt und der Medienbrüche
 Das Optimieren der Prozessqualität und -kosten
 Collaboration incl. Workflow
Koordination von Teamarbeit zur Optimierung der Zusammenarbeit
 Das Einhalten von Gesetzen und Richtlinien
 Compliance
Rechtspflichten bei der digitalen Archivierung – und nicht nur dort

5. 1. Oktober 2021
Wo stehen wir heute?
Content Applications
Business Applications
DMS &
Archiv
File
Server
E-Mail
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
 Kommunikation
intern/extern?
 Durchgängige
Geschäftsfallverfolgung?
 Ablage- und Suchzeiten
 Datenredundanzen
 Medienbrüche
 Rechtssicherheit und -
konformität
 Überquellende File- und
Mail-Server
 Keine Workflowprozesse
 Datenkonsistenz- und
Sicherheit

6. 1. Oktober 2021
Enterprise Content Management
File
Server
E-Mail
DMS &
Archiv
File
Server
E-Mail
Business Applications
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
Consolidation
 File- und Mailserver
sind elektronische
Archive
 diese sind aber ohne
Hilfsmittel nicht
kontrollierbar
Papier

7. 1. Oktober 2021
Consolidation
 Der Einsatz eines ECM-Systems ermöglicht die Verknüpfung der
Informationen
 Elektronische Daten (e-mail, Office Dokumente, Faktura, Lieferschein,
etc.)
 Papierdokumente
 Sonstige Informations- und Datenquellen (z.B.WEB-Content)
 Nutzen
 Zusammenführung der geschäftsfallrelevanten Informationen (e-mail,
Office, Papier, Content)
 Erhöhte Auskunftsbereitschaft
 Bildung von Kunden- und Auftragsakten
 Zusatzanwendungen wie Vertragsmanagement, Pressearchiv,
Qualitätsmanagement
 Durch die intelligente Integration in die Business- aber auch
Officeapplikationen entsteht kein zusätzlicher Schulungsaufwand für die
Mitarbeiter
 Arbeitszeit für Ablage und Recherche wird dramatisch reduziert
 Kosteneinsparungen für das physikalische Archiv auf Papier

8. 1. Oktober 2021
Consolidation
 Sicherheit
 Revisionssichere Archivierung der relevanten Informationen
 Standortunabhängiger, schneller Zugriff auf die Informationen
über WEB-Technologie und Portalanwendungen auch problemlos
für Kunden, Lieferanten und Partner zugänglich zu machen
(Berechtigungssysteme)
 Vorbereitet für den sicheren elektronischen Austausch von
Dokumenten
Versand
Empfang
 Investitionssicherheit
durch standardisierte Schnittstellen können einzelne Komponenten
ausgetauscht werden

9. 1. Oktober 2021
Collaboration
Die intelligente Anwendungsintegration sowie Verknüpfung der
Informationen schafft die Ausgangslage für das Zusammenspiel der
Business- und Contentanwendungen: Workflowmanagement wird
erst dadurch sinnvoll ermöglicht!
Content Applications
Business Applications
Business Applications
ERP II
Enterprise Content Management
Workflow
DMS&
Archiv
File
Server
E-Mail
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
Collaboration

10. 1. Oktober 2021
Collaboration
 Nutzen durch den Einsatz von Workflow-Systemen
 Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von
Geschäftsfällen wird ermöglicht
 Rationalisierungspotentiale können identifiziert und
ausgeschöpft werden
 Verantwortlichkeiten und die notwendigen Bearbeitungsstati
sind klar geregelt
 Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist
jederzeit gegeben
 Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen
Workflowsystemen schnell implementierbar – besser noch –
konfigurierbar
 Durch die intelligente Integration in die bestehende
Infrastruktur entsteht auch hier kein grosser zusätzlicher
Schulungsaufwand (Beispiel: Workflowabarbeitung wird in den
e-mail-Eingang integriert)

11. 1. Oktober 2021
Collaboration
 Sicherheit durch den Einsatz von Workflow-Systemen
 Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind
ehestmöglich im System verfügbar (Beispiel:
Eingangsrechnungsworkflow)
 Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der
maximal zulässigen Bearbeitungszeit
 Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von
Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation bereits
in der Analysephase
 Investitionsschutz
Durch zunehmende Standardisierung können Komponenten
verschiedener Hersteller kombiniert werden. (Beispiel: Graphische
Workflow-Designer für die Modellierung und Simulation liefern
bereits die Module für unterschiedliche Workflow – Engines (BPML,
XML)

12. 1. Oktober 2021
Compliance
 Nutzen und Sicherheit
 Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrungsfristen
 Gesicherter Datenaustausch
Digitale Signatur
 Rechtssicherheit
Schutz vor Manipulation
Beim Austausch von e-mails
Beim Austausch von Dokumenten (WinWord, PDF, etc.)
 Dokumentenmanagement
Officeintegration
Versionsmanagement
Vorlagenmanagement (CI)

13. 1. Oktober 2021
Digitale
Archivierung
Dokumenten-
Management
Workflow
Die Unternehmen
 SOLITAS Informatik AG
 seit 1992 Anbieter von Software- und Serviceleistungen für
Enterprise Contentmanagement
 Eigene Produktlinie InfoStore (Serverplattform IBM iSeries)
 900 Installationen in Europa
 40 Partnerschaften mit führenden Unternehmen in Europa
 30 Mitarbeiter im Bereich Softwareentwicklung und
Beratung
 Solitas – ein Unternehmen der börsenotierten SoftM Gruppe

14. 1. Oktober 2021
Die Unternehmen
 d.velop (Schweiz) AG
 Joint Venture der SoftM AG und der d.velop AG
 Vertrieb der ECM-Plattform d.3 der d.velop AG für Windows-
und Linuxplattformen in der Schweiz, Italien, Liechtenstein
im Rahmen des d.cn (d.velop competence network)
 in Österreich: d.velop Austria mit Sitz in Wien
 Weltweit 1500 Installationen
 250 Mitarbeiter im d.cn
Digitale
Archivierung
Dokumenten-
Management
Workflow

15. 1. Oktober 2021
Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
Roland Böhme
Solitas Informatik AG
d.velop (Schweiz) AG
roland.boehme@solitas.com
www.solitas.com
www.d-velop.ch
Für manche Prozesse benötigt
man auch weiterhin Papier.
Für alle anderen nicht.