Tipps & Tricks für ERP-Projekte. Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software anhand von Praxisbeispielen - Peter Treutlein (Trovarit AG)

1. Tipps & Tricks für ERP-Projekte
Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software
anhand von Praxisbeispielen.
Peter Treutlein, Trovarit AG
Praxistage 2012
26. März, Wien, Palais Eschenbach

2. ©2012 Trovarit AG
Wer wir sind?
 Fachlich fundiert – interdisziplinär - umfassend vernetzt
Gründung: 04.09.2000 als Spin-Off des FIR an der
RWTH Aachen
Gründer: Dr.-Ing. Karsten Sontow
Dipl.-Ing. Peter Treutlein
Mitarbeiter: 30 (Stand 12/2011)
Ingenieure, Kaufleute, Informatiker
und Geisteswissenschaftler
Partnernetzwerk: ca. 20 zertifizierte
Fachberatungen
Kooperationen: Fachinstitute
Fachverbände
Fachverlage, -veranstalter

3. ©2012 Trovarit AG
Welche Leistungen bieten wir Ihnen an?
 Wir begleiten, managen, steuern, sanieren Ihr Software-Projekt –
durchgängig und fokussiert
Entscheidungsunterstützung
IT-Matchmaker®
Konfliktlösung & Mediation
Software-Strategie
Einsatz-Analyse & -Optimierung
Ableitung & Priorisierung von
Handlungsfeldern
Entwicklung & Umsetzung Roadmap
Software-Einführung
Projekteinrichtung
Projektcontrolling
Projektabnahme
Projektsanierung
Prozessberatung
Online-Potenzialanalyse
Prozessanalyse
Prozessoptimierung
Software-Auswahl
Lastenheft, Marktrecherche
 Ausschreibung,
Anbieterpräsentation
Vertragsverhandlungen
Projektmanagement
Fachmoderation

4. ©2012 Trovarit AG
Referenzen (Auswahl)

5. ©2012 Trovarit AG
Leistungen einer ERP-Einführung
 Erstellung eines Pflichtenheftes
 Überlassung von Standardsoftware
 Erbringung von Customizing-
Leistungen
 Erstellung von Softwareanpassungen
und Individualsoftware
 Einräumung von Nutzungsrechten an
der Software
 Beratungsleistungen (z. B. zur
Geschäftsprozessoptimierung)
 Integration der Software in das
anwendereigene System
 Installation der Software
 Datenübernahme
 Inbetriebnahme
 Schulung
 Dokumentation
 Unterstützung im Echtbetrieb
 Quellcodeüberlassung oder
-hinterlegung
 Pflege und Wartung
Die Einführung einer ERP-Software erfordert ein ganzes Bündel
von Leistungen :

6. ©2012 Trovarit AG
Mittlere Dauer von ERP-Projekten
Mögliche Einflussfaktoren
Komplexität der Installation
Anzahl der Standorte (national/international)
Personalressourcen
…
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Kleinere Unternehmen (01-49 MA)
Mittelstand (50-499 MA)
Größere Unternehmen (500+ MA)
Durchlaufzeit in Monaten (N=3543)
Vorarbeiten
Implementierung
© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010

7. ©2012 Trovarit AG
Kostengrössen von ERP-Projekten
104.6%
100.3%
83.7%
88.1%
108.2%
117.3%
107.4%
93.2%
88.9%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
<100 MA 100-499 MA 500+ MA
Index
Investition
je
Arbeitsplatz
(Mittelwert
=
100%)
Größenklasse (# Mitarbeiter)
Software-Kosten
Beratungs-Kosten
Hardware-Kosten
Größenklasse Grob
Software-Kosten
(€)
Beratungskosten
(€)
Hardware-Kosten
(€)*
<100 MA 2736,01 1550,43 2209,04
100-500 MA 2653,86 1842,16 2058,19
>500M A 2386,39 1811,06 1999,98
Alle Größen 2667,72 1708,27 2135,12
*Starke Abhängigkeit von der vorhandenen Infrastruktur
© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010

8. ©2012 Trovarit AG
Hauptprobleme bei der Systemeinführung nach Grössenklassen
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
keinerlei Probleme
Andere Probleme
Auftreten des Anbieters
Projekt-Methodik
Fachkompetenz (Anbieter)
Projektmanagement
Kommunikation im Projekt
Schulungsaufwand
Branchenkompetenz (Anbieter)
Personalkapazität (Anbieter)
Budget-Einhaltung
Abbildung der Geschäftsprozesse
Personalkapazität (Anwender)
Einhaltung Terminplan
Umfang d. Systemanpassungen
Datenaufbereitung, -migration
Anteil der Projekte
500+ Mitarbeiter (N=280)
100-499 Mitarbeiter (N=720)
<100 Mitarbeiter (N=805)
© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de,2010

9. ©2012 Trovarit AG
Verlieren Sie nicht den Kopf!
Fehlende Managementunterstützung
... ERP-Projekt ist Chefsache

10. ©2012 Trovarit AG
Bleiben Sie Stratege!
Fehlende IT-Strategie und Projektziele
... die Zukunft schon heute vordenken

11. ©2012 Trovarit AG
Ziele von ERP-Projekten nach Unternehmensgröße
Anteil der Projekte
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Andere Ziele
IT “unter Kontrolle“
der Geschäftsleitung bringen
Komplexität der IT reduzieren
Bessere externe Integration (EDI)
Prozess-Kosten senken
Bessere Performance der IT
IT Aufwand und Kosten senken
Sicherheit / Datensicherheit erhöhen
Konsolidierung der Software-Landschaft
Höhere Datenintegration
Höhere Prozessintegration
Prozesse automatisieren
Bessere Information
Schneller Zugriff auf Informationen
Abläufe / Prozesse
vereinfachen & beschleunigen
© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de,2010
500+ Mitarbeiter (N=682)
100-499 Mitarbeiter (N=1817)
<100 Mitarbeiter (N=2327)

12. ©2012 Trovarit AG
Nutzen Sie eigene Stärken!
Mangelnde Einbeziehung der Anwender
... die fachlich kompetentesten Anwender
gehören ins Projektteam

13. ©2012 Trovarit AG
Sicheres Fundament schaffen!
Strukturiertes Auswahlverfahren
... Basis für erfolgreiche Einführung

14. ©2012 Trovarit AG
Projektschritte einer strukturierten ERP-Auswahl
IT-Matchmaker®
Projektmanagement
Projekteinrichtung 1
Potenzialanalyse
Prozessanalyse 3
Lastenheft 4
Marktrecherche 5
Vorauswahl 6
Endauswahl 7
Vertragsverhandl. 8
Implementierung
2

15. ©2012 Trovarit AG
Nichts vergessen: der Einkaufszettel!
Fehlendes oder unzureichendes Lastenheft
... Anforderungsdefinition und -priorisierung

16. ©2012 Trovarit AG
IT-Matchmaker ® Lastenheftvorlagen

17. ©2012 Trovarit AG
Studieren Sie das gesamte Marktangebot!
Unvollständige Marktrecherche
... effektiv das passende System und den
richtigen Partner finden

18. ©2012 Trovarit AG
IT-Matchmaker ® Marktrecherche
 Differenzierte Recherchemöglichkeiten
 Strukturierte Gegenüberstellung
Anforderungsprofil/Leistungsprofil
 Detaillierte Anbieter/Produktsteckbriefe
 Parallele Analyse der Referenzprojekte der
Anbieter
 Übersichtliche Zusammenfassung der Recherche-
und Analyseergebnisse in Ihrem individuellen
„Top 20 Report“
Komfortable Marktrecherche zur
effizienten Erstellung eines
qualifizierten „Favoritenkreises“

19. ©2012 Trovarit AG
Investition absichern!
Orientierungslose Vertragsverhandlungen
... verlässliche Basis für eine
partnerschaftliche Zusammenarbeit
schaffen

20. ©2012 Trovarit AG
Merkmale eines sicheren Projekt-Vertrages
Der gesamte Leistungsumfang (Dienstleistungen und Software-Lizenzen)
des Einführungsprojektes sollten in einem Vertragswerk geregelt werden.
Idealerweise sollte ein solcher Projektvertrag als Werkvertrag gestaltet
werden.
Folgende Inhalte/Merkmale sollten hierbei enthalten sein:
 Ausdrückliche Einordnung des Vertrages unter das Werkvertragsrecht.
 Die Leistungsspezifikation/Pflichtenheft wird so formuliert, dass ein bestimmter
Erfolg geschuldet wird.
 Ein gesetzlich gestütztes Abnahmeverfahren wird vereinbart.
 Eine Vorgehensweise für Vertragsänderungen (sog. Change Request-Verfahren)
ist definiert.
 Die Verjährungsfrist für Ansprüche wegen Mängeln beginnt erst mit der Abnahme
zu laufen.
 Die Geltung der Untersuchungs- und Rügepflicht wird ausgeschlossen.

21. ©2012 Trovarit AG
Leitplanken des Projektes festlegen!
Strukturierte Einführungsmethode
... sollte sich an Meilensteinen orientieren

22. ©2012 Trovarit AG
Implementierung – Projektschritte und Meilensteine
Mögliche Meilensteine/Abnahmen:
Abnahme Feinkonzept
Teilabnahmen kritischer
Anpassungen
Datenübernahme
Realisierung
Freigabe Echtstart
Feinkonzeption (ggf. Prototyp-Erstellung)
Initialisierung (KickOff-Vorbereitung u. Durchführung)
Systemeinstellung u. Datenübernahme
Schulung & Testbetrieb
Echtstartvorbereitung
Echtstart
ggf. Roll Out
Optimierung
Projekt-Cockpit
/-Management

23. ©2012 Trovarit AG
Bleiben Sie auf Kurs!
Konsequentes Projektmanagement
und -controlling
... ohne Transparenz verliert man
das Ziel aus dem Auge

24. ©2012 Trovarit AG
Effektives Projektmanagement mit Online-Portal
 Informationsmanagement:
Gezieltes Verteilen von Informationen
innerhalb des Projektteams
 Projektfortschritt
 Meilensteinüberwachung
 Projektorientierter
Leistungsnachweis
 Budgetcontrolling
 Verwaltung von offenen Punkten
 Dokumentation von Ergebnissen
entlang der Projektstruktur
Projektmanagement während
des Projektes
Fortschritt je Teilprojekt Phase Feinkonzeption
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
EK
LG
VK
FIBU
MIG
IT
Projektbudget je Teilprojekt
0
10
20
30
40
50
60
70
PL
EK
LG
VK
FIBU
MIG
TEC
SER
SO
Beratungsaufwand
Tage gesamtgeplant
davon
noch offen
PM-Portal und -Cockpit: Alles im Blick

25. ©2012 Trovarit AG
Anpassungen vermeiden!
Auf Standards der Software bauen
... und die Chancen von organisatorischen
Verbesserungsmaßnahmen nutzen

26. ©2012 Trovarit AG
Herausforderung „Datenmigration“ erkennen!
Technische Datenübernahmekonzepte
... lösen keine Probleme der Datenqualität

27. ©2012 Trovarit AG
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Sicherheit kommt nicht von alleine
... ausreichend Zeit und Kapazität für Tests
und Schulung einplanen

28. ©2012 Trovarit AG
Projektende nicht zu früh definieren!
Erfolgreiche Projekteinführung/
Gesamtabnahme
... frühestens nach ersten Monatsabschluss

29. ©2012 Trovarit AG
Denken Sie weiter als bis zur Ziellinie!
Nach erfolgreichem Echtstart
... regelmäßig Status Quo überprüfen und
strukturiert optimieren

30. ©2012 Trovarit AG
ERP-Roadmap – Projektschritte
Woche 1 Woche 2-3 Woche 4 Woche 5
Umsetzung
Initialisierung Einsatzanalyse Validierung
Management-
Workshop
Projektierung/
Scoping
Initialisierung
Unternehmens-/
Bereichsstrategie
Anwender-
befragung
Management-
bewertung
Auswertung
Konsolidierung
Nutzen- &
Aufwandsab-
schätzung
Prioisierung
Phase
Arbeitsschritte
Ergebnisse
 Betrachtungs-
bereich
 Teilnehmerkreis
 Zeitplan
 Strategische Ziele
 Prozesslandschaft
 Software-Landschaft
 Prozessunterstützung
 Verbesserungs-
vorschläge
 Prozessreife
 Potenziale
 Handlungsfelder
 Maßnahmen
 ERP-Raodmap
 Quick Wins
 Projektskizzen
Prio A-Maßnahmen
ERP-Audit
Prozess-/Referenzmodelle PM-Portal IT-Matchmaker®

31. ©2012 Trovarit AG
Methodik & Tools
Verifikation & Priorisierung
durch Management
Quick wins
Handlungsfelder
ERP-Roadmap
Tools
Vordefinierte Tools
zur Auswertung
Methodik
Anwenderbefragung
Zufriedenheit
Prozessunterstützung
Nutzungshäufigkeit
Verbesserungsvorschläge
Managementsicht
Strategie
Veränderung
Prozessreife
Prozesswertigkeit
Onlinetool für
Anwenderbefragung
Referenzmodell
für Prozesse
Kurzfristig Mittelfristig Langfristig 2015
Vertrieb,
Service
Übergreifende
Themen
Rollout,IT
Materialwirtschaft,Beschaffung
Entwicklung,Fertigung
CRM
Einführung
tbd
Channel
Management
Rollout CRM
Kennzahlen-
System
Forecasting
Remote
Maintenance
Konstruktion
PDM
tbd
Implemtierung
BI-Lösung

32. ©2012 Trovarit AG
Fazit
Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches ERP-Projekt:
 Commitment der Geschäftsführung
 Akzeptierter Projektleiter
 Engagiertes Projektteam
 Strukturiertes Auswahlprojekt
 Fundiertes Lastenheft
 Kompetenter Implementierungspartner
 Abgestimmte Projektspezifikation (Pflichtenheft)
 Partnerschaftlicher Projektvertrag
 Zielführende Projektmethodik
 Konsequentes Projektmanagement (Zeit, Kosten, Fortschritt)
 Transparenz durch Projektkommunikation und -dokumentation
 Nutzung der Standardfunktionalitäten und –prozesse
 Regelmäßige Überprüfung des Status Quo und ggfs. Kurskorrektur

33. ©2012 Trovarit AG
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Peter Treutlein
Trovarit AG
Pontdriesch 10/12
D-52062 Aachen
Fon: +49 (241) 40 009 – 0
E-Mail: peter.treutlein@trovarit.com
www.trovarit.com
Michael Schober
Trovarit AG – Büro Österreich
Pyrkergasse 35
A-1190 Wien
Fon: +43 (0)699 105 551 10
E-Mail: michael.schober@trovarit.com
www.trovarit.at