Die ERP-Einführung bei büroboss.de/logistik zeigte, wie ein strukturiertes Vorprojekt entscheidend für den Erfolg ist, indem es Transparenz und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert. Trotz einer verlängerten Planungsphase konnte das Projekt früher und mit niedrigeren Kosten abgeschlossen werden, was zu einer Effizienzsteigerung führte. Die positive Erfahrung wurde durch kontinuierliche Anpassungen und die Einbeziehung eines erfahrenen Projektteams unterstützt.

1. Praxisbeispiel
ERP-Einführung in Zeit und Budget
Knut Mertens, Marketing -und Verkaufsleiter
Bern, den 5. Oktober 2011

2. AGENDA
• Case büroboss.de/logistik
• Methodische Vorgehensweise bei der
Projekteinführung und deren Nutzen für Bürologistik
• Warum ist dieses Vorgehen erfolgreich?

3. Case büroboss.de/logistik
• 8.000 Lagerartikel
• Grosshandel mit 14 Mandanten
• 350 Arbeitsplätze
• 300.000 Aufträge p.a
• 1 Mio. Auftragspositionen p.a
ERP-Komponenten
Warenprozesse Verwaltungsprozesse
Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung
Logistik Lohn und Gehalt
CRM Docuware / Archivierung
e-commerce
Business Integratoren

4. Herausforderungen für büroboss.de/logistik
Kennzahlen zur
Mandantenintegration Unternehmenssteuerung
Management-Prozesse
Leistungserbringungs-Prozesse
Stammdaten Einkauf Verkauf Logistik CRM E-commerce
alle Geschäftsbereiche aller Mandanten
Ressourcen-Prozesse
Administration, Finanzen
Qualitätsmanagement

5. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Vorprojekt vor Vertragsunterschrift, warum?
Um für büroboss.de/logistik die folgenden Ziele zu
erreichen:
 Dokumentation der vereinbarten Funktionalitäten
 Interdisziplinäre Übersicht auf die Prozesse
 Verbindlichen Investitionsrahmen
 Belastbaren Terminplan
für bürboss.de/logistik bildete das Vorprojekt immer den
roten Faden während der Einführung
nach der erfolgreichen Einführung sind die Ergebnisse
des Vorprojektes Gradmesser für zuvor definierte
Zielerreichung von büroboss.de/logistik

6. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Das Vorprojekt
als Vorstufe der eigentlichen Einführung dient dazu
 die Menschen, die im Projekt zusammenarbeiten,
zusammenzubringen um Vertrauen zu schaffen
 die Dauer der Einführung durch zuvor analysierte und
dokumentierte Prozesse zu verkürzen
 die Basis für die Unternehmenszertifizierung nach ISO
9001 Norm zu sein und somit einen neuen
Wettbewerbsvorteil zu generieren
Das Vorprojekt ist eine der wichtigen
Voraussetzungen für die termin- und
kostengerechte Einführung von ERP-Software

7. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Strategischer Nutzen des Vorprojektes
Transparenz Überprüfung Anpassung
Fortschritte und Lieferung und Trotz des
Hindernisse des Abnahmen von Vorprojektes sind
Projektes werden definierten Produktanforderun-
tagesaktuell Produktfunktionali- gen nicht als
sichtbar gehalten täten in Dogma zu
regelmässigen verstehen sondern
Abständen werden nach jeder
Lieferung neu
bewertet und
angepasst

8. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Kaufmännischer Nutzen des Vorprojektes
700000
600000
500000
400000
300000
mit Vorprojekt
200000
ohne Vorprojekt
100000
0
Einführungsphase

9. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Konklusio Vorprojekt
Ein seriöses Vorprojekt bedeutete im Falle
bürboss.de/logistik
 trotz der erhöhten Planungsphase durch das Vorprojekt
konnte drei Monate früher eingeführt werden
 Die Kostensteigerungen während der Projektphase
verliefen deutlich moderater als in vergleichbaren
Projekten
durch das Vorprojekt und die daraus ableitende
iterative Einführungsmethode erreichten wir
höchste Flexibilität zu vertretbaren Kosten
eine 100% Budgetsicherheit ist auch durch ein
Vorprojekt nicht zu erreichen

10. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Projektstruktur
IT Daten WWS Logistik CRM e-com.
Database Migration Einkauf Lager Termine Kataloge
Hardware Geschäfts- Verkauf Touren- Kampagnen Webshop
partner planung
Betriebs- Artikelstamm Service Rüstpro- ADM- Anbindung
konzept und zess Steuerung
Verträge
Konfigu-
ratoren
Belege
BI
Alle Arbeitspakete waren mit den jeweiligen Experten von
dynasoft und den Fachbereichsverantwortlichen von
büroboss.de/logistik besetzt

11. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Rollenverteilung
Dynasoft büroboss.de/logistik
Checkliste als Basis für Vorprojekt Bereitstellung sämtlicher
Unterlagen, Belege,
Prozessbeschriebe aller betroffenen
Leistungsbereiche
Dokumentation der Anforderungen Definition der Anforderungen
Parametrieren der Software Bereitstellung von Key Usern als
Multiplikatoren für die Organisation
Erarbeiten der Testszenarien Umfangreiche Testphase
Schulungskonzept Erstellung der auf die Benutzer
abgestimmten Beschreibungen
Qualitätsmanagement der Software Qualitätsmanagement der Prozesse

12. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Bedeutung des Sales- und Marketingbereichs
 die Aufgaben des Bereichs sind von Natur aus dem Menschen
zugewendet
 für den Erfolg der ERP-Einführung ist massgeblich, dass die
Menschen auf Kunden -und Anbieterseite vertrauensvoll
miteinander zusammenarbeiten
 die Aufgabe des Marketing bei dynasoft liegt darin begründet
eine aktive, übergreifende Rolle in der Projektkommunikation
zu übernehmen
 Zielsetzung dabei ist, Risiken bei der Einführung im Vorfeld zu
erkennen und proaktiv gemeinsam mit dem Kunden nach
Lösungen zu suchen, um Eskalation zu vermeiden
Der Sales- und Marketingbereich ist auch nach
Vertragsunterschrift fester Bestandteil des
Projektteams

13. Methodische Vorgehensweise
und deren Nutzen
Erfolgskritische Faktoren
Der Mensch
Von Presales über die Vertragsanbahnung bis zum erfolgreichen
Abschluss der Einführung arbeitet bei dynasoft immer dasselbe
Team zusammen. Der Projektleiter bleibt die gesamte
Lebenszyklusphase für den Kunden der einzige Ansprechpartner.
Das Vorprojekt
War der Schlüssel für die zielgerichtete, erfolgreiche Einführung
bei büroboss.de/logistik
Das Projektmanagement
Auf Seiten büroboss.de/logistik stellte das erfolgskritische Moment
der tosca Einführung dar
Die Flexibilität
die bei veränderten Vorzeichen vorhanden sein muss, wenn sich
funktionalere, performantere und praxisnähere Abläufe während
der Einführungsphase ergeben; Dogmen helfen nicht weiter

14. Warum ist diese Vorgehensweise
erfolgreich?
«Der beste EDV-Umstieg, den ich je erlebt
habe. Kein Tag ohne ERP-System, keine
wirklichen Pannen, zwar unglaublich viel
Stress, aber eben: es hat geklappt.
Wir konnten seither den Auftragsdurchlauf
erheblich beschleunigen und sparen so
knapp 5.000 Stunden pro Jahr ein.
Ausserdem ist die Bearbeitungsqualität der
Dirk Ohlmer, Logistik gestiegen und mit 99,98 % an
Geschäftsführer fehlerfreien Positionen auf einem sehr guten
büroboss.de/logistik, Wert.»
Northeim

15. Besten Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
dynasoft ag
Niklaus-Konradstrasse 16
CH-4501 Solothurn
Tel.: 0041/32/62417-77
Mail: knut.mertens@dynasoft.ch