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ProjektmanagementProjekte erfolgreich konzipieren, planen und umsetzenDiese Präsentation steht unter einer Creative Common Lizenzierung
PDAgroupOwners & Chairmen2Our core motivation is to realise new ways of academic cooperation with business. Analysing and realising innovative projects with inspiring people and international institutions is our passion.Prof. (FH) Dietmar KilianCEOProf. (FH) Peter MirskiScientific ChairmanCurrent PositionPDA Group, Owner, CEOMCI: managerforprocessmanagement, projectmanagement, communication & IT“Board Member atvariousuniversitiesandorganizations    Academic Profileresearch, education, publicationsandarticles: process, project, sales, informationmanagement    Professional ProfilePDA Group: CEO, SAP Austria: Directorsalesmanufacturing & retail, DEC & Nixdorf : Management sales & consultingConsulting & Training: processandprojectmanagement, sales, informationmanagementCurrent Position
PDA Group, Owner, Chairman Scientific Board
MCI: director of studies „management, communication & IT“ head of „IT-Services“professor at various universities and institutions
     Academic Profile
research, education, publicationsandarticles: projectmanagement, IT-Management , eLearning
    Professional Profile
PDA Group: CM; MCI: Management Team; Trans-IT: CEO, other positions
Consulting & Training: project management , IT-Management, eLearningThemenübersichtProjektmanagement Überblick
Projektplanung
Projektorganisation
Projektcontrolling
Projektdokumentation
Projektabschluss
Kreativität in Projekten
Prüfung: schriftlich
Vorschau: Einführung MS-Project u.a. Moderne Methoden des ProjektmanagementsDurchführung eines ProjektesPrüfung: Projektarbeiten in Kleingruppen zu ausgeschriebenen Themen Sonstiges:TutoriumWahlpflichtfächerSemesterüberblickSonstigesOpen House 3
EinführungProjektdefinition und Selbstverständnis des Projektmanagements Projektstart und UmfeldanalyseProjektplanungProjektorganisationProjektmarketing (Kommunikation und Präsentation)ProjektcontrollingProjekt- und Team-/ und KonfliktmanagementProjekt- und ChangemanagementProjekt- und Qualitätsmanagement – ProjektdokumentationProjektabschlussWeitere ThemenClaimmanagementRisikomanagementProjektorientierte OrganisationProgrammmanagementInternationale ProjekteTools / MS-ProjectCases4
Literatur5
InfoblockProjektdefinition und Selbstverständnis des Projektmanagements
7Mit-bewerberProjekt-mitarbeiterInternerStamm-Auftrag-organisationgeberDas Projekt"... ist ein soziales System in einem vorgegebenen Umfeld„MedienBehördenLieferantPROJEKTKunde
Der rote FadenProjekt-Idee (Projektumfeld)
Projekt-Antrag (Projektplanung)
Projekt-Auftrag
Projekt-Managementoperatives PMProjektorganisationTeammanagementZeitmanagementKonfliktmanagementProjektmarketingProjektcontrollingQualitätsmanagement und DokumentationProjekt-Abschluss8
Nutzen und Kostendes Projektmanagement9Nutzenzielorientierte Vorgehensweise
klare Prioritätensetzung
Personal- und Führungskräfteentwicklung
“neue” Karrierechancen, Motivation
Verantwortungsübernahme durch Teams
effizienter Ressourceneinsatz
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gezieltes ProjektmarketingKostenBindung von personellen Ressourcen durch Teamsitzungen
hohe Anforderungen an Qualifikation und Verhalten der Teammitglieder und der Gesamtorganisation
hohe Anforderungen an die Art der Verantwortungs- und Erfolgszurechnung
Demotivation durch falsch eingesetzte Teamarbeit
zusätzliche Administrations-aufwandNutzen und Kostendes Projektmanagement10AuftragsabwicklungsprojektProduktentwicklungsprojekteOrganisationsentwicklungs- und EDV-ProjekteKundenorientierung
Früherkennung von Konfliktpotentialen
klare Erfassung und Verfolgung von Qualität, Termineinhaltung, effizienter Ressourceneinsatz, Kosteneinhaltung
reibungslose Koordination, Nutzung vorhandener Synergien
schnellere Projektabwicklung,
ganzheitliche Lösungen
effizienter Ressourceneinsatz, Termin-, Kosteneinhaltung
interne Kundenorientierung, klare Zielformulierung
Sicherung der Akzeptanz der Beteiligten
systemisches, ganzheitliches DenkenDas Projekt11„... ist eine Aufgabe mit den besonderen Merkmalen:“Klares Ziel
Klarer Anfang – Klares Ende (zeitlich begrenzt)
Neuartig und riskant vs. Standardprojekte
Ressourcen (Budget, Team, etc.)
Komplex
Interdisziplinär und abteilungsübergreifend
Vereinbarte Qualitätsstandards... ist ein methodischer Ansatz um Projekte umzusetzen - kein Mittel zur strategischen Entscheidungsfindung
Das PM Gesamtmodell12
ProjektartenMarketingprojekte, Strategieprojekte
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Akquisitionsprojekte, Angebote
Durchführbarkeitsstudien
Planungsprojekte
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Unterschiedliche Projekte15+Entwicklungs-projektePionierprojekte Komplexität?Standard-projektePotential-projekte--Neuartigkeit +
Projektmanagement AufgabenProjektplanungProjektdefinition, Aufgabenplanung (was, wie gut), Terminplanung, Ressourcenplanung, Kostenplanung, FinanzplanungProjektorganisationRollendefinition, Teamaufbau, Aufgabenverteilung, Kommunikation, SchnittstellenmanagementProjektteamführungFörderung von Zielklarheit und -akzeptanz, Förderung der  Zusammenarbeit, Gestaltung von Arbeitsbedingungen, TeamauflösungManagement der UmfeldbeziehungenUmfeldanalyse, ProjektmarketingProjektcontrollingintegrierte Überwachung von Leistung, Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmittel, Verfolgung der Entwicklung kritischer ErfolgsfaktorenProjektmanagement ist die Gesamtheit aller Führungsaufgaben, organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes (DIN 69901)16
Projektmanagement in den AbwicklungsphasenAufbau der ProjektorganisationBeschreibung wesentlicher RollenZusammenstellung des ProjektteamsVerteilung von Aufgaben, Verantwortung, KompetenzenKommunikationsstrukturen, ArbeitsformenTeamführung17
Projektmanagement in ProjektabschlussphasenProjektabschluss-Workshop Feedback an das ProjektteamAuflösung des ProjektteamsAuswertung, AbschlussberichtErfahrungs- und Wissenssicherung18
InfoblockProjektstart und Umfeldanalyse
Projektmanagement in der ProjektstartphaseIdeenformulierung - ZielfindungProjektumfeldanalyse Projektdefinition...ProjektplanungProjektorganisationStaffingControllingÜberlegung ProjektleiterProjektantrag/Projektauftrag Ideen zur Projektstartsitzung20
Projektstart: Ziele sind SMARTSpezifisch: Formulieren Sie jedes Ihrer Ziele konkret, eindeutig und präzise. Sonst bleibt es ein vager Wunsch. Messbar: Sie müssen den Erreichungsgrad jedes Ziels etappenweise überprüfen können. Aktionsorientiert: Ein Ziel sollte Ansatzpunkte für eine positive Veränderung aufzeigen. Anweisungen, was Sie nicht tun sollten, helfen Ihnen bei der Zielerfüllung nicht weiter! Realistisch: Sie können sich durchaus hohe Ziele Stecken. Bedenken Sie aber eins: Sie müssen immer noch erreichbar sein! Terminierbar: Ihre Ziele sollten bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein. Lothar J. Seiwert, Wenn du es eilig hast, gehe langsam. Campus Verlag, Frankfurt/Main 1998.21
Projekt-Start:  Ziele22
Projektwirkungscontrolling23
ProjektklarheitZiel / Zweck:Definition, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung, was nicht Inhalt des Projektes ist)Konzentration auf die ProjektinhalteVorgehensschritte:Projektname, ProjektnummerInhaltliche Abgrenzung(Ziele / Nichtziele)Zeitliche AbgrenzungSoziale AbgrenzungKritische Erfolgsfaktoren24
ProjektumfeldanalyseZiel / Zweck:ganzheitliche Erfassung aller EinflussfaktorenFrüherkennung von Potentialen und ProblemfeldernBeurteilung der Konsequenzen Feststellung der AbhängigkeitenBasis für ein professionelles ProjektmarketingVorgehensschritte:Erfassung aller EinflussgrößenGruppierung nach sachlichen und sozialen EinflussgrößenBewertung nach WichtigkeitGenaue Analyse der wichtigsten EinflussgrößenAbleitung von Maßnahmen25
Projektumfeldanalyse26ProjektStarker EinflussMittlerer EinflussGeringer EinflussNegativer EinflussPositiver EinflussProjektinterne UmweltenProjektexterne Umwelten
Projektmanagement in der ProjektstartphaseUmfeld- und Risikomanagementsoziales Umfeld				 sachliches Umfeld27
Projektumfeldanalysesachliches Umfeld (Einflussgrößen):28
Projektmanagement in der Projektstartphase29Aufgabenplanung (Projektstrukturplan) TerminplanungRessourcen- und   Kostenplanung
Projektdokumentation / HandbuchProjektauftragProjektdefinition .... und LeistungsplanungProjektumfeldanalyseProjektorganisationProjektinformationswesen und -kommunikationProjektplanungQualitätsmanagementProjektcontrollingBudgetsSonstige DokumentationProjektabschluss30
Projekt-Kickoff: worum geht‘s?Der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt wird beim Projekt-Kick-Off gelegtGanzheitliche ProblemsichtKonzentration auf das ProjektEntwicklung einer gemeinsamen Sprache, eines Wir-Gefühls und eines konstruktiven ArbeitsklimasSchaffung von Verbindlichkeit bezüglich der ProjektzieleEntwicklung von detaillierten ProjektplänenAufbau einer entsprechenden Projektorganisation Sicherung der Unterstützung für das Projekt durch das Top-Management...Ein Fehler in der ursprünglichen Versammlung des Heeresist im Verlauf des Feldzuges kaum wieder gut zu machen... Moltke31
Projekt-Kickoff:   InhaltKennenlernen ProjektteamInfo über Projektinhalt & -zieleProjektorganisation, Projektkommunikation, ProjektstandardsAufgabenverteilung und Terminplannächste Schritte32
Lernkontrollfragen / ÜbungRelektieren Sie Ihre erste Übung (evt. Überarbeitung, schriftl.)Bereiten Sie ein mögliches Projekt Kick-Off Meeting vor:	welches Ziel soll Ihr Meeting haben?  welche Form soll Ihr Meeting haben?	machen Sie bitte Notizen zu den von Ihnen angedachten	Teilergebnissen vor dem Treffen und vergleichen Sie diese 	mit dem Erreichten danach.	Entwerfen Sie eine klare Tagesordnung	Setzen Sie entsprechende Prioritäten	Kümmern Sie sich um eine adäquate Dokumentation33
InfoblockProjektplanungPlanung meint die systematische Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und die gedankliche Vorwegnahme des notwendigen Handelns...Platz, J. Projektmanagement erfolgreich einführen, 1987
Projektstrukturplan (was)PSP – Projekt-Struktur-Plannach OBJEKTENnach FUNKTIONEN35
Aufgabenplanung (Projektstrukturplan PSP)36
Aufgabenplanung (Projektstrukturplan PSP)ProjektstrukturplanDer PSP ist kein Ablauf-, Termin-, Kosten- oder RessourcenplanEr ist aber die gemeinsame strukturelle Basis für die o.a. PläneDer PSP ist ein relativ stabiles PM-Instrument, da sich terminliche, kosten- und ressourcen-mäßige Veränderungen nicht niederschlagenEr ist ein zentrales Kommunikationsinstrumentund schafft die Basis für ein projektbezogenes Ablagesystem37
ProjektstrukturplanAuswahl einer Gliederung für die 2. Ebene des ProjektstrukturplanesZerlegung der 2. Ebene38
Projektstrukturplan39Vertikale Gliederung Horizontale Gliederung
GliederungskriterienGliederung nach Merkmalen des ProjektsAblauf: nach PhasenDisziplin, Fach, Gewerk: nach FachkompetenzVerantwortung: nach AufgabenverteilungUmfeld: nach ZielgruppenOrt: nach VerrichtungsstellenGliederung nach Merkmalen des ObjektsFunktionMaterialLage, Ort40
GliederungskriterienDisjunktions-Regel: Völlige Unterscheidung von Elementen in einer EbeneVollständigkeitsregel:	Alle unter einem Element liegenden Teile, dürfen nicht mehr als das Ursprungselement ausmachen41Vorgehensweise:Bottomup, oder Top down, heisst: Gliederung bis hin zu den Arbeitspaketen, oder umgekehrt
ProjektstrukturplanBeispiel Hausbau42Hausbau1 Rohbau2 Ausbau3 AußenErdarbeiten – Fundament – Mauerwerk – Estrich – Dach – Fenster,Türen – Sanitär, Heizung – Elektro – Verputzen – Garten – Zaun - Vorplatz
ProjektablaufplanBeispiel Hausbau431.1 ErdarbeitenErdarbeiten – Fundament – Mauerwerk – Estrich – Dach – Fenster,Türen – Sanitär, Heizung – Elektro – Verputzen – Garten – Zaun - Vorplatz
AufgabenplanungZiel / Zweck:systematische Strukturierung des Projektinhaltesplan- und kontrollierbare Arbeitspaketeübersichtliche Darstellung des Projektinhaltes Definition einer einheitlichen Struktur als Basis für weitere ManagementpläneVorgehensschritte:Auswahl der StrukturierungsmethodeListung von Aufgaben Entwicklung einer Gliederungweitere Gliederung von Aufgaben bis zu ArbeitspaketenCodierung des Projekts bis zu den ArbeitspaketenBeschreibung ausgewählter Arbeitspakete44
Aufgabenliste45
Arbeitspaketbeschreibung46
Ablauf- und Terminplanung47
Projektstart: Ziele sind SMARTFristenplanung – TerminplanungASAP: assoonaspossibleALAP: aslateaspossible ...48
Ablauf- und TerminplanungDas Projekt gliedert sich in einzelne PHASEN(in diesen Phasen arbeiten die Teams autonom)... Begrenzt von Meilensteinenklar definierte Zwischenschrittemit Berichterstattung an AG >> stoporgo (again)49
Milestone-Meeting(Projektleitung, Team, Auftraggeber)Visions-checkZiele:überprüfbar?	erreichbar?		verkaufbar?Notwendige Entscheidungen herausarbeiten!!GruppenAuftraggeberTagesordnung vorbereitenVorbereitende Unterlagen zusammenstellen und vorher versendenRoutineüberprüfungen:Budget (Zeitaufzeichnungen, Investitionen…)ProjektumfeldbeziehungenErwartungen / Teamgeist etc.Protokoll vorbereiten!!    50
Milestone-Meeting(Motivationslage)PL: 	ist alles dort wo es hin soll?AG: 	Bewegt sich das Projekt in dem Rahmen und den Erwartungen, die ich 	hatte? 		Kann ich mehr herausholen? 		Gibt es Risiken?PT: 	Sind wir dort, wo wir hin wollen?	Was machen die anderen? Was dürfen wir entscheiden?51
Milestone-Meeting(Projektleitung, Team, Auftraggeber)Visionscheck anhand der ZielhierarchieAm Ende der Sitzung mit Projektmarketing die getroffenen Entscheidungen noch einmal mit der beschriebenen Projektvision / Kommunikationsform adaptierenBei der Präsentation der EinzelgruppenWas ist unser Beitrag zum Gesamtergebnis?Woran wir gemessen werden wollen!Was bisher geschah?Was entschieden werden muss…Was in Zukunft passiertThemenbereiche bildhaft darstellen (Big Picture)Nochmals die Entscheidungsstrukturen diskutieren52
Typische Projektphasen53Realisierungsprojekte: EDV, Strategie- undOrganisationsentwicklungVerifizierung UmsetzungsplanPilotanwendungEvaluierung PilotanwendungUmsetzung GesamtkonzeptEvaluierung	Vorprojekte, Studien,Vorbereitung von RealisierungsprojektenErfassung (Istzustand)
Situationsanalyse
Entwicklung alternativer Sollkonzepte
Bewertung der Alternativen und Auswahl
Planung der UmsetzungTypische Projektphasen54(Anlagen)bauprojekte InvestitionsprojektePlanung
Beschaffung
Bau und Montage
Inbetriebnahme
Schulung und Dokumentation
Planung der NutzungProduktentwicklungsprojekteForschungs- und EntwicklungsprojekteMarkt- und Eigenanalyse
Produktentwicklung
Produkttest
Planung der MarkteinführungBalkenplanZiel / Zweck:Darstellung der Aufgaben und Termine in graphischer und übersichtlicher FormWesentliches KommunikationsinstrumentVorgehensschritte:Listung aller AufgabenAbschätzung der Dauer je AufgabeStarttermin und Endtermin je Aufgabe55
Vernetzter BalkenplanZiel / Zweck:Darstellung der Aufgaben sowie deren Ablauf in graphischer und damit übersichtlicher FormSichtbarmachen von kritischen WegenWesentliches KommunikationsinstrumentVorgehensschritte:Listung aller AufgabenAbschätzung der Dauer je Aufgabe (Durchlaufzeit, nicht Aufwand)Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben (nur beim vernetzten Balkenplan)56
NetzplanZiel / Zweck:Darstellung des ProjektablaufesSichtbarmachen von kritischen Wegen, PufferzeitenVorgehensschritte:Listung der AufgabenDefinition von technologischen AbhängigkeitenKritischer Pfad: die längste Kette voneinander abhängiger Teilvorgänge. 57
Anordnungsbeziehungen... ist Voraussetzung für ...58
RessourcenplanungZiel / Zweck:Ermittlung des Kapazitätsbedarfs und Berücksichtigung etwaiger KapazitätsschrankenOptimierung des Einsatzes der EinsatzmittelErfassung der Auswirkungen und Gegensteuerung bei EngpässenVorgehensschritte:Ermittlung der Einsatzmittel für jede Aufgabe (Arbeitspaket)welche, wie viele, wann, woZusammenstellung der ermittelten WerteVergleich des Bedarfs mit der Verfügbarkeit der EinsatzmittelAnalyse und Umplanung bei den Engpässen59
Bedarfsprofil60
Globale (Kosten)schätzverfahrenZiel/Zweck:Rasche und einfache Grobschätzung der Projektkosten durch eine gesamtheitliche KenngrößeVorgehensschritte:Definition von Schätzkriterien (Parameter, Kennzahlen)Schätzung der Projektkosten anhand dieser KriterienVergleichsmethodenKennzahlenmethodeTipps:Voraussetzung: genügend Erfahrung über die geeigneten Parameter z.B:Bauprojekte: “Kosten je m³ umbauter Raum”Stahlmontageprojekte: “Tonne Stahl”Vorteil: rasch zu ermittelnde GesamtkostenNachteil: hohe Abweichung zwischen Schätzung und tatsächlichen Kosten möglichEignung: in frühen Projektphasen, um einen ersten Richtwert zu erhalte61
InfoblockProjektorganisation
ProjektorganisationZiel/Zweck:Aufbau einer sinnvollen OrganisationsformSchaffung von Klarheit über Aufgaben und ErwartungenAbgrenzung der Projektrollen und Rollen in der StammorganisationVorgehensschritte:Definition und Beschreibung der RollenZuweisung von Rollen zu PersonenDarstellung in einem Projektorganigramm63AuftraggeberProjektteam
Projektorganisation64Projekt-auftraggeber-gremiumProjektteam 1Projekt-mitarbeiter 1ProjektkernteamProjekt-mitarbeiter 3Projektteam-mitglied 1ProjektleiterProjekt-koordinatorProjektorganisationProjektteam-mitglied 2Projektteam 2Projekt-mitarbeiter 7Projektteam 3Projekt-mitarbeiter 4Projekt-mitarbeiter 8Projekt-mitarbeiter 6
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Projektorganisation66Name 1 - Project SponsorName 2Name 3Name 4Name 5Name 6Name 7Steering Committee<Enter Name>Project Sponsor<Enter Name>Project Manager<Enter Name>Project Engineer / Sales Administration<Enter Name>Technical Team Lead<Enter Name>Change Management Team<Enter Name>Team Lead 1e.g. Sales<Enter Name>Team Lead 3<Enter Name>Team Lead 2e.g. EDP<Enter Name>Team Lead 5<Enter Name>Team Lead 4<sales director> <regional manager><district manager><area manager><sales rep>
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