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1
26.06.2013, Darmstadt
Andreas Borchert
Andreas.Borchert@operationalrisksolutions.com
IT-Tools für das Projektportfoliomanagement
2
Hoher Anteil der Projektarbeit, Trends sehen weitere Steigerung voraus …
Quelle: Institut für Beschäftigung und Employability: Betriebliche Projektwirtschaft – eine Vermessung
3
… bei steigender Heterogenität, Internationalität, Komplexität und Interaktion
Quelle: Deutsche Bank Research: Wirtschaft und Gesellschaft 2020
Richtige Selektion und optimale Durchführung von Projekten absolut
erfolgskritischer Faktor für moderne Unternehmen und Voraussetzung
für weiteres Bestehen am Markt
4
Konsequenz: Beherrschung der Herausforderungen existentiell für sämtliche
Unternehmen, jedoch … viele Projekte scheitern
Quelle: Standish Group: Trends in IT Value Report 2008 Quelle: Jones: Patterns of Software Failure and Success
Murphys law: Things are more complex than they seem to be
Things take longer than expected
Things cost more than expected
If something can go wrong, it will
Edward Murphy
5
Noch schlimmer: vor allem große unternehmenskritische Projekte scheitern
am häufigsten
Quelle: Roland Berger Strategy Consultants
„Erst hatten wir kein Glück und dann kam auch noch Pech
dazu“
6
Ansatz: Professionalisierung des Umgangs mit Projekten auf allen Ebenen
Schwerpunkt Vortrag heute: Tools Projektportfoliomanagement
7
Grundlagen und Definitionen
PPM ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio
auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
8
PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des
Gesamtprozesses
9
PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des
Gesamtprozesses (Beispiel PPM-Tool Instantis)
10
Priorisierung und Selektion,
11
Planung von Finanzen, Terminen und Ressourcen,
12
Steuerung, Reporting und Tracking während der Durchführung,
Risiken, Ressourcen und Earned Value Management
13
bis hin zu erfolgreichem Abschluss, Nutzenbewertung und Lessons learned
14
Nutzeneffekte PPM-Tools
•
Unterstützung bei der objektiven und transparenten Bildung und Optimierung des
Projektportfolios
•
Bessere Projektauswahl, Erkennen von Redundanzen und Abhängigkeiten
•
Erhöhung der Projekterfolgsquote & des Projektdurchsatzes
•
Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Ressourcenauslastung, frühes
Erkennen von Projektabweichungen
•
Vermeidung von Informationslücken, inkonsistenter Datenhaltung und multipler
Dateneingabe
•
Verbesserte Datenverfügbarkeit, jederzeit an jedem Ort
•
Grundlage zur Erreichung eines höheren Projektmanagementlevels der
Organisation
•
Einheitliche Vorgehensweisen ermöglichen Standardisierung i.S. Best Practices
•
Höhere Transparenz bzgl. Kosten und Leistungen, ermöglicht besseres
Controlling und erhöht Steuerungsoptionen
•
Abbildung einer strategischen Mehrjahressicht, Szenariotechniken
15
Nutzungsschwerpunkte von PPM-Systemen
Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
16
Individueller Nutzen durch PPM-Tool
Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
17
Organisationsweiter Nutzen durch PPM-Tool
Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
18
Marktüberblick Gartner 2010 & Forrester 2012
19
Marktüberblick ebs
20
Erfolgsfaktoren bei der Einführung von PPM-Software
•
Abgrenzung von Umfang und Inhalt
Was soll, soll nicht oder soll später umgesetzt werden?
•
Einbindung der Stakeholder
Beteiligte werden frühzeitig in den Auswahl- und Einführungsprozess eingebunden
•
Fokussierung auf die Förderung der Benutzerfreundlichkeit
Zur Steigerung von Akzeptanz und Datenqualität
•
Pilotphase mit intensivem Austausch
Detaillierung von Prozessen und nachhaltige Erhöhung der User Akzeptanz
•
Schulungen der Projektleiter und detaillierte User-Leitfäden
•
Orientierung der Software an Standards
Begriffe in der Software entsprechen den Standards im Projektmanagement
•
Projektmanagement-Kenntnisse
Anwender der Software kennen vor der Benutzung bereits die Methoden des
Projektmanagements und verstehen die der Software zu Grunde liegende Theorie
•
Top Management Commitment und Support
•
Unterstützung durch die Linie
Führungskräfte der Linie unterstützen die Einführung durch aktive Bekenntnisse zur
Einführung und durch Regelungen für eine einheitliche Anwendung
•
Roll-out durch erfahrene und kompetente externe Unterstützung
Die Qualität der Umsetzungsbegleitung ist für Erfolg und Akzeptanz der Lösung von
hoher Bedeutung
21
PPM – Trends PPM-Software 3.0

Weitere Verzahnung der Disziplinen PPM, ERP und BPM zu einer
integrierten Systemlandschaft

Ausbau der Usability, „Anwendungs-Erlebnis“

Mobilität und Verfügbarkeit auch auf Smartphones und Tablets in
Echtzeit

Weitere Unterstützung Agiler Methoden unter Wahrung einheitlicher
Governance-Gesichtspunkten

Stärkere Einbindung Sozialer Netzwerke und innovativer
Collaborations-Formen
22
PPM – Trends PPM-Software 3.0 - Beispielarchitektur
23
Fazit

Der Trend zur Projektwirtschaft ist ungebrochen und wird durch
technischen Fortschritt und Globalisierung weiter verstärkt

Der Einfluss von PPM auf den Geschäftserfolg ist bereits erheblich
und wird weiter steigen

PPM-Systeme und deren optimale Nutzung sind dabei wichtige
Erfolgsfaktoren mit nachvollziehbarem Mehrwert

Investitionen in PPM-Systeme sind attraktiv (hohe ROI, kurze
Amortisationsdauer), aber auch risikobehaftet (1 von 3 Einführungen
scheitert)

Iterative Einführung der technischen Lösung unter Berücksichtigung
weicher Faktoren wie Change Management und PM-Kultur

Realistisches Demand Management bei der Auswahl, Disziplin bei der
Einführung und Fokussierung auf Akzeptanz, Business Nutzen und
Key-Stakeholder sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren
24
Fragen, Diskussionen, Kontaktdaten

Fragen und Diskussion
25
Backup – Einflussfaktoren auf die Akzeptanz von PM-Software
Unternehmen / Kultur
………....……….....
Mensch Software
-
Welchen Nutzen zieht der Anwender aus dem
Umgang mit der Software
-
Nicht jeder Mitarbeiter sieht die Ein-
führung einer neuen Software positiv
-
Wie können z.B. Schulungen den
Umgang mit der Software erleichtern
-
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Prozesse
-
Welche Schnittstellen, wie integriert in
die Unternehmens-IT
-
Support, Trainings, Look&feel
-
Projektmanagement – Kultur
-
Projektmanagement – Standards
-
Projektmanagement - Prozesse
Akzeptanz
26
Backup – Individuelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz
aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
27
Backup – Institutionelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz
aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
28
Backup – Instrumentelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz
aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
29
Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software
Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009
30
Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software
Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009
31
Backup: Korreation PM-Software / Reifegrad
Quelle: PWC Insights and Trends Current Programme and Project Management Practices
32
Backup: Monetärer Nutzen PPM-Software
Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations
33
Backup: Steigerung des Reifegrades durch Einführung PPM-Systeme
Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations
34
Backup: PPM-Maturity KPI
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  • 2. 2 Hoher Anteil der Projektarbeit, Trends sehen weitere Steigerung voraus … Quelle: Institut für Beschäftigung und Employability: Betriebliche Projektwirtschaft – eine Vermessung
  • 3. 3 … bei steigender Heterogenität, Internationalität, Komplexität und Interaktion Quelle: Deutsche Bank Research: Wirtschaft und Gesellschaft 2020 Richtige Selektion und optimale Durchführung von Projekten absolut erfolgskritischer Faktor für moderne Unternehmen und Voraussetzung für weiteres Bestehen am Markt
  • 4. 4 Konsequenz: Beherrschung der Herausforderungen existentiell für sämtliche Unternehmen, jedoch … viele Projekte scheitern Quelle: Standish Group: Trends in IT Value Report 2008 Quelle: Jones: Patterns of Software Failure and Success Murphys law: Things are more complex than they seem to be Things take longer than expected Things cost more than expected If something can go wrong, it will Edward Murphy
  • 5. 5 Noch schlimmer: vor allem große unternehmenskritische Projekte scheitern am häufigsten Quelle: Roland Berger Strategy Consultants „Erst hatten wir kein Glück und dann kam auch noch Pech dazu“
  • 6. 6 Ansatz: Professionalisierung des Umgangs mit Projekten auf allen Ebenen Schwerpunkt Vortrag heute: Tools Projektportfoliomanagement
  • 7. 7 Grundlagen und Definitionen PPM ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
  • 8. 8 PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des Gesamtprozesses
  • 9. 9 PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des Gesamtprozesses (Beispiel PPM-Tool Instantis)
  • 11. 11 Planung von Finanzen, Terminen und Ressourcen,
  • 12. 12 Steuerung, Reporting und Tracking während der Durchführung, Risiken, Ressourcen und Earned Value Management
  • 13. 13 bis hin zu erfolgreichem Abschluss, Nutzenbewertung und Lessons learned
  • 14. 14 Nutzeneffekte PPM-Tools • Unterstützung bei der objektiven und transparenten Bildung und Optimierung des Projektportfolios • Bessere Projektauswahl, Erkennen von Redundanzen und Abhängigkeiten • Erhöhung der Projekterfolgsquote & des Projektdurchsatzes • Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Ressourcenauslastung, frühes Erkennen von Projektabweichungen • Vermeidung von Informationslücken, inkonsistenter Datenhaltung und multipler Dateneingabe • Verbesserte Datenverfügbarkeit, jederzeit an jedem Ort • Grundlage zur Erreichung eines höheren Projektmanagementlevels der Organisation • Einheitliche Vorgehensweisen ermöglichen Standardisierung i.S. Best Practices • Höhere Transparenz bzgl. Kosten und Leistungen, ermöglicht besseres Controlling und erhöht Steuerungsoptionen • Abbildung einer strategischen Mehrjahressicht, Szenariotechniken
  • 15. 15 Nutzungsschwerpunkte von PPM-Systemen Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
  • 16. 16 Individueller Nutzen durch PPM-Tool Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
  • 17. 17 Organisationsweiter Nutzen durch PPM-Tool Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)
  • 20. 20 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von PPM-Software • Abgrenzung von Umfang und Inhalt Was soll, soll nicht oder soll später umgesetzt werden? • Einbindung der Stakeholder Beteiligte werden frühzeitig in den Auswahl- und Einführungsprozess eingebunden • Fokussierung auf die Förderung der Benutzerfreundlichkeit Zur Steigerung von Akzeptanz und Datenqualität • Pilotphase mit intensivem Austausch Detaillierung von Prozessen und nachhaltige Erhöhung der User Akzeptanz • Schulungen der Projektleiter und detaillierte User-Leitfäden • Orientierung der Software an Standards Begriffe in der Software entsprechen den Standards im Projektmanagement • Projektmanagement-Kenntnisse Anwender der Software kennen vor der Benutzung bereits die Methoden des Projektmanagements und verstehen die der Software zu Grunde liegende Theorie • Top Management Commitment und Support • Unterstützung durch die Linie Führungskräfte der Linie unterstützen die Einführung durch aktive Bekenntnisse zur Einführung und durch Regelungen für eine einheitliche Anwendung • Roll-out durch erfahrene und kompetente externe Unterstützung Die Qualität der Umsetzungsbegleitung ist für Erfolg und Akzeptanz der Lösung von hoher Bedeutung
  • 21. 21 PPM – Trends PPM-Software 3.0  Weitere Verzahnung der Disziplinen PPM, ERP und BPM zu einer integrierten Systemlandschaft  Ausbau der Usability, „Anwendungs-Erlebnis“  Mobilität und Verfügbarkeit auch auf Smartphones und Tablets in Echtzeit  Weitere Unterstützung Agiler Methoden unter Wahrung einheitlicher Governance-Gesichtspunkten  Stärkere Einbindung Sozialer Netzwerke und innovativer Collaborations-Formen
  • 22. 22 PPM – Trends PPM-Software 3.0 - Beispielarchitektur
  • 23. 23 Fazit  Der Trend zur Projektwirtschaft ist ungebrochen und wird durch technischen Fortschritt und Globalisierung weiter verstärkt  Der Einfluss von PPM auf den Geschäftserfolg ist bereits erheblich und wird weiter steigen  PPM-Systeme und deren optimale Nutzung sind dabei wichtige Erfolgsfaktoren mit nachvollziehbarem Mehrwert  Investitionen in PPM-Systeme sind attraktiv (hohe ROI, kurze Amortisationsdauer), aber auch risikobehaftet (1 von 3 Einführungen scheitert)  Iterative Einführung der technischen Lösung unter Berücksichtigung weicher Faktoren wie Change Management und PM-Kultur  Realistisches Demand Management bei der Auswahl, Disziplin bei der Einführung und Fokussierung auf Akzeptanz, Business Nutzen und Key-Stakeholder sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren
  • 25. 25 Backup – Einflussfaktoren auf die Akzeptanz von PM-Software Unternehmen / Kultur ………....………..... Mensch Software - Welchen Nutzen zieht der Anwender aus dem Umgang mit der Software - Nicht jeder Mitarbeiter sieht die Ein- führung einer neuen Software positiv - Wie können z.B. Schulungen den Umgang mit der Software erleichtern - Spezifikation der zu unterstützenden Prozesse - Welche Schnittstellen, wie integriert in die Unternehmens-IT - Support, Trainings, Look&feel - Projektmanagement – Kultur - Projektmanagement – Standards - Projektmanagement - Prozesse Akzeptanz
  • 26. 26 Backup – Individuelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
  • 27. 27 Backup – Institutionelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
  • 28. 28 Backup – Instrumentelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?
  • 29. 29 Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009
  • 30. 30 Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009
  • 31. 31 Backup: Korreation PM-Software / Reifegrad Quelle: PWC Insights and Trends Current Programme and Project Management Practices
  • 32. 32 Backup: Monetärer Nutzen PPM-Software Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations
  • 33. 33 Backup: Steigerung des Reifegrades durch Einführung PPM-Systeme Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations
  • 34. 34 Backup: PPM-Maturity KPI Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations