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Buchführung,RechnungswesenundDaten-
ablage gehören selten zu den Kernkompe-
tenzen eines Jungunternehmers. So wird
die Buchhaltung oft einer Hilfsperson,sehr
oft dem Ehepartner überlassen oder der
Jungunternehmer selber widmet sich nach
Feierabend oder an Wochenenden dieser
wenig beliebten Aufgabe.
Dabei hat die Buchhaltung oder das Rech-
nungswesen eine Vielzahl an unterschied-
lichsten Informationsbedürfnissen verschie-
dener Adressaten zu befriedigen.
Der Unternehmer will wissen, wo er steht; ist
sein Unternehmen auf Kurs;welche Daten las-
sensichzurÜberwachungdesGeschäftserfol-
ges gewinnen? Die Kreditgeber ihrerseits ver-
suchen die Risiken zu quantifizieren; welches
Rating verdient das Unternehmen; welche Ri-
sikoprämien sind zu verlangen? Finanzämter
verlangen Grundlagen für die Steuererhe-
bung und Versicherungsanstalten benötigen
einschlägigesDatenmaterialalsGrundlagefür
die Prämienerhebung und Leistungsermitt-
lung. Die Liste liesse sich beliebig erweitern.
Die Kunst der rationellen Buchführung liegt
nun darin,die Abläufe so zu organisieren,dass
diesevielfältigenInformationsbedürfnisseoh-
ne nennenswerten Zusatzaufwand generiert
werden können. Ein übersichtliches, durch-
dachtes Ablagesystem schafft Platz- und Zeit-
gewinn – Kapazitäten, welche gewinnbrin-
gend in das Kerngeschäft investiert werden.
So wie man sich bettet – liegt man...
Zu Beginn einer Geschäftstätigkeit werden
wichtige und prägende Weichenstellungen
vorgenommen – auch in der Administration.
DemUnternehmerfehltindieserPhaseoftdie
Zeit,sich um «interne Dienste» zu kümmern.In
den meisten Fällen zahlt es sich aus,einen ex-
ternen Berater beizuziehen, statt das ganze
Büro einer Hilfsperson zu überlassen.
Ähnlich wie in der Produktion ist eine effizien-
te Buchhaltung und Administration nur mög-
lich, wenn alle Komponenten störungsfrei ar-
beitenundreibungsloszusammenspielen.Die
Prozesse in Administration und Rechnungs-
wesensindzuplanenundorganisatorischum-
zusetzen. Von entscheidender Bedeutung ist
es sicherzustellen, dass gleiche Geschäftsfälle
gleichbearbeitetwerden.InvielenFällenkann
eine Branchen- oder Standardsoftware die Ar-
beit erleichtern.Bei der Evaluation eines Infor-
matiksystemsistaufWirtschaftlichkeit,aufEin-
fachheit und Flexibilität sowie auf Integrati-
Organisation der Buchhaltung für
eine rationelle und effektive Steuerung
onsfähigkeit zu achten.Die Lösung soll an die
individuelle Organisation angepasst werden
undmitdenwachsendenAnforderungenpro-
blemlos mitwachsen können.Es darf kein iso-
lierter Fremdkörper im Betriebsgeschehen
sein, sondern muss an alle betrieblichen Ab-
läufe anknüpfen.
Kontenplan und Kontierungsrichtlinien
Obwohl der Kontenplan grundsätzlich frei de-
finiert werden könnte, ist dies in der Praxis
nichtsinnvoll.Heutebasiertdieüberwiegende
Mehrheit der Kontenpläne von KMU auf dem
«Kontenrahmen KMU».Auf der Basis des Kon-
tenrahmens KMU werden Firmen- und Bran-
chenvergleiche möglich. Um sicherzustellen,
dass gleiche Geschäftsfälle auch gleich ver-
bucht werden,empfiehlt es sich,Kontierungs-
richtlinien in Form einer Anleitung an das Per-
sonal aufzustellen.
Stellvertretung
Neu gegründete Unternehmen befinden sich
in der Aufbauphase.In dieser Zeit konzentrie-
ren sich die Unternehmer voll und ganz auf ih-
re Kernaufgaben, um ihrem Unternehmen ei-
nen gelungenen Start im Markt zu verschaf-
fen. In dieser Phase kann eine qualifizierte
externe Stellvertretung wichtige Aufgaben
wahrnehmen und wertvolle Impulse vermit-
teln. Mit der Veränderung der betrieblichen
Strukturen können auch die Aufgaben der ex-
ternen Stellvertretung kurzfristig angepasst
werden.
Die Stellvertretungsfunktion kann vorzugs-
weise durch einen Treuhänder wahrgenom-
men werden. Neugegründete Unternehmen
können enorm vom Sachwissen des Treuhän-
ders profitieren, weil sie dieses Spezialwissen
meistens nicht besitzen.
Managementinformationssysteme (MIS)
Basis um das Unternehmen zielgerichtet füh-
ren zu können, ist ein individuell abgestimm-
tesFinanz-Rechnungswesen,welchesdienot-
wendigen Führungsmittel generiert. Zentrale
Elemente sind die ausgewählten Budgets und
Budgetkontrollen.EinBudgetistnurdannaus-
sagekräftig, wenn jeder wesentliche Teilbe-
reich wie Umsatz, Margen, Personal, Betriebs-
kosten oder Investitionen sorgfältig geplant
wird.Die Annahmen sind schriftlich festzuhal-
ten um eine Analyse der Abweichungen zu er-
möglichen.
Für den Unternehmer sind kurze Vorwarnzei-
ten besonders wichtig. So kann er wirkungs-
voller reagieren. Eine schwache Woche ist
leichter zu korrigieren als ein schwacher Mo-
nat oder gar ein Quartal. So können Informa-
tionen über verkaufte Stückzahlen mit Tages-
oder Wochenzielen überwacht werden, und
der Unternehmer braucht nicht den Quartals-
abschluss abzuwarten. Mit einer übersichtli-
chen Auftrags- und Auslastungsplanung wer-
den mögliche Umsatzeinbrüche sogar vorher-
sehbar. Damit verfügt die Unternehmung
über ein Frühwarnsystem.
(externe) Kontrolle
DieeidgenössischenRätehabenimDezember
2005 die gesetzlichenVorgaben für die Revisi-
on von Jahresabschlüssen neu gestaltet. Die
Revision wird künftig nicht mehr von der
Rechtsform, sondern hauptsächlich von der
Grösse der Unternehmung abhängen. Für
grössereOrganisationenwirdneudie«ordent-
liche Revision Pflicht, für kleinere Gesellschaf-
ten ist eine «eingeschränkte Revision» vorge-
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Heidi Fundinger
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  • 1. Buchführung,RechnungswesenundDaten- ablage gehören selten zu den Kernkompe- tenzen eines Jungunternehmers. So wird die Buchhaltung oft einer Hilfsperson,sehr oft dem Ehepartner überlassen oder der Jungunternehmer selber widmet sich nach Feierabend oder an Wochenenden dieser wenig beliebten Aufgabe. Dabei hat die Buchhaltung oder das Rech- nungswesen eine Vielzahl an unterschied- lichsten Informationsbedürfnissen verschie- dener Adressaten zu befriedigen. Der Unternehmer will wissen, wo er steht; ist sein Unternehmen auf Kurs;welche Daten las- sensichzurÜberwachungdesGeschäftserfol- ges gewinnen? Die Kreditgeber ihrerseits ver- suchen die Risiken zu quantifizieren; welches Rating verdient das Unternehmen; welche Ri- sikoprämien sind zu verlangen? Finanzämter verlangen Grundlagen für die Steuererhe- bung und Versicherungsanstalten benötigen einschlägigesDatenmaterialalsGrundlagefür die Prämienerhebung und Leistungsermitt- lung. Die Liste liesse sich beliebig erweitern. Die Kunst der rationellen Buchführung liegt nun darin,die Abläufe so zu organisieren,dass diesevielfältigenInformationsbedürfnisseoh- ne nennenswerten Zusatzaufwand generiert werden können. Ein übersichtliches, durch- dachtes Ablagesystem schafft Platz- und Zeit- gewinn – Kapazitäten, welche gewinnbrin- gend in das Kerngeschäft investiert werden. So wie man sich bettet – liegt man... Zu Beginn einer Geschäftstätigkeit werden wichtige und prägende Weichenstellungen vorgenommen – auch in der Administration. DemUnternehmerfehltindieserPhaseoftdie Zeit,sich um «interne Dienste» zu kümmern.In den meisten Fällen zahlt es sich aus,einen ex- ternen Berater beizuziehen, statt das ganze Büro einer Hilfsperson zu überlassen. Ähnlich wie in der Produktion ist eine effizien- te Buchhaltung und Administration nur mög- lich, wenn alle Komponenten störungsfrei ar- beitenundreibungsloszusammenspielen.Die Prozesse in Administration und Rechnungs- wesensindzuplanenundorganisatorischum- zusetzen. Von entscheidender Bedeutung ist es sicherzustellen, dass gleiche Geschäftsfälle gleichbearbeitetwerden.InvielenFällenkann eine Branchen- oder Standardsoftware die Ar- beit erleichtern.Bei der Evaluation eines Infor- matiksystemsistaufWirtschaftlichkeit,aufEin- fachheit und Flexibilität sowie auf Integrati- Organisation der Buchhaltung für eine rationelle und effektive Steuerung onsfähigkeit zu achten.Die Lösung soll an die individuelle Organisation angepasst werden undmitdenwachsendenAnforderungenpro- blemlos mitwachsen können.Es darf kein iso- lierter Fremdkörper im Betriebsgeschehen sein, sondern muss an alle betrieblichen Ab- läufe anknüpfen. Kontenplan und Kontierungsrichtlinien Obwohl der Kontenplan grundsätzlich frei de- finiert werden könnte, ist dies in der Praxis nichtsinnvoll.Heutebasiertdieüberwiegende Mehrheit der Kontenpläne von KMU auf dem «Kontenrahmen KMU».Auf der Basis des Kon- tenrahmens KMU werden Firmen- und Bran- chenvergleiche möglich. Um sicherzustellen, dass gleiche Geschäftsfälle auch gleich ver- bucht werden,empfiehlt es sich,Kontierungs- richtlinien in Form einer Anleitung an das Per- sonal aufzustellen. Stellvertretung Neu gegründete Unternehmen befinden sich in der Aufbauphase.In dieser Zeit konzentrie- ren sich die Unternehmer voll und ganz auf ih- re Kernaufgaben, um ihrem Unternehmen ei- nen gelungenen Start im Markt zu verschaf- fen. In dieser Phase kann eine qualifizierte externe Stellvertretung wichtige Aufgaben wahrnehmen und wertvolle Impulse vermit- teln. Mit der Veränderung der betrieblichen Strukturen können auch die Aufgaben der ex- ternen Stellvertretung kurzfristig angepasst werden. Die Stellvertretungsfunktion kann vorzugs- weise durch einen Treuhänder wahrgenom- men werden. Neugegründete Unternehmen können enorm vom Sachwissen des Treuhän- ders profitieren, weil sie dieses Spezialwissen meistens nicht besitzen. 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Mit einer übersichtli- chen Auftrags- und Auslastungsplanung wer- den mögliche Umsatzeinbrüche sogar vorher- sehbar. Damit verfügt die Unternehmung über ein Frühwarnsystem. (externe) Kontrolle DieeidgenössischenRätehabenimDezember 2005 die gesetzlichenVorgaben für die Revisi- on von Jahresabschlüssen neu gestaltet. Die Revision wird künftig nicht mehr von der Rechtsform, sondern hauptsächlich von der Grösse der Unternehmung abhängen. Für grössereOrganisationenwirdneudie«ordent- liche Revision Pflicht, für kleinere Gesellschaf- ten ist eine «eingeschränkte Revision» vorge- sehen. Kleine Unternehmen können sogar ganz auf eine Prüfung verzichten. Der Verzicht auf eine Prüfung kann verschie- den Nachteile haben. Die Sicherheit einer ge- prüften Jahresrechnung ist für Unternehmer wichtig,da die Unternehmensführung nur auf zuverlässigen Zahlen basieren sollte. Weitere Vorteile kann ein geprüfter Abschluss gegen- über den Steuerbehörden und nicht zuletzt auch gegenüber den kreditgebenden Banken haben. Erfolg beruht nicht auf Zufall und ist auch nicht das Resultat einer einzigen Handlung, sondern beruht auf vielen kleinen Massnah- men und Entscheidungen, welche auf die Si- tuation der Unternehmung abgestimmt sind. Heidi Fundinger Kernkompetenzen Treuhanddienstleistungen • Firmengründungen • Buchhaltungen • Saläradministration • Bewertungen • Nachfolgeplanung Wirtschaftsprüfung Steuerberatung • national • international Rechtsberatung TreuhandERFOLG