Das Dokument beschreibt die Unified Communications (UC)-Strategie von hhpberlin, einem Unternehmen im Brandschutzbereich, das seit 2000 tätig ist. Es werden spezifische Herausforderungen identifiziert, wie der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern und die Notwendigkeit der Effizienzsteigerung, sowie Lösungsansätze vorgestellt, die durch Microsofts UC-Lösungen unterstützt werden. Abschließend werden Tipps zur Implementierung sowie die Wichtigkeit einer klaren Unternehmensstrategie hervorgehoben.

1. Microsoft Unified Communications aus
Kundensicht am Beispiel von hhpberlin
Rückblick, Status Quo, zukünftige Tendenzen
Stefan Truthän

2. Agenda
 Vorstellung hhpberlin
 Beschreibung der Ausgangssituation
 Beispiele für unternehmerische Schmerzen vs.
UC Lösungsansätze
 Fazit und Tipps für Ihr UC-Projekt

3. hhpberlin
Seit der Gründung im Jahr 2000 überzeugen wir national und international durch
kompetenten Brandschutz aus einer Hand.
Brandschutz- Ingenieur- Brandschutz-
Baubegleitung
konzepte methoden dokumente
hhpberlin - Ingenieure für Brandschutz GmbH
Hauptsitz Berlin: Niederlassung Frankfurt: Niederlassung Hamburg: Niederlassung München:
Rotherstraße 19 Wilhem-Leuschner-Str. 41 Kurze Mühren 20 Fraunhoferstraße 6
10245 Berlin 60329 Frankfurt am Main 20095 Hamburg 80469 München

4. Ausgangsituation
 Marktproblem
Trotz stark wachsenden Marktes, natürliche Wachstumsgrenze
aufgrund des Mangels an qualifizierten Mitarbeitern/
Ingenieuren bzw. Zeitmangel
 Lösungsansatz
Effizienz der Unternehmung als Ganzes steigern
 Ökonomisches Prinzip: Maximalprinzip
Mit einem vorgegebenen Mitteleinsatz eine bestmögliche
Zielerreichung realisieren

5. Installierte Funktionen
LCS 2005
Angepasste
Funktionen
Installierte Funktionen
OCS 2007
Angepasste
Funktionen
Warum IT-Strategie wichtig ist!
Installierte Funktionen
OCS 2007 R2
Angepasste
Funktionen
Akzeptierte
Funktionen

6. Microsoft Infrastructure Model
Application Platform Optimization Model
BASIC
STANDARDIZED
ADVANCED
DYNAMIC
User Experience
Business Intelligence
SOA and Business Process
Data Management
Development
Business Productivity Infrastructure Optimization Model
BASIC
STANDARDIZED
RATIONALIZED
DYNAMIC
Unified Communications
Collaboration
Enterprise Content Management
Enterprise Search
Business Intelligence
IT and Security Process
Core Infrastructure Optimization Model
BASIC
STANDARDIZED
RATIONALIZED
DYNAMIC
Identity and Access Management
Desktop, Device and Server Mgmt
Security and Networking
Data Protection and Recovery

7. Warum BPIO?
 Konzentration auf das Business
 Roadmap erlaubt planbare Schritte
 Stimmigkeit zwischen den Modulen ist gewährleistet
 Langfristigkeit und Messbarkeit ist gegeben
 Nicht genügend Partner vorhanden, um Know-how
auszulagern!
{Unternehmensstrategie}
Unified Enterprise Content
Business Intelligence Collaboration Enterprise Search
Communications Management
Office Business Application Services

8. Die IT-Strategie unterstützt die
Unternehmung
Kunde Mitarbeiter Projekt
• • •

9. Beispiele für unternehmerische
Schmerzen vs. UC-Lösungsansätze
Schmerzen UC-Lösungsansatz
UC muss die Transformation der Flexibilität und Skalierbarkeit der Plattform
Arbeitsorganisation unterstützen
Von überall erreichbar sein Mobile, Edge & Federation
Kommunikation innerhalb der Prozesse OneNote & Communicator
Reisetätigkeiten verringern & Livemeeting
Kommunikation verbessern
Ein zentrales redundanzloses Cockpit Outlook mit UC
Integration in vorhandene CRM
Lösungsbausteine
Standortübergreifende Roundtable & Monitorkameras
Gruppenkommunikation

10. Schmerz 1
UC muss die Transformation der Flexibilität und Skalierbarkeit der
Arbeitsorganisation unterstützen Plattform
• Schneller Aufbau neuer Standorte • Durch Einsatz von UC-Lösungen von MS
• Ablösung von Altsystemen benötigen wir keine parallelen Netzwerke
• Höheren Mehrwert mit bereits • Die Kommunikationsmöglichkeiten
existierenden Bausteinen erzielen befinden sich direkt in den
• Lösung schaffen die zur Expansion Softwarelösungen
und unserer extremen Mobilität • Neue Software ermöglicht die
passen Reduzierung des
• Ziel: Strategie der homogenen Administrationsaufwandes
Plattform • UC ermöglicht flexible Skalierung
• Synergieeffekte bei der (Benutzer, Standorte)
Zusammenarbeit der Produkte
erreichen

11. Schmerz 1

12. Schmerz 2
Von überall erreichbar sein Mobile, Edge & Federation
• Permanente Transformation der • Eine Plattform, um unterschiedliche
Organisation Endgeräte und diverse
• Nur noch Unterschied zwischen Kommunikationskanäle einzubinden
Online und Offline • Innerhalb und außerhalb des
• Kunde sieht ein einheitliches Bild Unternehmens sichtbar
• Keinen Unterschied - wo sich die • Mit anderen Firmen Beziehungen über
Mitarbeiter befinden Kommunikationskanäle aufbauen

13. Schmerz 2

14. Schmerz 3
Kommunikation innerhalb der OneNote & Communicator
Prozesse
• Fangen sie an in Prozessen zu • Bsp: Communicator bietet Möglichkeit bei
denken Gespräch Notizen zu erfassen
• Das hat den Vorteil dass schneller • Communicator kann
Produkte ersetzt werden können Kommunikationskanäle skalieren (Instant
• Bsp. Prozess: Kunde ruft an und Message, Voice, Konferenze, Video)
Besprechung kann parallel digital für • MS UC bietet Möglichkeit innerhalb der
alle erfasst werden, das Ergebnis ist Lösung sofort Kommunikation im Kontext
sofort für alle nutzbar aufzubauen
• Bsp. Produkt: Communicator,
OneNote Outlook, Sharepoint
• Denken in Prozessen unterstützt die
Akzeptanz und verhindert, dass man
sich gegen das Produkt stellt

15. Schmerz 3

16. Schmerz 4
Reisetätigkeit verringern & Livemeeting
Koordination verbessern
• Großer Synergieeffekt durch sofortige • Möglichkeit auch mit Kunden externe
Befriedigung der Kundenwünsche Besprechungen durchzuführen und
• Auch ohne physisch vor Ort zu sein Dokumente zu bearbeiten
• hhpberlin hat 30% Arbeitszeit Termine • Schnell Besprechungsergebnisse
außer Haus aufzuzeigen
• Ziel ist die Reduzierung der • Strukturiertes und beschleunigtes
Reisetätigkeiten Vorgehen
• Stärkere Konzentration auf fachliche • LM-Client ist kostenlos verfügbar
Arbeit möglich
• Kunden kann schneller
Aufmerksamkeit geschenkt werden
• Multipliziere die Möglichkeiten (4
Standorte x 80 Leuten)
• Das gesamte Know-how von hhpberlin
an allen Standorten immer präsent zu
haben

17. Schmerz 4

18. Schmerz 5
Ein zentrales redundanzloses Outlook mit UC
Cockpit
• Mitarbeiterbezogene Infos an einer • Ob Outlook, Owa, oder Smartphone -
einzigen Stelle im Unternehmen redundanzloser Zugriff auf alle
darzustellen Kommunikationskanäle (Mail, Fax, Voice)
• Alle Kommunikationskanäle in einer • Outlook-Know-how ist im Unternehmen
Oberfläche zu vereinen, hilft uns einen vorhanden und ist als Prozessbestandteil
schnellen Überblick zu bekommen und allgegenwärtig
Mehrwerte zu erkennen

19. Schmerz 5

20. Schmerz 6
Integration in vorhandene Dynamics CRM
Lösungsbausteine
• Wie können wir unsere • Interne Interoperabilität
Kommunikationsmöglichkeiten in all • Kaufmännische Plattform ist stärker mit
unseren Prozessen optimal nutzen? den direkten Kommunikations-
• Informationen dort erfassen, wo sie möglichkeiten vernetzt
entstehen • Lokale Synchronisation von Kontakten in
• Prozessdenken lässt Produktdenken Outlook
verschwimmen • Einmalige redundanzlose Bereitstellung
• Integration schafft Synergieeffekte von Kontaktdaten

21. Schmerz 6

22. Schmerz 6

23. Schmerz 7
Standortübergreifende Roundtable & Monitorkameras
Gruppenkommunikation
• Mitarbeiter müssen • RT ergänzen UC perfekt
Gemeinschaftgefühl bekommen • RTs lassen standortübergreifende
• Wir sind ein großes Team Gruppendiskussionen schnell zu
• Die Wahrnehmung von „kleinen • RTs übertragen Mimik und Gestik,
Enklaven“ aufbrechen eingebaute Kameras erlauben schnelle
• Visuelle Möglichkeiten verbessern Nutzung aller Sinnesorgane
• Emotionale Bindung schaffen

24. Schmerz 7

25. Ausblick
Schmerzen UC-Lösungsansatz
Wissen und Erfahrung historisieren und GroupChat
anonymes Feedback ermöglichen
Erweiterung der Zugriffsvielfalt Communicator Web Access
Integration der Kommunikation in den Microsoft OCS R2 Agent Dashboard
CRM-Prozess (Incoming Call)
Chefsekretärinnen Attendant Console
Neue Möglichkeiten der Snom/Headsets
Kommunikationsmittel
Reduzierung der Komplexität Single Number Reach

26. Schmerz 8
Wissen und Erfahrung historisieren Group Chat
und anonymes Feedback
ermöglichen
• Emailkommunikation versandet und • Group Chat Features
erreicht nicht alle sofort
• Nicht alle haben später die Chance
sich an der Wissensfindung / -
austausch zu Beteiligung
• Eine Doku des Ergebnisses soll
langfristig möglich sein

27. Schmerz 9
Erweiterung der Zugriffsvielfalt Communicator Web Access
• Zugriff von überall und zu jeder Zeit • CWA Features

28. Schmerz 10
Integration der Kommunikation in Agent Dashboard für CRM
den CRM-Prozess
• Beschleunigung des kaufmännischen • CRM-Konsole-Features
Prozesses
• Kaufm. Infos allgegenwärtig haben
• Schnellen Überblick verschaffen und
Sekundärinfos für Fachleute verfügbar
haben
• Bsp: Eingehender Telefonanruf
eröffnet neue Aktivität Telefon und gibt
Blick auf kaufmännische Infos frei
• Somit gilt Regel – Infos dort erfassen,
wo sie entstehen und dort
bereitstellen, wo sie gebraucht werden

29. Schmerz 11
Chefsekretärinnen Attendant Console
• Produktivitätssteigerung durch • AC-Feature
Erhöhung der Wertschöpfung
• Konsolidierung der zentralen
Rufnummern deutschlandweit
• Abbau der Standortgrenzen
• Schnelle Zuordnung von Know-how
• Bsp: Herr Foth ist heute nicht im Haus
sondern Herr Foth ist verfügbar
• Damit Einsparung von
Standortsekretärinnen

30. Schmerz 11

31. Microsoft Unified Communication
bei hhpberlin

32. Transformation im Überblick
Provider Hosting der
Inhouse OCS Hosting Pure Inhouse OCS
Klassische eigenen OCS SAAS OnlineOCS mit
auf virtueller Plattform Hosting auf virtueller
Telefonanlage mit CTI Infrastruktur mit Providergateways
mit Integration von Plattform inkl. eigener
Integration Providergateways (SIP Trucking)
Alcatel OminPCX Gateways
(SIP Trucking)

33. eingesetzte UC Lösungsbausteine
 Microsoft OCS 2007 > OCS R2 Standard (engl.) auf W2008Std. (engl.)
 1x OCS Standard
 4x OCS Mediation Server
 1x OCS Edge Server
 1x OCS CWA & Monitoringserver
 Microsoft Exchange 2007 Enterprise SP1
 Ferrari Office Master (Fax+Voicemail Server)
 Estos Phonetools for Communicator
 Microsoft ISA Server 2006
 3x Ferrari Office Master für S0
 1x Ferrari Office Master für S2M
 4x Microsoft Office Roundtable Camera
 Microsoft Office 2007

34. eingesetzte Microsoft Lösungsbausteine
 100 % pure Microsoft Infrastructure > W2008
 Microsoft SQL 2005 > SQL 2008
 Microsoft Exchange 2007 Enterprise SP1 /OWA
 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise
 Microsoft Dynamics CRM 3.0>4.0
 Microsoft BizTalk Server 2006
 Windows Mobile 6 > 6.1
 Microsoft Office 2007 Enterprise
 Microsoft OCS 2007 + 4x Roundtable
 Microsoft Performance Point Server 2007
 Microsoft SystemCenter Suite (OM, CM, MDM, VMM)
 Microsoft Forefront (Suite, Hosted Services, Sharepoint)
 Microsoft ISA 2006
 Microsoft Windows 2008 HPC

35. Tipps zur Einführung von Unified
Communication

36. Fazit
 Was will die Unternehmung – Unternehmensstrategie
kennen und danach handeln!
 Interne IT > Weg vom Image als Dienstleister.
Man kann Kunden nicht 100 % zufriedenstellen.
 IO –hilft, den roten Faden nicht zu verlieren, flexible
Partnerwahl zu betreiben, die richtigen Schritte nacheinander
zu machen.
 Die Rentabilität der eingesetzten Lösungen durch interne
Interoperabilität steigern und dadurch die Komplexität
senken.
 Raus aus dem Fachchinesisch und zurück zur
Glaubwürdigkeit gegenüber den Fachabteilungen.

37. Fazit
 Software soll die Individualität der Mitarbeiter
berücksichtigen.
 Informationen dort erfassen, wo sie entstehen.
 Verbessern Sie die IT, dann verbessern Sie die Menschen.
 IT ist nicht der Treiber, IT ist der Auslöser für Innovationen.
 Die Herausforderung besteht im Wechsel der
Arbeitsorganisation.

38. Kontaktinformationen
hhpberlin
Ingenieure für Geschäftsführer:
Brandschutz GmbH Dipl.-Ing. Margot Ehrlicher
Dipl.-Inf. BW (VWA) Stefan Truthän Amtsgericht
Hauptsitz: Dipl.-Ing. Karsten Foth Berlin-Charlottenburg
Rotherstraße 19 HRB 78 927
10245 Berlin
Prokurist: Deutsche Bank P+G AG
Phone: +49 (0)30 895955-0 Dipl.-Ing. Harald Niemöller BLZ 100 700 24
Fax: +49 (0)30 895955-100 Konto-Nr. 1419100
Beirat: IBAN-Nr. DE52100700240141910000
email@hhpberlin.de Prof. Dr.-Ing. Dietmar Hosser Swift-Code: DEUTDEDBBER
www.hhpberlin.de Dr.-Ing. Karl-Heinz Schubert Ust-IdNr. DE217656065