Vortrag BPM Best Practice auf dem BPM-Day

1. Prof. Dr. Ayelt Komus
Struktur  Technologie  Mensch
BPM Best Practice
Status und Trends im BPM
Prof. Dr. Ayelt Komus
www.komus.de
0172 6868697
ayelt@komus.de
Karlsruhe, 2.3.2010
www.komus.de

2. Prof. Dr. Ayelt Komus
Kausalität oder Korrelation? Struktur  Technologie  Mensch
 Gag?
 Historien-Analogie?
 Buchdruck / Post / …
 Taylor (??eher nicht??)
 Problem Korrelation nicht Kausalität (Beispiel Glatze)
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Glatze01.jpg
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3. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM-Labor - Forschungsthemen Struktur  Technologie  Mensch
BPM*
STATUS BEST
QUO PRACTICE
BPM-Check BPM- BPM
Best Practice und
(Lernendes (Experten- Six Sigma
Online- gespräche
Reifegrad- mit BPM- (Studie)
Modell) Best Practices)
BPM-Umfrage (Studie)
Wikimanagement
BPM-Expertise
* BPM: Business Process Management www.komus.de 3

4. Prof. Dr. Ayelt Komus
Strukturmerkmale BPM-Studien Struktur  Technologie  Mensch
 BPM-Umfrage
 Online-Umfrage mit über 500 Teilnehmern in `07/`08
 Wie sieht der Status Quo des BPM in der Praxis aus?
 BPM und Six Sigma
 Online-Umfrage mit über 500 Teilnehmern in `09
 Wie sieht die Praxis des Zusammenspiels verschiedener
Methoden aus?
 BPM Best Practice
 Persönliche Expertengespräche nach Positivauswahl
 Wie sieht die Best Practice des BPM aus?
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5. Prof. Dr. Ayelt Komus
Studienteilnehmer – BPM Best Practice Struktur  Technologie  Mensch
 Teilnehmer:
Bayer HealthCare AG, Cosmos Direkt, Deutsche Bank AG, DZ Bank AG,
E.ON Energie AG, EDEKA Minden-HannoverIT-/logistic service GmbH,
EnBW Energie Baden-Württemberg AG, Finanz Informatik Technologie
Service GmbH & Co. KG, Generali Deutschland Holding AG, Lufthansa
Miles & More, Nordenia Deutschland Gronau GmbH, Paul Hartmann AG,
Siemens AG, Siemens Healthcare, VIS Informatik GmbH (Generali
Wien), Volkswagen AG, Watt Deutschland GmbH
 Größenverteilung*
 63% – Konzerne (alleine 7 DAX-Unternehmen)
 25% – Großunternehmen (GU),
 13% – mittlere Unternehmen (MU)
 Dominanz von Dienstleistern
 Nur 35% der Unternehmen Produzenten dinglicher Güter!
* BPM Labor auf Basis Mitarbeiterzahl und Umsatz; Differenz 100% durch Rundungsfehler
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6. Prof. Dr. Ayelt Komus
Lohnt sich BPM? – BPM Best Practice-Studie Struktur  Technologie  Mensch
BPM und Unternehmenserfolg gehen miteinander einher!
Eigeneinschätzung allgemeiner Erfolg in den letzten 3 Jahren
im Vergleich zur Branche
45% 41%
40% 35%
35%
30% 24%
25%
20%
15%
10%
5% 0% 0% 0%
0%
82% ‚wissen‘ oder ‚vermuten‘, dass EBIT-Quote über Branchenschnitt
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7. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM-Umfrage: BPM und Umsatzrendite Struktur  Technologie  Mensch
Höhere Umsatzrendite bei Unternehmen, die gezielt BPM betreiben
(Median ‚gezieltes BPM‘: 6-8% vs. 4-6%)
25,00%
20,00%
Anteil der Unternehmen
15,00%
"Gezieltes BPM"'
"Kein gezieltes BPM"
10,00%
Median
5,00%
0,00%
bis 2-4% 4-6% 6-8% 8-10% 10- 20- 30- 40- über
2% 20% 30% 40% 50% 50%
Umsatzrendite
Basierend auf BPM-Umfrage
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8. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM + 6 Sigma: BPM und Umsatzrendite Struktur  Technologie  Mensch
Höhere Umsatzrenditen bei BPM-Anwendern
Umsatzrendite bei (Nicht-)Anwendung von BPM
40,00%
35,00%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
bis 4,9% 5,0-9,9% 10-20% über 20%
Anwender BPM Nicht-Anwender BPM
Basierend auf BPM + Six Sigma-Studie, FH Koblenz
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9. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM-Auslöser – Ergebnisse BPM Best Practice Struktur  Technologie  Mensch
 Konkrete Nutzenperspektive durch (BPMS-)Automatisierung
in spezifischem Prozess(en)
 Suche nach Synergien
 Standards für das vermeintlich Unplanbare
(Übernahme/Verkauf/Sondersituation/Produkteinführung/…)
 Konkrete operative Probleme / Schnittstellen-Probleme
(insb. durch komplexe Organisationsstruktur)
 Compliance / Governance / QM
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10. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM ist nicht gleich BPM Struktur  Technologie  Mensch
Die meisten BPM*-Werkzeug-Hersteller sind laut
Gartner/Forrester bei Modellierung und Analyse (‚BPA‘)
oder bei Ausführung (‚BPMS‘) führend**
Trennung auch in den Gesprächen klar erkennbar!
* BPM- Business Process Management; BPA - Business Process Analysis; BPMS – BPM Suites
** ‚Leader‘ oder ‚Strong Performer‘ in den jeweiligen Makrtstudien von Gartner bzw.
Forrester in Q4 2008 und Q1 2009
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Skudden_Paar.jpg
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11. Prof. Dr. Ayelt Komus
Modellierungserfordernisse – Fachkonzept - BPMS Struktur  Technologie  Mensch
Vermeintliche Synergien zwischen fachlicher Modellierung und Umsetzung
werden durch unterschiedliche Informationserfordernisse erschwert.
Erstgespräch Vor elektronischer Implementierung
ZEIT
Graphiken: Mit freundlicher Genehmigung Siemens
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12. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPMS als Bindeglied zum Long Tail Struktur  Technologie  Mensch
Frequenz der Prozesse
(Anzahl Durchführungen je Periode)
‚Klassische‘
Betriebliche
IS
BPM
Suites
Groupware/
CSCW*
Unternehmensprozesse
in Reihenfolge der Frequenz
* CSCW – Computer Supported Collaborative Work
In Anlehnung an Siemens www.komus.de 12

13. Prof. Dr. Ayelt Komus
Lernkurve, Automatisierung, Formalisierung Struktur  Technologie  Mensch
MASSENFERTIGUNG
EINZELFERTIGUNG
• Hohe Anzahl
• Verringerte Flexibilität
• Hohe Automatisierung
• Hohes Invest
• Hohe Formalisierung
• Geringe Anzahl
• Hohe Flexibilität
• Geringe Automatisierung
ERP/ • Geringes Invest
BPMS • Geringe Formalisierung
Quelle Bilder:
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Stuttgart-cannstatt-daimler-kutsche-1886.jpg?uselang=de
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:VW_Golf_VI_GTD_Reflexsilber.JPG
In Anlehnung an Siemens www.komus.de 13

14. Prof. Dr. Ayelt Komus
Allg. Erkenntnisse BPM Best Practice-Gespräche Struktur  Technologie  Mensch
BPM-Entwicklungspfade
 Über die Hälfte betreiben BPM seit über 10 Jahren
 Aber die meisten Unternehmen haben in den letzten Jahren Ihren
BPM-Ansatz grundlegend neu definiert oder verändert
 Die meisten Unternehmen sehen ihren aktuellen BPM-Status als
Zwischenstand
BPM-Zufriedenheit
 Begeisterung bei erfolgreichen BPMS-Anwendern
 Sehr positive, aber eher arbeitsame bei BPMA-Anwendern
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Cross_Roads_-_geograph.org.uk_-_218337.jpg
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15. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM - Status und Trends Struktur  Technologie  Mensch
Steuerung
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16. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM-Strategie-Verzahnung Struktur  Technologie  Mensch
BPM Best Practice-Unternehmen richten zu 82%
BPM an Geschäftsfeld oder Unternehmensstrategie aus.
Aber nur 18%: ‚systematischer, dokumentierter Prozess.‘
65%: ‚impliziter‘ Prozess.
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:NonSynchronousGearBoxSF.jpg
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17. Prof. Dr. Ayelt Komus
Ableitung von Prozesszielen Struktur  Technologie  Mensch
Ableitung von Prozesszielen aus der Strategie*
Geschäftsfeldstrategie
Geschäftsfeldmatrix HEF-Analyse** Prozessportfolio
- performance +
M Abd. +
P Privat ... Industrie HEF -- - 0 +
+
Prozess-
Pkw HEF 1
Lkw ...
Flug HEF n
HEF-Relevanz
Prozesslandkarte Prozessziele
Managementprozesse
Ziele: t, Q, €
Kernprozesse
* AVE-Ansatz, IDS Scheer
Supportprozesse
Ziele: t, Q, €
** HEF - Haupterfolgsfaktoren
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18. Prof. Dr. Ayelt Komus
Differenzierung der Prozesse Struktur  Technologie  Mensch
 Erfolgreiche BPM-Unternehmen managen Ihre
Geschäftsprozesse differenziert
 71% Auflistung von Prozessen, die besonders im Fokus
stehen
 94% Prozesslandkarte mit Zuordnung zu Kategorien wie
Kern-, Unterstützungsprozesse
 100% Kernprozesse modelliert und verfügbar
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Russian-Matroshka_no_bg.jpg
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19. Prof. Dr. Ayelt Komus
If you can‘t measure it, you can‘t … Struktur  Technologie  Mensch
Best Practice Unternehmen nutzen Prozesskennzahlen
 über 40%: für einige GP wurden Zielgrößen definiert bzw.
Zielvorgaben definiert bzw. gemessen
 über 50%: systematische Definition von Zielgrößen,
Zielvorgaben, Messung
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Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Tape_measure_colored.jpeg 19

20. Prof. Dr. Ayelt Komus
Methodenintegration Struktur  Technologie  Mensch
Uneinheitliche Vorgehensweise bei der Kombination von BPM mit
anderen Methoden (Six Sigma, Lean Management, …)
 Größte Gruppe: Fall-zu-Fall-Vorgehensweise (41%)
 Isolierter Einsatz: 24%
 Nur 18% systematische Verknüpfung
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Jigsaw.png
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21. Prof. Dr. Ayelt Komus
Erfolgspotenziale Kombination (1/3) Struktur  Technologie  Mensch
Six Sigma oder BPM – Six Sigma und BPM
Basierend auf Studie BPM und Six Sigma – Komus/Leyendecker 2009
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22. Prof. Dr. Ayelt Komus
Erfolgspotenziale Kombination (2/3) Struktur  Technologie  Mensch
Six Sigma oder BPM – Six Sigma und BPM
ODER UND Delta
Prozesskosten 61% 81% +20%
Prozessflexibilität 53% 61% +8%
Durchlaufzeiten 71% 80% +9%
Ergebnisqualität der Prozessleistung 70% 82% +12%
Kundenzufriedenheit 52% 62% +10%
Fehlerquote 59% 81% +22%
Umsatzrendite 30% 32% +2%
Basierend auf Studie BPM und Six Sigma – Komus/Leyendecker 2009
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23. Prof. Dr. Ayelt Komus
Erfolgspotenziale Kombination (3/3) Struktur  Technologie  Mensch
Umsatzrendite
Basierend auf Studie BPM und Six Sigma – Komus/Leyendecker 2009
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24. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM - Status und Trends Struktur  Technologie  Mensch
Technologie
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25. Prof. Dr. Ayelt Komus
Durchgängiges Werkzeug Struktur  Technologie  Mensch
3/4 der Unternehmen geben an, dass ein einheitliches, allgemein
verfügbares Tool für die Prozessmodellierung genutzt wird und
Modelle in einer durchgängigen Architektur verknüpft sind.
Gespräche zeigen Einschränkungen, bspw.:
 Vielzahl von Datenbanken
 Geduldete Sonderlösungen
 Fehlende Verknüpfung BPMS/BPA
 Spezialtools für Publishing o.ä.
Quelle Bild: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Hammer_tapissier.jpg
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26. Prof. Dr. Ayelt Komus
Verknüpfung IT-Systeme und Modelle Struktur  Technologie  Mensch
 41% Verknüpfung von technisch-orientierten Modellen und
fachlichen Modellen
 25% Verknüpfung der operativen IT-Systeme selbst mit Modellen
ABER:
 71%: Entwicklung von IT-Anwendungen mit prozessorientierten
Methoden
Überraschend geringe technische
Verknüpfung zwischen IT-Systemen
und Modellen
Der ‚Round-Trip‘ ist bisher fast
nur bei BPMS Realität.
Dort sind Prozessmodelle
aber oft nicht mit allg.
Fachmodellen verknüpft.
Businness Process Improvement Cycle nach Gartner
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27. Prof. Dr. Ayelt Komus
Verfügbarkeit und Grass-Root-Modellierung Struktur  Technologie  Mensch
 84%: Modelle sind für praktisch alle verfügbar und intuitiv
lesbar
 Modellierung nur im Zusammenspiel mit Spezialisten
 Geschäftsprozessmodelle als Unterstützung in der täglichen
operativen Arbeit sind die Ausnahme (insb. außerhalb der IT)
Bottom-Up-Modelle bleiben in der Schreibtischschublade und
finden kaum Verknüpfung zur ‚offiziellen‘ Prozesswelt
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28. Prof. Dr. Ayelt Komus
Nutzung von Web 2.0-Technologien Struktur  Technologie  Mensch
 59% setzen keine Web 2.0-Technologien im BPM ein.
 Alle Web 2.0-Nutzer nutzen Wikis (41%).
 Auch Foren spielten mit 29% eine wichtige Rolle.
 Blogs, Soziale Netzwerke und Video-Anwendungen wurden bei
weniger als 20% der Unternehmen genutzt.
Bisher konnten sich Web 2.0-Technologien zur Unterstützung
des BPM noch nicht breit durchsetzen
Quelle: Komus/Wauch: Wikimanagement, Oldenbourg Verlag 2008 – www.wikimanagement.de
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29. Prof. Dr. Ayelt Komus
Web 2.0 auf dem Weg in das BPM Struktur  Technologie  Mensch
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30. Prof. Dr. Ayelt Komus
BPM - Status und Trends Struktur  Technologie  Mensch
Struktur
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31. Prof. Dr. Ayelt Komus
Prozessverantwortliche (PV) Struktur  Technologie  Mensch
59%
60%
 PV weit verbreitet (82%)
50%
 In über 50% Einbindung in Gremien und
40%
Entscheidungsrunden eingebunden
 Nur 12% mit disziplinarischer Weisungs-
30% befugnis im relevanten Prozess
20% 18%
12% 12%  41% PVs mit weniger als 1/3 der
10% Arbeitszeit
0%
0% 0%
 30% einen oder mehrer Mitarbeiter zur
Unterstützung bei dieser Aufgabe
 Pragmatische Kombination mit ohnehin
bestehenden Verantwortungsbereichen im
jeweiligen Prozessbereich vorherrschend
 Prozessorientierte Aufbauorganisation
vor allem im Kleinen und im Großen
(Sparten)
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32. Prof. Dr. Ayelt Komus
Standards und ihre Umsetzung Struktur  Technologie  Mensch
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