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FOKUS IK - Social Intranet

Das Dokument behandelt die Einführung und Herausforderungen von Social Intranets und Enterprise Social Networks im Kontext von Social Business und Wissensmanagement 2.0. Es bietet Best-Practice-Beispiele, Workshops und Beiträge von Experten, die das Potenzial dieser Technologien zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen beleuchten. Zudem wird der Wandel der Kommunikationskultur beschrieben und welche Strategien erfolgreich zur Akzeptanz und Integration dieser Systeme beitragen können.

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Nr. 01 www.interne-kommunikation.net Winter 2013/2014 FACHBEITRÄGE ZUM THEMA SOCIAL BUSINESS Soci al In tra net Der Weg zum Social Business Wissensmanagement 2.0 Social Business in der Praxis Über die Einführung eines Social Intranets, den Einsatz von SharePoint und die Erfolgsmessung von Social Business. Neue Wege des Wissensaustauschs und der Einsatz von Enterprise Social Networks für Wissensmanagement. Best-Practice-Beispiele zur Umsetzung von Social-Intranet-Projekten u.a. von Detecon, Vitos und der Volksbank Bühl
WORKSHOP Social Intranet mit SharePoint 2013 erfolgreich umsetzen 16. Mai 2014 in Düsseldorf | 16. Juni 2014 in Frankfurt PRAXISTAGE Interne Kommunikation 2.0 Social Intranet | Enterprise 2.0 | Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen Am 18. und 19. März 2014 in Frankfurt WORKSHOP Intranet und Social Media in der Internen Kommunikation 16. Mai 2014 in Düsseldorf scm Weichselstraße 6 10247 Berlin Tel: (030) 47989789 Fax: (030) 47989800 www.interne-kommunikation.net www.scmonline.de info@scmonline.de
Fokus IK – Social Intranet EDITORIAL Sich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen – Social Business besitzt vielversprechende Potenziale für Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einführung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hinsichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Fokus IK widmet sich diesen Potenzialen und Herausforderungen von Social Software. Erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lösungen zeigen, welche Möglichkeiten Social Software für die Zusammenarbeit bietet, worauf es ankommt und ebnen Ihnen mit Expertise und Best Practice den erfolgreichen Weg zum Social Business. INHALT FACHBEITRÄGE 2 Frank Hamm Social Collaboration für Unternehmen 4 Jan Eisenkrein (Profilwerkstatt) Interne Kommunikation 2.0: Abschied von Vorgestern 6 Lutz Hirsch (HIRSCHTEC) Warum Social Intranets scheitern können 8 Jan Marquardt (mindsmash) Wissensmanagement mit Enterprise Social Networks 10 Carsten Rossi (Kuhn, Kammann & Kuhn) Ein Mitarbeitermagazin im Social Intranet? 12 Stefanie Eckart (IPI) Social Intranet mit SharePoint 14 Bianca Gade (netmedia) Der Social Workplace der Detecon 16 Sven Lindenhahn (T-Systems MMS) Eines für alle – Das neue Vitos Net 18 Gerhard Sommer (United Planet) Social Business beendet Intranet-Krise 20 Felix Schröder (Just Software) Fallstudie: Volksbank Bühl 22 Björn Adam (btexx) Vom Schreibtisch zum Digital Workplace 24 Dr. Christoph Tempich (inovex) Wie misst man den Erfolg von Social Business? IMPRESSUM Herausgeber: scm c/o prismus communications GmbH Weichselstraße 6 | 10247 Berlin T: +49(0)30 47 98 97 89 | F: +49(0)30 47 98 98 00 E: info@scmonline.de | W: www.scmonline.de W: www.interne-kommunikation.net Verantwortlich für den Inhalt: Nicole Gatz 1
2 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL COLLABORATION FÜR UNTERNEHMEN Die Globalisierung verändert die Wirtschaftswelt. Unternehmen müssen über klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potenziale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen. Frank Hamm Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesell- erreichte die Wirtschaft große Fortschritte im schaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit „Im Bereich der dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in dem Taylorismus. In heutigen Märkten lässt sich Kreativität brau- der die Unternehmensgröße Produktions- und ein Vorsprung immer weniger über eine Steige- chen wir Netz- Kostenvorteile gewährte. Grundlage für die rung der Effizienz erreichen, da die Prozesse werke, im Bereich Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das überall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyk- der Umsetzung von Frederick Taylor vor über hundert Jahren lusdauer von Produkten, Dienstleistungen und Hierarchie. “ begründete Prinzip der Prozesssteuerung von Geschäftsmodellen drastisch verringert. Prof. Dr. Peter Arbeitsabläufen. Die Prozesskette kann Ent- Kruse scheidungsweichen haben, aber Ablauf und Die klassische Zusammenarbeit im Unterneh- Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im men orientiert sich an der Projektarbeit mit Industriezeitalter bewährt. Planung, Ausführung und Abschluss. Oft jedoch Veränderte Märkte der Arbeitswelt werden diese Zusammenarbeiten so komplex, dass das Ergebnis kaum wie ursprünglich geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Adhoc-Aufgaben und -Projekte mit ständigen Inzwischen beträgt der Anteil des Industriesek- Veränderungen und neuen Anforderungen tors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das noch 31 Prozent. Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitarbeitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen sehen sich plötzlich Konkurrenten aus anderen Kontinenten und aus gänzlich anderen Wirtschaftsbereichen ausgesetzt. Flexibilität Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter Projektarbeit über Standorte hinweg und zu Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. Bruttoinlandsprodukt (Quelle: Statistisches Bundesamt) Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie
Fokus IK – Social Intranet vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es Herausforderungen stellen. Die Führung muss jedoch um Anpassungsfähigkeit und Kreativität weit mehr über Dialog als über klassische Was- geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbei- 3 serfallkommunikation steuern. ter Netzwerkfähigkeiten. Social Collaboration stellt eine Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt dar. Sie ermöglicht die flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell zu reagieren und andererseits implizites Wissen zu generieren. Die Zielausprägungen entwickeln sich teilweise während der Kollaboration, da das Netzwerk Veränderungen in der Umwelt und weitergehende Möglichkeiten erkennt. Bereits während der Zusammenarbeit kann sich die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen ändern. Dies führt zu einem dynamischeren Unternehmen. Doch Social Eine “Distance Leadership” muss führen, auch Social Collaboration Collaboration erfordert einen zielorientierten wenn Mitarbeiter ständig in mehreren Projekten Framework Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social für andere Abteilungen arbeiten oder sogar Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es Information und Wissen, die Erhöhung von Pro- sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter duktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie von Agilität und Innovationsfähigkeit. kooperierenden Unternehmen handeln. Social Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen Social Collaboration ist ein Rahmengerüst für ins Schwanken bringen. Doch reine Wissens- Erläuterungen und die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von macht wird ergänzt durch die Fähigkeit, Wissen aktuelle Artikel Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine im Netzwerk zu generieren und Reputation inje.de/collab Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards Umgang miteinander oder zu Fragen wie der dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Führungskräften und Mitarbeitern entgegen. Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt Social Collaboration erfordert zwar Software, innerhalb der Social Collaboration und nicht doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentli- gesehen werden. che Zusammenarbeit erfolgt mittels fließender Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses Eine strukturierte Einführung von Social Frameworks sorgt für ein flexibles Netzwerk, Collaboration berücksichtigt diese Herausfor- Frank Hamm das umgehend auf Veränderungen reagieren derungen und verschafft dem Unternehmen unterstützt und selbst Impulse setzen kann. eine solide Anpassungsfähigkeit in einem Unternehmen als veränderten Marktumfeld. Berater bei der Herausforderungen Optimierung ihrer Kommunikation Wenn im Rahmen der Social Collaboration und dem Aufbau abteilungs- und hierarchieübergreifend kom- zeitgemäßer muniziert und Wissen erzeugt wird, so müssen Kollaborations- Führungskräfte und Mitarbeiter sich neuen formen.
4 Fokus IK – Social Intranet INTERNE KOMMUNIKATION 2.0: ABSCHIED VON VORGESTERN Die Zeiten der Einbahnstraßenkommunikation sind vorbei – auch in Unternehmen. Wie Kommunikationsverantwortliche in sieben Schritten erfolgreich eine Social Software etablieren. Jan Eisenkrein Windows XP, Microsoft Office 2007 und Internet das Problem? Nur wenn Sie die Antworten auf Explorer 6: Willkommen an einem durchschnitt- diese und ähnliche Fragen vorliegen haben, lichen Arbeitsplatz im Jahr 2013. Doch in ihrer wissen Sie, welche Anforderungen die spätere Freizeit twittern viele Arbeitnehmer, treffen Software erfüllen muss. Sie können eine Mitarbei- Freunde auf Facebook und schauen Videos auf terumfrage oder Interviews mit Fokus-Gruppen Beispiele zur YouTube. Was ist da schiefgelaufen? Die Antwort: organisieren – je nachdem, ob Sie lieber ein Nutzung von In vielen Unternehmen ist die Kommunikations- umfangreiches Stimmungsbild oder einen tiefe- Social Software kultur des Social Web noch nicht angekommen. ren Einblick in eine bestimmte Gruppe erhalten in Unternehmen. Zur erfolgreichen Einführung einer Social möchten. Software brauchen sie einen Plan mit einge- Bilden Sie ein Core Team, das die Einführung bauten Feedbackschleifen. Unabhängig von der Social Software von der Strategieentwick- Unternehmensgröße und Branche sollten lung bis hin zur Umsetzung kommunikativ Kommunikationsverantwortliche mindestens begleitet. sieben Schritte bei der Einführung einer Social Software beherzigen. 1: Sondierung Klar, Ihre Zielgruppe sind die Mitarbeiter. Aber Holen Sie die Führungskräfte mit ins Boot. Über- einen haben bereits einen eigenen Tumblr, zeugen Sie sie von den Vorzügen einer Social die anderen immer noch Probleme beim Software. Wenn die Führungskräfte nicht davon Verschicken von E-Mails. Versuchen Sie he- überzeugt sind, dass innerhalb des Unterneh- rauszufinden – auch mithilfe der in Schritt 1 mens moderner und interaktiver kommuniziert durchgeführten Befragung – wie sich Ihre Ziel- werden sollte, wird es schwer, die Mitarbeiter profilwerkstatt.de 2: Ziele und Zielgruppen gruppe zusammensetzt. von der Social Software zu überzeugen. Damit allen Mitarbeitern klar ist, warum Social Wissen Sie, wie die Mitarbeiter die aktuelle Software eingeführt wird, braucht es Ziele. interne Kommunikation empfinden? Nein? Dann finden Sie es heraus! Sind die Mitarbeiter genervt von der täglichen Flut interner E-Mails? Gibt es genügend Möglichkeiten, sich auszutauschen? Oder sind eher nie endende Meeting-Runden Ihre Zielgruppe ist keineswegs homogen. Die
Fokus IK – Social Intranet Ziele von Social Software 6: Interesse wecken 1) Wissensmanagement Veröffentlichen Sie Best-Practice-Beispiele, mit 2) Ideen- und Innovationsmanagement 5 denen Sie zeigen, wo der Einsatz der neuen 3) Informationsmanagement 4) Kommunikationsmanagement Software bereits Kollegen den Arbeitsalltag erleichtert hat. Machen Sie aus Mitarbeitern, die bereits positive Erfahrungen mit dem Tool gemacht haben, Botschafter und Ansprechpartner für andere Kollegen aus der jeweiligen 3: Software auswählen Abteilung. Nun müssen Sie entscheiden, welche Social 7: In den Arbeitsalltag integrieren Software am besten zu Ihrer Firma passt. Je Hierzu sollten Pilotprojekte in unterschiedlichen nachdem, ob Sie in erster Linie Wissen spei- Abteilungen etabliert werden, die je nach Aufga- chern und teilen oder einfach eine zentrale benstellung komplett oder teilweise im Rahmen Plattform für den Austausch etablieren möchten, der Social Software umgesetzt werden. Dazu bieten sich verschiedene Lösungen an. zählen beispielsweise der Aufbau von abtei- Sie wissen wie Ihre Zielgruppe tickt und was sie an der bisherigen Kommunikation bemängelte. 4: Sensibilisierung lungsübergreifenden Wissensdatenbanken, die Entwicklung von neuen Ideen im Rahmen von Online-Innovation-Labs oder standortüber- Was bedeutet der Wandel in der internen greifende Kommunikation mittels Video- und Unternehmenskommunikation für die Mitar- Gruppenchat-Funktionen. beiter? Was sollten sie tun, was besser nicht? Veranstalten Sie technische und inhaltliche Wenn Sie den Stufenplan erfolgreich durch- Schulungen und Workshops – auch, um den laufen haben, ist die Social Software im Mitarbeitern die Hemmungen vor dem neuen Unternehmen angekommen. Aber: Die Digitali- Instrument zu nehmen und ihnen die zukünftige sierung der Unternehmenskultur ist kein Projekt BVDW-Leitfaden: Arbeitserleichterung zu präsentieren. Publizie- – sondern eine Philosophie. Das Social Web Übersicht der ren Sie verständliche und aktivierende Social hat das Kommunikationsverhalten der meisten gängigen Social Software Guidelines. Menschen nachhaltig verändert. Interne Unter- Software 5: Aufmerksamkeit wecken nehmenskommunikation darf diese Veränderung nicht ignorieren, wenn es die eigenen Mitarbeiter auch zukünftig erreichen will. Der erste Teil der Arbeit ist geschafft. Nun folgt der zweite. Jetzt gilt es, die Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Software zu motivieren. Nutzen Sie dazu alle bereits vorhandenen Kanäle. Von internen Mailings und Beiträgen im Mitarbeitermagazin, über Plakate, Flyer und Tischauflagen bis zu Info-Terminals und Guerilla-Marketing- Jan Eisenkrein Aktionen sollte die Social Software crossmedial ist Leiter der Unit beworben werden, um die nötige Aufmerksam- Social Business keit der Belegschaft zu erhalten. Relations bei der Profilwerkstatt.
6 Fokus IK – Social Intranet WARUM SOCIAL INTRANETS SCHEITERN KÖNNEN Soziale Plattformen für den unternehmensinternen Gebrauch gewinnen stärker an Bedeutung. Doch welche Klippen muss man umschiffen und welche Widerstände überwinden? Lutz Hirsch Durch den Wandel der Kommunikationskultur fehlt im Gegensatz zur privaten Nutzung heute nutzen immer mehr Menschen soziale Platt- in dem durch Kostendruck und Optimierung formen wie Facebook oder Twitter. Es werden bestimmten Berufsalltag oft die Zeit, sich spie- weniger E-Mails geschrieben, das Telefon lerisch neuen Plattformen zu nähern. Ist das wird eher zum mobilen Zugriffspunkt für die neue Social Intranet überdies zu komplex und favorisierten Social Media Sites und ist immer entspricht es nicht den im Internet erlernten weniger ein Sprachgerät. Das Beratungsunter- Quasi-Standards des „likens“ und „twitterns“ , nehmen Atos hat für seine 70.000 Mitarbeiter wird es kaum genutzt werden. eine ‚Zero Email Initiative’ ausgerufen und setzt sich das Ziel, in 2014 die interne elektronische Kommunikation vollständig auf ein eigenes Enterprise Social Network zu verlagern. Der Der Wandel steckt in der Alltagsarbeit Trend für Unternehmen ist eindeutig: Die im Wandel durch ein Social Intranet oder Enter- Internet etablierten sozialen Mechanismen prise 2.0 wird oft mit strategischen (und damit sollen sinnvoll für die interne Kommunikation für den Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht und Zusammenarbeit genutzt werden. Mitar- greifbaren) Schlagworten verknüpft: Employer beiter sollen schneller und dialogischer erreicht Branding, Mitarbeiterführung 2.0 und Open werden, der Informationsaustausch und Wis- Innovation sind wichtige Initiativen. Aber was senstransfer beschleunigt werden. Aber ist der bedeutet das für einen Informationsarbeiter im Ansatz von Facebook so einfach auf ein Intranet Tagesgeschäft seines Projektes oder seiner Lini- übertragbar? enarbeit? Hier muss ‚Change’ viel praxisnäher Intern ist nicht extern formuliert und begleitet werden: Dateien sollten nicht mehr per E-Mail ver- Mitarbeiter unterscheiden bei der Nutzung schickt, sondern für alle zugreifbar und privater und beruflicher Plattformen. Ein ‚Digi- kommentierbar in einem virtuellen Arbeits- tal Native’ kann eine interne soziale Plattform raum gehalten werden. durchaus ablehnen, wenn er darin keine Unter- Nachrichten zur Abstimmung von Arbeitsstän- stützung seiner täglichen Arbeit wiederfindet. den sollten in einem Newsfeed im Projektraum Wird z.B. sein Activity Stream (auch Newsfeed gepostet werden, nicht per E-Mail geschrie- genannt) mit für ihn irrelevanten Meldungen ben werden. geflutet, ist das Mail-Chaos einfach auf eine Dateien sollten verschlagwortet werden und V-Log: Der Intranet neuere Plattform verlagert. Das Kommunika- damit besser in den Kontext des Arbeitsum- Newsfeed tionsknäuel wird größer und dichter. Weiter feldes gestellt werden.
Fokus IK – Social Intranet Will man nur diese drei Themenkomplexe Intranet überzeugen, als alleine mit der Vernet- erfolgreich bei den Mitarbeitern etablieren, gilt 7 zung zwischen Mitarbeitern. es, Geduld aufzubringen und die neue Form der Zusammenarbeit immer und immer wieder zu trainieren und zu vermitteln. Initiale Schulungen oder eine einmalige Kommunikationskampagne verpuffen hier schnell. Allerdings können mit diesen drei Beispielen Nutzen und Zeitersparnis für die Tagesarbeit sehr schnell aufgezeigt werden. Folgen Sie Themen, nicht Personen Facebook und Xing leben von der Vernetzung der Nutzer und dem Informationstransfer im virtuellen Netzwerk. Interessen werden sichtbar, bisher unbekannte Themen über die Verknüpfung mit Personen schneller identifizierbar. Die für den betrieblichen Alltag oft zitierte Frage „Kennt jemand jemanden, der dieses Problem schon gelöst hat?“ scheint mit einer Anfrage im Social Intranet schnell beantwortet zu sein. Allerdings steckt in diesem Grundansatz auch eine große Gefahr: Im Activity Stream des Unternehmens werden viele Nutzeraktivitäten angezeigt, die für den Kontext des Kollegen völlig irrelevant sind. Die Frage ist ja nicht, wer welche Datei hochgeladen hat oder welchen Kommentar geschrieben hat. Vielmehr sollten doch eher folgende Meldungen in einen Stream integriert werden: Fazit Gibt es Neuigkeiten zu Kunden, Produkten, Social Intranets sind sinnvoll und können den Dienstleistungen? Arbeitsalltag der Mitarbeiter spürbar verbes- Gibt es neue Richtlinien, Aufträge, Liefer- sern. Allerdings muss ‚Relevanz’ deutlicher konditionen? Newsfeed herausgearbeitet und die neue Form der Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum Will man geschäftsrelevanten Themen und begleitet werden. Eine 1:1-Übertragung der Informationsobjekten ‚folgen’, müssen dazu Paradigmen von Social Media auf innerbetrieb- Meldungen aus Kernsystemen wie SAP, CRM, liche Abläufe wird in der Regel nicht erfolgreich Lutz Hirsch unter- BW und Dateiablagen in einen Newsfeed inte- sein. Ein Schwerpunkt eines Social Intranets stützt mit seiner griert werden. Die Suche nach dem passenden ist neben der transparenteren internen Unter- Agentur HIRSCH- Kollegen wird ideal durch eine Suchmaschine nehmenskommunikation die Förderung der TEC Unternehmen und ein gut gepflegtes ‚soziales’ Mitarbeiterprofil ‚relevanteren’ und effizienteren Kommunikation bei der Einführung gelöst. Mit diesem Ansatz kann man Führungs- rund um geschäfts- und prozessrelevante von Intranet- und ebenen viel besser vom Nutzen eines Social Informationsobjekte. Social-WorkplaceLösungen.
8 Fokus IK – Social Intranet WISSENSMANAGEMENT MIT ENTERPRISE SOCIAL NETWORKS Jan Marquardt Wissensbestände im Unternehmen sind zu schnell und einfach auffindbar ist. Dabei ist einem wichtigen strategischen Instrument es von Vorteil, die Wissensbestände in einen geworden und Wissensarbeiter werden oft Kontext einzubetten, das heißt neben dem rei- als intellektuelles Kapital angesehen. Sie nen Know-how ebenfalls die entsprechenden bilden eine wichtige Grundlage für die Ansprechpartner, Konversationen und Daten Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Sind zum Thema bereitzustellen. interne Wissensressourcen nicht oder nur sehr mühevoll auffindbar, kann davon ausge- Gerade wenn Mitarbeiter geografisch getrennt gangen werden dass Unternehmen jährlich sind, häufen sich E-Mails, Informationen über Herbst, Dieter Einbußen in Millionenhöhe erleiden. Einer Instant Messenger oder Dokumentenma- (2000): Erfolgs- Studie des IDC zufolge fahren die 500 größten nagementsysteme. Der Wissensaustausch faktor Wissens- Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden und die Zusammenarbeit können deutlich management. Dollar Verluste ein, indem sie Wissen nicht oder erleichtert werden, wenn alle Informationen Berlin. Cornelsen nicht effizient genug nutzen (Herbst 2000: 21). und Dokumente an einem Ort gespeichert und sogenannte Wissenssilos, wie personalisierte E-Mail-Postfächer, aufgelöst werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtiges Wissen spätestens mit dem Verlassen eines Mitarbeiters des Unternehmens verloren geht. ESN als nachhaltiger Wissensspeicher Enterprise Social Networks (ESN) fördern den Wissenstausch und das Engagement der Mitarbeiter, indem sie die Idee des sozialen Netzwerkens aufgreifen und mit effizienten Produktivitätstools vereinen. Dabei handelt es sich um nach außen abgeschlossene Netzwerke, auf die nur registrierte Nutzer zugreifen können. Unternehmensmitglieder Screenshot der Übersichtsseite mit News Feed Know-how zentralisieren können darüber Informationen in Echtzeit Die Herausforderungen für Unternehmen unabhängig von dem Ort, an dem sie sich bestehen darin, Wissen zu zentralisieren und gerade befinden. Vor allem Teamarbeit gestaltet zu bündeln, so dass es für alle Mitarbeiter sich durch die Möglichkeit Informationen von austauschen und sich miteinander vernetzen,
Fokus IK – Social Intranet 9 überall aus zu teilen und zu verwalten effizienter und produktiver. Die Kollegen rücken näher zusammen, auch wenn sie physisch getrennt sind. ESN ermöglichen es, alle Kollaborationsprozesse, die man aus der realen Arbeitswelt kennt, wie das Brainstormen von Ideen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und das Geben von Feedback, in virtuelle Arbeitsräume zu übertragen. Diese können je nach Bedarf mit verschiedenen Applikationen wie Blogs, Wikis oder Kalendern ausgestattet werden. Innerhalb des ESN können User beispielsweise Projektgruppen anlegen und Teammitglieder dazu einladen. So erhält jeder Nutzer die Informationen, die sein Aufgabengebiet betreffen, ohne dass Screenshot dazu Meetings einberufen werden müssen. Unternehmenswiki in die jeweiligen Projekträume eingeladen Wandel der Unternehmenskultur werden. Die direkte Einbeziehung der Kunden Es wird schnell deutlich, dass ESN zu trans- in die Arbeitsabläufe schafft Transparenz und parenteren Arbeitsprozessen sowie kürzeren damit auch Vertrauen. Gleichzeitig wird auf Kommunikations- und Informationswegen diese Weise die Qualität der Arbeitsergebnisse führen. Die sozialen Unternehmensnetzwerke verbessert, indem durch den steten Austausch üben damit einen erheblichen Einfluss auf die Missverständnisse rechtzeitig erkannt und damit Unternehmenskultur aus. Sie erfordern die nahezu ausgeschlossen werden können. Offenheit und das Vertrauen sowohl von den Auch externe Beteiligte, wie Kunden oder Partner, können über externe Workspaces mindsmash.com Managern als auch von den Mitarbeitern und Anhand von persönlichen Profilen mit damit die Auflösung strenger Hierarchien. Die Informationen zu Spezialisierung, Projekten, Führungsebene muss einen offenen Umgang Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen mit Informationen und Wissensbeständen Netzwerkmitglieder lassen sich Experten vorleben, um die Mitarbeiter zu ermutigen, im Unternehmen problemlos und in Echtzeit sich selbst einzubringen. Denn nur wenn alle ausfindig machen. Somit werden verborgene Unternehmensmitglieder ihr Wissen mit anderen interne Wissensressourcen aufgedeckt und teilen und sich aktiv am Wissensmanagement können voll ausgeschöpft werden. Das spart innerhalb des Unternehmens beteiligen, ist der sowohl Kosten als auch Zeit, die die Mitarbeiter Einsatz eines ESN von Erfolg gekrönt. Ängste Jan Marquardt sonst für die Suche nach Informationen vor Wissens-, Autoritäts- oder Kontrollverlust gründete 2010 die aufwenden müssen. Außerdem können sich so sind nicht zu unterschätzende Störfaktoren, mindsmash GmbH. auch neue Mitarbeiter schnell einen Überblick die vor der Implementierung eines Enterprise Als geschäftsfüh- über bestehende Projekte und Ansprechpartner Social Networks abgebaut werden müssen. render Gesell- verschaffen. Die Entscheidung, ob ein soziales Unterneh- schafter ist er für mensnetzwerk eingeführt werden soll, beruht das Marketing demnach eher auf kulturellen als auf tech- und den Vertrieb nischen Aspekten. zuständig.
10 Fokus IK – Social Intranet EIN MITARBEITERMAGAZIN IM SOCIAL INTRANET? Kann ein Mitarbeitermagazin einen Platz im Social Intranet haben? Einen ziemlich wichtigen – vorausgesetzt, es wird den Ansprüchen an dialogisches und dynamisches Publishing wirklich gerecht. Carsten Rossi Das Social Intranet stellt die Inter ne und Inhalten – und damit letztendlich zu immer Kommunikation vor einige interessante He- weniger Kontrolle über die früher nahezu hoheit- rausforderungen – und zwingt die Abteilung in lichen Kommunikationsprozesse. Mehr Informatio- mehreren Aspekten zum Umdenken. Zum einen Während die Anerkennung dieser grundsätzli- nen zum Social wird mit dem Social Intranet ein ehemaliges chen „Unplanbarkeit“ für die Konzeption eines Magazine: Informationsmedium plötzlich zu einem Interak- (Social) Intranets mehr und mehr als Com- social-magazine.info tionsmedium. In der Folge dieser Veränderung mon Sense gelten kann, stellt sie ein anderes muss im Redaktionsprozess Transparenz nicht traditionelles Medium der Mitarbeiterkommu- nur zugelassen, sondern auch verstärkt gelebt nikation vor große Herausforderungen. Das werden. Die damit verbundene stärkere Berück- Mitarbeitermagazin – ob Print oder Online – ist sichtigung der Bottom-up-Kommunikation führt in vielen Unternehmen DAS zentrale Instrument zu einer geringeren Planbarkeit von Prozessen für strategisches Informationsmanagement. Seine zumeist zyklische Erscheinungsweise und der hohe Anteil an strategisch relevanten Informationen machen es im Kommunikationsmix zu einem unverzichtbaren Medium für unternehmensinternes Agenda Setting. Das Newsportal im Intranet vermittelt kurzfristiges Handlungswissen, das Mitarbeitermagazin aber transportiert Orientierungswissen und Antworten auf die Fragen „Wer sind wir?“ , „Wer werden wir sein?“ und „Was ist uns wichtig?“ . Diese Funktion macht es aber dennoch nicht unantastbar. Denn herausgefordert durch die Möglichkeiten interner sozialer Netzwerke und der Enterprise-2.0-Tools wird auch dieses Medium seinen formalen und technischen Rahmen neu erfinden müssen, um relevant zu bleiben. Im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit im Ökosystem interner Plattformen wird es nur Die interaktiven Funktionen des Social Magazine: Senden, Taggen, bestehen können, wenn es Zugeständnisse Kommentieren, Liken, Kuratieren an die Kommunikationsprinzipien Interaktion,
Fokus IK – Social Intranet Transparenz, Bottom-up und Spontaneität aggregieren eigene Ausgaben „on the fly“ . So macht. Seine Kernfunktion „Orientierung“ wird entsteht potenziell eine große Anzahl individu- es aber nur dann weiter erfüllen können, wenn 11 eller Ausgaben im Unternehmen. es dabei seine strukturelle Integrität und seine Agenda-Setting-Funktion bewahrt. Um diese Balance zu ermöglichen, haben wir Community Building für einen DAX-Konzern eine Plattform ent- Es gilt das Follower-Prinzip. Leser können wickelt, die von den wichtigsten Trends des ihre persönliche Ausgabe mit Notizen und ebenso unter Druck stehenden externen Publi- Anmerkungen versehen und dann zum Lesen Demoversion des shingsektors inspiriert wurde. Von app-basierten freigeben. Beteiligte Leser können so zu Social Magazine Magazinplattformen wie Flipboard haben wir die Impulsgebern werden, Vorgesetzte können Möglichkeit übernommen, Inhalte zu bewerten ihre Mitarbeiter gezielt auf die interessantesten und zu verteilen; von Content-Curation-Platt- Inhalte hinweisen, Mitarbeiter mit hohen „Fol- formen wie Scoop.it die Möglichkeit, Inhalte lowerzahlen“ werden zu Botschaftern innerhalb von den Usern selbst kuratieren zu lassen; und des Unternehmens. von Blogplattformen wie tumblr die Möglichkeit, Communities aufzubauen. Ein klassisches Zwei Prinzipien sind dabei besonders Redaktionssystem, kombiniert mit diesen drei wichtig: Einerseits ist das eigentliche Content- flipboard.com Trends, ergibt ein „Social Magazine“ mit folgen- Management nicht demokratisch. Basis für scoop.it den Features: alle Interaktionen sind die von der Redaktion tumblr.com Personalisierung und Sharing erstellten Artikel. Die Agenda-Setting-Funktion der Publikation bleibt somit gewährleistet. Andererseits besteht eine enge Verzahnung mit dem Social Intranet oder dem hauseigenen Kommentarfunktion: Leser können Artikel der Enterprise Social Network. Für beide ist nur Redaktion kommentieren und auf Kommen- eine Anmeldung erforderlich. Außerdem kön- tare antworten nen dort publizierte Inhalte (z.B. Blogbeiträge) Like-Button: Interessante Artikel können von als Zusatzinformationen ins Social Magazine Lesern „geliked“ werden übernommen und Beiträge aus dem Magazin Artikel empfehlen: Leser können interessante (z.B. Vorstands-Editorials) umgekehrt auch Artikel direkt anderen Kollegen empfehlen dorthin empfohlen werden. Durch dieses aus- Social-Ranking ordnet die Artikel ein und gewogene Channel-Management entsteht eine motiviert zur Lektüre, z.B. „meistgelesen“ , wirklich attraktive Mischung aus persönlichen „meistkommentiert“ , „die meisten Likes“ und strategischen Informationen, die zugleich Social-Tagging: Leser taggen interessante die Kannibalisierung der Medien untereinander Artikel mit dem Namen und schaffen so The- vermeiden hilft. menschwerpunkte als virtuelle Themenhefte Aktivität: Alle Aktionen der Leser können in Diese Stärken machen aus dem Social einem Activity-Stream nachverfolgt werden Magazine die perfekte Brücke von Top-down zu Carsten Rossi Bottom-up, von Agenda Setting zu Interaktion ist Geschäfts- und von Information zu Partizipation. So hat führer von Kuhn, das Mitarbeitermagazin durchaus die Chance, Kammann & Kuhn. Leser können für sie interessante Artikel der seinen perfekten Platz im Medienmix zu finden Mit 20 Mitarbeitern offiziellen Ausgabe (zum Beispiel zu ihrem – mitten im Social Intranet. kümmert er sich Content Curation Fachgebiet, ihrer Division, ihrer Region) per um Innovationen Klick auswählen und in einer persönlichen für die Interne Ablage sammeln – einfach und barrierefrei. Sie Kommunikation 2.0
12 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL INTRANET MIT SHAREPOINT Einige Unternehmen sind bereits damit erfolgreich, viele wissen noch gar nicht, was es für sie bringen soll: ein Social Intranet. SharePoint 2013 bringt neue Funktionen mit, die den Einsatz von Social Tools in Unternehmen erleichtern können. Stefanie Eckart „Social Intranet“ ist eines der Schlagwörter, das MySite mit. Ein „internes Facebook“ konnte die Hoffnung von Kommunikationsverantwortli- damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt chen schürt, aus einem Intranet Mehrwerte wie werden. Das ändert sich mit der neuen Version Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufrieden- SharePoint 2013. Diese ergänzt die Plattform heit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale zu generieren. Microsoft hat mit SharePoint 2010 Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem bereits gezeigt, dass der „Social“-Trend erkannt Community-Site-Template, einem persönlichen wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kom- Activity-Stream, neuen Like-/Feedbackfunktio- mentarfunktionalitäten sowie eine persönliche nalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation. Die “Social”-Funktionalitäten von SharePoint 2013 Die neue MySite und der Activity-Stream Die Funktionalitäten der MySite wurden im Vergleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der Activity-Stream wird in Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und MySite Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen
Fokus IK – Social Intranet 13 wie „#” als Schlagwortmarkierung und „@” als Personenmarkierung und -adressierung. Das Community-Site-Template und Reputationssystem Mit dem neuen „Community-Site“-Template wurde die Zusammenarbeit in Communities stark optimiert. Im Mittelpunkt der CommunitySite stehen eine Diskussionsliste und der aktuell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Be- Community-Site wertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und Dokumente austauschen können. Fazit Mitarbeiter streben danach, ein positives Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses ins Leben rufen, nur weil dies gerade der gibt Bestätigung und Motivation für das Trend ist. Unter Beteiligung der Endanwender eigene Handeln und ist in einem Social und Fachabteilungen ist vor Projektstart Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle oder auch ein Belohnungs-Punktesystem um- sich durch Social Tools unterstützen und setzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputa- optimieren lassen. Nur wenn Social Tools tionssystem zur Verfügung, das vom Verant- den Arbeitsprozess erleichtern, werden wortlichen der Seite gepflegt werden kann. Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. Dabei wird schnell klar, dass die Technologie bei diesem Bewertungsmöglichkeiten und die verschie- Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. denen Stufen eines auf Punkte basierenden Dennoch bietet eine stabile technologische Reputationssystems können eingestellt werden. Plattfor m wie SharePoint bereits viele Stefanie Eckart, Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Dipl. Germ./ Mobile Ansichten Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt Journ., ist Das Thema „Mobile“ hat mit den sogenannten es darauf an, dass die Softwarelösung leicht Communication „Device Channels“ erstmals Einzug in die bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel & Marketing SharePoint-Welt genommen. In SharePoint 2013 von Steve Krug „Don’t make me think“ (=„Lass Manager bei können damit eigenständige Designs (Master mich nicht nachdenken müssen“) sollte die der IPI GmbH. Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser Maxime zur Entwicklung von Social Intranets Sie befasst sich bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer sein. Je schneller der Nutzer erkennt, was er primär mit den SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.B. tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso Themen Social iOS, Android, Blackberry) gesteuert werden. besser wird er das Intranet akzeptieren. Für Business und So können Mitarbeiter auch außerhalb des einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets Innovationsma- Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint- bedarf es einer konsequenten Umstellung der nagement mit Fo- Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf kus auf Microsoft partizipieren. Vertrauen und Informationstransparenz setzt. SharePoint.
14 Fokus IK – Social Intranet DER SOCIAL WORKPLACE DER DETECON Das Projekt für das neue Social Intranet war rundum eine Herausforderung: Selbsterklärend sollte es sein, kollaborativ und durchweg mobil nutzbar. Dabei musste die Akzeptanz der neuen Social Features und der neuen Bedienoberfläche gewährleistet werden, was erfolgreich, mit den richtigen Methoden, gelang. Bianca Gade Merlin ist das alte Wissensmanagementtool der eines kollaborativen Arbeitens beschloss das Detecon International GmbH und war wie auch Unternehmen daher, sein gesamtes Intranet- netmedia.de das alte Intranet Allabout in die Jahre gekom- konzept zu überdenken: Dies schloss nicht nur NewsGator.de men. Die Detecon ist eine auf ICT spezialisiertes eine Verschlankung der IT Systeme ein, sondern Unternehmensberatung mit Niederlassungen auch den unternehmenskulturellen Aspekt. auf fast allen Kontinenten. Seit ihrer Gründung Denn mit dem neuen Social Intranet All4us soll vor 30 Jahren hat Detecon in über 160 Ländern jeder Fachbereich effizient arbeiten können. erfolgreich Management- und Technologiepro- Nun ist für die meisten, die sich mit Social jekte absolviert. Überzeugt von der Effizienz Business intensiver beschäftigen, klar, dass es wichtig ist, neben der technischen auch die kulturelle Seite zu betrachten. Eine Umstellung der Systeme auf SharePoint 2013 und NewsGator veranlasste daher die Detecon, kein Risiko im Hinblick auf die Neuinvestition einzugehen. Die Entscheidung für ein neues System, in dem Fall NewsGator, sowie der Zusammenschluss mit SharePoint 2013 und auch Microsoft Lync brachten erweiterte Social Features mit sich und auch eine neue Art zu arbeiten. Diese gewaltige Umstellung sollte von der netmedianer GmbH innerhalb von sechs Wochen installiert, mit einer intelligenten Strategie eingeführt und mit einem Marketingkonzept begleitet werden. Als Erfolgsbasis für die Akzeptanzstrategie unterstützte das Adoption Framework (s. Grafik) mit drei Blickwinkeln: Mensch, Business und Adoption Framework Technologie.
Fokus IK – Social Intranet Die strategische Einführung erfolgte entlang der Der Detecon war durch die gemeinsamen gesteckten Unternehmensziele. Das Projektteam Strategieworkshops klar geworden, dass identifizierte zusammen mit Vertretern der Fach- ein “Big Bang!“ nicht funktionieren würde: bereiche verschiedene Anwendungsfälle (Use NewsGator ist ein High-End-Produkt und Cases), die für Detecon einen echten Mehrwert die Gefahr bestand im Speziellen darin, die darstellen: 15 Mitarbeiter mit zu viel Neuem zu überfordern. Wissen schneller finden Diese Erkenntnis trug dazu bei, eine geeignete Akzeptanzstrategie zu entwickeln, die folgendes einschloss: Häufiger Zeitfresser ist das Suchen nach aktuellen Dokumenten oder Vorlagen. Im neuen Social Intranet kann jetzt jeder Dokumente, wie 1. Einfacher Start mit einem News-Stream und Profilen. Präsentationen, für alle sichtbar ablegen. Social 2. Jeder sieht alles, auch ohne jemandem wird das Ganze dadurch, dass das Ablegen des folgen zu müssen. Über die Filterfunktion Dokumentes einen Post auslöst, in dem Name lassen sich Themen ein-/ausblenden. Weitere Informatio- und Bild des Mitarbeiters sichtbar sind und ein 3. Begleitung der Einführung durch die Kommu- persönlicher Kommentar und Tags hinzugefügt nikationsabteilung mit einer zielgruppen- nen zum Adoption werden können. In dem Kommentar können spezifischen Kampagne. Framework relevante Communities und Personen gleich mitbenachrichtigt werden, so dass die Information Das noch frische Social Intranet zeigte von direkt die richtigen Interessenten erreicht. Anfang an positive Resonanz bei den rund 1.000 Weniger Doppelarbeit, bessere Infos für alle Bei den vielen Reisen von Detecon-Mitarbeitern in aller Welt gibt es immer wieder Fragen zu Hoteltipps. Um von den Erfahrungen anderer zu profitieren, kann eine Frage mit dem Tag Detecon Mitarbeitern. Dies veranlasste das Unternehmen bereits neue Schritte festzulegen: 1. Das alte Content Management System wird mittelfristig durch das Social Intranet komplett ersetzt 2. Gründung von Projektcommunities für Mitarbeiter und Kunden. #service versehen werden. So erhalten nicht nur Service-Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage, sondern auch andere Kollegen, die gute Tipps haben. Das erhöht die Antwort- Fazit qualität, und das entstandene Wissen kann mit Die Detecon International GmbH hat es Bianca Gade hat einem Klick in die Service-Knowledge Base geschafft: Viele Unternehmen stecken noch langjährige kopiert werden. weit hinter ihren Social-Business-Zielen zurück, Praxiserfahrun- weil die Akzeptanz der Mitarbeiter für das gen mit Social fortschrittliche Medium fehlt. Bei der Detecon Media und Social wurde der Mensch und seine Art zu arbeiten in Collaboration. Sie den Vordergrund gerückt, was sich für ihn und arbeitet als Cor- Bei Detecon können Mitarbeiter ihr persönliches für das Business positiv auswirkt. Die Social- porate Communi- Profil mit Tags versehen, die ihre offizielle Posi- Sites-Lösung von NewsGator wurde innerhalb cations Manager tionsbezeichnung ergänzen. So finden andere von sechs Wochen installiert, konfiguriert und für die netmedi- Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner – mit einem strategischen Partner wie netmedia aner GmbH und gleichzeitig erhält dieser eine Benachrichtigung, eingeführt. Das gesamte Projekt war und ist für NewsGator sobald jemand einen der Tags im Post auswählt. beispielhaft für erfolgreiches Social Business. DACH. Schneller den richtigen Ansprechpartner finden
16 Fokus IK – Social Intranet EINES FÜR ALLE – DAS NEUE VITOS NET Seit kurzem nutzen die Vitos-Kliniken ein konzernübergreifendes Intranet – „Vitos Net“. Eines für alle, mit dessen Hilfe sich die einzelnen Bereiche miteinander vernetzen und sich Fachexperten leichter finden. Sven Lindenhahn 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Startschuss mit einem starken Partner Wolf, Frank (2011): Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Vitos wagte den Neubeginn und begab sich Social Intranet: Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos- 2012 auf die Suche nach einem geeigneten Kommunikation Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn IT-Spezialisten. Angesichts der hohen Mitar- fördern – Wissen es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. beiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein teilen – Effizient Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund zusammenarbei- seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen war es dem Unternehmen wichtig, dass die ten. München: an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unter- Lösung auf einer Open-Source-Technologie Hanser. nehmensgründung kamen bereits klassische basiert, durch die keine Ausgaben für Lizen- Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese zen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der besaßen keinerlei Funktionen für einen kon- internen IT-Abteilung selbst administriert und zernweiten Austausch und eine Kollaboration weiterentwickelt werden können. Die T-Systems mit Kollegen. Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS von Anfang an auf die Open-Source-Technologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerken und Profilen verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern. Im Gegensatz zu anderen Content-ManagementSystemen verfügt Drupal über eine Vielzahl an Funktionen, mit deren Hilfe Nutzer miteinander kommunizieren, interagieren und dadurch effek- Geschlossener Projektraum (Dokumentenablage) tiver zusammenarbeiten können.
Fokus IK – Social Intranet 17 Eintritt ins Intranet leicht gemacht Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-UserSchulung wurde ihnen das System erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern das neue Intranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Informationsveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Personalisierte Vitos in den Konzern erfolgte auch bereits während Gruppe bzw. eines Projektteams sichtbar. Über Net Startseite der Projektphase. Umfangreiche Schulungen diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter waren für das leicht zu bedienende Intranet auf dem aktuellen Stand, ohne dass sensible nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu Daten in falsche Hände geraten. bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und „Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar besser20.de zu kommentieren“ , sagt Martina Garg, Leitung näher zusammenrücken“ , meint Martina Garg. socialbusinessevolution.de Konzernkommunikation und Marketing bei der „Über eine personalisierte Startseite stehen t-systems-mms.com Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergrei- jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten fend agierenden Projektgruppen profitieren von Informationen zur Verfügung. Die enthaltenen dieser Vernetzung. “ Beiträge und Kommentarfunktionen fördern Bessere Vernetzung für Projektteams einen intensiven Meinungs- und Wissensaustausch. Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die personenbezogenen Stationsrechnern im einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mit- Sven Lindenhahn Projectplace. Diese Soft ware diente vor arbeiterprofile können relevante Fachexperten ist Social Business allem als gemeinsame Ablage für Dateien rasch identifiziert und kontaktiert werden. In Consultant bei konzernweiter Projekte. Heute nutzen die einer zweiten Phase werden wir das Intranet der T-Systems Teams Filedepot, ein modularer Dokumen- weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern Multimedia Solu- tenmanagement-Bestandteil von Drupal. Die bei Vitos auch Foren, Blogs, Bildergalerien und tions GmbH. Zu Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein seinen Aufgaben dass die Daten nun direkt auf dem Vitos Server etwas verkleinertes Projektmanagement-Team zählen Beratung, liegen und es keine Begrenzung aufgrund von wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die Konzeption und Lizenzen in der Zahl der User gibt. Über Steck- neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei Projektleitung bei briefe lassen sich die wichtigsten Informationen sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche Social-Intranet- zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar und Anregungen mit einzubringen. “ und Collaboration- zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Projekten.
18 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL BUSINESS BEENDET INTRANET-KRISE Von der unübersichtlichen Ablage zur zentralen Arbeitsplattform: Social-Business-Lösungen erwecken das in die Jahre gekommene Firmennetzwerk zu neuem Leben und erhöhen damit die Produktivität der Mitarbeiter. Gerhard Sommer Das gute alte Intranet steckt in der Krise: Anstatt bewährt haben. Anstelle von E-Mails tauschen Informationen übersichtlich bereitzustellen, dient sich die Mitarbeiter im Social Intranet per es inzwischen oft als Ablage für alles und jedes. Newsfeed untereinander aus. Durch die offenen Die ursprünglichen Vorteile wie Prozessge- Dialoge und Bewertungsfunktionen erarbeiten schwindigkeit und Transparenz sowie die daraus sie gemeinsam Lösungen, geben Feedback resultierende Steigerung der Wettbewerbsfähig- und bauen ihr Fachwissen weiter aus. Die Intrexx Share keit bleiben dabei auf der Strecke. Social-Media-Funktionen regen dabei zur Kom- in 3 Minuten Eine Lösung für dieses Problem bieten munikation und Zusammenarbeit an. moderne Social-Business-Plattformen, die das alte Intranet mit modernen Kommunika- Durch den transparenten Informationsaustausch tionstechnologien für die Anforderungen des hat jeder Mitarbeiter im Gegensatz zur Kommu- technologischen Fortschritts rüsten. Das so nikation per E-Mail ein viel besseres Bild über entstehende „Social Intranet“ stellt eine tech- aktuelle Projektstände und darüber, was im nologische Infrastruktur bereit, die nachhaltiges Unternehmen generell passiert. Dies reduziert Wissensmanagement, einen übergreifenden den Bedarf an Meetings und führt zu deutlich Austausch von firmeninterner Expertise und schnelleren und besseren Entscheidungen. eine Kultur der konstruktiven Kommunikation Unternehmenserfolg: Laut dem McKinsey Applikationen werden zu Freunden Global Institute steigern Social Business Wichtige Informationen stecken aber nicht nur Tools das Firmenwachstum um bis zu 11 Pro- in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern auch zent, die Produktivität steigt sogar um bis zu 12 in den Datenbanken der Softwarelösungen im Prozent. Unternehmen. Erst die Einbeziehung auch die- fördert. Dies hat direkte Auswirkungen auf den Social lntranet: Wissenstransfer statt E-Mail-Flut ser Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen. Diesen Ansatz verfolgt der deutsche Softwarehersteller United Planet mit seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share, die Beim Social Intranet steht die Zusammenar- einen Schritt weiter geht als bisherige Social- beit von Menschen im Mittelpunkt. Sie wird Intranet-Lösungen: Die Mitarbeiter werden durch „Werkzeuge“ gefördert, die sich bei den nämlich nicht nur von den Kollegen über Neu- erfolgreichen Social-Media-Plattformen wie igkeiten informiert, sondern auch von den im Facebook oder Twitter bereits in der Praxis Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen
Fokus IK – Social Intranet 19 Zentrale Informations- und Kommunikationsplattform im Unternehmen unitedplanet.com/ share (E-Mail, Intranet, CRM, ERP, Terminkalender, werden. So ist es für die Mitarbeiter möglich, Excel, Access etc.). Damit werden nun erstmals direkt aus Intrexx Share heraus auf Newsfeeds auch Fachapplikationen zu „Freunden“ . zu reagieren, die von den einzelnen Fach- Anbindung von applikationen gesendet werden. Drittsystemen Für das Unternehmen entsteht hierdurch ein Da sich nahezu alle Systeme (z.B. von SAP, ermöglicht ganz- enormer Mehrwert, da die Mitarbeiter auto- Microsoft, IBM oder Sage) einfach per PlugIn heitliches Social matisch alle Informationen erhalten, die sie für anbinden lassen, sparen sich die Mitar- Business ihre Arbeit benötigen. Werden wichtige Daten beiter den zeitraubenden Wechsel in unitedplanet.com/ im System geändert oder neue Daten erfasst, die einzelnen Fachapplikationen share-demo erzeugt Intrexx Share eine Meldung und zeigt und Intrexx Share wird zur sie gezielt denjenigen Mitarbeitern im Unter- zentralen Arbeits- nehmen, die dies betrifft. Ist z.B. eine Garantie oberfläche. kurz davor abzulaufen, wird der zuständige Mit- Dies steigert die arbeiter darüber in seinem zentralen Newsfeed allgemeine Wett- informiert, so dass er noch rechtzeitig eingreifen bewerbsfähigkeit, kann. da die Abläufe spür- Dabei macht Intrexx Share die Informationen bar schneller und nicht nur am Arbeitsplatz im Büro verfügbar, effizienter werden. sondern auch mobil. Da auch bei dem standortunabhängigen Informationsaustausch Die mittelständische Imagion AG hat alle Dokumente und Dateien auf dem ihr Intranet mit Intrexx Share zur Kommunika- geschützten Firmen-Server liegen und nicht tionszentrale ausgebaut und profitiert von den in der Cloud, ist jedoch sichergestellt, dass Produktivitätssteigerungen: „Mit unserem Social auch wirklich nur die Personen Zugriff auf Intranet laufen die interne Zusammenarbeit die Dokumente und Daten haben, die dazu und die Kommunikation der Mitarbeiter unter- berechtigt sind. einander sehr viel schneller und übersichtlicher als früher. Dabei hat der interne Mailverkehr Gerhard Sommer deutlich abgenommen. Neue Ideen werden ist Senior Consul- jetzt direkt in Intrexx Share diskutiert, ohne dass tant bei United Pla- man hierfür immer extra ein Meeting einberufen net und langjähri- Daten aus den integrierten Systemen werden muss. Hierdurch sparen wir eine Menge Zeit“ , ger Fachmann für nicht nur in Intrexx Share angezeigt, sondern fasst Geschäftsführer Michael Becker die Vor- Social-Business- können hier auch direkt bearbeitet und wieder teile für sein Unternehmen zusammen. Plattformen und Das Social Intranet als zentrale Arbeitsplattform in die jeweiligen Systeme zurückgeschrieben Enterprise Portale.
20 Fokus IK – Social Intranet FALLSTUDIE: VOLKSBANK BÜHL Die Volksbank Bühl hat es geschafft, mit Hilfe der Just Connect Plattform von Just Software die interne Kommunikation zu verbessern und viele Prozesse deutlich effizienter zu gestalten. Das Ergebnis ist eine transparentere Kommunikation und die Möglichkeit, sich mit eigenen Ideen einbringen zu können. Felix Schröder Die Volksbank Bühl ist eine eingetragene Es sollte eine offene und transparentere Genossenschaftsbank mit Sitz in Bühl, die sich Kommunikationskultur gefördert werden, die täglich mit über 300 Mitarbeitern in 28 Bera- Partizipationsmöglichkeiten für alle Kolleginnen tungscentern um über 68.000 Kunden kümmert. und Kollegen im Rahmen von Entscheidungs- Kundenbefragung Ausgangslage und Zielsetzung zum Einsatz von Die Volksbank Bühl wollte soziale Medien Social Software konsequent nicht nur extern, sondern auch zur Ergebnisse der Verbesserung ihrer internen Unternehmenskommunikation einsetzen: Persönliche Startseite Voba Connect prozessen und Projekten ermöglicht. Diese Grundlage für einen effizienten Wissensaustausch sollte auch zu mehr Kreativität, neuen Ideen und innovativeren Produkten und Dienstleistungen führen.
Fokus IK – Social Intranet Umsetzung spielsweise Projekte über Just Connect abge- Der Einführungsprozess hat sich vom ersten interne Mitarbeiterzeitung bereitgestellt sowie Workshop bis zum Roll-Out über ca. drei das Ideenmanagement abgebildet, was zu einer Monate erstreckt. Verdoppelung der Ideen geführt hat. Seit September 2012 wird Just Connect produk- Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die tiv eingesetzt und steht allen Mitarbeitern auch kontinuierliche Einbeziehung und Unterstützung von zu Hause aus zur Verfügung. 21 des Vorstands, der von Anfang an hinter dem Ergebnis wickelt, eigene Teamräume geschaffen, die justsoftwareag.com Projekt gestanden hat und aktiv einen eigenen CEO-Microblog zu den Mitarbeitern betreibt. Just Connect hat die Kommunikation über In einer internen Umfrage konnten diese positi- Büro- und Beratungscenter-Grenzen hinweg ven Ergebnisse untermauert werden: Die Hälfte erleichtert. der Mitarbeiter (ca. 50 Prozent) loggen sich Ein großer Teil der Mitarbeiterkommunikation täglich in die Plattform ein und sind zufrieden innerhalb der Volksbank Bühl hat sich von der bis sehr zufrieden (97 Prozent) mit der Lösung. E-Mail in die Plattform verlagert: So werden bei- Felix Schröder, Head of Marketing & Sales der Just Software AG, bringt seit mehr als vier Jahren seine Projekterfahrung und Expertise in das Social Software Unternehmen Profil Voba Connect mit ein.
22 Fokus IK – Social Intranet VOM SCHREIBTISCH ZUM DIGITAL WORKPLACE Zur erfolgreichen Einführung eines Digital Workplace sind nicht nur Technologien, Strategien und Prozesse, sondern auch Unternehmenskultur und Mitarbeiter in einem ganzheitlichen Ansatz zu betrachten. Björn Adam Der Digital Workplace ist eine zentrale der Inhalte erweitern. Die nächste Ausbaustufe Kommunikations-, Kollaborations- und Informati- kann bereits eine Vorstufe zum Digital Work- onsplattform. Für Unternehmen bietet der Digital place bilden, etwa durch Funktionen für Social Die stufenweise Workplace somit in einem hoch diversifizierten, Collaboration, eine übergreifende Suche und die Einführung des globalen Marktumfeld durch Vernetzung und Integration von Prozessen und Anwendungen. Digital Workplace Auftritt als globales Kollektiv enorme Chancen, Der umfassende Digital Workplace als finale steigert die Mitar- Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Stufe bietet dann einen ganzheitlichen Ansatz, und minimiert Der Weg dorthin sollte – je nach dem Reifegrad einer flexibel anpassbaren Organisationsstruktur Projektrisiken. vorhandener Intranet- bzw. Portallösungen – und hoher Mitarbeiterakzeptanz fußt. beiterakzeptanz der auf einer veränderten Unternehmenskultur, Schritt für Schritt in mehreren Evolutionsstufen Dieses stufenweise Vorgehen empfiehlt sich, erfolgen. Den Anfang stellt eine ausführliche um die Mitarbeiter nach und nach an die Analyse des Status quo dar. Die Ergebnisse neue Arbeitswelt zu gewöhnen und nicht zu überfordern. Darüber hinaus lassen sich die Investitionen und der Ressourcenbedarf über einen größeren Zeitraum verteilen und die Projektrisiken minimieren. Effiziente Einführung in drei Aktivitätenströmen Neben einer klaren Einführungsstrategie lassen sich alle not wendigen Aktivitäten bei der Einführung eines Digital Workplace in drei logische Ströme gruppieren: 1. Technologie Hierzu gehören sämtliche Aktivitäten rund um In vier Stufen werden dazu genutzt, eine detaillierte Vision bzw. die technische Realisierung der Lösung, z.B. vom einfachen eine individuelle Roadmap zu entwickeln. der Aufbau einer passenden IT-Infrastruktur, die Intranet zum Ein konventionelles Intranet lässt sich in der Entwicklung und Einführung von Software etc. Digital Workplace ersten Stufe beispielsweise um einfache soziale Die Wirkung dieser Aktivitäten ist bereits nach Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten kürzester Zeit spürbar.
Fokus IK – Social Intranet 23 2. User Experience (UX): Mensch & Unter- Die drei Aktivitä- nehmenskultur tenströme bei der Zu den Aktivitäten im Umfeld der User Experi- Einführung des ence zählen alle Maßnahmen, die sich mit den Digital Workplace Inhalten und dem Look & Feel des Systems beschäftigen. Alle Aktivitäten rund um die nutzerzentrierte Konzeption und Vorgehensweise werden hier gebündelt. Das Design wird unter Berücksichtigung von Usability, intuitiver Anwendung und der Corporate-Design-Richtlinien erstellt. Darüber hinaus wird die Art und Weise der Informationsablage definiert. In diesen Bereich gehören zudem alle Aktivitä- Die Einführung ten, die mit den Change-Prozessen innerhalb des Unternehmens zusammenhängen und nutzerzentriertes Vorgehen zu empfehlen, das eines Digital eine hohe Akzeptanz des Digital Workplace alle Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. Workplace erzeugen, u.a. ein Erwartungsmanagement, Dabei werden z.B. wichtige Benutzergruppen erfordert einen das den Mitarbeitern die Ziele und Vorteile des innerhalb des Unternehmens identifiziert und Wandel der Un- neuen Ansatzes vermittelt. Je nach Aktivität zeigt deren Wünsche und Anforderungen an eine ternehmenskultur sich die Wirkung dieser Maßnahmen kurz- bis spätere Lösung erhoben („Persona-Analyse“). und muss durch mittelfristig. Basierend darauf werden Anwendungsfälle Change Manage- abgeleitet, die konkrete Anforderungen der ment begleitet 3. Prozesse: Business & Strategie Mitarbeiter beschreiben und zur Konzeption von werden. Hierzu gehören sämtliche Maßnahmen hinsicht- Oberflächen und Prozessen verwendet werden lich der Prozesse, Aktivitäten und Strategien im können. Unternehmen, wie z.B. die Definition funktionaler Anpassung der Strategie. Die Wirkung dieser Change Management ist Pflicht Aktivitäten kommt in der Regel erst nach einem Zu einer effizienten Nutzung des Digital Work- Anforderungen, Justierungen an der Organisationstruktur sowie die Einbeziehung und ggf. längeren Zeitraum zum tragen. btexx.de/intranet place trägt auch ein mittelfristiger Wandel in Während die technologischen Aspekte ver- mehr Infos: der Unternehmenskultur bei. Allen Mitarbeitern gleichsweise einfach zu realisieren sind, steigert im Unternehmen sollte Sinn und Nutzen des sich die Komplexität der Aktivitäten in den Digital Workplace bewusst sein. Darüber hi- beiden anderen Strömen zunehmend. Change naus erfordern das Teilen von Know-how und Management und die Feinjustierung der Orga- Informationen mehr Offenheit, Vertrauen und nisationsstruktur und Unternehmensstrategie eine Fehlertoleranz des Managements. Dieser stellen die höchsten Herausforderungen dar und Change-Prozess ist zwar nicht adhoc zu reali- Björn Adam erfordern eine tiefgehende Expertise der durch- sieren, muss jedoch während der Einführung verantwortet führenden Personen. des Digital Workplace vorgedacht und initiiert bei btexx den werden. Bereich Intranet. Schlüsselfaktor Mitarbeiterakzeptanz Er berät Kunden u.a. bei der Konzeption von Der Erfolg eines Digital Workplace hängt maß- Intranets und geblich von der Akzeptanz der Benutzer ab. Aus Unternehmens- diesem Grund ist bei der Konzeption ein stark portalen.
24 Fokus IK – Social Intranet WIE MISST MAN DEN ERFOLG VON SOCIAL BUSINESS? Das Mess-Modell von inovex macht den Erfolg von Social Business vom ersten Tag an messbar und damit steuerbar. Auf Basis der Messergebnisse können Sie Ihre Einführungsstrategie zielgenau anpassen und die nächsten Schritte fundiert priorisieren. Dr. Christoph Tempich Einführung von anderen Software-Lösungen Das Need Capability Result-Modell Pröfrock, Cor- häufig mit der technischen Bereitstellung und Unsere Erfahrung zeigt, dass für die Erfolgs- dula / Tempich, der Schulung der Mitarbeiter endet, fängt bei messung von Social Business Software im Christoph: einer Enterprise-2.0-Anwendung das eigentliche Unternehmen drei Dimensionen untersucht Social Business Projekt erst nach dem Live-Gang an. werden müssen: Social-Business-Initiativen gleichen eher einem Marathon als einem Sprint. Während die Erfolgsmessung 1. Es muss einen Bedarf für den Einsatz von – Praxisbericht Durch die Nutzung von Social Software wird das Social Business Software geben (Need). aus dem Social Unternehmen transparenter und durchlässiger, 2. Die beteiligten Personen müssen verstehen, Business Projekt Hierarchien verlieren an Bedeutung. Langfristig wie die neuen Technologien wertschöpfend bei der Robert können durch verbesserte Zusammenarbeit Pro- Bosch GmbH. In: zesse erheblich beschleunigt werden. Allerdings 3. Der Einsatz von Social Business Software Kongressband erfordert dieser Wandel Zeit. Damit Unterneh- verändert Arbeitsabläufe und damit auch zur Knowtech men nicht erst am Ende eines mehrjährigen klassische Unter nehmenskennzahlen 2013. BITKOM, Projekts feststellen können, ob ihre Social- (Result). 2013. Business-Initiative erfolgreich war, haben wir ein umfassendes Mess-Modell entwickelt. eingesetzt werden (Capability). Das Modell im Einsatz Um im Projekt die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie wissen, in welchem Stadium sich Ihr Unternehmen befindet. Wenn Ihre Social-Business-Initiative gerade begonnen hat, können Sie keine sofortige Kostenreduktion durch Prozessverbesserungen erwarten. Durch die Bewertung der Fähigkeiten können Sie genau feststellen, in welchem Sta- Das Need dium die Initiative ist. Beginnen Ihre Kollegen Capability und Mitarbeiter erst zu verstehen, wie sie Kom- Result-Modell zur mentare und Benachrichtigungen im Sozialen Social-Business- Netzwerk einsetzen können? Dann sollten Sie Erfolgsmessung
Fokus IK – Social Intranet zunächst damit zufrieden sein, wenn sich die Dimensionen. Auf dieser Basis vergleichen Nutzung der Plattform erhöht! wir dann verschiedene Trainingsmaßnahmen Ähnlich verhält es sich mit dem Bedarf. Wenn oder Change-Initiativen im Hinblick auf ihre sich Ihre Mitarbeiter häufig im Büro persönlich Erfolgswahrscheinlichkeit. Daraus leiten wir treffen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie von eine Strategie für das weitere Vorgehen ab einer Enterprise-2.0-Lösung profitieren. Nur und unterstützen Sie bei der Priorisierung der wenn jeder einzelne einen Nutzen von der 25 Maßnahmen. Enterprise-2.0-Lösung hat, wird die Plattform auch akzeptiert. Die Bedarfsmessung (Need) Das Modell in einer App Wir haben eine mobile App entwickelt, mit der Sie die Erfolgsaussichten einzelner Weitere Communities und Anwendungsszenarien Informationen für Ihr Unternehmen beur teilen können. zu inovex Social Business Software kann dazu benutzt Stellen Sie sich einfach ein exemplarisches werden, Herausforderungen im Arbeitsalltag Anwendungsszenario für Social Business vor besser zu lösen. In der „Need“-Dimension und beantworten Sie die Fragen. sind Geschäftssituationen zusammengefasst, Die Applikation hilft zu beurteilen, ob es die durch Enterprise-2.0-Methoden effizienter überhaupt einen Bedarf für den Einsatz sozialer bearbeitet werden können. Die Dimension Technologien gibt. Wenn Sie den Bedarf untergliedert sich in vier verschiedenen Ebenen: bewertet haben, leitet Sie die Applikation 1. Auf oberster Ebene wird der strategische durch die Beurteilung der Fähigkeiten Ihrer Bedarf festgehalten, wie z.B. „Erhöhung der Communit y-Mitglieder. Auf Basis Ihrer Marktanteile“ oder „Steigerung des Gewinns“ . Informationen berechnet das System die 2. Auf der nächsten Ebene wird der operative Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Szenarios. Bedarf erfasst, abgeleitet aus der strategi- Außerdem wird der Einfluss verschiedener schen Ebene. Zum Beispiel sollen „regionale Trainingsmaßnahmen auf das Ergebnis Verkaufsunterschiede“ oder „Qualitätsunter- berechnet. Die drei Trainingsmaßnahmen mit schiede zwischen Lieferanten“ ausgeglichen dem höchsten Wertbeitrag werden Ihnen zur werden. Durchführung empfohlen. 3. Es schließt sich auf der dritten Ebene der Bedarf an, der sich auf die effiziente Durch- Wir setzen das Modell aktuell in verschie- führung von Prozessen bezieht. Dazu zählen denen Projekten ein. So haben wir gerade etwa die „Meeting-Organisation“ oder die ein Unternehmen dabei unterstützt, Anwen- „Bewertung von strategischen Optionen“ . dungsszenarien zu priorisieren und die 4. Auf der untersten Ebene wird der Bedarf Einführungsstrategie für die Enterprise-2.0-Initi- erfasst, der durch den Einsatz von Commu- ative zu definieren. Bei einem anderen Mandat nities entsteht. Hierzu zählen Anforderungen nutzen wir detaillierte Nutzungskennzahlen für Dr. Christoph an hierarchieübergreifende Kommunika- das Community Management. Für Kenngrößen Tempich ist Head tion, Zusammenarbeit zwischen Zeitzonen, wie Community-Wachstum oder Anzahl der of Consulting Regionen oder Bereichen. Bewertungen („Gefällt mir!“) werden Erwar- bei der inovex Auch bei den Fähigkeiten und bei den Ergeb- tungswerte definiert und über die Zeit verfolgt. GmbH. Er berät nissen unterscheiden wir analog zwischen vier Wenn die Zielgrößen nicht erreicht werden, Unternehmen bei Ebenen. schlagen wir gezielte Maßnahmen vor, um die der Anpassung Mit Hilfe von quantitativen Indikatoren und Erwartungswerte wieder zu erzielen. Durch die ihrer Geschäfts- qualitativen Fragen bestimmen wir die ganzheitliche Betrachtung ist die Priorisierung prozesse für die aktuelle Position Ihres Unternehmens oder der Maßnahmen jederzeit ohne großen Aufwand Nutzung von auch einzelner Anwendungsfälle in den drei möglich. Social Business.
26 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT btexx GmbH Frank Hamm K&K - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Kommunikation - Strategie und Beratung – Kommunikation - Managementberatung Philosophie Philosophie btexx verknüpft Prozesswissen, Technologieexpertise und Kernmerkmal von Frank Hamm K&K ist ein konzeptionelles Anwenderfokussierung zu kreativen Businesslösungen. Vorgehen, das zielorientiert Lösungen schafft. Der unver- Gemeinsam entwickeln SAP-Berater, UX-Berater und Desi- zichtbare Ansatz ist eine ganzheitliche Sichtweise und die gner innovative Lösungen, die Unternehmen und Anwender Unterstützung sowohl des Unternehmens als auch seiner gleichermaßen begeistern. Mitglieder. Vernetzte Unternehmenswelten erfordern vernetztes Denken. Angebot btexx ist führendes Beratungshaus rund um das Thema Angebot Unternehmensportale mit SAP. Mit über 500 erfolgreich In der digitalisierten Welt bearbeitet Frank Hamm K&K die durchgeführten Portalprojekten und mehr als 350 zufrie- Bereiche Kommunikation, Public Relations und Social Media denen Kunden bietet btexx sämtliche Beratungs- und sowie Social Collaboration und Enterprise 2.0 sowie die Umsetzungsleistungen sowie Softwarelösungen zur Kon- verknüpften Themen Wissensmanagement und Change zeption, Kreation und Integration von Unternehmensportalen Management. Innerhalb dieses Themenkomplexes umfassen auf SAP-Basis. Zu den Kunden zählen sowohl internationale die Leistungen die Beratung von Unternehmen, die Entwick- Konzerne als auch mittelständische Unternehmen nahezu lung von Strategien, die Erstellung von Konzepten und die jeder Branche: Automobil-, Chemie- und Fertigungsindustrie, Begleitung in der Umsetzung inklusive Einführung von Social Banken und Versicherungen, Handel und Konsumgüterin- Software, Organisationsentwicklung, Digital Media Relations, dustrie sowie Öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen. Workshops, Seminare sowie Trainings. Referenzen - HUGO BOSS - Leica Geosystems GmbH - OPTIMA packaging group - Stadtwerke Potsdam GmbH - BKK Mobil Oil - INTERSPORT Deutschland Rheinstraße 4N 55116 Mainz www.btexx.de 06131 622 28-0 Friedhofstraße 8 55278 Selzen www.frank-hamm.com 06737 715 6648 Björn Adam info@btexx.de Frank Hamm frank-hamm@frank-hamm.com
Fokus IK – Social Intranet 27 HIRSCHTEC GmbH & Co. KG inovex GmbH - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Strategie und Beratung – Adoption - Change-Management Beratung - Strategie und Beratung – IT - Strategie und Beratung – Social Workplace - Umsetzung und Implementierungspartner Philosophie Philosophie Kann ein Intranet für Ihre Mitarbeiter den Umgang mit inovex konzipiert, realisiert und integriert innovative IT-Lösun- Informationen und die Zusammenarbeit mit Kollegen ver- gen im Enterprise-Umfeld. Wir sind mit 130 IT-Experten an einfachen? Wir finden gemeinsam mit Ihnen eine Antwort den Standorten in Karlsruhe/Pforzheim, München und Köln und setzen die Kraft unserer Gedanken und die Kreativität optimal dafür aufgestellt, unsere Kunden bei der Digitalisie- unserer Ideen dafür ein. Das Intranet auf die Anforderungen rung ihres Kerngeschäfts und bei der Realisierung von neuen des Kommunikations- und Arbeitsalltages abzustimmen ist digitalen Wertschöpfungsideen zu unterstützen. unser gemeinsamer Weg, die Akzeptanz zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, oberstes Ziel. Angebot Wir konzentrieren uns auf fünf Themen, die eng miteinander Angebot verzahnt sind: Unser Leistungsangebot umfasst die Planung, Strategie & Analyse, Konzepterstellung & technische Vorbereitung, Umsetzung, Test/Usability sowie die Optimierung von Intranet-Projekten. Dabei versteht sich HIRSCHTEC als Dienstleister, der die Informationsarchitektur, das Design und die technische Fachkonzeption übernimmt. Im Netzwerk mit professionellen Realisierungspartnern findet HIRSCHTEC die für das Unternehmen passende Technologie und liefert schlüsselfertige Anwendungen. Technologisch arbeitet HIRSCHTEC neutral und ist nicht an Produkte gebunden. Referenzen 1. Mehr Produktivität und Effizienz durch agile Organisation und digitales Tooling (Social Business) 2. Intelligente Plattformen für digitale Prozesse und Transaktionen (Web/Portale) 3. Maximale mobile Reichweite dieser digitalen Angebote (Smartphones/Tablets) 4. Zuverlässige Verfügbarkeit aller digitalen Dienste (Data Center Engineering) 5. Sammlung und Analyse der generierten Daten (Business Intelligence, Big Data, Search) Referenzen - Air Berlin - Evonik Industries - NDR - RTL - Vorwerk - ZF Friedrichshafen - 1&1 Internet AG - Robert Bosch GmbH - Deutsche Bahn AG - Deutsche Telekom AG - Porsche AG - ProSiebenSat.1 AG St. Georgstraße 6 20099 Hamburg www.hirschtec.eu 040 28 40 72 88 Karlsruher Straße 71 75179 Pforzheim www.inovex.de 07231 3191-0 Lutz Hirsch info@hirschtec.eu Dr. Christoph Tempich info@inovex.de
28 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT IPI GmbH Just Software AG - Social-Business-Strategie und -Beratung - Anbieter Social Software - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Anbieter Social Intranet und Extranet-Lösungen - Umsetzung - Umsetzung und Beratung Philosophie & Angebot Philosophie Die IPI GmbH ist eine führende Intranetagentur mit Fokus Als Just Software AG verfügen wir über mehr als sechs Jahre auf Unternehmenskommunikation und Business-Lösungen Erfahrung und Expertise in Sachen Social Software. Das auf Basis von Microsoft SharePoint. In der branchenneu- Team um CEO Dr. Thomas Kreye wird von einem hochka- tralen Fachansprache konzentriert sich die IPI GmbH auf rätigen Aufsichtsrat um Rolf Schmidt-Holtz (ex-Bertelsmann die Themen Social Business, Intranet, Extranet, Internet, Vorstand und CEO von Sony Music) unterstützt. Collaboration & Communities, Wissens- & Innovationsmanagement, Management-Systeme, Vertragsmanagement. Angebot Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, Just Connect bietet alle unternehmensrelevanten Web über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. 2.0-Funktionen (Profile, Microblogs, Blogs etc.) in einer state- Für die Intranetagentur IPI spricht: Der strategische Bera- of-the-art Social Software Suite. Darüber hinaus integriert tungsansatz: Nicht die Technologie steht im Vordergrund, Just Connect weitere Funktionen für Wissensmanagement sondern die Kommunikation und Zusammenarbeit der (Wiki, Dokumente) und Kommunikation (Chat, E-Mail) – und Menschen. bietet somit einen integrierten virtuellen Arbeitsplatz. Auf Die langjährige Marktpräsenz: Die IPI ist seit 1996 auf dem Basis der Just Connect Software realisiert die Just Software Markt und seit 2002 zu 100% auf SharePoint spezialisiert. AG moderne Intranet- und Kollaborationslösungen für opti- Die Vielfältigkeit: Über 60 SharePoint-Spezialisten (aus male Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen Consulting, Infrastruktur, Design, Entwicklung etc.) haben sowie über die Unternehmensgrenzen hinaus. bereits über 400 Projekte im gehobenen Mittelstand bis hin zu DAX-Unternehmen realisiert. Referenzen Referenzen - Amadeus Germany - Datev - ERGO - HUK-COBURG - M+W Group - Vorwerk - AOK - Volksbank Bühl - IHK-GfI Untere Industriestraße 5 91586 Lichtenau www.ipi-gmbh.com 09827 92787 220 Bernhard Nocht Straße 113 20359 Hamburg www.justsoftwareag.com 040 22 73 965 0 Stefanie Eckart s.eckart@ipi-gmbh.com Felix Schröder felix.schroeder@justsoftwareag. com - BCG - Augustinum - TRIMET
Fokus IK – Social Intranet 29 Kuhn, Kammann & Kuhn GmbH mindsmash GmbH - Intranets und Social Software - Hamburger Digitalagentur - Mitarbeiter- und Kundenmagazine (print, digital, mobil) - Innovative Geschäftssoftware - Change Management & Communication für Social Business - Anbieter des Enterprise Social Networks Coyo Philosophie Philosophie Unser Ziel ist es, die Distanz zwischen Unternehmen und Wir sind mindsmash, die Digitalagentur aus Hamburg. Stakeholdern zu verringern. Auf dem Weg zu einem Social Uns gibt es seit 2010 und wir beraten Konzerne und große Business ergänzen wir die klassischen Instrumente der mittelständische Unternehmen aller Branchen bei der Digi- Unternehmenskommunikation überall dort um soziale talisierung ihrer Unternehmensstrategien und -prozesse. Technologien, wo gemeinsames Denken und Arbeiten Wert- Das fängt mit dem digitalen Außenauftritt an, basiert auf schöpfungspotenziale realisieren helfen. soliden digitalen Prozessen und mündet in spannende neue Geschäftsmodelle. Zum Kundenstamm von mindsmash zäh- Angebot len unter anderem Airbus, BMG und Kaiser`s Tengelmann. Seit über 40 Jahren ist Kuhn, Kammann & Kuhn erfolgreich am Markt. Wir beraten, konzipieren, produzieren und Angebot managen innovative Projekte der internen und externen Coyo ist das von mindsmash entwickelte Enterprise Social Kommunikation von Unternehmen. In allen Disziplinen spielt Network. Egal ob als reines Intranet, Community oder Pro- dabei unsere Expertise in den Bereichen „Social Publishing“ jektplattform – Coyo vereinfacht die Zusammenarbeit mit und „Social Business“ eine entscheidende Rolle. Ob bei der Kollegen, Partnern und Kunden enorm, indem es effiziente Integration von Social-Media-Elementen im Mitarbeitermaga- Produktivitätstools und moderne Kommunikation miteinander zin oder bei der Konzeption und dem begleitenden Change vereint. Damit fördert die webbasierte Plattform den internen Management für ein Social Intranet – deutschlandweit sind Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeiter. große Unternehmen von unseren Leistungen überzeugt. Referenzen Referenzen - Continental - KWS Saat - Novartis - DLR - real,- SAP - Airbus - BMG Rights Management - Kaiser’s Tengelmann GmbH - IndustrieHansa GmbH - Cosnova Beauty GmbH - Bankenvereinigung ABBL Maria Hilf-Straße 15-17 50677 Köln www.kkundk.de 0221 976541-0 Große Elbstraße 145f 22767 Hamburg www.mindsmash.com 040 609 4000-70 Carsten Rossi c.rossi@kkundk.de Jan Marquardt mail@mindsmash.com
30 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT netmedianer GmbH Profilwerkstatt GmbH - Strategie und Beratung – Adoption - Corporate Publishing, Public Relations - Strategie und Beratung – Kommunikation - Social Business Relations, Corporate Video - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Beratung und Strategieentwicklung Philosophie & Angebot Philosophie netmedia ist Deutschlands führender Vordenker für „Flotte Sprüche“ funktionieren immer weniger als Kaufimpuls, den Social Workplace. Gemeinsam entwickeln wir mit weil Kunden zu aufgeklärt sind. Unternehmen gewinnen unseren internationalen Kunden aus Mittelstand und dagegen mit dem richtigen Content Menschen für ihre Pro- Großkonzernen Social-Business-Strategien und begleiten dukte und Dienstleistungen. Diese Inhalte zu entdecken, Social-Software-Einführungen – für nachweisbare Wertbei- zu veredeln und in die richtigen Online- und Offline-Kanäle träge und Wettbewerbsvorteile. zu spielen – dafür steht die Profilwerkstatt als Haus der Contentexperten. NewsGator ist der #1 Anbieter für Social Features für Microsoft SharePoint und SAP. Weltweit vertrauen Kunden Angebot wie Kraft Foods, Mercedes Benz, Merck oder Oakley auf Für unsere Kunden erzählen wir leidenschaftlich gerne die bewährten Lösungen für den Social Workplace für mehr Geschichten. Weil wir hinter jeder Information mehr vermu- Mitarbeiterproduktivität und bessere interne Kommunikation. ten, mehr suchen und finden. Weil wir wissen, dass hinter jeder Dienstleistung, jedem Produkt – und sei es auch noch netmedia und NewsGator sind das perfekte Team für Ihren so komplex – eine Geschichte steckt. Social Workplace: Mit bewährten Einführungskonzepten und technischem Know-how aus vielen Jahren Projektarbeit Mit mehr als 30 Mitarbeitern verlegen wir Kunden- und Mit- bringen sie für ihre Kunden und die Kunden ihrer Partner die arbeiterpublikationen, produzieren Editorial Apps, entwickeln volle Kraft auf die Straße. Kommunikationskonzepte, Online-Magazine, Social-MediaKampagnen und Corporate Videos. Referenzen Referenzen - Detecon International - GIZ - Verbraucherzentrale BV - Kraft Foods - Merck - Oakley - Evonik Stoko: Entwicklung einer Enterprise-2.0-Strategie - Norma Group AG: Strategieentwicklung IK-Abteilung - HSE (HEAG Südhessische Energie AG): Mitarbeitermagazin Neugrabenweg 5-7 66123 Saarbrücken www.netmedia.de 0681 37988-18 Rheinstraße 99.3 64295 Darmstadt www.profilwerkstatt.de 06151 599 02 40 Bianca Gade gade@netmedia.de Jan Eisenkrein j.eisenkrein@profilwerkstatt.de
Fokus IK – Social Intranet 31 T-Systems Multimedia Solutions United Planet GmbH - Strategie und Beratung – IT - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Anbieter Internet- und Intranet-Lösungen - Anbieter Enterprise-Social-Network-Lösungen - Lösungen für E-Business und Online-Marketing - Anbieter Enterprise-Portal-Lösungen Philosophie & Angebot Philosophie & Angebot Die T-Systems-Tochter Multimedia Solutions entwickelt United Planet gehört mit über 4.500 Installationen sei- internetbasierte Lösungen für Großkonzerne und mittelstän- ner Portal- und Integrationssoftware Intrexx und seiner dische Unternehmen. Das Unternehmen beschäftigt rund Social-Business-Plattform Intrexx Share allein im deutsch- 1.000 Mitarbeiter, die in der Zentrale in Dresden sowie an sprachigen Raum zu den Marktführern im Segment der den Standorten Berlin, Bonn, Hamburg, Jena, München und mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung Stuttgart arbeiten. Für Kunden aus allen Branchen übersetzt und Organisationen. Geführt wird das Unternehmen von das Unternehmen Web-Innovationen in Dienstleistungen für Lexware-Gründer Axel Wessendorf (CEO), Manfred Stetz den digitalen Lebens- und Geschäftsraum. Hierzu gehören (CTO) und Katrin Beuthner (COO). u.a. Lösungen für E-Commerce, Internet-Portale sowie Web IT-Management. Echten Mehrwert bietet T-Systems Multime- Unsere Vision ist es, weltweit auch kleinen und mittelständi- dia Solutions seinen Kunden auch bei der Entwicklung von schen Unternehmen zu ermöglichen, durch unsere Produkte Intranet-Portalen für die Kommunikation zwischen den Mitar- Wissen besser auszutauschen und Prozesse spürbar zu beitern. Mit intuitiven Anwendungen tauschen die Mitarbeiter beschleunigen, um so erfolgreicher im Markt agieren zu kön- eines Unternehmens Informationen ohne großen Aufwand nen, Produktivität und Rentabilität zu steigern und Wachstum untereinander aus. So können Firmen schneller, flexibler und zu erzielen. Um diese Vision zu erreichen, kombinieren wir besser auf ihre Umwelt reagieren, Innovationszyklen verkür- führende technologische Innovation mit hoher Wirtschaftlich- zen und sich im Kampf um Talente besser positionieren. keit und begeisternden Mitarbeitern und beeindrucken so unsere Kunden. Referenzen Referenzen - BARMER GEK - Bundesagentur für Arbeit - Deutsche BKK - Deutsche Post AG - Helios Kliniken GmbH - Volkswagen AG - Verlagsgruppe Handelsblatt - Böhringer Ingelheim - Bridgestone Deutschland Riesaer Straße 5 01129 Dresden www.t-systems-mms.com 0351 2820-2289 Schnewlinstr. 2 79098 Freiburg www.unitedplanet.com 0761 20703-362 Sven Lindenhahn sven.lindenhahn@t-systems. com Gerhard Sommer gerhard.sommer@unitedplanet. com - JET Tankstellen Deutschland - Frankfurter Sparkasse - Audi Akademie
32 Fokus IK – Social Intranet LITERATUR ZUM THEMA Enterprise 2.0 – die digitale Revolution Der Weg zum Social Business. Mit der Unternehmenskultur Social Media Methoden erfolgreicher werden Enterprise 2.0 steht für einen tief- Welcher Prozesse und sozialer Me- greifenden Wandel der Unterneh- dien bedarf es, um die Zusammen- menskultur. Analysen, Fallstudien, arbeit im Unternehmen zu optimieren Strategien und Lösungsansätze zu und die Mitarbeiter zu motivieren. Enterprise 2.0 und den kulturellen Peter Schütt stellt konkrete Schritte Veränderungen in der Unterneh- zum Social Business vor. mens- und Personalführung. Wolfgang Jäger / Thorsten Petry (Hrsg.) | Luchterhand 2012 Peter Schütt | Springer Gabler 2013 292 Seiten | 39,00€ | ISBN 978-3-472-08015-2 151 Seiten | 39,95€ | ISBN 978-3-64234-640-8 Social Media in der Internen Kommunikation Social Intranet - Kommunikation fördern. Wissen teilen. Effizient zusammenarbeiten Der Sammelband bietet Orientie- „Das klassische Intranet steckt in der rung, wie Social Media Tools in der Krise.“ Frank Wolf beschreibt das Internen Kommunikation sinnvoll an- Social Intranet in seiner Entwicklung gewendet werden und liefert mit Ex- und stellt wichtige Schritte bei der pertenbeiträgen und Best-Practice- technischen und organisatorischen Beispielen zahlreiche Tipps für die Gestaltung exemplarisch vor. Implementierung. Lars Dörfel / Theresa Schulz (Hrsg.) | scm 2012 Frank Wolf (Hrsg.) | Carl Hanser Verlag 2011 375 Seiten | 29,90€ | ISBN 978-3-940543-134 320 Seiten | 39,90€ | ISBN 978-3-446-42791-4 Anzeige Instrumente und Techniken der Internen Kommunikation. Band 2: Instrumente zielgerichtet einsetzen und Dialoge erfolgreich managen. Autoren sind u.a. Sandra Schmid (Daimler), Guido Heitmann (E-Plus Gruppe), Janine Krönung (ING-DiBa), Christof Hafkemeyer (Deutsche Telekom) PAPERBACK ISBN: 978-3-940543-33-2 Preis: 29.90 Euro E-BOOK Seiten: ca. 330 Erscheint im Januar 2014 Preis: 19,99 Euro
„Scheiß Meetings!“ Hören Sie das auch immer öfter von Ihren Mitarbeitern hinter vorgehaltener Hand? Dann befreien Sie Ihr Unternehmen doch von den nervigen Zeitfressern: www.intrexx.com / scm
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    WORKSHOP Social Intranet mitSharePoint 2013 erfolgreich umsetzen 16. Mai 2014 in Düsseldorf | 16. Juni 2014 in Frankfurt PRAXISTAGE Interne Kommunikation 2.0 Social Intranet | Enterprise 2.0 | Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen Am 18. und 19. März 2014 in Frankfurt WORKSHOP Intranet und Social Media in der Internen Kommunikation 16. Mai 2014 in Düsseldorf scm Weichselstraße 6 10247 Berlin Tel: (030) 47989789 Fax: (030) 47989800 www.interne-kommunikation.net www.scmonline.de info@scmonline.de
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    Fokus IK –Social Intranet EDITORIAL Sich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen – Social Business besitzt vielversprechende Potenziale für Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einführung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hinsichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Fokus IK widmet sich diesen Potenzialen und Herausforderungen von Social Software. Erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lösungen zeigen, welche Möglichkeiten Social Software für die Zusammenarbeit bietet, worauf es ankommt und ebnen Ihnen mit Expertise und Best Practice den erfolgreichen Weg zum Social Business. INHALT FACHBEITRÄGE 2 Frank Hamm Social Collaboration für Unternehmen 4 Jan Eisenkrein (Profilwerkstatt) Interne Kommunikation 2.0: Abschied von Vorgestern 6 Lutz Hirsch (HIRSCHTEC) Warum Social Intranets scheitern können 8 Jan Marquardt (mindsmash) Wissensmanagement mit Enterprise Social Networks 10 Carsten Rossi (Kuhn, Kammann & Kuhn) Ein Mitarbeitermagazin im Social Intranet? 12 Stefanie Eckart (IPI) Social Intranet mit SharePoint 14 Bianca Gade (netmedia) Der Social Workplace der Detecon 16 Sven Lindenhahn (T-Systems MMS) Eines für alle – Das neue Vitos Net 18 Gerhard Sommer (United Planet) Social Business beendet Intranet-Krise 20 Felix Schröder (Just Software) Fallstudie: Volksbank Bühl 22 Björn Adam (btexx) Vom Schreibtisch zum Digital Workplace 24 Dr. Christoph Tempich (inovex) Wie misst man den Erfolg von Social Business? IMPRESSUM Herausgeber: scm c/o prismus communications GmbH Weichselstraße 6 | 10247 Berlin T: +49(0)30 47 98 97 89 | F: +49(0)30 47 98 98 00 E: info@scmonline.de | W: www.scmonline.de W: www.interne-kommunikation.net Verantwortlich für den Inhalt: Nicole Gatz 1
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    2 Fokus IK –Social Intranet SOCIAL COLLABORATION FÜR UNTERNEHMEN Die Globalisierung verändert die Wirtschaftswelt. Unternehmen müssen über klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potenziale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen. Frank Hamm Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesell- erreichte die Wirtschaft große Fortschritte im schaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit „Im Bereich der dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in dem Taylorismus. In heutigen Märkten lässt sich Kreativität brau- der die Unternehmensgröße Produktions- und ein Vorsprung immer weniger über eine Steige- chen wir Netz- Kostenvorteile gewährte. Grundlage für die rung der Effizienz erreichen, da die Prozesse werke, im Bereich Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das überall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyk- der Umsetzung von Frederick Taylor vor über hundert Jahren lusdauer von Produkten, Dienstleistungen und Hierarchie. “ begründete Prinzip der Prozesssteuerung von Geschäftsmodellen drastisch verringert. Prof. Dr. Peter Arbeitsabläufen. Die Prozesskette kann Ent- Kruse scheidungsweichen haben, aber Ablauf und Die klassische Zusammenarbeit im Unterneh- Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im men orientiert sich an der Projektarbeit mit Industriezeitalter bewährt. Planung, Ausführung und Abschluss. Oft jedoch Veränderte Märkte der Arbeitswelt werden diese Zusammenarbeiten so komplex, dass das Ergebnis kaum wie ursprünglich geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Adhoc-Aufgaben und -Projekte mit ständigen Inzwischen beträgt der Anteil des Industriesek- Veränderungen und neuen Anforderungen tors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das noch 31 Prozent. Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitarbeitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen sehen sich plötzlich Konkurrenten aus anderen Kontinenten und aus gänzlich anderen Wirtschaftsbereichen ausgesetzt. Flexibilität Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter Projektarbeit über Standorte hinweg und zu Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. Bruttoinlandsprodukt (Quelle: Statistisches Bundesamt) Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie
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    Fokus IK –Social Intranet vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es Herausforderungen stellen. Die Führung muss jedoch um Anpassungsfähigkeit und Kreativität weit mehr über Dialog als über klassische Was- geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbei- 3 serfallkommunikation steuern. ter Netzwerkfähigkeiten. Social Collaboration stellt eine Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt dar. Sie ermöglicht die flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell zu reagieren und andererseits implizites Wissen zu generieren. Die Zielausprägungen entwickeln sich teilweise während der Kollaboration, da das Netzwerk Veränderungen in der Umwelt und weitergehende Möglichkeiten erkennt. Bereits während der Zusammenarbeit kann sich die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen ändern. Dies führt zu einem dynamischeren Unternehmen. Doch Social Eine “Distance Leadership” muss führen, auch Social Collaboration Collaboration erfordert einen zielorientierten wenn Mitarbeiter ständig in mehreren Projekten Framework Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social für andere Abteilungen arbeiten oder sogar Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es Information und Wissen, die Erhöhung von Pro- sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter duktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie von Agilität und Innovationsfähigkeit. kooperierenden Unternehmen handeln. Social Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen Social Collaboration ist ein Rahmengerüst für ins Schwanken bringen. Doch reine Wissens- Erläuterungen und die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von macht wird ergänzt durch die Fähigkeit, Wissen aktuelle Artikel Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine im Netzwerk zu generieren und Reputation inje.de/collab Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards Umgang miteinander oder zu Fragen wie der dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Führungskräften und Mitarbeitern entgegen. Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt Social Collaboration erfordert zwar Software, innerhalb der Social Collaboration und nicht doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentli- gesehen werden. che Zusammenarbeit erfolgt mittels fließender Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses Eine strukturierte Einführung von Social Frameworks sorgt für ein flexibles Netzwerk, Collaboration berücksichtigt diese Herausfor- Frank Hamm das umgehend auf Veränderungen reagieren derungen und verschafft dem Unternehmen unterstützt und selbst Impulse setzen kann. eine solide Anpassungsfähigkeit in einem Unternehmen als veränderten Marktumfeld. Berater bei der Herausforderungen Optimierung ihrer Kommunikation Wenn im Rahmen der Social Collaboration und dem Aufbau abteilungs- und hierarchieübergreifend kom- zeitgemäßer muniziert und Wissen erzeugt wird, so müssen Kollaborations- Führungskräfte und Mitarbeiter sich neuen formen.
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    4 Fokus IK –Social Intranet INTERNE KOMMUNIKATION 2.0: ABSCHIED VON VORGESTERN Die Zeiten der Einbahnstraßenkommunikation sind vorbei – auch in Unternehmen. Wie Kommunikationsverantwortliche in sieben Schritten erfolgreich eine Social Software etablieren. Jan Eisenkrein Windows XP, Microsoft Office 2007 und Internet das Problem? Nur wenn Sie die Antworten auf Explorer 6: Willkommen an einem durchschnitt- diese und ähnliche Fragen vorliegen haben, lichen Arbeitsplatz im Jahr 2013. Doch in ihrer wissen Sie, welche Anforderungen die spätere Freizeit twittern viele Arbeitnehmer, treffen Software erfüllen muss. Sie können eine Mitarbei- Freunde auf Facebook und schauen Videos auf terumfrage oder Interviews mit Fokus-Gruppen Beispiele zur YouTube. Was ist da schiefgelaufen? Die Antwort: organisieren – je nachdem, ob Sie lieber ein Nutzung von In vielen Unternehmen ist die Kommunikations- umfangreiches Stimmungsbild oder einen tiefe- Social Software kultur des Social Web noch nicht angekommen. ren Einblick in eine bestimmte Gruppe erhalten in Unternehmen. Zur erfolgreichen Einführung einer Social möchten. Software brauchen sie einen Plan mit einge- Bilden Sie ein Core Team, das die Einführung bauten Feedbackschleifen. Unabhängig von der Social Software von der Strategieentwick- Unternehmensgröße und Branche sollten lung bis hin zur Umsetzung kommunikativ Kommunikationsverantwortliche mindestens begleitet. sieben Schritte bei der Einführung einer Social Software beherzigen. 1: Sondierung Klar, Ihre Zielgruppe sind die Mitarbeiter. Aber Holen Sie die Führungskräfte mit ins Boot. Über- einen haben bereits einen eigenen Tumblr, zeugen Sie sie von den Vorzügen einer Social die anderen immer noch Probleme beim Software. Wenn die Führungskräfte nicht davon Verschicken von E-Mails. Versuchen Sie he- überzeugt sind, dass innerhalb des Unterneh- rauszufinden – auch mithilfe der in Schritt 1 mens moderner und interaktiver kommuniziert durchgeführten Befragung – wie sich Ihre Ziel- werden sollte, wird es schwer, die Mitarbeiter profilwerkstatt.de 2: Ziele und Zielgruppen gruppe zusammensetzt. von der Social Software zu überzeugen. Damit allen Mitarbeitern klar ist, warum Social Wissen Sie, wie die Mitarbeiter die aktuelle Software eingeführt wird, braucht es Ziele. interne Kommunikation empfinden? Nein? Dann finden Sie es heraus! Sind die Mitarbeiter genervt von der täglichen Flut interner E-Mails? Gibt es genügend Möglichkeiten, sich auszutauschen? Oder sind eher nie endende Meeting-Runden Ihre Zielgruppe ist keineswegs homogen. Die
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    Fokus IK –Social Intranet Ziele von Social Software 6: Interesse wecken 1) Wissensmanagement Veröffentlichen Sie Best-Practice-Beispiele, mit 2) Ideen- und Innovationsmanagement 5 denen Sie zeigen, wo der Einsatz der neuen 3) Informationsmanagement 4) Kommunikationsmanagement Software bereits Kollegen den Arbeitsalltag erleichtert hat. Machen Sie aus Mitarbeitern, die bereits positive Erfahrungen mit dem Tool gemacht haben, Botschafter und Ansprechpartner für andere Kollegen aus der jeweiligen 3: Software auswählen Abteilung. Nun müssen Sie entscheiden, welche Social 7: In den Arbeitsalltag integrieren Software am besten zu Ihrer Firma passt. Je Hierzu sollten Pilotprojekte in unterschiedlichen nachdem, ob Sie in erster Linie Wissen spei- Abteilungen etabliert werden, die je nach Aufga- chern und teilen oder einfach eine zentrale benstellung komplett oder teilweise im Rahmen Plattform für den Austausch etablieren möchten, der Social Software umgesetzt werden. Dazu bieten sich verschiedene Lösungen an. zählen beispielsweise der Aufbau von abtei- Sie wissen wie Ihre Zielgruppe tickt und was sie an der bisherigen Kommunikation bemängelte. 4: Sensibilisierung lungsübergreifenden Wissensdatenbanken, die Entwicklung von neuen Ideen im Rahmen von Online-Innovation-Labs oder standortüber- Was bedeutet der Wandel in der internen greifende Kommunikation mittels Video- und Unternehmenskommunikation für die Mitar- Gruppenchat-Funktionen. beiter? Was sollten sie tun, was besser nicht? Veranstalten Sie technische und inhaltliche Wenn Sie den Stufenplan erfolgreich durch- Schulungen und Workshops – auch, um den laufen haben, ist die Social Software im Mitarbeitern die Hemmungen vor dem neuen Unternehmen angekommen. Aber: Die Digitali- Instrument zu nehmen und ihnen die zukünftige sierung der Unternehmenskultur ist kein Projekt BVDW-Leitfaden: Arbeitserleichterung zu präsentieren. Publizie- – sondern eine Philosophie. Das Social Web Übersicht der ren Sie verständliche und aktivierende Social hat das Kommunikationsverhalten der meisten gängigen Social Software Guidelines. Menschen nachhaltig verändert. Interne Unter- Software 5: Aufmerksamkeit wecken nehmenskommunikation darf diese Veränderung nicht ignorieren, wenn es die eigenen Mitarbeiter auch zukünftig erreichen will. Der erste Teil der Arbeit ist geschafft. Nun folgt der zweite. Jetzt gilt es, die Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Software zu motivieren. Nutzen Sie dazu alle bereits vorhandenen Kanäle. Von internen Mailings und Beiträgen im Mitarbeitermagazin, über Plakate, Flyer und Tischauflagen bis zu Info-Terminals und Guerilla-Marketing- Jan Eisenkrein Aktionen sollte die Social Software crossmedial ist Leiter der Unit beworben werden, um die nötige Aufmerksam- Social Business keit der Belegschaft zu erhalten. Relations bei der Profilwerkstatt.
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    6 Fokus IK –Social Intranet WARUM SOCIAL INTRANETS SCHEITERN KÖNNEN Soziale Plattformen für den unternehmensinternen Gebrauch gewinnen stärker an Bedeutung. Doch welche Klippen muss man umschiffen und welche Widerstände überwinden? Lutz Hirsch Durch den Wandel der Kommunikationskultur fehlt im Gegensatz zur privaten Nutzung heute nutzen immer mehr Menschen soziale Platt- in dem durch Kostendruck und Optimierung formen wie Facebook oder Twitter. Es werden bestimmten Berufsalltag oft die Zeit, sich spie- weniger E-Mails geschrieben, das Telefon lerisch neuen Plattformen zu nähern. Ist das wird eher zum mobilen Zugriffspunkt für die neue Social Intranet überdies zu komplex und favorisierten Social Media Sites und ist immer entspricht es nicht den im Internet erlernten weniger ein Sprachgerät. Das Beratungsunter- Quasi-Standards des „likens“ und „twitterns“ , nehmen Atos hat für seine 70.000 Mitarbeiter wird es kaum genutzt werden. eine ‚Zero Email Initiative’ ausgerufen und setzt sich das Ziel, in 2014 die interne elektronische Kommunikation vollständig auf ein eigenes Enterprise Social Network zu verlagern. Der Der Wandel steckt in der Alltagsarbeit Trend für Unternehmen ist eindeutig: Die im Wandel durch ein Social Intranet oder Enter- Internet etablierten sozialen Mechanismen prise 2.0 wird oft mit strategischen (und damit sollen sinnvoll für die interne Kommunikation für den Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht und Zusammenarbeit genutzt werden. Mitar- greifbaren) Schlagworten verknüpft: Employer beiter sollen schneller und dialogischer erreicht Branding, Mitarbeiterführung 2.0 und Open werden, der Informationsaustausch und Wis- Innovation sind wichtige Initiativen. Aber was senstransfer beschleunigt werden. Aber ist der bedeutet das für einen Informationsarbeiter im Ansatz von Facebook so einfach auf ein Intranet Tagesgeschäft seines Projektes oder seiner Lini- übertragbar? enarbeit? Hier muss ‚Change’ viel praxisnäher Intern ist nicht extern formuliert und begleitet werden: Dateien sollten nicht mehr per E-Mail ver- Mitarbeiter unterscheiden bei der Nutzung schickt, sondern für alle zugreifbar und privater und beruflicher Plattformen. Ein ‚Digi- kommentierbar in einem virtuellen Arbeits- tal Native’ kann eine interne soziale Plattform raum gehalten werden. durchaus ablehnen, wenn er darin keine Unter- Nachrichten zur Abstimmung von Arbeitsstän- stützung seiner täglichen Arbeit wiederfindet. den sollten in einem Newsfeed im Projektraum Wird z.B. sein Activity Stream (auch Newsfeed gepostet werden, nicht per E-Mail geschrie- genannt) mit für ihn irrelevanten Meldungen ben werden. geflutet, ist das Mail-Chaos einfach auf eine Dateien sollten verschlagwortet werden und V-Log: Der Intranet neuere Plattform verlagert. Das Kommunika- damit besser in den Kontext des Arbeitsum- Newsfeed tionsknäuel wird größer und dichter. Weiter feldes gestellt werden.
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    Fokus IK –Social Intranet Will man nur diese drei Themenkomplexe Intranet überzeugen, als alleine mit der Vernet- erfolgreich bei den Mitarbeitern etablieren, gilt 7 zung zwischen Mitarbeitern. es, Geduld aufzubringen und die neue Form der Zusammenarbeit immer und immer wieder zu trainieren und zu vermitteln. Initiale Schulungen oder eine einmalige Kommunikationskampagne verpuffen hier schnell. Allerdings können mit diesen drei Beispielen Nutzen und Zeitersparnis für die Tagesarbeit sehr schnell aufgezeigt werden. Folgen Sie Themen, nicht Personen Facebook und Xing leben von der Vernetzung der Nutzer und dem Informationstransfer im virtuellen Netzwerk. Interessen werden sichtbar, bisher unbekannte Themen über die Verknüpfung mit Personen schneller identifizierbar. Die für den betrieblichen Alltag oft zitierte Frage „Kennt jemand jemanden, der dieses Problem schon gelöst hat?“ scheint mit einer Anfrage im Social Intranet schnell beantwortet zu sein. Allerdings steckt in diesem Grundansatz auch eine große Gefahr: Im Activity Stream des Unternehmens werden viele Nutzeraktivitäten angezeigt, die für den Kontext des Kollegen völlig irrelevant sind. Die Frage ist ja nicht, wer welche Datei hochgeladen hat oder welchen Kommentar geschrieben hat. Vielmehr sollten doch eher folgende Meldungen in einen Stream integriert werden: Fazit Gibt es Neuigkeiten zu Kunden, Produkten, Social Intranets sind sinnvoll und können den Dienstleistungen? Arbeitsalltag der Mitarbeiter spürbar verbes- Gibt es neue Richtlinien, Aufträge, Liefer- sern. Allerdings muss ‚Relevanz’ deutlicher konditionen? Newsfeed herausgearbeitet und die neue Form der Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum Will man geschäftsrelevanten Themen und begleitet werden. Eine 1:1-Übertragung der Informationsobjekten ‚folgen’, müssen dazu Paradigmen von Social Media auf innerbetrieb- Meldungen aus Kernsystemen wie SAP, CRM, liche Abläufe wird in der Regel nicht erfolgreich Lutz Hirsch unter- BW und Dateiablagen in einen Newsfeed inte- sein. Ein Schwerpunkt eines Social Intranets stützt mit seiner griert werden. Die Suche nach dem passenden ist neben der transparenteren internen Unter- Agentur HIRSCH- Kollegen wird ideal durch eine Suchmaschine nehmenskommunikation die Förderung der TEC Unternehmen und ein gut gepflegtes ‚soziales’ Mitarbeiterprofil ‚relevanteren’ und effizienteren Kommunikation bei der Einführung gelöst. Mit diesem Ansatz kann man Führungs- rund um geschäfts- und prozessrelevante von Intranet- und ebenen viel besser vom Nutzen eines Social Informationsobjekte. Social-WorkplaceLösungen.
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    8 Fokus IK –Social Intranet WISSENSMANAGEMENT MIT ENTERPRISE SOCIAL NETWORKS Jan Marquardt Wissensbestände im Unternehmen sind zu schnell und einfach auffindbar ist. Dabei ist einem wichtigen strategischen Instrument es von Vorteil, die Wissensbestände in einen geworden und Wissensarbeiter werden oft Kontext einzubetten, das heißt neben dem rei- als intellektuelles Kapital angesehen. Sie nen Know-how ebenfalls die entsprechenden bilden eine wichtige Grundlage für die Ansprechpartner, Konversationen und Daten Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Sind zum Thema bereitzustellen. interne Wissensressourcen nicht oder nur sehr mühevoll auffindbar, kann davon ausge- Gerade wenn Mitarbeiter geografisch getrennt gangen werden dass Unternehmen jährlich sind, häufen sich E-Mails, Informationen über Herbst, Dieter Einbußen in Millionenhöhe erleiden. Einer Instant Messenger oder Dokumentenma- (2000): Erfolgs- Studie des IDC zufolge fahren die 500 größten nagementsysteme. Der Wissensaustausch faktor Wissens- Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden und die Zusammenarbeit können deutlich management. Dollar Verluste ein, indem sie Wissen nicht oder erleichtert werden, wenn alle Informationen Berlin. Cornelsen nicht effizient genug nutzen (Herbst 2000: 21). und Dokumente an einem Ort gespeichert und sogenannte Wissenssilos, wie personalisierte E-Mail-Postfächer, aufgelöst werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtiges Wissen spätestens mit dem Verlassen eines Mitarbeiters des Unternehmens verloren geht. ESN als nachhaltiger Wissensspeicher Enterprise Social Networks (ESN) fördern den Wissenstausch und das Engagement der Mitarbeiter, indem sie die Idee des sozialen Netzwerkens aufgreifen und mit effizienten Produktivitätstools vereinen. Dabei handelt es sich um nach außen abgeschlossene Netzwerke, auf die nur registrierte Nutzer zugreifen können. Unternehmensmitglieder Screenshot der Übersichtsseite mit News Feed Know-how zentralisieren können darüber Informationen in Echtzeit Die Herausforderungen für Unternehmen unabhängig von dem Ort, an dem sie sich bestehen darin, Wissen zu zentralisieren und gerade befinden. Vor allem Teamarbeit gestaltet zu bündeln, so dass es für alle Mitarbeiter sich durch die Möglichkeit Informationen von austauschen und sich miteinander vernetzen,
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    Fokus IK –Social Intranet 9 überall aus zu teilen und zu verwalten effizienter und produktiver. Die Kollegen rücken näher zusammen, auch wenn sie physisch getrennt sind. ESN ermöglichen es, alle Kollaborationsprozesse, die man aus der realen Arbeitswelt kennt, wie das Brainstormen von Ideen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und das Geben von Feedback, in virtuelle Arbeitsräume zu übertragen. Diese können je nach Bedarf mit verschiedenen Applikationen wie Blogs, Wikis oder Kalendern ausgestattet werden. Innerhalb des ESN können User beispielsweise Projektgruppen anlegen und Teammitglieder dazu einladen. So erhält jeder Nutzer die Informationen, die sein Aufgabengebiet betreffen, ohne dass Screenshot dazu Meetings einberufen werden müssen. Unternehmenswiki in die jeweiligen Projekträume eingeladen Wandel der Unternehmenskultur werden. Die direkte Einbeziehung der Kunden Es wird schnell deutlich, dass ESN zu trans- in die Arbeitsabläufe schafft Transparenz und parenteren Arbeitsprozessen sowie kürzeren damit auch Vertrauen. Gleichzeitig wird auf Kommunikations- und Informationswegen diese Weise die Qualität der Arbeitsergebnisse führen. Die sozialen Unternehmensnetzwerke verbessert, indem durch den steten Austausch üben damit einen erheblichen Einfluss auf die Missverständnisse rechtzeitig erkannt und damit Unternehmenskultur aus. Sie erfordern die nahezu ausgeschlossen werden können. Offenheit und das Vertrauen sowohl von den Auch externe Beteiligte, wie Kunden oder Partner, können über externe Workspaces mindsmash.com Managern als auch von den Mitarbeitern und Anhand von persönlichen Profilen mit damit die Auflösung strenger Hierarchien. Die Informationen zu Spezialisierung, Projekten, Führungsebene muss einen offenen Umgang Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen mit Informationen und Wissensbeständen Netzwerkmitglieder lassen sich Experten vorleben, um die Mitarbeiter zu ermutigen, im Unternehmen problemlos und in Echtzeit sich selbst einzubringen. Denn nur wenn alle ausfindig machen. Somit werden verborgene Unternehmensmitglieder ihr Wissen mit anderen interne Wissensressourcen aufgedeckt und teilen und sich aktiv am Wissensmanagement können voll ausgeschöpft werden. Das spart innerhalb des Unternehmens beteiligen, ist der sowohl Kosten als auch Zeit, die die Mitarbeiter Einsatz eines ESN von Erfolg gekrönt. Ängste Jan Marquardt sonst für die Suche nach Informationen vor Wissens-, Autoritäts- oder Kontrollverlust gründete 2010 die aufwenden müssen. Außerdem können sich so sind nicht zu unterschätzende Störfaktoren, mindsmash GmbH. auch neue Mitarbeiter schnell einen Überblick die vor der Implementierung eines Enterprise Als geschäftsfüh- über bestehende Projekte und Ansprechpartner Social Networks abgebaut werden müssen. render Gesell- verschaffen. Die Entscheidung, ob ein soziales Unterneh- schafter ist er für mensnetzwerk eingeführt werden soll, beruht das Marketing demnach eher auf kulturellen als auf tech- und den Vertrieb nischen Aspekten. zuständig.
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    10 Fokus IK –Social Intranet EIN MITARBEITERMAGAZIN IM SOCIAL INTRANET? Kann ein Mitarbeitermagazin einen Platz im Social Intranet haben? Einen ziemlich wichtigen – vorausgesetzt, es wird den Ansprüchen an dialogisches und dynamisches Publishing wirklich gerecht. Carsten Rossi Das Social Intranet stellt die Inter ne und Inhalten – und damit letztendlich zu immer Kommunikation vor einige interessante He- weniger Kontrolle über die früher nahezu hoheit- rausforderungen – und zwingt die Abteilung in lichen Kommunikationsprozesse. Mehr Informatio- mehreren Aspekten zum Umdenken. Zum einen Während die Anerkennung dieser grundsätzli- nen zum Social wird mit dem Social Intranet ein ehemaliges chen „Unplanbarkeit“ für die Konzeption eines Magazine: Informationsmedium plötzlich zu einem Interak- (Social) Intranets mehr und mehr als Com- social-magazine.info tionsmedium. In der Folge dieser Veränderung mon Sense gelten kann, stellt sie ein anderes muss im Redaktionsprozess Transparenz nicht traditionelles Medium der Mitarbeiterkommu- nur zugelassen, sondern auch verstärkt gelebt nikation vor große Herausforderungen. Das werden. Die damit verbundene stärkere Berück- Mitarbeitermagazin – ob Print oder Online – ist sichtigung der Bottom-up-Kommunikation führt in vielen Unternehmen DAS zentrale Instrument zu einer geringeren Planbarkeit von Prozessen für strategisches Informationsmanagement. Seine zumeist zyklische Erscheinungsweise und der hohe Anteil an strategisch relevanten Informationen machen es im Kommunikationsmix zu einem unverzichtbaren Medium für unternehmensinternes Agenda Setting. Das Newsportal im Intranet vermittelt kurzfristiges Handlungswissen, das Mitarbeitermagazin aber transportiert Orientierungswissen und Antworten auf die Fragen „Wer sind wir?“ , „Wer werden wir sein?“ und „Was ist uns wichtig?“ . Diese Funktion macht es aber dennoch nicht unantastbar. Denn herausgefordert durch die Möglichkeiten interner sozialer Netzwerke und der Enterprise-2.0-Tools wird auch dieses Medium seinen formalen und technischen Rahmen neu erfinden müssen, um relevant zu bleiben. Im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit im Ökosystem interner Plattformen wird es nur Die interaktiven Funktionen des Social Magazine: Senden, Taggen, bestehen können, wenn es Zugeständnisse Kommentieren, Liken, Kuratieren an die Kommunikationsprinzipien Interaktion,
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    Fokus IK –Social Intranet Transparenz, Bottom-up und Spontaneität aggregieren eigene Ausgaben „on the fly“ . So macht. Seine Kernfunktion „Orientierung“ wird entsteht potenziell eine große Anzahl individu- es aber nur dann weiter erfüllen können, wenn 11 eller Ausgaben im Unternehmen. es dabei seine strukturelle Integrität und seine Agenda-Setting-Funktion bewahrt. Um diese Balance zu ermöglichen, haben wir Community Building für einen DAX-Konzern eine Plattform ent- Es gilt das Follower-Prinzip. Leser können wickelt, die von den wichtigsten Trends des ihre persönliche Ausgabe mit Notizen und ebenso unter Druck stehenden externen Publi- Anmerkungen versehen und dann zum Lesen Demoversion des shingsektors inspiriert wurde. Von app-basierten freigeben. Beteiligte Leser können so zu Social Magazine Magazinplattformen wie Flipboard haben wir die Impulsgebern werden, Vorgesetzte können Möglichkeit übernommen, Inhalte zu bewerten ihre Mitarbeiter gezielt auf die interessantesten und zu verteilen; von Content-Curation-Platt- Inhalte hinweisen, Mitarbeiter mit hohen „Fol- formen wie Scoop.it die Möglichkeit, Inhalte lowerzahlen“ werden zu Botschaftern innerhalb von den Usern selbst kuratieren zu lassen; und des Unternehmens. von Blogplattformen wie tumblr die Möglichkeit, Communities aufzubauen. Ein klassisches Zwei Prinzipien sind dabei besonders Redaktionssystem, kombiniert mit diesen drei wichtig: Einerseits ist das eigentliche Content- flipboard.com Trends, ergibt ein „Social Magazine“ mit folgen- Management nicht demokratisch. Basis für scoop.it den Features: alle Interaktionen sind die von der Redaktion tumblr.com Personalisierung und Sharing erstellten Artikel. Die Agenda-Setting-Funktion der Publikation bleibt somit gewährleistet. Andererseits besteht eine enge Verzahnung mit dem Social Intranet oder dem hauseigenen Kommentarfunktion: Leser können Artikel der Enterprise Social Network. Für beide ist nur Redaktion kommentieren und auf Kommen- eine Anmeldung erforderlich. Außerdem kön- tare antworten nen dort publizierte Inhalte (z.B. Blogbeiträge) Like-Button: Interessante Artikel können von als Zusatzinformationen ins Social Magazine Lesern „geliked“ werden übernommen und Beiträge aus dem Magazin Artikel empfehlen: Leser können interessante (z.B. Vorstands-Editorials) umgekehrt auch Artikel direkt anderen Kollegen empfehlen dorthin empfohlen werden. Durch dieses aus- Social-Ranking ordnet die Artikel ein und gewogene Channel-Management entsteht eine motiviert zur Lektüre, z.B. „meistgelesen“ , wirklich attraktive Mischung aus persönlichen „meistkommentiert“ , „die meisten Likes“ und strategischen Informationen, die zugleich Social-Tagging: Leser taggen interessante die Kannibalisierung der Medien untereinander Artikel mit dem Namen und schaffen so The- vermeiden hilft. menschwerpunkte als virtuelle Themenhefte Aktivität: Alle Aktionen der Leser können in Diese Stärken machen aus dem Social einem Activity-Stream nachverfolgt werden Magazine die perfekte Brücke von Top-down zu Carsten Rossi Bottom-up, von Agenda Setting zu Interaktion ist Geschäfts- und von Information zu Partizipation. So hat führer von Kuhn, das Mitarbeitermagazin durchaus die Chance, Kammann & Kuhn. Leser können für sie interessante Artikel der seinen perfekten Platz im Medienmix zu finden Mit 20 Mitarbeitern offiziellen Ausgabe (zum Beispiel zu ihrem – mitten im Social Intranet. kümmert er sich Content Curation Fachgebiet, ihrer Division, ihrer Region) per um Innovationen Klick auswählen und in einer persönlichen für die Interne Ablage sammeln – einfach und barrierefrei. Sie Kommunikation 2.0
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    12 Fokus IK –Social Intranet SOCIAL INTRANET MIT SHAREPOINT Einige Unternehmen sind bereits damit erfolgreich, viele wissen noch gar nicht, was es für sie bringen soll: ein Social Intranet. SharePoint 2013 bringt neue Funktionen mit, die den Einsatz von Social Tools in Unternehmen erleichtern können. Stefanie Eckart „Social Intranet“ ist eines der Schlagwörter, das MySite mit. Ein „internes Facebook“ konnte die Hoffnung von Kommunikationsverantwortli- damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt chen schürt, aus einem Intranet Mehrwerte wie werden. Das ändert sich mit der neuen Version Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufrieden- SharePoint 2013. Diese ergänzt die Plattform heit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale zu generieren. Microsoft hat mit SharePoint 2010 Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem bereits gezeigt, dass der „Social“-Trend erkannt Community-Site-Template, einem persönlichen wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kom- Activity-Stream, neuen Like-/Feedbackfunktio- mentarfunktionalitäten sowie eine persönliche nalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation. Die “Social”-Funktionalitäten von SharePoint 2013 Die neue MySite und der Activity-Stream Die Funktionalitäten der MySite wurden im Vergleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der Activity-Stream wird in Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und MySite Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen
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    Fokus IK –Social Intranet 13 wie „#” als Schlagwortmarkierung und „@” als Personenmarkierung und -adressierung. Das Community-Site-Template und Reputationssystem Mit dem neuen „Community-Site“-Template wurde die Zusammenarbeit in Communities stark optimiert. Im Mittelpunkt der CommunitySite stehen eine Diskussionsliste und der aktuell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Be- Community-Site wertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und Dokumente austauschen können. Fazit Mitarbeiter streben danach, ein positives Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses ins Leben rufen, nur weil dies gerade der gibt Bestätigung und Motivation für das Trend ist. Unter Beteiligung der Endanwender eigene Handeln und ist in einem Social und Fachabteilungen ist vor Projektstart Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle oder auch ein Belohnungs-Punktesystem um- sich durch Social Tools unterstützen und setzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputa- optimieren lassen. Nur wenn Social Tools tionssystem zur Verfügung, das vom Verant- den Arbeitsprozess erleichtern, werden wortlichen der Seite gepflegt werden kann. Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. Dabei wird schnell klar, dass die Technologie bei diesem Bewertungsmöglichkeiten und die verschie- Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. denen Stufen eines auf Punkte basierenden Dennoch bietet eine stabile technologische Reputationssystems können eingestellt werden. Plattfor m wie SharePoint bereits viele Stefanie Eckart, Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Dipl. Germ./ Mobile Ansichten Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt Journ., ist Das Thema „Mobile“ hat mit den sogenannten es darauf an, dass die Softwarelösung leicht Communication „Device Channels“ erstmals Einzug in die bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel & Marketing SharePoint-Welt genommen. In SharePoint 2013 von Steve Krug „Don’t make me think“ (=„Lass Manager bei können damit eigenständige Designs (Master mich nicht nachdenken müssen“) sollte die der IPI GmbH. Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser Maxime zur Entwicklung von Social Intranets Sie befasst sich bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer sein. Je schneller der Nutzer erkennt, was er primär mit den SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.B. tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso Themen Social iOS, Android, Blackberry) gesteuert werden. besser wird er das Intranet akzeptieren. Für Business und So können Mitarbeiter auch außerhalb des einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets Innovationsma- Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint- bedarf es einer konsequenten Umstellung der nagement mit Fo- Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf kus auf Microsoft partizipieren. Vertrauen und Informationstransparenz setzt. SharePoint.
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    14 Fokus IK –Social Intranet DER SOCIAL WORKPLACE DER DETECON Das Projekt für das neue Social Intranet war rundum eine Herausforderung: Selbsterklärend sollte es sein, kollaborativ und durchweg mobil nutzbar. Dabei musste die Akzeptanz der neuen Social Features und der neuen Bedienoberfläche gewährleistet werden, was erfolgreich, mit den richtigen Methoden, gelang. Bianca Gade Merlin ist das alte Wissensmanagementtool der eines kollaborativen Arbeitens beschloss das Detecon International GmbH und war wie auch Unternehmen daher, sein gesamtes Intranet- netmedia.de das alte Intranet Allabout in die Jahre gekom- konzept zu überdenken: Dies schloss nicht nur NewsGator.de men. Die Detecon ist eine auf ICT spezialisiertes eine Verschlankung der IT Systeme ein, sondern Unternehmensberatung mit Niederlassungen auch den unternehmenskulturellen Aspekt. auf fast allen Kontinenten. Seit ihrer Gründung Denn mit dem neuen Social Intranet All4us soll vor 30 Jahren hat Detecon in über 160 Ländern jeder Fachbereich effizient arbeiten können. erfolgreich Management- und Technologiepro- Nun ist für die meisten, die sich mit Social jekte absolviert. Überzeugt von der Effizienz Business intensiver beschäftigen, klar, dass es wichtig ist, neben der technischen auch die kulturelle Seite zu betrachten. Eine Umstellung der Systeme auf SharePoint 2013 und NewsGator veranlasste daher die Detecon, kein Risiko im Hinblick auf die Neuinvestition einzugehen. Die Entscheidung für ein neues System, in dem Fall NewsGator, sowie der Zusammenschluss mit SharePoint 2013 und auch Microsoft Lync brachten erweiterte Social Features mit sich und auch eine neue Art zu arbeiten. Diese gewaltige Umstellung sollte von der netmedianer GmbH innerhalb von sechs Wochen installiert, mit einer intelligenten Strategie eingeführt und mit einem Marketingkonzept begleitet werden. Als Erfolgsbasis für die Akzeptanzstrategie unterstützte das Adoption Framework (s. Grafik) mit drei Blickwinkeln: Mensch, Business und Adoption Framework Technologie.
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    Fokus IK –Social Intranet Die strategische Einführung erfolgte entlang der Der Detecon war durch die gemeinsamen gesteckten Unternehmensziele. Das Projektteam Strategieworkshops klar geworden, dass identifizierte zusammen mit Vertretern der Fach- ein “Big Bang!“ nicht funktionieren würde: bereiche verschiedene Anwendungsfälle (Use NewsGator ist ein High-End-Produkt und Cases), die für Detecon einen echten Mehrwert die Gefahr bestand im Speziellen darin, die darstellen: 15 Mitarbeiter mit zu viel Neuem zu überfordern. Wissen schneller finden Diese Erkenntnis trug dazu bei, eine geeignete Akzeptanzstrategie zu entwickeln, die folgendes einschloss: Häufiger Zeitfresser ist das Suchen nach aktuellen Dokumenten oder Vorlagen. Im neuen Social Intranet kann jetzt jeder Dokumente, wie 1. Einfacher Start mit einem News-Stream und Profilen. Präsentationen, für alle sichtbar ablegen. Social 2. Jeder sieht alles, auch ohne jemandem wird das Ganze dadurch, dass das Ablegen des folgen zu müssen. Über die Filterfunktion Dokumentes einen Post auslöst, in dem Name lassen sich Themen ein-/ausblenden. Weitere Informatio- und Bild des Mitarbeiters sichtbar sind und ein 3. Begleitung der Einführung durch die Kommu- persönlicher Kommentar und Tags hinzugefügt nikationsabteilung mit einer zielgruppen- nen zum Adoption werden können. In dem Kommentar können spezifischen Kampagne. Framework relevante Communities und Personen gleich mitbenachrichtigt werden, so dass die Information Das noch frische Social Intranet zeigte von direkt die richtigen Interessenten erreicht. Anfang an positive Resonanz bei den rund 1.000 Weniger Doppelarbeit, bessere Infos für alle Bei den vielen Reisen von Detecon-Mitarbeitern in aller Welt gibt es immer wieder Fragen zu Hoteltipps. Um von den Erfahrungen anderer zu profitieren, kann eine Frage mit dem Tag Detecon Mitarbeitern. Dies veranlasste das Unternehmen bereits neue Schritte festzulegen: 1. Das alte Content Management System wird mittelfristig durch das Social Intranet komplett ersetzt 2. Gründung von Projektcommunities für Mitarbeiter und Kunden. #service versehen werden. So erhalten nicht nur Service-Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage, sondern auch andere Kollegen, die gute Tipps haben. Das erhöht die Antwort- Fazit qualität, und das entstandene Wissen kann mit Die Detecon International GmbH hat es Bianca Gade hat einem Klick in die Service-Knowledge Base geschafft: Viele Unternehmen stecken noch langjährige kopiert werden. weit hinter ihren Social-Business-Zielen zurück, Praxiserfahrun- weil die Akzeptanz der Mitarbeiter für das gen mit Social fortschrittliche Medium fehlt. Bei der Detecon Media und Social wurde der Mensch und seine Art zu arbeiten in Collaboration. Sie den Vordergrund gerückt, was sich für ihn und arbeitet als Cor- Bei Detecon können Mitarbeiter ihr persönliches für das Business positiv auswirkt. Die Social- porate Communi- Profil mit Tags versehen, die ihre offizielle Posi- Sites-Lösung von NewsGator wurde innerhalb cations Manager tionsbezeichnung ergänzen. So finden andere von sechs Wochen installiert, konfiguriert und für die netmedi- Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner – mit einem strategischen Partner wie netmedia aner GmbH und gleichzeitig erhält dieser eine Benachrichtigung, eingeführt. Das gesamte Projekt war und ist für NewsGator sobald jemand einen der Tags im Post auswählt. beispielhaft für erfolgreiches Social Business. DACH. Schneller den richtigen Ansprechpartner finden
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    16 Fokus IK –Social Intranet EINES FÜR ALLE – DAS NEUE VITOS NET Seit kurzem nutzen die Vitos-Kliniken ein konzernübergreifendes Intranet – „Vitos Net“. Eines für alle, mit dessen Hilfe sich die einzelnen Bereiche miteinander vernetzen und sich Fachexperten leichter finden. Sven Lindenhahn 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Startschuss mit einem starken Partner Wolf, Frank (2011): Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Vitos wagte den Neubeginn und begab sich Social Intranet: Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos- 2012 auf die Suche nach einem geeigneten Kommunikation Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn IT-Spezialisten. Angesichts der hohen Mitar- fördern – Wissen es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. beiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein teilen – Effizient Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund zusammenarbei- seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen war es dem Unternehmen wichtig, dass die ten. München: an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unter- Lösung auf einer Open-Source-Technologie Hanser. nehmensgründung kamen bereits klassische basiert, durch die keine Ausgaben für Lizen- Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese zen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der besaßen keinerlei Funktionen für einen kon- internen IT-Abteilung selbst administriert und zernweiten Austausch und eine Kollaboration weiterentwickelt werden können. Die T-Systems mit Kollegen. Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS von Anfang an auf die Open-Source-Technologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerken und Profilen verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern. Im Gegensatz zu anderen Content-ManagementSystemen verfügt Drupal über eine Vielzahl an Funktionen, mit deren Hilfe Nutzer miteinander kommunizieren, interagieren und dadurch effek- Geschlossener Projektraum (Dokumentenablage) tiver zusammenarbeiten können.
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    Fokus IK –Social Intranet 17 Eintritt ins Intranet leicht gemacht Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-UserSchulung wurde ihnen das System erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern das neue Intranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Informationsveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Personalisierte Vitos in den Konzern erfolgte auch bereits während Gruppe bzw. eines Projektteams sichtbar. Über Net Startseite der Projektphase. Umfangreiche Schulungen diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter waren für das leicht zu bedienende Intranet auf dem aktuellen Stand, ohne dass sensible nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu Daten in falsche Hände geraten. bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und „Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar besser20.de zu kommentieren“ , sagt Martina Garg, Leitung näher zusammenrücken“ , meint Martina Garg. socialbusinessevolution.de Konzernkommunikation und Marketing bei der „Über eine personalisierte Startseite stehen t-systems-mms.com Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergrei- jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten fend agierenden Projektgruppen profitieren von Informationen zur Verfügung. Die enthaltenen dieser Vernetzung. “ Beiträge und Kommentarfunktionen fördern Bessere Vernetzung für Projektteams einen intensiven Meinungs- und Wissensaustausch. Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die personenbezogenen Stationsrechnern im einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mit- Sven Lindenhahn Projectplace. Diese Soft ware diente vor arbeiterprofile können relevante Fachexperten ist Social Business allem als gemeinsame Ablage für Dateien rasch identifiziert und kontaktiert werden. In Consultant bei konzernweiter Projekte. Heute nutzen die einer zweiten Phase werden wir das Intranet der T-Systems Teams Filedepot, ein modularer Dokumen- weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern Multimedia Solu- tenmanagement-Bestandteil von Drupal. Die bei Vitos auch Foren, Blogs, Bildergalerien und tions GmbH. Zu Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein seinen Aufgaben dass die Daten nun direkt auf dem Vitos Server etwas verkleinertes Projektmanagement-Team zählen Beratung, liegen und es keine Begrenzung aufgrund von wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die Konzeption und Lizenzen in der Zahl der User gibt. Über Steck- neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei Projektleitung bei briefe lassen sich die wichtigsten Informationen sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche Social-Intranet- zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar und Anregungen mit einzubringen. “ und Collaboration- zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Projekten.
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    18 Fokus IK –Social Intranet SOCIAL BUSINESS BEENDET INTRANET-KRISE Von der unübersichtlichen Ablage zur zentralen Arbeitsplattform: Social-Business-Lösungen erwecken das in die Jahre gekommene Firmennetzwerk zu neuem Leben und erhöhen damit die Produktivität der Mitarbeiter. Gerhard Sommer Das gute alte Intranet steckt in der Krise: Anstatt bewährt haben. Anstelle von E-Mails tauschen Informationen übersichtlich bereitzustellen, dient sich die Mitarbeiter im Social Intranet per es inzwischen oft als Ablage für alles und jedes. Newsfeed untereinander aus. Durch die offenen Die ursprünglichen Vorteile wie Prozessge- Dialoge und Bewertungsfunktionen erarbeiten schwindigkeit und Transparenz sowie die daraus sie gemeinsam Lösungen, geben Feedback resultierende Steigerung der Wettbewerbsfähig- und bauen ihr Fachwissen weiter aus. Die Intrexx Share keit bleiben dabei auf der Strecke. Social-Media-Funktionen regen dabei zur Kom- in 3 Minuten Eine Lösung für dieses Problem bieten munikation und Zusammenarbeit an. moderne Social-Business-Plattformen, die das alte Intranet mit modernen Kommunika- Durch den transparenten Informationsaustausch tionstechnologien für die Anforderungen des hat jeder Mitarbeiter im Gegensatz zur Kommu- technologischen Fortschritts rüsten. Das so nikation per E-Mail ein viel besseres Bild über entstehende „Social Intranet“ stellt eine tech- aktuelle Projektstände und darüber, was im nologische Infrastruktur bereit, die nachhaltiges Unternehmen generell passiert. Dies reduziert Wissensmanagement, einen übergreifenden den Bedarf an Meetings und führt zu deutlich Austausch von firmeninterner Expertise und schnelleren und besseren Entscheidungen. eine Kultur der konstruktiven Kommunikation Unternehmenserfolg: Laut dem McKinsey Applikationen werden zu Freunden Global Institute steigern Social Business Wichtige Informationen stecken aber nicht nur Tools das Firmenwachstum um bis zu 11 Pro- in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern auch zent, die Produktivität steigt sogar um bis zu 12 in den Datenbanken der Softwarelösungen im Prozent. Unternehmen. Erst die Einbeziehung auch die- fördert. Dies hat direkte Auswirkungen auf den Social lntranet: Wissenstransfer statt E-Mail-Flut ser Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen. Diesen Ansatz verfolgt der deutsche Softwarehersteller United Planet mit seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share, die Beim Social Intranet steht die Zusammenar- einen Schritt weiter geht als bisherige Social- beit von Menschen im Mittelpunkt. Sie wird Intranet-Lösungen: Die Mitarbeiter werden durch „Werkzeuge“ gefördert, die sich bei den nämlich nicht nur von den Kollegen über Neu- erfolgreichen Social-Media-Plattformen wie igkeiten informiert, sondern auch von den im Facebook oder Twitter bereits in der Praxis Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen
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    Fokus IK –Social Intranet 19 Zentrale Informations- und Kommunikationsplattform im Unternehmen unitedplanet.com/ share (E-Mail, Intranet, CRM, ERP, Terminkalender, werden. So ist es für die Mitarbeiter möglich, Excel, Access etc.). Damit werden nun erstmals direkt aus Intrexx Share heraus auf Newsfeeds auch Fachapplikationen zu „Freunden“ . zu reagieren, die von den einzelnen Fach- Anbindung von applikationen gesendet werden. Drittsystemen Für das Unternehmen entsteht hierdurch ein Da sich nahezu alle Systeme (z.B. von SAP, ermöglicht ganz- enormer Mehrwert, da die Mitarbeiter auto- Microsoft, IBM oder Sage) einfach per PlugIn heitliches Social matisch alle Informationen erhalten, die sie für anbinden lassen, sparen sich die Mitar- Business ihre Arbeit benötigen. Werden wichtige Daten beiter den zeitraubenden Wechsel in unitedplanet.com/ im System geändert oder neue Daten erfasst, die einzelnen Fachapplikationen share-demo erzeugt Intrexx Share eine Meldung und zeigt und Intrexx Share wird zur sie gezielt denjenigen Mitarbeitern im Unter- zentralen Arbeits- nehmen, die dies betrifft. Ist z.B. eine Garantie oberfläche. kurz davor abzulaufen, wird der zuständige Mit- Dies steigert die arbeiter darüber in seinem zentralen Newsfeed allgemeine Wett- informiert, so dass er noch rechtzeitig eingreifen bewerbsfähigkeit, kann. da die Abläufe spür- Dabei macht Intrexx Share die Informationen bar schneller und nicht nur am Arbeitsplatz im Büro verfügbar, effizienter werden. sondern auch mobil. Da auch bei dem standortunabhängigen Informationsaustausch Die mittelständische Imagion AG hat alle Dokumente und Dateien auf dem ihr Intranet mit Intrexx Share zur Kommunika- geschützten Firmen-Server liegen und nicht tionszentrale ausgebaut und profitiert von den in der Cloud, ist jedoch sichergestellt, dass Produktivitätssteigerungen: „Mit unserem Social auch wirklich nur die Personen Zugriff auf Intranet laufen die interne Zusammenarbeit die Dokumente und Daten haben, die dazu und die Kommunikation der Mitarbeiter unter- berechtigt sind. einander sehr viel schneller und übersichtlicher als früher. Dabei hat der interne Mailverkehr Gerhard Sommer deutlich abgenommen. Neue Ideen werden ist Senior Consul- jetzt direkt in Intrexx Share diskutiert, ohne dass tant bei United Pla- man hierfür immer extra ein Meeting einberufen net und langjähri- Daten aus den integrierten Systemen werden muss. Hierdurch sparen wir eine Menge Zeit“ , ger Fachmann für nicht nur in Intrexx Share angezeigt, sondern fasst Geschäftsführer Michael Becker die Vor- Social-Business- können hier auch direkt bearbeitet und wieder teile für sein Unternehmen zusammen. Plattformen und Das Social Intranet als zentrale Arbeitsplattform in die jeweiligen Systeme zurückgeschrieben Enterprise Portale.
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    20 Fokus IK –Social Intranet FALLSTUDIE: VOLKSBANK BÜHL Die Volksbank Bühl hat es geschafft, mit Hilfe der Just Connect Plattform von Just Software die interne Kommunikation zu verbessern und viele Prozesse deutlich effizienter zu gestalten. Das Ergebnis ist eine transparentere Kommunikation und die Möglichkeit, sich mit eigenen Ideen einbringen zu können. Felix Schröder Die Volksbank Bühl ist eine eingetragene Es sollte eine offene und transparentere Genossenschaftsbank mit Sitz in Bühl, die sich Kommunikationskultur gefördert werden, die täglich mit über 300 Mitarbeitern in 28 Bera- Partizipationsmöglichkeiten für alle Kolleginnen tungscentern um über 68.000 Kunden kümmert. und Kollegen im Rahmen von Entscheidungs- Kundenbefragung Ausgangslage und Zielsetzung zum Einsatz von Die Volksbank Bühl wollte soziale Medien Social Software konsequent nicht nur extern, sondern auch zur Ergebnisse der Verbesserung ihrer internen Unternehmenskommunikation einsetzen: Persönliche Startseite Voba Connect prozessen und Projekten ermöglicht. Diese Grundlage für einen effizienten Wissensaustausch sollte auch zu mehr Kreativität, neuen Ideen und innovativeren Produkten und Dienstleistungen führen.
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    Fokus IK –Social Intranet Umsetzung spielsweise Projekte über Just Connect abge- Der Einführungsprozess hat sich vom ersten interne Mitarbeiterzeitung bereitgestellt sowie Workshop bis zum Roll-Out über ca. drei das Ideenmanagement abgebildet, was zu einer Monate erstreckt. Verdoppelung der Ideen geführt hat. Seit September 2012 wird Just Connect produk- Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die tiv eingesetzt und steht allen Mitarbeitern auch kontinuierliche Einbeziehung und Unterstützung von zu Hause aus zur Verfügung. 21 des Vorstands, der von Anfang an hinter dem Ergebnis wickelt, eigene Teamräume geschaffen, die justsoftwareag.com Projekt gestanden hat und aktiv einen eigenen CEO-Microblog zu den Mitarbeitern betreibt. Just Connect hat die Kommunikation über In einer internen Umfrage konnten diese positi- Büro- und Beratungscenter-Grenzen hinweg ven Ergebnisse untermauert werden: Die Hälfte erleichtert. der Mitarbeiter (ca. 50 Prozent) loggen sich Ein großer Teil der Mitarbeiterkommunikation täglich in die Plattform ein und sind zufrieden innerhalb der Volksbank Bühl hat sich von der bis sehr zufrieden (97 Prozent) mit der Lösung. E-Mail in die Plattform verlagert: So werden bei- Felix Schröder, Head of Marketing & Sales der Just Software AG, bringt seit mehr als vier Jahren seine Projekterfahrung und Expertise in das Social Software Unternehmen Profil Voba Connect mit ein.
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    22 Fokus IK –Social Intranet VOM SCHREIBTISCH ZUM DIGITAL WORKPLACE Zur erfolgreichen Einführung eines Digital Workplace sind nicht nur Technologien, Strategien und Prozesse, sondern auch Unternehmenskultur und Mitarbeiter in einem ganzheitlichen Ansatz zu betrachten. Björn Adam Der Digital Workplace ist eine zentrale der Inhalte erweitern. Die nächste Ausbaustufe Kommunikations-, Kollaborations- und Informati- kann bereits eine Vorstufe zum Digital Work- onsplattform. Für Unternehmen bietet der Digital place bilden, etwa durch Funktionen für Social Die stufenweise Workplace somit in einem hoch diversifizierten, Collaboration, eine übergreifende Suche und die Einführung des globalen Marktumfeld durch Vernetzung und Integration von Prozessen und Anwendungen. Digital Workplace Auftritt als globales Kollektiv enorme Chancen, Der umfassende Digital Workplace als finale steigert die Mitar- Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Stufe bietet dann einen ganzheitlichen Ansatz, und minimiert Der Weg dorthin sollte – je nach dem Reifegrad einer flexibel anpassbaren Organisationsstruktur Projektrisiken. vorhandener Intranet- bzw. Portallösungen – und hoher Mitarbeiterakzeptanz fußt. beiterakzeptanz der auf einer veränderten Unternehmenskultur, Schritt für Schritt in mehreren Evolutionsstufen Dieses stufenweise Vorgehen empfiehlt sich, erfolgen. Den Anfang stellt eine ausführliche um die Mitarbeiter nach und nach an die Analyse des Status quo dar. Die Ergebnisse neue Arbeitswelt zu gewöhnen und nicht zu überfordern. Darüber hinaus lassen sich die Investitionen und der Ressourcenbedarf über einen größeren Zeitraum verteilen und die Projektrisiken minimieren. Effiziente Einführung in drei Aktivitätenströmen Neben einer klaren Einführungsstrategie lassen sich alle not wendigen Aktivitäten bei der Einführung eines Digital Workplace in drei logische Ströme gruppieren: 1. Technologie Hierzu gehören sämtliche Aktivitäten rund um In vier Stufen werden dazu genutzt, eine detaillierte Vision bzw. die technische Realisierung der Lösung, z.B. vom einfachen eine individuelle Roadmap zu entwickeln. der Aufbau einer passenden IT-Infrastruktur, die Intranet zum Ein konventionelles Intranet lässt sich in der Entwicklung und Einführung von Software etc. Digital Workplace ersten Stufe beispielsweise um einfache soziale Die Wirkung dieser Aktivitäten ist bereits nach Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten kürzester Zeit spürbar.
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    Fokus IK –Social Intranet 23 2. User Experience (UX): Mensch & Unter- Die drei Aktivitä- nehmenskultur tenströme bei der Zu den Aktivitäten im Umfeld der User Experi- Einführung des ence zählen alle Maßnahmen, die sich mit den Digital Workplace Inhalten und dem Look & Feel des Systems beschäftigen. Alle Aktivitäten rund um die nutzerzentrierte Konzeption und Vorgehensweise werden hier gebündelt. Das Design wird unter Berücksichtigung von Usability, intuitiver Anwendung und der Corporate-Design-Richtlinien erstellt. Darüber hinaus wird die Art und Weise der Informationsablage definiert. In diesen Bereich gehören zudem alle Aktivitä- Die Einführung ten, die mit den Change-Prozessen innerhalb des Unternehmens zusammenhängen und nutzerzentriertes Vorgehen zu empfehlen, das eines Digital eine hohe Akzeptanz des Digital Workplace alle Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. Workplace erzeugen, u.a. ein Erwartungsmanagement, Dabei werden z.B. wichtige Benutzergruppen erfordert einen das den Mitarbeitern die Ziele und Vorteile des innerhalb des Unternehmens identifiziert und Wandel der Un- neuen Ansatzes vermittelt. Je nach Aktivität zeigt deren Wünsche und Anforderungen an eine ternehmenskultur sich die Wirkung dieser Maßnahmen kurz- bis spätere Lösung erhoben („Persona-Analyse“). und muss durch mittelfristig. Basierend darauf werden Anwendungsfälle Change Manage- abgeleitet, die konkrete Anforderungen der ment begleitet 3. Prozesse: Business & Strategie Mitarbeiter beschreiben und zur Konzeption von werden. Hierzu gehören sämtliche Maßnahmen hinsicht- Oberflächen und Prozessen verwendet werden lich der Prozesse, Aktivitäten und Strategien im können. Unternehmen, wie z.B. die Definition funktionaler Anpassung der Strategie. Die Wirkung dieser Change Management ist Pflicht Aktivitäten kommt in der Regel erst nach einem Zu einer effizienten Nutzung des Digital Work- Anforderungen, Justierungen an der Organisationstruktur sowie die Einbeziehung und ggf. längeren Zeitraum zum tragen. btexx.de/intranet place trägt auch ein mittelfristiger Wandel in Während die technologischen Aspekte ver- mehr Infos: der Unternehmenskultur bei. Allen Mitarbeitern gleichsweise einfach zu realisieren sind, steigert im Unternehmen sollte Sinn und Nutzen des sich die Komplexität der Aktivitäten in den Digital Workplace bewusst sein. Darüber hi- beiden anderen Strömen zunehmend. Change naus erfordern das Teilen von Know-how und Management und die Feinjustierung der Orga- Informationen mehr Offenheit, Vertrauen und nisationsstruktur und Unternehmensstrategie eine Fehlertoleranz des Managements. Dieser stellen die höchsten Herausforderungen dar und Change-Prozess ist zwar nicht adhoc zu reali- Björn Adam erfordern eine tiefgehende Expertise der durch- sieren, muss jedoch während der Einführung verantwortet führenden Personen. des Digital Workplace vorgedacht und initiiert bei btexx den werden. Bereich Intranet. Schlüsselfaktor Mitarbeiterakzeptanz Er berät Kunden u.a. bei der Konzeption von Der Erfolg eines Digital Workplace hängt maß- Intranets und geblich von der Akzeptanz der Benutzer ab. Aus Unternehmens- diesem Grund ist bei der Konzeption ein stark portalen.
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    24 Fokus IK –Social Intranet WIE MISST MAN DEN ERFOLG VON SOCIAL BUSINESS? Das Mess-Modell von inovex macht den Erfolg von Social Business vom ersten Tag an messbar und damit steuerbar. Auf Basis der Messergebnisse können Sie Ihre Einführungsstrategie zielgenau anpassen und die nächsten Schritte fundiert priorisieren. Dr. Christoph Tempich Einführung von anderen Software-Lösungen Das Need Capability Result-Modell Pröfrock, Cor- häufig mit der technischen Bereitstellung und Unsere Erfahrung zeigt, dass für die Erfolgs- dula / Tempich, der Schulung der Mitarbeiter endet, fängt bei messung von Social Business Software im Christoph: einer Enterprise-2.0-Anwendung das eigentliche Unternehmen drei Dimensionen untersucht Social Business Projekt erst nach dem Live-Gang an. werden müssen: Social-Business-Initiativen gleichen eher einem Marathon als einem Sprint. Während die Erfolgsmessung 1. Es muss einen Bedarf für den Einsatz von – Praxisbericht Durch die Nutzung von Social Software wird das Social Business Software geben (Need). aus dem Social Unternehmen transparenter und durchlässiger, 2. Die beteiligten Personen müssen verstehen, Business Projekt Hierarchien verlieren an Bedeutung. Langfristig wie die neuen Technologien wertschöpfend bei der Robert können durch verbesserte Zusammenarbeit Pro- Bosch GmbH. In: zesse erheblich beschleunigt werden. Allerdings 3. Der Einsatz von Social Business Software Kongressband erfordert dieser Wandel Zeit. Damit Unterneh- verändert Arbeitsabläufe und damit auch zur Knowtech men nicht erst am Ende eines mehrjährigen klassische Unter nehmenskennzahlen 2013. BITKOM, Projekts feststellen können, ob ihre Social- (Result). 2013. Business-Initiative erfolgreich war, haben wir ein umfassendes Mess-Modell entwickelt. eingesetzt werden (Capability). Das Modell im Einsatz Um im Projekt die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie wissen, in welchem Stadium sich Ihr Unternehmen befindet. Wenn Ihre Social-Business-Initiative gerade begonnen hat, können Sie keine sofortige Kostenreduktion durch Prozessverbesserungen erwarten. Durch die Bewertung der Fähigkeiten können Sie genau feststellen, in welchem Sta- Das Need dium die Initiative ist. Beginnen Ihre Kollegen Capability und Mitarbeiter erst zu verstehen, wie sie Kom- Result-Modell zur mentare und Benachrichtigungen im Sozialen Social-Business- Netzwerk einsetzen können? Dann sollten Sie Erfolgsmessung
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    Fokus IK –Social Intranet zunächst damit zufrieden sein, wenn sich die Dimensionen. Auf dieser Basis vergleichen Nutzung der Plattform erhöht! wir dann verschiedene Trainingsmaßnahmen Ähnlich verhält es sich mit dem Bedarf. Wenn oder Change-Initiativen im Hinblick auf ihre sich Ihre Mitarbeiter häufig im Büro persönlich Erfolgswahrscheinlichkeit. Daraus leiten wir treffen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie von eine Strategie für das weitere Vorgehen ab einer Enterprise-2.0-Lösung profitieren. Nur und unterstützen Sie bei der Priorisierung der wenn jeder einzelne einen Nutzen von der 25 Maßnahmen. Enterprise-2.0-Lösung hat, wird die Plattform auch akzeptiert. Die Bedarfsmessung (Need) Das Modell in einer App Wir haben eine mobile App entwickelt, mit der Sie die Erfolgsaussichten einzelner Weitere Communities und Anwendungsszenarien Informationen für Ihr Unternehmen beur teilen können. zu inovex Social Business Software kann dazu benutzt Stellen Sie sich einfach ein exemplarisches werden, Herausforderungen im Arbeitsalltag Anwendungsszenario für Social Business vor besser zu lösen. In der „Need“-Dimension und beantworten Sie die Fragen. sind Geschäftssituationen zusammengefasst, Die Applikation hilft zu beurteilen, ob es die durch Enterprise-2.0-Methoden effizienter überhaupt einen Bedarf für den Einsatz sozialer bearbeitet werden können. Die Dimension Technologien gibt. Wenn Sie den Bedarf untergliedert sich in vier verschiedenen Ebenen: bewertet haben, leitet Sie die Applikation 1. Auf oberster Ebene wird der strategische durch die Beurteilung der Fähigkeiten Ihrer Bedarf festgehalten, wie z.B. „Erhöhung der Communit y-Mitglieder. Auf Basis Ihrer Marktanteile“ oder „Steigerung des Gewinns“ . Informationen berechnet das System die 2. Auf der nächsten Ebene wird der operative Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Szenarios. Bedarf erfasst, abgeleitet aus der strategi- Außerdem wird der Einfluss verschiedener schen Ebene. Zum Beispiel sollen „regionale Trainingsmaßnahmen auf das Ergebnis Verkaufsunterschiede“ oder „Qualitätsunter- berechnet. Die drei Trainingsmaßnahmen mit schiede zwischen Lieferanten“ ausgeglichen dem höchsten Wertbeitrag werden Ihnen zur werden. Durchführung empfohlen. 3. Es schließt sich auf der dritten Ebene der Bedarf an, der sich auf die effiziente Durch- Wir setzen das Modell aktuell in verschie- führung von Prozessen bezieht. Dazu zählen denen Projekten ein. So haben wir gerade etwa die „Meeting-Organisation“ oder die ein Unternehmen dabei unterstützt, Anwen- „Bewertung von strategischen Optionen“ . dungsszenarien zu priorisieren und die 4. Auf der untersten Ebene wird der Bedarf Einführungsstrategie für die Enterprise-2.0-Initi- erfasst, der durch den Einsatz von Commu- ative zu definieren. Bei einem anderen Mandat nities entsteht. Hierzu zählen Anforderungen nutzen wir detaillierte Nutzungskennzahlen für Dr. Christoph an hierarchieübergreifende Kommunika- das Community Management. Für Kenngrößen Tempich ist Head tion, Zusammenarbeit zwischen Zeitzonen, wie Community-Wachstum oder Anzahl der of Consulting Regionen oder Bereichen. Bewertungen („Gefällt mir!“) werden Erwar- bei der inovex Auch bei den Fähigkeiten und bei den Ergeb- tungswerte definiert und über die Zeit verfolgt. GmbH. Er berät nissen unterscheiden wir analog zwischen vier Wenn die Zielgrößen nicht erreicht werden, Unternehmen bei Ebenen. schlagen wir gezielte Maßnahmen vor, um die der Anpassung Mit Hilfe von quantitativen Indikatoren und Erwartungswerte wieder zu erzielen. Durch die ihrer Geschäfts- qualitativen Fragen bestimmen wir die ganzheitliche Betrachtung ist die Priorisierung prozesse für die aktuelle Position Ihres Unternehmens oder der Maßnahmen jederzeit ohne großen Aufwand Nutzung von auch einzelner Anwendungsfälle in den drei möglich. Social Business.
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    26 Fokus IK –Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT btexx GmbH Frank Hamm K&K - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Kommunikation - Strategie und Beratung – Kommunikation - Managementberatung Philosophie Philosophie btexx verknüpft Prozesswissen, Technologieexpertise und Kernmerkmal von Frank Hamm K&K ist ein konzeptionelles Anwenderfokussierung zu kreativen Businesslösungen. Vorgehen, das zielorientiert Lösungen schafft. Der unver- Gemeinsam entwickeln SAP-Berater, UX-Berater und Desi- zichtbare Ansatz ist eine ganzheitliche Sichtweise und die gner innovative Lösungen, die Unternehmen und Anwender Unterstützung sowohl des Unternehmens als auch seiner gleichermaßen begeistern. Mitglieder. Vernetzte Unternehmenswelten erfordern vernetztes Denken. Angebot btexx ist führendes Beratungshaus rund um das Thema Angebot Unternehmensportale mit SAP. Mit über 500 erfolgreich In der digitalisierten Welt bearbeitet Frank Hamm K&K die durchgeführten Portalprojekten und mehr als 350 zufrie- Bereiche Kommunikation, Public Relations und Social Media denen Kunden bietet btexx sämtliche Beratungs- und sowie Social Collaboration und Enterprise 2.0 sowie die Umsetzungsleistungen sowie Softwarelösungen zur Kon- verknüpften Themen Wissensmanagement und Change zeption, Kreation und Integration von Unternehmensportalen Management. Innerhalb dieses Themenkomplexes umfassen auf SAP-Basis. Zu den Kunden zählen sowohl internationale die Leistungen die Beratung von Unternehmen, die Entwick- Konzerne als auch mittelständische Unternehmen nahezu lung von Strategien, die Erstellung von Konzepten und die jeder Branche: Automobil-, Chemie- und Fertigungsindustrie, Begleitung in der Umsetzung inklusive Einführung von Social Banken und Versicherungen, Handel und Konsumgüterin- Software, Organisationsentwicklung, Digital Media Relations, dustrie sowie Öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen. Workshops, Seminare sowie Trainings. Referenzen - HUGO BOSS - Leica Geosystems GmbH - OPTIMA packaging group - Stadtwerke Potsdam GmbH - BKK Mobil Oil - INTERSPORT Deutschland Rheinstraße 4N 55116 Mainz www.btexx.de 06131 622 28-0 Friedhofstraße 8 55278 Selzen www.frank-hamm.com 06737 715 6648 Björn Adam info@btexx.de Frank Hamm frank-hamm@frank-hamm.com
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    Fokus IK –Social Intranet 27 HIRSCHTEC GmbH & Co. KG inovex GmbH - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Strategie und Beratung – Adoption - Change-Management Beratung - Strategie und Beratung – IT - Strategie und Beratung – Social Workplace - Umsetzung und Implementierungspartner Philosophie Philosophie Kann ein Intranet für Ihre Mitarbeiter den Umgang mit inovex konzipiert, realisiert und integriert innovative IT-Lösun- Informationen und die Zusammenarbeit mit Kollegen ver- gen im Enterprise-Umfeld. Wir sind mit 130 IT-Experten an einfachen? Wir finden gemeinsam mit Ihnen eine Antwort den Standorten in Karlsruhe/Pforzheim, München und Köln und setzen die Kraft unserer Gedanken und die Kreativität optimal dafür aufgestellt, unsere Kunden bei der Digitalisie- unserer Ideen dafür ein. Das Intranet auf die Anforderungen rung ihres Kerngeschäfts und bei der Realisierung von neuen des Kommunikations- und Arbeitsalltages abzustimmen ist digitalen Wertschöpfungsideen zu unterstützen. unser gemeinsamer Weg, die Akzeptanz zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, oberstes Ziel. Angebot Wir konzentrieren uns auf fünf Themen, die eng miteinander Angebot verzahnt sind: Unser Leistungsangebot umfasst die Planung, Strategie & Analyse, Konzepterstellung & technische Vorbereitung, Umsetzung, Test/Usability sowie die Optimierung von Intranet-Projekten. Dabei versteht sich HIRSCHTEC als Dienstleister, der die Informationsarchitektur, das Design und die technische Fachkonzeption übernimmt. Im Netzwerk mit professionellen Realisierungspartnern findet HIRSCHTEC die für das Unternehmen passende Technologie und liefert schlüsselfertige Anwendungen. Technologisch arbeitet HIRSCHTEC neutral und ist nicht an Produkte gebunden. Referenzen 1. Mehr Produktivität und Effizienz durch agile Organisation und digitales Tooling (Social Business) 2. Intelligente Plattformen für digitale Prozesse und Transaktionen (Web/Portale) 3. Maximale mobile Reichweite dieser digitalen Angebote (Smartphones/Tablets) 4. Zuverlässige Verfügbarkeit aller digitalen Dienste (Data Center Engineering) 5. Sammlung und Analyse der generierten Daten (Business Intelligence, Big Data, Search) Referenzen - Air Berlin - Evonik Industries - NDR - RTL - Vorwerk - ZF Friedrichshafen - 1&1 Internet AG - Robert Bosch GmbH - Deutsche Bahn AG - Deutsche Telekom AG - Porsche AG - ProSiebenSat.1 AG St. Georgstraße 6 20099 Hamburg www.hirschtec.eu 040 28 40 72 88 Karlsruher Straße 71 75179 Pforzheim www.inovex.de 07231 3191-0 Lutz Hirsch info@hirschtec.eu Dr. Christoph Tempich info@inovex.de
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    28 Fokus IK –Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT IPI GmbH Just Software AG - Social-Business-Strategie und -Beratung - Anbieter Social Software - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Anbieter Social Intranet und Extranet-Lösungen - Umsetzung - Umsetzung und Beratung Philosophie & Angebot Philosophie Die IPI GmbH ist eine führende Intranetagentur mit Fokus Als Just Software AG verfügen wir über mehr als sechs Jahre auf Unternehmenskommunikation und Business-Lösungen Erfahrung und Expertise in Sachen Social Software. Das auf Basis von Microsoft SharePoint. In der branchenneu- Team um CEO Dr. Thomas Kreye wird von einem hochka- tralen Fachansprache konzentriert sich die IPI GmbH auf rätigen Aufsichtsrat um Rolf Schmidt-Holtz (ex-Bertelsmann die Themen Social Business, Intranet, Extranet, Internet, Vorstand und CEO von Sony Music) unterstützt. Collaboration & Communities, Wissens- & Innovationsmanagement, Management-Systeme, Vertragsmanagement. Angebot Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, Just Connect bietet alle unternehmensrelevanten Web über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. 2.0-Funktionen (Profile, Microblogs, Blogs etc.) in einer state- Für die Intranetagentur IPI spricht: Der strategische Bera- of-the-art Social Software Suite. Darüber hinaus integriert tungsansatz: Nicht die Technologie steht im Vordergrund, Just Connect weitere Funktionen für Wissensmanagement sondern die Kommunikation und Zusammenarbeit der (Wiki, Dokumente) und Kommunikation (Chat, E-Mail) – und Menschen. bietet somit einen integrierten virtuellen Arbeitsplatz. Auf Die langjährige Marktpräsenz: Die IPI ist seit 1996 auf dem Basis der Just Connect Software realisiert die Just Software Markt und seit 2002 zu 100% auf SharePoint spezialisiert. AG moderne Intranet- und Kollaborationslösungen für opti- Die Vielfältigkeit: Über 60 SharePoint-Spezialisten (aus male Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen Consulting, Infrastruktur, Design, Entwicklung etc.) haben sowie über die Unternehmensgrenzen hinaus. bereits über 400 Projekte im gehobenen Mittelstand bis hin zu DAX-Unternehmen realisiert. Referenzen Referenzen - Amadeus Germany - Datev - ERGO - HUK-COBURG - M+W Group - Vorwerk - AOK - Volksbank Bühl - IHK-GfI Untere Industriestraße 5 91586 Lichtenau www.ipi-gmbh.com 09827 92787 220 Bernhard Nocht Straße 113 20359 Hamburg www.justsoftwareag.com 040 22 73 965 0 Stefanie Eckart s.eckart@ipi-gmbh.com Felix Schröder felix.schroeder@justsoftwareag. com - BCG - Augustinum - TRIMET
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    Fokus IK –Social Intranet 29 Kuhn, Kammann & Kuhn GmbH mindsmash GmbH - Intranets und Social Software - Hamburger Digitalagentur - Mitarbeiter- und Kundenmagazine (print, digital, mobil) - Innovative Geschäftssoftware - Change Management & Communication für Social Business - Anbieter des Enterprise Social Networks Coyo Philosophie Philosophie Unser Ziel ist es, die Distanz zwischen Unternehmen und Wir sind mindsmash, die Digitalagentur aus Hamburg. Stakeholdern zu verringern. Auf dem Weg zu einem Social Uns gibt es seit 2010 und wir beraten Konzerne und große Business ergänzen wir die klassischen Instrumente der mittelständische Unternehmen aller Branchen bei der Digi- Unternehmenskommunikation überall dort um soziale talisierung ihrer Unternehmensstrategien und -prozesse. Technologien, wo gemeinsames Denken und Arbeiten Wert- Das fängt mit dem digitalen Außenauftritt an, basiert auf schöpfungspotenziale realisieren helfen. soliden digitalen Prozessen und mündet in spannende neue Geschäftsmodelle. Zum Kundenstamm von mindsmash zäh- Angebot len unter anderem Airbus, BMG und Kaiser`s Tengelmann. Seit über 40 Jahren ist Kuhn, Kammann & Kuhn erfolgreich am Markt. Wir beraten, konzipieren, produzieren und Angebot managen innovative Projekte der internen und externen Coyo ist das von mindsmash entwickelte Enterprise Social Kommunikation von Unternehmen. In allen Disziplinen spielt Network. Egal ob als reines Intranet, Community oder Pro- dabei unsere Expertise in den Bereichen „Social Publishing“ jektplattform – Coyo vereinfacht die Zusammenarbeit mit und „Social Business“ eine entscheidende Rolle. Ob bei der Kollegen, Partnern und Kunden enorm, indem es effiziente Integration von Social-Media-Elementen im Mitarbeitermaga- Produktivitätstools und moderne Kommunikation miteinander zin oder bei der Konzeption und dem begleitenden Change vereint. Damit fördert die webbasierte Plattform den internen Management für ein Social Intranet – deutschlandweit sind Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeiter. große Unternehmen von unseren Leistungen überzeugt. Referenzen Referenzen - Continental - KWS Saat - Novartis - DLR - real,- SAP - Airbus - BMG Rights Management - Kaiser’s Tengelmann GmbH - IndustrieHansa GmbH - Cosnova Beauty GmbH - Bankenvereinigung ABBL Maria Hilf-Straße 15-17 50677 Köln www.kkundk.de 0221 976541-0 Große Elbstraße 145f 22767 Hamburg www.mindsmash.com 040 609 4000-70 Carsten Rossi c.rossi@kkundk.de Jan Marquardt mail@mindsmash.com
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    30 Fokus IK –Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT netmedianer GmbH Profilwerkstatt GmbH - Strategie und Beratung – Adoption - Corporate Publishing, Public Relations - Strategie und Beratung – Kommunikation - Social Business Relations, Corporate Video - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Beratung und Strategieentwicklung Philosophie & Angebot Philosophie netmedia ist Deutschlands führender Vordenker für „Flotte Sprüche“ funktionieren immer weniger als Kaufimpuls, den Social Workplace. Gemeinsam entwickeln wir mit weil Kunden zu aufgeklärt sind. Unternehmen gewinnen unseren internationalen Kunden aus Mittelstand und dagegen mit dem richtigen Content Menschen für ihre Pro- Großkonzernen Social-Business-Strategien und begleiten dukte und Dienstleistungen. Diese Inhalte zu entdecken, Social-Software-Einführungen – für nachweisbare Wertbei- zu veredeln und in die richtigen Online- und Offline-Kanäle träge und Wettbewerbsvorteile. zu spielen – dafür steht die Profilwerkstatt als Haus der Contentexperten. NewsGator ist der #1 Anbieter für Social Features für Microsoft SharePoint und SAP. Weltweit vertrauen Kunden Angebot wie Kraft Foods, Mercedes Benz, Merck oder Oakley auf Für unsere Kunden erzählen wir leidenschaftlich gerne die bewährten Lösungen für den Social Workplace für mehr Geschichten. Weil wir hinter jeder Information mehr vermu- Mitarbeiterproduktivität und bessere interne Kommunikation. ten, mehr suchen und finden. Weil wir wissen, dass hinter jeder Dienstleistung, jedem Produkt – und sei es auch noch netmedia und NewsGator sind das perfekte Team für Ihren so komplex – eine Geschichte steckt. Social Workplace: Mit bewährten Einführungskonzepten und technischem Know-how aus vielen Jahren Projektarbeit Mit mehr als 30 Mitarbeitern verlegen wir Kunden- und Mit- bringen sie für ihre Kunden und die Kunden ihrer Partner die arbeiterpublikationen, produzieren Editorial Apps, entwickeln volle Kraft auf die Straße. Kommunikationskonzepte, Online-Magazine, Social-MediaKampagnen und Corporate Videos. Referenzen Referenzen - Detecon International - GIZ - Verbraucherzentrale BV - Kraft Foods - Merck - Oakley - Evonik Stoko: Entwicklung einer Enterprise-2.0-Strategie - Norma Group AG: Strategieentwicklung IK-Abteilung - HSE (HEAG Südhessische Energie AG): Mitarbeitermagazin Neugrabenweg 5-7 66123 Saarbrücken www.netmedia.de 0681 37988-18 Rheinstraße 99.3 64295 Darmstadt www.profilwerkstatt.de 06151 599 02 40 Bianca Gade gade@netmedia.de Jan Eisenkrein j.eisenkrein@profilwerkstatt.de
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    Fokus IK –Social Intranet 31 T-Systems Multimedia Solutions United Planet GmbH - Strategie und Beratung – IT - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Anbieter Internet- und Intranet-Lösungen - Anbieter Enterprise-Social-Network-Lösungen - Lösungen für E-Business und Online-Marketing - Anbieter Enterprise-Portal-Lösungen Philosophie & Angebot Philosophie & Angebot Die T-Systems-Tochter Multimedia Solutions entwickelt United Planet gehört mit über 4.500 Installationen sei- internetbasierte Lösungen für Großkonzerne und mittelstän- ner Portal- und Integrationssoftware Intrexx und seiner dische Unternehmen. Das Unternehmen beschäftigt rund Social-Business-Plattform Intrexx Share allein im deutsch- 1.000 Mitarbeiter, die in der Zentrale in Dresden sowie an sprachigen Raum zu den Marktführern im Segment der den Standorten Berlin, Bonn, Hamburg, Jena, München und mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung Stuttgart arbeiten. Für Kunden aus allen Branchen übersetzt und Organisationen. Geführt wird das Unternehmen von das Unternehmen Web-Innovationen in Dienstleistungen für Lexware-Gründer Axel Wessendorf (CEO), Manfred Stetz den digitalen Lebens- und Geschäftsraum. Hierzu gehören (CTO) und Katrin Beuthner (COO). u.a. Lösungen für E-Commerce, Internet-Portale sowie Web IT-Management. Echten Mehrwert bietet T-Systems Multime- Unsere Vision ist es, weltweit auch kleinen und mittelständi- dia Solutions seinen Kunden auch bei der Entwicklung von schen Unternehmen zu ermöglichen, durch unsere Produkte Intranet-Portalen für die Kommunikation zwischen den Mitar- Wissen besser auszutauschen und Prozesse spürbar zu beitern. Mit intuitiven Anwendungen tauschen die Mitarbeiter beschleunigen, um so erfolgreicher im Markt agieren zu kön- eines Unternehmens Informationen ohne großen Aufwand nen, Produktivität und Rentabilität zu steigern und Wachstum untereinander aus. So können Firmen schneller, flexibler und zu erzielen. Um diese Vision zu erreichen, kombinieren wir besser auf ihre Umwelt reagieren, Innovationszyklen verkür- führende technologische Innovation mit hoher Wirtschaftlich- zen und sich im Kampf um Talente besser positionieren. keit und begeisternden Mitarbeitern und beeindrucken so unsere Kunden. Referenzen Referenzen - BARMER GEK - Bundesagentur für Arbeit - Deutsche BKK - Deutsche Post AG - Helios Kliniken GmbH - Volkswagen AG - Verlagsgruppe Handelsblatt - Böhringer Ingelheim - Bridgestone Deutschland Riesaer Straße 5 01129 Dresden www.t-systems-mms.com 0351 2820-2289 Schnewlinstr. 2 79098 Freiburg www.unitedplanet.com 0761 20703-362 Sven Lindenhahn sven.lindenhahn@t-systems. com Gerhard Sommer gerhard.sommer@unitedplanet. com - JET Tankstellen Deutschland - Frankfurter Sparkasse - Audi Akademie
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    32 Fokus IK –Social Intranet LITERATUR ZUM THEMA Enterprise 2.0 – die digitale Revolution Der Weg zum Social Business. Mit der Unternehmenskultur Social Media Methoden erfolgreicher werden Enterprise 2.0 steht für einen tief- Welcher Prozesse und sozialer Me- greifenden Wandel der Unterneh- dien bedarf es, um die Zusammen- menskultur. Analysen, Fallstudien, arbeit im Unternehmen zu optimieren Strategien und Lösungsansätze zu und die Mitarbeiter zu motivieren. Enterprise 2.0 und den kulturellen Peter Schütt stellt konkrete Schritte Veränderungen in der Unterneh- zum Social Business vor. mens- und Personalführung. Wolfgang Jäger / Thorsten Petry (Hrsg.) | Luchterhand 2012 Peter Schütt | Springer Gabler 2013 292 Seiten | 39,00€ | ISBN 978-3-472-08015-2 151 Seiten | 39,95€ | ISBN 978-3-64234-640-8 Social Media in der Internen Kommunikation Social Intranet - Kommunikation fördern. Wissen teilen. Effizient zusammenarbeiten Der Sammelband bietet Orientie- „Das klassische Intranet steckt in der rung, wie Social Media Tools in der Krise.“ Frank Wolf beschreibt das Internen Kommunikation sinnvoll an- Social Intranet in seiner Entwicklung gewendet werden und liefert mit Ex- und stellt wichtige Schritte bei der pertenbeiträgen und Best-Practice- technischen und organisatorischen Beispielen zahlreiche Tipps für die Gestaltung exemplarisch vor. Implementierung. Lars Dörfel / Theresa Schulz (Hrsg.) | scm 2012 Frank Wolf (Hrsg.) | Carl Hanser Verlag 2011 375 Seiten | 29,90€ | ISBN 978-3-940543-134 320 Seiten | 39,90€ | ISBN 978-3-446-42791-4 Anzeige Instrumente und Techniken der Internen Kommunikation. Band 2: Instrumente zielgerichtet einsetzen und Dialoge erfolgreich managen. Autoren sind u.a. Sandra Schmid (Daimler), Guido Heitmann (E-Plus Gruppe), Janine Krönung (ING-DiBa), Christof Hafkemeyer (Deutsche Telekom) PAPERBACK ISBN: 978-3-940543-33-2 Preis: 29.90 Euro E-BOOK Seiten: ca. 330 Erscheint im Januar 2014 Preis: 19,99 Euro
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    „Scheiß Meetings!“ Hören Sie dasauch immer öfter von Ihren Mitarbeitern hinter vorgehaltener Hand? Dann befreien Sie Ihr Unternehmen doch von den nervigen Zeitfressern: www.intrexx.com / scm
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    DPRG – derBerufsverband für PR- und Kommunikationsfachleute   Treffen Sie Fachkolleginnen und -kollegen Diskutieren Sie Branchenthemen Erwerben Sie Fachwissen Genießen Sie die vielfältigen Services und Preisvorteile DPRG e.V. Reinhardtstraße 19 10117 Berlin Telefon 0049 (0)30 8040 9733 E-Mail: info@dprg.de