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Projektmanagement mit sozialen Medien 
PM-Forum 2014 
Simon Dückert (Cogneon GmbH), Martin Binder (Audi AG) | 29.10.2014
2 Benchlearning Projekt Social Intranet 2012 
2 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
► 10 Unternehmen mit 
mindestens zwei Jahren 
Erfahrung mit sozialen 
Medien 
► Projektmanagement als eines 
von sechs Anwendungsfelder 
sozialer Medien („Gruppen für 
Projekt-kommunikation“) 
► Konkrete Nutzungs-szenarien 
aber noch nicht spezifiziert. 
http://bit.ly/blp12Bericht
3 Social Media Prism – Vielfalt sozialer Medien 
3 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
► Social Media Klassifizierung im 
Internet mittlerweile extrem 
ausdifferenziert. 
► „Logo-Tapeten“ einzelner 
Dienste funktionieren daher nicht 
mehr. 
► Einsatz externer und interner 
sozialer Medien muss mit den 
verantwortlichen Stellen im 
Unternehmen frühzeitig geklärt 
werden. 
► Dazu gehören Betriebsrat, 
Datenschutz, IT-Security, Recht, 
Personal, Kommunikation 
Quelle: Ethority.
4 Enterprise 2.0 Flower 
4 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
► Bandbreite sozialer Medien im 
Vergleich zum Internet deutlich 
kleiner 
► Groupware, Wikis, Weblogs und 
Quelle: Ethority. 
soziale Medien sind die 
wichtigsten neuen 
Systemklassen 
► SharePoint, Jive, Connections, 
Yammer, Wordpress, Mediawiki 
und Confluence sind häufig 
eingesetzte Anwendungen. 
► Multimedia-Plattformen im Stil 
von YouTube und Soundcloud 
sind im kommen.
5 Beispiel BASF 
Quelle: http://de.slideshare.net/basf/connect-basf-onlinebusinessnetwork, http://www.youtube.com/watch?v=hLh6BvagHEE 
5 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
6 Beispiel Siemens 
Quelle: http://de.slideshare.net/heisss/how-to-create-a-knowledge-networking-culture, http://www.youtube.com/watch?v=rdCveeaLmOw 
6 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
7 Beispiel Continental 
Quelle: http://de.slideshare.net/EckKommunikation/harald-schirmer-enterprise-20-summit-2013-paris, http://www.youtube.com/watch?v=Pm-np_XNqMc 
7 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
8 Soziale Medien im Projektlebenszyklus 
8 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
Source: GPM.
9 Soziale Medien im Projektlebenszyklus 
Projektphase Anwendung soziale Medie 
Initialisierung [ ] Projektgruppe in Groupware/sozialem Netzwerk 
[ ] Etablierung der Rolle „Project Community Manager“ 
[ ] Beschreibung PM-Prozesse im Wiki 
Definition [ ] Dokumentation Projektbeschreibung, Prozessvorgaben (z.B. ANFO, CM) im Wiki 
[ ] Team-Protokolle im Wiki 
[ ] Risiko-Liste im Wiki 
[ ] Kommunikationsplan im Wiki 
Planung [ ] Dokumentation Meilensteine, Arbeitspakete, Use Cases im Wiki 
[ ] Verlinkung/Kommentierung verbindlicher Unterlagen (Richtlinien, Vorlagen, Normen) 
[ ] Verantwortlichkeiten in RACI-Matrix im Wiki 
[ ] Kommunikation Änderungen im Blog 
Steuerung/ 
Durchführung 
[ ] Dokumentation Anleitungen, Handbücher im Wiki (z.B. Installation, Konfiguration) 
[ ] Kommentierte Link- und Literatur-Sammlungen im Wiki 
[ ] Meeting Management im Wiki (Agenda-Erstellung, Live-Protokoll, Offene Punkte) 
[ ] Projekt-/Stakeholder-Kommunikation über Blog 
[ ] Projektkommunikation über Blog (statt E-Mail) 
[ ] „Working out Loud“ per Microblogs/Statusupdate 
Abschluss [ ] Erfahrungen in Lessons Learned im Wiki sichern 
[ ] Sammlung wiederverwendbarer Inhalte in Wiki/Blog bereitstellen 
[ ] Ausgewählte Erfahrungen per Blog teilen 
9 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
10 Audi Engineerin Network und soziale Medien 
Audi Engineering Network 
Audi Engineering Network 
10 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
Information 
Kommunikation Collaboration
11 Verfügbare Tools mit Social Media Fokus 
Audi Engineering Network Tools (TE) seit 2008 Unternehmenstool EPP 2.0 Plattform (RE-)Launch 
11 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
2014 
Audi wiki 
Audi dox 
Audi team
12 Geregeltes Zusammenspiel gesetzter Standardsysteme und Social Media 
Tools ist zwingend erforderlich 
Gesetzte Standard Tools im Unternehmen 
12 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 
Steuerung/ 
Durchführung 
Initialisierung Definition Planung Abschluss 
► Soziale Medien müssen die gesetzten Tools und Prozesse unterstützen. 
► Gesetzte Standards (Tools, Prozesse) dürfen durch Social Media Tools nicht umgangen werden 
► Bedarfsgerechte Unterstützung im Projektmanagement (PM) Prozess 
► entweder durch feste Integration in die PM Prozesse 
► oder spezifische Unterstützung in Einzelprojekten Aktuelle Ausprägung in der Technischen 
Entwicklung der Audi AG 
Soziale Medien/Collaborationtools
13 fortlaufende, gemeinsame Dokumentation im Projekt 
Anwendungsbeispiel 1 
► Definition und Weiterentwicklung Projekt-beschreibungen, 
Prozessvorgaben, Zusammenarbeitsbeschreibung und 
Darstellungen (Anforderungssprozess, CR Prozess, 
RACI, etc.) 
► Dokumentationen von Vorgehensweisen (z.B. 
Migrationsanleitungen, Installationsanleitungen)  
Berücksichtigung der Komplexität und Umfang 
► UseCase Definiton inkl. Verlinkung zu ANFO Tickets 
► Handbücher, Schulungsunterlagen,…. 
► „Link-Sammlung relevanter Dateien aus 
Dokumentenablage 
► Ablage und Bearbeitung verbindlicher Vorgaben von 
Unternehmensinstanzen (Richtlinien, LH-Templates, 
Abnahmeprotokolle…) 
► Sharen und Abonnieren 
► Interaktiver Austausch und Abstimmung zu Themen im 
gesamten Kontext 
Wiki 
Dokument-ablage 
Com-munity 
► Commitment für gemeinsame Arbeit in den Tools 
► Festlegung der Verantwortlichkeiten für 
Ergebniskonsolidierung und Überführung (speziell bei 
Einsatz von Communities) 
Heraus-forderungen 
13 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
14 Besprechungsmanagement 
Anwendungsbeispiel 2 
► Agendaerstellung und –abstimmung 
► Live Protokollerstellung inkl. Erstellung LOP-Tickets 
Wiki 
Jira 
Dokument-ablage 
Com-munity 
► Erstellung und Verknüpfung von Aufgaben mit 
Protokollen, RISK-Listen 
► Direkte Zuweisung zur Bearbeitung 
► Ablage und Verlinkung ergänzender Dateien (ggf. 
aufgrund Unternehmensvorgaben erforderliche Formate 
Statusbericht, Risiko-Listen, Protokollformate) 
► Vorabdiskussion von Themen der Agenda  
Referenzierung in der Agenda zielführend 
► Sicherstellung rechtzeitiger Input für Agenden 
► Vermeidung von Endlos-Diskussionen bei der 
Protokollerstellung  schnelle pragmatische Arbeitsweise 
► Konsequente Verlinkung der Einträge 
Heraus-forderungen 
14 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
15 Ticket-basierte Zusammenarbeit 
Anwendungsbeispiel 3 
► Aufgabenverfolgung mit schneller Interaktion 
(Kommentare, Zuweisungen, Teilen, Abonnieren) 
► Dashboards zum aktuellen Arbeitsstand 
► Anforderungs-/Releasemanagement 
► Visuelle Darstellung von Abhängigkeiten 
► Unterstützung der Zusammenarbeit mit Partner durch 
feingranularere Workflowschritte ggü. 
Unternehmenssystemen 
► @mention, sharen, gemeinsame Bearbeitung 
Jira 
Wiki 
Dokument-ablage 
► Dokumentation der Arbeitsergebnisse aus den Tickets, 
wenn Ticket nichts ausreichend 
► Kollaborative Erstellung von Dokumenten zu Tickets, 
sofern aufgrund Unternehmensvorgaben erforderlich 
► Berechtigungskonzept für Zugriffe 
► Ausreichend Dokumentation (Ticket vs. Wiki vs. 
Dokumente) 
► Kommunikation nur über Tickets – keine Mails 
► Sicherstellung, dass Tools nicht zum Umgehen von 
gesetzten Standards verwendet werden 
Heraus-forderungen 
15 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
Wir entwickeln Vorsprung 
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16 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014

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Projektmanagement mit Sozialen Medien

  • 1. Projektmanagement mit sozialen Medien PM-Forum 2014 Simon Dückert (Cogneon GmbH), Martin Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 2. 2 Benchlearning Projekt Social Intranet 2012 2 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 ► 10 Unternehmen mit mindestens zwei Jahren Erfahrung mit sozialen Medien ► Projektmanagement als eines von sechs Anwendungsfelder sozialer Medien („Gruppen für Projekt-kommunikation“) ► Konkrete Nutzungs-szenarien aber noch nicht spezifiziert. http://bit.ly/blp12Bericht
  • 3. 3 Social Media Prism – Vielfalt sozialer Medien 3 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 ► Social Media Klassifizierung im Internet mittlerweile extrem ausdifferenziert. ► „Logo-Tapeten“ einzelner Dienste funktionieren daher nicht mehr. ► Einsatz externer und interner sozialer Medien muss mit den verantwortlichen Stellen im Unternehmen frühzeitig geklärt werden. ► Dazu gehören Betriebsrat, Datenschutz, IT-Security, Recht, Personal, Kommunikation Quelle: Ethority.
  • 4. 4 Enterprise 2.0 Flower 4 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 ► Bandbreite sozialer Medien im Vergleich zum Internet deutlich kleiner ► Groupware, Wikis, Weblogs und Quelle: Ethority. soziale Medien sind die wichtigsten neuen Systemklassen ► SharePoint, Jive, Connections, Yammer, Wordpress, Mediawiki und Confluence sind häufig eingesetzte Anwendungen. ► Multimedia-Plattformen im Stil von YouTube und Soundcloud sind im kommen.
  • 5. 5 Beispiel BASF Quelle: http://de.slideshare.net/basf/connect-basf-onlinebusinessnetwork, http://www.youtube.com/watch?v=hLh6BvagHEE 5 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 6. 6 Beispiel Siemens Quelle: http://de.slideshare.net/heisss/how-to-create-a-knowledge-networking-culture, http://www.youtube.com/watch?v=rdCveeaLmOw 6 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 7. 7 Beispiel Continental Quelle: http://de.slideshare.net/EckKommunikation/harald-schirmer-enterprise-20-summit-2013-paris, http://www.youtube.com/watch?v=Pm-np_XNqMc 7 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 8. 8 Soziale Medien im Projektlebenszyklus 8 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 Source: GPM.
  • 9. 9 Soziale Medien im Projektlebenszyklus Projektphase Anwendung soziale Medie Initialisierung [ ] Projektgruppe in Groupware/sozialem Netzwerk [ ] Etablierung der Rolle „Project Community Manager“ [ ] Beschreibung PM-Prozesse im Wiki Definition [ ] Dokumentation Projektbeschreibung, Prozessvorgaben (z.B. ANFO, CM) im Wiki [ ] Team-Protokolle im Wiki [ ] Risiko-Liste im Wiki [ ] Kommunikationsplan im Wiki Planung [ ] Dokumentation Meilensteine, Arbeitspakete, Use Cases im Wiki [ ] Verlinkung/Kommentierung verbindlicher Unterlagen (Richtlinien, Vorlagen, Normen) [ ] Verantwortlichkeiten in RACI-Matrix im Wiki [ ] Kommunikation Änderungen im Blog Steuerung/ Durchführung [ ] Dokumentation Anleitungen, Handbücher im Wiki (z.B. Installation, Konfiguration) [ ] Kommentierte Link- und Literatur-Sammlungen im Wiki [ ] Meeting Management im Wiki (Agenda-Erstellung, Live-Protokoll, Offene Punkte) [ ] Projekt-/Stakeholder-Kommunikation über Blog [ ] Projektkommunikation über Blog (statt E-Mail) [ ] „Working out Loud“ per Microblogs/Statusupdate Abschluss [ ] Erfahrungen in Lessons Learned im Wiki sichern [ ] Sammlung wiederverwendbarer Inhalte in Wiki/Blog bereitstellen [ ] Ausgewählte Erfahrungen per Blog teilen 9 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 10. 10 Audi Engineerin Network und soziale Medien Audi Engineering Network Audi Engineering Network 10 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 Information Kommunikation Collaboration
  • 11. 11 Verfügbare Tools mit Social Media Fokus Audi Engineering Network Tools (TE) seit 2008 Unternehmenstool EPP 2.0 Plattform (RE-)Launch 11 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 2014 Audi wiki Audi dox Audi team
  • 12. 12 Geregeltes Zusammenspiel gesetzter Standardsysteme und Social Media Tools ist zwingend erforderlich Gesetzte Standard Tools im Unternehmen 12 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014 Steuerung/ Durchführung Initialisierung Definition Planung Abschluss ► Soziale Medien müssen die gesetzten Tools und Prozesse unterstützen. ► Gesetzte Standards (Tools, Prozesse) dürfen durch Social Media Tools nicht umgangen werden ► Bedarfsgerechte Unterstützung im Projektmanagement (PM) Prozess ► entweder durch feste Integration in die PM Prozesse ► oder spezifische Unterstützung in Einzelprojekten Aktuelle Ausprägung in der Technischen Entwicklung der Audi AG Soziale Medien/Collaborationtools
  • 13. 13 fortlaufende, gemeinsame Dokumentation im Projekt Anwendungsbeispiel 1 ► Definition und Weiterentwicklung Projekt-beschreibungen, Prozessvorgaben, Zusammenarbeitsbeschreibung und Darstellungen (Anforderungssprozess, CR Prozess, RACI, etc.) ► Dokumentationen von Vorgehensweisen (z.B. Migrationsanleitungen, Installationsanleitungen) Berücksichtigung der Komplexität und Umfang ► UseCase Definiton inkl. Verlinkung zu ANFO Tickets ► Handbücher, Schulungsunterlagen,…. ► „Link-Sammlung relevanter Dateien aus Dokumentenablage ► Ablage und Bearbeitung verbindlicher Vorgaben von Unternehmensinstanzen (Richtlinien, LH-Templates, Abnahmeprotokolle…) ► Sharen und Abonnieren ► Interaktiver Austausch und Abstimmung zu Themen im gesamten Kontext Wiki Dokument-ablage Com-munity ► Commitment für gemeinsame Arbeit in den Tools ► Festlegung der Verantwortlichkeiten für Ergebniskonsolidierung und Überführung (speziell bei Einsatz von Communities) Heraus-forderungen 13 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 14. 14 Besprechungsmanagement Anwendungsbeispiel 2 ► Agendaerstellung und –abstimmung ► Live Protokollerstellung inkl. Erstellung LOP-Tickets Wiki Jira Dokument-ablage Com-munity ► Erstellung und Verknüpfung von Aufgaben mit Protokollen, RISK-Listen ► Direkte Zuweisung zur Bearbeitung ► Ablage und Verlinkung ergänzender Dateien (ggf. aufgrund Unternehmensvorgaben erforderliche Formate Statusbericht, Risiko-Listen, Protokollformate) ► Vorabdiskussion von Themen der Agenda Referenzierung in der Agenda zielführend ► Sicherstellung rechtzeitiger Input für Agenden ► Vermeidung von Endlos-Diskussionen bei der Protokollerstellung schnelle pragmatische Arbeitsweise ► Konsequente Verlinkung der Einträge Heraus-forderungen 14 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 15. 15 Ticket-basierte Zusammenarbeit Anwendungsbeispiel 3 ► Aufgabenverfolgung mit schneller Interaktion (Kommentare, Zuweisungen, Teilen, Abonnieren) ► Dashboards zum aktuellen Arbeitsstand ► Anforderungs-/Releasemanagement ► Visuelle Darstellung von Abhängigkeiten ► Unterstützung der Zusammenarbeit mit Partner durch feingranularere Workflowschritte ggü. Unternehmenssystemen ► @mention, sharen, gemeinsame Bearbeitung Jira Wiki Dokument-ablage ► Dokumentation der Arbeitsergebnisse aus den Tickets, wenn Ticket nichts ausreichend ► Kollaborative Erstellung von Dokumenten zu Tickets, sofern aufgrund Unternehmensvorgaben erforderlich ► Berechtigungskonzept für Zugriffe ► Ausreichend Dokumentation (Ticket vs. Wiki vs. Dokumente) ► Kommunikation nur über Tickets – keine Mails ► Sicherstellung, dass Tools nicht zum Umgehen von gesetzten Standards verwendet werden Heraus-forderungen 15 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014
  • 16. Wir entwickeln Vorsprung Audi TE 16 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014