Big Room Planning Die Weisheit der Vielen nutzen – Planungssicherheit, Ergebnisqualität und Resilienz verbessern VOICE CIO-Erfahrungsaustausch 31. März 2021 Prof. Dr. Ayelt Komus

1. © Prof. Dr. Ayelt Komus
Big Room Planning
Die Weisheit der Vielen nutzen –
Planungssicherheit, Ergebnisqualität und Resilienz verbessern
VOICE CIO-Erfahrungsaustausch
31. März 2021
Prof. Dr. Ayelt Komus
komus@hs-koblenz.de
linkedin.com/in/komus
xing.com/profile/Ayelt_Komus
www.komus.de
www.process-and-project.net
www.praxisforum.net

2. © Prof. Dr. Ayelt Komus 3
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Gremien, Ansätze zur Planung und Abstimmung PPM
https://www.menti.com/yv7txttqgg
https://www.menti.com/
Code: 8998 6201

3. © Prof. Dr. Ayelt Komus 5
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net

4. © Prof. Dr. Ayelt Komus 6
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
SAFe – Program Increment per „Big Room Planning“

5. © Prof. Dr. Ayelt Komus 7
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Big Room Planning - Impressionen
Testen & Lösung
weiterentwickeln
Ideen / Lösungen
entwickeln
Standpunkt/ Problem-
stellung definieren
Bedürfnisse / Problem
verstehen
Alle
Bilder:
Heupel
Consultants

6. © Prof. Dr. Ayelt Komus 8
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Big Room Planning - Dependency Board
Courtesy of Heupel Consultants

7. © Prof. Dr. Ayelt Komus 9
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Estimation: Aufwand und Nutzen mittels Planning Poker
Courtesy of Heupel Consultants

8. © Prof. Dr. Ayelt Komus 10
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Big Room Planning – Identifikation und Abstimmung Prioritäten
Courtesy of Heupel Consultants

9. © Prof. Dr. Ayelt Komus 11
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Warum Big Room Planning?
Big Picture
Gemeinsames mentales Modell, Zielsetzung („Why?“)
Missverständnisse identifizieren, ausräumen
Überblick Themen/Arbeitspakete zu sortieren, Scope
Abhängigkeiten Zusammenhänge, Voraussetzungen, Synchronisationsbedarfe
Empathie Verständnis, gesamtheitliche Zielsetzung, Personen kennen, Team-Gefühl
Commitment Betroffene sind Beteiligte, Commitments deutlich belastbarer
Roadmap Gemeinsame Zeitplanung abstimmen
Risiken Kritische Pfade, Show Stopper identifizieren
Priorisierung Themen priorisieren, gemeinsamer übergreifenden Backlog
Ground Rules Methodenstandards, Prinzipien der Zusammenarbeit
Retro Zusammenarbeit reflektieren, weiterentwickeln
“Plans are worthless, but planning is everything”
Dwight D. Eisenhower

10. © Prof. Dr. Ayelt Komus 12
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Big Room Planning –Prinzipien und Werkzeuge
Fokus
Typische Werkzeuge
T-Shirt-Size
Estimation
Planning
Poker
Visualisierung
(bspw. Farben,
Ampel-Logik)
Einfache
Symbolik
(Blitz,
Fragezeichen..)
Bindfäden für
Abhängigkeiten
Advocatus
Diaboli
Big Room Planning – Prinzipien
Divergieren -
Konvergieren
Visuelles Arbeiten
Time Boxing
Flughöhe
einhalten (starke
Moderation)
Kein Abtauchen,
Keine Detail
-diskussion
Alles Wissen
(alle Perspektiven)
in einen Raum bringen)
Selbstorgani-
sation
Groß-
gruppen-
Moderation
Methodischer
Fahrplan
Gemeinsames
Zielverständnis

11. © Prof. Dr. Ayelt Komus 13
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Divergieren & Konvergieren als Grundstruktur
Gesamt
Team
Fokus
Vorbereitung BRP

12. © Prof. Dr. Ayelt Komus 14
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Beispiel Agenda 2-tägiges Big Room Planning

13. © Prof. Dr. Ayelt Komus 15
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Erfolgsfaktoren Big Room Planning
 Die richtigen Personen
 Unterschiedliche Perspektiven/Fachfunktionen (Interdisziplinarität)
 Wissensträger und Entscheider
 Der richtige Scope und die geeignete Flughöhe
 Vorbereitung
 Vorhandenes Wissen/aktuellen Arbeitsstand verfügbar machen
 Strukturen, Denkraster als Impuls für die Teams
 (Agile) Grundprinzipien
 Einfachheit und Visualisierung
 Inkrementelles Vorgehen (MVP)
 Detailplanung nur auf kurze Sicht
 Moderation
 Gutes Check-In (Leitsätze, Technik, etc.)
 Fokus und Time Boxing

14. © Prof. Dr. Ayelt Komus 16
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Was nehmen Teilnehmer mit?
 1. Stand Aktivitäten, Vorgaben etc.
 2. Aufgaben
 3. “Why” und Gesamtkontext
 4. Wer sind Ansprechpartner, Player und Positionen
 5. Motivation: Einbindung (Konsent)

15. © Prof. Dr. Ayelt Komus 17
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Hackathon
Big Room Planning, Hackathon, Open Space
Big Room Planning Open Space
Planen
abstimmen
priorisieren
Fokus, Zielsetzung definiert
Alle (viele) Player und Perspektiven zeitgleich in einem Raum/Plattform
Definierte Time Box mit 100%-Fokus der Teilnehmer
Ergebnis
realisieren
Kreativität
Inspiration
Lernen

16. © Prof. Dr. Ayelt Komus 18
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
 Mit BRP gelingt es die Ressourcen der Gruppe zu heben und
die „Betroffenen“ zu Beteiligten zu machen
 Der Nutzen von Big Room Planning geht weit
über „den Plan“hinaus
 Big Room Planning-Elemente sind hilfreich in
vielen Abstimm-, Planungs-,Entscheidungs-,
Lösungsfindungs-Konstellationen
 BRP erlaubt es, agile Kultur und Werte gemeinsam
zu erleben und zu entwickeln
 Wichtige Erfolgsfaktoren sind gute Vorbereitung,
disziplinierte Durchführung und Fokus
In a Nutshell: Big Room Planning

17. © Prof. Dr. Ayelt Komus 19
www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
Let‘s connect!
Xing: www.xing.com/profile/Ayelt_Komus
LinkedIn: http://de.linkedin.com/in/komus
Twitter: @Ayelt Komus
www.komus.de
www.process-and-project.net
www.praxisforum.net