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© Prof. Dr. Ayelt Komus
Big Room Planning
Die Weisheit der Vielen nutzen –
Planungssicherheit, Ergebnisqualität und Resilienz verbessern
VOICE CIO-Erfahrungsaustausch
31. März 2021
Prof. Dr. Ayelt Komus
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Gremien, Ansätze zur Planung und Abstimmung PPM
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SAFe – Program Increment per „Big Room Planning“
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Big Room Planning - Impressionen
Testen & Lösung
weiterentwickeln
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Standpunkt/ Problem-
stellung definieren
Bedürfnisse / Problem
verstehen
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Bilder:
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Big Room Planning - Dependency Board
Courtesy of Heupel Consultants
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Estimation: Aufwand und Nutzen mittels Planning Poker
Courtesy of Heupel Consultants
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Big Room Planning – Identifikation und Abstimmung Prioritäten
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Warum Big Room Planning?
Big Picture
Gemeinsames mentales Modell, Zielsetzung („Why?“)
Missverständnisse identifizieren, ausräumen
Überblick Themen/Arbeitspakete zu sortieren, Scope
Abhängigkeiten Zusammenhänge, Voraussetzungen, Synchronisationsbedarfe
Empathie Verständnis, gesamtheitliche Zielsetzung, Personen kennen, Team-Gefühl
Commitment Betroffene sind Beteiligte, Commitments deutlich belastbarer
Roadmap Gemeinsame Zeitplanung abstimmen
Risiken Kritische Pfade, Show Stopper identifizieren
Priorisierung Themen priorisieren, gemeinsamer übergreifenden Backlog
Ground Rules Methodenstandards, Prinzipien der Zusammenarbeit
Retro Zusammenarbeit reflektieren, weiterentwickeln
“Plans are worthless, but planning is everything”
Dwight D. Eisenhower
© Prof. Dr. Ayelt Komus 12
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Big Room Planning –Prinzipien und Werkzeuge
Fokus
Typische Werkzeuge
T-Shirt-Size
Estimation
Planning
Poker
Visualisierung
(bspw. Farben,
Ampel-Logik)
Einfache
Symbolik
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Fragezeichen..)
Bindfäden für
Abhängigkeiten
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Diaboli
Big Room Planning – Prinzipien
Divergieren -
Konvergieren
Visuelles Arbeiten
Time Boxing
Flughöhe
einhalten (starke
Moderation)
Kein Abtauchen,
Keine Detail
-diskussion
Alles Wissen
(alle Perspektiven)
in einen Raum bringen)
Selbstorgani-
sation
Groß-
gruppen-
Moderation
Methodischer
Fahrplan
Gemeinsames
Zielverständnis
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Divergieren & Konvergieren als Grundstruktur
Gesamt
Team
Fokus
Vorbereitung BRP
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Beispiel Agenda 2-tägiges Big Room Planning
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Erfolgsfaktoren Big Room Planning
 Die richtigen Personen
 Unterschiedliche Perspektiven/Fachfunktionen (Interdisziplinarität)
 Wissensträger und Entscheider
 Der richtige Scope und die geeignete Flughöhe
 Vorbereitung
 Vorhandenes Wissen/aktuellen Arbeitsstand verfügbar machen
 Strukturen, Denkraster als Impuls für die Teams
 (Agile) Grundprinzipien
 Einfachheit und Visualisierung
 Inkrementelles Vorgehen (MVP)
 Detailplanung nur auf kurze Sicht
 Moderation
 Gutes Check-In (Leitsätze, Technik, etc.)
 Fokus und Time Boxing
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Was nehmen Teilnehmer mit?
 1. Stand Aktivitäten, Vorgaben etc.
 2. Aufgaben
 3. “Why” und Gesamtkontext
 4. Wer sind Ansprechpartner, Player und Positionen
 5. Motivation: Einbindung (Konsent)
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Hackathon
Big Room Planning, Hackathon, Open Space
Big Room Planning Open Space
Planen
abstimmen
priorisieren
Fokus, Zielsetzung definiert
Alle (viele) Player und Perspektiven zeitgleich in einem Raum/Plattform
Definierte Time Box mit 100%-Fokus der Teilnehmer
Ergebnis
realisieren
Kreativität
Inspiration
Lernen
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www.komus.de www.process-and-project.net
www.praxisforum.net
 Mit BRP gelingt es die Ressourcen der Gruppe zu heben und
die „Betroffenen“ zu Beteiligten zu machen
 Der Nutzen von Big Room Planning geht weit
über „den Plan“hinaus
 Big Room Planning-Elemente sind hilfreich in
vielen Abstimm-, Planungs-,Entscheidungs-,
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 BRP erlaubt es, agile Kultur und Werte gemeinsam
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 Wichtige Erfolgsfaktoren sind gute Vorbereitung,
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In a Nutshell: Big Room Planning
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Big Room Planning Die Weisheit der Vielen nutzen –Planungssicherheit, Ergebnisqualität und Resilienz verbessern

  • 1. © Prof. Dr. Ayelt Komus Big Room Planning Die Weisheit der Vielen nutzen – Planungssicherheit, Ergebnisqualität und Resilienz verbessern VOICE CIO-Erfahrungsaustausch 31. März 2021 Prof. Dr. Ayelt Komus komus@hs-koblenz.de linkedin.com/in/komus xing.com/profile/Ayelt_Komus www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net
  • 2. © Prof. Dr. Ayelt Komus 3 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Gremien, Ansätze zur Planung und Abstimmung PPM https://www.menti.com/yv7txttqgg https://www.menti.com/ Code: 8998 6201
  • 3. © Prof. Dr. Ayelt Komus 5 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net
  • 4. © Prof. Dr. Ayelt Komus 6 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net SAFe – Program Increment per „Big Room Planning“
  • 5. © Prof. Dr. Ayelt Komus 7 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Big Room Planning - Impressionen Testen & Lösung weiterentwickeln Ideen / Lösungen entwickeln Standpunkt/ Problem- stellung definieren Bedürfnisse / Problem verstehen Alle Bilder: Heupel Consultants
  • 6. © Prof. Dr. Ayelt Komus 8 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Big Room Planning - Dependency Board Courtesy of Heupel Consultants
  • 7. © Prof. Dr. Ayelt Komus 9 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Estimation: Aufwand und Nutzen mittels Planning Poker Courtesy of Heupel Consultants
  • 8. © Prof. Dr. Ayelt Komus 10 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Big Room Planning – Identifikation und Abstimmung Prioritäten Courtesy of Heupel Consultants
  • 9. © Prof. Dr. Ayelt Komus 11 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Warum Big Room Planning? Big Picture Gemeinsames mentales Modell, Zielsetzung („Why?“) Missverständnisse identifizieren, ausräumen Überblick Themen/Arbeitspakete zu sortieren, Scope Abhängigkeiten Zusammenhänge, Voraussetzungen, Synchronisationsbedarfe Empathie Verständnis, gesamtheitliche Zielsetzung, Personen kennen, Team-Gefühl Commitment Betroffene sind Beteiligte, Commitments deutlich belastbarer Roadmap Gemeinsame Zeitplanung abstimmen Risiken Kritische Pfade, Show Stopper identifizieren Priorisierung Themen priorisieren, gemeinsamer übergreifenden Backlog Ground Rules Methodenstandards, Prinzipien der Zusammenarbeit Retro Zusammenarbeit reflektieren, weiterentwickeln “Plans are worthless, but planning is everything” Dwight D. Eisenhower
  • 10. © Prof. Dr. Ayelt Komus 12 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Big Room Planning –Prinzipien und Werkzeuge Fokus Typische Werkzeuge T-Shirt-Size Estimation Planning Poker Visualisierung (bspw. Farben, Ampel-Logik) Einfache Symbolik (Blitz, Fragezeichen..) Bindfäden für Abhängigkeiten Advocatus Diaboli Big Room Planning – Prinzipien Divergieren - Konvergieren Visuelles Arbeiten Time Boxing Flughöhe einhalten (starke Moderation) Kein Abtauchen, Keine Detail -diskussion Alles Wissen (alle Perspektiven) in einen Raum bringen) Selbstorgani- sation Groß- gruppen- Moderation Methodischer Fahrplan Gemeinsames Zielverständnis
  • 11. © Prof. Dr. Ayelt Komus 13 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Divergieren & Konvergieren als Grundstruktur Gesamt Team Fokus Vorbereitung BRP
  • 12. © Prof. Dr. Ayelt Komus 14 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Beispiel Agenda 2-tägiges Big Room Planning
  • 13. © Prof. Dr. Ayelt Komus 15 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Erfolgsfaktoren Big Room Planning  Die richtigen Personen  Unterschiedliche Perspektiven/Fachfunktionen (Interdisziplinarität)  Wissensträger und Entscheider  Der richtige Scope und die geeignete Flughöhe  Vorbereitung  Vorhandenes Wissen/aktuellen Arbeitsstand verfügbar machen  Strukturen, Denkraster als Impuls für die Teams  (Agile) Grundprinzipien  Einfachheit und Visualisierung  Inkrementelles Vorgehen (MVP)  Detailplanung nur auf kurze Sicht  Moderation  Gutes Check-In (Leitsätze, Technik, etc.)  Fokus und Time Boxing
  • 14. © Prof. Dr. Ayelt Komus 16 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Was nehmen Teilnehmer mit?  1. Stand Aktivitäten, Vorgaben etc.  2. Aufgaben  3. “Why” und Gesamtkontext  4. Wer sind Ansprechpartner, Player und Positionen  5. Motivation: Einbindung (Konsent)
  • 15. © Prof. Dr. Ayelt Komus 17 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Hackathon Big Room Planning, Hackathon, Open Space Big Room Planning Open Space Planen abstimmen priorisieren Fokus, Zielsetzung definiert Alle (viele) Player und Perspektiven zeitgleich in einem Raum/Plattform Definierte Time Box mit 100%-Fokus der Teilnehmer Ergebnis realisieren Kreativität Inspiration Lernen
  • 16. © Prof. Dr. Ayelt Komus 18 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net  Mit BRP gelingt es die Ressourcen der Gruppe zu heben und die „Betroffenen“ zu Beteiligten zu machen  Der Nutzen von Big Room Planning geht weit über „den Plan“hinaus  Big Room Planning-Elemente sind hilfreich in vielen Abstimm-, Planungs-,Entscheidungs-, Lösungsfindungs-Konstellationen  BRP erlaubt es, agile Kultur und Werte gemeinsam zu erleben und zu entwickeln  Wichtige Erfolgsfaktoren sind gute Vorbereitung, disziplinierte Durchführung und Fokus In a Nutshell: Big Room Planning
  • 17. © Prof. Dr. Ayelt Komus 19 www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net Let‘s connect! Xing: www.xing.com/profile/Ayelt_Komus LinkedIn: http://de.linkedin.com/in/komus Twitter: @Ayelt Komus www.komus.de www.process-and-project.net www.praxisforum.net