Große Projekte & Programme erfolgreicher managen Skalierte agile Methoden smart nutzen #Strategiegipfel IT & Information Management Berlin, 26. Oktober 2021

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Große Projekte & Programme erfolgreicher managen
Skalierte agile Methoden smart nutzen
#Strategiegipfel
IT & Information Management
Berlin, 26. Oktober 2021
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▪ Professor of Organizational Design and Information Systems
▪ Co-Initiator of „Modellfabrik Koblenz“ (Model factory Koblenz)
▪ Scientific advisory board Heupel Consultants
▪ Thought Leader for Management in Complex Contexts and Agile
Methods
▪ Studies / Surveys like „Status Quo (Scaled) Agile“, „agile PMO“
(2012, 2014, 2016, 2020), „Status Quo PEP – lean and agile“,
„CIO Today - Driving or driven?“
▪ 80+ publications,
150+ keynotes/ lectures,
150+ interviews/ media reports
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Typisch identifizierte Herausforderungen
bei Programmen/Projekten

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Mal ganz naiv gefragt…
…was war noch mal Ziel beim Managen, Planen, Tracken großer Projekte und Programme?
◼ Viele Tabellen, Formulare, Statusberichte
◼ Ein gutes Gefühl, dass viel gemanagt wird
◼ Führungskräfte und Experten, die das gute Gefühl haben, echte „Magie“ zu betreiben
◼ CYA
◼ Mehrwert- und Notwendigkeits-basierte Entscheidungen
◼ Frühzeitiges Erkennen von Schieflagen und Herausforderungen
◼ Optimales Zusammenspiel ermöglichen
◼ Nutzung des Wissens in der Organisation
◼ Echte Motivation aller Beteiligten
◼ Enablement und Vermittlung des „Why“, um selbständiges Entscheiden und Agieren
auch auf Team-Ebene zu ermöglichen

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Agil auf Team-Ebene: Kinderteller

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Agile Skalierungsansätze bieten Reichtum an Ideen und Ansätzen

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Agile Manifesto: People and Interactions over Processes …

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
Alignment
Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
Alignment
Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Strategieprozess insbesondere bei SAFe umfassend ausgestaltet
◼ Jede Programm-Planung setzt einen Strategieentscheidung voraus
◼ Insbesondere bei SAFe ist der strategische Bereich explizit ausgeprägt
Prioritize &
Strategize

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Werkzeuge, Elemente der Strategiediskussion

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Don Reinertsen (Flow): Weighted Short Job First
Nach Reinertsen, Don
Flow – The Principles of Product Development Flow
A
B
C
delay cost
Scenario 1
C
delay cost
B
A
Scenario 2
time
time
1 3 6
3 6
1

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
Alignment
Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Beispiel SAFe (Portfolio) – Ebenenkonzept der Planung
Team → Do!
(Deliver, Align)
Programm → Coordinate
Portfolio → Prioritize & Strategize

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Portfoliosteuerung – „Heartbeat“ als zentrales Element
Operative
Planung
Strategische
Planung
(2/Jahr)
März
September
Taktische
Planung
In Erweiterung von Felchlin, Basler-Versicherungen
Inspired by SAFe und Heupel Consultants
Projekt-
marktplatz
(1/Jahr)

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SAFe – Heartbeat (Programm Increment)

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Praxisbeispiel High Tech Industry: Steuerungsebenen
Portfolio-
planung
Portfolio-
planung
Big Room
Planning
Sprintplanung
(2-wöchentlicher Zyklus mit
Sprint Plannings pro Squad)
Programmplanung
(2-monatlicher Zyklus
mit Big Room Plannings)
Portfolioplanung
(Jahresplanung im Rahmen der
Budgetierung, noch nicht als
Backlog-Steuerung ausgestaltet)
Big Room
Planning
Big Room
Planning
Big Room
Planning
Big Room
Planning
Big Room
Planning
Praxisbeispiel: Courtesy Heupel Consultants

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
Alignment
Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Struktur und Prinzipien „LeSS Huge“ (>8 Teams)

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Beispiel SAFe – Erweitertes Rollenset
Methode und Moderation Product Ownership Architektur
© Leffingwell – Scaled Agile Framework

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Spotify Model – Gilden und Chapter
https://blog.crisp.se/wp-content/uploads/2012/11/SpotifyScaling.pdf

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Scrum of Scrums (SoS) – Org-Struktur
www.scrumatscale.com

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Command, Command of Teams, Team of Teams
Command
Team of Teams
Command of Teams
Source/based on: S. McChrystal: Team of Teams

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Organisationsprinzip MECE: Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive
~ überschneidungsfrei (disjunkt) und vollständig
Gestaltungsprinzipien: Von MECE zu Non-MECE
Non-MECE
MECE
Source/based on: S. McChrystal: Team of Teams

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Beispiel LeSS – Descaling over Scaling
https://less.works/en
Was ist Large Scale Scrum?
Wie kann ich agile Methoden in meiner großen,
komplexen Organisation implementieren?
Wie können wir unnötig große und komplexe Strukturen
in der Organisation vereinfachen ?
- „agil sein“ statt „agil tun“ -
LARGE SCALE – Don‘t!
MULTISITE – Don‘t!
OFFSHORE – Don‘t!

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7 Design Principles to Descale Organizations*
1. From Specialist Roles to Teams
2. From Resource-Thinking to
People-Thinking
3. From Organizing around Technology
to Organizing around Customer Value
4. From Independent Teams to Continuous Cross-team Cooperation
5. From Coordinate to Integrate to Coordination through Integration
6. From Projects to Products
7. From Many Small Products to a Few Broad Products
* LeSS – Design Principle by Craig Larman and Bas Vodde
https://less.works/blog/2020/03/02/more-with-less-seven-tools-for-simplifying-organizations.html , 3.3.2020

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
Alignment
Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Beispiel SAFe – Architekten-Rolle und Artefakte
© Leffingwell – Scaled Agile Framework

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Nexus
www.scrum.org

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Artefakte
Feature List
Prioritized Feature List
Grund-
architektur
Phase Results
(MVP) I
Sprint
Backlog(s)
Scrum-Board
Phase Result
Board
Feature
...
...
...
Feature P Risiko
... 1
... 1
... 2
... 3
Strukturstück-
listen I
Ableitung
Prio. I
BOM-V I
Impediment
Backlog
Unterteilung /
Detaillierung in
I II
1 2 3 1 2
Courtesy of Heupel Consultants

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Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
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Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
managen, Konfigurationsmgmt.

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Big Room Planning - Impressionen
Testen & Lösung
weiterentwickeln
Ideen / Lösungen
entwickeln
Standpunkt/ Problem-
stellung definieren
Bedürfnisse / Problem
verstehen
Alle
Bilder:
Heupel
Consultants

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Beispiel Big Room Planning - Dependency Board

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Planung auf Basis Team-Intelligenz – Beispiel „OneERP“
Courtesy of Heupel Consultants
Tandem-Leitung
Initial-Backlog
(Team)
Teams
interdisziplinär
PI Planning
(Plenum)
Sprint-Planning
(Teams)

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Beispiel Big Room Planning - Kapazitäten und Prioritäten
Courtesy of Heupel Consultants

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Relatives Schätzen mit Planning Poker als zentrales Element

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Big Room Planning im Online Format mit Zoom und Miro
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weiterentwickeln
Ideen / Lösungen
entwickeln
Standpunkt/ Problem-
stellung definieren
Bedürfnisse / Problem
verstehen

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Was muss Programm-/Portfoliomanagement liefern?
Vision, Strategie und Priorisierung
Planungsebenen, Taktung
& Synchronisation
Rollen- und
Organisationskonzept
Gesamtheitliche
Produkt- bzw.
Lösungsarchitektur
Team- & Produktions-
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Prinzipien & Strukturen der Prozessgestaltung und –weiterentwicklung
u.a. Koordination, Abhängigkeiten
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Lean-Prinzipien als Basis
Wert aus Kundensicht
Wertstrom verstehen
Flow
Pull
Perfektion

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By the time you read this…
https://blog.crisp.se/wp-content/uploads/2012/11/SpotifyScaling.pdf

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Lernen: Retrospektive als ein Schlüsselelement
https://t2informatik.de/wissen-kompakt/scrum-retrospektive/

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Gutes Programm- und Portfolio-Management
Gutes Programm- und Portfoliomanagement
bedeutet
nicht, die besten Experten und Entscheidungen,
sondern,
den geeigneten Rahmen und Freiraum schaffen

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