Artikel von Charly Suter aus der Unternehmerzeitung zum Thema Arbeit 4.0. So kann und wird unsere Arbeit im naher digitaler Zukunft aussehen. Mehr dazu und wie man effizienter Arbeitet unter www.shadowmountains.pub/blog - jetzt reinschauen und mehr erfahren.

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DIG ITAL
Arbeiten 4.0
DIGITALES ZEITALTER Digitalisierung– ein großesWort,
das seit Jahren durch die Unternehmen geistert. Was
steckt dahinter? Für Unternehmen ist es primär an der
Zeit, die Chancen zu nutzen, die sich durch die vir-
tuelle Arbeitswelt ergeben.
TEXT CHARLY SUTE R
Online-Unternehmen und Start-
ups sind in den letzten Jahren
wie Pilze aus dem Boden ge-
schossen. Gleichzeitig zeigt
jedoch eine Studie von der Wirtschaftsprü-
fungsgesellschaft Deloitte aus dem Jahr
2013, dass gerade der Mittelstand Gefahr
läuft, die Digitalisierung zu verschlafen. Die
überwältigende Mehrheit von 88 Prozent
der Unternehmen bejaht die außerordent-
liche Relevanz der Digitalisierung für ihre
Zukunft, doch die Umsetzung schieben die
meisten Unternehmer vor sich her. Weitere
Studien der mittelständischen Wirtschaft
haben ergeben, dass besonders Unterneh-
men mit weniger als 50 Mitarbeitern Nach-
holbedarf haben.
Die Umsetzung der Digitalisierung ist
nicht auf ein paar einfache Aufgaben be-
schränkt, wie etwa alle Daten des Unterneh-
mens in den Computer einzulesen oder die
Software der Buchhaltung zu erneuern. Der
Vorgang muss grundsätzlich eng mit der Un-
ternehmensstrategie verzahnt werden. Mehr
noch: Sie ist ein Leitgedanke für die Zukunft,
die alle Geschäftsprozesse durchziehen muss.
Die Virtualisierung macht nirgendwo halt,
Lieferanten, Kunden und andere Unterneh-
men bilden längst ein virtuelles Netzwerk,
das immer stärker ausgebaut wird. Das In-
ternet und die IT-Entwicklung ermöglichen
mittlerweile eine ungeahnte Verlagerung der
gesamten Geschäftsprozesse in die digitale
Welt. Das Marktforschungsinstitut GfK hat in
einer Umfrage im Herbst 2014 herausgefun-
den, dass in jedem zweiten KMU die Angst
vor der Digitalisierung die wahrgenomme-
nen Chancen überwiegt. Wenn überhaupt
wird Digitalisierung als möglicher Kosten-
einsparungsfaktor gesehen. Potentiale in der
Kundenansprache, neuer Logistikketten und
Eröffnung neuer Märkte bleiben ungenutzt.
DIE FRAGE NACH DEM WORKFLOW
Welche Prozesse können im Unternehmen
verändert, welche müssen verbessert wer-
den? Wie sieht der Workflow überhaupt aus?
Eine genaue Reflexion in aller Ruhe lohnt
sich hier. Wer keinen exakten Überblick
über die Arbeitsweise und den Informati-
onsfluss im Unternehmen hat, kann letzt-
endlich keine neue Unternehmensstrategie
planen. Es gibt viele Methoden, den Work-
flow zu optimieren. Eine ganze Anzahl von
Arbeitsschritten kann mittlerweile verkürzt
werden – und somit auch die Wartezeiten
von Kunden und Geschäftspartnern. Das Ma-
nagement des Working Capitals wird gerade
für KMU erfolgsentscheidend.
Vereinheitlichung und Überschaubarkeit
sollten in allen Geschäftsprozessen gewahrt
bleiben. Nicht jedes Unternehmen braucht
alle Arten von Software, Apps und Netzwer-
ken. Besser ist es, genau zu analysieren, wel-
che Kommunikationsmethode für die Art des
Unternehmens die beste ist.
DIGITALE ORGANISATION AUF GANZER LINIE
Welche Teams müssen miteinander kom-
munizieren und Daten austauschen? Ist die
Arbeit im Unternehmen eher projektbezogen
oder sind die genutzten Daten besonders um-
fangreich?
Einfache Projektmanagement-Tools ma-
chen übermäßigen Mailverkehr überflüssig
und helfen die Aufgaben aller Mitarbeiter
zu strukturieren, sparen aber auch Server-
kapazität, da kein Datenschrott veralteter
Versionen gehortet wird. Jeder behält den
Überblick, viele Nachfragen und E-Mails
werden überflüssig und alle werden in das
Team integriert. Basecamp, Asana oder Acti-
veCollab sind leicht erlernbare Cloud-Tools,
die Messaging, Projektverwaltung, Zeiter-
fassung und vieles mehr für ganze Teams
bieten. Die gesamte Kommunikation kann
so auf eine übersichtliche Ebene gebracht
werden.
Bei vielen Tools sind File-Sharing-Opti-
onen bereits inbegriffen. Um allen Mitarbei-
tern die nötigen Daten und Dokumente zur
Verfügung zu stellen, sind auch Onlinespei-
cher wie Dropbox oder Google Docs kosten-
freie, respektive günstige Alternativen.
Auch das CRM, das Management der
Kundenbeziehungen, kann durch solche
Tools unterstützt werden. Ein Beispiel ist
Salesforce, das für jede Branche und jede
Firmengröße geeignet ist. Unternehmer
können sich ihr Programm mit den von
ihnen gewünschten Bausteinen aus Vertrieb
und Marketing, Call Center, Analysen und
Workflow zusammenstellen. Besonders auf
der Führungsebene muss die neue, horizon-
tale Kommunikation aktiv genutzt werden,
damit sie sich auch bei den Mitarbeitern
durchsetzt.
NEUE AUFGABEN, NEUE ARBEITSBEZIEHUNGEN
Für viele neue Aufgaben braucht ein Unter-
nehmen externe Hilfe. Das können Consul-
ting- und IT-Systemhäuser sein. Gerade
kleinere Unternehmen brauchen jedoch
nicht immer ausgetüftelte Spezialsoftware,
sondern eher jemanden, der wirklich prak-
tische Hilfe gibt. Das kann die Erstellung
oder Aktualisierung einer Webseite sein, die
Einrichtung eines Onlineshops oder das On-
linemarketing. Gerade das Onlinemarketing
und die Social Media-Präsenz sollte nicht als
Spielerei gesehen werden, sondern als ein
Teil der ganzheitlichen Kundenbeziehun-
gen. Eine Umfrage der McKinsey Unterneh-
mensberatung ergab, dass die Firmen, die
sich voll vernetzt in sozialen Medien bewe-
gen, einen Marktvorteil von circa 20 Prozent
aufweisen. Firmen, die keine aktualisierte
und informationsreiche Webseite aufweisen,
fallen für viele potentielle Kunden oder inno-
vative Mitarbeiter aus dem Raster.
Wer für diese Aufgaben keine Zeit oder
passende Mitarbeiter hat, kann auf virtuelle
Assistenten zurückgreifen. Die Aufgaben,
die auf die Helfer aus dem Web übertragen
werden können, sind schier unendlich. Ein
Social Media Manager kann ihrem Unter-
nehmen den Weg in die sozialen Medien
bahnen, Webdesigner den Internetauftritt
der Firma in neuem Glanz erstrahlen lassen
und Assistenten können ihre Produkte in
einem Onlineshop präsentieren. Selbst für
die Implementierung von Salesforce gibt es
Experten für 16 Dollar in der Stunde. Der ge-
samte Backoffice-Prozess kann heutzutage
an virtuelle Assistenten übertragen werden.
Natürlich spart dies Personal – und Bürokos-
ten, ermöglicht jedoch vor allem den einfa-
chen, aber professionellen Einstieg in die
digitale Welt. Auch die Studie von Deloitte
rät dazu, sich externe Hilfe für den viel-
schichtigen Prozess zu holen.
Auf Plattformen wie Odesk, Elance oder
Agenturen strandschicht.de trifft man ent-
weder selbst die Wahl unter tausenden
Freelancern oder man bucht ein Stunden-
kontingent bei den Agenturen. Mit den
bereits genannten Arbeits- und Kommunika-
tionstools ist die Zusammenarbeit und die
Integrierung externer Freelancer ins Team
kein Problem. Gleichzeitig bleiben Unter-
nehmer so flexibel, dass auf neue Herausfor-
derungen auf dem Markt sofort reagiert
werden kann.
Für Unternehmen ist es an der Zeit, die Chancen der
digitalen Arbeitswelt zu nutzen. Foto: BilderBox.com
DER AUTOR
Charly Suter hat
jüngst das eBook
und den Online Kurs
«Effizienter Arbeiten»
publiziert, in dem
er aufzeigt, wie die
Zusammenarbeit mit
virtuellen Mitarbeitern
gestaltet, gepflegt und
langfristig aufgebaut
werden kann.