Von Enterprise Content Management zu fertigen Lösungen - Ing. Nikolaus A. Proske (d.velop)

1. Von Enterprise Content Management
zu fertigen Lösungen

2. 2
d.velop GmbH
Mobil +43 664 5044451
Fon +43 1 9080896-0
nikolaus.proske@dvelop.at
www.d-velop.at
Nikolaus Proske
Geschäftsführer

3. 3
Ganzheitliches Enterprise
Content Management (ECM)
ecspand erweitert den
Share-Point zur echten ECM-Plattform.
Durchgängige digitale
Dokumentenprozesse

4. 4
Jahre
Erfahrung
24 über
zufriedene Kunden
6.300
knapp
Millionen Umsatz
45 Kollegen
in der Gruppe d-velop
500

5. 5
• IT Strategien
– Zentralisierung
– Konsolidierung
– Zentrales Medium (Kostenreduktion Schulungen)
– Kollaboration (Kostenreduktion Kommunikation)
• Usersicht
– Möglichst keine Medienbrüche
– Schnell alle Informationen auf einmal
• Gesetzliche Regelungen
– RLG, DSG
WarumECM

6. Process Solutions

7. 7

8. 8

9. 9
Eingangsrechnungsverarbeitung mit
Rechnungsleser und Rechnungsworkflow

10. 10
Automatisierte Abläufe und perfekter Überblick
Papierbelege
Dokumenterfassung
E-Mail
Digitale
Dokumente
d.ecs flow
designer
d.ecs forms
designer
Workflow
Engine
Prozessautomatisierung
Rechnungsverarbeitung
Eingangspostverarbeitung
Aufgabenverteilung
Bearbeiten, Prüfen,
Freigeben, etc.
Einfache Gestaltung und
Formularerstellung
Workflows

11. 11

12. 12
Attribute extrahieren
Stammdaten aus dem
ERP
Bankverbin
1. Schlüsselattribute extrahieren
über
• Reguläre Ausdrücke
• Fuzzy Suche
2. Prüfen
• Suche des Schlüsselattributes in den
Stammdaten (z.B. ERP, FiBu)
• Suche weiterer Stammdaten auf dem
Dokument
• Gewichtete Kundendatenliste
3. Ergebnis
• Kreditorendaten
• Übergabe an Archiv und
Workflow

13. 13
fNetto * fMSatz / 100 = fMBetrag
fNetto * (1+(fMSatz / 100)) = fBrutto
fNetto + fMBetrag = fBrutto
19,00 x 262,20/100 = 1380,00 0
1380,00 x 262,20/100 = 1624,20 0
1624,20 x 1380,00/100 = 19,00 0
19,00 x 1380,00/100 = 1624,40 0
1380,00 x 19,00/100 = 1624,40 0
1380,00 x 19,00/100 = 262,20 1

14. 14
Positionsdaten Erkennung
Template basiert Verfahren
+ Hohe Auswertqualität
Generisches Verfahren
Kombination
der Verfahren
+ Geringer administrativer
Aufwand
Abgleich gegen ERP Daten
+ Direktes Verbuchen möglich
+ Hohe Erkennungsraten
Kombination der
Verfahren
+ Geringer administrativer Aufwand
+ Hohe Qualität
+ Sehr gute Erkennungsraten

15. 15

16. 16
Mehr Transparenz in der Vertragsverwaltung
Vorgangsorientierte
Archivierung
Mitgeltende
Unterlagen
Verträge aus
MS-Office
Gescannte
Verträge
Regelbasierte
Freigabeprozesse
Automatische
Wiedervorlage
Lückenlose
Nachverfolgung
Bequeme
Recherche
Automatisches Einhängen
In digitale Vertragsakten

17. ecspand highlights
Vertragsmanagement
Tasks
Notes
Documents
Emails
Deadlines
Annotations
Costs
€
Templates
Generate Archive Manage Control

18. 18
d.3 Vorgangsbearbeitung

19. 19

20. 20
E-Mails zentral, sicher & rechtskonform aufbewahren
E-Mail-Server Automatische
Klassifizierung
Archivierung im
digitalen Archiv
Übersichtliche Darstellung
in automatisch erstellten
digitalen Akten
Teilnahme an
Workflows
Bequeme Recherche
E-Mail-Client
(z.B. MS Outlook
Oder Lotus Notes)

21. 21
smart outlook

22. 22
smart notes

23. 23

24. Optimierter Prozess - schnell & standortübergreifend
Stellen-
ausschreibung
Dienstvertra
g
onBoarding offBoarding
Dienstzeugnis
Ablage in
Personalakt
Personalakt
Abrechnung via FOXDOX
Bearbeiten, Prüfen,
Freigeben, etc.
Regelbasierte
Freigabeprozesse
Automatische
Wiedervorlage
Lückenlose
Nachverfolgung
Bequeme
Recherche
E-
Mail
Formular
Bewerbungs-
Workflow
HR-Lösungen
Einstellung

25. 25
SAP Integration, Transparent, Standortunabhängig

26. 26
Qualitätsmanagement

27. Beispiel : Nutzung des Workflows im Qualitätsmanagement
Vertragsakte

28. 28

29. 29
Beschleunigt und optimiert die Prozessketten
Dokumenterfassung
E-Mail
Einscannen
einzeln oder
als Stapel
Austausch von
Informationen
Regelbasierter
Umlauf
Lastabhängige
Verteilung
Klassifizieren/
Attributieren
Vorgangsorientierte
Archivierung
Elektronische
Aktenbildung