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Business in Zeiten von COVID-19
AGENDA
Remote Work/Home 0ffice
2
Remote Work/Home Office
3
Remote Work steht fĂŒr mobiles, flexibles
und ortsungebundenes Arbeiten.
Bei Home Office handelt es sich um
die Möglichkeit zu Hause, in den eigenen
vier WĂ€nden, seiner Arbeit nachzugehen.
Die Kommunikation mit dem Unternehmen
findet ausschließlich ĂŒber das Internet oder das
Telefon und ohne persönlichen Kontakt statt.
HĂ€ufig werden in diesem Zuge auch die
Begriffe New Work, Fernarbeit, Telearbeit
und Digital Workplace genannt.
Möglich wurde die Remote-Arbeit erst durch die
Digitalisierung. Cloudspeichersysteme, Remote-
Zugriffs-Möglichkeiten, Messenger, Video-Calls
und moderne Breitbandverbindungen machten
diesen Trend erst technisch realisierbar.
Durch den Ausbruch des Coronavirus wurden
weltweit Millionen von Arbeitnehmern ins Home
Office gesendet und unser geschÀftliches Umfeld
quasi ĂŒber Nacht digitalisiert.
4
DEFINITION
Remote Work / Home Office
ARTEN VON TELE-ARBEITSPLÄTZEN
5
Die Arbeit findet teilweise am Arbeitsplatz
beim Arbeitgeber und teilweise von zu
Hause aus statt.
Der Arbeitnehmer hat seine Arbeitszeit
aufgeteilt oder wechselt flexibel zwischen
Arbeitsplatz und Zuhause.
Die Arbeit findet ausschließlich von
zu Hause aus statt.
Der Arbeitnehmer hat keinen eigenen
Arbeitsplatz bei seinem Arbeitgeber.
Die Arbeit findet auf mobilen GerÀten
statt und es wird unterwegs gearbeitet.
Der Arbeitsort wechselt stÀndig.
Diese Art der Telearbeit kommt besonders
bei Außendienstmitarbeitern zum Einsatz.
6
Sie haben Ihren Arbeitsplatz
immer dabei – in Ihrer Tasche.
Selbst wenn Sie das BĂŒro verlassen und Ihre
Sitzung schließen, um im Zug weiterzuarbeiten,
befindet sich der Cursor an der gleichen Stelle,
an dem Sie ihn im BĂŒro hinterlassen haben.
Dies ist die Zukunft.
Markus Marksteiner
CTO / Baloise Group
DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN
7
Digital Workplace als Basis von Remote Work
StationÀrer
Computer / PC
Festnetztelefon
Laptop
Tablet
Smart-
phone
Cloud-Speicher
Software-Dienste
Video-Telefonie
WLAN
Drucker
Internetverbindung via LAN
DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN
8
Digital Workplace als Basis von Remote Work
Tablet
Smart-
phone
WLAN
Laptop
Video-Telefonie
DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN
9
Digital Workplace als Basis von Remote Work
ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE
Übersicht
10
Automatisierte Prozesse
Interne Kommunikation
Intelligente Suchmaschinen
Business Anwendungen
Cloud/Webdienste
Interne Dienstleistungen
Selbstbedienungsportal
Globale Kommunikation
Cloud/externe Anwendungen
ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE
Schichtenmodell
Technisch gesehen kann der digitale Arbeitsplatz
somit in mehreren Schichten betrachtet werden:
11
Daten-
bank
Intern ExternNutzer Mitarbeiter Kunde Partner
CloudWeb
Zugang Benutzerfreundlichkeit Sicheres Portal
Zusammenarbeit Wissensmanagement
Koordination
Kommunikation
Teamwork
Anwendungen Personalisiert Spezifisches Arbeiten
Herstellung vom
VerkÀufer
Prozesse Individuelle
Prozessverwaltung
Instrumentierung
Kontinuierliche
Verbesserung
Datenintegration Einfache Integration
Datenimport,
Datenexport
Transparenz fĂŒr
die Nutzer
Backend
IT-Service
Business-Anwendungen

.CRMERP
Mit Hilfe des digitalen Arbeitsplatzes
kann Wissen geteilt werden –
unabhÀngig von Ort, Zeit und GerÀt.
Dabei werden alle im Unternehmen
genutzten Software-Systeme auf
einer Plattform vereint und fĂŒr jeden
Mitarbeiter ein individuelles
Dashboard mit Funktionen und
Informationen zur VerfĂŒgung gestellt.
Die Meinungen zum Home Office
gehen weit auseinander. Besonders
auf Arbeitgeberseite gibt es nach
wie vor starke Vorbehalte gegen
diese Form der Arbeit.
Aber auch viele Arbeitnehmer
haben BefĂŒrchtungen und stehen der
Remote Work daher kritisch gegenĂŒber.
BefĂŒrchtungen der Arbeitgeber:
− ProduktivitĂ€tseinbußen
− Erschwerte Kommunikation ĂŒber
Messenger und Telefon
− Sorge vor dem Verlust der Übersicht
und der Kontrolle ĂŒber laufende Prozesse
BefĂŒrchtungen der Arbeitnehmer:
− Isolation von anderen Mitarbeitern
− Schaden fĂŒr die eigene Karriere
− Verschlechterung der Kommunikation
aufgrund fehlender emotionaler Interaktion
12
VERBREITUNG BIS 2020
Remote Work / Home Office
13
WARUM BESCHÄFTIGTE KEIN HOME OFFICE MACHTEN
Ergebnis einer Umfrage in 2019
70 %69 %
Vorgesetzte erwarten
Anwesenheit
65 %82 %
FĂŒr eigenen Job
unangemessen
55 %59 %
Technisch nicht
möglich
22 %12 %
Nicht erlaubt, obwohl
technisch möglich
BefĂŒrchtet
Karrierenachteile 6 %5 %
Quelle: Abendroth, Lott 2019
Unternehmen stehen vor dem Problem,
dass sie die Gesundheit ihrer Mitarbeiter
schĂŒtzen möchten, aber gleichzeitig die
betrieblichen Prozesse aufrecht erhalten
mĂŒssen.
WĂ€hrend große Unternehmen und Konzerne
wie z.B. Microsoft schon lÀnger mit New-Work-
Konzepten wie Home Office, Vertrauensarbeitszeit
oder der 4-Tage-Woche experimentieren, stehen
viele kleinere und mittlere Unternehmen hier
noch ganz am Anfang und vor gÀnzlich neuen
Herausforderungen.
FĂŒr KMUs geht es jetzt darum, schnell die
notwendigen Strukturen zu schaffen und zu
entscheiden, auf welchen KanÀlen in Zukunft
kommuniziert werden soll.
Die gesamte Arbeitswelt erlebt aktuell einen
neuen Schub der digitalen Transformation.
14
DIGITALE TRANSFORMATION
IM ARBEITSLEBEN
15
UMSTELLUNG MIT HÜRDEN
Unternehmen mit Erfahrung im Bereich New Work sind klar
im Vorteil. Andere stehen vor großen Herausforderungen.
Stehen vor großen Herausforderungen
hinsichtlich technischer Infrastruktur,
IT-Sicherheit, Organisation und
Kommunikation.
Erfahrung mit partiellem Home Office.
Aber neue Erfahrung, dass fast alle
Mitarbeiter gleichzeitig im Home
Office arbeiten.
ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE
Die digitale Toolbox: Kategorien
16
Kommunikation
Informationsaustausch und internes
Publishing werden vereinfacht
- Portale / Intranet
- Blogs
- Personalisierte Homepage
Business-Anwendungen
Onlinezugriff fĂŒr Mitarbeiter
auf Self-Service-Anwendungen
- Kostenabrechnungen
- HR-Systeme
- ERP und CRM
Crowdsourcing
Sammeln von Ideen und Gedanken
von Mitarbeitern in Unternehmen
- Ideenplattform
- Umfragen
- Foren
Verbundenheit
Hilfestellung, um Experten und
Kollegen im Unternehmen fĂŒr ein
Projekt zu finden
- Mitarbeiterverzeichnis
- Organigramm
- Profile
MobilitÀt
Zugriff auf Werkzeuge außerhalb
des physischen BĂŒros bzw. des
Arbeitsplatzes wird ermöglicht
- PC / Laptop
- Handy / Smartphone
- Remote-Scanner
ProduktivitÀt
Mitarbeiter verschiedener Bereiche
können ihre Arbeit effizient erledigen
- Word / Excel / Outlook
- PowerPoint-PrÀsentationen
- Office 365
- Projektmanagement-Tools
Zusammenarbeit
Bessere und einfachere Zusammen-
arbeit unter Mitarbeitern wird
ermöglicht
- Gemeinschaften
- Webkonferenzen
NachrichtenĂŒbermittlung
Möglichkeit zur schnellen und
einfachen Kommunikation mit den
Kollegen
- E-Mail
- Video-Messenger
- Chats / Mikroblogging
17
#WorkingFromHome
Das Coronavirus hat die Digitalisierung schneller
vorangebracht, als alle anderen Einflussfaktoren vorher.
Einige Verhaltensmuster werden nachhaltig unsere
Gesellschaft und unsere Arbeitswelt prÀgen.
PresentationLoad
ErgÀnzen Sie hier Ihren Namen. Sie können
dieses Zitat gerne frei anpassen oder verwenden.
in Zeiten von COVID-19
In Zeiten des Coronavirus ist Home Office
fĂŒr viele Unternehmen die letzte
Möglichkeit, um den Betrieb aufrecht
zu erhalten. Es geht darum, die
Mitarbeiter zu schĂŒtzen und das
Risiko von Infektionen zu minimieren.
Das Coronavirus stellt die Welt vor noch nie
dagewesene Herausforderungen. Das gilt
besonders fĂŒr die Wirtschaft. FĂŒr viele
Unternehmen gibt es nur eine Lösung, um die
Gesundheit der Mitarbeiter zu gewÀhrleisten
und den Betrieb aufrechtzuerhalten:
Home Office.
Auch wenn die technischen Voraussetzungen
fĂŒr Remote Work schon lĂ€nger verbreitet sind,
hat sich das Home Office besonders in vielen
kleineren und mittleren Unternehmen noch
nicht durchgesetzt. Nun stehen diese
Unternehmen vor der Herausforderung, Home
Office in wenigen Tagen umsetzen zu mĂŒssen.
In dieser PrÀsentation haben wir alle relevanten
Informationen, Tipps und wichtigen Tools
zusammengefasst, damit der schnelle Umzug in
die Remote-Arbeit reibungslos gelingt.
19
HOME OFFICE ALS CHANCE
IN ZEITEN VON COVID-19
Jede Krise bringt auch Chancen mit sich.
Im Falle der Coronakrise ist es eine
rasante neue Digitalisierungswelle.
Das tĂ€gliche Leben – Arbeit und Freizeit
– findet aktuell online statt.
Die Krise bedeutet fĂŒr jeden von uns Ein-
schrĂ€nkungen. Vieles, was fĂŒr uns im tĂ€glichen
Leben selbstverstÀndlich ist, wird nun zur
Gefahr und muss daher vorerst ruhen.
Der letzte Kontakt zur Außenwelt ist das
Internet, was viele dazu ermutigt, neue Wege zu
gehen.
Schulen schließen und organisieren den
Unterricht ĂŒber E-Learning-Plattformen und
Arbeitgeber schicken ihre Angestellten ins
Home Office.
Die Krise zwingt uns alle dazu, uns anzupassen
und digital einen Schritt nach vorne zu gehen,
wovon wir alle langfristig nur profitieren
können.
20
WÄHREND DER AUSGANGSSPERRE
FINDET DAS LEBEN ONLINE STATT
21
CORONAVIRUS PANDEMIE
Flatten the Curve ist das Gebot der Stunde.
Gemeinsam schaffen wir das!
#flattenthecurve
Drastische Maßnahmen
der Regierungen, um die
Ausbreitung der Infektionen
zu verlangsamen.
Sicherstellen, dass unser
Gesundheitssystem durch zu
viele gleichzeitig erkrankte
Patienten nicht zusammenbricht.
Mitarbeiter arbeiten von zu
Hause, um den Kontakt mit
anderen Mitmenschen auf ein
Minimum zu beschrÀnken.
Unkontrollierte
Ausbreitung
EindÀmmende
Maßnahmen
UMDENKEN IN DER KRISE
Erste Erfahrungen aus China zeigen: In der sozialen Isolation werden neue digitale
Services und Produkte genutzt.
22
84%
der Menschen nutzen
wÀhrend der QuarantÀne
zum ersten Mal ein neues
digitales Produkt oder
einen digitalen Service
34%
nutzen erstmals
medizinische Online-
Beratungsangebote
33%
nutzen E-Learning-
Angebote, um sich von
zu Hause aus ĂŒber das
Internet weiterzubilden
29%
der Befragten nutzen erstmals
spezielle Anwendungen, die
es ihnen ermöglichen, von zu
Hause aus zu arbeiten
Quelle: Kantar, survey measures coronavirus outbreak‘s impact on china‘s consumption, 2020
UMDENKEN IN DER KRISE
In der sozialen Isolation werden neue Digitale Services und Produkte genutzt
23
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Online Banking
Fintness-GerÀte
Social E-Commerce
Livestream Apps
Bezahlter Content
Remote-Work-Apps / Tools
E-Learning
Medizinische Online-Beratung
Quelle: Kantar, survey measures coronavirus outbreak‘s impact on china‘s consumption, 2020
84% gehen in der
QuarantÀne digital
neue Wege
NUTZUNG VON HOME OFFICE
Effekte und EinflĂŒsse auf Online-Dienstleistungen und Produkte
24
Entwicklung nach
Beginn der COVID-19
Pandemie
Online-Kollaborationslösungen
wie Microsoft Teams steigerten innerhalb von nur einer
Woche ihre aktiven Nutzer von 32 auf 44 Millionen
um 12 Millionen Nutzer pro Tag (Stand 20.MĂ€rz 2020).
Videostreaming-Dienste
wie YouTube, Amazon und Netflix reduzieren Ihre
Streaming-QualitÀt, um Netze zu entlasten.
Download von Apps
ProduktivitĂ€ts-Apps und Fitness-Apps fĂŒr Zuhause.
Online-Bestellungen
Starker Anstieg im E-Commerce und bei Lieferdiensten.
Home Office
Anstieg der Nutzung von Home Office in Unternehmen.
Zahlreiche Unternehmen senden
ihre Mitarbeiter ins Home Office
AKTUELLE PROBLEMATIKEN
25
Home Office muss in einzelnen FÀllen schnell umgesetzt werden können
Ein Mitarbeiter hatte Kontakt zu einer
infizierten Person, sodass einzelne Mitarbeiter
oder das ganze Team aufgrund des Kontaktes
in QuarantĂ€ne mĂŒssen. Mitarbeiter, die in
betroffenen Regionen im Urlaub waren,
mĂŒssen ebenfalls in QuarantĂ€ne.
Vorsichtsmaßnahme, um die Ausbreitung
des Virus zu verlangsamen.
Die fortschreitende Ausbreitung des
Coronavirus verunsichert zunehmend die
Mitarbeiter und beeinflusst den Arbeitsalltag.
Die sozialen Kontakte im Unternehmen
werden auf ein Minimum begrenzt und
die Infektionsrisiken im BĂŒro minimiert.
Beruhigung und RĂŒcksicht auf die Ängste
und Sorgen der Mitarbeiter.
Eltern mĂŒssen aufgrund von geschlossenen
Schulen und KindergÀrten Ihre Kinder betreuen.
Mitarbeiter ĂŒbernehmen Pflege und Betreuung
von erkrankten Verwandten.
RĂŒcksicht auf die aktuellen BedĂŒrfnisse und
privaten PrioritÀten der Mitarbeiter.
Home Office muss kurzfristig fĂŒr die betroffenen Mitarbeiter umgesetzt werden können.
AKTUELLE PROBLEMATIKEN
26
Rechtliche Komponenten, die Sie bei Home Office beachten sollten
Einen gesetzlichen Anspruch auf Arbeit
im Home Office gibt es fĂŒr Arbeitnehmer
pauschal nicht. Anders sieht es aus, wenn
diese Option im Arbeitsvertrag oder einer
Betriebsvereinbarung niedergeschrieben ist.
Ohne entsprechende Vereinbarungen des
Betriebs oder Regelungen im Arbeitsvertrag
sind die Mitarbeiter jedoch verpflichtet am
Arbeitsplatz zu erscheinen.
Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer
auch ein Recht auf seinen Arbeitsplatz
im BĂŒro.
Das Weisungsrecht des Arbeitgebers
reicht nicht aus, um die Arbeit von zu
Hause aus anzuordnen.
Der Arbeitgeber hat allerdings gegenĂŒber
seinen Mitarbeitern eine FĂŒrsorgepflicht
und muss daher die Bedrohung, die mit
der Anwesenheit am Arbeitsplatz verbunden
sein könnte, abwÀgen.
Befindet sich ein Arbeitnehmer in hÀus-
licher QuarantÀne, ist er dazu angehalten
von dort aus zu arbeiten, sofern er nicht
krankgeschrieben ist.
Orientierung an deutscher Rechtslage (passen Sie diesen Seite ggf. an Ihre Rechtslage oder Auslegung an)
27
Cybercrime und Home Office
sind aktuell ein sehr großes Thema.
Ich stelle sehr oft auch in der Praxis fest,
dass gerade Home Office zu großen Problemen
in der IT-Sicherheit im Unternehmen fĂŒhrt.
Und von einer Risikobewertung sind sehr
viele Unternehmen meilenweit entfernt.
Christian Baumgartner
SachverstĂ€ndiger fĂŒr IT-Forensik
Die rasante Umstellung der Mitarbeiter
auf die Arbeit aus dem Home Office
birgt Gefahren.
Hacker könnten die aktuellen
Entwicklungen ausnutzen. Wichtig ist
es daher, trotz Zeitdruck notwendige
Sicherheitsvorkehrungen im Vorfeld
zu treffen.
Datenschutz:
Die Arbeit im Home Office birgt hinsichtlich
des Datenschutzes einige Gefahren und ist
nicht mit der Arbeit im BĂŒro vergleichbar.
Wird private Hardware verwendet, könnte
diese mit Viren oder Trojanern belastet sein.
Übertragene Daten könnten abgefangen werden
oder Unbefugte könnten sensible Dokumente
und Informationen einsehen.
Cyber-Sicherheit:
Als erster Schritt zum Schutz vor Cyber-Attacken
sollten die Risiken der Remote Arbeit durch eine
Risikobewertung evaluiert werden. Im zweiten
Schritt sollten individuelle Maßnahmen zur
Erhöhung der Cybersecurity getroffen werden.
28
AKTUELLE PROBLEMATIKEN
Datenschutz und Cyber-Sicherheit
Richtlinien fĂŒr Technologie
und Kommunikation
29
Arbeitsweisen und Prozesse mĂŒssen
schnell und effektiv an die neue Situation
angepasst werden. DafĂŒr mĂŒssen neue,
umsetzbare Lösungen gefunden werden.
Um aus der Ferne zusammenzuarbeiten, sind
zahlreiche neue Tools notwendig, damit die
Kommunikation und Projektplanung weiter
funktioniert. Die Kommunikation bedarf einer
neuen Kultur, klaren Regeln und Strukturen.
Nur so können MissverstÀndnisse und
Doppelarbeit verhindert werden.
Ein wichtiger Punkt ist die Transparenz. Ziele
und Fortschritte mĂŒssen klar erkennbar sein.
Dabei kommt es besonders auf den richtigen,
agilen FĂŒhrungsstil an.
Nur so bauen Sie und Ihre Mitarbeiter
Vertrauen in die neue Arbeitsweise auf. Durch
eine klare Strukturierung der Arbeitstage und
Meetings kann eine effektive Zusammenarbeit
auch aus der Ferne gelingen.
30
REMOTE WORK UMSETZEN
REMOTE WORK UMSETZEN
31
Schritte zum Home Office
− Hardware bereitstellen
− Administrator / Software-
beauftragten ernennen
− Messenger
− Video- und Teamcall Software
− Cloud-Dokumente-Software
− Cloudspeicher zum
Datenaustausch
− Mit Tools bekanntmachen
− KanĂ€le / Plattformen wĂ€hlen
− Kommunikationsregeln
festlegen
− Welches Kommunikations-
tool fĂŒr welche Situation?
− VerfĂŒgbarkeiten vereinbaren
− Status in Messenger einrichten
− Rollen und ZustĂ€ndigkeiten
verabreden
− Prozesse visualisieren
− Zwischenmenschliche Kom-
munikation und Interaktion auch
in der digitalen Kommunikation
sicherstellen
Sobald die wichtigsten AblÀufe
remote funktionieren:
− Nach Optimierungen suchen
− Mit Tools experimentieren
− Den Prozess und die Zusammen-
arbeit gerade bei Home Office
kontinuierlich ĂŒberprĂŒfen und
verbessern
− Kontinuierliche Verbesserung
FĂŒr die Remote Arbeit benötigen
Teams die richtigen Hilfsmittel
und Online-Tools.
Es ist besonders wichtig, sich klar zu machen
was die Schwerpunkte der eigenen TĂ€tigkeit sind
und welches Tool fĂŒr die eigenen Anforder-
ungen das Richtige ist. Viele Tools fĂŒr Remote
Work sind bereits seit mehreren Jahren im
Einsatz und haben sich bei vielen Unternehmen
in der digitalen Kommunikation bewert.
Ein neues Tool einzufĂŒhren, strapaziert jedes
mal die Ressourcen Ihres Teams, weshalb
die Auswahl sehr sorgfÀltig erfolgen sollte,
damit ein stÀndiges Wechseln vermieden
werden kann.
Oft ist es eine gute Idee, einen IT-Beauftragten
zu ernennen, der bei allen Software- und
Anwendungsfragen der erste Ansprechpartner
ist und Hilfestellung leistet.
32
REMOTE WORK UMSETZEN
Tools und ZugÀnge bereitstellen
Die Kommunikation im Home Office
stellt ganz andere Anforderungen an
alle Beteiligten, als die persönliche
Kommunikation.
Egal ob direkt ĂŒber Video-Call oder
asynchron ĂŒber einen Messenger.
Entscheidend sind klar definierte
Kommunikationsregeln.
Die Kommunikation ĂŒber digitale KanĂ€le
erfordert ein hohes Maß an Disziplin und
Aufmerksamkeit von allen Teammitgliedern.
In den meisten FĂ€llen ist nicht die korrekte
Anwendung der Tools das Problem, sondern
vielmehr das Maß an KommunikationsfĂ€higkeit
der Anwender. FĂŒr eine Messengeranfrage sollte
beispielsweise immer folgendes beachtet
werden:
− Worum geht es?
− Was möchte ich von meinem
GesprÀchspartner?
− Welche Informationen werden benötigt?
− PrioritĂ€t: Wann wird es benötigt?
− Was hĂ€ngt davon ab?
33
REMOTE WORK UMSETZEN
Das Team briefen
Auch – oder gerade im Digitalen ist es
wichtig, Raum fĂŒr soziale Interaktion
einzurÀumen. So erhalten Sie eine
positive Kommunikationskultur, Team-
geist und das Wir-GefĂŒhl aufrecht.
Vor oder nach einem Video-Call ist der richtige
Moment, um auch persönliche GesprÀche zu
fĂŒhren. Das gilt insbesondere in Zeiten einer
Krise wie der Corona-Pandemie.
Auf diese Weise bleiben soziale Bindungen
zwischen den Mitarbeitern bestehen, die fĂŒr
die tÀgliche Kommunikation unerlÀsslich sind,
um gerade im digitalen Dialog, wo Gestik
und Mimik fehlen, MissverstÀndnisse zu
vermeiden.
In vielen Messenger-Apps gibt es daher die
Möglichkeit individuelle GesprÀchsgruppen
(Channels) einzurichten.
Offene GesprĂ€chsgruppe fĂŒr private Themen
sind ein guter Ersatz fĂŒr eine tĂ€gliche
GesprÀchsrunde vor oder nach der Arbeit.
34
REMOTE WORK UMSETZEN
Richtige Interaktion mit dem Team
Nehmen Sie Anpassungen vor, sobald alle
Prozesse wieder laufen. Wie alle digitalen
Prozesse sollte auch die Remote Work
kontinuierlich verbessert werden.
Jedes Unternehmen, Team und Anwendungs-
bereich unterscheidet sich von anderen. Um
die richtigen Tools sowie Kommunikationsregeln
und Strukturen zu finden, mĂŒssen Sie mit
Ihrem Team experimentieren und sich
weiterentwickeln.
Gleichzeitig verÀndern sich die Anforderungen
und Angebote an Hilfsmitteln stÀndig.
Der beste Weg mit einer sich immer
wandelnden Digitalisierung Schritt zu halten,
ist auch die eigenen Prozesse kontinuierlich zu
hinterfragen und zu verbessern.
35
REMOTE WORK UMSETZEN
Anpassungen vornehmen
REMOTE WORK – TEAMS
36
Schritte zum Home Office
Welche Tools werden auf
welche Weise genutzt?
− Video-Messenger
− Chats (z.B: Slack,
Microsoft Teams, Skype)
− E-Mail
− Telefon
Wie werden Aufgaben und
Projekte verteilt?
− Projektmanagement
Tools (z.B: Jira, Active Collab)
− Cloud-Speicher fĂŒr
Dokumente (z.B. OneDrive,
Google Drive, eigener Server)
Klare Kommunikationsregeln
aufsetzen.
− Verhaltensregeln / Agreement
− Erreichbarkeit im Home Office
− Konfliktmanagement
− Soziale Distanz durch
digitale Kommunikation
ĂŒberbrĂŒcken
RegelmÀssige, virtuelle Team-
Meetings organisieren.
− Meetingrythmus/Organisation
und Einladungen
− Morgentliches Kickstart-Meeting
− Wochenabschluss-Meeting
− Software / Tools
− Moderation
− Dokumentation
REMOTE WORK – VIDEO-MESSENGER UND CHATS
ProduktivitÀt und Austausch im Team fördern
37
− Versand von E-Mails an eine große
Verteilerliste bremst effektives
Arbeiten aus
− Vermeidung langatmiger AusfĂŒhrungen
− Emails klar und hermetisch schreiben
− Formulierung der Emails so, das möglichst
wenig Fragen offen bleiben (kein Email-
Ping-Pong)
− Nutzung von Video-Messenger, Echtzeit-
Chats und agilen Projektmanagement-
Tools
− Einfache Fragen schnell beantworten
− Kurze Entscheidungswege
− Direktes Telefonat oder spontanes Video-
Meeting kann oft effektiver als E-Mail oder
Chat-Nachricht sein
− Auswahl des bevorzugten Kommunikations-
kanals. Fokussierung der Kommunikation
auf wenige KanÀle
− Vertrauen aufbauen durch Erreichbarkeit
und UnterstĂŒtzung
− Förderung des Austauschs im Team und
Steigerung der Motivation und
ProduktivitÀt
REMOTE WORK – LEITREGELN
38
Empfehlungen fĂŒr die Kommunikation und Organisation
TĂ€gliche Abstimmung der Teams
durch gemeinsame Video-Meetings.
− Daily Standups
− Verteilung von Aufgaben/
Blockaden lösen
− Besprechung von Timings
− Förderung des regelmĂ€ssigen
sozialen Miteinanders
TĂ€gliches Kontaktieren aller
Teammitglieder durch Teamleitung.
− Hilfe und UnterstĂŒtzung anbieten
− Individuelles Befinden und
Sorgen besprechen
− Bei Home Office Organisation /
Selbstmanagement unterstĂŒtzen
Erstellung von Protokollen aus den
Team- und Kunden-Meetings.
− Verbindliche Verantwortlichkeiten
und Abgabetermine festlegen
(Wer macht was bis wann?)
− Projektstatus und Fortschritte
dokumentieren
− Folgetermine festlegen
Chat-Rooms fĂŒr team- und
projektbezogene Kommunikation.
− Schnelle Beantwortung von
Fragen
− Teilen von Projektfortschritten
und Dokumenten
− Teilen von Persönlichem,
Humor, Smalltalk, Austausch
REMOTE WORK – LEITREGELN
39
Empfehlungen fĂŒr die Kommunikation und Organisation
Austauch von Informationen
ĂŒber das eigene Social Intranet.
− Informationen von der
Unternehmensleitung
− Identifikation
− Teamspirit
− Engagement
TÀgliche Updates der GeschÀfts-
leitung per Email und ĂŒber
digitale KanÀle.
− Informationen ĂŒber aktuelle
Strategien und Maßnahmen
− Wissen teilen
− Motivieren, NĂ€he und
Commitment
− Anpassungen der
Home Office Organisation
Mehrmals wöchentlich große
Videokonferenz aller FĂŒhrungskrĂ€fte.
− Gemeinsamer Austausch
− Teilen von Problemen und
Lösungen
− Voneinander lernen
− Neue FĂŒhrungskompetenzen
entwickeln
− Leitlinien und Strategien
anpassen
VPN Zugriff:
− Zugriff auf das firmeninterne
Netzwerk direkt aus dem Home
Office.
Datenaustausch ĂŒber Cloud-Dienste:
− Sicherheit und Datenschutz
− Zuriffsrechte
− Backup
REMOTE ACCESS
40
Direkte Verbindung zum Arbeitscomputer
mit vollstÀndigem Zugriff.
BeschrÀnkter Zugriff auf Ressourcen
des Arbeitscomputers.
(zu Hause)
Active directory
Dateien
(auf dem Arbeitsplatz)
Mit dem Remote Access wird Klienten auch außerhalb eines geschĂŒtzten
lokalen Netzwerks ermöglicht, sich mit ihrem Arbeitsdesktop ĂŒber das
Internet oder die Cloud zu verbinden und somit auf alle
GeschÀftsanwendungen und Daten von zu Hause aus zuzugreifen.
DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN
41
Digital Workplace als Basis von Remote Work
Eigener Rechner VerschlĂŒsselte Verbindung
Internet
VPN
42
#WorkingFromHome
Der SchlĂŒssel zum Erfolg ist die Wahrnehmung
von NĂ€he und Begegnung trotz sozialer Distanz.
Die HĂ€ufigkeit der Kommunikation und die
Identifikation im Team spielt hier eine
entscheidende Rolle.
Perceived Proximity in Virtual Work:
Explaining the Paradox of Far-But-Close.
Wilson, O‘Leary, Metiu, Jett
REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN
43
Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation
Mitarbeiter technisch ausstatten
und bei IT-Problemen unterstĂŒtzen.
− Laptops und Monitore
− Internetverbindung / WLAN
− Mikrofone und Webcams
− VPN-ZugĂ€nge
− Sonstige Tools
Optimale Arbeitsumgebung im
Home Office schaffen.
− Ergonomischer Arbeitsplatz
− Schreibtisch
− Monitor statt Laptopbildschirm
− Ruhe und Konzentration
Selbstorganisation der Arbeits-
zeiten und getrennte RĂ€ume fĂŒr
Arbeit und Freizeit.
− Eigener Arbeitsbereich
− TemporĂ€rer Abstand vom
Familienalltag
− Strukturierter Tagesablauf
− Arbeitsbeginn/Arbeitsende
Selbstbestimmte Auszeiten fĂŒr
Pausen und Regeneration nutzen.
− Bewegung/Körper und
Geist aktivieren
− Auszeiten von der Kommunikation
fĂŒr konzentriertes Arbeiten
− Gesunde ErnĂ€hrung und Rituale
− Überlastungen vermeiden
REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN
44
Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation
Konstruktives Feedback und
Orientierung geben.
− Anerkennung / Lob
aussprechen
− Kontakt zum Team
aufrechterhalten
− Persönliche GesprĂ€che
per Video-Meeting
Prozesse und Kommunikation
schriftlich dokumentieren.
− Jederzeit fĂŒr alle einsehbar
− Nachvollziehbarkeit der
ProjektverlÀufe
− Überblick fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte
Fokussiertes Arbeiten statt
stÀndig erreichbar zu sein.
− Erst antworten, wenn man
Zeit hat.
− Ideen ĂŒberlegt formulieren
− Möglichkeit, sich fĂŒr
konzentriertes Arbeiten
auch auszuloggen
− Regeln/Zeitfenster fĂŒr
Beantwortung definieren
Einmal am Tag zu einer bestimmten
Uhrzeit in einem virtuellen
Meetingraum zusammenkommen.
− Gemeinsames FrĂŒhstĂŒck,
Mittagessen oder Kaffeepause
− Smalltalk und persönlicher
Austausch
− Soziale Distanz ĂŒberbrĂŒcken
REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN
45
Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation
Agile Projektmanagement-
Frameworks eignen sich fĂŒr
jede Art von Team.
− Scrum, Kanban, OKRs
− Taskboards wie Trello,
Jira oder Asana
Gemeinsame Retrospective
am Ende jeder Woche.
− Freitags vor dem Wochenende
− VerbesserungsvorschlĂ€ge
fĂŒr Zusammenarbeit und
Prozesse
− Feedback zu gut
laufenden Prozessen
− Anpassungen und neue Ideen
Einteilung des Tages in
verschiedene Arbeitsphasen.
− Vormittag fĂŒr konzentriertes
Arbeiten (Deep-Work) blocken
− Nachmittags Telefonate,
MitarbeitergesprÀche und
Teammeetings
Wöchentliche Aufgabenplanung
Festlegung der Wochenziele.
− Wochenplanung zum Start
der Woche
− Priorisierung der wichtigsten
Aufgaben (ABC-PrioritÀten)
− PrĂŒfung der Erreichung der
Wochenziele
Anforderungen an den
digital-agilen FĂŒhrungsstil
46
FĂŒhrungskrĂ€fte sind bei der Umsetzung von
Remote Work mehr denn je gefragt. Die
Situation verlangt ganz neue FĂŒhrungs-
strategien und -kompetenzen.
Die richtigen Cloud-Tools zu etablieren und die
Verantwortlichkeiten festzulegen und zu dokumentieren
ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, klare
Strukturen zu schaffen und einen auf diese Arbeit
zugeschnittenen digital-agilen FĂŒhrungsstil einzufĂŒhren.
Die Distanz sollte wirklich nur rÀumlich sein. Halten Sie
engen Kontakt zu Ihren Teams und rufen Sie auch
Mitarbeiter direkt an, um Hilfe anzubieten.
Mitarbeiter ohne Home-Office-Erfahrungen werden
UnterstĂŒtzung bei der Selbstorganisation und
Kommunikation benötigen. Mehr denn je kommt es
darauf an, die StÀrken der Mitarbeiter zu kennen und
gezielt einzusetzen.
Fördern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Vermitteln Sie die Sinnhaftigkeit der Unternehmens-
vision und stĂ€rken Sie so das Wir-GefĂŒhl. Lassen sie
auch auf digitaler Ebene stets Raum fĂŒr soziale
Interaktion, um die weggefallenen realen Kontakte
und Smalltalks mit den Kollegen auszugleichen.
Wichtige Anliegen der Mitarbeiter wie zum Beispiel
Konfliktlösungen, sollten unbedingt per Video-Call oder
in einem persönlichen Telefonat gelöst werden und
nicht per Mail oder Messenger.
47
REMOTE WORK – FÜHRUNG
MitarbeiterfĂŒhrung als Top-PrioritĂ€t
48
REMOTE WORK – FÜHRUNG
Herausforderungen
Alle Mitarbeiter mĂŒssen zu Experten im Umgang
mit digitalen KommunikationskanÀlen werden und
die FÀhigkeit des lösungsorientierten Storytellings
verinnerlichen.
Erfolgreiche Teams kommunizieren viel
hÀufiger und intensiver.
Video-Calls ermöglichen einen viel persönlicheren
Kontakt. Durch die Einbeziehung der nonverbalen
Sprache, ist die Kommunikation viel zielfĂŒhrender
als bei einem reinen Telefonanruf.
Meeting-Rituale, wie BegrĂŒĂŸungsrunden, binden
jeden Teilnehmer in das Meeting ein. Die Devise
lautet moderieren statt prÀsentieren.
Die Kommunikation findet bei virtuellen Teams fast
ausschließlich schriftlich statt. Die Vorteile sind:
‱ keiner muss seinen aktuellen Arbeitsfluss
unterbrechen
‱ keine Termine mĂŒssen vereinbart werden
‱ Jede Kommunikation ist gut dokumentiert
und kann immer nachverfolgt werden
REMOTE WORK – FÜHRUNG
49
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist schlechter.
− Umgang mit Informationen
− UnterstĂŒzung anbieten /
Feedback und stetiger Kontakt
− Digitales Mindset: Glaube an
Leistungswillen der Mitarbeiter
− Keine Angst vor Kontrollverlust
− Verantwortung ĂŒbergeben
− FĂŒhren durch klare Ziele,
Vertrauen, Empathie und
Motivation
− Gemeinsam abgestimmte
Richtlinien / Leitlinien
− Regeln fĂŒr Team-
Kommunikation/ PrÀsenzzeiten
− Beibehaltung der
regelmÀssigen Meeting-Kultur
− TĂ€glicher Check-In
− Daily-Standups via Video
(15-30 Minuten)
− Culture Map: Interkulturelle
Teams organisieren
− Unterschiedliche Arbeitszeiten
und Arbeitsmethoden
− Zusammenhalt trotz
„Social Distance“
− Selbstentwicklung / Weiter-
entwicklung der BeschÀftigten
− Online-Learning / Coaching
und digitale Lerngruppen
− Ergebnisse und Resultate
statt Arbeitsstunden
− Klare Zielvorgaben
− Vertrauen statt Kontrolle
50
#WorkingFromHome
Wie geht es nach der Krise weiter?
Ausschliesslich Remote Work ist auf Dauer auch nicht gut.
Es wird darum gehen, eine Balance zwischen Face-to-Face
und Remote Work zu finden.
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ErgÀnzen Sie hier Ihren Namen. Sie können
dieses Zitat gerne frei anpassen oder verwenden.
Übersicht und Empfehlungen
51
REMOTE WORK – TOOLS
Aufgabenbereiche der Tools, die Sie bei der Umsetzung von Remote-Work unterstĂŒtzen
52
Kommunikationstools
sind im Home Office ein
unverzichtbares Element.
Nutzen Sie hierfĂŒr Chats,
Videokonferenzen oder
das Telefon.
Zahlreiche Programme bieten
Cloud-Services an. Nutzen Sie
synchronisierbare Kalender
oder gemeinsam verwendbare
Aufgaben- und Notiztools.
Projektmanagement-Tools
ermöglichen die Organisation
sowie den Datenaustausch der
Projektmitarbeiter von zu
Hause aus.
Mit kleinen Tricks und Tipps
lĂ€sst sich eine große Wirkung
erzielen. Nutzen Sie zum
Beispiel Screenshots, um die
schriftliche Kommunikation zu
vereinfachen.
Slack ist ein Dienst zum Versenden von
Nachrichten. Die Funktionen umfassen
Chat, Videotelefonie und das Öffnen von
KanĂ€len fĂŒr die Gruppenkommunikation.
Slack kann im Webbrowser, als
Desktop-Version oder als mobile App
auf Iphone oder Android verwendet
werden.
Slack ermöglicht eine einfache Art der
Kommunikation im Team. Der Austausch mit
den Arbeitskollegen kann projektbezogen oder
in Teams aufgegliedert werden. So wird eine
transparente Arbeitsweise ermöglicht.
Zudem bietet Slack Integrationsmöglichkeiten
fĂŒr einige andere Tools. Verwendet man die
Basisversion, fallen keine Kosten an.
In der kostenlosen Version können die letzen
10.000 Nachrichten durchsucht werden und
ĂŒber Slack telefoniert werden. FĂŒr Video-
Telefonate wird allerdings ein bezahltes
monatliches Abo benötigt.
53
SLACK – MESSENGER
Remote Work Tools
Das Programm Zoom ermöglicht
Besprechungen, virtuelle Konferenz-
rÀume, Video-Webinare, ein Chat-
programm sowie ein Telefonsystem.
Die Nutzung der kleinsten Stufe ist kostenfrei
möglich (bis zu 40 Minuten) und lÀsst sich im
Webbrowser am Computer, Tablet und
Smartphone verwenden. Mit Zoom ist es
besonders einfach, Bildschirme und Inhalte
zu teilen und so den Konferenzpartnern zu
prÀsentieren.
Falls einem Teilnehmer kein PC-Audio zur
VerfĂŒgung steht, bietet Zoom die Möglichkeit,
auch mit einem normalen Telefon am Meeting
teilzunehmen.
Es gibt verschiedene Stufen (monatliche
Abos). Die Basisversion ist kostenlos nutzbar.
54
ZOOM – VIDEO CALL
Remote Work Tools
Microsoft Teams ist ein Bestandteil von
Office 365 und eignet sich fĂŒr die digitale
Kommunikation im Team. Chatten,
Videoanrufe, Videokonferenzen und
der Austausch ĂŒber Themen-KanĂ€le
ist möglich.
Teamdateien sowie eigene Dateien können
abgelegt werden und in Echtzeit an
Dokumenten zusammen gearbeitet werden.
Die Nutzung ist im Browser sowie ĂŒber die App
an verschiedenen GerÀten möglich. Bei der
Nutzung von Microsoft Teams geht es weniger
um die Organisation als um die Kommunikation
und konkrete Zusammenarbeit an Dateien.
Fokus liegt z.B. auf Informationsaustausch,
Dateiablage, Teammeetings, Planung von
Aufgaben und Events.
Die Lizenz fĂŒr das Programm ist in Office 365
bereits integriert. Sie kann aber auch ohne
Office 365 kostenlos genutzt werden.
55
MICROSOFT TEAMS
Remote Work Tools
Microsoft Teams
Office 365 ermöglicht die
Zusammenarbeit an Dokumenten
innerhalb der Programme Excel, Word
und PowerPoint in Echtzeit. Außerdem
werden eine Kalendersynchronisation,
gemeinsam genutzte Notizen (One Note)
sowie ein Dateiaustausch (One Drive)
angeboten.
Die Office Suite enthÀlt Outlook, Excel,
PowerPoint, Word und Power BI.
Die Anwendungen sind in der Cloud, online
ebenso wie offline verfĂŒgbar. Die Nutzung ist im
Browser sowie als App am Computer/Laptop,
Tablet ebenso wie am Smartphone möglich. Es
gibt einen Sharepoint, um Dateien abzulegen
und um die Dateien in der Cloud zu verwalten.
Die Office 365 Business-Lizenzen sind in
verschiedenen Varianten zu variierenden
Preisen erhÀltlich.
56
OFFICE 365 BUSINESS
Remote Work Tools
Miro (frĂŒherer Name: Realtimeboard)
ist ein flexibles digitales Whiteboard, um
im Team an gemeinsamen Ideen, Inhalten
und Projekten zu arbeiten.
Miro eignet sich fĂŒr Brainstormings ebenso
wie fĂŒr die Produktentwicklung, die Zusammen-
arbeit von Design-Teams sowie agiles
Projektmanagement.
Möglich sind Abbildungen eines Kanban-Boards,
Business Model Canvas oder auch Customer
Journeys. Dabei lassen sich Änderungen durch
andere Personen in Echtzeit mitverfolgen oder
Kommentare auf den einzelnen Boards
hinterlassen.
57
MIRO
Remote Work Tools
Active Collab ist ein kostengĂŒnstiges
Projektmanagement-Tool. Es zeichnet
sich durch Benutzerfreundlichkeit aus und
eignet sich insbesondere fĂŒr kleine und
mittelstÀndische Unternehmen.
Active Collab bietet Funktionen zur E-Mail-
basierten Kommunikation, zur Dokumenten-
verwaltung sowie zur Aufgabenplanung (Task
Management). Mehrere Projekte können
parallel betreut werden.
StÀrken des Tools sind der Support, die
einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeiten
zur Zeiterfassung sowie die Rechnungsstellung
direkt in der App.
In Active Collab können Aufgaben als Checkliste,
Gantt-Chart oder Kanban-Board visualisiert
werden. Es ist möglich, Dateien auszutauschen
und mit den Teammitgliedern ĂŒber Kommentare
zu kommunizieren.
58
ACTIVE COLLAB – PROJEKTE
Remote Work Tools
Jira eignet sich als Projektmanagement-
Tool insbesondere fĂŒr Programmierer
und Softwareentwickler.
Dank anpassbarer Scrum-Boards können agile
Teams sich ganz darauf konzentrieren, nach dem
Modell der iterativen und inkrementellen
Entwicklung Softwarelösungen bereitzustellen.
FĂŒr ein unkompliziertes Task-Management sind
alle Statusangaben, Kommentare und AnhÀnge
an einem Ort zusammengefasst. Flexible Kanban
Boards bieten allen Teams einen vollstÀndigen
Überblick.
Fehler oder Probleme können erfasst und als
User Story, Epic oder Task dargestellt werden.
Teams haben Zugriff auf ĂŒber ein Dutzend
vorgefertigte Berichte, die aussagekrÀftige
Echtzeitinformationen ĂŒber ihre Leistung von
Sprint zu Sprint enthalten.
59
JIRA – PROJEKTORGANISATION
Remote Work Tools
WeTransfer ist eine kostenlose
Möglichkeit, Dateien schnell und
unkompliziert mit anderen zu teilen.
Um ĂŒber WeTransfer Daten an andere zu
versenden, ist keine Registrierung notwendig.
Es genĂŒgt, eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
Die Daten können an bis zu drei E-Mail-
EmpfÀnger oder mittels eines Web-Links
versendet werden. Auf diese Weise können
problemlos Dateien mit einer GrĂ¶ĂŸe von bis
zu 2GB geteilt und versendet werden.
Die Daten werden bei WeTransfer nach
einer Woche wieder gelöscht. Das Tool eignet
sich also besonders gut fĂŒr den schnellen
Datenaustausch, nicht jedoch als Cloud-
Speicher.
60
WETRANSFER – DATENAUSTAUSCH
Remote Work Tools

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💬 Remote Work / Home Office - PowerPoint-PrĂ€sentation, PPT-Vorlage - Business in Zeiten von COVID-19

  • 1. Business in Zeiten von COVID-19
  • 4. Remote Work steht fĂŒr mobiles, flexibles und ortsungebundenes Arbeiten. Bei Home Office handelt es sich um die Möglichkeit zu Hause, in den eigenen vier WĂ€nden, seiner Arbeit nachzugehen. Die Kommunikation mit dem Unternehmen findet ausschließlich ĂŒber das Internet oder das Telefon und ohne persönlichen Kontakt statt. HĂ€ufig werden in diesem Zuge auch die Begriffe New Work, Fernarbeit, Telearbeit und Digital Workplace genannt. Möglich wurde die Remote-Arbeit erst durch die Digitalisierung. Cloudspeichersysteme, Remote- Zugriffs-Möglichkeiten, Messenger, Video-Calls und moderne Breitbandverbindungen machten diesen Trend erst technisch realisierbar. Durch den Ausbruch des Coronavirus wurden weltweit Millionen von Arbeitnehmern ins Home Office gesendet und unser geschĂ€ftliches Umfeld quasi ĂŒber Nacht digitalisiert. 4 DEFINITION Remote Work / Home Office
  • 5. ARTEN VON TELE-ARBEITSPLÄTZEN 5 Die Arbeit findet teilweise am Arbeitsplatz beim Arbeitgeber und teilweise von zu Hause aus statt. Der Arbeitnehmer hat seine Arbeitszeit aufgeteilt oder wechselt flexibel zwischen Arbeitsplatz und Zuhause. Die Arbeit findet ausschließlich von zu Hause aus statt. Der Arbeitnehmer hat keinen eigenen Arbeitsplatz bei seinem Arbeitgeber. Die Arbeit findet auf mobilen GerĂ€ten statt und es wird unterwegs gearbeitet. Der Arbeitsort wechselt stĂ€ndig. Diese Art der Telearbeit kommt besonders bei Außendienstmitarbeitern zum Einsatz.
  • 6. 6 Sie haben Ihren Arbeitsplatz immer dabei – in Ihrer Tasche. Selbst wenn Sie das BĂŒro verlassen und Ihre Sitzung schließen, um im Zug weiterzuarbeiten, befindet sich der Cursor an der gleichen Stelle, an dem Sie ihn im BĂŒro hinterlassen haben. Dies ist die Zukunft. Markus Marksteiner CTO / Baloise Group
  • 7. DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN 7 Digital Workplace als Basis von Remote Work StationĂ€rer Computer / PC Festnetztelefon Laptop Tablet Smart- phone Cloud-Speicher Software-Dienste Video-Telefonie WLAN Drucker Internetverbindung via LAN
  • 8. DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN 8 Digital Workplace als Basis von Remote Work Tablet Smart- phone WLAN Laptop Video-Telefonie
  • 9. DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN 9 Digital Workplace als Basis von Remote Work
  • 10. ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE Übersicht 10 Automatisierte Prozesse Interne Kommunikation Intelligente Suchmaschinen Business Anwendungen Cloud/Webdienste Interne Dienstleistungen Selbstbedienungsportal Globale Kommunikation Cloud/externe Anwendungen
  • 11. ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE Schichtenmodell Technisch gesehen kann der digitale Arbeitsplatz somit in mehreren Schichten betrachtet werden: 11 Daten- bank Intern ExternNutzer Mitarbeiter Kunde Partner CloudWeb Zugang Benutzerfreundlichkeit Sicheres Portal Zusammenarbeit Wissensmanagement Koordination Kommunikation Teamwork Anwendungen Personalisiert Spezifisches Arbeiten Herstellung vom VerkĂ€ufer Prozesse Individuelle Prozessverwaltung Instrumentierung Kontinuierliche Verbesserung Datenintegration Einfache Integration Datenimport, Datenexport Transparenz fĂŒr die Nutzer Backend IT-Service Business-Anwendungen 
.CRMERP Mit Hilfe des digitalen Arbeitsplatzes kann Wissen geteilt werden – unabhĂ€ngig von Ort, Zeit und GerĂ€t. Dabei werden alle im Unternehmen genutzten Software-Systeme auf einer Plattform vereint und fĂŒr jeden Mitarbeiter ein individuelles Dashboard mit Funktionen und Informationen zur VerfĂŒgung gestellt.
  • 12. Die Meinungen zum Home Office gehen weit auseinander. Besonders auf Arbeitgeberseite gibt es nach wie vor starke Vorbehalte gegen diese Form der Arbeit. Aber auch viele Arbeitnehmer haben BefĂŒrchtungen und stehen der Remote Work daher kritisch gegenĂŒber. BefĂŒrchtungen der Arbeitgeber: − ProduktivitĂ€tseinbußen − Erschwerte Kommunikation ĂŒber Messenger und Telefon − Sorge vor dem Verlust der Übersicht und der Kontrolle ĂŒber laufende Prozesse BefĂŒrchtungen der Arbeitnehmer: − Isolation von anderen Mitarbeitern − Schaden fĂŒr die eigene Karriere − Verschlechterung der Kommunikation aufgrund fehlender emotionaler Interaktion 12 VERBREITUNG BIS 2020 Remote Work / Home Office
  • 13. 13 WARUM BESCHÄFTIGTE KEIN HOME OFFICE MACHTEN Ergebnis einer Umfrage in 2019 70 %69 % Vorgesetzte erwarten Anwesenheit 65 %82 % FĂŒr eigenen Job unangemessen 55 %59 % Technisch nicht möglich 22 %12 % Nicht erlaubt, obwohl technisch möglich BefĂŒrchtet Karrierenachteile 6 %5 % Quelle: Abendroth, Lott 2019
  • 14. Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sie die Gesundheit ihrer Mitarbeiter schĂŒtzen möchten, aber gleichzeitig die betrieblichen Prozesse aufrecht erhalten mĂŒssen. WĂ€hrend große Unternehmen und Konzerne wie z.B. Microsoft schon lĂ€nger mit New-Work- Konzepten wie Home Office, Vertrauensarbeitszeit oder der 4-Tage-Woche experimentieren, stehen viele kleinere und mittlere Unternehmen hier noch ganz am Anfang und vor gĂ€nzlich neuen Herausforderungen. FĂŒr KMUs geht es jetzt darum, schnell die notwendigen Strukturen zu schaffen und zu entscheiden, auf welchen KanĂ€len in Zukunft kommuniziert werden soll. Die gesamte Arbeitswelt erlebt aktuell einen neuen Schub der digitalen Transformation. 14 DIGITALE TRANSFORMATION IM ARBEITSLEBEN
  • 15. 15 UMSTELLUNG MIT HÜRDEN Unternehmen mit Erfahrung im Bereich New Work sind klar im Vorteil. Andere stehen vor großen Herausforderungen. Stehen vor großen Herausforderungen hinsichtlich technischer Infrastruktur, IT-Sicherheit, Organisation und Kommunikation. Erfahrung mit partiellem Home Office. Aber neue Erfahrung, dass fast alle Mitarbeiter gleichzeitig im Home Office arbeiten.
  • 16. ELEMENTE DES DIGITAL WORKPLACE Die digitale Toolbox: Kategorien 16 Kommunikation Informationsaustausch und internes Publishing werden vereinfacht - Portale / Intranet - Blogs - Personalisierte Homepage Business-Anwendungen Onlinezugriff fĂŒr Mitarbeiter auf Self-Service-Anwendungen - Kostenabrechnungen - HR-Systeme - ERP und CRM Crowdsourcing Sammeln von Ideen und Gedanken von Mitarbeitern in Unternehmen - Ideenplattform - Umfragen - Foren Verbundenheit Hilfestellung, um Experten und Kollegen im Unternehmen fĂŒr ein Projekt zu finden - Mitarbeiterverzeichnis - Organigramm - Profile MobilitĂ€t Zugriff auf Werkzeuge außerhalb des physischen BĂŒros bzw. des Arbeitsplatzes wird ermöglicht - PC / Laptop - Handy / Smartphone - Remote-Scanner ProduktivitĂ€t Mitarbeiter verschiedener Bereiche können ihre Arbeit effizient erledigen - Word / Excel / Outlook - PowerPoint-PrĂ€sentationen - Office 365 - Projektmanagement-Tools Zusammenarbeit Bessere und einfachere Zusammen- arbeit unter Mitarbeitern wird ermöglicht - Gemeinschaften - Webkonferenzen NachrichtenĂŒbermittlung Möglichkeit zur schnellen und einfachen Kommunikation mit den Kollegen - E-Mail - Video-Messenger - Chats / Mikroblogging
  • 17. 17 #WorkingFromHome Das Coronavirus hat die Digitalisierung schneller vorangebracht, als alle anderen Einflussfaktoren vorher. Einige Verhaltensmuster werden nachhaltig unsere Gesellschaft und unsere Arbeitswelt prĂ€gen. PresentationLoad ErgĂ€nzen Sie hier Ihren Namen. Sie können dieses Zitat gerne frei anpassen oder verwenden.
  • 18. in Zeiten von COVID-19
  • 19. In Zeiten des Coronavirus ist Home Office fĂŒr viele Unternehmen die letzte Möglichkeit, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Es geht darum, die Mitarbeiter zu schĂŒtzen und das Risiko von Infektionen zu minimieren. Das Coronavirus stellt die Welt vor noch nie dagewesene Herausforderungen. Das gilt besonders fĂŒr die Wirtschaft. FĂŒr viele Unternehmen gibt es nur eine Lösung, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu gewĂ€hrleisten und den Betrieb aufrechtzuerhalten: Home Office. Auch wenn die technischen Voraussetzungen fĂŒr Remote Work schon lĂ€nger verbreitet sind, hat sich das Home Office besonders in vielen kleineren und mittleren Unternehmen noch nicht durchgesetzt. Nun stehen diese Unternehmen vor der Herausforderung, Home Office in wenigen Tagen umsetzen zu mĂŒssen. In dieser PrĂ€sentation haben wir alle relevanten Informationen, Tipps und wichtigen Tools zusammengefasst, damit der schnelle Umzug in die Remote-Arbeit reibungslos gelingt. 19 HOME OFFICE ALS CHANCE IN ZEITEN VON COVID-19
  • 20. Jede Krise bringt auch Chancen mit sich. Im Falle der Coronakrise ist es eine rasante neue Digitalisierungswelle. Das tĂ€gliche Leben – Arbeit und Freizeit – findet aktuell online statt. Die Krise bedeutet fĂŒr jeden von uns Ein- schrĂ€nkungen. Vieles, was fĂŒr uns im tĂ€glichen Leben selbstverstĂ€ndlich ist, wird nun zur Gefahr und muss daher vorerst ruhen. Der letzte Kontakt zur Außenwelt ist das Internet, was viele dazu ermutigt, neue Wege zu gehen. Schulen schließen und organisieren den Unterricht ĂŒber E-Learning-Plattformen und Arbeitgeber schicken ihre Angestellten ins Home Office. Die Krise zwingt uns alle dazu, uns anzupassen und digital einen Schritt nach vorne zu gehen, wovon wir alle langfristig nur profitieren können. 20 WÄHREND DER AUSGANGSSPERRE FINDET DAS LEBEN ONLINE STATT
  • 21. 21 CORONAVIRUS PANDEMIE Flatten the Curve ist das Gebot der Stunde. Gemeinsam schaffen wir das! #flattenthecurve Drastische Maßnahmen der Regierungen, um die Ausbreitung der Infektionen zu verlangsamen. Sicherstellen, dass unser Gesundheitssystem durch zu viele gleichzeitig erkrankte Patienten nicht zusammenbricht. Mitarbeiter arbeiten von zu Hause, um den Kontakt mit anderen Mitmenschen auf ein Minimum zu beschrĂ€nken. Unkontrollierte Ausbreitung EindĂ€mmende Maßnahmen
  • 22. UMDENKEN IN DER KRISE Erste Erfahrungen aus China zeigen: In der sozialen Isolation werden neue digitale Services und Produkte genutzt. 22 84% der Menschen nutzen wĂ€hrend der QuarantĂ€ne zum ersten Mal ein neues digitales Produkt oder einen digitalen Service 34% nutzen erstmals medizinische Online- Beratungsangebote 33% nutzen E-Learning- Angebote, um sich von zu Hause aus ĂŒber das Internet weiterzubilden 29% der Befragten nutzen erstmals spezielle Anwendungen, die es ihnen ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten Quelle: Kantar, survey measures coronavirus outbreak‘s impact on china‘s consumption, 2020
  • 23. UMDENKEN IN DER KRISE In der sozialen Isolation werden neue Digitale Services und Produkte genutzt 23 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Online Banking Fintness-GerĂ€te Social E-Commerce Livestream Apps Bezahlter Content Remote-Work-Apps / Tools E-Learning Medizinische Online-Beratung Quelle: Kantar, survey measures coronavirus outbreak‘s impact on china‘s consumption, 2020 84% gehen in der QuarantĂ€ne digital neue Wege
  • 24. NUTZUNG VON HOME OFFICE Effekte und EinflĂŒsse auf Online-Dienstleistungen und Produkte 24 Entwicklung nach Beginn der COVID-19 Pandemie Online-Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams steigerten innerhalb von nur einer Woche ihre aktiven Nutzer von 32 auf 44 Millionen um 12 Millionen Nutzer pro Tag (Stand 20.MĂ€rz 2020). Videostreaming-Dienste wie YouTube, Amazon und Netflix reduzieren Ihre Streaming-QualitĂ€t, um Netze zu entlasten. Download von Apps ProduktivitĂ€ts-Apps und Fitness-Apps fĂŒr Zuhause. Online-Bestellungen Starker Anstieg im E-Commerce und bei Lieferdiensten. Home Office Anstieg der Nutzung von Home Office in Unternehmen. Zahlreiche Unternehmen senden ihre Mitarbeiter ins Home Office
  • 25. AKTUELLE PROBLEMATIKEN 25 Home Office muss in einzelnen FĂ€llen schnell umgesetzt werden können Ein Mitarbeiter hatte Kontakt zu einer infizierten Person, sodass einzelne Mitarbeiter oder das ganze Team aufgrund des Kontaktes in QuarantĂ€ne mĂŒssen. Mitarbeiter, die in betroffenen Regionen im Urlaub waren, mĂŒssen ebenfalls in QuarantĂ€ne. Vorsichtsmaßnahme, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Die fortschreitende Ausbreitung des Coronavirus verunsichert zunehmend die Mitarbeiter und beeinflusst den Arbeitsalltag. Die sozialen Kontakte im Unternehmen werden auf ein Minimum begrenzt und die Infektionsrisiken im BĂŒro minimiert. Beruhigung und RĂŒcksicht auf die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter. Eltern mĂŒssen aufgrund von geschlossenen Schulen und KindergĂ€rten Ihre Kinder betreuen. Mitarbeiter ĂŒbernehmen Pflege und Betreuung von erkrankten Verwandten. RĂŒcksicht auf die aktuellen BedĂŒrfnisse und privaten PrioritĂ€ten der Mitarbeiter. Home Office muss kurzfristig fĂŒr die betroffenen Mitarbeiter umgesetzt werden können.
  • 26. AKTUELLE PROBLEMATIKEN 26 Rechtliche Komponenten, die Sie bei Home Office beachten sollten Einen gesetzlichen Anspruch auf Arbeit im Home Office gibt es fĂŒr Arbeitnehmer pauschal nicht. Anders sieht es aus, wenn diese Option im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung niedergeschrieben ist. Ohne entsprechende Vereinbarungen des Betriebs oder Regelungen im Arbeitsvertrag sind die Mitarbeiter jedoch verpflichtet am Arbeitsplatz zu erscheinen. Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer auch ein Recht auf seinen Arbeitsplatz im BĂŒro. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers reicht nicht aus, um die Arbeit von zu Hause aus anzuordnen. Der Arbeitgeber hat allerdings gegenĂŒber seinen Mitarbeitern eine FĂŒrsorgepflicht und muss daher die Bedrohung, die mit der Anwesenheit am Arbeitsplatz verbunden sein könnte, abwĂ€gen. Befindet sich ein Arbeitnehmer in hĂ€us- licher QuarantĂ€ne, ist er dazu angehalten von dort aus zu arbeiten, sofern er nicht krankgeschrieben ist. Orientierung an deutscher Rechtslage (passen Sie diesen Seite ggf. an Ihre Rechtslage oder Auslegung an)
  • 27. 27 Cybercrime und Home Office sind aktuell ein sehr großes Thema. Ich stelle sehr oft auch in der Praxis fest, dass gerade Home Office zu großen Problemen in der IT-Sicherheit im Unternehmen fĂŒhrt. Und von einer Risikobewertung sind sehr viele Unternehmen meilenweit entfernt. Christian Baumgartner SachverstĂ€ndiger fĂŒr IT-Forensik
  • 28. Die rasante Umstellung der Mitarbeiter auf die Arbeit aus dem Home Office birgt Gefahren. Hacker könnten die aktuellen Entwicklungen ausnutzen. Wichtig ist es daher, trotz Zeitdruck notwendige Sicherheitsvorkehrungen im Vorfeld zu treffen. Datenschutz: Die Arbeit im Home Office birgt hinsichtlich des Datenschutzes einige Gefahren und ist nicht mit der Arbeit im BĂŒro vergleichbar. Wird private Hardware verwendet, könnte diese mit Viren oder Trojanern belastet sein. Übertragene Daten könnten abgefangen werden oder Unbefugte könnten sensible Dokumente und Informationen einsehen. Cyber-Sicherheit: Als erster Schritt zum Schutz vor Cyber-Attacken sollten die Risiken der Remote Arbeit durch eine Risikobewertung evaluiert werden. Im zweiten Schritt sollten individuelle Maßnahmen zur Erhöhung der Cybersecurity getroffen werden. 28 AKTUELLE PROBLEMATIKEN Datenschutz und Cyber-Sicherheit
  • 30. Arbeitsweisen und Prozesse mĂŒssen schnell und effektiv an die neue Situation angepasst werden. DafĂŒr mĂŒssen neue, umsetzbare Lösungen gefunden werden. Um aus der Ferne zusammenzuarbeiten, sind zahlreiche neue Tools notwendig, damit die Kommunikation und Projektplanung weiter funktioniert. Die Kommunikation bedarf einer neuen Kultur, klaren Regeln und Strukturen. Nur so können MissverstĂ€ndnisse und Doppelarbeit verhindert werden. Ein wichtiger Punkt ist die Transparenz. Ziele und Fortschritte mĂŒssen klar erkennbar sein. Dabei kommt es besonders auf den richtigen, agilen FĂŒhrungsstil an. Nur so bauen Sie und Ihre Mitarbeiter Vertrauen in die neue Arbeitsweise auf. Durch eine klare Strukturierung der Arbeitstage und Meetings kann eine effektive Zusammenarbeit auch aus der Ferne gelingen. 30 REMOTE WORK UMSETZEN
  • 31. REMOTE WORK UMSETZEN 31 Schritte zum Home Office − Hardware bereitstellen − Administrator / Software- beauftragten ernennen − Messenger − Video- und Teamcall Software − Cloud-Dokumente-Software − Cloudspeicher zum Datenaustausch − Mit Tools bekanntmachen − KanĂ€le / Plattformen wĂ€hlen − Kommunikationsregeln festlegen − Welches Kommunikations- tool fĂŒr welche Situation? − VerfĂŒgbarkeiten vereinbaren − Status in Messenger einrichten − Rollen und ZustĂ€ndigkeiten verabreden − Prozesse visualisieren − Zwischenmenschliche Kom- munikation und Interaktion auch in der digitalen Kommunikation sicherstellen Sobald die wichtigsten AblĂ€ufe remote funktionieren: − Nach Optimierungen suchen − Mit Tools experimentieren − Den Prozess und die Zusammen- arbeit gerade bei Home Office kontinuierlich ĂŒberprĂŒfen und verbessern − Kontinuierliche Verbesserung
  • 32. FĂŒr die Remote Arbeit benötigen Teams die richtigen Hilfsmittel und Online-Tools. Es ist besonders wichtig, sich klar zu machen was die Schwerpunkte der eigenen TĂ€tigkeit sind und welches Tool fĂŒr die eigenen Anforder- ungen das Richtige ist. Viele Tools fĂŒr Remote Work sind bereits seit mehreren Jahren im Einsatz und haben sich bei vielen Unternehmen in der digitalen Kommunikation bewert. Ein neues Tool einzufĂŒhren, strapaziert jedes mal die Ressourcen Ihres Teams, weshalb die Auswahl sehr sorgfĂ€ltig erfolgen sollte, damit ein stĂ€ndiges Wechseln vermieden werden kann. Oft ist es eine gute Idee, einen IT-Beauftragten zu ernennen, der bei allen Software- und Anwendungsfragen der erste Ansprechpartner ist und Hilfestellung leistet. 32 REMOTE WORK UMSETZEN Tools und ZugĂ€nge bereitstellen
  • 33. Die Kommunikation im Home Office stellt ganz andere Anforderungen an alle Beteiligten, als die persönliche Kommunikation. Egal ob direkt ĂŒber Video-Call oder asynchron ĂŒber einen Messenger. Entscheidend sind klar definierte Kommunikationsregeln. Die Kommunikation ĂŒber digitale KanĂ€le erfordert ein hohes Maß an Disziplin und Aufmerksamkeit von allen Teammitgliedern. In den meisten FĂ€llen ist nicht die korrekte Anwendung der Tools das Problem, sondern vielmehr das Maß an KommunikationsfĂ€higkeit der Anwender. FĂŒr eine Messengeranfrage sollte beispielsweise immer folgendes beachtet werden: − Worum geht es? − Was möchte ich von meinem GesprĂ€chspartner? − Welche Informationen werden benötigt? − PrioritĂ€t: Wann wird es benötigt? − Was hĂ€ngt davon ab? 33 REMOTE WORK UMSETZEN Das Team briefen
  • 34. Auch – oder gerade im Digitalen ist es wichtig, Raum fĂŒr soziale Interaktion einzurĂ€umen. So erhalten Sie eine positive Kommunikationskultur, Team- geist und das Wir-GefĂŒhl aufrecht. Vor oder nach einem Video-Call ist der richtige Moment, um auch persönliche GesprĂ€che zu fĂŒhren. Das gilt insbesondere in Zeiten einer Krise wie der Corona-Pandemie. Auf diese Weise bleiben soziale Bindungen zwischen den Mitarbeitern bestehen, die fĂŒr die tĂ€gliche Kommunikation unerlĂ€sslich sind, um gerade im digitalen Dialog, wo Gestik und Mimik fehlen, MissverstĂ€ndnisse zu vermeiden. In vielen Messenger-Apps gibt es daher die Möglichkeit individuelle GesprĂ€chsgruppen (Channels) einzurichten. Offene GesprĂ€chsgruppe fĂŒr private Themen sind ein guter Ersatz fĂŒr eine tĂ€gliche GesprĂ€chsrunde vor oder nach der Arbeit. 34 REMOTE WORK UMSETZEN Richtige Interaktion mit dem Team
  • 35. Nehmen Sie Anpassungen vor, sobald alle Prozesse wieder laufen. Wie alle digitalen Prozesse sollte auch die Remote Work kontinuierlich verbessert werden. Jedes Unternehmen, Team und Anwendungs- bereich unterscheidet sich von anderen. Um die richtigen Tools sowie Kommunikationsregeln und Strukturen zu finden, mĂŒssen Sie mit Ihrem Team experimentieren und sich weiterentwickeln. Gleichzeitig verĂ€ndern sich die Anforderungen und Angebote an Hilfsmitteln stĂ€ndig. Der beste Weg mit einer sich immer wandelnden Digitalisierung Schritt zu halten, ist auch die eigenen Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen und zu verbessern. 35 REMOTE WORK UMSETZEN Anpassungen vornehmen
  • 36. REMOTE WORK – TEAMS 36 Schritte zum Home Office Welche Tools werden auf welche Weise genutzt? − Video-Messenger − Chats (z.B: Slack, Microsoft Teams, Skype) − E-Mail − Telefon Wie werden Aufgaben und Projekte verteilt? − Projektmanagement Tools (z.B: Jira, Active Collab) − Cloud-Speicher fĂŒr Dokumente (z.B. OneDrive, Google Drive, eigener Server) Klare Kommunikationsregeln aufsetzen. − Verhaltensregeln / Agreement − Erreichbarkeit im Home Office − Konfliktmanagement − Soziale Distanz durch digitale Kommunikation ĂŒberbrĂŒcken RegelmĂ€ssige, virtuelle Team- Meetings organisieren. − Meetingrythmus/Organisation und Einladungen − Morgentliches Kickstart-Meeting − Wochenabschluss-Meeting − Software / Tools − Moderation − Dokumentation
  • 37. REMOTE WORK – VIDEO-MESSENGER UND CHATS ProduktivitĂ€t und Austausch im Team fördern 37 − Versand von E-Mails an eine große Verteilerliste bremst effektives Arbeiten aus − Vermeidung langatmiger AusfĂŒhrungen − Emails klar und hermetisch schreiben − Formulierung der Emails so, das möglichst wenig Fragen offen bleiben (kein Email- Ping-Pong) − Nutzung von Video-Messenger, Echtzeit- Chats und agilen Projektmanagement- Tools − Einfache Fragen schnell beantworten − Kurze Entscheidungswege − Direktes Telefonat oder spontanes Video- Meeting kann oft effektiver als E-Mail oder Chat-Nachricht sein − Auswahl des bevorzugten Kommunikations- kanals. Fokussierung der Kommunikation auf wenige KanĂ€le − Vertrauen aufbauen durch Erreichbarkeit und UnterstĂŒtzung − Förderung des Austauschs im Team und Steigerung der Motivation und ProduktivitĂ€t
  • 38. REMOTE WORK – LEITREGELN 38 Empfehlungen fĂŒr die Kommunikation und Organisation TĂ€gliche Abstimmung der Teams durch gemeinsame Video-Meetings. − Daily Standups − Verteilung von Aufgaben/ Blockaden lösen − Besprechung von Timings − Förderung des regelmĂ€ssigen sozialen Miteinanders TĂ€gliches Kontaktieren aller Teammitglieder durch Teamleitung. − Hilfe und UnterstĂŒtzung anbieten − Individuelles Befinden und Sorgen besprechen − Bei Home Office Organisation / Selbstmanagement unterstĂŒtzen Erstellung von Protokollen aus den Team- und Kunden-Meetings. − Verbindliche Verantwortlichkeiten und Abgabetermine festlegen (Wer macht was bis wann?) − Projektstatus und Fortschritte dokumentieren − Folgetermine festlegen Chat-Rooms fĂŒr team- und projektbezogene Kommunikation. − Schnelle Beantwortung von Fragen − Teilen von Projektfortschritten und Dokumenten − Teilen von Persönlichem, Humor, Smalltalk, Austausch
  • 39. REMOTE WORK – LEITREGELN 39 Empfehlungen fĂŒr die Kommunikation und Organisation Austauch von Informationen ĂŒber das eigene Social Intranet. − Informationen von der Unternehmensleitung − Identifikation − Teamspirit − Engagement TĂ€gliche Updates der GeschĂ€fts- leitung per Email und ĂŒber digitale KanĂ€le. − Informationen ĂŒber aktuelle Strategien und Maßnahmen − Wissen teilen − Motivieren, NĂ€he und Commitment − Anpassungen der Home Office Organisation Mehrmals wöchentlich große Videokonferenz aller FĂŒhrungskrĂ€fte. − Gemeinsamer Austausch − Teilen von Problemen und Lösungen − Voneinander lernen − Neue FĂŒhrungskompetenzen entwickeln − Leitlinien und Strategien anpassen VPN Zugriff: − Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk direkt aus dem Home Office. Datenaustausch ĂŒber Cloud-Dienste: − Sicherheit und Datenschutz − Zuriffsrechte − Backup
  • 40. REMOTE ACCESS 40 Direkte Verbindung zum Arbeitscomputer mit vollstĂ€ndigem Zugriff. BeschrĂ€nkter Zugriff auf Ressourcen des Arbeitscomputers. (zu Hause) Active directory Dateien (auf dem Arbeitsplatz) Mit dem Remote Access wird Klienten auch außerhalb eines geschĂŒtzten lokalen Netzwerks ermöglicht, sich mit ihrem Arbeitsdesktop ĂŒber das Internet oder die Cloud zu verbinden und somit auf alle GeschĂ€ftsanwendungen und Daten von zu Hause aus zuzugreifen.
  • 41. DIGITALISIERUNG VON ARBEITSPLÄTZEN 41 Digital Workplace als Basis von Remote Work Eigener Rechner VerschlĂŒsselte Verbindung Internet VPN
  • 42. 42 #WorkingFromHome Der SchlĂŒssel zum Erfolg ist die Wahrnehmung von NĂ€he und Begegnung trotz sozialer Distanz. Die HĂ€ufigkeit der Kommunikation und die Identifikation im Team spielt hier eine entscheidende Rolle. Perceived Proximity in Virtual Work: Explaining the Paradox of Far-But-Close. Wilson, O‘Leary, Metiu, Jett
  • 43. REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN 43 Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation Mitarbeiter technisch ausstatten und bei IT-Problemen unterstĂŒtzen. − Laptops und Monitore − Internetverbindung / WLAN − Mikrofone und Webcams − VPN-ZugĂ€nge − Sonstige Tools Optimale Arbeitsumgebung im Home Office schaffen. − Ergonomischer Arbeitsplatz − Schreibtisch − Monitor statt Laptopbildschirm − Ruhe und Konzentration Selbstorganisation der Arbeits- zeiten und getrennte RĂ€ume fĂŒr Arbeit und Freizeit. − Eigener Arbeitsbereich − TemporĂ€rer Abstand vom Familienalltag − Strukturierter Tagesablauf − Arbeitsbeginn/Arbeitsende Selbstbestimmte Auszeiten fĂŒr Pausen und Regeneration nutzen. − Bewegung/Körper und Geist aktivieren − Auszeiten von der Kommunikation fĂŒr konzentriertes Arbeiten − Gesunde ErnĂ€hrung und Rituale − Überlastungen vermeiden
  • 44. REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN 44 Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation Konstruktives Feedback und Orientierung geben. − Anerkennung / Lob aussprechen − Kontakt zum Team aufrechterhalten − Persönliche GesprĂ€che per Video-Meeting Prozesse und Kommunikation schriftlich dokumentieren. − Jederzeit fĂŒr alle einsehbar − Nachvollziehbarkeit der ProjektverlĂ€ufe − Überblick fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte Fokussiertes Arbeiten statt stĂ€ndig erreichbar zu sein. − Erst antworten, wenn man Zeit hat. − Ideen ĂŒberlegt formulieren − Möglichkeit, sich fĂŒr konzentriertes Arbeiten auch auszuloggen − Regeln/Zeitfenster fĂŒr Beantwortung definieren Einmal am Tag zu einer bestimmten Uhrzeit in einem virtuellen Meetingraum zusammenkommen. − Gemeinsames FrĂŒhstĂŒck, Mittagessen oder Kaffeepause − Smalltalk und persönlicher Austausch − Soziale Distanz ĂŒberbrĂŒcken
  • 45. REMOTE WORK – EMPFEHLUNGEN 45 Empfehlungen fĂŒr Organisation und Kommunikation Agile Projektmanagement- Frameworks eignen sich fĂŒr jede Art von Team. − Scrum, Kanban, OKRs − Taskboards wie Trello, Jira oder Asana Gemeinsame Retrospective am Ende jeder Woche. − Freitags vor dem Wochenende − VerbesserungsvorschlĂ€ge fĂŒr Zusammenarbeit und Prozesse − Feedback zu gut laufenden Prozessen − Anpassungen und neue Ideen Einteilung des Tages in verschiedene Arbeitsphasen. − Vormittag fĂŒr konzentriertes Arbeiten (Deep-Work) blocken − Nachmittags Telefonate, MitarbeitergesprĂ€che und Teammeetings Wöchentliche Aufgabenplanung Festlegung der Wochenziele. − Wochenplanung zum Start der Woche − Priorisierung der wichtigsten Aufgaben (ABC-PrioritĂ€ten) − PrĂŒfung der Erreichung der Wochenziele
  • 47. FĂŒhrungskrĂ€fte sind bei der Umsetzung von Remote Work mehr denn je gefragt. Die Situation verlangt ganz neue FĂŒhrungs- strategien und -kompetenzen. Die richtigen Cloud-Tools zu etablieren und die Verantwortlichkeiten festzulegen und zu dokumentieren ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, klare Strukturen zu schaffen und einen auf diese Arbeit zugeschnittenen digital-agilen FĂŒhrungsstil einzufĂŒhren. Die Distanz sollte wirklich nur rĂ€umlich sein. Halten Sie engen Kontakt zu Ihren Teams und rufen Sie auch Mitarbeiter direkt an, um Hilfe anzubieten. Mitarbeiter ohne Home-Office-Erfahrungen werden UnterstĂŒtzung bei der Selbstorganisation und Kommunikation benötigen. Mehr denn je kommt es darauf an, die StĂ€rken der Mitarbeiter zu kennen und gezielt einzusetzen. Fördern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Vermitteln Sie die Sinnhaftigkeit der Unternehmens- vision und stĂ€rken Sie so das Wir-GefĂŒhl. Lassen sie auch auf digitaler Ebene stets Raum fĂŒr soziale Interaktion, um die weggefallenen realen Kontakte und Smalltalks mit den Kollegen auszugleichen. Wichtige Anliegen der Mitarbeiter wie zum Beispiel Konfliktlösungen, sollten unbedingt per Video-Call oder in einem persönlichen Telefonat gelöst werden und nicht per Mail oder Messenger. 47 REMOTE WORK – FÜHRUNG MitarbeiterfĂŒhrung als Top-PrioritĂ€t
  • 48. 48 REMOTE WORK – FÜHRUNG Herausforderungen Alle Mitarbeiter mĂŒssen zu Experten im Umgang mit digitalen KommunikationskanĂ€len werden und die FĂ€higkeit des lösungsorientierten Storytellings verinnerlichen. Erfolgreiche Teams kommunizieren viel hĂ€ufiger und intensiver. Video-Calls ermöglichen einen viel persönlicheren Kontakt. Durch die Einbeziehung der nonverbalen Sprache, ist die Kommunikation viel zielfĂŒhrender als bei einem reinen Telefonanruf. Meeting-Rituale, wie BegrĂŒĂŸungsrunden, binden jeden Teilnehmer in das Meeting ein. Die Devise lautet moderieren statt prĂ€sentieren. Die Kommunikation findet bei virtuellen Teams fast ausschließlich schriftlich statt. Die Vorteile sind: ‱ keiner muss seinen aktuellen Arbeitsfluss unterbrechen ‱ keine Termine mĂŒssen vereinbart werden ‱ Jede Kommunikation ist gut dokumentiert und kann immer nachverfolgt werden
  • 49. REMOTE WORK – FÜHRUNG 49 Vertrauen ist gut, Kontrolle ist schlechter. − Umgang mit Informationen − UnterstĂŒzung anbieten / Feedback und stetiger Kontakt − Digitales Mindset: Glaube an Leistungswillen der Mitarbeiter − Keine Angst vor Kontrollverlust − Verantwortung ĂŒbergeben − FĂŒhren durch klare Ziele, Vertrauen, Empathie und Motivation − Gemeinsam abgestimmte Richtlinien / Leitlinien − Regeln fĂŒr Team- Kommunikation/ PrĂ€senzzeiten − Beibehaltung der regelmĂ€ssigen Meeting-Kultur − TĂ€glicher Check-In − Daily-Standups via Video (15-30 Minuten) − Culture Map: Interkulturelle Teams organisieren − Unterschiedliche Arbeitszeiten und Arbeitsmethoden − Zusammenhalt trotz „Social Distance“ − Selbstentwicklung / Weiter- entwicklung der BeschĂ€ftigten − Online-Learning / Coaching und digitale Lerngruppen − Ergebnisse und Resultate statt Arbeitsstunden − Klare Zielvorgaben − Vertrauen statt Kontrolle
  • 50. 50 #WorkingFromHome Wie geht es nach der Krise weiter? Ausschliesslich Remote Work ist auf Dauer auch nicht gut. Es wird darum gehen, eine Balance zwischen Face-to-Face und Remote Work zu finden. PresentationLoad ErgĂ€nzen Sie hier Ihren Namen. Sie können dieses Zitat gerne frei anpassen oder verwenden.
  • 52. REMOTE WORK – TOOLS Aufgabenbereiche der Tools, die Sie bei der Umsetzung von Remote-Work unterstĂŒtzen 52 Kommunikationstools sind im Home Office ein unverzichtbares Element. Nutzen Sie hierfĂŒr Chats, Videokonferenzen oder das Telefon. Zahlreiche Programme bieten Cloud-Services an. Nutzen Sie synchronisierbare Kalender oder gemeinsam verwendbare Aufgaben- und Notiztools. Projektmanagement-Tools ermöglichen die Organisation sowie den Datenaustausch der Projektmitarbeiter von zu Hause aus. Mit kleinen Tricks und Tipps lĂ€sst sich eine große Wirkung erzielen. Nutzen Sie zum Beispiel Screenshots, um die schriftliche Kommunikation zu vereinfachen.
  • 53. Slack ist ein Dienst zum Versenden von Nachrichten. Die Funktionen umfassen Chat, Videotelefonie und das Öffnen von KanĂ€len fĂŒr die Gruppenkommunikation. Slack kann im Webbrowser, als Desktop-Version oder als mobile App auf Iphone oder Android verwendet werden. Slack ermöglicht eine einfache Art der Kommunikation im Team. Der Austausch mit den Arbeitskollegen kann projektbezogen oder in Teams aufgegliedert werden. So wird eine transparente Arbeitsweise ermöglicht. Zudem bietet Slack Integrationsmöglichkeiten fĂŒr einige andere Tools. Verwendet man die Basisversion, fallen keine Kosten an. In der kostenlosen Version können die letzen 10.000 Nachrichten durchsucht werden und ĂŒber Slack telefoniert werden. FĂŒr Video- Telefonate wird allerdings ein bezahltes monatliches Abo benötigt. 53 SLACK – MESSENGER Remote Work Tools
  • 54. Das Programm Zoom ermöglicht Besprechungen, virtuelle Konferenz- rĂ€ume, Video-Webinare, ein Chat- programm sowie ein Telefonsystem. Die Nutzung der kleinsten Stufe ist kostenfrei möglich (bis zu 40 Minuten) und lĂ€sst sich im Webbrowser am Computer, Tablet und Smartphone verwenden. Mit Zoom ist es besonders einfach, Bildschirme und Inhalte zu teilen und so den Konferenzpartnern zu prĂ€sentieren. Falls einem Teilnehmer kein PC-Audio zur VerfĂŒgung steht, bietet Zoom die Möglichkeit, auch mit einem normalen Telefon am Meeting teilzunehmen. Es gibt verschiedene Stufen (monatliche Abos). Die Basisversion ist kostenlos nutzbar. 54 ZOOM – VIDEO CALL Remote Work Tools
  • 55. Microsoft Teams ist ein Bestandteil von Office 365 und eignet sich fĂŒr die digitale Kommunikation im Team. Chatten, Videoanrufe, Videokonferenzen und der Austausch ĂŒber Themen-KanĂ€le ist möglich. Teamdateien sowie eigene Dateien können abgelegt werden und in Echtzeit an Dokumenten zusammen gearbeitet werden. Die Nutzung ist im Browser sowie ĂŒber die App an verschiedenen GerĂ€ten möglich. Bei der Nutzung von Microsoft Teams geht es weniger um die Organisation als um die Kommunikation und konkrete Zusammenarbeit an Dateien. Fokus liegt z.B. auf Informationsaustausch, Dateiablage, Teammeetings, Planung von Aufgaben und Events. Die Lizenz fĂŒr das Programm ist in Office 365 bereits integriert. Sie kann aber auch ohne Office 365 kostenlos genutzt werden. 55 MICROSOFT TEAMS Remote Work Tools Microsoft Teams
  • 56. Office 365 ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten innerhalb der Programme Excel, Word und PowerPoint in Echtzeit. Außerdem werden eine Kalendersynchronisation, gemeinsam genutzte Notizen (One Note) sowie ein Dateiaustausch (One Drive) angeboten. Die Office Suite enthĂ€lt Outlook, Excel, PowerPoint, Word und Power BI. Die Anwendungen sind in der Cloud, online ebenso wie offline verfĂŒgbar. Die Nutzung ist im Browser sowie als App am Computer/Laptop, Tablet ebenso wie am Smartphone möglich. Es gibt einen Sharepoint, um Dateien abzulegen und um die Dateien in der Cloud zu verwalten. Die Office 365 Business-Lizenzen sind in verschiedenen Varianten zu variierenden Preisen erhĂ€ltlich. 56 OFFICE 365 BUSINESS Remote Work Tools
  • 57. Miro (frĂŒherer Name: Realtimeboard) ist ein flexibles digitales Whiteboard, um im Team an gemeinsamen Ideen, Inhalten und Projekten zu arbeiten. Miro eignet sich fĂŒr Brainstormings ebenso wie fĂŒr die Produktentwicklung, die Zusammen- arbeit von Design-Teams sowie agiles Projektmanagement. Möglich sind Abbildungen eines Kanban-Boards, Business Model Canvas oder auch Customer Journeys. Dabei lassen sich Änderungen durch andere Personen in Echtzeit mitverfolgen oder Kommentare auf den einzelnen Boards hinterlassen. 57 MIRO Remote Work Tools
  • 58. Active Collab ist ein kostengĂŒnstiges Projektmanagement-Tool. Es zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit aus und eignet sich insbesondere fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen. Active Collab bietet Funktionen zur E-Mail- basierten Kommunikation, zur Dokumenten- verwaltung sowie zur Aufgabenplanung (Task Management). Mehrere Projekte können parallel betreut werden. StĂ€rken des Tools sind der Support, die einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeiten zur Zeiterfassung sowie die Rechnungsstellung direkt in der App. In Active Collab können Aufgaben als Checkliste, Gantt-Chart oder Kanban-Board visualisiert werden. Es ist möglich, Dateien auszutauschen und mit den Teammitgliedern ĂŒber Kommentare zu kommunizieren. 58 ACTIVE COLLAB – PROJEKTE Remote Work Tools
  • 59. Jira eignet sich als Projektmanagement- Tool insbesondere fĂŒr Programmierer und Softwareentwickler. Dank anpassbarer Scrum-Boards können agile Teams sich ganz darauf konzentrieren, nach dem Modell der iterativen und inkrementellen Entwicklung Softwarelösungen bereitzustellen. FĂŒr ein unkompliziertes Task-Management sind alle Statusangaben, Kommentare und AnhĂ€nge an einem Ort zusammengefasst. Flexible Kanban Boards bieten allen Teams einen vollstĂ€ndigen Überblick. Fehler oder Probleme können erfasst und als User Story, Epic oder Task dargestellt werden. Teams haben Zugriff auf ĂŒber ein Dutzend vorgefertigte Berichte, die aussagekrĂ€ftige Echtzeitinformationen ĂŒber ihre Leistung von Sprint zu Sprint enthalten. 59 JIRA – PROJEKTORGANISATION Remote Work Tools
  • 60. WeTransfer ist eine kostenlose Möglichkeit, Dateien schnell und unkompliziert mit anderen zu teilen. Um ĂŒber WeTransfer Daten an andere zu versenden, ist keine Registrierung notwendig. Es genĂŒgt, eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Die Daten können an bis zu drei E-Mail- EmpfĂ€nger oder mittels eines Web-Links versendet werden. Auf diese Weise können problemlos Dateien mit einer GrĂ¶ĂŸe von bis zu 2GB geteilt und versendet werden. Die Daten werden bei WeTransfer nach einer Woche wieder gelöscht. Das Tool eignet sich also besonders gut fĂŒr den schnellen Datenaustausch, nicht jedoch als Cloud- Speicher. 60 WETRANSFER – DATENAUSTAUSCH Remote Work Tools