Fokus Interne Kommunikation | Social Intranet

Fokus Interne Kommunikation | Social Intranet
www.interne-kommunikation.Nr. 01 net Winter 2013/2014 FACHBEITRÄGE ZUM THEMA SOCIAL BUSINESS Soci al net In tra Der Weg zum Social Business Über die Einführung eines Social Intranets, den Einsatz von SharePoint und die Erfolgsmessung von Social Business. Wissensmanagement 2.0 Neue Wege des Wissensaustauschs und der Einsatz von Enterprise Social Networks für Wissensmanagement. Social Business in der Praxis Best-Practice-Beispiele zur Umset-zung von Social-Intranet-Projekten u.a. von Detecon, Vitos und der Volks-bank Bühl
WORKSHOP Social Intranet mit SharePoint 2013 erfolgreich umsetzen 16. Mai 2014 in Düsseldorf | 16. Juni 2014 in Frankfurt PRAXISTAGE Interne Kommunikation 2.0 Social Intranet | Enterprise 2.0 | Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen Am 18. und 19. März 2014 in Frankfurt WORKSHOP Intranet und Social Media in der Internen Kommunikation 16. Mai 2014 in Düsseldorf scm Weichselstraße 6 10247 Berlin Tel: (030) 47989789 Fax: (030) 47989800 www.interne-kommunikation.net www.scmonline.de info@scmonline.de
Fokus IK – Social Intranet 1 EDITORIAL Sich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen – Social Busi-ness besitzt vielversprechende Potenziale für Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einführung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hin-sichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Fokus IK widmet sich diesen Potenzialen und Herausforderungen von Social Software. Erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lösungen zeigen, welche Möglichkeiten Social Software für die Zusammenarbeit bietet, worauf es ankommt und ebnen Ihnen mit Expertise und Best Practice den erfolgreichen Weg zum Social Business. INHALT FACHBEITRÄGE 2 Frank Hamm Social Collaboration für Unternehmen 4 Jan Eisenkrein (Profilwerkstatt) Interne Kommunikation 2.0: Abschied von Vorgestern 6 Lutz Hirsch (HIRSCHTEC) Warum Social Intranets scheitern können 8 Jan Marquardt (mindsmash) Wissensmanagement mit Enterprise Social Networks 10 Carsten Rossi (Kuhn, Kammann & Kuhn) Ein Mitarbeitermagazin im Social Intranet? 12 Stefanie Eckart (IPI) Social Intranet mit SharePoint 14 Bianca Gade (netmedia) Der Social Workplace der Detecon 16 Sven Lindenhahn (T-Systems MMS) Eines für alle – Das neue Vitos Net 18 Gerhard Sommer (United Planet) Social Business beendet Intranet-Krise 20 Felix Schröder (Just Software) Fallstudie: Volksbank Bühl 22 Björn Adam (btexx) Vom Schreibtisch zum Digital Workplace 24 Dr. Christoph Tempich (inovex) Wie misst man den Erfolg von Social Business? IMPRESSUM Herausgeber: scm c/o prismus communications GmbH Weichselstraße 6 | 10247 Berlin T: +49(0)30 47 98 97 89 | F: +49(0)30 47 98 98 00 E: info@scmonline.de | W: www.scmonline.de W: www.interne-kommunikation.net Verantwortlich für den Inhalt: Nicole Gatz
2 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL COLLABORATION FÜR UNTERNEHMEN Die Globalisierung verändert die Wirtschaftswelt. Unternehmen müssen über klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potenzi-ale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen. Frank Hamm Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts erreichte die Wirtschaft große Fortschritte im Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in der die Unternehmensgröße Produktions- und Kostenvorteile gewährte. Grundlage für die Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das von Frederick Taylor vor über hundert Jahren begründete Prinzip der Prozesssteuerung von Arbeitsabläufen. Die Prozesskette kann Ent-scheidungsweichen haben, aber Ablauf und Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im Industriezeitalter bewährt. Veränderte Märkte der Arbeitswelt Inzwischen beträgt der Anteil des Industriesek-tors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur noch 31 Prozent. Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesell-schaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit dem Taylorismus. In heutigen Märkten lässt sich ein Vorsprung immer weniger über eine Steige-rung der Effizienz erreichen, da die Prozesse überall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyk-lusdauer von Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen drastisch verringert. Die klassische Zusammenarbeit im Unterneh-men orientiert sich an der Projektarbeit mit Planung, Ausführung und Abschluss. Oft jedoch werden diese Zusammenarbeiten so komplex, dass das Ergebnis kaum wie ursprünglich geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Ad-hoc- Aufgaben und -Projekte mit ständigen Veränderungen und neuen Anforderungen zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitar-beitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen sehen sich plötzlich Konkurrenten aus anderen Kontinenten und aus gänzlich anderen Wirt-schaftsbereichen ausgesetzt. Flexibilität Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter Projektarbeit über Standorte hinweg und zu Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie „Im Bereich der Kreativität brau-chen wir Netz-werke, im Bereich der Umsetzung Hierarchie.“ Prof. Dr. Peter Kruse Bruttoinlandsprodukt (Quelle: Statistisches Bundesamt)
Fokus IK – Social Intranet 3 vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es jedoch um Anpassungsfähigkeit und Kreativität geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbei-ter Netzwerkfähigkeiten. Social Collaboration stellt eine Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt dar. Sie ermöglicht die flexible und zielorien-tierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell zu reagieren und andererseits implizites Wissen zu generieren. Die Zielausprägungen entwickeln sich teilweise während der Kollaboration, da das Netzwerk Veränderungen in der Umwelt und weitergehende Möglichkeiten erkennt. Bereits während der Zusammenarbeit kann sich die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen ändern. Dies führt zu einem dynamischeren Unternehmen. Doch Social Collaboration erfordert einen zielorientierten Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu Information und Wissen, die Erhöhung von Pro-duktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung von Agilität und Innovationsfähigkeit. Social Collaboration ist ein Rahmengerüst für die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt innerhalb der Social Collaboration und nicht abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentli-che Zusammenarbeit erfolgt mittels fließender Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses Frameworks sorgt für ein flexibles Netzwerk, das umgehend auf Veränderungen reagieren und selbst Impulse setzen kann. Herausforderungen Wenn im Rahmen der Social Collaboration abteilungs- und hierarchieübergreifend kom-muniziert und Wissen erzeugt wird, so müssen Führungskräfte und Mitarbeiter sich neuen Herausforderungen stellen. Die Führung muss weit mehr über Dialog als über klassische Was-serfallkommunikation steuern. Eine “Distance Leadership” muss führen, auch wenn Mitarbeiter ständig in mehreren Projekten für andere Abteilungen arbeiten oder sogar an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie kooperierenden Unternehmen handeln. Social Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen ins Schwanken bringen. Doch reine Wissens-macht wird ergänzt durch die Fähigkeit, Wissen im Netzwerk zu generieren und Reputation aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum Umgang miteinander oder zu Fragen wie der Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei Führungskräften und Mitarbeitern entgegen. Social Collaboration erfordert zwar Software, doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt gesehen werden. Eine strukturierte Einführung von Social Collaboration berücksichtigt diese Herausfor-derungen und verschafft dem Unternehmen eine solide Anpassungsfähigkeit in einem veränderten Marktumfeld. Social Collaboration Framework Erläuterungen und aktuelle Artikel inje.de/collab Frank Hamm unterstützt Unternehmen als Berater bei der Optimierung ihrer Kommunikation und dem Aufbau zeitgemäßer Kollaborations-formen.
4 Fokus IK – Social Intranet INTERNE KOMMUNIKATION 2.0: ABSCHIED VON VORGESTERN Die Zeiten der Einbahnstraßenkommunikation sind vorbei – auch in Unternehmen. Wie Kommunikationsverantwortliche in sieben Schritten erfolgreich eine Social Software etablieren. Windows XP, Microsoft Office 2007 und Internet Explorer 6: Willkommen an einem durchschnitt-lichen Arbeitsplatz im Jahr 2013. Doch in ihrer Freizeit twittern viele Arbeitnehmer, treffen Freunde auf Facebook und schauen Videos auf YouTube. Was ist da schiefgelaufen? Die Antwort: In vielen Unternehmen ist die Kommunikations-kultur des Social Web noch nicht angekommen. Zur erfolgreichen Einführung einer Social Software brauchen sie einen Plan mit einge-bauten Feedbackschleifen. Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche sollten Kommunikationsverantwortliche mindestens sieben Schritte bei der Einführung einer Social Software beherzigen. 1: Sondierung Holen Sie die Führungskräfte mit ins Boot. Über-zeugen Sie sie von den Vorzügen einer Social Software. Wenn die Führungskräfte nicht davon überzeugt sind, dass innerhalb des Unterneh-mens moderner und interaktiver kommuniziert werden sollte, wird es schwer, die Mitarbeiter von der Social Software zu überzeugen. Wissen Sie, wie die Mitarbeiter die aktuelle interne Kommunikation empfinden? Nein? Dann finden Sie es heraus! Sind die Mitarbeiter genervt von der täglichen Flut interner E-Mails? Gibt es genügend Möglichkeiten, sich auszutauschen? Oder sind eher nie endende Meeting-Runden das Problem? Nur wenn Sie die Antworten auf diese und ähnliche Fragen vorliegen haben, wissen Sie, welche Anforderungen die spätere Software erfüllen muss. Sie können eine Mitarbei-terumfrage oder Interviews mit Fokus-Gruppen organisieren – je nachdem, ob Sie lieber ein umfangreiches Stimmungsbild oder einen tiefe-ren Einblick in eine bestimmte Gruppe erhalten möchten. Bilden Sie ein Core Team, das die Einführung der Social Software von der Strategieentwick-lung bis hin zur Umsetzung kommunikativ begleitet. 2: Ziele und Zielgruppen Klar, Ihre Zielgruppe sind die Mitarbeiter. Aber Ihre Zielgruppe ist keineswegs homogen. Die einen haben bereits einen eigenen Tumblr, die anderen immer noch Probleme beim Verschicken von E-Mails. Versuchen Sie he-rauszufinden – auch mithilfe der in Schritt 1 durchgeführten Befragung – wie sich Ihre Ziel-gruppe zusammensetzt. Damit allen Mitarbeitern klar ist, warum Social Software eingeführt wird, braucht es Ziele. Beispiele zur Nutzung von Social Software in Unternehmen. Jan Eisenkrein profilwerkstatt.de
Fokus IK – Social Intranet 5 3: Software auswählen Sie wissen wie Ihre Zielgruppe tickt und was sie an der bisherigen Kommunikation bemängelte. Nun müssen Sie entscheiden, welche Social Software am besten zu Ihrer Firma passt. Je nachdem, ob Sie in erster Linie Wissen spei-chern und teilen oder einfach eine zentrale Plattform für den Austausch etablieren möchten, bieten sich verschiedene Lösungen an. 4: Sensibilisierung Was bedeutet der Wandel in der internen Unternehmenskommunikation für die Mitar-beiter? Was sollten sie tun, was besser nicht? Veranstalten Sie technische und inhaltliche Schulungen und Workshops – auch, um den Mitarbeitern die Hemmungen vor dem neuen Instrument zu nehmen und ihnen die zukünftige Arbeitserleichterung zu präsentieren. Publizie-ren Sie verständliche und aktivierende Social Software Guidelines. 5: Aufmerksamkeit wecken Der erste Teil der Arbeit ist geschafft. Nun folgt der zweite. Jetzt gilt es, die Mitarbeiter zur Nut-zung der neuen Software zu motivieren. Nutzen Sie dazu alle bereits vorhandenen Kanäle. Von internen Mailings und Beiträgen im Mitarbeiter-magazin, über Plakate, Flyer und Tischauflagen bis zu Info-Terminals und Guerilla-Marketing- Aktionen sollte die Social Software crossmedial beworben werden, um die nötige Aufmerksam-keit der Belegschaft zu erhalten. 6: Interesse wecken Veröffentlichen Sie Best-Practice-Beispiele, mit denen Sie zeigen, wo der Einsatz der neuen Software bereits Kollegen den Arbeitsalltag erleichtert hat. Machen Sie aus Mitarbeitern, die bereits positive Erfahrungen mit dem Tool gemacht haben, Botschafter und Ansprech-partner für andere Kollegen aus der jeweiligen Abteilung. 7: In den Arbeitsalltag integrieren Hierzu sollten Pilotprojekte in unterschiedlichen Abteilungen etabliert werden, die je nach Aufga-benstellung komplett oder teilweise im Rahmen der Social Software umgesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise der Aufbau von abtei-lungsübergreifenden Wissensdatenbanken, die Entwicklung von neuen Ideen im Rahmen von Online-Innovation-Labs oder standortüber-greifende Kommunikation mittels Video- und Gruppenchat-Funktionen. Wenn Sie den Stufenplan erfolgreich durch-laufen haben, ist die Social Software im Unternehmen angekommen. Aber: Die Digitali-sierung der Unternehmenskultur ist kein Projekt – sondern eine Philosophie. Das Social Web hat das Kommunikationsverhalten der meisten Menschen nachhaltig verändert. Interne Unter-nehmenskommunikation darf diese Veränderung nicht ignorieren, wenn es die eigenen Mitarbei-ter auch zukünftig erreichen will. Jan Eisenkrein ist Leiter der Unit Social Business Relations bei der Profilwerkstatt. Ziele von Social Software 1) Wissensmanagement 2) Ideen- und Innovationsmanagement 3) Informationsmanagement 4) Kommunikationsmanagement BVDW-Leitfaden: Übersicht der gängigen Social Software
6 Fokus IK – Social Intranet WARUM SOCIAL INTRANETS SCHEITERN KÖNNEN Soziale Plattformen für den unternehmensinternen Gebrauch gewinnen stärker an Bedeutung. Doch welche Klippen muss man umschiffen und welche Widerstände überwinden? Durch den Wandel der Kommunikationskultur nutzen immer mehr Menschen soziale Platt-formen wie Facebook oder Twitter. Es werden weniger E-Mails geschrieben, das Telefon wird eher zum mobilen Zugriffspunkt für die favorisierten Social Media Sites und ist immer weniger ein Sprachgerät. Das Beratungsunter-nehmen Atos hat für seine 70.000 Mitarbeiter eine ‚Zero Email Initiative’ ausgerufen und setzt sich das Ziel, in 2014 die interne elektronische Kommunikation vollständig auf ein eigenes Enterprise Social Network zu verlagern. Der Trend für Unternehmen ist eindeutig: Die im Internet etablierten sozialen Mechanismen sollen sinnvoll für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt werden. Mitar-beiter sollen schneller und dialogischer erreicht werden, der Informationsaustausch und Wis-senstransfer beschleunigt werden. Aber ist der Ansatz von Facebook so einfach auf ein Intranet übertragbar? Intern ist nicht extern Mitarbeiter unterscheiden bei der Nutzung privater und beruflicher Plattformen. Ein ‚Digi-tal Native’ kann eine interne soziale Plattform durchaus ablehnen, wenn er darin keine Unter-stützung seiner täglichen Arbeit wiederfindet. Wird z.B. sein Activity Stream (auch Newsfeed genannt) mit für ihn irrelevanten Meldungen geflutet, ist das Mail-Chaos einfach auf eine neuere Plattform verlagert. Das Kommunika-tionsknäuel wird größer und dichter. Weiter fehlt im Gegensatz zur privaten Nutzung heute in dem durch Kostendruck und Optimierung bestimmten Berufsalltag oft die Zeit, sich spie-lerisch neuen Plattformen zu nähern. Ist das neue Social Intranet überdies zu komplex und entspricht es nicht den im Internet erlernten Quasi-Standards des „likens“ und „twitterns“ , wird es kaum genutzt werden. Der Wandel steckt in der Alltagsarbeit Wandel durch ein Social Intranet oder Enter-prise 2.0 wird oft mit strategischen (und damit für den Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht greifbaren) Schlagworten verknüpft: Employer Branding, Mitarbeiterführung 2.0 und Open Innovation sind wichtige Initiativen. Aber was bedeutet das für einen Informationsarbeiter im Tagesgeschäft seines Projektes oder seiner Lini-enarbeit? Hier muss ‚Change’ viel praxisnäher formuliert und begleitet werden: r Dateien sollten nicht mehr per E-Mail ver-schickt, sondern für alle zugreifbar und kommentierbar in einem virtuellen Arbeits-raum gehalten werden. r Nachrichten zur Abstimmung von Arbeitsstän-den sollten in einem Newsfeed im Projektraum gepostet werden, nicht per E-Mail geschrie-ben werden. r Dateien sollten verschlagwortet werden und damit besser in den Kontext des Arbeitsum-feldes gestellt werden. Lutz Hirsch V-Log: Der Intranet Newsfeed
Fokus IK – Social Intranet 7 Will man nur diese drei Themenkomplexe erfolgreich bei den Mitarbeitern etablieren, gilt es, Geduld aufzubringen und die neue Form der Zusammenarbeit immer und immer wieder zu trainieren und zu vermitteln. Initiale Schulungen oder eine einmalige Kommunikationskampagne verpuffen hier schnell. Allerdings können mit die-sen drei Beispielen Nutzen und Zeitersparnis für die Tagesarbeit sehr schnell aufgezeigt werden. Folgen Sie Themen, nicht Personen Facebook und Xing leben von der Vernetzung der Nutzer und dem Informationstransfer im virtuellen Netzwerk. Interessen werden sichtbar, bisher unbekannte Themen über die Verknüp-fung mit Personen schneller identifizierbar. Die für den betrieblichen Alltag oft zitierte Frage „Kennt jemand jemanden, der dieses Problem schon gelöst hat?“ scheint mit einer Anfrage im Social Intranet schnell beantwortet zu sein. Allerdings steckt in diesem Grundansatz auch eine große Gefahr: Im Activity Stream des Unternehmens werden viele Nutzeraktivitäten angezeigt, die für den Kontext des Kollegen völlig irrelevant sind. Die Frage ist ja nicht, wer welche Datei hochgeladen hat oder welchen Kommentar geschrieben hat. Vielmehr sollten doch eher folgende Meldungen in einen Stream integriert werden: r Gibt es Neuigkeiten zu Kunden, Produkten, Dienstleistungen? r Gibt es neue Richtlinien, Aufträge, Liefer-konditionen? Will man geschäftsrelevanten Themen und Informationsobjekten ‚folgen’, müssen dazu Meldungen aus Kernsystemen wie SAP, CRM, BW und Dateiablagen in einen Newsfeed inte-griert werden. Die Suche nach dem passenden Kollegen wird ideal durch eine Suchmaschine und ein gut gepflegtes ‚soziales’ Mitarbeiterprofil gelöst. Mit diesem Ansatz kann man Führungs-ebenen viel besser vom Nutzen eines Social Intranet überzeugen, als alleine mit der Vernet-zung zwischen Mitarbeitern. Fazit Social Intranets sind sinnvoll und können den Arbeitsalltag der Mitarbeiter spürbar verbes-sern. Allerdings muss ‚Relevanz’ deutlicher herausgearbeitet und die neue Form der Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum begleitet werden. Eine 1:1-Übertragung der Paradigmen von Social Media auf innerbetrieb-liche Abläufe wird in der Regel nicht erfolgreich sein. Ein Schwerpunkt eines Social Intranets ist neben der transparenteren internen Unter-nehmenskommunikation die Förderung der ‚relevanteren’ und effizienteren Kommunikation rund um geschäfts- und prozessrelevante Informationsobjekte. Newsfeed Lutz Hirsch unter-stützt mit seiner Agentur HIRSCH-TEC Unternehmen bei der Einführung von Intranet- und Social-Workplace- Lösungen.
8 Fokus IK – Social Intranet WISSENSMANAGEMENT MIT ENTERPRISE SOCIAL NETWORKS Wissensbestände im Unternehmen sind zu einem wichtigen strategischen Instrument geworden und Wissensarbeiter werden oft als intellektuelles Kapital angesehen. Sie bilden eine wichtige Grundlage für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Sind interne Wissensressourcen nicht oder nur sehr mühevoll auffindbar, kann davon ausge-gangen werden dass Unternehmen jährlich Einbußen in Millionenhöhe erleiden. Einer Studie des IDC zufolge fahren die 500 größten Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden Dollar Verluste ein, indem sie Wissen nicht oder nicht effizient genug nutzen (Herbst 2000: 21). Know-how zentralisieren Die Herausforderungen für Unternehmen bestehen darin, Wissen zu zentralisieren und zu bündeln, so dass es für alle Mitarbeiter schnell und einfach auffindbar ist. Dabei ist es von Vorteil, die Wissensbestände in einen Kontext einzubetten, das heißt neben dem rei-nen Know-how ebenfalls die entsprechenden Ansprechpartner, Konversationen und Daten zum Thema bereitzustellen. Gerade wenn Mitarbeiter geografisch getrennt sind, häufen sich E-Mails, Informationen über Instant Messenger oder Dokumentenma-nagementsysteme. Der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit können deutlich erleichtert werden, wenn alle Informationen und Dokumente an einem Ort gespeichert und sogenannte Wissenssilos, wie personalisierte E-Mail-Postfächer, aufgelöst werden. Andern-falls besteht die Gefahr, dass wichtiges Wissen spätestens mit dem Verlassen eines Mitarbeiters des Unternehmens verloren geht. ESN als nachhaltiger Wissensspeicher Enterprise Social Networks (ESN) fördern den Wissenstausch und das Engagement der Mitarbeiter, indem sie die Idee des sozialen Netzwerkens aufgreifen und mit effizienten Produktivitätstools vereinen. Dabei handelt es sich um nach außen abgeschlossene Netzwerke, auf die nur registrierte Nutzer zugreifen können. Unternehmensmitglieder können darüber Informationen in Echtzeit austauschen und sich miteinander vernetzen, unabhängig von dem Ort, an dem sie sich gerade befinden. Vor allem Teamarbeit gestaltet sich durch die Möglichkeit Informationen von Screenshot der Übersichtsseite mit News Feed Jan Marquardt Herbst, Dieter (2000): Erfolgs-faktor Wissens-management. Berlin. Cornelsen
Fokus IK – Social Intranet 9 überall aus zu teilen und zu verwalten effizienter und produktiver. Die Kollegen rücken näher zusammen, auch wenn sie physisch getrennt sind. ESN ermöglichen es, alle Kollaborations-prozesse, die man aus der realen Arbeitswelt kennt, wie das Brainstormen von Ideen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und das Geben von Feedback, in virtuelle Arbeitsräume zu übertragen. Diese können je nach Bedarf mit verschiedenen Applikationen wie Blogs, Wikis oder Kalendern ausgestattet werden. Innerhalb des ESN können User beispielsweise Projektgruppen anlegen und Teammitglieder dazu einladen. So erhält jeder Nutzer die Informationen, die sein Aufgabengebiet betreffen, ohne dass dazu Meetings einberufen werden müssen. Auch externe Beteiligte, wie Kunden oder Partner, können über externe Workspaces in die jeweiligen Projekträume eingeladen werden. Die direkte Einbeziehung der Kunden in die Arbeitsabläufe schafft Transparenz und damit auch Vertrauen. Gleichzeitig wird auf diese Weise die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert, indem durch den steten Austausch Missverständnisse rechtzeitig erkannt und damit nahezu ausgeschlossen werden können. Anhand von persönlichen Profilen mit Informationen zu Spezialisierung, Projekten, Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Netzwerkmitglieder lassen sich Experten im Unternehmen problemlos und in Echtzeit ausfindig machen. Somit werden verborgene interne Wissensressourcen aufgedeckt und können voll ausgeschöpft werden. Das spart sowohl Kosten als auch Zeit, die die Mitarbeiter sonst für die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Außerdem können sich so auch neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über bestehende Projekte und Ansprechpartner verschaffen. Wandel der Unternehmenskultur Es wird schnell deutlich, dass ESN zu trans-parenteren Arbeitsprozessen sowie kürzeren Kommunikations- und Informationswegen führen. Die sozialen Unternehmensnetzwerke üben damit einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur aus. Sie erfordern die Offenheit und das Vertrauen sowohl von den Managern als auch von den Mitarbeitern und damit die Auflösung strenger Hierarchien. Die Führungsebene muss einen offenen Umgang mit Informationen und Wissensbeständen vorleben, um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich selbst einzubringen. Denn nur wenn alle Unternehmensmitglieder ihr Wissen mit anderen teilen und sich aktiv am Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens beteiligen, ist der Einsatz eines ESN von Erfolg gekrönt. Ängste vor Wissens-, Autoritäts- oder Kontrollverlust sind nicht zu unterschätzende Störfaktoren, die vor der Implementierung eines Enterprise Social Networks abgebaut werden müssen. Die Entscheidung, ob ein soziales Unterneh-mensnetzwerk eingeführt werden soll, beruht demnach eher auf kulturellen als auf tech-nischen Aspekten. Screenshot Unternehmenswiki mindsmash.com Jan Marquardt gründete 2010 die mindsmash GmbH. Als geschäftsfüh-render Gesell-schafter ist er für das Marketing und den Vertrieb zuständig.
10 Fokus IK – Social Intranet EIN MITARBEITERMAGAZIN IM SOCIAL INTRANET? Kann ein Mitarbeitermagazin einen Platz im Social Intranet haben? Einen ziemlich wichtigen – vorausgesetzt, es wird den Ansprüchen an dialogisches und dynamisches Publishing wirklich gerecht. Carsten Rossi Das Social Intranet stellt die Interne Kommunikation vor einige interessante He-rausforderungen – und zwingt die Abteilung in mehreren Aspekten zum Umdenken. Zum einen wird mit dem Social Intranet ein ehemaliges Informationsmedium plötzlich zu einem Interak-tionsmedium. In der Folge dieser Veränderung muss im Redaktionsprozess Transparenz nicht nur zugelassen, sondern auch verstärkt gelebt werden. Die damit verbundene stärkere Berück-sichtigung der Bottom-up-Kommunikation führt zu einer geringeren Planbarkeit von Prozessen und Inhalten – und damit letztendlich zu immer weniger Kontrolle über die früher nahezu hoheit-lichen Kommunikationsprozesse. Während die Anerkennung dieser grundsätzli-chen „Unplanbarkeit“ für die Konzeption eines (Social) Intranets mehr und mehr als Com-mon Sense gelten kann, stellt sie ein anderes traditionelles Medium der Mitarbeiterkommu-nikation vor große Herausforderungen. Das Mitarbeitermagazin – ob Print oder Online – ist in vielen Unternehmen DAS zentrale Instrument für strategisches Informationsmanagement. Seine zumeist zyklische Erscheinungsweise und der hohe Anteil an strategisch relevanten Informationen machen es im Kommunikati-onsmix zu einem unverzichtbaren Medium für unternehmensinternes Agenda Setting. Das Newsportal im Intranet vermittelt kurzfristiges Handlungswissen, das Mitarbeitermagazin aber transportiert Orientierungswissen und Ant-worten auf die Fragen „Wer sind wir?“ , „Wer werden wir sein?“ und „Was ist uns wichtig?“ . Diese Funktion macht es aber dennoch nicht unantastbar. Denn herausgefordert durch die Möglichkeiten interner sozialer Netzwerke und der Enterprise-2.0-Tools wird auch dieses Medium seinen formalen und technischen Rahmen neu erfinden müssen, um relevant zu bleiben. Im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit im Ökosystem interner Plattformen wird es nur bestehen können, wenn es Zugeständnisse an die Kommunikationsprinzipien Interaktion, Mehr Informatio-nen zum Social Magazine: social-magazine.info Die interaktiven Funktionen des Social Magazine: Senden, Taggen, Kommentieren, Liken, Kuratieren
Fokus IK – Social Intranet 11 Transparenz, Bottom-up und Spontaneität macht. Seine Kernfunktion „Orientierung“ wird es aber nur dann weiter erfüllen können, wenn es dabei seine strukturelle Integrität und seine Agenda-Setting-Funktion bewahrt. Um diese Balance zu ermöglichen, haben wir für einen DAX-Konzern eine Plattform ent-wickelt, die von den wichtigsten Trends des ebenso unter Druck stehenden externen Publi-shingsektors inspiriert wurde. Von app-basierten Magazinplattformen wie Flipboard haben wir die Möglichkeit übernommen, Inhalte zu bewerten und zu verteilen; von Content-Curation-Platt-formen wie Scoop.it die Möglichkeit, Inhalte von den Usern selbst kuratieren zu lassen; und von Blogplattformen wie tumblr die Möglichkeit, Communities aufzubauen. Ein klassisches Redaktionssystem, kombiniert mit diesen drei Trends, ergibt ein „Social Magazine“ mit folgen-den Features: Personalisierung und Sharing r Kommentarfunktion: Leser können Artikel der Redaktion kommentieren und auf Kommen-tare antworten r Like-Button: Interessante Artikel können von Lesern „geliked“ werden r Artikel empfehlen: Leser können interessante Artikel direkt anderen Kollegen empfehlen r Social-Ranking ordnet die Artikel ein und motiviert zur Lektüre, z.B. „meistgelesen“ , „meistkommentiert“ , „die meisten Likes“ r Social-Tagging: Leser taggen interessante Artikel mit dem Namen und schaffen so The-menschwerpunkte als virtuelle Themenhefte r Aktivität: Alle Aktionen der Leser können in einem Activity-Stream nachverfolgt werden Content Curation Leser können für sie interessante Artikel der offiziellen Ausgabe (zum Beispiel zu ihrem Fachgebiet, ihrer Division, ihrer Region) per Klick auswählen und in einer persönlichen Ablage sammeln – einfach und barrierefrei. Sie aggregieren eigene Ausgaben „on the fly“ . So entsteht potenziell eine große Anzahl individu-eller Ausgaben im Unternehmen. Community Building Es gilt das Follower-Prinzip. Leser können ihre persönliche Ausgabe mit Notizen und Anmerkungen versehen und dann zum Lesen freigeben. Beteiligte Leser können so zu Impulsgebern werden, Vorgesetzte können ihre Mitarbeiter gezielt auf die interessantesten Inhalte hinweisen, Mitarbeiter mit hohen „Fol-lowerzahlen“ werden zu Botschaftern innerhalb des Unternehmens. Zwei Prinzipien sind dabei besonders wichtig: Einerseits ist das eigentliche Content- Management nicht demokratisch. Basis für alle Interaktionen sind die von der Redaktion erstellten Artikel. Die Agenda-Setting-Funktion der Publikation bleibt somit gewährleistet. Andererseits besteht eine enge Verzahnung mit dem Social Intranet oder dem hauseigenen Enterprise Social Network. Für beide ist nur eine Anmeldung erforderlich. Außerdem kön-nen dort publizierte Inhalte (z.B. Blogbeiträge) als Zusatzinformationen ins Social Magazine übernommen und Beiträge aus dem Magazin (z.B. Vorstands-Editorials) umgekehrt auch dorthin empfohlen werden. Durch dieses aus-gewogene Channel-Management entsteht eine wirklich attraktive Mischung aus persönlichen und strategischen Informationen, die zugleich die Kannibalisierung der Medien untereinander vermeiden hilft. Diese Stärken machen aus dem Social Magazine die perfekte Brücke von Top-down zu Bottom-up, von Agenda Setting zu Interaktion und von Information zu Partizipation. So hat das Mitarbeitermagazin durchaus die Chance, seinen perfekten Platz im Medienmix zu finden – mitten im Social Intranet. Demoversion des Social Magazine flipboard.com scoop.it tumblr.com Carsten Rossi ist Geschäfts-führer von Kuhn, Kammann Kuhn. Mit 20 Mitarbeitern kümmert er sich um Innovationen für die Interne Kommunikation 2.0
12 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL INTRANET MIT SHAREPOINT Einige Unternehmen sind bereits damit erfolgreich, viele wissen noch gar nicht, was es für sie bringen soll: ein Social Intranet. SharePoint 2013 bringt neue Funktionen mit, die den Einsatz von Social Tools in Unternehmen erleichtern können. Stefanie Eckart „Social Intranet“ ist eines der Schlagwörter, das die Hoffnung von Kommunikationsverantwortli-chen schürt, aus einem Intranet Mehrwerte wie Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufrieden-heit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen zu generieren. Microsoft hat mit SharePoint 2010 bereits gezeigt, dass der „Social“-Trend erkannt wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kom-mentarfunktionalitäten sowie eine persönliche MySite mit. Ein „internes Facebook“ konnte damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt werden. Das ändert sich mit der neuen Version SharePoint 2013. Diese ergänzt die Plattform mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem Community-Site-Template, einem persönlichen Activity-Stream, neuen Like-/Feedbackfunktio-nalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation. Die “Social”-Funktionalitä-ten von SharePoint 2013 Die neue MySite und der Activity-Stream Die Funktionalitäten der MySite wurden im Ver-gleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der Activity-Stream wird in Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities infor-miert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Vi-deos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und MySite Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen
Fokus IK – Social Intranet 13 wie „#” als Schlagwortmarkierung und „@” als Personenmarkierung und -adressierung. Das Community-Site-Template und Reputa-tionssystem Mit dem neuen „Community-Site“-Template wurde die Zusammenarbeit in Communities stark optimiert. Im Mittelpunkt der Community- Site stehen eine Diskussionsliste und der aktu-ell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Ant-worten, deren Bewertung und den eigenen Re-putationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Be-wertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizie-ren und Dokumente austauschen können. Mitarbeiter streben danach, ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses gibt Bestätigung und Motivation für das eigene Handeln und ist in einem Social Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten oder auch ein Belohnungs-Punktesystem um-setzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputa-tionssystem zur Verfügung, das vom Verant-wortlichen der Seite gepflegt werden kann. Bewertungsmöglichkeiten und die verschie-denen Stufen eines auf Punkte basierenden Reputationssystems können eingestellt werden. Mobile Ansichten Das Thema „Mobile“ hat mit den sogenannten „Device Channels“ erstmals Einzug in die SharePoint-Welt genommen. In SharePoint 2013 können damit eigenständige Designs (Master Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.B. iOS, Android, Blackberry) gesteuert werden. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint- Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet partizipieren. Fazit Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist. Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social Tools unterstützen und optimieren lassen. Nur wenn Social Tools den Arbeitsprozess erleichtern, werden Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. Dabei wird schnell klar, dass die Technologie bei diesem Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch bietet eine stabile technologische Plattform wie SharePoint bereits viele Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt es darauf an, dass die Softwarelösung leicht bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel von Steve Krug „Don’t make me think“ (=„Lass mich nicht nachdenken müssen“) sollte die Maxime zur Entwicklung von Social Intranets sein. Je schneller der Nutzer erkennt, was er tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso besser wird er das Intranet akzeptieren. Für einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets bedarf es einer konsequenten Umstellung der Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf Vertrauen und Informationstransparenz setzt. Community-Site Stefanie Eckart, Dipl. Germ./ Journ., ist Communication Marketing Manager bei der IPI GmbH. Sie befasst sich primär mit den Themen Social Business und Innovationsma-nagement mit Fo-kus auf Microsoft SharePoint.
14 Fokus IK – Social Intranet DER SOCIAL WORKPLACE DER DETECON Das Projekt für das neue Social Intranet war rundum eine Herausforde-rung: Selbsterklärend sollte es sein, kollaborativ und durchweg mobil nutzbar. Dabei musste die Akzeptanz der neuen Social Features und der neuen Bedienoberfläche gewährleistet werden, was erfolgreich, mit den richtigen Methoden, gelang. Bianca Gade Merlin ist das alte Wissensmanagementtool der Detecon International GmbH und war wie auch das alte Intranet Allabout in die Jahre gekom-men. Die Detecon ist eine auf ICT spezialisiertes Unternehmensberatung mit Niederlassungen auf fast allen Kontinenten. Seit ihrer Gründung vor 30 Jahren hat Detecon in über 160 Ländern erfolgreich Management- und Technologiepro-jekte absolviert. Überzeugt von der Effizienz eines kollaborativen Arbeitens beschloss das Unternehmen daher, sein gesamtes Intranet-konzept zu überdenken: Dies schloss nicht nur eine Verschlankung der IT Systeme ein, sondern auch den unternehmenskulturellen Aspekt. Denn mit dem neuen Social Intranet All4us soll jeder Fachbereich effizient arbeiten können. Nun ist für die meisten, die sich mit Social Business intensiver beschäftigen, klar, dass es wichtig ist, neben der technischen auch die kulturelle Seite zu betrachten. Eine Umstellung der Systeme auf SharePoint 2013 und NewsGa-tor veranlasste daher die Detecon, kein Risiko im Hinblick auf die Neuinvestition einzugehen. Die Entscheidung für ein neues System, in dem Fall NewsGator, sowie der Zusammenschluss mit SharePoint 2013 und auch Microsoft Lync brachten erweiterte Social Features mit sich und auch eine neue Art zu arbeiten. Diese gewaltige Umstellung sollte von der netmedianer GmbH innerhalb von sechs Wochen installiert, mit einer intelligenten Strategie eingeführt und mit einem Marketingkonzept begleitet werden. Als Erfolgsbasis für die Akzeptanzstrategie unterstützte das Adoption Framework (s. Grafik) mit drei Blickwinkeln: Mensch, Business und Technologie. netmedia.de NewsGator.de Adoption Framework
Fokus IK – Social Intranet 15 Die strategische Einführung erfolgte entlang der gesteckten Unternehmensziele. Das Projektteam identifizierte zusammen mit Vertretern der Fach-bereiche verschiedene Anwendungsfälle (Use Cases), die für Detecon einen echten Mehrwert darstellen: Wissen schneller finden Häufiger Zeitfresser ist das Suchen nach aktu-ellen Dokumenten oder Vorlagen. Im neuen Social Intranet kann jetzt jeder Dokumente, wie Präsentationen, für alle sichtbar ablegen. Social wird das Ganze dadurch, dass das Ablegen des Dokumentes einen Post auslöst, in dem Name und Bild des Mitarbeiters sichtbar sind und ein persönlicher Kommentar und Tags hinzugefügt werden können. In dem Kommentar können relevante Communities und Personen gleich mit-benachrichtigt werden, so dass die Information direkt die richtigen Interessenten erreicht. Weniger Doppelarbeit, bessere Infos für alle Bei den vielen Reisen von Detecon-Mitarbeitern in aller Welt gibt es immer wieder Fragen zu Hoteltipps. Um von den Erfahrungen anderer zu profitieren, kann eine Frage mit dem Tag #service versehen werden. So erhalten nicht nur Service-Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage, sondern auch andere Kollegen, die gute Tipps haben. Das erhöht die Antwort-qualität, und das entstandene Wissen kann mit einem Klick in die Service-Knowledge Base kopiert werden. Schneller den richtigen Ansprechpartner finden Bei Detecon können Mitarbeiter ihr persönliches Profil mit Tags versehen, die ihre offizielle Posi-tionsbezeichnung ergänzen. So finden andere Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner – gleichzeitig erhält dieser eine Benachrichtigung, sobald jemand einen der Tags im Post auswählt. Der Detecon war durch die gemeinsamen Strategieworkshops klar geworden, dass ein “Big Bang!“ nicht funktionieren würde: NewsGator ist ein High-End-Produkt und die Gefahr bestand im Speziellen darin, die Mitarbeiter mit zu viel Neuem zu überfordern. Diese Erkenntnis trug dazu bei, eine geeignete Akzeptanzstrategie zu entwickeln, die folgendes einschloss: 1. Einfacher Start mit einem News-Stream und Profilen. 2. Jeder sieht alles, auch ohne jemandem folgen zu müssen. Über die Filterfunktion lassen sich Themen ein-/ausblenden. 3. Begleitung der Einführung durch die Kommu-nikationsabteilung mit einer zielgruppen-spezifischen Kampagne. Das noch frische Social Intranet zeigte von Anfang an positive Resonanz bei den rund 1.000 Detecon Mitarbeitern. Dies veranlasste das Unternehmen bereits neue Schritte festzulegen: 1. Das alte Content Management System wird mittelfristig durch das Social Intranet komplett ersetzt 2. Gründung von Projektcommunities für Mitar-beiter und Kunden. Fazit Die Detecon International GmbH hat es geschafft: Viele Unternehmen stecken noch weit hinter ihren Social-Business-Zielen zurück, weil die Akzeptanz der Mitarbeiter für das fortschrittliche Medium fehlt. Bei der Detecon wurde der Mensch und seine Art zu arbeiten in den Vordergrund gerückt, was sich für ihn und für das Business positiv auswirkt. Die Social- Sites-Lösung von NewsGator wurde innerhalb von sechs Wochen installiert, konfiguriert und mit einem strategischen Partner wie netmedia eingeführt. Das gesamte Projekt war und ist beispielhaft für erfolgreiches Social Business. Weitere Informatio-nen zum Adoption Framework Bianca Gade hat langjährige Praxiserfahrun-gen mit Social Media und Social Collaboration. Sie arbeitet als Cor-porate Communi-cations Manager für die netmedi-aner GmbH und für NewsGator DACH.
16 Fokus IK – Social Intranet EINES FÜR ALLE – DAS NEUE VITOS NET Seit kurzem nutzen die Vitos-Kliniken ein konzernübergreifendes Intranet – „Vitos Net“. Eines für alle, mit dessen Hilfe sich die einzelnen Bereiche miteinander vernetzen und sich Fachexperten leichter finden. Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos- Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unter-nehmensgründung kamen bereits klassische Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese besaßen keinerlei Funktionen für einen kon-zernweiten Austausch und eine Kollaboration mit Kollegen. Startschuss mit einem starken Partner Vitos wagte den Neubeginn und begab sich 2012 auf die Suche nach einem geeigneten IT-Spezialisten. Angesichts der hohen Mitar-beiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund war es dem Unternehmen wichtig, dass die Lösung auf einer Open-Source-Technologie basiert, durch die keine Ausgaben für Lizen-zen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der internen IT-Abteilung selbst administriert und weiterentwickelt werden können. Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS von Anfang an auf die Open-Source-Tech-nologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funkti-onalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intra-nets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentar-funktionen, Netzwerken und Profilen verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern. Im Gegensatz zu anderen Content-Management- Systemen verfügt Drupal über eine Vielzahl an Funktionen, mit deren Hilfe Nutzer miteinander kommunizieren, interagieren und dadurch effek-tiver zusammenarbeiten können. Sven Lindenhahn Wolf, Frank (2011): Social Intranet: Kommunikation fördern – Wissen teilen – Effizient zusammenarbei-ten. München: Hanser. Geschlossener Projektraum (Dokumentenablage)
Fokus IK – Social Intranet 17 Eintritt ins Intranet leicht gemacht Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbei-ter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-User- Schulung wurde ihnen das System erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern das neue Int-ranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Informationsveranstaltungen und interne Kom-munikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzern-weite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase. Umfangreiche Schulungen waren für das leicht zu bedienende Intranet nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren“ , sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergrei-fend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung.“ Bessere Vernetzung für Projektteams Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Projectplace. Diese Software diente vor allem als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams Filedepot, ein modularer Dokumen-tenmanagement- Bestandteil von Drupal. Die Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, dass die Daten nun direkt auf dem Vitos Server liegen und es keine Begrenzung aufgrund von Lizenzen in der Zahl der User gibt. Über Steck-briefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe bzw. eines Projektteams sichtbar. Über diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ohne dass sensible Daten in falsche Hände geraten. „Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar näher zusammenrücken“ , meint Martina Garg. „Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung. Die enthaltenen Beiträge und Kommentarfunktionen fördern einen intensiven Meinungs- und Wissensaus-tausch. Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht personenbezogenen Stationsrechnern im Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mit-arbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden. In einer zweiten Phase werden wir das Intranet weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern bei Vitos auch Foren, Blogs, Bildergalerien und ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein etwas verkleinertes Projektmanagement-Team wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche und Anregungen mit einzubringen.“ Personalisierte Vitos Net Startseite besser20.de socialbusinessevolution.de t-systems-mms.com Sven Lindenhahn ist Social Business Consultant bei der T-Systems Multimedia Solu-tions GmbH. Zu seinen Aufgaben zählen Beratung, Konzeption und Projektleitung bei Social-Intranet-und Collaboration- Projekten.
18 Fokus IK – Social Intranet SOCIAL BUSINESS BEENDET INTRANET-KRISE Von der unübersichtlichen Ablage zur zentralen Arbeitsplattform: Social-Business-Lösungen erwecken das in die Jahre gekommene Firmennetzwerk zu neuem Leben und erhöhen damit die Produktivität der Mitarbeiter. Das gute alte Intranet steckt in der Krise: Anstatt Informationen übersichtlich bereitzustellen, dient es inzwischen oft als Ablage für alles und jedes. Die ursprünglichen Vorteile wie Prozessge-schwindigkeit und Transparenz sowie die daraus resultierende Steigerung der Wettbewerbsfähig-keit bleiben dabei auf der Strecke. Eine Lösung für dieses Problem bieten moderne Social-Business-Plattformen, die das alte Intranet mit modernen Kommunika-tionstechnologien für die Anforderungen des technologischen Fortschritts rüsten. Das so entstehende „Social Intranet“ stellt eine tech-nologische Infrastruktur bereit, die nachhaltiges Wissensmanagement, einen übergreifenden Austausch von firmeninterner Expertise und eine Kultur der konstruktiven Kommunikation fördert. Dies hat direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg: Laut dem McKinsey Global Institute steigern Social Business Tools das Firmenwachstum um bis zu 11 Pro-zent, die Produktivität steigt sogar um bis zu 12 Prozent. Social lntranet: Wissens-transfer statt E-Mail-Flut Beim Social Intranet steht die Zusammenar-beit von Menschen im Mittelpunkt. Sie wird durch „Werkzeuge“ gefördert, die sich bei den erfolgreichen Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter bereits in der Praxis bewährt haben. Anstelle von E-Mails tauschen sich die Mitarbeiter im Social Intranet per Newsfeed untereinander aus. Durch die offenen Dialoge und Bewertungsfunktionen erarbeiten sie gemeinsam Lösungen, geben Feedback und bauen ihr Fachwissen weiter aus. Die Social-Media-Funktionen regen dabei zur Kom-munikation und Zusammenarbeit an. Durch den transparenten Informationsaustausch hat jeder Mitarbeiter im Gegensatz zur Kommu-nikation per E-Mail ein viel besseres Bild über aktuelle Projektstände und darüber, was im Unternehmen generell passiert. Dies reduziert den Bedarf an Meetings und führt zu deutlich schnelleren und besseren Entscheidungen. Applikationen werden zu Freunden Wichtige Informationen stecken aber nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern auch in den Datenbanken der Softwarelösungen im Unternehmen. Erst die Einbeziehung auch die-ser Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen. Diesen Ansatz verfolgt der deutsche Soft-warehersteller United Planet mit seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share, die einen Schritt weiter geht als bisherige Social- Intranet-Lösungen: Die Mitarbeiter werden nämlich nicht nur von den Kollegen über Neu-igkeiten informiert, sondern auch von den im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen Gerhard Sommer Intrexx Share in 3 Minuten
Fokus IK – Social Intranet 19 (E-Mail, Intranet, CRM, ERP, Terminkalender, Excel, Access etc.). Damit werden nun erstmals auch Fachapplikationen zu „Freunden“ . Für das Unternehmen entsteht hierdurch ein enormer Mehrwert, da die Mitarbeiter auto-matisch alle Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Werden wichtige Daten im System geändert oder neue Daten erfasst, erzeugt Intrexx Share eine Meldung und zeigt sie gezielt denjenigen Mitarbeitern im Unter-nehmen, die dies betrifft. Ist z.B. eine Garantie kurz davor abzulaufen, wird der zuständige Mit-arbeiter darüber in seinem zentralen Newsfeed informiert, so dass er noch rechtzeitig eingreifen kann. Dabei macht Intrexx Share die Informationen nicht nur am Arbeitsplatz im Büro verfügbar, sondern auch mobil. Da auch bei dem standortunabhängigen Informationsaustausch alle Dokumente und Dateien auf dem geschützten Firmen-Server liegen und nicht in der Cloud, ist jedoch sichergestellt, dass auch wirklich nur die Personen Zugriff auf die Dokumente und Daten haben, die dazu berechtigt sind. Das Social Intranet als zentrale Arbeitsplattform Daten aus den integrierten Systemen werden nicht nur in Intrexx Share angezeigt, sondern können hier auch direkt bearbeitet und wieder in die jeweiligen Systeme zurückgeschrieben werden. So ist es für die Mitarbeiter möglich, direkt aus Intrexx Share heraus auf Newsfeeds zu reagieren, die von den einzelnen Fach-applikationen gesendet werden. Da sich nahezu alle Systeme (z.B. von SAP, Microsoft, IBM oder Sage) einfach per PlugIn anbinden lassen, sparen sich die Mitar-beiter den zeitraubenden Wechsel in die einzelnen Fachapplikationen und Intrexx Share wird zur zentralen Arbeits-oberfläche. Dies steigert die allgemeine Wett-bewerbsfähigkeit, da die Abläufe spür-bar schneller und effizienter werden. Die mittelständische Imagion AG hat ihr Intranet mit Intrexx Share zur Kommunika-tionszentrale ausgebaut und profitiert von den Produktivitätssteigerungen: „Mit unserem Social Intranet laufen die interne Zusammenarbeit und die Kommunikation der Mitarbeiter unter-einander sehr viel schneller und übersichtlicher als früher. Dabei hat der interne Mailverkehr deutlich abgenommen. Neue Ideen werden jetzt direkt in Intrexx Share diskutiert, ohne dass man hierfür immer extra ein Meeting einberufen muss. Hierdurch sparen wir eine Menge Zeit“ , fasst Geschäftsführer Michael Becker die Vor-teile für sein Unternehmen zusammen. Zentrale Informa-tions- und Kommu-nikationsplattform im Unternehmen unitedplanet.com/ share Anbindung von Drittsystemen ermöglicht ganz-heitliches Social Business unitedplanet.com/ share-demo Gerhard Sommer ist Senior Consul-tant bei United Pla-net und langjähri-ger Fachmann für Social-Business- Plattformen und Enterprise Portale.
20 Fokus IK – Social Intranet FALLSTUDIE: VOLKSBANK BÜHL Die Volksbank Bühl hat es geschafft, mit Hilfe der Just Connect Platt-form von Just Software die interne Kommunikation zu verbessern und viele Prozesse deutlich effizienter zu gestalten. Das Ergebnis ist eine transparentere Kommunikation und die Möglichkeit, sich mit eigenen Ideen einbringen zu können. Felix Schröder Die Volksbank Bühl ist eine eingetragene Genossenschaftsbank mit Sitz in Bühl, die sich täglich mit über 300 Mitarbeitern in 28 Bera-tungscentern um über 68.000 Kunden kümmert. Ausgangslage und Ziel-setzung Die Volksbank Bühl wollte soziale Medien konsequent nicht nur extern, sondern auch zur Verbesserung ihrer internen Unternehmenskom-munikation einsetzen: Es sollte eine offene und transparentere Kommunikationskultur gefördert werden, die Partizipationsmöglichkeiten für alle Kolleginnen und Kollegen im Rahmen von Entscheidungs-prozessen und Projekten ermöglicht. Diese Grundlage für einen effizienten Wissensaus-tausch sollte auch zu mehr Kreativität, neuen Ideen und innovativeren Produkten und Dienst-leistungen führen. Ergebnisse der Kundenbefragung zum Einsatz von Social Software Persönliche Startseite Voba Connect
Fokus IK – Social Intranet 21 Umsetzung Der Einführungsprozess hat sich vom ersten Workshop bis zum Roll-Out über ca. drei Monate erstreckt. Seit September 2012 wird Just Connect produk-tiv eingesetzt und steht allen Mitarbeitern auch von zu Hause aus zur Verfügung. Ergebnis Just Connect hat die Kommunikation über Büro- und Beratungscenter-Grenzen hinweg erleichtert. Ein großer Teil der Mitarbeiterkommunikation innerhalb der Volksbank Bühl hat sich von der E-Mail in die Plattform verlagert: So werden bei-spielsweise Projekte über Just Connect abge-wickelt, eigene Teamräume geschaffen, die interne Mitarbeiterzeitung bereitgestellt sowie das Ideenmanagement abgebildet, was zu einer Verdoppelung der Ideen geführt hat. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die kontinuierliche Einbeziehung und Unterstützung des Vorstands, der von Anfang an hinter dem Projekt gestanden hat und aktiv einen eigenen CEO-Microblog zu den Mitarbeitern betreibt. In einer internen Umfrage konnten diese positi-ven Ergebnisse untermauert werden: Die Hälfte der Mitarbeiter (ca. 50 Prozent) loggen sich täglich in die Plattform ein und sind zufrieden bis sehr zufrieden (97 Prozent) mit der Lösung. justsoftwareag.com Felix Schröder, Head of Marketing Sales der Just Software AG, bringt seit mehr als vier Jahren seine Projekterfahrung und Expertise in das Social Soft-ware Unternehmen mit ein. Profil Voba Connect
22 Fokus IK – Social Intranet VOM SCHREIBTISCH ZUM DIGITAL WORKPLACE Zur erfolgreichen Einführung eines Digital Workplace sind nicht nur Technologien, Strategien und Prozesse, sondern auch Unternehmens-kultur und Mitarbeiter in einem ganzheitlichen Ansatz zu betrachten. Björn Adam Der Digital Workplace ist eine zentrale Kommunikations-, Kollaborations- und Informati-onsplattform. Für Unternehmen bietet der Digital Workplace somit in einem hoch diversifizierten, globalen Marktumfeld durch Vernetzung und Auftritt als globales Kollektiv enorme Chancen, Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Der Weg dorthin sollte – je nach dem Reifegrad vorhandener Intranet- bzw. Portallösungen – Schritt für Schritt in mehreren Evolutionsstufen erfolgen. Den Anfang stellt eine ausführliche Analyse des Status quo dar. Die Ergebnisse werden dazu genutzt, eine detaillierte Vision bzw. eine individuelle Roadmap zu entwickeln. Ein konventionelles Intranet lässt sich in der ersten Stufe beispielsweise um einfache soziale Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten der Inhalte erweitern. Die nächste Ausbaustufe kann bereits eine Vorstufe zum Digital Work-place bilden, etwa durch Funktionen für Social Collaboration, eine übergreifende Suche und die Integration von Prozessen und Anwendungen. Der umfassende Digital Workplace als finale Stufe bietet dann einen ganzheitlichen Ansatz, der auf einer veränderten Unternehmenskultur, einer flexibel anpassbaren Organisationsstruktur und hoher Mitarbeiterakzeptanz fußt. Dieses stufenweise Vorgehen empfiehlt sich, um die Mitarbeiter nach und nach an die neue Arbeitswelt zu gewöhnen und nicht zu überfordern. Darüber hinaus lassen sich die Investitionen und der Ressourcenbedarf über einen größeren Zeitraum verteilen und die Pro-jektrisiken minimieren. Effiziente Einführung in drei Aktivitätenströmen Neben einer klaren Einführungsstrategie lassen sich alle notwendigen Aktivi-täten bei der Einführung eines Digital Workplace in drei logische Ströme gruppieren: 1. Technologie Hierzu gehören sämtliche Aktivitäten rund um die technische Realisierung der Lösung, z.B. der Aufbau einer passenden IT-Infrastruktur, die Entwicklung und Einführung von Software etc. Die Wirkung dieser Aktivitäten ist bereits nach kürzester Zeit spürbar. Die stufenweise Einführung des Digital Workplace steigert die Mitar-beiterakzeptanz und minimiert Projektrisiken. In vier Stufen vom einfachen Intranet zum Digital Workplace
Fokus IK – Social Intranet 23 2. User Experience (UX): Mensch Unter-nehmenskultur Zu den Aktivitäten im Umfeld der User Experi-ence zählen alle Maßnahmen, die sich mit den Inhalten und dem Look Feel des Systems beschäftigen. Alle Aktivitäten rund um die nut-zerzentrierte Konzeption und Vorgehensweise werden hier gebündelt. Das Design wird unter Berücksichtigung von Usability, intuitiver Anwen-dung und der Corporate-Design-Richtlinien erstellt. Darüber hinaus wird die Art und Weise der Informationsablage definiert. In diesen Bereich gehören zudem alle Aktivitä-ten, die mit den Change-Prozessen innerhalb des Unternehmens zusammenhängen und eine hohe Akzeptanz des Digital Workplace erzeugen, u.a. ein Erwartungsmanagement, das den Mitarbeitern die Ziele und Vorteile des neuen Ansatzes vermittelt. Je nach Aktivität zeigt sich die Wirkung dieser Maßnahmen kurz- bis mittelfristig. 3. Prozesse: Business Strategie Hierzu gehören sämtliche Maßnahmen hinsicht-lich der Prozesse, Aktivitäten und Strategien im Unternehmen, wie z.B. die Definition funktionaler Anforderungen, Justierungen an der Organisa-tionstruktur sowie die Einbeziehung und ggf. Anpassung der Strategie. Die Wirkung dieser Aktivitäten kommt in der Regel erst nach einem längeren Zeitraum zum tragen. Während die technologischen Aspekte ver-gleichsweise einfach zu realisieren sind, steigert sich die Komplexität der Aktivitäten in den beiden anderen Strömen zunehmend. Change Management und die Feinjustierung der Orga-nisationsstruktur und Unternehmensstrategie stellen die höchsten Herausforderungen dar und erfordern eine tiefgehende Expertise der durch-führenden Personen. Schlüsselfaktor Mitarbeiterakzeptanz Der Erfolg eines Digital Workplace hängt maß-geblich von der Akzeptanz der Benutzer ab. Aus diesem Grund ist bei der Konzeption ein stark nutzerzentriertes Vorgehen zu empfehlen, das alle Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. Dabei werden z.B. wichtige Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens identifiziert und deren Wünsche und Anforderungen an eine spätere Lösung erhoben („Persona-Analyse“). Basierend darauf werden Anwendungsfälle abgeleitet, die konkrete Anforderungen der Mitarbeiter beschreiben und zur Konzeption von Oberflächen und Prozessen verwendet werden können. Change Management ist Pflicht Zu einer effizienten Nutzung des Digital Work-place trägt auch ein mittelfristiger Wandel in der Unternehmenskultur bei. Allen Mitarbeitern im Unternehmen sollte Sinn und Nutzen des Digital Workplace bewusst sein. Darüber hi-naus erfordern das Teilen von Know-how und Informationen mehr Offenheit, Vertrauen und eine Fehlertoleranz des Managements. Dieser Change-Prozess ist zwar nicht adhoc zu reali-sieren, muss jedoch während der Einführung des Digital Workplace vorgedacht und initiiert werden. Die drei Aktivitä-tenströme bei der Einführung des Digital Workplace Die Einführung eines Digital Workplace erfordert einen Wandel der Un-ternehmenskultur und muss durch Change Manage-ment begleitet werden. mehr Infos: btexx.de/intranet Björn Adam verantwortet bei btexx den Bereich Intranet. Er berät Kunden u.a. bei der Konzeption von Intranets und Unternehmens-portalen.
24 Fokus IK – Social Intranet WIE MISST MAN DEN ERFOLG VON SOCIAL BUSINESS? Das Mess-Modell von inovex macht den Erfolg von Social Business vom ersten Tag an messbar und damit steuerbar. Auf Basis der Mess-ergebnisse können Sie Ihre Einführungsstrategie zielgenau anpassen Social-Business-Initiativen gleichen eher einem Marathon als einem Sprint. Während die Einführung von anderen Software-Lösungen häufig mit der technischen Bereitstellung und der Schulung der Mitarbeiter endet, fängt bei einer Enterprise-2.0-Anwendung das eigentliche Projekt erst nach dem Live-Gang an. Durch die Nutzung von Social Software wird das Unternehmen transparenter und durchlässiger, Hierarchien verlieren an Bedeutung. Langfristig können durch verbesserte Zusammenarbeit Pro-zesse erheblich beschleunigt werden. Allerdings erfordert dieser Wandel Zeit. Damit Unterneh-men nicht erst am Ende eines mehrjährigen Projekts feststellen können, ob ihre Social- Business-Initiative erfolgreich war, haben wir ein umfassendes Mess-Modell entwickelt. Das Need Capability Result-Modell Unsere Erfahrung zeigt, dass für die Erfolgs-messung von Social Business Software im Unternehmen drei Dimensionen untersucht werden müssen: 1. Es muss einen Bedarf für den Einsatz von Social Business Software geben (Need). 2. Die beteiligten Personen müssen verstehen, wie die neuen Technologien wertschöpfend eingesetzt werden (Capability). 3. Der Einsatz von Social Business Software verändert Arbeitsabläufe und damit auch klassische Unternehmenskennzahlen (Result). Das Modell im Einsatz Um im Projekt die richtigen Entscheidungen tref-fen zu können, müssen Sie wissen, in welchem Stadium sich Ihr Unternehmen befindet. Wenn Ihre Social-Business-Initiative gerade begonnen hat, können Sie keine sofortige Kostenreduktion durch Prozessverbesserungen erwarten. Durch die Bewertung der Fähigkeiten können Sie genau feststellen, in welchem Sta-dium die Initiative ist. Beginnen Ihre Kollegen und Mitarbeiter erst zu verstehen, wie sie Kom-mentare und Benachrichtigungen im Sozialen Netzwerk einsetzen können? Dann sollten Sie und die nächsten Schritte fundiert priorisieren. Dr. Christoph Tempich Pröfrock, Cor-dula / Tempich, Christoph: Social Business Erfolgsmessung – Praxisbericht aus dem Social Business Projekt bei der Robert Bosch GmbH. In: Kongressband zur Knowtech 2013. BITKOM, 2013. Das Need Capability Result-Modell zur Social-Business- Erfolgsmessung
Fokus IK – Social Intranet 25 zunächst damit zufrieden sein, wenn sich die Nutzung der Plattform erhöht! Ähnlich verhält es sich mit dem Bedarf. Wenn sich Ihre Mitarbeiter häufig im Büro persönlich treffen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie von einer Enterprise-2.0-Lösung profitieren. Nur wenn jeder einzelne einen Nutzen von der Enterprise-2.0-Lösung hat, wird die Plattform auch akzeptiert. Die Bedarfsmessung (Need) Social Business Software kann dazu benutzt werden, Herausforderungen im Arbeitsalltag besser zu lösen. In der „Need“-Dimension sind Geschäftssituationen zusammengefasst, die durch Enterprise-2.0-Methoden effizienter bearbeitet werden können. Die Dimension untergliedert sich in vier verschiedenen Ebenen: 1. Auf oberster Ebene wird der strategische Bedarf festgehalten, wie z.B. „Erhöhung der Marktanteile“ oder „Steigerung des Gewinns“ . 2. Auf der nächsten Ebene wird der operative Bedarf erfasst, abgeleitet aus der strategi-schen Ebene. Zum Beispiel sollen „regionale Verkaufsunterschiede“ oder „Qualitätsunter-schiede zwischen Lieferanten“ ausgeglichen werden. 3. Es schließt sich auf der dritten Ebene der Bedarf an, der sich auf die effiziente Durch-führung von Prozessen bezieht. Dazu zählen etwa die „Meeting-Organisation“ oder die „Bewertung von strategischen Optionen“ . 4. Auf der untersten Ebene wird der Bedarf erfasst, der durch den Einsatz von Commu-nities entsteht. Hierzu zählen Anforderungen an hierarchieübergreifende Kommunika-tion, Zusammenarbeit zwischen Zeitzonen, Regionen oder Bereichen. Auch bei den Fähigkeiten und bei den Ergeb-nissen unterscheiden wir analog zwischen vier Ebenen. Mit Hilfe von quantitativen Indikatoren und qualitativen Fragen bestimmen wir die aktuelle Position Ihres Unternehmens oder auch einzelner Anwendungsfälle in den drei Dimensionen. Auf dieser Basis vergleichen wir dann verschiedene Trainingsmaßnahmen oder Change-Initiativen im Hinblick auf ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Daraus leiten wir eine Strategie für das weitere Vorgehen ab und unterstützen Sie bei der Priorisierung der Maßnahmen. Das Modell in einer App Wir haben eine mobile App entwickelt, mit der Sie die Erfolgsaussichten einzelner Communities und Anwendungsszenarien für Ihr Unternehmen beurteilen können. Stellen Sie sich einfach ein exemplarisches Anwendungsszenario für Social Business vor und beantworten Sie die Fragen. Die Applikation hilft zu beurteilen, ob es überhaupt einen Bedarf für den Einsatz sozialer Technologien gibt. Wenn Sie den Bedarf bewertet haben, leitet Sie die Applikation durch die Beurteilung der Fähigkeiten Ihrer Community-Mitglieder. Auf Basis Ihrer Informationen berechnet das System die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Szenarios. Außerdem wird der Einfluss verschiedener Trainingsmaßnahmen auf das Ergebnis berechnet. Die drei Trainingsmaßnahmen mit dem höchsten Wertbeitrag werden Ihnen zur Durchführung empfohlen. Wir setzen das Modell aktuell in verschie-denen Projekten ein. So haben wir gerade ein Unternehmen dabei unterstützt, Anwen-dungsszenarien zu priorisieren und die Einführungsstrategie für die Enterprise-2.0-Initi-ative zu definieren. Bei einem anderen Mandat nutzen wir detaillierte Nutzungskennzahlen für das Community Management. Für Kenngrößen wie Community-Wachstum oder Anzahl der Bewertungen („Gefällt mir!“) werden Erwar-tungswerte definiert und über die Zeit verfolgt. Wenn die Zielgrößen nicht erreicht werden, schlagen wir gezielte Maßnahmen vor, um die Erwartungswerte wieder zu erzielen. Durch die ganzheitliche Betrachtung ist die Priorisierung der Maßnahmen jederzeit ohne großen Aufwand möglich. Weitere Informationen zu inovex Dr. Christoph Tempich ist Head of Consulting bei der inovex GmbH. Er berät Unternehmen bei der Anpassung ihrer Geschäfts-prozesse für die Nutzung von Social Business.
26 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT btexx GmbH - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Kommunikation Referenzen - HUGO BOSS - Leica Geosystems GmbH - OPTIMA packaging group - Stadtwerke Potsdam GmbH - BKK Mobil Oil - INTERSPORT Deutschland Frank Hamm KK - Strategie und Beratung – Digital Workplace - Strategie und Beratung – Kommunikation - Managementberatung Rheinstraße 4N 55116 Mainz www.btexx.de 06131 622 28-0 Björn Adam info@btexx.de Friedhofstraße 8 55278 Selzen www.frank-hamm.com 06737 715 6648 Frank Hamm frank-hamm@frank-hamm.com Philosophie btexx verknüpft Prozesswissen, Technologieexpertise und Anwenderfokussierung zu kreativen Businesslösungen. Gemeinsam entwickeln SAP-Berater, UX-Berater und Desi-gner innovative Lösungen, die Unternehmen und Anwender gleichermaßen begeistern. Angebot btexx ist führendes Beratungshaus rund um das Thema Unternehmensportale mit SAP. Mit über 500 erfolgreich durchgeführten Portalprojekten und mehr als 350 zufrie-denen Kunden bietet btexx sämtliche Beratungs- und Umsetzungsleistungen sowie Softwarelösungen zur Kon-zeption, Kreation und Integration von Unternehmensportalen auf SAP-Basis. Zu den Kunden zählen sowohl internationale Konzerne als auch mittelständische Unternehmen nahezu jeder Branche: Automobil-, Chemie- und Fertigungsindustrie, Banken und Versicherungen, Handel und Konsumgüterin-dustrie sowie Öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen. Philosophie Kernmerkmal von Frank Hamm KK ist ein konzeptionelles Vorgehen, das zielorientiert Lösungen schafft. Der unver-zichtbare Ansatz ist eine ganzheitliche Sichtweise und die Unterstützung sowohl des Unternehmens als auch seiner Mitglieder. Vernetzte Unternehmenswelten erfordern ver-netztes Denken. Angebot In der digitalisierten Welt bearbeitet Frank Hamm KK die Bereiche Kommunikation, Public Relations und Social Media sowie Social Collaboration und Enterprise 2.0 sowie die verknüpften Themen Wissensmanagement und Change Management. Innerhalb dieses Themenkomplexes umfassen die Leistungen die Beratung von Unternehmen, die Entwick-lung von Strategien, die Erstellung von Konzepten und die Begleitung in der Umsetzung inklusive Einführung von Social Software, Organisationsentwicklung, Digital Media Relations, Workshops, Seminare sowie Trainings.
Fokus IK – Social Intranet 27 Referenzen - Air Berlin - Evonik Industries - NDR - RTL - Vorwerk - ZF Friedrichshafen Philosophie inovex konzipiert, realisiert und integriert innovative IT-Lösun-gen im Enterprise-Umfeld. Wir sind mit 130 IT-Experten an den Standorten in Karlsruhe/Pforzheim, München und Köln optimal dafür aufgestellt, unsere Kunden bei der Digitalisie-rung ihres Kerngeschäfts und bei der Realisierung von neuen digitalen Wertschöpfungsideen zu unterstützen. Angebot Wir konzentrieren uns auf fünf Themen, die eng miteinander verzahnt sind: 1. Mehr Produktivität und Effizienz durch agile Organisation und digitales Tooling (Social Business) 2. Intelligente Plattformen für digitale Prozesse und Transak-tionen (Web/Portale) 3. Maximale mobile Reichweite dieser digitalen Angebote (Smartphones/Tablets) 4. Zuverlässige Verfügbarkeit aller digitalen Dienste (Data Center Engineering) 5. Sammlung und Analyse der generierten Daten (Business Intelligence, Big Data, Search) Referenzen - 11 Internet AG - Robert Bosch GmbH - Deutsche Bahn AG - Deutsche Telekom AG - Porsche AG - ProSiebenSat.1 AG HIRSCHTEC GmbH Co. KG - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Change-Management Beratung - Strategie und Beratung – Social Workplace inovex GmbH - Strategie und Beratung – Adoption - Strategie und Beratung – IT - Umsetzung und Implementierungspartner St. Georgstraße 6 20099 Hamburg www.hirschtec.eu 040 28 40 72 88 Lutz Hirsch info@hirschtec.eu Karlsruher Straße 71 75179 Pforzheim www.inovex.de 07231 3191-0 Dr. Christoph Tempich info@inovex.de Philosophie Kann ein Intranet für Ihre Mitarbeiter den Umgang mit Informationen und die Zusammenarbeit mit Kollegen ver-einfachen? Wir finden gemeinsam mit Ihnen eine Antwort und setzen die Kraft unserer Gedanken und die Kreativität unserer Ideen dafür ein. Das Intranet auf die Anforderungen des Kommunikations- und Arbeitsalltages abzustimmen ist unser gemeinsamer Weg, die Akzeptanz zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, oberstes Ziel. Angebot Unser Leistungsangebot umfasst die Planung, Strategie Analyse, Konzepterstellung technische Vorbereitung, Umsetzung, Test/Usability sowie die Optimierung von Intranet-Projekten. Dabei versteht sich HIRSCHTEC als Dienstleister, der die Informationsarchitektur, das Design und die technische Fachkonzeption übernimmt. Im Netzwerk mit professionellen Realisierungspartnern findet HIRSCH-TEC die für das Unternehmen passende Technologie und liefert schlüsselfertige Anwendungen. Technologisch arbeitet HIRSCHTEC neutral und ist nicht an Produkte gebunden.
28 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT Referenzen - Amadeus Germany - Datev - ERGO - HUK-COBURG - M+W Group - Vorwerk Untere Industriestraße 5 91586 Lichtenau www.ipi-gmbh.com 09827 92787 220 Stefanie Eckart s.eckart@ipi-gmbh.com Philosophie Als Just Software AG verfügen wir über mehr als sechs Jahre Erfahrung und Expertise in Sachen Social Software. Das Team um CEO Dr. Thomas Kreye wird von einem hochka-rätigen Aufsichtsrat um Rolf Schmidt-Holtz (ex-Bertelsmann Vorstand und CEO von Sony Music) unterstützt. Angebot Just Connect bietet alle unternehmensrelevanten Web 2.0-Funktionen (Profile, Microblogs, Blogs etc.) in einer state-of- the-art Social Software Suite. Darüber hinaus integriert Just Connect weitere Funktionen für Wissensmanagement (Wiki, Dokumente) und Kommunikation (Chat, E-Mail) – und bietet somit einen integrierten virtuellen Arbeitsplatz. Auf Basis der Just Connect Software realisiert die Just Software AG moderne Intranet- und Kollaborationslösungen für opti-male Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen sowie über die Unternehmensgrenzen hinaus. Bernhard Nocht Straße 113 20359 Hamburg www.justsoftwareag.com 040 22 73 965 0 Felix Schröder felix.schroeder@justsoftwareag. com IPI GmbH - Social-Business-Strategie und -Beratung - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Umsetzung Philosophie Angebot Die IPI GmbH ist eine führende Intranetagentur mit Fokus auf Unternehmenskommunikation und Business-Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint. In der branchenneu-tralen Fachansprache konzentriert sich die IPI GmbH auf die Themen Social Business, Intranet, Extranet, Internet, Collaboration Communities, Wissens- Innovationsma-nagement, Management-Systeme, Vertragsmanagement. Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. r Für die Intranetagentur IPI spricht: Der strategische Bera-tungsansatz: Nicht die Technologie steht im Vordergrund, sondern die Kommunikation und Zusammenarbeit der Menschen. r Die langjährige Marktpräsenz: Die IPI ist seit 1996 auf dem Markt und seit 2002 zu 100% auf SharePoint spezialisiert. r Die Vielfältigkeit: Über 60 SharePoint-Spezialisten (aus Consulting, Infrastruktur, Design, Entwicklung etc.) haben bereits über 400 Projekte im gehobenen Mittelstand bis hin zu DAX-Unternehmen realisiert. Just Software AG - Anbieter Social Software - Anbieter Social Intranet und Extranet-Lösungen - Umsetzung und Beratung Referenzen - AOK - Volksbank Bühl - IHK-GfI - BCG - Augustinum - TRIMET
Fokus IK – Social Intranet 29 Referenzen - Continental - KWS Saat - Novartis - DLR - real,- - SAP Philosophie Wir sind mindsmash, die Digitalagentur aus Hamburg. Uns gibt es seit 2010 und wir beraten Konzerne und große mittelständische Unternehmen aller Branchen bei der Digi-talisierung ihrer Unternehmensstrategien und -prozesse. Das fängt mit dem digitalen Außenauftritt an, basiert auf soliden digitalen Prozessen und mündet in spannende neue Geschäftsmodelle. Zum Kundenstamm von mindsmash zäh-len unter anderem Airbus, BMG und Kaiser`s Tengelmann. Angebot Coyo ist das von mindsmash entwickelte Enterprise Social Network. Egal ob als reines Intranet, Community oder Pro-jektplattform – Coyo vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden enorm, indem es effiziente Produktivitätstools und moderne Kommunikation miteinander vereint. Damit fördert die webbasierte Plattform den internen Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeiter. Referenzen - Airbus - BMG Rights Management - Kaiser’s Tengelmann GmbH - IndustrieHansa GmbH - Cosnova Beauty GmbH - Bankenvereinigung ABBL Kuhn, Kammann Kuhn GmbH - Intranets und Social Software - Mitarbeiter- und Kundenmagazine (print, digital, mobil) - Change Management Communication für Social Business mindsmash GmbH - Hamburger Digitalagentur - Innovative Geschäftssoftware - Anbieter des Enterprise Social Networks Coyo Maria Hilf-Straße 15-17 50677 Köln www.kkundk.de 0221 976541-0 Carsten Rossi c.rossi@kkundk.de Große Elbstraße 145f 22767 Hamburg www.mindsmash.com 040 609 4000-70 Jan Marquardt mail@mindsmash.com Philosophie Unser Ziel ist es, die Distanz zwischen Unternehmen und Stakeholdern zu verringern. Auf dem Weg zu einem Social Business ergänzen wir die klassischen Instrumente der Unternehmenskommunikation überall dort um soziale Technologien, wo gemeinsames Denken und Arbeiten Wert-schöpfungspotenziale realisieren helfen. Angebot Seit über 40 Jahren ist Kuhn, Kammann Kuhn erfolg-reich am Markt. Wir beraten, konzipieren, produzieren und managen innovative Projekte der internen und externen Kommunikation von Unternehmen. In allen Disziplinen spielt dabei unsere Expertise in den Bereichen „Social Publishing“ und „Social Business“ eine entscheidende Rolle. Ob bei der Integration von Social-Media-Elementen im Mitarbeitermaga-zin oder bei der Konzeption und dem begleitenden Change Management für ein Social Intranet – deutschlandweit sind große Unternehmen von unseren Leistungen überzeugt.
30 Fokus IK – Social Intranet UNTERNEHMENSPORTRÄT Referenzen - Detecon International - GIZ - Verbraucherzentrale BV - Kraft Foods - Merck - Oakley Neugrabenweg 5-7 66123 Saarbrücken www.netmedia.de 0681 37988-18 Bianca Gade gade@netmedia.de Philosophie „Flotte Sprüche“ funktionieren immer weniger als Kaufimpuls, weil Kunden zu aufgeklärt sind. Unternehmen gewinnen dagegen mit dem richtigen Content Menschen für ihre Pro-dukte und Dienstleistungen. Diese Inhalte zu entdecken, zu veredeln und in die richtigen Online- und Offline-Kanäle zu spielen – dafür steht die Profilwerkstatt als Haus der Contentexperten. Angebot Für unsere Kunden erzählen wir leidenschaftlich gerne Geschichten. Weil wir hinter jeder Information mehr vermu-ten, mehr suchen und finden. Weil wir wissen, dass hinter jeder Dienstleistung, jedem Produkt – und sei es auch noch so komplex – eine Geschichte steckt. Mit mehr als 30 Mitarbeitern verlegen wir Kunden- und Mit-arbeiterpublikationen, Kommunikationskonzepte, Online-Magazine, Social-Media- Kampagnen und Corporate Videos. Rheinstraße 99.3 64295 Darmstadt produzieren Editorial Apps, entwickeln www.profilwerkstatt.de 06151 599 02 40 Jan Eisenkrein j.eisenkrein@profilwerkstatt.de netmedianer GmbH - Strategie und Beratung – Adoption - Strategie und Beratung – Kommunikation - Strategie und Beratung – Digital Workplace Philosophie Angebot netmedia ist Deutschlands führender Vordenker für den Social Workplace. Gemeinsam entwickeln wir mit unseren internationalen Kunden aus Mittelstand und Großkonzernen Social-Business-Strategien und begleiten Social-Software-Einführungen – für nachweisbare Wertbei-träge und Wettbewerbsvorteile. NewsGator ist der #1 Anbieter für Social Features für Microsoft SharePoint und SAP. Weltweit vertrauen Kunden wie Kraft Foods, Mercedes Benz, Merck oder Oakley auf die bewährten Lösungen für den Social Workplace für mehr Mitarbeiterproduktivität und bessere interne Kommunikation. netmedia und NewsGator sind das perfekte Team für Ihren Social Workplace: Mit bewährten Einführungskonzepten und technischem Know-how aus vielen Jahren Projektarbeit bringen sie für ihre Kunden und die Kunden ihrer Partner die volle Kraft auf die Straße. Profilwerkstatt GmbH - Corporate Publishing, Public Relations - Social Business Relations, Corporate Video - Beratung und Strategieentwicklung Referenzen - Evonik Stoko: Entwicklung einer Enterprise-2.0-Strategie - Norma Group AG: Strategieentwicklung IK-Abteilung - HSE (HEAG Südhessische Energie AG): Mitarbeitermagazin
Fokus IK – Social Intranet 31 Referenzen - BARMER GEK - Bundesagentur für Arbeit - Deutsche BKK - Deutsche Post AG - Helios Kliniken GmbH - Volkswagen AG Philosophie Angebot United Planet gehört mit über 4.500 Installationen sei-ner Portal- und Integrationssoftware Intrexx und seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share allein im deutsch-sprachigen Raum zu den Marktführern im Segment der mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung und Organisationen. Geführt wird das Unternehmen von Lexware-Gründer Axel Wessendorf (CEO), Manfred Stetz (CTO) und Katrin Beuthner (COO). Unsere Vision ist es, weltweit auch kleinen und mittelständi-schen Unternehmen zu ermöglichen, durch unsere Produkte Wissen besser auszutauschen und Prozesse spürbar zu beschleunigen, um so erfolgreicher im Markt agieren zu kön-nen, Produktivität und Rentabilität zu steigern und Wachstum zu erzielen. Um diese Vision zu erreichen, kombinieren wir führende technologische Innovation mit hoher Wirtschaftlich-keit und begeisternden Mitarbeitern und beeindrucken so Referenzen - Verlagsgruppe Handelsblatt - Böhringer Ingelheim - Bridgestone Deutschland - JET Tankstellen Deutschland - Frankfurter Sparkasse - Audi Akademie T-Systems Multimedia Solutions - Strategie und Beratung – IT - Anbieter Internet- und Intranet-Lösungen - Lösungen für E-Business und Online-Marketing United Planet GmbH - Anbieter Social-Intranet-Lösungen - Anbieter Enterprise-Social-Network-Lösungen - Anbieter Enterprise-Portal-Lösungen Riesaer Straße 5 01129 Dresden www.t-systems-mms.com 0351 2820-2289 Sven Lindenhahn sven.lindenhahn@t-systems. com Schnewlinstr. 2 79098 Freiburg www.unitedplanet.com 0761 20703-362 Gerhard Sommer gerhard.sommer@unitedplanet. com unsere Kunden. Philosophie Angebot Die T-Systems-Tochter Multimedia Solutions entwickelt internetbasierte Lösungen für Großkonzerne und mittelstän-dische Unternehmen. Das Unternehmen beschäftigt rund 1.000 Mitarbeiter, die in der Zentrale in Dresden sowie an den Standorten Berlin, Bonn, Hamburg, Jena, München und Stuttgart arbeiten. Für Kunden aus allen Branchen übersetzt das Unternehmen Web-Innovationen in Dienstleistungen für den digitalen Lebens- und Geschäftsraum. Hierzu gehören u.a. Lösungen für E-Commerce, Internet-Portale sowie Web IT-Management. Echten Mehrwert bietet T-Systems Multime-dia Solutions seinen Kunden auch bei der Entwicklung von Intranet-Portalen für die Kommunikation zwischen den Mitar-beitern. Mit intuitiven Anwendungen tauschen die Mitarbeiter eines Unternehmens Informationen ohne großen Aufwand untereinander aus. So können Firmen schneller, flexibler und besser auf ihre Umwelt reagieren, Innovationszyklen verkür-zen und sich im Kampf um Talente besser positionieren.
32 Fokus IK – Social Intranet LITERATUR ZUM THEMA Enterprise 2.0 – die digitale Revolution der Unternehmenskultur Social Media in der Internen Kommunikation Der Weg zum Social Business. Mit Social Media Methoden erfolgreicher werden Peter Schütt | Springer Gabler 2013 151 Seiten | 39,95€ | ISBN 978-3-64234-640-8 Social Intranet - Kommunikation fördern. Wissen teilen. Effizient zusammenarbeiten Enterprise 2.0 steht für einen tief-greifenden Wandel der Unterneh-menskultur. Analysen, Fallstudien, Strategien und Lösungsansätze zu Enterprise 2.0 und den kulturellen Veränderungen in der Unterneh-mens- und Personalführung. Der Sammelband bietet Orientie-rung, wie Social Media Tools in der Internen Kommunikation sinnvoll an-gewendet werden und liefert mit Ex-pertenbeiträgen und Best-Practice- Beispielen zahlreiche Tipps für die Implementierung. Welcher Prozesse und sozialer Me-dien bedarf es, um die Zusammen-arbeit im Unternehmen zu optimieren und die Mitarbeiter zu motivieren. Peter Schütt stellt konkrete Schritte zum Social Business vor. „Das klassische Intranet steckt in der Krise.“ Frank Wolf beschreibt das Social Intranet in seiner Entwicklung und stellt wichtige Schritte bei der technischen und organisatorischen Gestaltung exemplarisch vor. Frank Wolf (Hrsg.) | Carl Hanser Verlag 2011 320 Seiten | 39,90€ | ISBN 978-3-446-42791-4 Wolfgang Jäger / Thorsten Petry (Hrsg.) | Luchterhand 2012 292 Seiten | 39,00€ | ISBN 978-3-472-08015-2 Lars Dörfel / Theresa Schulz (Hrsg.) | scm 2012 375 Seiten | 29,90€ | ISBN 978-3-940543-134 Instrumente und Techniken der Internen Kommunikation. Band 2: Instrumente zielgerichtet einsetzen und Dialoge erfolgreich managen. Autoren sind u.a. Sandra Schmid (Daimler), Guido Heitmann (E-Plus Gruppe), Janine Krönung (ING-DiBa), Christof Hafkemeyer (Deutsche Telekom) PAPERBACK E-BOOK ISBN: 978-3-940543-33-2 Seiten: ca. 330 Preis: 29.90 Euro Erscheint im Januar 2014 Preis: 19,99 Euro Anzeige
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