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JP│KOM: Interne Kommunikation neu sortiert

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Interne Kommunikation neu sortiert

                  Ein Werkzeugkasten

        Andreas Voß, Anne Tessmer, JP|KOM GmbH, 10. Mai 2012
Facts & Figures
Integrierte strategische Kommunikation


Durch unsere Kommunikation erreicht Ihr
Unternehmen seine strategischen Ziele.
Wir minimieren Risiken und helfen Ihnen,
Chancen zu nutzen.

Honorarumsatz     3,3 Mio. Euro
Mitarbeiter       32/3
Geschäftsführer Jörg Pfannenberg
                Arne Borgards
                Andreas Voß
                Bert Wichmann
Büros             Düsseldorf
                  Frankfurt am Main
                  Berlin
                                           2
Leistungen
     Integriertes Denken und Handeln



    Veränderungskommunikation
   Führungskräftekommunikation         Kapitalmarkttransaktionen
    Mitarbeiterkommunikation 2.0       Investor Relations
                                       Creditor Relations
                                       Komm. für Finanzdienstleistungen
                                       Finanzkommunikation 2.0




   Public Relations/Public Affairs
                           CI/CD
            Issues Management
           CSR-Kommunikation           Pressearbeit
Unternehmenskommunikation 2.0          Corporate Publishing
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                                       Trade Marketing
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                Market Access
                  Public Affairs
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Referenzen
 Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen!


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                                         Web 2.0,                Veränderungskommunikation,       Web 2.0, Media Relations,       Interne Kommunikation,       Mitarbeiterkommunikation
 Mitarbeiterkommunikation 2.0   Veränderungskommunikation           Interne Kommunikation             B2B-Newsletter                  Geschäftsbericht
 Seit 2011                      Seit 2010                        2009-2010                       Seit 2009                      Seit 2004                     Seit 2001




    Cultural Due Diligence,       Media Relations, Komm. für     Internationale Kommunikation,   CI/CD, Corporate Publishing,   Finanzkommunikation, Public   CI/CD, Veränderungskomm.,
  Kommunikations-Controlling       Finanzdienstleistungen        Kommunikationsmanagement            Führungskräftekomm.           Relations, Pressearbeit         Public Relations

2007-2009                       2008-2009                        2008-2010                        Seit 2007                     Seit 1995                     2006-2011




 Veränderungskommunikation,     Veränderungskommunikation,       Interne-, Finanz-, Marketing-    Marketingkommunikation,          Finanzkommunikation         CI/CD, Corporate Publishing
     Finanzkommunikation        Public Relations, Pressearbeit     und Unternehmenskomm.         Branding, Corp. Publishing
Seit 2011                        2001-2010                       2002-2011                       Seit 2010                      2007                           Seit 2008




                                                                                                                                                                                   4
Die interne Medienlandschaft neu sortieren
Kommunikationsverantwortliche als
Vernetzungsmanager
             Zielgruppen




                                             Verne
                                                  tzungs
                                                           manag
                                                                   er
Ziele der internen Kommunikation
Interne Medien müssen immer mehr leisten


Auslöser: Veränderungstempo, Internationalisierung, technische Entwicklung


 Information – Wissen zu Prozessen und Strukturen vermitteln             T
                                                                          I
 Commitment – Unterstützung für Unternehmensziele schaffen               E
                                                                          F
 Empowerment – Zum Handeln und Entscheiden befähigen                     E
 Collaboration – Zusammenarbeit fördern

 Innovation – Neue Ideen generieren


                                       Dialogintensität und „Media Richness“



                                                                               6
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JP│KOM: Interne Kommunikation neu sortiert

  • 1. Interne Kommunikation neu sortiert Ein Werkzeugkasten Andreas Voß, Anne Tessmer, JP|KOM GmbH, 10. Mai 2012
  • 2. Facts & Figures Integrierte strategische Kommunikation Durch unsere Kommunikation erreicht Ihr Unternehmen seine strategischen Ziele. Wir minimieren Risiken und helfen Ihnen, Chancen zu nutzen. Honorarumsatz 3,3 Mio. Euro Mitarbeiter 32/3 Geschäftsführer Jörg Pfannenberg Arne Borgards Andreas Voß Bert Wichmann Büros Düsseldorf Frankfurt am Main Berlin 2
  • 3. Leistungen Integriertes Denken und Handeln Veränderungskommunikation Führungskräftekommunikation Kapitalmarkttransaktionen Mitarbeiterkommunikation 2.0 Investor Relations Creditor Relations Komm. für Finanzdienstleistungen Finanzkommunikation 2.0 Public Relations/Public Affairs CI/CD Issues Management CSR-Kommunikation Pressearbeit Unternehmenskommunikation 2.0 Corporate Publishing Pricing-Kommunikation Trade Marketing Messe-PR B2B-Kommunikation 2.0 Market Access Public Affairs Unternehmenskommunikation
  • 4. Referenzen Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen! Referenzen Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen! Web 2.0, Veränderungskommunikation, Web 2.0, Media Relations, Interne Kommunikation, Mitarbeiterkommunikation Mitarbeiterkommunikation 2.0 Veränderungskommunikation Interne Kommunikation B2B-Newsletter Geschäftsbericht Seit 2011 Seit 2010 2009-2010 Seit 2009 Seit 2004 Seit 2001 Cultural Due Diligence, Media Relations, Komm. für Internationale Kommunikation, CI/CD, Corporate Publishing, Finanzkommunikation, Public CI/CD, Veränderungskomm., Kommunikations-Controlling Finanzdienstleistungen Kommunikationsmanagement Führungskräftekomm. Relations, Pressearbeit Public Relations 2007-2009 2008-2009 2008-2010 Seit 2007 Seit 1995 2006-2011 Veränderungskommunikation, Veränderungskommunikation, Interne-, Finanz-, Marketing- Marketingkommunikation, Finanzkommunikation CI/CD, Corporate Publishing Finanzkommunikation Public Relations, Pressearbeit und Unternehmenskomm. Branding, Corp. Publishing Seit 2011 2001-2010 2002-2011 Seit 2010 2007 Seit 2008 4
  • 5. Die interne Medienlandschaft neu sortieren Kommunikationsverantwortliche als Vernetzungsmanager Zielgruppen Verne tzungs manag er
  • 6. Ziele der internen Kommunikation Interne Medien müssen immer mehr leisten Auslöser: Veränderungstempo, Internationalisierung, technische Entwicklung  Information – Wissen zu Prozessen und Strukturen vermitteln T I  Commitment – Unterstützung für Unternehmensziele schaffen E F  Empowerment – Zum Handeln und Entscheiden befähigen E  Collaboration – Zusammenarbeit fördern  Innovation – Neue Ideen generieren Dialogintensität und „Media Richness“ 6
  • 7. Neue Anforderungen Media Richness = möglichst viele Sinne ansprechen High Media Richness Events MR Videos Internal Social Media Blogs Intranet Magazines Black Board Low Media Richness 7
  • 8. Neue Herausforderungen Was Kommunikatoren umtreibt Wie vermittle ich Wie lasse ich alle strategische Mitarbeiter an der Unter- Botschaften, wenn nehmensöffentlichkeit Inhalte von den Mit- teilhaben, wenn nicht jeder arbeitern generiert werden? Zugang zum Intranet hat? Wie schaffe ich Akzeptanz für neue Wie bespiele ich effizient Medien, ohne dass alte die immer breitere Palette Medien untergehen?? interner Medien? 8
  • 9. Toolbox Interne Kommunikation 30 Werkzeuge zur Neuaufstellung der internen Medien Analyse 1 2 Übermittlung strategischer 3 4 5Teilhabe an der Medienportfolio Nutzer- Online- Benchmark- Unternehmens- SWOT (IST) befragung Botschaften Tracking Analyse öffentlichkeit Strategie 6 7 8 9 10 Werttreiber- Zielgruppen Informations- Strategische Medienportfolio baum bedürfnisse Hebel (SOLL) Medienentwicklung 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Redaktions- Frequenzen Netz- Distribution Aufbereitung Rubriken Neue Gestaltung Feedback- Mashing- prozess plan Themen Formate Brainwriting Landkarte Umsetzung 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Activity Themen- Integrierter Redaktions- Redaktionelles Prozess global/ Themen- SOLL-/ Reporting Akzeptanz neue Medien Bespielung Report filter Themenplan plan Material regional abfrage KANN-Matrix vs. Verlust alter Medien breite Palette interner Medien Controlling 30 Scorecard 9
  • 10. Toolbox Von der Analyse über Strategie und Medienentwicklung bis zu Umsetzung und Controlling 10
  • 11. Benchmark-Analyse Potenziale erkennen Merkmale Beispiele Publikums-/Mitarbeitermedien Formal - Kurze Texte - Aufspaltung von Information - Verlinkungen ins Inter-/Intranet -… Inhaltlich - Blick durchs Schlüsselloch/ Human Touch - Umfragen/Fragebögen - Diskussionsbeiträge aus Internetforum -… Grafisch - Ganzseitige Aufmacherbilder - Symbolbilder - Eingebettete Headlines - Emotionale Infografiken -… 11
  • 12. Werttreiberbaum Den Beitrag zur Wertschöpfung verstehen und aufzeigen Spezifizität der Wertschöpfung 12
  • 15. Medienportfolio (Soll) Die Infrastruktur für den für internen Diskurs aufbauen Neue Ideen Jam Down- Cascading Collaboration Blogs Intranet Votings Wiki Media Richness News Empowerment Foren Intranet Mitarbeiter- zeitschrift Events News Commitment Mitarbeiter- Standort- zeitschrift zeitschriften Information Schwarzes Brett Dialog IS T S OLL 15
  • 16. Redaktionsprozess Transparenz herstellen und Routinen definieren 1. Sammeln/Mining Infos Phase I „Redaktion und Layout“ Phase II „Übersetzung“ Kommuni- kation 2. Entscheiden Themen Text / Bild Freigabe deutsch Freigabe 3. Medienstrategie/ Aufbereitung JP│KOM Redaktions- konferenz Storylines, Seitenplan, Blindlayout Text / Bild Redigieren Layout Übersetzung Layout-Check Vorbereitung Druckdaten 4. Botschaften/ Basistext Regionale Einheiten Online-Proofing 5. Redaktion Text/Bild 6. Grafische/ technische Realisierung 7. Publishing 8. Monitoring Reaktion 16
  • 17. Mediengerechte Aufbereitung von Themen Alle Kanäle gemäß ihren Stärken bespielen Medientypische Medien Funktionen Jahrespressekonferenz Programm „BeGreen“ Aufbereitung Mitarbeiter- - Information/ Wissens- - Bericht - Editorial: Wo wollen wir hin? - Bericht zu Programm vermittlung - Interview - Bericht Bilanz/Ausblick - Infografik zeitung - Link zum Dialog - Portrait - Infografiken - Hintergründe - Editorial - Interview GF zu Strategie - Infografik - Bildstrecke Intranet - Aktuelle Information - Kurznews - Kurznews Pressekonferenz - Kurznews Programm gestartet - Bildergalerie - Video-Statement CEO - Video-Statements News - Video MA zu eigenem Beitrag zum Thema - Programmorganisation/ Ansprechpartner Web 2.0 - Abgleich - Blog - CEO-Blog zu Zukunfts- - Forum: Wie grün ist unser Büro? - Commitment - Voting fähigkeit/Strategie - Jam: Entwicklungsfelder - Empowerment - Forum - Diskussion „Strategie 2020“ - Neue Ideen Standort- - Information - Bericht - SOLL: Bericht - SOLL: Bericht zu Programm - Identifikation - Interview Rückblick/Ausblick - KANN: Bericht Projekte vor Ort - zeitschriften - Commitment - Portrait - SOLL: Interview GF zu unser Beitrag - Editorial Strategie - MA-Statements - KANN: Bericht Bilanz Standort - Bildstrecke 17
  • 18. Gestaltung Grafische Leitlinien definieren Kopf Ausgabennummer a f e e H trrn u w iß m inegu d Teaserfeld Titel m ze it w i pä n ne rg a ts w itrnT p e ee o - gü e Z ic e rn s e h n Te e dr hm n e A sa e ug b Aufmacher-Headline Teaserbild inR bikab u r fre q a rt c e u daish r kicb r it lk a m B d uc n t ila sh it ; Vr kn af el u g u in kicb r it lk a m At e r lik Vr kn el u g in Titelmotiv af r e u At lik M ab itr ot it itre e- r a P r Teasertext N h un h e a a fa m ; H ale e din shic tr c lhe m U tre e it nez il H trrn inegu d Endmarke S c sc in eh ek R bik nab u r e fre 18
  • 19. Feedback-Brainwriting Schnelle Rückmeldung zur Mediengestaltung geben ? Schutzzone Logo klären + Sechseck als wiederkehren- des E ent lem - Besser: Blick direkt in K era am - Teaser ohne Bilder + M itarbeiter im Fokus 19
  • 20. Mashing-Landkarte Crossmediale Links entwickeln Übernahme ausgewählter Inhalte (z. B. Newsteaser, Forenbeiträge) Links zu Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs… Verweis auf verwandten Mitarbeiter- nächste/letzte Intranet Artikeln zeitschrift Ausgabe (global) Startseite: Teaser aktuelle MAZ-Ausgabe, Permanenter Link zum MAZ-Archiv News: Links zu verwandten Berichten in MAZ Videointerviews: Link zu Volltext in MAZ Ve Übernahme Links zu Links zu rwe is a Adaption Redaktionelles globalen News, regionalen uf Ne von regionalen Material; Bildergalerien, News, ws ,B Inhalten Verweis auf Videos Bildergalerien, gg ild e f. Ad rga verwandte Videos ap le rie tion n Artikel v on ,V id e In h os alte n Links zu Verweis auf verwandten Verweis auf regionale News nächste/letzte regionalen Intranet Standort- Ausgabe Artikeln (regional) zeitschrift Verweis auf Hintergrundberichte, Interviews, Startseite: Hinweis auf neue Ausgabe 20
  • 21. Integrierter Themenplan Mediengerecht die Inhalte planen Thema Jahrespresse- Programm … … konferenz 2012 „BeGreen“ Medium Mitarbeiter- - Kurznews (4/12) - Teaser zeitung - Interview CFO (6/12) (5/12) - Bericht (7/12) Intranet - Bericht - Bildergalerie - Infografiken - Wiki - Video CEO - Forum Regional - SOLL: Kurznews - Kurzmeldung (Q2/12) -… 21
  • 22. Scorecard Den Erfolg der Neusortierung sichtbar machen Ebene Werttreiber KPI Ziel Projektende Crossmedialität - Zahl Verlinkungen - 20 Links je Ausgabe e-MAZ ins Aktualität Intr./Internet - 8 Ausgaben/Jahr … - Frequenz e-MAZ … Mediennutzung - Zahl Zugriffe e-MAZ - >20.000 je Ausgabe Attraktivität - Bewertung e-MAZ in - Note 4 oder besser … Leserbefragung … … Vertrauen in GF - Mitarbeiterbefragung: - 80% der MA Note Vertrauen in GF >3,5 … … … Austausch … … (crossboarder, crossfunctional) … 22
  • 23. Fallstudie GreenChem Die interne Kommunikation neu aufstellen GreenChem ist ein führendes und weltweit agierendes Chemie-Unternehmen mit Sitz in Dormagen. Es liefert chemische Vorprodukte für renommierte Markenartikelhersteller, zum Beispiel von Körperpflege-, Reinigungs- und Lebensmitteln. Bedient werden Märkte in Europa, Amerika und Asien. Das Kommunikationsteam soll ein vernetztes System von Kanälen und Instrumenten schaffen, so dass möglichst effektive und zielgerichtete Kommunikationsprozesse entstehen. Key Facts Sensible Branche im Fokus der Öffentlichkeit 2011 Lösungen zur Bedienung „grüner“ Verbraucher- 2011 bedürfnisse bilden Markenkern Seitzwölf Jahren börsennotiert und seit fünf Jahren im MDAX gelistet
  • 24. Aufgabe 1 Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie"  Nutzen Sie die Tabelle und formulieren Sie für 3 Zielgruppen die jeweils wichtigsten Fragestellungen  Sie haben 10 Minuten Zeit 24
  • 25. Aufgabe 1 Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie" Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 25
  • 26. Aufgabe 2 Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte zum Thema "Neue CSR-Richtlinie"  Wie können Sie das Thema spielen und dabei die vorhandenen Medien bestmöglich vernetzen?  Nutzen Sie die Vorlage für ihre eigene Mashing-Landkarte – tragen Sie Beiträge ein und vernetzen Sie diese  Sie haben 10 Minuten Zeit 26
  • 27. Aufgabe 2 Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte Intranet Mitarbeiter- News zeitschrift Forum Standort- zeitschrift 27
  • 28. Aufgabe 2 Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte Richtlinie zum Download Verweis auf Content-Bereich + Download Intranet Mitarbeiter- News zeitschrift Q&A Dokument Verweis auf Q&As Fragen und Antworten rund um die neue 5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters CSR-Richtline Forum Standort- zeitschrift 28
  • 29. Aufgabe 2 Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte News: Neue Richtlinie Richtlinie zum Download Projektorganisation/Verantwortlichkeiten Verweis auf Content-Bereich + Download Intranet Mitarbeiter- 5 Fragen an Projektleiter (Video) News zeitschrift Vorstellung wichtige Eckpunkte Verweis auf Content-Bereich zum Thema etc. Ggf. Serie: Verweis auf Ziele & Commitment Vorstand letzte/nächste Ausgabe Q&A Dokument Ausblick/Meilensteine Verweis auf Q&As „Mehr dazu bald auch in ihrer Standortzeitung“ Online-Voting Top 5-Fragen Umsetzung im Einkauf in unserer Region Fragen und Antworten rund um die neue 5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters CSR-Richtline Forum Standort- Blick über den Tellerrand zeitschrift Best Practice Exchange: Gute Ideen aus den Regionen/ in den Funktionen 29
  • 30. Ihr Team bei JP│KOM Worauf Sie zählen können Andreas Voß Anne Tessmer Geschäftsführer Beraterin JP|KOM GmbH JP|KOM GmbH Liebfrauenberg 39 Grafenberger Allee 115 60313 Frankfurt am Main 40237 Düsseldorf Tel: +49 69 921019-48 Tel: +49-211-687835-43 Fax: +49 69 921019-50 Fax: +49-211-687835-30 anne.tessmer@jp-kom.de andreas.voss@jp-kom.de Die komplette JP│KOM Toolbox Interne Kommunikation finden Sie unter: www.jp-kom.de Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! 30