Birgit Teubenbacher (ÖBB DLG)

Projekttitel:WeitereVorgangsweiseEBLOG DLG ÖBBIS
Birgit Teubenbacher,17.02.2006
Titel, Vorname, Nachname
(Unternehmen)
Titel, Vorname, Nachname
(Kunde, soweit anwesend)
Vortragswortlaut, wie in der Agenda angeführt
Birgit Teubenbacher
ÖBB DLG
Elektronischer Rechnungsaustausch der Österreichischen
Bundesbahnen mit ihren Kunden

Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
2

Aufkommen der Ausgangsrechnungen
 200.000 Rechnungenpro Jahraus
Transportaufträgenim Bereich Zentraler
Frachtberechnung(ZF) bei Railcargo Austria
 30.000 Rechnungenpro Jahraus
Bestellungenim Bereich SAP aus allenÖBB-
Gesellschaften

Anteilder einzelnen ÖBB-Gesellschaftenam eBilling
Anteil Ausgangsrechnungen pro Gesellschaft (ohne ZF)
6%
31%
7%
21%
4%
29%
0%
2%
Infrastruktur BAU AG Infrastruktur Betrieb AG Railcargo Austria AG Personenverkehr AG
Traktion Technische Services Holding AG DLG

Agenda
5

Zweiunterschiedliche Vorgänge
Transportaufträge Fakturierungenim SAP
Eingabe Transportauftrag
durch den ÖBB Kunden Eingabe Bestellungen
im SAP
Transport
Server
Zentrale Frachtberechnung
Mit Signatur
Archivierung
File mit
Einzelpositionen
Server
SAP
KUNDE KUNDE
Mit Signatur
Archivierung

Agenda
7

Prozessbei Transportauftrag
• ZentraleSchnittstelle
• ParallelverarbeitungASCi und PDF
• Fileabholung von der Schnittstelleund–
zustellungzum eBilling-Server überB2B
• Zeitgleiche Übertragungder Files anden
Kundenvia mail o.a.
• Zugriff der signiertenRechnungenüber www
• Archivierung
Web-Server
E-Billing Server
Archiv Inbox
Kunde
DLG IS
ftp
Zentrale
Frachtberchnung
File mit
Einzelpositionen
https
mail, sftp
Mit Signatur
ZF-Rechnung

Der Prozess im Detail
Archiv
Eintrag
Kundenstamm

Agenda
10

Prozessbei SAP-Fakturierungen
• DezentraleErzeugung der Fakturaüber SAP
R/3
• AutomatischeUmwandlungin ein pdf-
Format
• Rechnungsabholungvom SAP-Server und–
zustellungzum eBilling-Server überB2B
• Signaturvorgangam eBilling-Server
• Zustellungder signiertenRechnungenüber
mail, ftp etc.
• Archivierung
ÖBB SAP
mail, sftp
Kunde
Fakturierung aus SAP
Web-Server
Archiv Inbox
Ohne Signatur
Mit Signatur
ftp
https
Server SAP
B2B

Der Prozess im Detail –Schritt 1
• Customizing-Einstellungenerfolgen zentralüber die SAP-Servicestelle bei den ÖBB
Meldung des Empfängers von PDF-Files erstmalig bei SAP-Servicestelle
Servicestelle pflegt daraufhin den entsprechenden Debitor (Kunden) im R3
System

Customizing eBilling-Kunden
• eBilling – Kundenwerden einmalig eingestellt (ZDRP)
• Jeneentsprechenden Debitoren je VkOrg die ander elektronischen Signierung teilnehmen werden
eingetragen
• Pflege über die TransaktionZVSIG
• Eintragder email-Adresse des Rechnungsempfängers

Schritt 2– Zustelloptionen eingeben
• „J“ – Kunde bekommtsignierteRechnung direktper mailzugestellt
• „N“ – Kunde bekommtInfo-Mailüber die vorhandene Rechnung, dieseliegtabholbereitam Web-Portal
• „A“ –Kunde bekommtsignierteRechnung persftp o.a. zugestellt

Schritt 3– Fakturierung
Die Fakturierung
wird wie bisher
mit der
Transaktion
VF01 ausgeführt

Schritt 4– Versendekontrolle
Nur wenn die Nachrichtenart ZRDP mit dem Medium externes Senden
auf „grün“ steht, wurde auch eine entsprechende Nachricht (Files für die
Signierung) erzeugt

Schritt 5– Zustellung der signierten Rechnung
• Nachder Signierungwird dem Re-Empfänger mittels Maildie signierte Rechnungzur
Verfügunggestellt.
Rechnung 98300003829 vom 20060926
Rechnung98300003829.pdf
Signatur

Schritt 6– Anzeige der signierten Rechnung
• Unterschriftenwurdengeprüft („grüne
Haken“)
• Prüfung des Signatorsmit der
Widerrufsliste o.k.
• Rechnungistbeim Empfänger
• Prozess Archivierung wirdgleichzeitig
mit der Zustellungvon DLG IS
angestoßen

Überprüfung der Unterschrift
• Signaturprüfungerfolgt beim Aufmachen des pdf-Dokuments

ProzessArchivierung

Archivierung
• Buchung wird im SAPerstellt
• Dokument(unsigniert) wird auf Dateisystemim SAP temporärabgelegt
• (optional) Archivierungdes unsigniertenDokuments(kann entfallen)
• Dokumentwirdzum eBilling-Serverübertragenund dort signiert
• Dateienwerdenperftp auf demArchivserverin einzu definierendesVerzeichnis temporärabgelegt
• SigniertesDokumentwird mittelsScript (läuft am Archivserver– zeitgesteuert)archiviertund mittels
SAP-Standard-Funktionalitätwird in derSAP Datenbank der Verknüpfungstabelleneintragerstellt
• Die Belegnummerwird dazu aus dem Dateinamenermittelt.
• Nachdem die Dateiarchiviertist und der Verknüpfungseintragim SAP automatischerstelltwurde,wird
die Datei vom temporärenArchivserververzeichniswiedergelöscht

Agenda
22

Kundenservice WEB-Portal
LOGIN

Kundenservice WEB-Portal

Weitere Features
• Kundenstammdaten ansehen (Änderungnurzentral möglich)
• Benutzer hinzufügen (mehrerePersonen einerFirma sind fürdas Web-Portal berechtigt)
• Passwort ändern
• FAQs
• Informationen zum ersten Einstieg
• Ansprechpartner zu eBilling
• Demo

WEB-Portal für Fehleranalyse
FürAdministratoren:
• Alle Rechnungen,die nichtordnungsgemäß zugestellt werden konnten (z.B. falsche email-Adresse)
• LOG-File Anzeige
• Fehler können durch Web-Administrator behoben werden
Für Benutzer:
• Rechnungen sind 1 Jahr verfügbar
• Rechnungen können nochmals zugesendet werden

WEB-Portal für Administrator
Logfile ansehen Aktionen setzen

Log-File
Falsche Email-
Adresse

Agenda
29

Nutzen dieser Lösung für dieÖBB
• Kosteneinsparung (Papier undPorto)
In Zukunft ist eine Druckausgabe der Faktura fürdie entsprechenden Debitoren nicht mehr notwendig.
• Reduzierung desmanuellen Aufwandes
Files werden am SAP-Server hinterlegt undDLG holt diese ab undübermittelt die Daten zum Signieren an den
eBill-Server.
• Optimierung undBeschleunigung der Geschäftsprozesse (Zeitersparnis bei der Produktion der
Rechnungen)
Im System werden gleichzeitig mit der Anlage der Faktura entsprechende Files fürdie elektronische Signierung
erzeugt.
• Zeit- und Platzersparnis durch elektronische Archivierung
Erweiterung der Kontrolledurch erhöhte Transparenz
Nach der Signierung werden die Files mittels ftpzum Archivieren bereit gestellt.

Weitere Schritte
• Start mit ÖBB InfrastrukturBAUAG
• Roll-Out auf die übrigen Gesellschaften
• Erhebender eBilling -Kreditoren
• Prozessanalyse Eingangsrechnung
• Rollout bei Transportaufträgen

Ende
Danke für die Aufmerksamkeit

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