Schriftgutverwaltung im Rahmen automatisierter IT-Verfahren und -Prozesse am Beispiel der Personal-Geschäftsprozesse des Bundes. Erich Albrechtowitz (Bundesministerium für Finanzen - Leiter Abt. V/6 IT Personalmanagement)

1. 1
Schriftgutverwaltung im Rahmen
automatisierter IT-Verfahren und –
Prozesse, am Beispiel der
Personalgeschäftsprozesse des Bundes

2. Die Herausforderung ….
Bisher stellte der Beamte /in, einen schriftlichen Antrag zur
Neuberechnung von Stichtagen in der Dienstbehörde / Personalstelle.
1. Der Antrag wurde mittels E-Mail / Post an die zuständige Personalabteilung
weitergeleitet.
2. In der Personalabteilung wurde eine Geschäftszahl angelegt
3. Anlage eines Papieraktes
4. Der Akt wurde zur Bearbeitung mittels Hauspost zum Personalbetreuer /in gebracht
5. Die Personalsachbearbeiter /in und Betreuer/in erstellten eine Akte (Microsoft
Word) und pflegen und prüften im jeweiligen IT System die Personaldaten
6. Der Akt wurde zur Genehmigung dem Dienstbehördenleiter /in vorgelegt
7. Aushändigung an den Mitarbeiter/in
8. Der unterschriebene Akt wurde rückübermittelt und im Personalakt abgelegt
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3. Standardisierung
Automatisierung und Standardisierung der
Personalgeschäftsprozesse
- Analyse der ca. 280 Prozesse in der Personaladministration
- Entscheidung Schriftgutlogik in eine zentrale Basiskomponente
auszulagern
- Einsatz der Digitalen Amtssignatur
- Duale Zustellung
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4. Entscheidungsgrundlagen
1. Logik in den Bildschirmmasken
a. Erhöhter Programmieraufwand
b. Aufwändige Wartbarkeit
c. Verantwortung kann nicht im Fachbereich liegen
2. Logik in den Dokumenten
a. Zentrale Verwaltung
b. Zentrale Versionierung
c. Rechteverwaltung
d. Einheitliche Supportprozesse
e. Unabhängigkeit von IT-Verfahren
f. Dokumentenpflege durch die jeweiligen Fachabteilungen
3. Mandantenfähigkeit
4. Bundesverfahren
a. Zugänglich für alle Bundesbedienstete
5. Kostengünstig
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5. Vereinheitlichung
Automatisierung und Standardisierung der
Personalgeschäftsprozesse
- Definition und Vereinheitlichung der Prozesse in der
Personaladministration
- Reduktion der Prozesse auf 4 Masterprozesse
- Vorlagenvereinheitlichung
- Eliminierung redundanter Dokumente
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6. Erstellung und Auswahl des
Personalgeschäftsprozesses im
Verfahren ePGP
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1. Erstellung und Abwicklung eines Geschäftsfalles
2. Auswahl des Geschäftsprozesses
Auswählbar
Auswählbar
Eingabe

7. Bescheid und Votum Erstellung mit
der BKSg im Verfahren ePGP
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8. Shared Services Schriftgut
• Zentral zur Verfügung gestellte Vorlagen für IT Verfahren
- Zusammenführung von Verfahrensdaten mit definierten Vorlagen
- Versionierung der Vorlagen
- Prozess der Vorlagen Freischaltung
• Verfahrensanbindung mittels definierter Webservices
• Bereitstellung von Schulungs-, Entwicklungs-, Test und Produktionsumgebungen
• Mandantenfähigkeit
• Fachliche Logik und Vorlagenhoheit verbleiben im IT Verfahren
• Schriftgut wird als Shared Services betrieben:
- technischer Betrieb
- 2nd Level Support
- Schulung der Schriftgutadministratoren
- Upgrade der zugrunde liegenden Microsoft Word Versionen
- Technische Klärung der Authentisierungs- und Authentifizierungsfragen
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9. Anbinden eines IT-Verfahrens an
die Basiskomponente Schriftgut
9
IT-Verfahren
Microsoft Word
BKSg Word
Add-In
Access Management Layer
Basiskomponente
Schriftgut BKSg
Designumgebung,
Vorlagen-Repository
Web Services
Runtime Umgebung
Basiskomponente Schriftgut
Zentrale Infrastruktur „Vorlagendesign“
Runtime
Layer
Rendering
Client
Browser
BKSg Add-In
HW Loadbalancer
Rechenzentrum 1
HW Loadbalancer
Rechenzentrum 2
HSRP
VMWare Cluster
MS IIS
MS
Word
2010
MS
Word
2010
DB
Comm.
VMWare Cluster
MS IIS
MS
Word
2010
MS
Word
2010
DB
Comm.
Datenbank
Layer
BKSg
Design BKSg
Runtime
BKSg
Statistik
BKSg
Design BKSg
Runtime
BKSg
Statistik
1
2
2
3
3
Failover

10. Mittlerweile als Produkt im
Einsatz bei
BASB PGP BASB Personalgeschäftsprozesse
BMF PGP BMF Personalgeschäftsprozesse
BMF FV-VKZ E-Finanz VK Zuständig.
BMF FV-VS E-Finanz VK Voraussetzung
BVA PKT BVA-Pensionskonto
BMF S-FON Finanz-Online Depotübertragung
BMF S-GDV E-Finanz Gunddatenverwaltung
BMF S-JVP E-Finanz Jahresveranlagung privat
BMF S-TD Transparenz-Datenbank
BMF Z-ZO Zoll Projekt Risiko
BMF Z-ZRB E-Finanz Zollrechtliche Bewilligungen
BMJ PGP BMJ Personalgeschäftsprozesse
BASB ProFIT Programm Fach IT Verfahren
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11. 11
DANKE