Wie Lean ist eigentlich ihre IT – Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung

Wie Lean ist eigentlich
ihre IT – Kundenwert und
Verschwendung in der
Informationsverarbeitung
Ralph Wecks
B-I-T GmbH Informationen und
Prozesse

Wie Lean ist eigentlich ihre IT?
Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung
Wer Software einfach kauft, um ein Problem zu lösen, hat noch eines mehr.
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 2

Fahrplan – von hier zu Lean IT
 Über uns
 Lean IT – Lean auf IT anwenden? Geht das?
 Verschwendung in der IT? Die 7V‘s im IT-Umfeld
 Warum überhaupt Lean IT
 Gängige Probleme und wie man ihnen zu Leibe rückt
 Fazit und Ziel

Über uns - Business + IT
 25 Jahre
 Informationsbasierende (Kern-)Prozesse
 Verwaltungs-, Kommunikations-, Kaufmännische Prozesse
 Bank / Sparkasse / Versicherung / Gesundheit / Immobilien / …
 Überführen, abbilden, unterstützen Prozesse -> Software
 Prozessanalyse, SW-Entwicklung, Projekt- und IT-Management

Zur Person – Ralph Wecks
 GF
 Prozess-Gestalter und -Digitalisierer
 IT Consultant für Unternehmensportale und Social Business
 Bankkaufmann und Wirtschaftswissenschaftler

Lean IT – Lean auf IT anwenden?
 Geht das?
 Sind die 7 V‘S als generelle Messlatte übertragbar?
 Warum muss IT „lean sein“
 Wo verstecken sich V‘s und welche Konsequenzen hat das?

Was ist Lean IT?
Die Grundlage für „schlanke“ informationsbasierende Prozesse
 Die passende Hard-/Software-/Netzwerk-Landschaft
 Das adäquate IT Management

Warum sollte eine IT lean sein?
 Verschwendung bei IT-Nutzung vermeiden
 Intern: An Benutzerbedürfnissen orientieren
 Extern: Am Kundenwert orientieren
 Verschwendung in der Prozess-Durchführung vermeiden

Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (1)
 „Arbeit, die niemand braucht“
 Zu viele Pflichtfelder – Software passt nicht zur Aufgabe
 Häufiges manuelles Anlegen von Sicherungskopien
 Dokumente werden erstellt, aber nicht benötigt
Produktion SW-Landschaft
Überproduktion Blindtätigkeit

 Historisch gewachsene Verzeichnisse – Suchen statt Finden
 Neigung zu lokalen „Sicherheitshalber“-Kopien
 Permanentes Kopieren – Mail cc mit Anhang
 Abgelaufene Daten
Bestände Datenbestände, Dateiverzeichnisse

 Benötigte Info nicht verfügbar – Suchzeiten
 Single User Modus – warten auf Freigabe von Datei/DB
 Übermäßige Ladezeiten von Dateien und Datenbanken
 Programm nicht verfügbar (Server-, Netzwerkausfall)
Wartezeiten Wartezeiten

 Medienbruch – Rückgriff auf Papierakte nötig
 Netzwerkdrucker am Ende das Ganges
 Unterschiedliche Kommunikationsmittel (Email, Board, Tel.)
 Daten aus einer Anwendung in die nächste übertragen
Transport Aktivität

 Permanenter Abgleich redundanter Daten (sofern bekannt)
 Manuelle Eingabe statt Auswahllisten
 Variantenpflege statt separater Einzellösung
Bewegung Daten-/Dokumentpflege

 Daten mehrfach vorhanden, Kopien statt Links
 Fehlende Standardisierung (Individuell statt Vorlagen)
 „Gefangen“ in Dateien – Dokument vs. Datenbank
 Heterogenität der Anwendungslandschaft („Zoo“)
Falsche Technologie, Over-Engineering Falsche Technologie/Architektur

 Redundante Daten sorgen für inkonsistente Ergebnisse
 Was ist richtig und aktuell?
 Wird Verstorbenen ein frohes Weihnachtsfest gewünscht?
 Welche Preisliste ist die richtige?
 Bekommt der falsche Kunde den richtigen Preis und v.v.?
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit

 Schnittstellenfehler („Verendungszweck“)
 Bedienungsfehler aufgrund mangelhafter Usebility
 Keine Plausibilitätsüberlegen - „Der Computer hat Recht“
 Werden Fehler bemerkt, wenn das Ergebnis formal ok ist?
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit

In keinem Fall Verschwendung
… aber häufig so wahrgenommen
 Virenschutz, Datenschutz, Daten- und Dokumentsicherheit
 Benutzerschulung
 Sonstige notwendige Schutzmaßnahmen

Warum also Lean IT?
Die NTH‘s
 7 V‘s als „Denkwerkzeug „ geeignet
 7 V‘S erkennen, wo es klemmt -> „sehen lernen“
 7 V‘s konkretisieren, IT-Probleme werden „verständlich“
 Verschwendung bei der Prozess-Durchführung „in den Griff
kriegen“

Warum also Lean IT?
Die sog. „Digitalisierung“
 Ohne Lean IT
 keine vernünftige
 keine verschwendungsarme
 möglicherweise gar keine
 Digitalisierung

Exkurs – Wo findet „Digitalisierung“ statt?
 Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen
 Kundenangebote (Produkte, Service-Portal)
 Innerbetrieblich (Kommunikations-, Entscheidungs-,
Verwaltungsprozesse -> Social Business)
Jede Digitalisierung endet bei Daten, Programmen
=> Anwendungslandschaften

Lean IT
 Verschwendungsarme Anwendungslandschaft
 Beste Voraussetzung für Digitalisierung
 To Do: Leaning – Verschwendungsarmut herstellen
 Gehen wir an den Ort des Geschehens
 Schauen wir uns an, was wir tun können

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Einsatz von Dateien reduzieren
 Normaler Einsatz – Produktivitätshilfsmittel (Text, Kalk.)
 Übermäßiger Einsatz – Produktivitätskiller
 Warum so viele Dateien?
 Wer mit dem Hammer umgehen kann, für den wird jedes
Problem zum Nagel

Einsatz von Dateien reduzieren
 Datenbank basierende Applikationen statt Dateien
 Standard-Office Dokumente sind kein Datenspeicher

Email-Nutzung reduzieren
 Standards entwickeln und einführen, cc und Anhänge
 Kommunikation grundsätzlich überdenken
 Social Business als Plattform in Erwägung ziehen

Suchaufwände reduzieren
 Redundanzen eliminieren
 Strukturen schaffen
 Komfortable Suchalgorythmen nutzen (Google-ähnlich)
 Finden und Weiterarbeiten statt Suchen und Fluchen

Tätigkeiten digitalisieren/automatisieren
 To do-Listen, Wiedervorlagen, Ticket-Systeme
 Workflows außerhalb von Standard-Anw.
 Ressourcen-/Termin-Verwaltung (Räume, Fahrzeuge, …)
 Projektzeiten, Arbeitszeiten, Stundenzettel
 Aber Achtung: Nur eine Plattform für alle Aufgaben !!

Standardisieren, Heterogenität reduzieren
 Nicht für jede Aufgabe eine eigene Software
 Wer eine Software nur kauft, … 
 Skaleneffekte realisieren

Transparenz schaffen
 Wo befinden sich welche Daten im Unternehmen?
 Konsolidierung von Daten an einer Stelle (DB, DWH)
 Plattformdenken statt Box-Denken
 Verlinken statt kopieren

Selbst erklärende Oberflächen und Abläufe
 Vermeiden Nachfragen, Fehler, Bearbeitungsschleifen …
 Motivieren. Simplizität macht Freu(n)de
 Die Infos, die man braucht - nicht mehr, nicht weniger
 Persönliche Erfahrungen aus Internet und App prägen den
Erwartungshorizont an die Unternehmens-IT

Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren
 Die Königsdisziplin
 Digital-/Analog-Schnittstellen überwinden
 Fälle durchgängig digital bearbeiten
 Backend/Frontend verlinken, Workflows automatisieren
 Anwendungen vernetzen (Webservices, Odata, …)

Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren
 Schnittstellen sauber definieren
 Datenbestände sind keine Erbhöfe
 Wenn alles vernetzt ist, geht alles alle an
 Völlig neue Transparenz intern und extern zulassen

Lean IT, Leaning, Digitalisierung
Fazit und Ziel
 Lean IT ist kein Selbstzweck
 Der Weg dahin kann verschwendungsbezogen oder
geschäftsmodell-getrieben sein
 Sinnvollerweise beides
 Digitalisierung deckt Sünden der Vergangenheit auf 

Managements - Informationslogistik
Die Bereitstellung
 der richtigen Information
 zur richtigen Zeit
 im richtigen Format / in der richtigen Qualität
 für den richtigen Adressaten
 am richtigen Ort
Quelle: Wikipedia

Managements – Datenqualitätsmanagement
Daten haben „Wert“, wenn sie
 richtig
 aktuell
 vollständig
 widerspruchsfrei
 verständlich
Sind, d.h. die Realität korrekt widerspiegeln

Managements – Software-Ergonomie
DIN EN ISO 9241
 Erwartungskonformität
 Aufgabenangemessenheit
 Individualisierbarkeit
 Selbstbeschreibungsfähigkeit
 …

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