In dem Dokument wird ein Praxisvortrag zur Optimierung von Effizienzprogrammen in Unternehmen vorgestellt, wobei Experten der Detecon GmbH ihre Erfahrungen und Ansätze teilen. Der Fokus liegt auf der Bedeutung von IT-Effizienz und Restrukturierungsmaßnahmen zur Steigerung der Produktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit, während gleichzeitig Kosten gesenkt werden. Der Vortrag umfasst praktikable Lösungen, Trends in der IT sowie die Herausforderungen und Chancen, die mit effizienzsteigernden Maßnahmen verbunden sind.

1. Praxisvortrag
Exzellenz & Effizienzprogramme
Dr. Ralf Helbig
g
IT Efficiency
Rüdiger Weiß
People Management & HR
Marc Wagner
Cost Optimization & Restructuring
Nürnberg, 27. Juli 2011
We make ICT strategies work

2. Praxisvortrag Detecon: Vorstellung der Personen
Wir haben l
Wi h b langjährige Erfahrungen mit Effizienzprogrammen in Unternehmen, innerhalb
jäh i E f h it Effi i i U t h i h lb
und außerhalb des Konzerns Deutsche Telekom AG.
erson & Funktion
PD Dr. Ralf Helbig Rüdiger Weiß Marc Wagner
Head of Group Head of Group Head of Group
Pe
Strategy & Business Alignment People Management Solutions Cost Optimization & Restructuring
IT Effizienz Strategic Workforce Planning Cost Optimization & Restructuring
Themen
n
Financial Management in IT & Management Turnaround Management
IT Strategie Personaldiagnostik & -umbau Transformationsmanagement
IT Transformation Management Change Management Programm-Management
© Detecon
–2–

3. Praxisvortrag Detecon: Visuelles Protokoll
Der heutige W k h
D h ti Workshop wird visuell protokolliert.
id i ll t k lli t
Vorstellung Grafikassistent
© Detecon
–3–

4. Praxisvortrag Detecon: Workshop-Voting
Im V l f d W k h
I Verlauf des Workshops möchten wir Sie über ein Umfrage-Voting einbeziehen.
ö ht i Si üb i U f V ti i b i h
Ablauf des Votings
Antworteingabe Ergebnis
50 %
25 %
15 %
10 %
Drücken Sie: 1 2 3 4
Für A t
Fü Antwort:
t A B C D
Eingabe der Antwort durch die einzelnen und sofortige, anonymisierte Darstellung der
Teilnehmer in das Handgerät Antworten aller Teilnehmer
Anschließend gemeinsame Diskussion der
Ergebnisse
© Detecon
–4–

5. Praxisvortrag Detecon: Wer wir sind
ICT Beratung mit Umsetzungsfokus: Wi zeichnen uns durch tiefe Branchenkenntnis
B t it U t f k Wir i h d h ti f B h k t i
sowie einen umsetzungsorientierten und partnerschaftlichen Beratungsansatz aus.
Projektplanung Vom Konzept bis zur
erfolgreichen Umsetzung
Faktenbasierte,
Faktenbasierte quantitative Analysen
als Voraussetzung unserer
Empfehlungen
Praxisnahe und erprobte Konzepte
durch jahrzehntelange E
d hj h h t l Expertise i
ti in
der Umsetzung von Projekten
Einbindung moderner ICT-Techno-
logie zur Schaffung effizienter und
effektiver Abläufe und Strukturen
(durch starken Technologie-Schwer-
punkt)
© Detecon
–5–

6. Inhalt
1 Begrüßung & Vorstellung
2 Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme
3 Effizienz in der IT
4 Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur
5 HR-Themen in Effizienzprogrammen
6 Zusammenfassung & Diskussion
© Detecon
–6–

7. Praxisvortrag Detecon: Einführung
Restrukturierung und Effizienz – ein durchaus emotionales und negativ besetztes
R t kt i d Effi i i d h ti l d ti b t t
Thema
Restrukturierung =
Personalabbau ?!
Effizienz =
höhere Arbeitsbelastung ?!
© Detecon
–7–

8. Praxisvortrag Detecon: Einführung
aber man kann das Thema auch positiv verstehen: Mit Effizienzprogrammen kann die
b k d Th h iti t h Effi i k di
Qualität, die Leistungsfähigkeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert werden.
Qualitätsverbesserung Leistungsfähigkeit Aufgabenbereicherung
Weniger Fehler Effizienzsteigerung der Steigerung der Arbeits-
Effizientere Ablä f und mehr
Effi i t Abläufe d h Organisation produktivität
Transparenz Erhöhung der Wettbewerbs- Verbesserung Arbeitsumfeld
Verbesserte Servicequalität fähigkeit
Steigerung der Kunden-
g g
zufriedenheit
© Detecon
–8–

9. Praxisvortrag Detecon: Einführung iPad-Demo
Effizienz i t mehr als K t
Effi i ist h l Kostensenkung durch P
k d h Personalabbau.
l bb
Kosten Qualität
senken steigern
Personal
l
Infrastruktur
Sachkosten IT betroffen
Was meinen wir?
Personal
fit machen
Sofort Gesamt
Orga
Effekt 1 Einheit
Langfristig
© Detecon
–9–

10. Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme
Der
D ganzheitliche Lösungsansatz von Detecon wird im Circle of Excellence Efficiency
h itli h Lö t D t i d i Ci l f E ll Effi i
zusammen mit externen Experten kontinuierlich weiterentwickelt.
Integrierter Ansatz Details
Schwerpunkt ist die Neuausrichtung
Restructuring
R t t i und Transformation der Organisation
& Dies erfordert einen integrierten
Cost Optimization Ansatz unter Beteiligung aller
relevanten Funktionen sowie
“den Blick über den Tellerrand”
Dabei ist der “Faktor Mensch”
entscheidend
IT ist dabei DER Enabler für
Functional Effizienzsteigerungen
Trans- Human
Efficiency
formation Resources
(e.g. F, Proc)
Ausgewählte Partner
TWM@
IT
Efficiency
© Detecon
– 10 –

11. Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization
Restructuring
&
Cost Optimization
Functional
Trans- Human
H
Efficiency
formation Resources
(e.g. F, Proc)
IT
Efficiency
© Detecon
– 11 –

12. Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization
Unser R t kt i
U Restrukturierungsansatz i t ganzheitlich: Die Vorphase definiert Art und Umfang
t ist h itli h Di V h d fi i t A t dU f
des Programms und bildet die Grundlage für die „Go“ oder „No-Go“ Entscheidung.
Restrukturierungs-PMO (inkl. Sounding Board)
Kick-Off
3 6 oc e
3-6 Wochen 3 – 9 Monate
o ate
A. B.
Vorphase & Projektsetup Projektphase
I. II. III.
Ist-Analyse
Ist Analyse IV. Umsetzung Quick-wins
Quick wins
Baselining Grobkonzept
(inkl.
& (inkl.
Strategie
targeting Quick-wins)
Review)
V. Detailkonzept VI. Pilot VII. Umsetzung
Zielsetzung
Entscheidungsgrundlage für das Top- Quick-Wins & strukturelle Anpassungen realisieren
Management schaffen Schnelle Umsetzung der Quick-Wins zur kurzfristigen
Transparenz, strategische Ziele, Ergebnisoptimierung
Ausgangssituation & Problemstellung Präzisierung,
Präzisierung Auswahl und Umsetzung der strukturellen
Identifikation von Gaps/Stellhebeln Maßnahmen
Bildung von Hypothesen/Szenarien Tracking der Maßnahmenumsetzung (Erfolgsmonitoring)
Festlegung der Projektstruktur
“Go” oder “No-Go”
Go No Go
© Detecon
– 12 –

13. Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization
Ein P
Ei Programm Management Office (PMO) bildet die „Schaltzentrale“ für das Projekt und
M t Offi bild t di S h lt t l “ fü d P j kt d
stellt eine effiziente Steuerung des Projektes sicher.
Das PMO als Kommandobrücke Wesentliche Aufgaben
Unterstützung der Projektleitung
bei der Steuerung des Projektes
Berät die Projektleitung bei der
inhaltlichen Ausgestaltung
Stellt effiziente Projektabläufe sicher
Behält den “kritischen Pfad” im Auge
Erkennt Risiken und Handlungsbe-
darfe und leitet Gegenmaßnahmen ab
© Detecon
– 13 –

14. Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization
Die
Di zentrale Schaltstelle bildet das „Restrukturierungs-PMO“, welches in kritischen
t l S h lt t ll bild t d R t kt i PMO“ l h i k iti h
Projekten durch eine Efficiency Taskforce unterstützt wird.
Projekt-/Programm-Management
Fachliche & IT-Gesamtsteuerung Efficiency Taskforce
Office
Strukturierung und Gesamt- Planung & Steuerung des Maßnahmenableitung &
koordination Projektes -tracking
tracking
Schnittstelle zwischen IT- & Optional: Campus Management Sicherstellung des Erfolgs des
Fachseite Gesamtprojektes
Restrukturierungs-
g
Programm-Management
Sozialpartner &
Change & Kommunikation
Datenschutz/-sicherheit
Erstellung K
E t ll Kommunikationskonzept
ik ti k t
Koordination nationale + internationale
Koordination und Durchführung von
Sozialpartner
Trainings-, Change Management-
Erstellung Datenschutzkonzept
Maßnahmen
© Detecon
– 14 –

15. Inhalt
1 Begrüßung & Vorstellung
2 Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme
3 Effizienz in der IT
4 Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur
5 HR-Themen in Effizienzprogrammen
6 Zusammenfassung & Diskussion
© Detecon
– 15 –

16. Praxisvortrag Detecon: Effizienz in der IT
Circle f Excellence Effi i
Ci l of E ll Efficiency
Restructuring
&
Cost Optimization
Functional
Trans- Human
H
Efficiency
formation Resources
(e.g. F, Proc)
IT
Efficiency
© Detecon
– 16 –

17. Agenda
Einführung IT Trends
Implementierung Ausblick
© Detecon
– 17 –

18. Agenda
Einführung IT Trends
Implementierung Ausblick
© Detecon
– 18 –

19. Praxisvortrag Detecon: Evolution der IT
In d V
I der Vergangenheit wurde die Effizienzsteigerung durch und von der IT
h it d di Effi i t i d h d d
vorangetrieben. Diese Entwicklung wird sich in der Zukunft weiter fortsetzen.
Gestern Heute Morgen
Hoch spezialisierte Infrastruktur Zunehmende Standardisierung Datenspeicher und Rechen-
für spezifische Anwendungen der Infrastruktur kapazitäten als Commodity
Hohe Heterogenität in IT Virtualisierung zugrundeliegender Starke Modularisierung und
Landschaften Hardware Austauschbarkeit von IT
Bausteinen
© Detecon
– 19 –

20. Praxisvortrag Detecon: Entwicklungen und ihre Auswirkungen
Die K
Di Komplexität, und damit die Kosten i d IT steigen exponentiell d
l ität d d it di K t in der IT, t i ti ll durch i
h immer
kürzere Innovationszyklen und sich schnell wandelnde Geschäftsanforderungen.
Entwicklungen Auswirkungen auf IT Handlungsdruck
Kurze Exponentiell Komplexität
Innovations- ansteigende reduzieren und
Zyklen Komplexität managen
Schnell
Exponentiell
wandelnde Kosten der IT
steigende
Geschäfts- senken
Kosten der IT
anforderungen
Neue Möglich-
Neueste private keiten für das
k it fü d
IT-Ausstattung Geschäft
erschließen
© Detecon
– 20 –

21. Praxisvortrag Detecon: Ziel von IT Effizienz
Das Ziel
D Zi l von IT Effizienz ist es, den gleichen oder höheren Nutzen b i niedrigeren
Effi i i t d l i h d höh N t bei i d i
Kosten zu erbringen.
Schematische Darstellung
Nutzen
Verlauf nach IT
Effizienz Steigerung
Bisheriger Verlauf
Kosten
© Detecon
– 21 –

22. Agenda
Einführung IT Trends
Implementierung Ausblick
© Detecon
– 22 –

23. Praxisvortrag Detecon: IT Trends
Innovationen ermöglichen Effizienzen, die bei vorherigen Programmen nicht
I ti ö li h Effi i di b i h i P i ht
berücksichtigt wurden.
Zentrali-
Substitution
sierung/ Standardi- Automati- Redu- Wert-
durch
Konsoli- sierung sierung zierung schöpfung
Innovation
dierung
g
Prozesse
Applikationen/
Font-end
Weitere
Effizienz- Gegenstand vorheriger Effizienzprogramme
potentiale
Middleware/
Daten
Infrastruktur/
Netz
© Detecon
– 23 –

24. Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing
Die I d t i li i
Di Industrialisierung von IT-Infrastrukturen bricht Wertschöpfungsketten auf und
IT I f t kt b i ht W t hö f k tt f d
erhöht die Marktdynamik.
C
B X
Es wird eine geringere A
Anzahl von Infrastruktur
Infrastruktur-
Providern mit riesigen RZ-
Fabriken überleben.
C X Y
B
Eine neue Klasse von A
Betreibern ohne eigene
Infrastruktur wird sich
etablieren. Z
Geschäftsprozesse und
strategische Planung
g g
rücken in den Mittelpunkt
der IT Kompetenz.
© Detecon
– 24 –

25. Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing
Trendradar
Hoch Hoch
Hybrid Cloud
H b id Cl d Real Time
Real-Time
Computing Infrastructure Cloud-Driven
IT Services
Cloud Security Security
Control Application Platform Outsourcing
as a Service
Multisourcing
M
l
tte
CMDB
iitte
Elastizität Service Integrator
te
Mi
Public Cloud
ll
Cloud Storage Computing Virtual Server
Business Service
Process Mgmt.
IT Infrastructure Software as a Management Tools
Utility eMail/Print Service (SaaS)
( )
Desaster Recovery
Enterprise Portals Business Process
as a Service Managed Utility
Virtualisierung Print Services
IT Infrastruktur-
Cloud-basierter Outsourcing SaaS Tools for
Email Service p
IT Operations
Gering
Gering
Low
Low g
TK Outsourcing
< 2 Jahre
2 - 5 Jahre
n
tze
> 5 Jahre
Nu
© Detecon
Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured
– 25 –

26. Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing
P bli Cloud Computing – N P d ti Infrastructure und Sandbox.
Public Cl d C ti Non Productiv I f t t d S db
Cloud Computing zur Kostenoptimierung und Flexibilisierung
Verlagerung nicht Produktiver Infrastruktur in die Cloud
Testsysteme ohne Produktivdaten
Buildserver
50 % der Testsysteme in der Cloud bis 2014
Flexible Ressourcennutzung b i B d f
Fl ibl R t bei Bedarf
Ziel-Kosten von Amazon On-Demand betragen 50 % der Ist-Kosten
© Detecon
– 26 –

27. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture
Entwicklung und Deployment von IT-Anwendungen werden sich nachhaltig verändern.
E t i kl dD l t IT A d d i h hh lti ä d
C X Y
B
A
Die lang gepriesene
Modularisierung und
standardisierte Bereit- Z
stellung von Anwendungen
wird Realität.
Neue IT-Dienste werden
nicht länger anwendungs-
basiert, sondern prozess-
orientiert eingeführt.
i ti t i füh t
© Detecon
– 27 –

28. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture
Trendradar
Hoch
Hoch
Context-sensitive
C t t iti
Anwendungen
Portal Aggregation Agile Software-
Fabric Entwicklung
SOA Federation
Business Process
Management Suites
M
Mobile Web Apps
l
itte
Master Data
iitte
tte
SOA Backplane Representational Management
M
ll
State Transfer (REST)
Enterprise Mashups
IT Project Application Lifecycle
Enterprise
Enterprise Portfolio
Architecture Tools Management
Architecture Tools Management
Application Testing
RIA Rich Clients Services
Service Oriented Model-Driven
Web 2.0 Business Apps Architectures
Open Source Continuous
Service Bus Integration
Gering
Open Source Web
Gering
Ger
Low
Application Server
2. Generation
w
Portlets
< 2 Jahre
2 - 5 Jahre
n
> 5 Jahre
tze
Nu
© Detecon
Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured
– 28 –

29. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture
St d di i T h l St k
Standardisierung von Technology Stacks.
Standardisierung von Technology Stacks
Absenkung der Betriebskosten durch Komplexitätsreduktion
Kostensenkung für die Entwicklung, Wartung und dem Release-to-Production-
Prozess
Anwendungen mit hoher Komplexität
Reduzierung der Komplexität der Anwendungen
Durchführung von Migrationen im Rahmen von Major Releases
Ca. 10 – 15 % Absenkung der Betriebskosten
g
Reduktion der Projektkosten durch effektives Matching der Anforderungen auf
standardisierte Technologie-Stacks
© Detecon
– 29 –

30. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management
Informationslogistik entwickelt sich zu einer signifikanten Quelle von
I f ti l i tik t i k lt i h i i ifik t Q ll
Wettbewerbsvorteilen.
Das Datenvolumen und die
Komplexität der Datenbe-
ziehungen wird zunehmen.
09:00 12:00 19:00 09:00 12:00 19:00
Informationsbeschaffung in
Echtzeit i d
E ht it wird zum S hlü
Schlüssel l
der Wettbewerbsfähigkeit.
Differenzierte Suchfunk-
tionen & semantische Ver-
knüpfung von Informationen
gewinnen an Bedeutung.
© Detecon
– 30 –

31. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management
Trendradar
Hoch
Hoch Information
Kollaborative Infrastructure
SOA Data Services
Entscheidungsfindung
Extensible Business Enterprise Information
Reporting Language Management
Semantisches Web /
Web 3.0 Taxonomie und
Ortung von
Ontologie Management
XML-basierte Expertenwissen
p
M
l
tte
Dokumentenformate Data Stewards
iitte
t
Mi
(Rolle)
ll
E-Discovery Content Integration and Migration
Content Software
Analytics Internet Reputation
Wikis Management
RSS / Atom Corporate Performance
Content Syndication Management Revisionssichere
Datenhaltung
Federated Search Data Quality (Information Lifecycle
eForms
Tools Management)
Corporate
Blogs
Interaktive
Gering
Visualisierung
Gering
Low
Low g
Video Search
in
< 2 Jahre
2 - 5 Jahre
n
> 5 Jahre
tze
Nu
© Detecon
Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured
– 31 –

32. Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management
D t b k Pl ttf
Datenbank-Plattform.
Viele Anwendungen nutzen standardisierte, flexible DBMS-Plattform
Nutzung von anforderungsadäquaten Datenbankplattformen mit optimierten
Infrastruktur St k
I f t kt Stacks
Klare Governance
Alle Anwendungen mit Datenbanken
g
Eignung bei ca. 50 % der Anwendungen
Einsparung von ca. 30 % der Ist-Kosten
Standardisierungsansätze der Daten- & Informationsstrukturen
Vereinfachte Auswertungen und Informationsanalysen
Verringerte Entwicklungs-, Wartungs- und Betriebskosten
Reduktion von Lizenzkosten durch Multi-Vendor-Strategie
Multi Vendor Strategie
© Detecon
– 32 –

33. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility
Der Fortschritt i d N t
D F t h itt in der Nutzung von ICT Services im Unternehmen wird von den
S i i U t h id d
Mitarbeitern ausgehen.
Die Gerätevielfalt und
Verkürzung ihrer Lebens-
g
zyklen setzt dem Gieß-
kannen-Prinzip der IT im
Unternehmen ein Ende.
Mitarbeiter bringen zukünf-
tig ihre elektronischen
Arbeitsmittel von zu Hause
mit.
Die Vernetzung von Privat-
und Berufsleben erweitert
sich über die Unterneh-
mensgrenzen hinweg.
© Detecon
– 33 –

34. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility
Trendradar
Hoch
Hoch
Ubiquitous
Collaboration
Mobile
Transphones Multicore-CPUs
Mobiler Zahlungs-
verkehr (NFC etc.)
Wireless Power
Festnetz-/Mobilfunk
Konvergenz (FMC)
K
M
l
tte
Bluetooth
iitte
t
Multitouch
Mi
Low Energy Social Network
ll
Input
Speech-to-Text Analysis Mobile Enterprise
auf mobilen Devices Application Platform
Microblogging
ePaper / Photonic
p App Store
Displays Pico-
Pi Immersive
Konzepte
Beamer Lernumgebungen
Erkennung von
Gesten Mobile Internet
Devices (MID)
( )
Gering
Gering
Low
Low g
in
< 2 Jahre
2 - 5 Jahre
n
> 5 Jahre
tze
Nu
© Detecon
Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured
– 34 –

35. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility
B i Client Konzept.
Basis Cli t K t
Nutzung standardisierter ThinClients
Moderne Software-Bereitstellungsmechanismen zur Reduktion des
Paketierungsaufwands
Kostensenkung für Entstörung, Verteilung und Betrieb
Reduktion der Softwareprofile auf <10 Basis-Profile
Ca. 50 % der Arbeitsplatzsysteme werden auf ThinClients bzw. virtualisierte Clients
umgestellt
Einsatz von PC-Pads und Bring-Your-Own-Computer-Konzepten
Reduktion der Paketierungskosten und der Client-Administration und -Support
Zentrale Governance
Effizientes Ausrollen neuer Releases und Applikationen, daher größere Flexibilität
© Detecon
– 35 –

36. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security
Mobilität
M bilität und Modularisierung erweitern die Anforderungen an Sicherheit und Integrität.
dM d l i i it di A f d Si h h it d I t ität
09:00 12:00 19:00 09:00 12:00 19:00
Kontextsensitive @work @work @home @work @work @home
Anwendungen erzeugen
eine neue Qualität der
Benutzerführung.
A X
Zukünftige Geschäfts-,
Kooperations- und B Y
Betriebsmodelle weichen
Unternehmensgrenzen auf.
U t h f
C Z
© Detecon
– 36 –

37. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security
Trendradar
Hoch
Hoch
Context Brokers Kundenzentrische
Dienste-Strategie
Statisches Identity and Access
Security Testing Cloud Computing
Intelligence / Auditing
Governance
Virtual Directories Krisenmanagement
M
l
tte
iitte
t
Mi
Identity Provisioning /
ll
Föderierte eMail Archivierung
eMail Archivierung
Identitäten Withdrawal
Location-aware Applications
Kerberos
Single Sign-On
Si l Si O Maschinen/Software-Account
M hi /S ft A t
Datenbank- Passwort-Management
Verschlüsselung
Meta-Directories Biometrische
Web Application Authentifizierung
Firewalls (Layer 7)
Gering
Gering
Low
Low g
in
< 2 Jahre
2 - 5 Jahre
n
> 5 Jahre
tze
Nu
© Detecon
Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured
– 37 –

38. Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security
Z t li i A M t
Zentralisierung Access Management.
Identifikation von Applikationen mit dedizierten Authentisierungsstoren
Kosteneinsparung durch zentralisiertes User Management
Einsparung an Incidents für Passwortrücksetzung und Userpflege
Alle Applikationen nutzen zentralen Autorisierungsdienst
Alle Applikationen mit eigener Authentifizierung
f
Kostenreduktion fü S
K t d kti für Support- und Ad i i t ti
t d Administrationsaufwände für N t
f ä d fü Nutzerverwaltung
lt
Reduktion fachlicher Inkonsistenzen
© Detecon
– 38 –

39. Agenda
Einführung IT Trends
Implementierung Ausblick
© Detecon
– 39 –

40. Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #1 – Baselining
Die fü di E
Di für die Errechnung der Effizienzpotenziale verwendete Baseline muss zukünftige
h d Effi i t i l d t B li kü fti
Entwicklungen und Planungen berücksichtigen und abbilden.
Herausforderung Erläuterung
Eine Reduktion der IT-Kosten ist
eingeplant
Findet dies keine Berücksichtigung in
der Baseline werden zu hohe
Einsparpotenziale ausgewiesen
2011 2012 2013 2014 2015
Baseline Ist Kosten
-38 % Zukünftige Entwicklungen und
Planungen müssen in der Baseline
abgebildet werden
Planungsänderungen müssen in die
Baseline übernommen werden
Einsparpotenziale müssen di
Ei t i l ü diese
Entwicklungen berücksichtigen
2011 2012 2013 2014 2015
Savings nach Baseline Savings nach Ist Kosten
© Detecon
– 40 –

41. Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #2 – Double Counting
Effizienzpotenziale werden von verschiedenen Einheiten (IT und Business) mehrmals
Effi i t i l d hi d Ei h it dB i ) h l
identifiziert und ausgewiesen.
Herausforderung Erläuterung
Effizienzprogramme werden parallel
Business Sicht IT Sicht
durch Business und IT durchgeführt
Potenziale werden doppelt identifiziert
# Titel Härtegrad # Titel Härtegrad
und ausgewiesen
Standort
Standort- Abschaltung
1 1
konsolidierung Cluster
Abschaltung
2 2 Virtualisierung
Cluster
Anwendungs-
Anwendungs
3 Anpassung WAZ 3
konsolidierung
Abbildung auf Portfolio macht doppelt
ausgewiesene Potenziale transparent
Substitution
Standar- Zentra- Automati- Wert-
durch Reduzierung
disierung lisierung sierung schöpfung
Innovation
Prozesse
Applikationen
Middleware/
Daten
Infrastruktur
© Detecon
– 41 –

42. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz
Detecon setzt in einer Vielzahl von Projekten auf den bewährten Campus-Ansatz – d
D t t ti i Vi l hl P j kt f d b äh t C A t das
allerdings in unterschiedlichen, situationsabhängigen Ausprägungen.
Campus-Ansatz
Modus Rahmenbedingungen Fokus
Gemeinsamer
Raum und Equipment gestellt
„Working
CAMPUS Tagesablauf weitestgehend frei durch
Environments
Environments“
„Light“ jeweilige Teams definiert
CAMPUS zur effizienten
„Schlankes“ Campusmanagement
Arbeitsgestaltung
Eigenes „Campus Management“ + Gemeinsame,
eigener Campus-Kalender/Postfach intensive Bear-
CAMPUS
1 – 2 Campus Days organisiert mit beitung von
„Medium“
verpflichtender Teilnahme für mind. das Themen/Gemein-
Coreteam samer Spirit
Kurzfristige,
Eigenes Gebäude gemeinsame
CAMPUS Eigenes Equipment/Versorgung Erarbeitung von
„Hardcore“ 3 – 5 Campus Days organisiert konkreten Maß-
verpflichtende Teilnahme nahmen unter
hohem Zeitdruck
© Detecon
– 42 –

43. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz
Das Campus-Konzept bietet d
D C K t bi t t dem Projekt ein “Zuhause” und sichert die notwendige
P j kt i “Z h ” d i h t di t di
Distanz zum Tagesgeschäft.
Erfolgsfaktoren Aufbau Campus
Identifiziere die fähigsten Entscheidungsträger (
g g g (keine
Stellvertreter) für jede Initiative in der Organisation
Stelle ein Arbeits-Campus zur Verfügung, der intensive
Diskussionen sowie k
Di k i i konzentrierte Arbeit zulässt
t i t A b it lä t
Schaffe Distanz zum operativen Tagesgeschäft, um den
Fokus auf die Projektarbeit zu setzen
Stelle die Vertraulichkeit sicher durch einen beschränkten
Zutritt zum Campus
Pflege eine offene Kommunikation durch Angebot von
Kaffee-Ecken, Tischkicker und Abendevents
Biete dem Projekt eine State-of-the-art Arbeitsinfrastruktur
© Detecon
– 43 –

44. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz
Die Erfahrung aus di
Di E f h diversen „Campus-Projekten“ zeigt, dass der Vorbereitungs- und
C P j kt “ i t d d V b it d
Betriebsaufwand für einen Campus häufig unterschätzt wird.
Erfolgsfaktoren & Lessons Learned
Klare Zielsetzung für das im „Campus Mode“ zu bearbeitende Programm
Umfassende Stakeholderanalyse im Vorfeld – alle Entscheider und Know-
how-Träger müssen an Bord sein
Projekt-
Projekt und Gremienstruktur im Vorfeld der Campusphase fixieren –
nachträgliche Anpassungen sind nur schwer möglich
Ausreichende Vorbereitung des Campus (Vorbereitungsaufwand nicht
unterschätzen – normalerweise sind min. 2 – 4 W h V l f erforderlich!)
t hät l i i d i Wochen Vorlauf f d li h!)
Klare Verantwortlichkeiten und Verlinkung der Vorgaben mit den Zielen
der Projektbeteiligten (Incentivierung)
Sicherstellen, dass Schnittstellen zu anderen Programmen (zu denen eine
Abhängigkeit besteht) nicht vernachlässigt werden (Umfeldanalyse)
Klare Kommunikationsregeln von Anfang an definieren/konsequent umsetzen
Reporting und Dokumentationsaufwand für Teilnehmer minimieren bzw. durch
externen Support abwickeln lassen – Fokus liegt auf der inhaltlichen Bearbeitung von Themen
© Detecon
– 45 –

45. Agenda
Einführung IT Trends
Implementierung Ausblick
© Detecon
– 46 –

46. Praxisvortrag Detecon: Mehrwert durch IT Effizienzen
Für ll Stakeholder füh
Fü alle St k h ld führen die IT Effizienzen zu einem deutlichen Mehrwert.
di Effi i i d tli h M h t
Maja Meyer, Meine Anliegen werden schneller bearbeitet,
Kundin treffender und für mich passend bearbeitet.
Durch unsere neue IT habe ich mehr Zeit für
Tom Tauber,
meine Kunden und kann mich gezielter um ihre
Berater
Bedürfnisse kümmern.
In meiner Arbeit kann ich mich auf die wichtigen
Steffi Stoff,
Tätigkeiten konzentrieren und muss keine
IT Mitarbeiter
IT-Mitarbeiter
Brände lö h
B ä d löschen.
Das IT Effizienzprogramm ermöglicht es uns
Karl Kunste,
Kosten einzusparen und uns zielfokussiert
IT Leiter
aufzustellen.
© Detecon
– 47 –

47. Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung
Die N t
Di Nutzung der richtigen IT T
d i hti Trends – gepaart mit einer zielgerichteten Implementierung
d t it i i l i ht t I l ti
- ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Effizienz der IT.
Steigerung des Nutzens
IT Effizienz
Senkung der Kosten
Ermöglichung weiterer Effizienzen
g g
IT Trends
T d
Wirken von außen und innen
Identifikation von zentralen Herausforderungen
Implementierung
Lösungen für diese Herausforderungen
© Detecon
– 48 –

48. Inhalt
1 Begrüßung & Vorstellung
2 Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme
3 Effizienz in der IT
4 Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur
5 HR-Themen in Effizienzprogrammen
6 Zusammenfassung & Diskussion
© Detecon
– 49 –

49. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
Die Praxis i t das beste Beispiel: Was kann alles schieflaufen bei einem Effizienz-
Di P i ist d b t B i i l W k ll hi fl f b i i Effi i
projekt? – Die fiktive Optimind AG zeigt uns ein reales Beispiel.
Fallbeispiel Optimind AG
Startpunkt Effizienzprojekt:
„Die Effizienz der Finanz- und
Controllingorganisation ist
signifikant zu steigern.
Ein Peer-Vergleich zeigt ein
Kosten-Einsparungspotenzial
von 30 % auf!“*
* Ergebnis einer Interview-Reihe
© Detecon
– 50 –

50. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
Optimind
O ti i d AG – Di Umsetzung des übergreifenden Einsparungsziels im Projekt wurde
Die U t d üb if d Ei i l i P j kt d
durch hausgemachte Fallstricke gefährdet.
Fallstricke im Projekt
1 Fallstrick: Projektumfang als „moving target“
2 Fallstrick: Unterschätzung des Change Managements
3 Fallstrick: Kommunikationsprobleme
© Detecon
– 51 –

51. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
... was sich sehr negativ auf d Projekterfolg auswirkte.
i h h ti f den P j kt f l i kt
XXX
Steering
Scope Vision Offene Fragen Auswirkungen
Committee
1. Sitzung
„Wir wollen national Wie sind „Personalkosten“
die Personalkosten definiert? Keine klaren
in der Finanzorganisation Was verbirgt sich hinter der Verantwortlichkeiten
um 30 % senken“ „Finanzorganisation“ (Baseline)? Uneinheitliche
Terminologie
Keine messbaren
2. Sitzung Ergebnisse
Wie ist „international“ definiert?
„Wir wollen international
Was ist genau unter „Worldclass Häufige Änderungen
eine Worldclass Finance
Finance“ zu verstehen – nur Projektorganisation
Organisation aufbauen“
g
Kostenreduktion?
Verunsicherung &
Demotivation
Hohe Abhängigkeit von
3.
3 Sitzung
„ üb i
übrigens: Welche ist b t ff ? N ERP
W l h IT i t betroffen? Nur ERP- Beratern bzw Externen
bzw.
Änderungen in der IT sollten Systeme? Projekt – aus der Zeit,
natürlich berücksichtigt Was für Implikationen hat dies bzgl. Budget etc.
werden“ Zeit und Ressourcenplanung?
© Detecon
– 52 –

52. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
Lösung – U
Lö Unsere E f h
Erfahrung zeigt: Ei effektives Projektmanagement besteht aus drei
i t Ein ff kti P j kt t b t ht d i
wesentlichen Elementen.
Übersicht Beschreibung
Aufsetzen des Projekts mit klar
definiertem Projektumfang inkl
inkl.
1 Liefergegenstände, Meilensteine und
Project Set up ganzheitlicher Projektplanung
Steuerung des Projektes mit Hilfe
einer Reporting-Logik, Offene-
DTAG Total Workforce Management - Open Item Tracking List
14.09.2010
Punkte-Listen und Status-Meetings
New items to be inserted at the bottom Pull Down
ID Topic Created By Description Action Responsible Deadline Status Comments / Next Steps
152 TWM Übung / 22.07.2010 PMO Nachfolge Aktivitäten zu Multi Media Besuch in Schröter 30.07.2010 open
Unterstützung Dresden:
- Gemeinsamer Termin BCG, HCP, MMS Dresden
- Klärung der Fragen: Wie geht man mit kleinen Be-
teiligungen im Konzern am besten um? Wie gehen andere 8/26/10
Unternehmen mit kleinen Beteiligungen bei der Einbindung
von Teilprojekten um? Gibt es Benchmarks zu Markt und 2010
Definition des kritischen Pfads und
Branche? Gibt es bei BCG Informationen über Unternehmen
der gleichen Branche wie Multi Media.
-Hinweis: TSI als Erfahrungswert nutzen, da ca. 24 kleine 06 07 08 09
Beteiligungen/Legal Einheiten „gemanaged“ werden
Key Activities 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
211 Verankerung 30.06.2010 PMO Termin BCG/MMS Dresden GF: a) Benchmark
kleine Beteiligungen b) Benchmark gleiche
DTAG Planning (iPF)
Termin aufsetzen und koordinieren Schröter 30.07.2010 open
Branche
Input iPF Goal Setting Recap Goal Setting Goal Alignment
149 T-Home 22.07.2010 PMO Letztes Jahr wurden Aktivitäten in der T-Home 6/15/10HR
BCG, 19.08.2010 open 7/13/10 8/31/10 9/21/10
2
TWM Key Program
mit dem Namen: „No regret Maßnahmen“ Controller
Engpass Monitoring
abgeleitet (z.B. einheitliche Rollenmodelle
zwischen damaliger T-Home und T-Mobile, etc.).
Process and Use Cases
Project Reporting
Diese Maßnahmen sollen im Hinblick auf die iPF
Planungsworkshops mit VP nochmals „reviewed“ Pilot tool used for standard processes
werden.
9/16/10
QdP Rollout
54 Total Workforce M29.04.2010 PMO Funktionales TWM: Projekt soll für "Technology" Prüfen der Vorgehensweise für "Technology" Weber 31.08.2010 open
die Vorgehensweise prüfen
140 Weitere 15.07.2010 PMO Welche Kapazitäten müssen in die Planung PL der Segmente PL's Gap Analysis completed
31.08.2010 open
Verankerung von integriert werden? Eine Übersicht für zukünftige 6/29/10 6 11 TWM Pilot tool
TWM Ressourcen-Bedarfsmeldung soll erstellt werden.
Frontend & Data Cube offical use
141 SAKo/ Erstellung 15.07.2010 PMO Prozentuale Verteilung von SAKo auf SAKp? Thema wird in kleiner Runde mit Marlis Weniger Dirk Weber/ 31.08.2010 Release TWM Pilot Tool
1st open TWM Pilot tool filled 8/18/10
eigener Cluster Schnittstelle SAKo und SAKp: Wie kann hier der geklärt. Marlis Weniger
Transfer realisiert werden? Prozentuale
7/9/10 7/31/10
Verteilung Top Down nicht möglich sondern nur IT Implementation (BW)
Bottom Up. Functional Specification Technical Specification
2 4 8 7/31/10 9/27/10
Data Privacy & IT Security
PSA Assessment SDSK Software Disability IT Checklist QdP Portal Repeat
Ein aktives Risikomanagement dient
6/17/10 6/24/10 Ergonomics Check Completion 9/5/10
7/10/10 7/14/10 7/23/10
Development & 7
Evaluation HR BP Summer Camp
6/28/10 - 6/30/10
Quali. Checklists
7/9/10
TWM
VIP
Cockpit
Light
TWM
Intensive
9/5/10 9/7/10 - 9/8/10 9/15/10 - 9/19/10
Social Partner Mgmt. 1 3 5
als Frühwarnsystem
Feed-In Briefing Vors. KBR KBR with 12
9 Feed-In KBA 9a KBR with 10 ok for executives
KBR Fr. Litzenberger TWM Basis Info KBR 8/3/10 12 delayed for non-executives
6/16/10 6/22/10 7/7/10 7/28/10
TWM IT Tool
8/18/10
Summer Break NRW
7/15/10 - 8/27/10
Summer Break Germany
6/24/10 - 9/13/10
N On track N Deviation N Critical
center for strategic projects
Documentation of measures through standardized profile
Measures template (if nec. measures group) Template
Measure name Responsible XXXXX Release xx.xx.xxxx
Measure
Name Description KPIs Feasibility (in %)
code
XX.XX.XX XXX XXX XXX
<90%
Main tasks Responsibility Critical points/risk factors
Maßnahmen
Maßnahmen-
XXX XXX XXX
3 Applicable areas Financial effect (EUR in m & time)
Controlling
Start of effect:
EBITDA effect: Costs: QX XXXX Full effect: QX XXXX
Affected function(s)
XXX OPEX OPEX (PMT-relevant) CAPEX (PMT-relevant) Effect: 2009 2010 2011 2012
Affected sub-function(s) OPEX/revenue -- -- -- --
Revenue OPEX (not PMT-relevant) CAPEX (not PMT-relevant)
XXX Opex (PMT )* -- -- -- --
Restructuring costs Opex (not PMT)* -- -- -- --
Other/comments on areas affected Capex (PMT)* -- -- -- --
Capex (not PMT)* -- -- -- --
Restruct. costs* -- -- -- --
Likely to be included in the measure/not yet
Included and quantified in the measure <50% Low <70% Medium <90% High 100% Certain
quantified
*To be entered as a negative number
Mar. 2, 2010 18
© Detecon
– 53 –

53. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
Fallstrick N 2 Ch
F ll t i k Nr. 2: Change Management – V ö
M t Verzögerungen bei der Besetzung des
b id B t d
Teilprojekts Change Management und Transformation.
Was war geschehen? Effekte & Probleme
Kunde bestand auf die hauseigene Besetzung des
Teilprojekts Change Management/Transformation
Zum Projektstart war noch kein Vertreter für das
Teilprojekt benannt und erst mit starker Verzögerung
besetzt
Durch die Verzögerung waren wesentliche Elemente
des Veränderungsmanagements nicht präpariert
Stakeholder Analyse
Change Story & Benefits
Kommunikationsbegleitung
Wichtige Stakeholder waren nicht informiert
Die Zielsetzung d P j kt war nicht richtig
Di Zi l t des Projekt i ht i hti
kommuniziert und erzeugt Missverständnisse
© Detecon
– 56 –

54. Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel
Lösung – V ll
Lö Vollwertige, rechtzeitige Wahrnehmung der Rolle Veränderungsmanagement
ti ht iti W h h d R ll V ä d t
minimiert Widerstände und beschleunigt Entscheidungsprozesse.
Übersicht Vorteile
Ganzheitlicher Ansatz Vermeidung von Missverständnissen,
Praxiserprobte Instrumente
Kommunikation, Change,
Kommunikation Change Enabling Fehlinterpretationen über die
Projektziele
Central work streams Sub-streams
Rechtzeitiges Einbinden wichtiger
Change/
Change/
Communication
Integrated communication
concept (newsletter, mails,
intranet, HR community etc.)
Stakeholder
Communication
Comm nication
Communication
(GCH)
(GCH) Change
Management
Integrated change concept
Sounding Boards
TWM selling material
Durchgehende, ganzheitliche
Weekly steering Jour fixe
Provide QdP tool and TWM Kommunikation innerhalb und
cockpit training etc.
Enabling (CTM)
Enabling BP review
Global HR BP Camp außerhalb der Projektteams
Enabling (CTM)
Co-
Verankerungselemente wie Sounding
Social partner management
determination Europe
Boards, Briefings sichern die Nach-
Data privacy/Legal Social partner Social partner management haltigkeit, erlauben aber auch Rück-
Data privacy/Legal management regarding tool, IT platform
and methodology changes
meldungen zur Außen-Wahrnehmung
Vermeidung von Ü
Überraschungen
Beschleunigung der
Entscheidungsprozesse
Minimierung von Widerständen
Mi i i Wid tä d
Planmäßige Zielerreichung
© Detecon
– 57 –

55. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – W
Ch Warum scheitern Projekte?
h it P j kt ?
Projekte scheitern weder an Technik noch an fehlenden
fachlichen Fähigkeiten.
Projekte scheitern an den menschlichen Verhaltens- und
Denkweisen wie:
falsche Wahrnehmung und Bewertungen
ungeeignete Kommunikationsprozesse,
Konflikte zwischen Rollen oder Personen,
,
Interessen & Positionen, Machkämpfen etc.
Wir haben kein Wissens- oder Erkenntnisproblem, sondern ein UMSETZUNGSPROBLEM
Quelle: Detecon, www.perspektive-blau.de, www.pm-blog.com
© Detecon
– 58 –

56. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – J d Veränderungsprozess stellt besondere Anforderungen an beteiligte
Ch Jeder V ä d t llt b d A f d b t ili t
Führungkräfte.
Tal der Tränen und Anforderungen an die Führungskräfte
Integration
Abwehr
Vorahnung Leitplanken für erfolgreiches
Phasen
Veränderungsmanagement
Emotionale Die Beeinflussung des
Akzeptanz Könnens (Fähigkeit)
Reaktionale g
Öffnung
Schock
S h k Die Förderung des Wollens
Akzeptanz
(Bereitschaft)
otionale
Reaktionen
Das Gefühl des Dürfens
Selbst- (Möglichkeit)
Sorge Schreck Ärger Frustration Trauer Neugier
vertrauen
Emo
Veränderungsprozess
Notwendige Fähigkeiten zur
gen
Kom
Kom- Begleitung eines
Haltung
Ernst Offen
E t Off Verständnis
V tä d i Unter-
U t Bestä-
B tä Transformationsprozesses
muni- Ermutigung
nehmen sein zeigen stützen tigen
kation Konflikt-Management
Problemlösungsfähigkeiten
en
Kom- Moderationsfähigkeit
t-
anforderunge
Management
Infor- Trai- Reflek- Moni- Men-
muni- Coaching
mieren nieren tieren toring toring Empathie-Fähigkeit
zieren
Learning on the job
g j
a
Psychosoziales aus Veränderungsprozessen (vgl. Büning und Bartschen, 2006)
© Detecon
– 59 –

57. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – K iti h Erfolgsfaktoren.
Ch Kritische E f l f kt
Kritische Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Veränderungsmanagement
Kritische Erfolgsfaktoren
Stakeholder Analysis und Management
Aufbau eines Change Fahrplans (Change Journey,
Transformation Roadmap) und konsequentes
Monitoring
Zielpersonen und gruppenspezifische
Kommunikation ( h ö
K ik ti („homöopathische D i “) alle
thi h Dosis“); ll
auch Nicht-Projektmitarbeiter gewinnen
Emotionalisierung des neuen Bewusstseins
(Engagement Roadmap) durch Bilder aber auch
durch Web2.0 Instrumente (YouTube, etc .)
Erlebbar machen, was Qualität und
Kostenbewusstsein für die Organisation bedeutet
und warum es wichtig ist
Quelle: Detecon, Kommunikationslotsen.de
© Detecon
– 60 –

58. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change M
Ch Management F
t Framework – B i i l fü die Erstellung einer Change Story.
k Beispiel für di E t ll i Ch St
Design of Change Story & Benefits
Leitfragen für die Change Story & Benefits
Wie lauten die strategischen Ziele für diese Change Trigger
Veränderung?
Warum sollte die Veränderung stattfinden? Was ist
die Dringlichkeit bzw. Auslöser?
Was genau soll sich verändern?
C a ge Story
Change Sto y
Auf
A f was soll gebaut werden? W l h A
ll b d ? Welche Aspekte
k
sollen beibehalten werden?
Was ist der Wertbeitrag der Veränderung für die
Benefits of
Organisationseinheit und für deren Kunden? Was change
h
ist danach besser?
Was sind die 3 Kernbotschaften der Veränderung?
Welche Botschaft soll unter keinen Umständen
gegeben werden? Quantifying
Welche Vorteile bestehen für den Einzelnen?
© Detecon
– 61 –

59. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – A vielzähigen P
Ch Aus i l ähi Praxisbeispiele wurden k k t H dl
i b i i l d konkrete Handlungsempfehlungen
f hl
abgeleitet und konsolidiert.
Handlungsempfehlungen
Verankerung im Leitbild bzw. in den Führungsgrundsätzen oder auch Team Charters Publikation
zum Thema
Kontinuierliche Kommunikation über Aktivitäten und Maßnahmen, wie sie auf die Ziele
einzahlen; aktives Marketing und Darstellung von Evidenzen
Langfristige Verankerung der Zielsetzungen in den Führungsinstrumenten (Kompetenzmodell,
Beurteilungsinstrumente für Führungskräfte und Mitarbeiter, 360 Grad Feedback)
Konsequenzmanagement (Was passiert mit Verfehlungen? Zeichensetzen durch respektvolle,
aber inhaltlich konsequente Maßnahmen)
Verankerung schon bei der Personalgewinnung (Onboarding)
g g g( g)
Verankerung der neuen Sichtweise in neue und laufende Unternehmens-Initiativen,
Programme, Projekte und sichtbar machen, wie diese einzahlen
Interne Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Soundingboards nutzen
Innovative Interventionen nutzen: Großgruppenveranstaltungen, Open Spaces, Worldcafe, etc.
Professionelle Begleitung durch ein Projekt Management Office
Etablierung von In-House Consultants zum Thema „Effizienz (als Ausbildungsgang)
In House „Effizienz“
Führung und Zusammenarbeit: Neue mentale Modelle (Klare Verantwortung, aber offene
und gleichzeitig flexible Organisationsformen)
© Detecon
– 62 –

60. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – Ti
Ch Tipps für das erfolgreiche “Scheitern”.
fü d f l i h “S h it ”
Wie Sie erfolgreich “scheitern”
Wie Sie erfolgreich „scheitern“ Punkte, auf die Sie achten sollten
Heikles nicht kommunizieren, um Widerstand zu „Startprojektgruppen“ beinhalten meist andere
vermeiden Teilnehmer als die endgültige Projektgruppe
Delegation des Veränderungsmanagements an
g g g Unterschiedliche Zielgruppen verfolgen meist auch
Projektmanager unterschiedliche Spannungskurven. Maßnahmen
Teamleiter und Führungskräfte der Basis werden müssen adäquat zugeschnitten werden
funktional isoliert Ziele werden meist individuell ausgehandelt, so
Lernen und Steuerung im Veränderungsmanagement auch di Zi l von V ä d
h die Ziele Veränderungsmaßnahmen
ß h
entkoppeln (hier muss jeder Mitarbeiter abgeholt werden)
Erzeugte
Spannung Spannungskurve
Belegschaft,
Projektgruppen
Unterschiedliche
Spannungskurven
der Beteiligten im
g Spannungskurve
Prozessablauf Geschäftsführung
und Vorberei-
tungsteam
Zeit
Event Review
© Detecon
– 63 –

61. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management
Change – Di Messbarkeit von Veränderungsmassnahmen ist notwendig für die
Ch Die M b k it V ä d h i t t di fü di
Transparenz und qualitative Diskussion über die Zielerreichung der Maßnahmen.
Die Messbarkeit von Veränderungsmaßnahmen
Ziel ist, die Wirksamkeit von Veränderungsmaßnahmen messbar und
anfassbar zu machen Meist dienen indirekte oder auch Proxy Indikatoren
machen.
als Messpunkte, um die Effektivität der Maßnahmen deutlich zu machen
Ziele – Kolloquium und Bewertungsumfragen
Mitarbeiter
Mitarbeiter- und Führungskräfte Befragungen (Reifegrad der
Führungskräfte-Befragungen
Veränderungen durch aufeinander aufbauenden Fragenkomplex
erheben)
Potential Bewertungen & Kompetenz Diagnostik
Kundenbefragungen und Index
Wertschöpfungsindex (Anzahl der Investoren, die in das Unternehmen/ Employee
„Renewal“
Innovate and
refresh mobilize
New frame for
corporate direction
AG investieren bzw. es in ihren Fond aufnehmen)
12 organization 1
Reenforce 11 2
Create a
individual
vision
learning
10 3
Achor targets
Create and KPI‘s
incentives
Konsequenz-Management (Wird das nicht Einhalten neuer
Year 3 Year 2 Year 1
4
Improve by new
technologies 9
Grundsätze geahndet?)
8
Develop new Align
business areas 5 infrastructur
e
7 Achieve 6 Redesign
customer processes
Revitalization of orientation Restructuring of the
the company company
Qualitätszuwächse aus dem Skill Management
© Detecon
– 64 –

62. Praxisvortrag Detecon: Kommunikationsprobleme Fallbeispiel
Fallstrick N 3 Mi d t
F ll t i k Nr. 3: Mindestens 80 % aller im Projekt auftretenden Konflikte und Gründe für
ll i P j kt ft t d K flikt d G ü d fü
Verzögerungen sind auf Kommunikationsprobleme zurückzuführen.
Kommunikationsprobleme Fehler & Effekte
Fehlende bzw. zu späte Einbindung
der relevanten Stakeholder
Fehlende Berücksichtigung von
„politischen“ Gegebenheiten &
Hierarchien sowie Motivation &
Einstellung der Beteiligten
Keine auf die jeweiligen Stakeholder
abgestimmte Kommunikation
g
Fehlende Berücksichtigung kultureller
Gegebenheiten (Bsp.PJV: Frankreich)
Führt zu
De-Motivation Blockaden
D M ti ti & Bl k d
Gefährdung des Projekterfolges
© Detecon
– 65 –

63. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept
Das K
D „Kommunikationshaus“ ermöglicht es, eine auf di j
ik ti h “ ö li ht i f die jeweilige Zielgruppe
ili Zi l
abgestimmte Kommunikation zu gewährleisten und sichert den Projekterfolg.
Kommunikationshaus
Projekt X Kommunikationskonzept
Projekt-Kommunikation Marketing- Change-Kommunikation
Projekt X: Kommunika- Kommunikation Projekt X: Entwicklung und
tionsplanung Projekt X: „Verkaufsförde- Kommunikation der Schnittstelle
rung“ als Kommunikations- Change Story „Co-pilot zum
Projekt X: Informations- Change
aufgabe im Rahmen des und Scorekeeper“
verteilung & Fortschritts-
berichtwesen Projekt X Kommunika- Mgmt.
tionskonzeptes
Kommunikationsprodukte
Stakeholder Portfolio Effektive & effiziente Projekt X
Informationsbereitstellung Marketingaktivitäten
Umfeldportfolio*
Meilenstein Planung & Change Story
Kommunikationsplan
Tracking
Projekt X
Statusberichterstattung
© Detecon
– 66 –

64. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept
Das Stakeholder Portfolio besteht
D St k h ld P tf li b t ht aus den Clustern:
d Cl t
Keep informed, Key players, Keep satisfied & Minimal effort.
Vorgehen
1.
1 Stakeholder identifizieren & groupieren
Alle Personen sowie Einheiten intern wie extern der DT,
die ein Interesse bzw. eine Einflussmöglichkeit im Keep informed Key players
Rahmen des Projektes vorweisen, sind als Stakeholder zu
identifizieren und zu gruppieren (zum effektiven Mapping
in die 4 Cluster des Stakeholder Portfolios)
High
nterests/Needs
2. Kommunikationsstrategien definieren
Keep informed Key players
Für jedes Projekt X Stakeholder Cluster wird eine
übergeordnete Kommunikationsstrategie definiert, die den
Rahmen für die Ausgestaltung der einzelnen
Kommunikationspläne setzt
In
Low
3. Projekt X Kommunikationsplan ausarbeiten Minimal effort Keep satisfied
Je nach Interesse und Einflussmöglichkeiten auf das Minimal effort Keep satisfied
Projekt wird ein Kommunikationsplan pro Cluster ausge-
staltet, der ein Granularitätslevel über Stakeholdergruppen Low High
bis auf Einzelstakeholderebene erlaubt
Power to Influence
© Detecon
– 68 –

65. Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept
Für jedes Stakeholder Cl t i t i üb
Fü j d St k h ld Cluster ist eine übergeordnete Kommunikationsstrategie
d t K ik ti t t i
definiert.
Stakeholder-
Ebene Adressdaten Kommunikationsstrategie
Cluster
(1) LA & Sponsoren Ensure Commitment
Enabler, (2) Konzernvorstand
K t d
(3) Core Team Die „Enabler“ sind im stetigen
Entscheider, Management Dialog punktuell in die
(4) Fachprojektleiter,
Botschafter E2E-Verantwortliche, Projektarbeit einzubeziehen, um
Anforderer Commitment zu erzeugen.
(1) Mitarbeiter der
Fachprojekte Keep informed and motivated
Umsetzer, (2) Projektleiter/
Meinungs- Programm Mitarbeiter Pilot Die „Umsetzer“ sind aktiv in die
(3) Schnittstellen Projektarbeit einzubeziehen, um
bildner Commitment zu erzeugen.
(4) KBR
Keep satisfied
(1) Betroffene Führungs-
Diesen Stakeholdern müssen
kräfte
Betroffene, Peer-Group
Peer Group (2) B t ff
Betroffene Mitarbeiter
Mit b it zielgruppenspezifische
Anwender (3) Auslandsgesellschaften Informationen zum Change-
prozess und zur weiteren
Orientierung gegeben werden.
(1) Interessierte Füh-
Füh Minimal effort
Konzern & rungskräfte und
Auslands- Mitarbeiter in D
Einfache und breite
Interessierte gesell- (2) Interessierte Füh- Kommunikation relevanter
schaften rungskräfte und Information zur Positionierung
Mitarbeiter in ausl. des Programms in DE und den
Gesellschaften g
Auslandsgesellschaften.
© Detecon
– 69 –

66. Inhalt
1 Begrüßung & Vorstellung
2 Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme
3 Effizienz in der IT
4 Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur
5 HR-Themen in Effizienzprogrammen
6 Zusammenfassung & Diskussion
© Detecon
– 70 –

67. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Circle of Excellence Restructuring
Efficiency
&
Cost Optimization
Functional
Trans- Human
H
Efficiency
formation Resources
(e.g. F, Proc)
IT
Efficiency
© Detecon
– 71 –

68. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Strategisches W kf
St t i h Workforce M
Management.
t
Definition SWM
Sehen Sie, Frau Schmidt! Dies ist ein
Global nutzbarer Ansatz zur systematischen Optimierung interner und optimaler Querschnitt unserer
externer Kapazitäten in Bezug auf Mitarbeiter die Energie der Jugend
g g
Mengen, Fähigkeiten, Kosten, Produktivität und Risiken gepaart mit der Weisheit der Jahre.
Basiert auf den identifizierten personalstrategischen Stoßrichtungen
einer Organisation
Bündelt die Ergebnis Darstellung in die Dimensionen Kosten Strukturen
Ergebnis-Darstellung Kosten,
und Planung
Unterstützt durch die ökonomische Fundierung einen „neuen“
Umgang mit dem Faktor Human Kapital
Herausforderung für Organisationen
Transformationsprozess und “Mind-shift” für Personalfachkräfte in
Mind shift
Richtung “strategischer Business Partner
Bislang nur Betrachtung der internen Workforce und Workforce Costs;
keine Einbeziehung der externen Ressourcen
Mangelnde Transparenz über Beschaffenheit und Entwicklung des
Personalkörpers durch heterogene HR-Landschaften und IT-Strukturen
„Lücke“ zwischen HR-Strategie und Strategie und Finanzplanung
© Detecon
– 72 –

69. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Strategisches W kf
St t i h Workforce M
Management.
t
Warum SWM? Vorteile für die Organisation
SWM sichert konzernweit die Verfügbarkeit des richtigen Transparenz über Bestand und Entwicklung des
Personals in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am
Zeit, Personalbedarfs in Bezug auf Qualifikation, Menge
Qualifikation
richtigen Ort und unter den wirtschaftlichsten und Kosten
Kostenbedingungen
Systematische Steuerung der internen und externen
SWM adressiert alle HR-Handlungsfelder und optimiert Workforce (Kosten und Skills) konzernweit
erstmalig St kt und Kosten der gesamten Work-force,
t li Struktur d K t d t W kf
Kontinuierliche Performance-Messung
d. h. aller internen und externen Personal-ressourcen
Effektiver Personalaufbau, -umbau und -abbau
Strategische Steuerung der Transformation
g g
Engere Verzahnung der HR-Planung mit Strategie
Ansatz und Geschäftsplanung iPF
Mit einer einheitlichen Datenbasis und KPI Fundierung
KPI-Fundierung Aufzeigen von Handlungsfeldern über typischen
schafft SWM die notwendige Transparenz für Planung Planungs-Horizont hinaus
und Steuerung des Personalkörpers durch die HR Abdeckung und nahtlose Integration neuer
Business Partner Geschäftsfelder und -prozesse
Stärkung von interner Talent- und Skill E t i kl
Stä k i t T l t d Skill-Entwicklung
Größere Genauigkeit und Einheitlichkeit im Reporting
© Detecon
– 73 –

70. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Wie f kti i t d St t i h W kf
Wi funktioniert das Strategische Workforce Management?
M t?
Strategisches Workforce Management adressiert
Alle Workforce Dimensionen und die eingängigen Personal Management Prozesse
Personalherausforderungen und strategische Stoßrichtungen
Ausgewählte Anwendungsfälle der Personalprozesse u. a. zur Darstellung von „Quick Wins“
Transparenz Planung Steuerung Monitoring
HR management process
Transparency Planning Steering Monitoring
Risk
kforce dimensions
Counter measures to address
deviation from plan
Productivity
Future demand per job
function
Costs/FTE
Basic work
Skills
Balancing internal/
external WF
Capacities (FTE)
© Detecon
– 74 –

71. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Transparenz: Anwendungsfälle und korrespondierende Messgrößen.
T A d fäll dk di d M öß
Transparenz
Aus den strategischen Stoßrichtungen werden die geschäftskritischen Personalprozesse abgeleitet und beschrieben
Real vorkommende Anwendungsfälle werden identifiziert und analysiert
Aus jedem Anwendungsfall werden relevante Messgrößen extrahiert und zu einem gesamtheitlichen Dashboard
verknüpft
Anwendungsfälle KPI‘s Dashboard
Auszug
Anwendungsfall Korrespondierende Messgrößen Dashboard Workforce Management
© Detecon
– 75 –

72. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Planung.
Pl
Planung
Auf Basis einheitlicher Rollen werden quantitative Aussagen bezüglich der Bestands- und Bedarfsituationen ermittelt
(„neue
( neue“ Form der Auseinandersetzung bzgl einer Personalplanung)
bzgl.
Identifizierte Parameter und Treiber bilden die Eckpfeiler für anschließende Simulationen und Szenarien zur
Beschreibung der jeweiligen Zielbilder
Die Analyse der Abweichung zwischen Bestand und Bedarf führt zu einem entsprechenden personalspezifischem
Maßnahmenkatalog (Einstellung neuer Fähigkeiten, Erweiterung bestehender Fähigkeiten, mittelfristiger Umbau
bestehender Kapazitäten, etc.) und dessen kommerzieller Bewertung (Budgetplanning)
Planungselemente und Ergebnisse
Einheitliche Rollen
Mengengerüst Bedarfe und Bestand
Bedarfstreiber und Parameter identifizieren
treiber- und parameterbasierte Simulationen und Szenarien
Abweichungsanalyse zwischen Bestand und Bedarf
Ableitung personalrelevanter Maßnahmen
© Detecon
– 76 –

73. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Von Bestands- d B d f i
V B t d und Bedarfssimulationen zur Steuerung.
l ti St
Steuerung
Bestands- und Bedarfssimulationen werden in Szenarientechnik aufgebaut und bewertet (auch unter Risikoaspekten)
Maßnahmen zur Realisierung der einzelnen Szenarien werden detailliert beschrieben
Kosteneffekte einzelner Szenarien werden übersichtlich dargestellt – insbesondere im Vergleich zu einem „Do Nothing“
Szenario
Steuerung und M it i erfolgen üb regelmäßige Abweichungskontrollen und Korrekturmaßnahmen sowie deren
St d Monitoring f l über l äßi Ab i h k t ll dK kt ß h i d
Bewertung
© Detecon
– 77 –

74. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Strategisches W kf
St t i h Workforce M
Management – M it i
t Monitoring.
Monitoring
Maßnahmen- und Auswirkungskontrolle
Frühwarnsystem (Dashboard) ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Abweichungstendenzen
Integration in die Geschäftsabläufe (insbesondere Planung und Review) sichert die Realisierung von Kosteneffekten
Realisierung und Effekte
Senkung der Arbeitskosten
Dashboard Workforce Management Vermeidung von Abbaukosten
Vermeidung von Fremdvergaben
Nutzung von Auslagerungen ("Outsourcing")
Tipps zur Umsetzung
SWM Gestaltung als integrativer Teil der
Geschäftplanungsprozesse
Sicherstellung übergreifender Zusammenarbeit
von Fachabteilungen, Personal und Einkauf &
Finanzen
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75. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Skill-
Skill und Talent Management – A f d
dT l tM t Anforderungen an den Umgang mit Fähigkeiten und
d U it Fähi k it d
Kompetenzen.
Skill Management
Aktuelle Herausforderungen in den Märkten, Technologien,
Produkten und Kundenverhalten forcieren einen intensiveren
Umgang mit dem Thema Skill-Management
Fachkräfte-Mangel, Wettbewerbsdruck und gesellschaftliche
Veränderung erfordert auch einen anderen Umgang mit dem
Thema Qualifizierung
„Employability“ wird groß geschrieben. Von Arbeitgebern wird
erwartet, dass der eigene Marktwert durch Zusatzausbildungen
g g
und Zertifizierungen gesteigert wird
Steigerung von operativen und Führungsfähigkeiten als
Notwendigkeit zur Wettbewerbsfähigkeit
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76. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Skill-
Skill und Talent Management – O
dT l tM t Operative Umsetzung.
ti U t
Skill Management
Systematischer Ansatz gewährleistet die enge Verzahnung mit den
Personal-Prozessen/Themen (Vergütung, Entwicklung, Beschaffung
(Vergütung Entwicklung Beschaffung,
Karriere, ) und die Berücksichtigung des Führungsverständnisses
einer Organisation
Operative, administrative Prozesse: Erfassung, Pflege, Qualitätsprüfung
und Ab i h
d Abweichungsanalyse
l
Einheitliches Rollenmodell detaillierte Skillprofile
zusammengefasste Skill Kataloge
Bewertungssystematiken von Skills
Struktur beinhaltet sowohl Hard- als auch Softskills
Ist organisiert als Baumstruktur
Tipp: Die Einbeziehung von Mitarbeiter-Vertretungen sichert nicht nur Einhaltung der
Mitbestimmung, sondern ist auch eine wertvolle Informationsquelle für die Adaption an
betriebliche Notwendigkeiten und Erfordernisse
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77. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Skill-
Skill und Talent Management – IT Expert C
dT l tM t E t Career D
Development.
l t
Talent Management am Beispiel IT Industrie
Karriere verändert sich
Fachliche Karrierewege entstehen gleichwertig neben den üblichen
Management Karrieren
Nachhaltige Veränderungen für Organisationen
Integrations- und Prozessmodelle helfen bei der systematischen
und nachhaltigen Implementierung
Karriere wird nicht mehr nur vertikal d fi i t sondern
K i i d i ht h tik l definiert, d
besteht im Wesentlichen aus einer horizontalen
Expansion!
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78. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Aufbau i
A fb einer IT E
Experten K i
t Karriere.
IT Experten Karriere
Aufbau eines umfassenden Skill-Katalogs zu ausgewählten IT Rollen, z. B.
IT Design & Operations
Systems Design & Engineering
Automatisierung durch unterstützende IT
Umfassende Gestaltung von Karrierewegen und Optionen
Berücksichtigung vergütungsrelevanter Wachstumsmöglichkeiten
Spezifische Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
zur weitergehenden Förderung
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79. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Verbesserung der Effizienz/Produktivität durch Web 2.0?
V b d Effi i /P d kti ität d h W b 2 0?
Social Media
Social Media steht für völlige Interaktion
Mitglieder von Social Networks nutzen die neuen Medien, um mit anderen zu interagieren oder um ihr digitales Ego und
ihre persönlichen Werte zu demonstrieren
Kann der Einsatz von Web 2.0 die Effizienz/Produktivität einer Organisation verbessern?
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80. Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen
Umfrage-Ergebnisse.
U f E b i
Trotz heterogener Ergebnisse verschie-
dener Studien bzw Umfragen erwartet
bzw.
die Mehrheit der Befragten eine Verbes-
serung der internen Zusammenarbeit
und entsprechende Produktivitäts-
steigerung
In parallelen Befragungen wurde ebenso
die Verbesserung der Arbeitgeber-
Attraktivität durch Web 2.0 als „hoch“
eingestuft
Sind Si
Si d Sie organisatorisch und
i t i h d
strategisch auf diese
Herausforderungen vorbereitet?
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81. Inhalt
1 Begrüßung & Vorstellung
2 Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme
3 Effizienz in der IT
4 Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur
5 HR-Themen in Effizienzprogrammen
6 Zusammenfassung & Diskussion
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82. Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion
“It’s ll b t
“It’ all about people”: Ein effizientes Stakeholder- und Kommunikationsmangement
l ” Ei ffi i t St k h ld dK ik ti t
sind wesentliche Grundvoraussetzungen für den Erfolg einer Restrukturierung
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83. Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion
Der
D ganzheitliche Lösungsansatz von Detecon wurde im Ci l of Excellence Efficiency
h itli h Lö t D t d i Circle f E ll Effi i
als Best-Practice zusammen mit externen Experten entwickelt.
Restructuring
&
Cost Optimization
Functional
Trans- Human
H
Efficiency
formation Resources
(e.g. F, Proc)
IT
Efficiency
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84. Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion
Herzlichen D k fü Ih A f
H li h Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir freuen uns auf eine ausführliche
k k it Wi f f i füh li h
Diskussion mit Ihnen.
Haben Sie Fragen?
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85. Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion
Kontaktdaten
K t ktd t
PD Dr. Ralf Helbig
Detecon International GmbH
CT-SA ICT Strategy&Business Alignment
Oberkasseler Str. 2
Bonn 53227
Phone: +49 (228) 7001939
Mobile: +49 (151) 16748174
e-Mail: Ralf.Helbig@detecon.com
Rüdiger Weiß
Detecon International GmbH
CO-PS People Mangement Solutions
Frankfurter Str. 27
Eschborn 65760
Phone: +49 (6196) 903406
Mobile: +49 (170) 8651101
e-Mail: Ruediger.Weiss@detecon.com
Marc Wagner
Detecon International GmbH
Cost Optimization & Restructuring
Oberkasseler Str. 2
Bonn 53227
Phone: +49 (228) 7001414
Mobile: +49 (175) 2206049
e-Mail: Marc.Wagner@detecon.com
e Mail: Marc Wagner@detecon com
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