Zeitmanagement

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  1. 1. Zeitmanagement „Keine Zeit“ gibt es nicht, es gibt nur andere Prioritäten. München, Dezember 2017
  2. 2. www.pr-ofession.com Herzlich Willkommen 2 „Das wichtigste haben wir im Laufe der Zeit verloren. Wir haben keine Zeit mehr“ Dozent: Rabieb Al Khatib Consultant, Project Manager, Lecturer
  3. 3. www.pr-ofession.com Was ist Zeit 3 Zeit ist nicht nur ein oft gebrauchter Begriff, sondern für Menschen das wertvollste Gut überhaupt.  Wie definieren Sie „Zeit“ für sich persönlich? Z e i t = _______________________
  4. 4. www.pr-ofession.com Was ist Zeit Zeitmanagement ist ein Teil Ihres gesamten Selbstmanagements und sollte zu den Schlüsselkompetenzen eines jeden Menschen gehören. Tatsächlich beherrschen nur wenige ihre eigene Zeit wirklich. Oft dominiert ein unkoordinierter Arbeitsstil den beruflichen Alltag, viele haben das Gefühl, „gearbeitet zu werden“. Sogar in der Freizeit klagen viele Menschen über Stress. 4
  5. 5. www.pr-ofession.com Zeit - Engpass 5  … Überlastung?  … Mehrarbeit?  … störende Einflüsse?  … Reaktion statt Agitation?  … Freizeitkonflikte?
  6. 6. www.pr-ofession.com Erfolgsfaktor Zeit • Beruflicher Erfolg und persönliche Zufriedenheit basieren zu einem wesentlichen Teil auf einer optimalen Zeitplanung und einer sinnvollen Zeiteinteilung. • Bei der Erforschung der Gründe von Stress und Chaos wird sehr schnell eine falsche oder unbefriedigende Zeitplanung als Ursache erkannt. 6
  7. 7. www.pr-ofession.com Erfolgsfaktor Zeit Zeitmanagement bietet: • … Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen. • … klar, strukturiert und zielgerichtet vorzugehen. • … schneller als andere zu sein. 7
  8. 8. www.pr-ofession.com Erfolgsfaktor Zeit • Wollen Sie wirklich mehr Zeit? • Bereitet es Ihnen Unbehagen mehr Zeit für sich selbst zu haben? • Sind Sie es schon gar nicht mehr gewohnt, über Zeit für sich selbst zu verfügen? • Fühlen Sie sich nicht mehr so wichtig, wenn Sie plötzlich mehr Zeit hätten? • Wehren Sie sich vielleicht gegen ein wirksames Zeitmanagement? 8
  9. 9. www.pr-ofession.com Erfolgsfaktor Zeit Vorteile durch Zeitmanagement: • Mehr Zeit für Ihre persönlichen Ziele • Mehr Zeit für das Wesentliche • Geringerer Zeitaufwand für Erledigungen • Im Vorfeld Schwierigkeiten erkennen und lösen 9
  10. 10. www.pr-ofession.com Die Persönliche Ablauforganisation • Optimierung von: - Arbeits- - Raum- - Zeitbeziehungen 10
  11. 11. www.pr-ofession.com Zeitmanagement Methoden 1. Getting Things Done GTD Der Ansatz von David Allen besagt, dass alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden. Sehr wichtige Aufgaben, die in sehr kurzer Zeit abgearbeitet werden können – wie die Beantwortung einer kurzen Mail – sollten sofort erledigt werden. Dann ist mehr Zeit für die auch wichtigen Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne dass am Ende der wichtige Kleinkram vergessen wird. 11
  12. 12. www.pr-ofession.com Zeitmanagement Methoden 2. Not-To-Do-Liste Verblüffend simpel, aber äußerst hilfreich kann die Liste der Dinge sein, mit denen man heute auf keinen Fall seine Zeit verplempern sollte. Beispiele sind das ständige Checken seiner sozialen Netzwerke oder seiner privaten Mails. Wenn man sich das notiert, sind wesentliche Zeitdiebe schon mal ausgeschaltet. 12
  13. 13. www.pr-ofession.com Zeitmanagement Methoden 3. Eisenhower-Matrix Das Grundprinzip ist einfach. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden: dringend und wichtig, dringend, aber nicht wichtig, wichtig, aber nicht dringend. Die angenehmste der vier Gruppen ist wohl die letzte: weder wichtig noch dringend. Denn alles, was dort hineingehört, kann weg. Die Aufgaben aus dem ersten Bereich sollten sofort erledigt werden. Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können delegiert werden, die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sollten exakt terminiert und dann selbst erledigt werden. 13
  14. 14. www.pr-ofession.com Zeitfallen • Nichts tun In Gedanken an die bevorstehende Aufgabe kommen diese Menschen immer zu dem überzeugenden Entschluss, dass jetzt gerade nicht der richtige Zeitpunkt für die Lösung dieses Problems ist. 14
  15. 15. www.pr-ofession.com Zeitfallen • Überanpassung Menschen, die an Überanpassung leiden, nehmen sich selbst, ihre Gedanken, Gefühle und Vorstellungen nicht wichtig, sondern möchten anderen immer alles recht machen, wodurch sie schwer NEIN sagen können. Die Wertschätzung anderer ist ihnen wichtiger als das, was sie eigentlich zu tun hätten. 15
  16. 16. www.pr-ofession.com Zeitfallen • Agitation Die Energie wird für sinnlose und ziellose Aktivitäten genutzt (hektisches Rauchen, Auf- und Abgehen, Telefonieren). So wird die Problemlösung durch eine Reihe anderer Aktivitäten behindert. 16
  17. 17. www.pr-ofession.com Zeitfallen • Keine Verantwortung übernehmen Abgeben bzw. Aufgabe der eigenen Verantwortung Diese Verhaltensform kann in stärkerem oder schwächerem Maße auftreten. Sie bedeutet die entschiedene Weigerung, selbst nachzudenken, vorhandene Probleme anzugehen bzw. sie zu lösen. 17
  18. 18. www.pr-ofession.com Zeitfallen Zeitdiebe und Störfaktoren: • Telefon • „Nicht „NEIN“ sagen können • Keine klaren Prioritäten • Termindruck • Routinearbeit • Mangelnde Delegation • Geringe Selbstdisziplin • Füllen Sie die Bewertung aus!! 18
  19. 19. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … am Telefon Kennen Sie das auch? Immer wenn Sie jemanden am Telefon sprechen möchten, ist er „gerade nicht im Büro“, „in einer Besprechung“, „irgendwo in der Nähe“, nur nicht am Telefon. In dieser Situation ist es ratsam, die Sekretärin/Assistenten nach einer genauen Zeit zu fragen, wann er erreichbar ist. Hinterlassen Sie eine Nachricht, geben Sie auch eine Zeit an, wann Sie selbst zu erreichen sind. Falls Sie nicht erreichbar sind, teilen Sie es mit. 19
  20. 20. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … bei der Beantwortung schriftlicher Fragen Wenn die Form es zulässt, antworten Sie möglichst immer auf dem erhaltenen Dokument. Schreiben Sie an den Rand, machen Sie wenn nötig eine Kopie. Senden Sie das Dokument wieder zurück. Sie haben die Anfrage ohne Aufwand beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die Frage als auch die Antwort auf einem Dokument, so dass die Verwaltung des Vorgangs vereinfacht wird. Widerstehen Sie der Gefahr der unnötigen Perfektion! 20
  21. 21. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … beim „NEIN“ sagen Lernen Sie, NEIN zu sagen Können Sie NEIN sagen, dann brauchen Sie weniger Versprechen einhalten und müssen weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhindern Sie so das „Burn-out- Syndrom“ und können sich stattdessen mehr auf Ihre persönlichen Qualitäten konzentrieren. 21
  22. 22. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … bei der Aufgabenplanung Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Eine Analogie finden Sie in der Fließbandfertigung. Jeder ist auf einen kleinen Teil der durchzuführenden Arbeit spezialisiert. Dadurch wird im Endergebnis eine höhere Produktivität erreicht, als wenn jeder die vollständige Aufgabe bearbeitet hätte. Kleine Aufgaben bearbeiten Sie sofort und vollständig. Auf diese Weise sparen Sie zusätzliche Vorbereitungs- und Verbesserungsphasen. 22
  23. 23. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … zur optimalen Geschwindigkeit Sie können viel Zeit gewinnen, wenn Sie etwas nicht zu schnell vollenden wollen, andererseits auch nicht zu lange zögern. Denken Sie z. B. an einen Marathonläufer. Sicherlich könnte er in der Anfangsphase schneller laufen, dann würde er jedoch später abfallen und insgesamt eine schlechtere Leistung erzielen. Haushalten Sie mit Ihren Ressourcen! Wichtig ist, den ersten Schritt zu tun und dann zügig und vor allem kontinuierlich weiter zu gehen. 23
  24. 24. www.pr-ofession.com Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden • … bei der Terminvereinbarung Wenn Sie einen Termin vereinbaren, planen Sie gleichzeitig auch das Ende. Nur so können auch die nachfolgenden Aufgaben pünktlich beginnen. Prüfen Sie vor der Terminabsprache ggf. die Anreisemöglichkeiten. Dies verhindert unnötige Wartezeiten. Machen Sie es sich auch zu Eigen, Ihre Termine kurz vorher zu bestätigen und bestätigen zu lassen. Sie ersparen sich damit viel Ärger, Zeit und Kosten. 24
  25. 25. www.pr-ofession.com Das Pareto-Prinzip • Die „80:20-Regel“ wurde von Vilfredo Pareto, einem italienischen Ökonomen, der die Zusammenhänge des Wohlstandes in verschiedenen Ländern um die Jahrhundertwende studierte, entdeckt. Er fand heraus, dass 20 % der Gesamtbevölkerung 80 % des Volksvermögens besitzen. • Pareto nannte dies ein „voraussehbares Ungleichgewicht“. Seine Forschungen wurden als die „80:20-Regel“ oder das „Pareto-Prinzip“ bekannt. 25
  26. 26. www.pr-ofession.com Das Pareto-Prinzip • 80 % der Arbeit wird von 20 % der Beschäftigten erledigt. • 80 % der Probleme • werden von 20 % der Leute verursacht. • 80 % der Tagesarbeit wird in 20 % des Arbeitstages erledigt. • 80 % Qualität kann in 20 % der Zeit erzielt werden. 26
  27. 27. www.pr-ofession.com Das Pareto-Prinzip 27 20 % 80 % 20 % 80 % Aufwand Nutzen Weniger Aufwand & mehr Nutzen
  28. 28. www.pr-ofession.com Leistungsmaximierung • Nehmen Sie neue Herausforderungen an und steigern Sie dadurch Ihre persönlichen Fähigkeiten! 28
  29. 29. www.pr-ofession.com Leistungsmaximierung • Legen Sie je eine Aktivitäten-Liste für berufliche und private Dinge an und führen Sie sie konsequent weiter! 29
  30. 30. www.pr-ofession.com Zielsetzung / Zielerreichung • Wer sich Ziele setzt, ist nach der Motivationsforschung „glücklicher und erfolgreicher“ • Menschen geben ihrem Tun durch Ziele eine Richtung und lenken ihre Aufmerksamkeit auf die richtigen, handlungsrelevanten Informationen. • Eine Zielorientierung trägt auch dazu bei, dass Strategien entwickelt und die Aufgaben so besser bewältigt werden. 30
  31. 31. www.pr-ofession.com Zielsetzung / Zielerreichung 31 1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen 4. Zielerreichung kontrollieren Die Aufgaben von heute sind die Erfolge von morgen! 3. Aktivitäten realisieren
  32. 32. www.pr-ofession.com Wie Sie Ziele erfolgreich realisieren • Das Ziel bezeichnet den zukünftigen Zustand einer Idee oder Vision. • Die Erreichung dieses Zustandes ist: 1. wünschenswert 2. lohnend oder 3. notwendig • Können Sie keines dieser drei Kriterien bejahen, handelt es sich nicht um ein echtes Ziel von Ihnen. 32
  33. 33. www.pr-ofession.com Wie Sie Ziele erfolgreich realisieren • Erhalten Sie durch Fragestellung eine klare Zieldefinition 33
  34. 34. www.pr-ofession.com Gesteckte Ziele • Gesteckte Ziele • müssen klar und deutlich formuliert werden. • sollen warum und wie erreicht werden. • Ziele sind Antreiber jeglichen Handelns. Sie sind Motivatoren, die den Leistungsgrad unserer Aktivitäten bestimmen. Je realistischer, klarer und eindeutiger eigene Ziele formuliert sind, desto größer ist die Aussicht, sie auch zu erreichen. • Als allgemeiner Grundsatz gilt: 34
  35. 35. www.pr-ofession.com Gesteckte Ziele realisieren • Ein Ziel muss messbar, realistisch und schriftlich geplant sein. 35
  36. 36. www.pr-ofession.com Zeitplanung • Warum schriftlich planen? • Überblick - Projekte, Termine, Tagesablauf • Konzentration - auf gegenwärtige, wichtige Aufgaben • Dokumentation - Nachvollziehbarkeit geleisteter Arbeit • Arbeitsentlastung - durch strukturierte Vorgehensweise • Ergebniskontrolle - durch Leistungssteigerung • Selbstmotivation - durch Zeitersparnis und fest ein- - geplante positive Elemente 36
  37. 37. www.pr-ofession.com Die To-do-Liste • Legen Sie Ihre „To-do-Liste“ auf einem DIN A4-Blatt an. • Notieren Sie alle Ihre Projekte, Aufgaben und andere Tätigkeiten, die Sie erledigen oder bei denen Sie nachhaken müssen. • Teilen Sie sich Ihren Platz so ein, dass Sie nicht nur Informationen wie Namen und Telefonnummern notieren können, sondern auch zusätzliche, relevante Informationen. • Wenn Sie Ihre „To-do-Liste“ entlasten soll, müssen Sie alles notieren. Je mehr Projekte, Aufgaben, Telefonate und andere Tätigkeiten Sie festhalten, umso besser können Sie die Ergebnisse eines Arbeitstages kontrollieren. 37
  38. 38. www.pr-ofession.com Die To-do-Liste 38
  39. 39. www.pr-ofession.com Der Tagesplaner • Der Tagesplaner hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, wichtige Aktivitäten zu planen, zu koordinieren, Aufgaben zu delegieren, zu kontrollieren und Ziele zu setzen. • Notieren Sie Ihre unerledigten Aufgaben nicht mehr auf Ihrer „To-do-Liste“, sondern, tragen Sie diese einfach an dem entsprechenden Tag in Ihren Tagesplaner ein. • Wählen Sie den Tag, an dem Sie glauben, dass Sie Zeit für diese Arbeit haben. Die Verbindung Ihrer „To-do-Liste“ mit dem Tageskalender gibt Ihnen die Flexibilität, zukünftige Aufgaben für den Tag einzuplanen, an dem Sie Zeit haben bzw. mit der Aufgabe anfangen wollen, was in den meisten Fällen nicht der Tag ist, an dem Sie Eintragungen vornehmen. 39
  40. 40. www.pr-ofession.com Der Tagesplaner 40 Nehmen Sie sich nicht zu viel vor und kalkulieren Sie mit lediglich 60 % Ihrer Tageszeit.
  41. 41. www.pr-ofession.com Das Eisenhauer Prinzip 41
  42. 42. www.pr-ofession.com Wichtigkeit & Dringlichkeit 42 B – Aufgaben Einplanen oder delegieren A – Aufgaben Sofort erledigen! C – Aufgaben Delegieren dringend wichtig
  43. 43. www.pr-ofession.com Wie geht Delegieren • Was soll getan werden? (Inhalt) • Wer soll es tun? (Person) • Warum soll er/sie es tun? (Ziel) • Wie soll er/sie es tun? (Details) • Womit soll er/sie es tun? (Arbeitsmittel) • Wann soll es erledigt sein? (Termin) 43
  44. 44. www.pr-ofession.com Den Tag richtig abschließen • Alle Aufgaben aufschreiben • Nach A, B, C, einteilen • Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen • Zeit für unvorhergesehene Aufgaben reservieren (Pufferzeit, Reserve) • Erledigungskontrolle • Serienkontrolle (Telefonblock, Diktierblock) • Tages-Rückblick/-Ausblick (Psychohygiene) • Schriftlich planen – und zwar am Vorabend! 44
  45. 45. www.pr-ofession.com Die Vier Zeittypen • A–Typ: Der dynamische Macher • B–Typ: Der kreative Kommunikator • C–Typ: Der beziehungsorientierte Teamplayer • D–Typ: Der akribische Analytiker 45
  46. 46. www.pr-ofession.com Die Vier Zeittypen 1. A–Typ: Der dynamische Macher • Nicht jedes neue Ziel bringt Sie weiter • Lernen Sie, loszulassen • Alles ist erreichbar – aber muss es das wirklich? • Nutzen Sie Ihre Stärken • Nutzen Sie die Ideenvielfalt Ihres Teams 46
  47. 47. www.pr-ofession.com Die Vier Zeittypen 2. B–Typ: Der kreative Kommunikator • Auch Sie können nicht ständig kreativ sein • Zeitplanung kann auch kreativ sein • Ideen festhalten • Schaffen Sie Ihre eigene, kreative Ordnungsstruktur 47
  48. 48. www.pr-ofession.com Die Vier Zeittypen 3. C–Typ: Der beziehungsorientierte Teamplayer • Ziele setzen • 'First things first' • Informieren Sie Ihre Umwelt • Stille Stunde 48
  49. 49. www.pr-ofession.com Die Vier Zeittypen 4. D–Typ: Der akribische Analytiker • Manchmal ist „gut“ gut genug • Fordern Sie sich mehr bei Ihrer Zeitplanung • Seien Sie großzügig • Entscheiden Sie • Rechnen Sie mit Unvorhergesehenem • Es gibt immer auch eine Alternative 49
  50. 50. www.pr-ofession.com Rabieb Al Khatib Persönliche Daten: geb. 30.09.1971 in Irbid, Jordanien Telefon: +49 (0) 160 89 62 401 E-mail: ra@pr-ofession.com In München seit 1993 Berufserfahrung 2012 – heute Projektmanager, Berater Business Development & Software Solution 2004 – 2011 Investmentbank HVB - Unicredit Group München // LBBW Stuttgart 2000 – 2004 Selbständig Catering & Event Agentur Ausbildung 2007 Dipl. PR Fachberater DAPR – BAW München 2002 Fachberater Marketing, Messe & Veranstaltungswesen – CBZ München 50

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