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1
Überblick

   Getting Things Done in a Nut Shell
   Kartenabfrage
   Kognitive Grundlagen
   Thinking Rock
   FAQ & Tipps für Wissensarbeiter




                                         2
Dr. Jens Oberender
   1997-2003       Diplom Informatik Studium, Uni Passau
   Seit 1999       IEEE Student Branch Passau
       Community an der Fakultät
       Fachwissen aus erster Hand
       Exzellente Aktivitäten in Passau
        Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party
   Seit 2006       Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.
       Background vieler Trainer in D-A-CH
       Stammtische der Regionalgruppe München
        Alleinstellungsmerkmal, Führen
       Jährliches Falkenstein Seminar
   2003-2009       Promotion IT-Sicherheit
       Informationen http://nymity.info
       Beratung/Technologietransfer in KMUs


                                                                            3
Meine ersten
Versuche
   Termine
   Priorisierte Liste
   Kontexte
Nachteile
   Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen
   Unzureichend bei vielen Aufgaben,
    die von Außen bestimmt werden



                                         4
Motivation

Zeitmanagement                  Getting Things Done
 Aufgaben innerhalb             Vertrauen gewinnen,
  der zur Verfügung               mit der eigenen Zeit
  stehenden Zeit                  richtig umzugehen
  erledigen                          Berücksichtigt kurz-
     Langfristige Ziele              und langfristige Zielen
      unterrepräsentiert             Entlastet das
     Work/Life-Balance aus           Kurzzeitgedächtnis,
      den Augen verloren              sofern möglich
     Zufriedenheit muss sich        „Flow“-fördernde
      alleine aus Arbeit              Strukturierung
      schöpfen
                                                                5
Vorbereitungen
   Einstieg in GTD
       Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig
   Arbeitsraum und Hilfsmittel
       Ziel: ablenkungsfrei
   Ablagesystem für aktive Aufgaben
       Eindeutiges Wiederauffinden
       ¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen
        dort abzulegen
   Ablagesystem zur
    Referenz
       Schnelle Ablage,
        z.B. Hängemappen

                                                             6
Getting Things Done - Prinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten
3.   Organisieren
4.   Durchsuchen
5.   Erledigen




                                   7
Prinzip 1) Erfassen

   Inbox
       Gedanken kurz aufnehmen
       Masse zählt
       Alles erfassen
   Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe




                                                    8
Prinzip 2) Durcharbeiten
   Hineinversetzen
          Motivation des Vorhabens formulieren
          2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen




                                                           9
Prinzip 2‘) Durcharbeiten
   Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
   Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
    (z.B. nach Delegieren)
   Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
   Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?




                                                10
Prinzip 3) Organisieren

Grundkategorien               Kontext
   Projektliste                 Telefon
   Termine                      Shopping
   Nächsten Schritte            Arbeitsplatz
Passive Kategorien               Seltener Ansprechpartner
   „Warten-auf“ Liste
   Liste mit
    Referenzmaterialien
   „Vielleicht/Irgendwann“
    Liste


                                                         11
Prinzip 4) Durchsehen

   Listen durchsehen und aktualisieren
   Mindestens wöchentlich
Ergebnis
   Aktualität
   Hinreichend wichtige und
    dringende Aufgaben sind gelistet
   Fokussiertes Arbeiten



                                          12
Prinzip 5) Erledigen

Handlungsentscheidung basierend auf
   1. Kontext
   2. verfügbare Zeitdauer
   3. Energielevel
   4. Priorität




                                      13
Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
   Vorbestimmte Aufgaben


   Akut anfallende Aufgaben /
    Unvorhergesehenes


   Selbstbestimmtes Arbeiten




                                       14
Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive




                                                     Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
                                                      fünf Jahre, Vision
   Laufende Projekte

                          Berufliche Ziele für ein
                             oder zwei Jahre




Aktuelles Handeln                                      Leben allgemein   15
GTD Grundprinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren
3.   Organisieren nach Kategorien und Kontext
4.   Durchsuchen


5.   Erledigen




                                                  16
Kartenabfage
Grüne Karte
                       Bitte:
   Faszination
                          5cm große
   “Ein Gedanke,
                           Buchstaben
    der mir gefällt“
                          nur Stichworte

Orange Karte
   Unklare Punkte
   z.B. Fragen zur
    Umsetzung

                                            17
                                                 17
Hindernisse für Wissensarbeiter

   Abstrakt definierte Aufgaben
   Fehlen direkter Erfolge
   Unterbrechnung des Flows
   Unsicherheit bei der Priorisierung
   -> keine intrinsische Motivation




                                         18
Kognitive Grundlagen

   Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
   Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
    Wahrnehmung
   7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
    [Miller 1956]
   Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
       Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
       Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)



                                                    19
Stigmergische Tätigkeiten

Diskutieren Sie das stigmergische Feedback
   Computerspiele
   Ballsportarten
   Hausaufgaben
   Webdesign
   Programmieren
   Projektarbeit
   Studieren/Promovieren

                                             20
Natürliches Planen

   Warum? Klarheit über den Zweck
   Vision der Zielerreichung
       Vorstellen, fühlen, schmecken
   Frische Ideen dazu bekommen
   Wichtiges identifizieren, Strukturieren
   Nächsten Schritt festlegen




                                              21
Prinzipien des Getting Things Done

   Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
       Belastungsfreies Arbeiten
       Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
   Ökonomie der Aufgabenwechsel
       2 Minuten Regel
   Wiedererkennen von Mustern
       Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
       Vorfiltern relevanter Aufgaben



                                                           22
GTD Live

   http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
    #Techniken_und_Werkzeuge
   Thinking Rock
    http://www.trgtd.com.au/




                                                       23
FAQ1
   Arbeitstag beginnen
       Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln
       Eingangskorb durcharbeiten
       “Nächste Schritte”-Liste durchschauen
       Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert
   GTD für Perfektionisten
       Den Prozess perfektionieren,
        Stillstand verhindern
   GTD im Team
       Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen
       Vorteil beim Delegieren,
        Kontrolle bleibt aufrecht erhalten

                                                          24
FAQ2
   Zuviele anstehende Projekte
       Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren
   Zuviele “nächste Schritte”
       Resultiert aus den Verantwortlichkeiten
       Prioritäten setzen
        (aus der aktuelle Woche nach Irgendwann
        verschieben)
       Aussage über freie Ressourcen
   Auswahl schwierig
       Genügend Information, um zu entscheiden?
       Rationale Quellen vs. Intuition
       Positiven Verlauf aktivieren


                                                          25
FAQ3

   Procrasination
    Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben
       Ursache: fehlender Überblick -> falsche
        Entscheidungen
       Selbstkontrolle/-disziplin
            Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt
            Energie-abhängig
            Verstärkt durch “Flow”




                                                        26
Tipps für Wissensarbeiter
   Generell
    1.   Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
    2.   Zur lieben Gewohnheit machen:
         Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
    3.   Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech
    Promovieren
    4.   Relevante Gedanken sofort erfassen
    5.   Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
         dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
    6.   Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
         Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität



                                                             27
GTD ist…
   Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
    Durchsehen, Durchführen
   Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
   Support durch Tools


   -> leichter entscheiden,
    welcher nächste Schritte getan werden sollte




                                                   28
Literatur

   Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting
    Things Done: The Science behind Stress-Free
    Productivity, Long Range Planning, Volume 41,
    Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
   Allen, David. Getting Things Done: The Art of
    Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.
   http://www.davidco.com/faq.php, 2009
   Images.google.com, search „getting things done
    workflow“, source friendfeed.com

                                                     29

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Riding the Flow - Wissenarbeit nach der Getting Things Done Methode

  • 1. 1
  • 2. Überblick  Getting Things Done in a Nut Shell  Kartenabfrage  Kognitive Grundlagen  Thinking Rock  FAQ & Tipps für Wissensarbeiter 2
  • 3. Dr. Jens Oberender  1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau  Seit 1999 IEEE Student Branch Passau  Community an der Fakultät  Fachwissen aus erster Hand  Exzellente Aktivitäten in Passau Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party  Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.  Background vieler Trainer in D-A-CH  Stammtische der Regionalgruppe München Alleinstellungsmerkmal, Führen  Jährliches Falkenstein Seminar  2003-2009 Promotion IT-Sicherheit  Informationen http://nymity.info  Beratung/Technologietransfer in KMUs 3
  • 4. Meine ersten Versuche  Termine  Priorisierte Liste  Kontexte Nachteile  Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen  Unzureichend bei vielen Aufgaben, die von Außen bestimmt werden 4
  • 5. Motivation Zeitmanagement Getting Things Done  Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen, der zur Verfügung mit der eigenen Zeit stehenden Zeit richtig umzugehen erledigen  Berücksichtigt kurz-  Langfristige Ziele und langfristige Zielen unterrepräsentiert  Entlastet das  Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis, den Augen verloren sofern möglich  Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde alleine aus Arbeit Strukturierung schöpfen 5
  • 6. Vorbereitungen  Einstieg in GTD  Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig  Arbeitsraum und Hilfsmittel  Ziel: ablenkungsfrei  Ablagesystem für aktive Aufgaben  Eindeutiges Wiederauffinden  ¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen dort abzulegen  Ablagesystem zur Referenz  Schnelle Ablage, z.B. Hängemappen 6
  • 7. Getting Things Done - Prinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsuchen 5. Erledigen 7
  • 8. Prinzip 1) Erfassen  Inbox  Gedanken kurz aufnehmen  Masse zählt  Alles erfassen  Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe 8
  • 9. Prinzip 2) Durcharbeiten  Hineinversetzen  Motivation des Vorhabens formulieren  2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen 9
  • 10. Prinzip 2‘) Durcharbeiten  Ist jetzt ein Fortschritt möglich?  Muss die Aufgabe weiter behandelt werden? (z.B. nach Delegieren)  Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?  Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen? 10
  • 11. Prinzip 3) Organisieren Grundkategorien Kontext  Projektliste  Telefon  Termine  Shopping  Nächsten Schritte  Arbeitsplatz Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner  „Warten-auf“ Liste  Liste mit Referenzmaterialien  „Vielleicht/Irgendwann“ Liste 11
  • 12. Prinzip 4) Durchsehen  Listen durchsehen und aktualisieren  Mindestens wöchentlich Ergebnis  Aktualität  Hinreichend wichtige und dringende Aufgaben sind gelistet  Fokussiertes Arbeiten 12
  • 13. Prinzip 5) Erledigen Handlungsentscheidung basierend auf  1. Kontext  2. verfügbare Zeitdauer  3. Energielevel  4. Priorität 13
  • 14. Prinzip 5‘) Erledigen Strenges Raster Schnell beurteilen, was ich tun soll  Vorbestimmte Aufgaben  Akut anfallende Aufgaben / Unvorhergesehenes  Selbstbestimmtes Arbeiten 14
  • 15. Prinzip 5‘‘) Erledigen Wechsel der Perspektive Ausblick auf drei bis Verantwortungsbereiche, fünf Jahre, Vision Laufende Projekte Berufliche Ziele für ein oder zwei Jahre Aktuelles Handeln Leben allgemein 15
  • 16. GTD Grundprinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren 3. Organisieren nach Kategorien und Kontext 4. Durchsuchen 5. Erledigen 16
  • 17. Kartenabfage Grüne Karte Bitte:  Faszination  5cm große  “Ein Gedanke, Buchstaben der mir gefällt“  nur Stichworte Orange Karte  Unklare Punkte  z.B. Fragen zur Umsetzung 17 17
  • 18. Hindernisse für Wissensarbeiter  Abstrakt definierte Aufgaben  Fehlen direkter Erfolge  Unterbrechnung des Flows  Unsicherheit bei der Priorisierung  -> keine intrinsische Motivation 18
  • 19. Kognitive Grundlagen  Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen  Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende Wahrnehmung  7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2) [Miller 1956]  Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]  Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)  Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“) 19
  • 20. Stigmergische Tätigkeiten Diskutieren Sie das stigmergische Feedback  Computerspiele  Ballsportarten  Hausaufgaben  Webdesign  Programmieren  Projektarbeit  Studieren/Promovieren 20
  • 21. Natürliches Planen  Warum? Klarheit über den Zweck  Vision der Zielerreichung  Vorstellen, fühlen, schmecken  Frische Ideen dazu bekommen  Wichtiges identifizieren, Strukturieren  Nächsten Schritt festlegen 21
  • 22. Prinzipien des Getting Things Done  Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig  Belastungsfreies Arbeiten  Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten  Ökonomie der Aufgabenwechsel  2 Minuten Regel  Wiedererkennen von Mustern  Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers  Vorfiltern relevanter Aufgaben 22
  • 23. GTD Live  http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done #Techniken_und_Werkzeuge  Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/ 23
  • 24. FAQ1  Arbeitstag beginnen  Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln  Eingangskorb durcharbeiten  “Nächste Schritte”-Liste durchschauen  Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert  GTD für Perfektionisten  Den Prozess perfektionieren, Stillstand verhindern  GTD im Team  Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen  Vorteil beim Delegieren, Kontrolle bleibt aufrecht erhalten 24
  • 25. FAQ2  Zuviele anstehende Projekte  Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren  Zuviele “nächste Schritte”  Resultiert aus den Verantwortlichkeiten  Prioritäten setzen (aus der aktuelle Woche nach Irgendwann verschieben)  Aussage über freie Ressourcen  Auswahl schwierig  Genügend Information, um zu entscheiden?  Rationale Quellen vs. Intuition  Positiven Verlauf aktivieren 25
  • 26. FAQ3  Procrasination Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben  Ursache: fehlender Überblick -> falsche Entscheidungen  Selbstkontrolle/-disziplin  Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt  Energie-abhängig  Verstärkt durch “Flow” 26
  • 27. Tipps für Wissensarbeiter  Generell 1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen 2. Zur lieben Gewohnheit machen: Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen 3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech  Promovieren 4. Relevante Gedanken sofort erfassen 5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren, dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen 6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren: Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität 27
  • 28. GTD ist…  Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen  Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz  Support durch Tools  -> leichter entscheiden, welcher nächste Schritte getan werden sollte 28
  • 29. Literatur  Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning, Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.  Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.  http://www.davidco.com/faq.php, 2009  Images.google.com, search „getting things done workflow“, source friendfeed.com 29