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1
Struktur der Vortrags

   Getting Things Done in a Nut Shell
   Kognitive Grundlagen
   Thinking Rock - Demo
   Tipps für Wissensarbeiter




                                         2
Erste Gehversuche

   Priorisierte Liste
   Termine
   Kontexte
Nachteile
   Nicht-geschaffte
    Aufgaben umtragen
   Unzureichend für
    fremdbestimmte Aufgaben


                              3
Unterschiede in der Zielsetzung

Zeitmanagement                  Getting Things Done
 Aufgaben innerhalb             Vertrauen gewinnen,
  der zur Verfügung               mit der eigenen Zeit
  stehenden Zeit                  richtig umzugehen
  erledigen                          Berücksichtigt kurz-
     Langfristige Ziele              und langfristige Zielen
      unterrepräsentiert             Entlastet das
     Work/Life-Balance aus           Kurzzeitgedächtnis,
      den Augen verloren              sofern möglich
     Zufriedenheit muss sich        „Flow“-fördernde
      alleine aus Arbeit              Strukturierung
      schöpfen
                                                                4
Vorbereitungen
   Einstieg in GTD
       Überblick über alle offenen Enden
   Arbeitsraum und Hilfsmittel
       Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen
       Arbeitsmittel vorrätig halten
   Ablagesystem für Aktiva und Referenz
       Eindeutiges Wiederauffinden
       Zeitsparend
       Kein unbewusstes Zögern




                                                 5
Getting Things Done - Prinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten
3.   Organisieren
4.   Durchsuchen
5.   Erledigen




                                   6
Prinzip 1) Erfassen

   Inbox
       Gedanken kurz aufnehmen
       Masse zählt
       Alles erfassen
   Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe




                                                    7
Prinzip 2) Durcharbeiten
   Hineinversetzen
          Motivation des Vorhabens formulieren
          2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen




                                                           8
Prinzip 2‘) Durcharbeiten
   Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
   Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
    (z.B. nach Delegieren)
   Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
   Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?




                                                9
Prinzip 3) Organisieren

Grundkategorien               Kontext
   Projektliste                 Telefon
   Termine                      Shopping
   Nächsten Schritte            Arbeitsplatz
Passive Kategorien               Seltener Ansprechpartner
   „Warten-auf“ Liste
   Liste mit
    Referenzmaterialien
   „Vielleicht/Irgendwann“
    Liste


                                                         10
Prinzip 4) Durchsehen

   Listen durchsehen und aktualisieren
   Mindestens wöchentlich
Ergebnis
   Aktualität
   Hinreichend wichtige und
    dringende Aufgaben sind gelistet
   Fokussiertes Arbeiten



                                          11
Prinzip 5) Erledigen

Handlungsentscheidung basierend auf
   1. Kontext
   2. verfügbare Zeitdauer
   3. Energielevel
   4. Priorität




                                      12
Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
   Vorbestimmte Aufgaben


   Akut anfallende Aufgaben /
    Unvorhergesehenes


   Selbstbestimmtes Arbeiten




                                       13
Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive




                                                     Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
                                                      fünf Jahre, Vision
   Laufende Projekte

                          Berufliche Ziele für ein
                             oder zwei Jahre




Aktuelles Handeln                                      Leben allgemein   14
GTD Grundprinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren
3.   Organisieren nach Kategorien und Kontext
4.   Durchsuchen


5.   Erledigen




                                                  15
Hindernisse
bei der Wissensarbeit
   Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben
    direkter Erfolge
   Häufige Unterbrechnung des Flows
   Unsicherheit bei der Priorisierung
   Vemeidbare Folge:
    Rückgang der intrinsischen Motivation




                                                  16
Natürliches Planen

1.   Warum? Klarheit über den Zweck
2.   Vision der Zielerreichung
        Vorstellen, fühlen, schmecken
3.   Frische Ideen dazu bekommen
4.   Wichtiges identifizieren, Strukturieren
5.   Nächsten Schritt festlegen




                                               17
Kognitive Grundlagen

   Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
   Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
    Wahrnehmung
   7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
    [Miller 1956]
   Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
       Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
       Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)



                                                    18
Prinzipien des Getting Things Done

   Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch
    gezieltes Sammeln der Aufgaben
       Belastungsfreies Arbeiten
       Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
   Ökonomie der Aufgabenwechsel
       Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
       2 Minuten Regel
   Wiedererkennen von Mustern
       Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
       Vorfiltern relevanter Aufgaben
                                                           19
Während dem Arbeitstag

   Vorherbestimmte Aufgaben einplanen
   Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des
    nächsten Schrittes einbeziehen
   Eingang mehrmals täglich durcharbeiten
   Falls Fortschritt länger stagniert, in
    Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln




                                                   20
Auswahl von Aufgaben
   Nächste Schritte-Liste
       Argumentationshilfe für belegte Ressourcen
       Reduzieren zu überschaubarer Größe
   Proportion zwischen den Körben
       Ideen vorfiltern         viele verwerfen
       Unwichtiges verschieben den Großteil auf die
                                Vielleicht/Irgendwann-Liste
       Kurzfristig erledigen    wenige auf die
                                 Nächste Schritte-Liste
   Veränderte Prioritäten erfordert
    erneutes Durchsehen der Listen


                                                              21
Zufriedenheit schöpfen
 – aus der erledigten Arbeit
   Entscheidungsraum bestimmen
       Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern
       Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert
        werden?
   Tipps
       Es zählt nicht die Menge,
        sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte
       Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt,
        Häckchen an jeden erledigten Punkt
   Kombination aus Ratio und Gefühl
   Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen


                                                               22
Procastination
   Aufschieben wichtiger Aufgaben
   Ursache: fehlender Überblick
   Folge: falsche Entscheidungen
   Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin
       Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt
       Energie berücksichtigen für nächsten Schritt
       Verstärkt durch Flow
   Die nächsten Schritte am Laufen halten
   GTD-Prozess perfektionieren
    „den Stillstand verhindern“
                                                       23
Tipps für Wissensarbeit
   Generell
    1.   Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
    2.   Zur lieben Gewohnheit machen:
         Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
    3.   Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech
    Artikel schreiben
    1.   Relevante Gedanken sofort erfassen
    2.   Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
         dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
    3.   Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
         Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität



                                                             24
GTD ist…
   Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
    Durchsehen, Durchführen
   Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
   Support durch Tools


   -> leichter entscheiden,
    welcher nächste Schritte getan werden sollte




                                                   25
Literatur

   Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The
    Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning,
    Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
   Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free
    Productivity, Penguin, 2001.
   http://www.davidco.com/faq.php, 2009
   http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
    #Techniken_und_Werkzeuge
   Thinking Rock
    http://www.trgtd.com.au/




                                                                26

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Getting Things Done (GfA Präsentation)

  • 1. 1
  • 2. Struktur der Vortrags  Getting Things Done in a Nut Shell  Kognitive Grundlagen  Thinking Rock - Demo  Tipps für Wissensarbeiter 2
  • 3. Erste Gehversuche  Priorisierte Liste  Termine  Kontexte Nachteile  Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen  Unzureichend für fremdbestimmte Aufgaben 3
  • 4. Unterschiede in der Zielsetzung Zeitmanagement Getting Things Done  Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen, der zur Verfügung mit der eigenen Zeit stehenden Zeit richtig umzugehen erledigen  Berücksichtigt kurz-  Langfristige Ziele und langfristige Zielen unterrepräsentiert  Entlastet das  Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis, den Augen verloren sofern möglich  Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde alleine aus Arbeit Strukturierung schöpfen 4
  • 5. Vorbereitungen  Einstieg in GTD  Überblick über alle offenen Enden  Arbeitsraum und Hilfsmittel  Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen  Arbeitsmittel vorrätig halten  Ablagesystem für Aktiva und Referenz  Eindeutiges Wiederauffinden  Zeitsparend  Kein unbewusstes Zögern 5
  • 6. Getting Things Done - Prinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsuchen 5. Erledigen 6
  • 7. Prinzip 1) Erfassen  Inbox  Gedanken kurz aufnehmen  Masse zählt  Alles erfassen  Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe 7
  • 8. Prinzip 2) Durcharbeiten  Hineinversetzen  Motivation des Vorhabens formulieren  2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen 8
  • 9. Prinzip 2‘) Durcharbeiten  Ist jetzt ein Fortschritt möglich?  Muss die Aufgabe weiter behandelt werden? (z.B. nach Delegieren)  Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?  Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen? 9
  • 10. Prinzip 3) Organisieren Grundkategorien Kontext  Projektliste  Telefon  Termine  Shopping  Nächsten Schritte  Arbeitsplatz Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner  „Warten-auf“ Liste  Liste mit Referenzmaterialien  „Vielleicht/Irgendwann“ Liste 10
  • 11. Prinzip 4) Durchsehen  Listen durchsehen und aktualisieren  Mindestens wöchentlich Ergebnis  Aktualität  Hinreichend wichtige und dringende Aufgaben sind gelistet  Fokussiertes Arbeiten 11
  • 12. Prinzip 5) Erledigen Handlungsentscheidung basierend auf  1. Kontext  2. verfügbare Zeitdauer  3. Energielevel  4. Priorität 12
  • 13. Prinzip 5‘) Erledigen Strenges Raster Schnell beurteilen, was ich tun soll  Vorbestimmte Aufgaben  Akut anfallende Aufgaben / Unvorhergesehenes  Selbstbestimmtes Arbeiten 13
  • 14. Prinzip 5‘‘) Erledigen Wechsel der Perspektive Ausblick auf drei bis Verantwortungsbereiche, fünf Jahre, Vision Laufende Projekte Berufliche Ziele für ein oder zwei Jahre Aktuelles Handeln Leben allgemein 14
  • 15. GTD Grundprinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren 3. Organisieren nach Kategorien und Kontext 4. Durchsuchen 5. Erledigen 15
  • 16. Hindernisse bei der Wissensarbeit  Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben direkter Erfolge  Häufige Unterbrechnung des Flows  Unsicherheit bei der Priorisierung  Vemeidbare Folge: Rückgang der intrinsischen Motivation 16
  • 17. Natürliches Planen 1. Warum? Klarheit über den Zweck 2. Vision der Zielerreichung  Vorstellen, fühlen, schmecken 3. Frische Ideen dazu bekommen 4. Wichtiges identifizieren, Strukturieren 5. Nächsten Schritt festlegen 17
  • 18. Kognitive Grundlagen  Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen  Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende Wahrnehmung  7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2) [Miller 1956]  Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]  Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)  Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“) 18
  • 19. Prinzipien des Getting Things Done  Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch gezieltes Sammeln der Aufgaben  Belastungsfreies Arbeiten  Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten  Ökonomie der Aufgabenwechsel  Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig  2 Minuten Regel  Wiedererkennen von Mustern  Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers  Vorfiltern relevanter Aufgaben 19
  • 20. Während dem Arbeitstag  Vorherbestimmte Aufgaben einplanen  Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des nächsten Schrittes einbeziehen  Eingang mehrmals täglich durcharbeiten  Falls Fortschritt länger stagniert, in Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln 20
  • 21. Auswahl von Aufgaben  Nächste Schritte-Liste  Argumentationshilfe für belegte Ressourcen  Reduzieren zu überschaubarer Größe  Proportion zwischen den Körben  Ideen vorfiltern viele verwerfen  Unwichtiges verschieben den Großteil auf die Vielleicht/Irgendwann-Liste  Kurzfristig erledigen wenige auf die Nächste Schritte-Liste  Veränderte Prioritäten erfordert erneutes Durchsehen der Listen 21
  • 22. Zufriedenheit schöpfen – aus der erledigten Arbeit  Entscheidungsraum bestimmen  Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern  Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert werden?  Tipps  Es zählt nicht die Menge, sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte  Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt, Häckchen an jeden erledigten Punkt  Kombination aus Ratio und Gefühl  Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen 22
  • 23. Procastination  Aufschieben wichtiger Aufgaben  Ursache: fehlender Überblick  Folge: falsche Entscheidungen  Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin  Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt  Energie berücksichtigen für nächsten Schritt  Verstärkt durch Flow  Die nächsten Schritte am Laufen halten  GTD-Prozess perfektionieren „den Stillstand verhindern“ 23
  • 24. Tipps für Wissensarbeit  Generell 1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen 2. Zur lieben Gewohnheit machen: Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen 3. Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech  Artikel schreiben 1. Relevante Gedanken sofort erfassen 2. Thema (10 000 Fuß) skizzieren, dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen 3. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren: Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität 24
  • 25. GTD ist…  Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen  Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz  Support durch Tools  -> leichter entscheiden, welcher nächste Schritte getan werden sollte 25
  • 26. Literatur  Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning, Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.  Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.  http://www.davidco.com/faq.php, 2009  http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done #Techniken_und_Werkzeuge  Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/ 26