Gesellschaft für Arbeitsmethodik (G.f.A.), Regionalgruppe Köln/Bonn, Vortrag vom 27.1.2010

1. 1

2. Struktur der Vortrags
 Getting Things Done in a Nut Shell
 Kognitive Grundlagen
 Thinking Rock - Demo
 Tipps für Wissensarbeiter
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3. Erste Gehversuche
 Priorisierte Liste
 Termine
 Kontexte
Nachteile
 Nicht-geschaffte
Aufgaben umtragen
 Unzureichend für
fremdbestimmte Aufgaben
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4. Unterschiede in der Zielsetzung
Zeitmanagement Getting Things Done
 Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen,
der zur Verfügung mit der eigenen Zeit
stehenden Zeit richtig umzugehen
erledigen  Berücksichtigt kurz-
 Langfristige Ziele und langfristige Zielen
unterrepräsentiert  Entlastet das
 Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis,
den Augen verloren sofern möglich
 Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde
alleine aus Arbeit Strukturierung
schöpfen
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5. Vorbereitungen
 Einstieg in GTD
 Überblick über alle offenen Enden
 Arbeitsraum und Hilfsmittel
 Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen
 Arbeitsmittel vorrätig halten
 Ablagesystem für Aktiva und Referenz
 Eindeutiges Wiederauffinden
 Zeitsparend
 Kein unbewusstes Zögern
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6. Getting Things Done - Prinzipien
1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsuchen
5. Erledigen
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7. Prinzip 1) Erfassen
 Inbox
 Gedanken kurz aufnehmen
 Masse zählt
 Alles erfassen
 Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe
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8. Prinzip 2) Durcharbeiten
 Hineinversetzen
 Motivation des Vorhabens formulieren
 2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen
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9. Prinzip 2‘) Durcharbeiten
 Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
 Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
(z.B. nach Delegieren)
 Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
 Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?
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10. Prinzip 3) Organisieren
Grundkategorien Kontext
 Projektliste  Telefon
 Termine  Shopping
 Nächsten Schritte  Arbeitsplatz
Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner
 „Warten-auf“ Liste
 Liste mit
Referenzmaterialien
 „Vielleicht/Irgendwann“
Liste
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11. Prinzip 4) Durchsehen
 Listen durchsehen und aktualisieren
 Mindestens wöchentlich
Ergebnis
 Aktualität
 Hinreichend wichtige und
dringende Aufgaben sind gelistet
 Fokussiertes Arbeiten
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12. Prinzip 5) Erledigen
Handlungsentscheidung basierend auf
 1. Kontext
 2. verfügbare Zeitdauer
 3. Energielevel
 4. Priorität
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13. Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
 Vorbestimmte Aufgaben
 Akut anfallende Aufgaben /
Unvorhergesehenes
 Selbstbestimmtes Arbeiten
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14. Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive
Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
fünf Jahre, Vision
Laufende Projekte
Berufliche Ziele für ein
oder zwei Jahre
Aktuelles Handeln Leben allgemein 14

15. GTD Grundprinzipien
1. Erfassen
2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren
3. Organisieren nach Kategorien und Kontext
4. Durchsuchen
5. Erledigen
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16. Hindernisse
bei der Wissensarbeit
 Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben
direkter Erfolge
 Häufige Unterbrechnung des Flows
 Unsicherheit bei der Priorisierung
 Vemeidbare Folge:
Rückgang der intrinsischen Motivation
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17. Natürliches Planen
1. Warum? Klarheit über den Zweck
2. Vision der Zielerreichung
 Vorstellen, fühlen, schmecken
3. Frische Ideen dazu bekommen
4. Wichtiges identifizieren, Strukturieren
5. Nächsten Schritt festlegen
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18. Kognitive Grundlagen
 Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
 Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
Wahrnehmung
 7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
[Miller 1956]
 Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
 Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
 Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)
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19. Prinzipien des Getting Things Done
 Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch
gezieltes Sammeln der Aufgaben
 Belastungsfreies Arbeiten
 Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
 Ökonomie der Aufgabenwechsel
 Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
 2 Minuten Regel
 Wiedererkennen von Mustern
 Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
 Vorfiltern relevanter Aufgaben
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20. Während dem Arbeitstag
 Vorherbestimmte Aufgaben einplanen
 Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des
nächsten Schrittes einbeziehen
 Eingang mehrmals täglich durcharbeiten
 Falls Fortschritt länger stagniert, in
Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln
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21. Auswahl von Aufgaben
 Nächste Schritte-Liste
 Argumentationshilfe für belegte Ressourcen
 Reduzieren zu überschaubarer Größe
 Proportion zwischen den Körben
 Ideen vorfiltern viele verwerfen
 Unwichtiges verschieben den Großteil auf die
Vielleicht/Irgendwann-Liste
 Kurzfristig erledigen wenige auf die
Nächste Schritte-Liste
 Veränderte Prioritäten erfordert
erneutes Durchsehen der Listen
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22. Zufriedenheit schöpfen
– aus der erledigten Arbeit
 Entscheidungsraum bestimmen
 Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern
 Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert
werden?
 Tipps
 Es zählt nicht die Menge,
sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte
 Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt,
Häckchen an jeden erledigten Punkt
 Kombination aus Ratio und Gefühl
 Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen
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23. Procastination
 Aufschieben wichtiger Aufgaben
 Ursache: fehlender Überblick
 Folge: falsche Entscheidungen
 Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin
 Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt
 Energie berücksichtigen für nächsten Schritt
 Verstärkt durch Flow
 Die nächsten Schritte am Laufen halten
 GTD-Prozess perfektionieren
„den Stillstand verhindern“
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24. Tipps für Wissensarbeit
 Generell
1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
2. Zur lieben Gewohnheit machen:
Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
3. Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech
 Artikel schreiben
1. Relevante Gedanken sofort erfassen
2. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
3. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität
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25. GTD ist…
 Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
Durchsehen, Durchführen
 Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
 Support durch Tools
 -> leichter entscheiden,
welcher nächste Schritte getan werden sollte
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26. Literatur
 Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The
Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning,
Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
 Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free
Productivity, Penguin, 2001.
 http://www.davidco.com/faq.php, 2009
 http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
#Techniken_und_Werkzeuge
 Thinking Rock
http://www.trgtd.com.au/
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