Arbeitstechniken im Überblick

1. Persönliche Arbeitstechnik
Elemente
Nutzen der PAT
Zeitfresser
Übersicht
Arbeitstechniken
Zielvereinbahrung
Persönliche Arbeitstechnik
Selbstmanagement
Untersucht und optimiert Arbeit
unter dem Aspekt Zeit
Beinhaltet Selbstmanagement und den
richtigen Umgang mit der eigenen Lebenszeit
Eigene Ziele
Zeit und Arbeitsplanung
Gute Arbeitsgewohnheiten
Richtige Sachmittel
Zeitbewusste Gesprächsführung
Verbesserung der Arbeitsproduktivität
Reduktion von Stress
Ziele bewusster erkennen und besser erreichen
Entlastung von unnötigen Tätigkeiten
Keine Ziele oder Prioritäten
Lösung: Tagesplan
Besucher
Lösung: Sprechstunde
Telefon Lösung: Sammeln von Telefonaten und
Ausführung zu einem bestimmten Zeitpunkt
Korrespondenz Lösung: Sammeln und erledigen am
frühen Morgen oder am späten Abend
Alles selber machen
Lösung: Delegieren
1. Zielsetzung
Methoden
Zielfindung
Situationsanalyse
Zielformulierung
Ergebnisse
Motiviierung
Beseitigung der Schwachstellen
Fixierung der Termine und nächsten Schritte
2. Planung
Methoden
Jahresplanung
Monats-,Tageplanung
APLEN-Methode
Ergebnisse
Optimale Einteilung und Ausnutzung
der zur Verfügung stehenden Zeit
3. Entscheidung
Methoden
Prioritätensetzung
80:20 Regel
ABC-Analyse
Eisenhower-Prinzip
Ergebnisse
Erfolgreiche Arbeitsgestaltung
Ordnen der Aufgaben nach Wichtigkeit
4. Realisation und
Organisation
Methoden
Tagesgestaltung
Biorythmus
Ergebnisse
Konzentration auf die
wesentlichen Aufgaben
5. Kontrolle
Methoden
Soll-Ist-Vergleich
Ergebniskontrollen
Ergebnisse
Positive Lebensführung
6. Information und
Kommunikation
Methoden
Rationelles Lesen
Rationelle Besprechung
Rationelle Zweiergespräche
Ergebnisse
Höhere Lesegeschwindigkeit
Abschirmun von Störungen
Inhalt
Aufgaben, Kompetenz, Verantwortung
Bedeutung
Ziele sind eine Herausforderung und lösen
Handlungen aus. Denken in Zielen bewirkt,
dass das Einzelne auf das grosse Ganze
ausgerichtet wird. Ziele lösen eine nach-
haltige Motivation aus.
F-10 Persönliche Arbeitstechnik.mmp / 22.12.1999 / © Toni Schnydrig / www.schnydrig.ch

2. 1. Zielsetzung
3. Entscheidung
(Prioritätensetzung)
Instrumente
4. Realisation
2. Planung
6. Information und Kommunikation
5. Kontrolle
Persönliche Arbeitstechnik
Selbstmanagement
Situationsanalyse
(IST)
Tätigkeits- und Zeitanalyse
Störblatt
Analyse der Zeitfresser
Ideen- und Vorgangsliste
Zielstrategien
(SOLL) Persönliche Vision
Wie will ich sein und gesehen werden?
Welches sind meine zentralen Wertvorstellungen?
Was ist für mich gut?
Was will ich leben?
Wohin will ich?
Zielformulierung
(eindeutig, überprüfbar!)
Was will ich bis wann erreicht haben?
Kurz- und langfristige Zielsetzungen
Jährlich min. 1 x Zielsetzungen überprüfen
schriftlich!
ABC-Analyse
Paretto-Zeitprinzip (80:20 Regel)
20% der Zeit bringen 80% der Ergebnisse
Eisenhower-Prinzip
Delegation
Wer? Was? Warum? Wie? Wann?
Tagesgestaltung
Leistungskurve
Ausnutzung des Leistungshochs
Biorhythmus
Berücksichtigung periodischer Schwankungen
Selbstentfaltung/Tagesrahmenplan
(Entwicklung persönlicher Arbeitsstil)
Soforterledigung
Vorgang nur einmal in die Hand nehmen
Konsequenz
Nur ein Vorgang auf einmal
Selbstdisziplin
Wichtiges zuerst
Vorbereitung
Besprechungen, Besuche, Telefon
Vorplanung
Am Abend den nächsten Tag planen
Vereinfachung
Es gibt immer einen einfacheren Weg
Selbstentlastung
Warum gerade ich?
Denken in Zielen
Das ständige Bewusstsein: Ist das was ich gerade tun will wirklich wichtig ?
Fragen vor jeder Aktivität
1. Ist diese Tätigkeit notwendig?
2. Muss ich sie selber tun?
3. Muss ich sie sofort tun?
4. Wie tue ich sie optimal?
Jahres-/Monatsplanung
Wochen-/Tagesplanung
Prinzipien des Zeitmanagements
Pufferzeiten
Dokumentaton (wofür wird Zeit verwendet)
Konsequent
Schriftlich
Übertrag
Resultate, nicht Tätigkeiten
Endtermin
Prioritäten
Delegation
Planung/Vorbereitung (Zeit reservieren)
Routineaufgaben (Zeit reservieren)
Abwechslung
ALPEN-Methode
Aufgaben zusammenstellen
Länge der Tätigkeit schätzen
Pufferzeit reservieren
Entscheidung über Prioritäten, Kürzungen, Delegation treffen
Nachkontrolle, Unerledigtes übertragen
Management mit Zeitplan-Hilfsmittel
Terminkalender
Tagebuch
Adressverzeichniss
Ideenkartei
Kontrollwerkzeuge
Rationelles Lesen
=> Höhere Lesegeschwindigkeit
Rationelle Besprechungen
Bessere Konferenzorganisation
Rationelle Zweiergespräche
Besuchermanagement, Sprechzeiten
Rationelles Telefonieren
=> (Weniger Unterbrechungen
Rationelle Korrespondenz
=> weniger Papierkrieg
Checklisten und Formulare
Arbeitsablaufkontrolle
Ergebniskontrolle
Tagesrückschau
Selbstmanagement ist die Technik, sich selbst so zu führen
und zu organisieren, dass man Erfolg hat
Mache immer nur eine Sache auf einmal,
diese jedoch konsequent und zielbewuss
ABC-Analyse Eisenhower-Prinzip
F-11 Arbeitstechniken.mmp / 22.12.1999 / © Toni Schnydrig / www.schnydrig.ch