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Zeit ist ...
… kostbar. Als selbstständiger
Designer und Familienvater wird mir
das jeden Tag aufs Neue bewusst.
Darum versuche ich Wege zu finden,
Abläufe so effizient wie möglich
zu gestalten. Und Werkzeuge zu
nutzen, die mir helfen, besser mit
der mir zur Verfügung stehenden
Zeit umzugehen.
Ich kann mich noch genau an den
Tag erinnern, an dem ich begonnen
habe, mich eingehender mit dem
Thema zu beschäftigen. Es war der
16. Oktober 2014 um 23:00.
Ich hatte viel zu tun, in meinem
Kopf ratterte es und da ich mein
Mailprogramme offen hatte, kam
noch ein E-Mail herein, das meine
Aufmerksamkeit auf sich zog.
Es war die Bewerbung eines Onlinekurses
auf der Plattform Skillshare. Der Titel
war so vielversprechend, dass ich noch
am selben Abend den gesamten Kurs
absolvierte und ich mich schon danach
besser fühlte, weil ich glaubte, einen Weg
gefunden zu haben, meine Situation zu
verbessern.
Der wichtigste Punkt des Kurses
war, alles das einen beschäftigt,
niederzuschreiben und festzuhalten.
Anstatt immer wieder darüber
nachzudenken.
Der Kurs von Tiago Forte basiert auf
der von David Allen entwickelten
Methode »Getting Things Done«.
Ich hatte schon zuvor, To-Do-Listen
im Einsatz, nur waren diese nicht
so gestaltet, dass sie alle Bereiche
meines Lebens erfassten. David Allen
macht nämlich keinen Unterschied
zwischen privaten und beruflichen
Aufgaben. Es sind alles Dinge, die uns
beschäftigen und die erfasst werden
müssen.
Es gibt die folgenden 5
Kernprinzipien:
1) Sammeln
2) Verarbeiten
3) Organisieren
4) Überdenken / Neu durchsehen
5) Tun
Daraufhin bin ich von einer
Papierliste auf einen digitalen
Taskmanager umgestiegen.
Dieser hat mir das Erfassen und
Organisieren stark erleichtert. Beim
ersten Niederschreiben bin ich auf
mehr als 150 Einträge gekommen,
die organisiert werden mussten. Es
hat richtig gut getan, dies alles aus
dem Kopf zu bekommen.
Um herauszufinden, wie man seine
Zeit verbringt, ist eine Analyse
wichtig. Erst das Sichtbarmachen
hilft einem neue Strategien für den
täglichen Arbeitsablauf zu finden.
Wer seine Arbeit hauptsächlich mit
dem Computer durchführt, für den
gibt es Rescue Time. Es genügt die
Anmeldung zu einem kostenloser
Account und die Installation des
Plug-Ins.
Rescue Time zeigt Ihnen genau,
welche Programme Sie benutzt
haben und auf welchen Seiten
Sie gesurft haben. Es bietet die
Möglichkeit, diese als störend
oder produktiv zu klassifizieren –
Sie können das Plug-In genau auf
Ihre Arbeitsweise anpassen. Eine
wöchentliche Zusammenfassung,
die Ihnen per E-Mail zugestellt
wird, erleichtert den Überblick. Sie
können Ziele definieren und sehen,
ob Sie diese erreichen.
Sehr wichtig ist weiters eine
möglichst lückenlose Zeiterfassung.
Das hilft Ihnen bei Kalkulationen
und vor allem beim Abrechnen von
Projekten.
Dazu nutze ich OfficeTime. Es
erlaubt auch Rechnungen zu
schreiben, die automatisch auf die
Zeiterfassung zurückgreifen. Sie
können Stundensätze individuell
eingeben, um das Honorar
berechnen zu lassen.
Was kann man tun, um die zur
Verfügung stehende Zeit besser zu
nutzen?
Für mich einer der wichtigsten
Faktoren, bevor es richtig losgeht:
gute Projektplanung. Je besser
ein Projekt zu Beginn geplant
ist, desto leichter kann man auf
unvorhergesehene Aufgaben
reagieren, die in den täglichen
Arbeitsablauf integriert werden
müssen.
Es gibt sehr viele
Projektmanagementtools. Ich nutze
xPlan (nur Mac). tom’splanner
ist ein Online Manager, der in
seiner Basisversion kostenlos
ist. Ich empfehle Ihnen solche
zu nutzen, die eine sogenannte
Gantt-Darstellung unterstützen.
Im Anhang finden Sie auch ein
kostenloses Programm, das
auf Windows, MacOS und Unix
funktioniert.
Gantt-Diagramme geben Ihnen eine
grafische Übersicht des Zeitverlaufs
und machen Zusammenhänge
optisch nachvollziehbar.
Automatisieren Sie wiederkehrender
Aufgaben. Es ist nicht notwendig,
diese per Hand immer wieder
aufs Neue auszuführen. Das ist
Zeitverschwendung.
Ein klassischer Fall sind Logins. Ich
weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber
für mich hat es sich mittlerweile
ausgezahlt, diesen Bereich zu
automatisieren.
Passwortmanager, erlauben einen
automatisierten Anmeldevorgang.
Kein Suchen, kein Zeitverlust.
Für E-Mail-Marketing empfehle
ich Ihnen Mailchimp. Dieser
Onlineservice bietet die Möglichkeit,
Artikel im Vorhinein zu erfassen
und diese per Zeitplan zu
veröffentlichen, sowie diese auf
Social-Media-Kanälen zu teilen.
Wer auf Social-Media-Kanälen
kommuniziert, kann auch hier
automatisierte Einträge erstellen.
Dazu dient zum Beispiel Hootsuite.
Ich nutze Programme wie Adobe
Illustrator, InDesign und Photoshop
so, dass sie mir helfen, Projekte
möglichst effizient umzusetzen.
Jedes Programm hat Funktionen, die
es dem Nutzer erlauben, schneller
ans Ziel zu kommen.
Zu diesem Thema biete ich
Seminare an und demnächst auch
Online-Kurse.
Stark unterschätzt, aber sehr
effizient ist die Verwendung von
Tastaturkürzeln. Die Suche nach
Funktionen in Menüs nimmt in
Summe viel Zeit in Anspruch, die Sie
besser nutzen können.
Reduzieren Sie Ablenkungen so gut
es geht.
E-Mails sind für viele ein großer
Störfaktor. Lassen Sie ihr
Mailprogramme geschlossen und
richten Sie sich fixe Zeiten für das
Abrufen ein. Zwei- oder dreimal pro
Tag ist normalerweise ausreichend.
Wenn möglich, entleeren Sie
Ihre InBox. Arbeiten Sie Mails ab,
archivieren Sie sie oder löschen Sie
sie.
Falls Sie ihn nicht unbedingt für
Recherchezwecke oder Ihre aktuelle
Arbeit brauchen, schließen Sie den
Internetbrowser.
Hier nun zwei Buchtipps von Anitra
Eggler zum Thema Umgang mit
digitalen Werkzeugen.
Jetzt möchte ich noch die Analogie
eines »perfekten« weichen Eis
bemühen. Man freut sich auf ein
Frühstück mit einem weichen Ei
(selbstgemacht oder im Restaurant)
und wenn es nicht gelungen ist,
ergibt sich daraus folgendes
Szenario …
Das erinnert mich an misslungene
und schlecht gelaufene Projekte.
Bei verschwendeten Ressourcen
meine ich sowohl materielle als
auch finanzielle. Damit sich das
alles nicht einstellt, probieren Sie
einige der Dinge aus, die ich Ihnen
vorgestellt habe. Und damit Sie
auch ein perfektes weiches Ei am
Frühstückstisch haben …
… empfehle ich Ihnen EggTimer von
Michael Ameling.
Icon-Credits alle aus The Noun
Project | www.thenounproject.com
Quellen:
Allen, David
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2015 – Penguin Books
Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, 2015 | Piper Taschenbuch
Berzbach, Frank
Kreativität aushalten: Psychologie für Designer, 2010 | Verlag Hermann Schmidt Mainz
Catana, Doru
Facebook Marketing for Small Businesses | Skillshare
Twitter Marketing for Small Businesses | Skillshare
Eggler, Anitra
E-Mail macht dumm, krank und arm: Digital Therapie für mehr Lebenszeit, 2012 | Orell Füssli
Facebook macht blöd, blind und erfolglos: Digital-Therapie für Ihr Internet-Ich, 2012 | Orell Füssli
Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – Vortrag im Rahmen der Creativwirtschaft
Ferris, Timothy
The 4-Hour Workweek, 2009 | Penguin Random House
Die 4-Stunden-Woche, 2015 | Ullstein Verlag
Forte, Tiago – skillshare
Get Stuff Done Like A Boss: Design Your Workflow and Double Your Productivity in 21 Days | Skillshare
Weblinks:
Allen, David
http://www.penguin.com/book/getting-things-done-by-david-allen/9780143126560
http://www.piper.de/buecher/wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-isbn-978-3-492-30720-8
Berzbach, Frank
http://www.typografie.de/shop/index.php/de/kreativitaet-aushalten.html
Catana, Doru
https://www.skillshare.com/classes/business/Facebook-Marketing-For-Small-Businesses/1138787101?via=my-classes
https://www.skillshare.com/classes/business/Twitter-Marketing-For-Small-Businesses/1409924478?via=my-classes
Eggler, Anitra
http://www.anitra-eggler.com/buecher/e-mail-macht-dumm-krank-und-arm-digital-therapie-fur-mehr-lebenszeit/
http://www.anitra-eggler.com/buecher/facebook-macht-blod-blind-und-erfolglos-digital-therapie-fur-ihr-internet-ich/
Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – https://www.youtube.com/watch?v=1_bBrwX1TZA
Ferris, Timothy
http://www.penguinrandomhouse.com/books/49081/the-4-hour-workweek-expanded-and-updated-by-timothy-ferriss/
http://www.ullsteinbuchverlage.de/nc/buch/details/die-4-stunden-woche-9783548375960.html?cHash=8f638bd0b13a8f66710c9511bd0c4aa8
Forte, Tiago – skillshare
https://www.skillshare.com/classes/business/Get-Stuff-Done-Like-A-Boss-Design-Your-Workflow-and-Double-Your-Productivity-in-21-Days/1524940083?via=my-classes
Software mit Gantt-Diagrammen
https://www.agantty.com
http://www.ganttproject.biz
https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm#Software
GTD-Software
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Zeit ist kostbar

  • 2. … kostbar. Als selbstständiger Designer und Familienvater wird mir das jeden Tag aufs Neue bewusst. Darum versuche ich Wege zu finden, Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Und Werkzeuge zu nutzen, die mir helfen, besser mit der mir zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen.
  • 3. Ich kann mich noch genau an den Tag erinnern, an dem ich begonnen habe, mich eingehender mit dem Thema zu beschäftigen. Es war der 16. Oktober 2014 um 23:00.
  • 4. Ich hatte viel zu tun, in meinem Kopf ratterte es und da ich mein Mailprogramme offen hatte, kam noch ein E-Mail herein, das meine Aufmerksamkeit auf sich zog.
  • 5. Es war die Bewerbung eines Onlinekurses auf der Plattform Skillshare. Der Titel war so vielversprechend, dass ich noch am selben Abend den gesamten Kurs absolvierte und ich mich schon danach besser fühlte, weil ich glaubte, einen Weg gefunden zu haben, meine Situation zu verbessern.
  • 6. Der wichtigste Punkt des Kurses war, alles das einen beschäftigt, niederzuschreiben und festzuhalten. Anstatt immer wieder darüber nachzudenken.
  • 7. Der Kurs von Tiago Forte basiert auf der von David Allen entwickelten Methode »Getting Things Done«. Ich hatte schon zuvor, To-Do-Listen im Einsatz, nur waren diese nicht so gestaltet, dass sie alle Bereiche meines Lebens erfassten. David Allen macht nämlich keinen Unterschied zwischen privaten und beruflichen Aufgaben. Es sind alles Dinge, die uns beschäftigen und die erfasst werden müssen.
  • 8. Es gibt die folgenden 5 Kernprinzipien: 1) Sammeln 2) Verarbeiten 3) Organisieren 4) Überdenken / Neu durchsehen 5) Tun
  • 9. Daraufhin bin ich von einer Papierliste auf einen digitalen Taskmanager umgestiegen. Dieser hat mir das Erfassen und Organisieren stark erleichtert. Beim ersten Niederschreiben bin ich auf mehr als 150 Einträge gekommen, die organisiert werden mussten. Es hat richtig gut getan, dies alles aus dem Kopf zu bekommen.
  • 10. Um herauszufinden, wie man seine Zeit verbringt, ist eine Analyse wichtig. Erst das Sichtbarmachen hilft einem neue Strategien für den täglichen Arbeitsablauf zu finden.
  • 11. Wer seine Arbeit hauptsächlich mit dem Computer durchführt, für den gibt es Rescue Time. Es genügt die Anmeldung zu einem kostenloser Account und die Installation des Plug-Ins.
  • 12. Rescue Time zeigt Ihnen genau, welche Programme Sie benutzt haben und auf welchen Seiten Sie gesurft haben. Es bietet die Möglichkeit, diese als störend oder produktiv zu klassifizieren – Sie können das Plug-In genau auf Ihre Arbeitsweise anpassen. Eine wöchentliche Zusammenfassung, die Ihnen per E-Mail zugestellt wird, erleichtert den Überblick. Sie können Ziele definieren und sehen, ob Sie diese erreichen.
  • 13. Sehr wichtig ist weiters eine möglichst lückenlose Zeiterfassung. Das hilft Ihnen bei Kalkulationen und vor allem beim Abrechnen von Projekten.
  • 14. Dazu nutze ich OfficeTime. Es erlaubt auch Rechnungen zu schreiben, die automatisch auf die Zeiterfassung zurückgreifen. Sie können Stundensätze individuell eingeben, um das Honorar berechnen zu lassen.
  • 15. Was kann man tun, um die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen?
  • 16. Für mich einer der wichtigsten Faktoren, bevor es richtig losgeht: gute Projektplanung. Je besser ein Projekt zu Beginn geplant ist, desto leichter kann man auf unvorhergesehene Aufgaben reagieren, die in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden müssen.
  • 17. Es gibt sehr viele Projektmanagementtools. Ich nutze xPlan (nur Mac). tom’splanner ist ein Online Manager, der in seiner Basisversion kostenlos ist. Ich empfehle Ihnen solche zu nutzen, die eine sogenannte Gantt-Darstellung unterstützen. Im Anhang finden Sie auch ein kostenloses Programm, das auf Windows, MacOS und Unix funktioniert.
  • 18. Gantt-Diagramme geben Ihnen eine grafische Übersicht des Zeitverlaufs und machen Zusammenhänge optisch nachvollziehbar.
  • 19. Automatisieren Sie wiederkehrender Aufgaben. Es ist nicht notwendig, diese per Hand immer wieder aufs Neue auszuführen. Das ist Zeitverschwendung.
  • 20. Ein klassischer Fall sind Logins. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber für mich hat es sich mittlerweile ausgezahlt, diesen Bereich zu automatisieren.
  • 21. Passwortmanager, erlauben einen automatisierten Anmeldevorgang. Kein Suchen, kein Zeitverlust.
  • 22. Für E-Mail-Marketing empfehle ich Ihnen Mailchimp. Dieser Onlineservice bietet die Möglichkeit, Artikel im Vorhinein zu erfassen und diese per Zeitplan zu veröffentlichen, sowie diese auf Social-Media-Kanälen zu teilen.
  • 23. Wer auf Social-Media-Kanälen kommuniziert, kann auch hier automatisierte Einträge erstellen. Dazu dient zum Beispiel Hootsuite.
  • 24. Ich nutze Programme wie Adobe Illustrator, InDesign und Photoshop so, dass sie mir helfen, Projekte möglichst effizient umzusetzen. Jedes Programm hat Funktionen, die es dem Nutzer erlauben, schneller ans Ziel zu kommen. Zu diesem Thema biete ich Seminare an und demnächst auch Online-Kurse.
  • 25. Stark unterschätzt, aber sehr effizient ist die Verwendung von Tastaturkürzeln. Die Suche nach Funktionen in Menüs nimmt in Summe viel Zeit in Anspruch, die Sie besser nutzen können.
  • 26. Reduzieren Sie Ablenkungen so gut es geht.
  • 27. E-Mails sind für viele ein großer Störfaktor. Lassen Sie ihr Mailprogramme geschlossen und richten Sie sich fixe Zeiten für das Abrufen ein. Zwei- oder dreimal pro Tag ist normalerweise ausreichend.
  • 28. Wenn möglich, entleeren Sie Ihre InBox. Arbeiten Sie Mails ab, archivieren Sie sie oder löschen Sie sie.
  • 29. Falls Sie ihn nicht unbedingt für Recherchezwecke oder Ihre aktuelle Arbeit brauchen, schließen Sie den Internetbrowser.
  • 30. Hier nun zwei Buchtipps von Anitra Eggler zum Thema Umgang mit digitalen Werkzeugen.
  • 31. Jetzt möchte ich noch die Analogie eines »perfekten« weichen Eis bemühen. Man freut sich auf ein Frühstück mit einem weichen Ei (selbstgemacht oder im Restaurant) und wenn es nicht gelungen ist, ergibt sich daraus folgendes Szenario …
  • 32. Das erinnert mich an misslungene und schlecht gelaufene Projekte. Bei verschwendeten Ressourcen meine ich sowohl materielle als auch finanzielle. Damit sich das alles nicht einstellt, probieren Sie einige der Dinge aus, die ich Ihnen vorgestellt habe. Und damit Sie auch ein perfektes weiches Ei am Frühstückstisch haben …
  • 33. … empfehle ich Ihnen EggTimer von Michael Ameling.
  • 34. Icon-Credits alle aus The Noun Project | www.thenounproject.com
  • 35. Quellen: Allen, David Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2015 – Penguin Books Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, 2015 | Piper Taschenbuch Berzbach, Frank Kreativität aushalten: Psychologie für Designer, 2010 | Verlag Hermann Schmidt Mainz Catana, Doru Facebook Marketing for Small Businesses | Skillshare Twitter Marketing for Small Businesses | Skillshare Eggler, Anitra E-Mail macht dumm, krank und arm: Digital Therapie für mehr Lebenszeit, 2012 | Orell Füssli Facebook macht blöd, blind und erfolglos: Digital-Therapie für Ihr Internet-Ich, 2012 | Orell Füssli Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – Vortrag im Rahmen der Creativwirtschaft Ferris, Timothy The 4-Hour Workweek, 2009 | Penguin Random House Die 4-Stunden-Woche, 2015 | Ullstein Verlag Forte, Tiago – skillshare Get Stuff Done Like A Boss: Design Your Workflow and Double Your Productivity in 21 Days | Skillshare
  • 36. Weblinks: Allen, David http://www.penguin.com/book/getting-things-done-by-david-allen/9780143126560 http://www.piper.de/buecher/wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-isbn-978-3-492-30720-8 Berzbach, Frank http://www.typografie.de/shop/index.php/de/kreativitaet-aushalten.html Catana, Doru https://www.skillshare.com/classes/business/Facebook-Marketing-For-Small-Businesses/1138787101?via=my-classes https://www.skillshare.com/classes/business/Twitter-Marketing-For-Small-Businesses/1409924478?via=my-classes Eggler, Anitra http://www.anitra-eggler.com/buecher/e-mail-macht-dumm-krank-und-arm-digital-therapie-fur-mehr-lebenszeit/ http://www.anitra-eggler.com/buecher/facebook-macht-blod-blind-und-erfolglos-digital-therapie-fur-ihr-internet-ich/ Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – https://www.youtube.com/watch?v=1_bBrwX1TZA Ferris, Timothy http://www.penguinrandomhouse.com/books/49081/the-4-hour-workweek-expanded-and-updated-by-timothy-ferriss/ http://www.ullsteinbuchverlage.de/nc/buch/details/die-4-stunden-woche-9783548375960.html?cHash=8f638bd0b13a8f66710c9511bd0c4aa8 Forte, Tiago – skillshare https://www.skillshare.com/classes/business/Get-Stuff-Done-Like-A-Boss-Design-Your-Workflow-and-Double-Your-Productivity-in-21-Days/1524940083?via=my-classes Software mit Gantt-Diagrammen https://www.agantty.com http://www.ganttproject.biz https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm#Software GTD-Software http://www.lifehack.org/articles/technology/19-free-gtd-apps-for-windows-mac-linux.html