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Zeitmanagement
Impuls zum
24. SEO Stammtisch Ruhrgebiet
30.06.2015
Zwangspause im Juli 2014
Bis dahin: „Ich hab‘ doch keine Zeit!“
Zu mehr Nachdenken hatte ich eben
keine Zeit.
Erkenntnisse und Fragen aus dem Krankenhaus
 Meine Wahrnehmung der Zeit beschränkt sich immer
mehr auf das eine Gefühl – sie fehlt!
 Woher kommt eigentlich dieser ständige Zeitdruck?
 Wer hat an der Uhr gedreht?
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weniger Zeitdruck habe ich dadurch nicht.
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 Zeit ist Geld. Um den Wert hoch zu
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Was sind die Probleme?
 Ich habe zu wenig Zeit für das, was ich mir vornehme.
 Es gelingt mir einfach nicht Zeit zu „sparen“.
 Für jedes Todo, das ich erledige, kommen 5 neue hinzu.
 Für meine privaten Termine bleibt immer weniger Zeit.
 Ich bin von Time Killern umgeben. Ich werde ständig
abgelenkt.
 Es gibt laufend neue Anforderungen bei gleichbleibenden
Ressourcen.
 Der Zeitmangel führt dazu, dass ich nicht immer mein Bestes
geben kann.
 Ich schöpfe sehr oft die zur Verfügung stehenden
Möglichkeiten nicht aus, weil mich ein Zyklus überholt.
 Die Beschleunigung ist zu hoch für mich, ich kann nicht
mithalten.
Resultat: Innere Unzufriedenheit
 Stress
 Unproduktivität
 Selbstzweifel
 Fremdbestimmtsein
 Unlust
 Überforderung
 Angst
Lösungen versprechen Technologien,
Produkte und Methoden
 Neue Technologien und Produkte führen in der
Regel nicht dazu, dass uns mehr Zeit zur
Verfügung steht. Im Gegenteil.
 Das Ziel ist die effektivere Nutzung der zur
Verfügung stehenden Zeit. Genau davon haben
wir aber zu wenig.
 Es läuft immer darauf hinaus, dass wir schneller
werden müssen.
 Methoden des Zeitmanagements sind in erster
Linie Methoden des Selbstmanagements.
Produkte führen zu einem Paradoxon
 Je mehr Zeit wir durch Produkte
sparen, desto weniger Zeit haben wir.
 E-Mail ist schneller als Briefschreiben.
Wir schreiben aber mehr E-Mails als
Briefe. Viel mehr.
 Durch Smartphones können wir auch
kommunizieren (arbeiten), wenn wir
nicht im Büro sind. Das wurde aber
sehr schnell zu einer Voraussetzung.
 Wenn ein Gerät oder eine Software
verspricht, bisherige Prozesse zu
beschleunigen, ist zumindest Skepsis
angebracht. In der Regel wird dadurch
die Schlagzahl erheblich erhöht.
Fünf Methoden (von vielen)
ALPEN
SMART
Eisenhower
GTD
Paretoprinzip
Eisenhower Prinzip
• Delegieren• Müll
• Planen und
selbst
erledigen
• Sofort
selbst
erledigen
A wichtig/
dringend
B
wichtig/nicht
dringend
D nicht
wichtig/
dringend
C nicht
wichtig/nicht
dringend
Paretoprinzip
20%
80%
Zeit
80%
20%
Ergebnis
ALPEN
SMART
S
• Specific
• Das Ziel muss klar und konkret benannt werden
M
• Measurable
• Das Ziel bzw. das Ergebnis muss messbar sein
A
• Accepted
• Es muss ein attraktives Ziel sein
R
• Realistic
• Das Ziel muss erreichbar sein
T
• Time framed
• Ziele und Zwischenziele müssen terminiert sein
GTD
Erfassen
• Alles was an Zeug im Kopf herumgeistert, schriftlich als Aufgabe, Idee usw. festhalten.
Durcharbeiten
• Worum geht‘s? Kann man etwas unternehmen? Nein: Müll. Vielleicht: Terminkalender.
• Was ist der nächste Schritt. 2-Minuten-Regel, Delegieren, Verschieben.
Ordnen
• Listen erstellen, 43 Ordner
Überprüfen
• Alles korrekt? Hat sich etwas geändert?
Tun
• Aufgaben deren Erledigung länger als 2 Minuten erfordern, werden nach Kontext,
verfügbarer Zeit und Priorität erledigt.
Nach einigen Selbstversuchen
 Zeit lässt sich nicht managen.
 Einige Methoden haben mir durchaus zu mehr
Selbstdisziplin und Struktur verholfen.
 Im Grunde sind mir die Methoden aber allesamt zu
pauschal und statisch, sie gehen nicht auf mich als
Individuum ein.
 Die meisten Methoden verstehen sich als
Selbstmanagement, unterscheiden aber nicht
danach, was für ein Typ ich überhaupt bin.
 Zuviel Management war für neue Ideen oft
hinderlich. Innovation lässt sich schlecht planen.
Mein Ziel ist Zufriedenheit
 Wenn die Unzufriedenheit als (eine) Ursache
ständig wachsenden Zeitdruck hat, muss ich genau
diesen reduzieren.
 Zeitmanagement/Selbstmanagement hilft mir die zur
Verfügung stehende Zeit effektiver zu nutzen.
 Sie helfen aber nur bedingt dabei, mir mehr Zeit zu
verschaffen.
 Im Endeffekt geht es also eher darum, sich der
permanenten Beschleunigung zu entziehen.
 Ich empfinde die Beschleunigung im Online
Marketing als sehr stark. Und ich kenne mittlerweile
einige, die zum Teil ausgestiegen sind.
Was macht mich eigentlich aus
Leiblichkeit
Soziale
Beziehungen
Arbeit und
Leistung
Materielle
Sicherheit
Werte
Die 5 Säulen der Identität, sollten sich im Gleichgewicht befinden
Zeitdruck wirkt sich auf alle 5 Säulen aus
 Leiblichkeit: Stress ist ungesund. Ich merke das am
ehesten durch Verspannungen, Rückenschmerzen und
Gereiztheit.
 Soziale Beziehungen: Ich habe bei weitem nicht die
Zeit, mein soziales Netzwerk so zu pflegen, wie ich es
gern tun würde. Schlimmer noch: je mehr ich unter
Zeitnot bin, desto mehr empfinde ich soziale
Anforderungen als belastend.
 Arbeit und Leistung: Hier habe ich noch am ehesten
Struktur und Durchblick. Trotzdem funktioniert die
Planung oft nicht. Ich muss mehr und schneller arbeiten.
 Materielle Sicherheit: Klare Sache. Existenzangst.
 Werte: Meine Wertvorstellungen enthalten: eher,
schneller, früher, effizienter, produktiver.
Und so kann (für mich) ein Schuh daraus werden
 Wenn ich die unterschiedlichen Methoden nicht
mehr projekt- oder aufgabenbezogen sehe,
sondern im ersten Schritt als „echtes
Selbstmanagement“ mit dem Ziel diese 5 Säulen
in Balance zu halten, kann ich durchaus zu mehr
Klarheit gelangen, was ich brauche, um
zufriedener zu sein.
 Andernfalls habe ich zwar durchaus die Säule
„Arbeit und Leistung“ stärken können, aber
meist auf Kosten der anderen Säulen.
Persönliches Resümee
 Der eigene Herr zu sein, und damit die eigene Zeit zu planen, führt eher zu mehr als zu
weniger Zeitnot.
 Zeit- bzw. Selbstmanagement Methoden können mich unterstützen.
 Die eine, wahre Methode gibt es für mich nicht. Ich bin dabei, meine eigene Methode zu
finden. Diese wird sich auch ständig weiterentwickeln.
 Ohne Selbstdisziplin und Struktur funktionieren sie aber nicht. Man muss am Ball bleiben.
 Bei der Betrachtung meines Zeitdrucks habe ich zu tief angesetzt, habe Lebensbereiche
vergessen und häufig falsche Prioritäten gesetzt.
 Es geht früher oder später immer um Entscheidungen. Man kann sie auf später
terminieren, aber ein Vermeiden führt zu mehr Druck.
 Für mich ist es wichtig Ausgleiche zu schaffen. Die müssen nicht entschleunigt sein, aber
möglichst wenig Druck aufbauen.
 Motivation behalten. Wenn ich nur noch Sachen mache, an denen ich keinen Spaß habe,
ist es Zeit, etwas Anderes zu machen.
 Werte hinterfragen: Ist besser, reicher, größer, schneller wirklich immer das Richtige für
mich?
 Wahrnehmung überprüfen: Es kommt vor, dass ich Zeitdruck da sehe, wo in Wirklichkeit
Unlust ist.
Einige Fragen bleiben
 Wenn vieles was uns Zeit einsparen helfen soll,
das Gegenteil bewirkt, kann es dann vielleicht
auch sein, dass ich mehr Zeit zur Verfügung
habe, wenn ich langsamer werde?
 Wenn ich mir einen Wettlauf mit der Zeit biete:
kann ich vielleicht doch gewinnen?
 Ist es bei manchen Tätigkeiten normal, dass
man nach einiger Zeit „ausgebrannt“ ist? Und
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Vielen Dank
„Wenn einen die Kompromisse nicht leben lassen,
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  • 1. Zeitmanagement Impuls zum 24. SEO Stammtisch Ruhrgebiet 30.06.2015
  • 2. Zwangspause im Juli 2014 Bis dahin: „Ich hab‘ doch keine Zeit!“ Zu mehr Nachdenken hatte ich eben keine Zeit.
  • 3. Erkenntnisse und Fragen aus dem Krankenhaus  Meine Wahrnehmung der Zeit beschränkt sich immer mehr auf das eine Gefühl – sie fehlt!  Woher kommt eigentlich dieser ständige Zeitdruck?  Wer hat an der Uhr gedreht?  Warum funktioniert meine Zeitplanung so oft nicht?  Wie lange geht das schon so?  Beruflich bin ich besser strukturiert als privat, aber weniger Zeitdruck habe ich dadurch nicht.  Zeitnot betrifft mein ganzes Leben.  Ich bin ständig gezwungen Prioritäten zu setzen.  Muss ich eigentlich Zeit managen oder eher mich?  Was mache ich mit freier Zeit?
  • 4. Wer hat an der Uhr gedreht?  Soviel Erleben wie möglich in meinem Leben zu haben  Ein gutes Leben ist ein reichhaltiges Leben und reichhaltig = viel Individueller Wunsch Soziale und ökonomische Wirklichkeit  Wir leben im Wettbewerb: Güter, Freunde, Karriere, Privilegien.  Zeit ist Geld. Um den Wert hoch zu halten, muss Zeit knapp gehalten werden. Wer schneller ist, ist klar im Vorteil.
  • 5. Was sind die Probleme?  Ich habe zu wenig Zeit für das, was ich mir vornehme.  Es gelingt mir einfach nicht Zeit zu „sparen“.  Für jedes Todo, das ich erledige, kommen 5 neue hinzu.  Für meine privaten Termine bleibt immer weniger Zeit.  Ich bin von Time Killern umgeben. Ich werde ständig abgelenkt.  Es gibt laufend neue Anforderungen bei gleichbleibenden Ressourcen.  Der Zeitmangel führt dazu, dass ich nicht immer mein Bestes geben kann.  Ich schöpfe sehr oft die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nicht aus, weil mich ein Zyklus überholt.  Die Beschleunigung ist zu hoch für mich, ich kann nicht mithalten.
  • 6. Resultat: Innere Unzufriedenheit  Stress  Unproduktivität  Selbstzweifel  Fremdbestimmtsein  Unlust  Überforderung  Angst
  • 7. Lösungen versprechen Technologien, Produkte und Methoden  Neue Technologien und Produkte führen in der Regel nicht dazu, dass uns mehr Zeit zur Verfügung steht. Im Gegenteil.  Das Ziel ist die effektivere Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Genau davon haben wir aber zu wenig.  Es läuft immer darauf hinaus, dass wir schneller werden müssen.  Methoden des Zeitmanagements sind in erster Linie Methoden des Selbstmanagements.
  • 8. Produkte führen zu einem Paradoxon  Je mehr Zeit wir durch Produkte sparen, desto weniger Zeit haben wir.  E-Mail ist schneller als Briefschreiben. Wir schreiben aber mehr E-Mails als Briefe. Viel mehr.  Durch Smartphones können wir auch kommunizieren (arbeiten), wenn wir nicht im Büro sind. Das wurde aber sehr schnell zu einer Voraussetzung.  Wenn ein Gerät oder eine Software verspricht, bisherige Prozesse zu beschleunigen, ist zumindest Skepsis angebracht. In der Regel wird dadurch die Schlagzahl erheblich erhöht.
  • 9. Fünf Methoden (von vielen) ALPEN SMART Eisenhower GTD Paretoprinzip
  • 10. Eisenhower Prinzip • Delegieren• Müll • Planen und selbst erledigen • Sofort selbst erledigen A wichtig/ dringend B wichtig/nicht dringend D nicht wichtig/ dringend C nicht wichtig/nicht dringend
  • 12. ALPEN
  • 13. SMART S • Specific • Das Ziel muss klar und konkret benannt werden M • Measurable • Das Ziel bzw. das Ergebnis muss messbar sein A • Accepted • Es muss ein attraktives Ziel sein R • Realistic • Das Ziel muss erreichbar sein T • Time framed • Ziele und Zwischenziele müssen terminiert sein
  • 14. GTD Erfassen • Alles was an Zeug im Kopf herumgeistert, schriftlich als Aufgabe, Idee usw. festhalten. Durcharbeiten • Worum geht‘s? Kann man etwas unternehmen? Nein: Müll. Vielleicht: Terminkalender. • Was ist der nächste Schritt. 2-Minuten-Regel, Delegieren, Verschieben. Ordnen • Listen erstellen, 43 Ordner Überprüfen • Alles korrekt? Hat sich etwas geändert? Tun • Aufgaben deren Erledigung länger als 2 Minuten erfordern, werden nach Kontext, verfügbarer Zeit und Priorität erledigt.
  • 15. Nach einigen Selbstversuchen  Zeit lässt sich nicht managen.  Einige Methoden haben mir durchaus zu mehr Selbstdisziplin und Struktur verholfen.  Im Grunde sind mir die Methoden aber allesamt zu pauschal und statisch, sie gehen nicht auf mich als Individuum ein.  Die meisten Methoden verstehen sich als Selbstmanagement, unterscheiden aber nicht danach, was für ein Typ ich überhaupt bin.  Zuviel Management war für neue Ideen oft hinderlich. Innovation lässt sich schlecht planen.
  • 16. Mein Ziel ist Zufriedenheit  Wenn die Unzufriedenheit als (eine) Ursache ständig wachsenden Zeitdruck hat, muss ich genau diesen reduzieren.  Zeitmanagement/Selbstmanagement hilft mir die zur Verfügung stehende Zeit effektiver zu nutzen.  Sie helfen aber nur bedingt dabei, mir mehr Zeit zu verschaffen.  Im Endeffekt geht es also eher darum, sich der permanenten Beschleunigung zu entziehen.  Ich empfinde die Beschleunigung im Online Marketing als sehr stark. Und ich kenne mittlerweile einige, die zum Teil ausgestiegen sind.
  • 17. Was macht mich eigentlich aus Leiblichkeit Soziale Beziehungen Arbeit und Leistung Materielle Sicherheit Werte Die 5 Säulen der Identität, sollten sich im Gleichgewicht befinden
  • 18. Zeitdruck wirkt sich auf alle 5 Säulen aus  Leiblichkeit: Stress ist ungesund. Ich merke das am ehesten durch Verspannungen, Rückenschmerzen und Gereiztheit.  Soziale Beziehungen: Ich habe bei weitem nicht die Zeit, mein soziales Netzwerk so zu pflegen, wie ich es gern tun würde. Schlimmer noch: je mehr ich unter Zeitnot bin, desto mehr empfinde ich soziale Anforderungen als belastend.  Arbeit und Leistung: Hier habe ich noch am ehesten Struktur und Durchblick. Trotzdem funktioniert die Planung oft nicht. Ich muss mehr und schneller arbeiten.  Materielle Sicherheit: Klare Sache. Existenzangst.  Werte: Meine Wertvorstellungen enthalten: eher, schneller, früher, effizienter, produktiver.
  • 19. Und so kann (für mich) ein Schuh daraus werden  Wenn ich die unterschiedlichen Methoden nicht mehr projekt- oder aufgabenbezogen sehe, sondern im ersten Schritt als „echtes Selbstmanagement“ mit dem Ziel diese 5 Säulen in Balance zu halten, kann ich durchaus zu mehr Klarheit gelangen, was ich brauche, um zufriedener zu sein.  Andernfalls habe ich zwar durchaus die Säule „Arbeit und Leistung“ stärken können, aber meist auf Kosten der anderen Säulen.
  • 20. Persönliches Resümee  Der eigene Herr zu sein, und damit die eigene Zeit zu planen, führt eher zu mehr als zu weniger Zeitnot.  Zeit- bzw. Selbstmanagement Methoden können mich unterstützen.  Die eine, wahre Methode gibt es für mich nicht. Ich bin dabei, meine eigene Methode zu finden. Diese wird sich auch ständig weiterentwickeln.  Ohne Selbstdisziplin und Struktur funktionieren sie aber nicht. Man muss am Ball bleiben.  Bei der Betrachtung meines Zeitdrucks habe ich zu tief angesetzt, habe Lebensbereiche vergessen und häufig falsche Prioritäten gesetzt.  Es geht früher oder später immer um Entscheidungen. Man kann sie auf später terminieren, aber ein Vermeiden führt zu mehr Druck.  Für mich ist es wichtig Ausgleiche zu schaffen. Die müssen nicht entschleunigt sein, aber möglichst wenig Druck aufbauen.  Motivation behalten. Wenn ich nur noch Sachen mache, an denen ich keinen Spaß habe, ist es Zeit, etwas Anderes zu machen.  Werte hinterfragen: Ist besser, reicher, größer, schneller wirklich immer das Richtige für mich?  Wahrnehmung überprüfen: Es kommt vor, dass ich Zeitdruck da sehe, wo in Wirklichkeit Unlust ist.
  • 21. Einige Fragen bleiben  Wenn vieles was uns Zeit einsparen helfen soll, das Gegenteil bewirkt, kann es dann vielleicht auch sein, dass ich mehr Zeit zur Verfügung habe, wenn ich langsamer werde?  Wenn ich mir einen Wettlauf mit der Zeit biete: kann ich vielleicht doch gewinnen?  Ist es bei manchen Tätigkeiten normal, dass man nach einiger Zeit „ausgebrannt“ ist? Und gehört das Online Marketing dazu?
  • 22. Vielen Dank „Wenn einen die Kompromisse nicht leben lassen, muss man anfangen seine Träume zu leben“ Zitat wahrscheinlich von Götz Widmann, iirc