Das Dokument behandelt die Grundlagen des Zeitmanagements, einschließlich der Bedeutung der Zeit als wertvolles Kapital und der Notwendigkeit von Selbstmanagement. Es werden Techniken zur Prioritätensetzung, effektiven Planung und Organisation sowie der Umgang mit Zeitfressern vorgestellt. Das Dokument betont, dass das Festlegen von klaren Zielen entscheidend für die erfolgreiche Nutzung von Zeit ist.

1. Seite 1Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Zeitmanagement erfolgreich
nutzen
Personal- und Organisationsentwicklung
Menschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen

2. Seite 2Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Inhaltliche Übersicht
Grundlagen des Zeitmanagements
Prioritätensetzung
Planungsprinzipien
Organisationsprinzipien
Delegation von Aufgaben
Umgang mit Zeitfressern und Störgrößen
Ganzheitliches Zeit- und Selbstmanagement
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3. Seite 3Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zur Einstimmung…. (1)
N I M M D I R Z E I T . . . . . . . .
Nimm Dir Zeit, um zu arbeiten,
es ist der Preis des Erfolges.
Nimm Dir Zeit, um nachzudenken,
es ist Quelle der Kraft.
Nimm Dir Zeit, um zu spielen,
es ist das Geheimnis der Jugend.
Nimm Dir Zeit, um zu lesen,
es ist die Grundlage des Wissens.
Nimm Dir Zeit, um freundlich zu sein,
es ist das Tor zum Glücklichsein.
Nimm Dir Zeit, um zu träumen,
es ist der Weg zu den Sternen.
Nimm Dir Zeit, um zu lieben,
es ist die wahre Lebensfreude.
Nimm Dir Zeit, um froh zu sein,
es ist die Musik der Seele. (Irländische Quelle)
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4. Seite 4Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Zu dem Wenigen, das auf der Welt gerecht verteilt ist, gehört die Zeit:
Jeder von uns hat jede Woche 168 Stunden zu leben.
Daher:
Du kannst Dein Leben nicht länger machen, aber intensiver !
(Konfuzius)
Zeit ist ein wertvolles Kapital:
> Zeit ist ein absolut knappes Gut.
> Zeit ist nicht käuflich.
> Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden.
> Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich.
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zeit als wertvolles Kapital (1)
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5. Seite 5Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zeit als wertvolles Kapital (2)
• Im Gegensatz zu den anderen
Ressourcen lässt sich Zeit nicht
manipulieren. Die unsichtbare
Ressource Zeit ist etwas einzigartiges, denn sie ist ein endliches Gut.
• Sie ist nur begrenzt vorhanden und lässt sich nicht vermehren. Man kann die Uhr nicht
schneller oder langsamer gehen lassen.
• Zeit ist die einzige Ressource, die man in dem gleichen Augenblick ausgeben muss, in
dem man sie erhält.
• Der Begriff Zeitmanagement ist von daher irreführend. Denn das einzige, was wir tun
können, ist Selbstmanagement in Relation zur Zeit zu betreiben.
• Wir haben nicht die Wahl, ob, sondern lediglich wie wir unsere Zeit nutzen wollen.
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6. Seite 6Zeitmanagement Stand 20.07.2011
~ Aufgabenerledigung mit weniger Aufwand
~ bessere Organisation der eigenen Aufgaben
~ weniger Fehler bei der Aufgabenerledigung
~ besseres Erreichen der Arbeits- und Lebensziele
~ geringerer Arbeits- und Leistungsdruck
~ weniger Hektik und Stress
~ größere Arbeitszufriedenheit
~ höhere Arbeitsmotivation und mehr Lebensfreude
Ein alte Segler-Weisheit lautet:
„Nicht wie der Wind weht – wie ich die Segel setze, darauf kommt es an !“
Grundlagen des Zeitmanagements:
Vorteile und Nutzen des Zeitmanagements
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7. Seite 7Zeitmanagement Stand 20.07.2011
ZEIT:
Bis wann will ich/
muss ich die Aufgabe
erledigt haben ?
ZIEL:
Was will/muss
ich erreichen ?
METHODE:
Wie will ich/muss
ich die Aufgabe
bearbeiten ?
AUFGABE
Bewusstes Denken und Handeln
>>>>> bevor ich eine Aufgabe beginne (Planung, Organisation)
>>>>> während ich an einer Aufgabe arbeite (Konzentration, Selbstdisziplin)
>>>>> nachdem ich eine Aufgabe beendet habe (Kontrolle, Nachbereitung)
Konsequentes, zielorientiertes Arbeiten =
Arbeitstechniken/-methoden Einstellung
(KENNEN und KÖNNEN) (WOLLEN)
+
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zeitmanagement und Selbstmanagement
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8. Seite 8Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Grundlagen des Zeitmanagements:
Persönliche Zeitanalyse (1)
unklare Ziele
Unordnung
nicht „Nein“
sagen können
Unterbrechungen
noch mehr
Unterbrechungen
Untätigkeit/
Hilflosigkeit/
Ohn-Macht
zu viel auf einmal
Stress und
Erschöpfung
nur Arbeit –
kein Vergnügen
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9. Seite 9Zeitmanagement Stand 20.07.2011
02. Arbeiten zu unterbrechen, um andere Dinge zu tun
Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten)
Fast nieFast
immer
häufig
Manch-
mal
03. Bei schwierigen Aufgaben aufzugeben bzw. sie
zurückzustellen
04. Alles selbst zu tun
06. Arbeiten zu beginnen, ohne den besten Weg zu überlegen
01. Stundenlang ohne Pause zu arbeiten
07. fällige, aber unangenehme Entscheidungen hinauszuzögern
09. Arbeitsmittel nicht oder unzureichend zu nutzen
05. Unangenehme Aufgaben aufzuschieben
08. Alle Fakten wissen zu wollen
Grundlagen des Zeitmanagements:
Persönliche Zeitanalyse (2)
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10. Seite 10Zeitmanagement Stand 20.07.2011
11. Unkonzentriert zu arbeiten
Fast nieFast
immer
häufig
Manch-
mal
12. Nicht zuzuhören
13. Initiative erst auf Anstoß hin zu entfalten
15. Nicht Nein sagen zu können
10. Wertvolle Zeit mit Nebenaufgaben zu verbringen
16. Nach Perfektion zu streben
14. Hektisch zu arbeiten
17. Keine Prioritäten zu setzen
Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten)
Grundlagen des Zeitmanagements:
Persönliche Zeitanalyse (3)
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11. Seite 11Zeitmanagement Stand 20.07.2011
02. Telefonische Unterbrechungen
Analyse der Arbeitssituation
Fast nieFast
immer
häufig
Manch-
mal
03. unvollständige, verspätete Information bzw.
keine oder unpräzise Kommunikation
04. Mangelnde(s) Koordination und Teamwork
06. Fehlende rationelle Arbeitsmittel
01. Lange Wartezeiten
07. Ineffiziente Besprechungen
05. Papierkrieg und Emailflut
09. Unvorhergesehene Arbeiten
08. Ablenkung, Lärm
Grundlagen des Zeitmanagements:
Persönliche Zeitanalyse (4)
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12. Seite 12Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Bedingung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Auseinandersetzung mit dem, was man überhaupt
in seinem Leben erreichen möchte – also mit seinen Zielen, und zwar sowohl auf beruflichem wie auf
privatem Gebiet.
Denn:
Ohne die Festlegung von Zielen ist jede Handlung gleich richtig und falsch zugleich, weil der Erfolg einer
Handlung nur am Grad der Zielerreichung gemessen werden kann.
Ziele setzen heißt:
> die vorhandenen und latenten Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben, die wir haben,
in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken
> unsere Handlungen und unser Tun auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten
(Ziel sind die Leuchttürme für unser Handeln !)
Zielsetzung bedeutet Vorausschau in die Zukunft und Ausrichtung und Konzentration unsere Kräfte und
Aktivitäten auf das, was erreicht werden soll:
„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren haben, verdoppeln wir
unsere Anstrengungen.“ (Marc Twain)
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zielorientiertes Handeln (1)
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13. Seite 13Zeitmanagement Stand 20.07.2011
T Terminiert: Ein Ziel sollte mit einem Erreichungstermin
versehen sein.
S Spezifisch: Jedes Ziel sollte konkret, eindeutig und präzise
formuliert sein, sonst bleibt es ein vager Wunsch
M Messbar: Der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft
werden können.
A Aktionsorientiert: Ein Ziel sollte Ansatzpunkte für eine positive
Veränderung aufzeigen, statt Anweisungen, was
nicht getan werden sollte.
R Realistisch: Ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer
auch erreichbar sein.
Grundlagen des Zeitmanagements:
Zielorientiertes Handeln (2)
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14. Seite 14Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Grundlagen des Zeitmanagements:
Ziele im Beruf und Privaten – welche persönlichen Ziele habe ich?
Maßnahmen zur Zielerreichung
Langfristig (Karriereziel)
Mittelfristig (5 Jahre)
Kurzfristig (nächsten 12 Monate)
BERUF: Aufgaben, Position, ……
Maßnahmen zur Zielerreichung
Langfristig (Lebensziel)
Mittelfristig (5 Jahre)
Kurzfristig (nächsten 12 Monate)
PRIVAT: Gesundheit, Partnerschaft, Familie, Freunde, Hobbys, Interessen……
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15. Seite 15Zeitmanagement Stand 20.07.2011
Kontaktdaten:
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Personal- und Organisationsentwicklung
Dipl.-Päd. Bernd Dieschburg
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